|
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Produk obat – obatan yang diproduksi, oleh perusahaan – perusahaan
farmasi yang ditunjukan untuk menyembuhkan orang sakit oleh karena itu
prosedur penanganan bahan baku dan bahan kemas di industri farmasi memegang
peranan yang sangat penting. Bahan baku yang terdiri dari bahan aktif dan non
aktif atau bahan pembantu adalah bahan awal terbuatnya sebuah produk obat.
Kesalahan
prosedur
atau
penyimpangan
dapat
berakibat
pada
ketidak
efektifan
obat sampai pada kerusakan obat. Sementara ketidaktepatan penerimaan dan
penyerahan bahan baku dapat berakibat terjadinya ”mix –
up ” atau kesulitan
penelusuran suatu batch bahan baku apabila diperlukan.
Bahan kemas yang di
gunakan merupakan bahan kemas primer dan bahan
kemas skunder yang termasuk dalam katagori bahan kemas primer adalah bahan
kemas
yang berhubungan
langsung
dengan
produk
seperti
alumunium foil,
PVC,
ampul, botol, foam, PP cap serta tube crime. Bahan kemas ini berfungsi sebagai
wadah
utama
serta
melindungi
produk
dari lingkungan
sekitar. Sementara bahan
kemas sekunder dapat memberikan informasi lengkap mengenai produk yang
umumnya dibuat sebagus mungkin untuk menarik minat pembeli.
Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting,
karena persediaan phisis banyak perusahaaan
melibatkan investasi rupiah terbesar
|
|
2
dalam pos
aktiva
lancar.
Perusahaan
yang
menanamkan
dananya
terlalu
banyak
pada persediaan akan
menimbulkan biaya simpan yang berlebihaan, dan mungkin
mempunyai ”Opportunity Cost”. Istilah pesediaan (inventory) adalah suatu istilah
umum yang
menunjukan
segala
sesuatu
atau
sumberdaya-sumberdaya
organisasi
yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhaan permintaan. Permintaan
akan
sumberdaya
internal
maupun
external. Persediaan ini meliputi persedian
bahan
mentah, bahan
dalam proses, barang jadi
atau
produk
akhir, bahan-bahan
pembantu atau pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian
keluaran produk perusahaan.
1.2 Identifikasi Masalah
PT.Sydna
Farma
merupakan
perusahaan yang
bergerak
dibidang
farmasi.
Pada
perusahaan
ini
proses
produksi
dilakukan
berdasarkan
pesanan
yang
diterima
dari
pelanggan
(Make
to
Order).
Selama
ini
pemesanan
bahan
baku
sering kali menimbulkan masalah seperti kelebihaan dan kekurangan bahan baku
terutama
bahan
non
aktif.
Apabila
kelebihaan
bahan
baku
akan
menimbulkan
biaya persediaan yang besar dan mempunyai resiko bahan baku akan habis masa
waktu pemakaian dalam kurun waktu yang cukup lama.
Dengan melihat kondisi yang ada penelitian ini ditunjukan untuk
meningkatkan
pengendalian
persediaan
yang
telah
berlangung
dalam perusahaan
agar dapat menjadi lebih baik. Dengan menggunakan metode persediaan yang
terbaik dalam memecahkan masalah yang terjadi diperusahaan. Untuk menelusuri
penyebab
kesalahan
dalam perencanaan
tersebut
maka
tinjauan
harus dilakukan
|
|
3
terhadap
rangkaian
kegiatan perencanaan
mulai
dari perencanaan
Agregat,
Konvesi, Master
Production
Schedul
(MPS)
dan
pembuatan
Material
Requairement Planning (MRP). Jika penyebab kesalahan telah diketahui,
perbaikan tetap harus dilakukan pada ketiga aspek perencanaan tersebut karena
pada
dasarnya
saling
berhubungan satu
sama
lain.
Dari
penjelasan
di
atas
dapat
dirumuskan
masalah
yang
dihadapi
oleh
PT.Sydna
Farma
adalah: “Bagaimana
cara merencanakan kebutuhaan raw material dengan tepat ?”.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mengetahui secara jelas mengenai perencanaaan pengendalian
material
yang
diterapkan pada
PT.Sydna
Farma, diperlukan penelitian
secara
menyeluruh
terhadap aktifitas
yang ada di departemen PPIC, untuk memperjelas penelitian
ini
dan
dapat
menuju
ketujuan
yang
diinginkan,
maka
dilakukan
pembatasan
masalah.
Hal ini dimaksudkan agar
objek penelitian dapat terarah sesuai dengan tujuan
dan pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah :
1.
Penelitian
dibatasi
untuk
perencanaan
material
produk
pada
klasifikasi
kelas A dengan tiga jenis tipe obat yaitu tipe Exlut, Marcel dan Thyrix.
2.
Data
permintaan
yang
digunakan
untuk
produk
Exluton,
Marcelon
dan
Thyrax yang diperoleh dari PT.Sydna Farma adalah merupakan data
permintaan pesanan enam bulan kedepan yaitu bulan Januari sampai
bulan Juni 2007.
|
|
4
3.
Perhitungan akan dibatasi pada Januari 2007 sampai Juni 2007
berdasarkan kalender operasional PT.Sydna Farma.
4.
Sistem
pengendalian
kualitas
dan
perencanaannya
tidak
dibahas
dalam
penulisan
ini,
tetapi
dianggap
sudah ada sehingga tinggal menjalankan
sesuai dengan keadaan nyata.
5.
Perhitungan
untuk
perencanaan
agregat
menggunakan
model
transportasi (metode North
West
Corner
Rule,
Vogel
Approximation
Method dan Least Cost).
6.
Pada
perhitungannya
akan
menggunakan
metode
MRP
dengan
menggunakan
jumlah
pesanan
Lot
sizing
Lot
For
Lot
(
LFL
).
MRP
hanya dilakukan untuk komponen-komponen yang
dipesan dari
supplier
jadi
berupa
bahan baku
yang
belum mengalami pembentukan pada
lini
fabrikasi diperusahaan.
1.4
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Untuk
mengetahui
perencanaan
dan
pengendaliaan
persediaan
yang
optimum dimana
perencanaan
dan
pengendalian
persediaan
merupakan
faktor penentu kelancaran suatu kegiatan proses produksi.
2. Merencanakan kapan
harus
memproduksi atau
memesan bahan baku agar
tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan baku dan untuk
mengetahui kuantitas / jumlah pemesanan yang akan dipesan.
|
|
5
3. Meminimasi biaya persediaan.
4. Dapat
menyeimbangan antara supply dan demand
yang memerlukan biaya
terkecil/termurah.
Manfaat dari penelitian ini adalah
1. Bagi perusahaan
Penelitian ini dapat berguna bagi PT.Sydna Farma sebagai masukan dan
pertimbangan
dalam membuat
kebijakan
–
kebijakan
perencanaan
dan
persediaan bahan baku. Dengan penelitian ini perusahaan tahu kapan harus
memproduksi dan memesan bahan baku.
2. Bagi Universitas
Penelitian
ini
dapat
menambah
daftar
penelitian
bagi
Universitas
Bina
Nusantara khususnya Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Industri
3. Bagi Penulis
•
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengalaman dan wawasan serta
pola pikir dalam bidang perencanaan dan pengendalian bahan baku.
•
Penelitian
ini
dapat
menambah
pengalaman dalam dunia
kerja
yang
sesungguhnya.
•
merealisasikan
teori
dan
ilmu
yang
didapat
selama
perkuliahan
dengan
dunia kerja sesungguhnya dan menemuka pemecahan masalah bagi
perusahaan.
|
|
6
1.5
Gambaran Umum Perusahaan
PT.
Sydna
Farma
merupakan
perusahaan yang
bergerak
di
bidang
farmasi
yang
memproduksi obat-obat
yang terbagidalam bentuk solid hormonal, solid
non
sex hormonal, injeksi dan syurup. Perusahaan ini bediri pada bulan Januari 2007,
PT. Sydna
Farma
merupakan perusahaan yang baru didirikan dan akan
berkembang
karena
PT. Sydna
Farma
memiliki
keinginan
untuk
menjadi
mitra
yang
dapat
diandalkan
dalam
memberikan pelayanan
produksi
obat
yang
sesuai
dengan kualitas dan standard GMP yang terbaru. Adapun tujuan lain yang ingin
dicapai yaitu untuk memberikan kepuasan kepada para pemegang saham dengan
cara memberikan kepastian atas kelangsungan perusahaan melalui inovasi,
pertumbuhan dan profitabilitas (keuntungan) secara berkesinambungan.
Komitmen dari PT. Sydna Farma adalah berperan aktif di tengah
masyarakat, dengan bertanggung jawab bukan hanya terhadap pemegang saham
dan
para
karyawan,
tetapi juga
terhadap
para
profesional
di
bidang
medis
dan
jutaan pasien yang menggunakan produknya setiap hari.
1.5.1 Struktur Organisasi Factory (Pabrik) PT.Sydna Farma
Struktur organisasi mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi
pekerjaan dan hubungan antar posis–posisi itu, juga semua tanggung jawab
pekerja saling melengkapi. Struktur organisasi berdampak pada efisiensi suatu
perusahaan dalam
menghasilkan produknya, secara tidak langsung berdampak
pada
nilai
perusahaan.
Oleh
karena
itu, struktur organisasi yang baik sangat di
perlukan dalam suatu perusahaan, dan setiap perusahaan
akan
memiliki struktur
|
 7
organisasi yang berbeda–beda sesuai
dengan
operasi perusahaan
tersebut.
PT.Sydna
Farma termasuk
pada tipe organisasi fungsional karena jabatan-jabatan
bekerja sesuai departemen yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah struktur
organisasi PT.Sydna Farma.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT.Sydna Farma
1.5.2 Produk PT.Sydna Farma
PT.Sydna Farma
memproduksi obat-obat dalam bentuk solid hormonal,
solid non sex hormonal, injeksi dan syrup serta terapi sulih hormon. Adapun
berdasarkan efek farmakologinya produk-produknya adalah sebagai berikut:
|
|
8
a. Kontrasepsi
1)
Mercil
:
Pil KB pilihan pertama
untuk wanita
yang
akan memulai
atau kembali memulai menggunakan pil.
2)
Marvel
:
Pil
KB
untuk
para
akseptor
loyal.
Pil
KB
yang
paling
banyak
diresepkan.
3)
Exlut
:
Pil
KB
yang
hanya
mengandung
Progesteron,
umumnya
digunakan oleh ibu-ibu yang sedang menyusui.
b. Terapi Sulih Hormon
1)
Livil
: Terapi
sulih
hormon
bebas
haid
untuk
wanita
pascamenopause dengan spesifisitas jaringan yang unik.
2)
Ovest
: Terapi
untuk
keluhan
lokal
urogenital
yang diakibatkan
oleh defisiensi estrogen.
c. Produk lainnya, seperti Oradex, Cotaz Fort, Thyrix, Durabol, dll
Berdasarkan bentuk sediaannya jenis produk obat yang dihasilkan dapat
dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu :
a.
Steril Injectables
:Pit’s,
Oradex,
Pavul,
Deca,
Durabol,
Sustan.
b.
Liquid
: Visceralg Syrup
c.
Solid Sex Hormones
: Marvel, Mercil, Exlut, Gracia dll.
d.
Solid non Sex Hormones
: Oradex, Thyrix, Orgabol, dll.
|
|
9
1.5.3
Production Planning and Inventory Control (PPIC)
Departemen
PPIC
dipimpin oleh
seorang
manajer yang
memiliki
tugas
dan
tanggung
jawab
dalam menjamin
ketersediaan
barang
yang
dibutuhkan
pabrik
dalam jumlah
yang
tepat
sehingga
dapat
memenuhi
permintaan
dari
bagian
pemasaran, memenuhi kualitas dan pada waktu yang tepat. Manajer PPIC bersama
staff melakukan pemantauan terhadap ketersediaan bahan baku untuk produksi
serta jumlah
stok finished product yang dibutuhkan oleh pasar. Bagian PPIC
mensuplai finished product berdasarkan permintaan konsumen.
Departemen PPIC terbagi
menjadi dua bagian
yaitu perencanaan (planning)
dan gudang (warehousing).
1. Perencanaan (Planner)
Secara garis besar tugas bagian perencanaan (planner) terdiri dari inventory
control serta perencanaan pemesanan dan pembelian.
Tugas dan tanggung jawab dari Bagian Perencanaan adalah sebagai berikut:
a. Membuat perencanaan kegiatan produksi
Bagian
ini
membuat perencanaan
produksi
enam bulan
ke depan
berdasarkan
forecast
dari
bagian
pemasaran.
Estimasi
ini
didasarkan
pada stock
position
yaitu suatu lembar kerja yang menggambarkan posisi produk secara
keseluruhan,
meliputi
stok
yang
sudah siap
untuk
dijual,
stok
yang
sedang
dalam proses produksi dan rencana produksi atas material yang sudah dipesan.
b. Melakukan kontrol persediaan barang
Dalam
hal
ini,
bagian
perencanaan bertanggung
jawab
untuk
memastikan
bahwa seluruh bahan (raw material, chemicals dan packaging material)
yang
|
|
10
dibutuhkan untuk kegiatan produksi tersedia dalam jumlah cukup pada waktu
yang ditentukan dan sesuai spesifikasi yang dipersyaratkan. Kontrol
persediaan barang ini dilakukan dengan berbagai kegiatan yaitu :
1) Pemantauan terhadap open order report.
Open order report adalah
suatu
gambaran kapan produk tertentu
harus
di
deliver kekonsumen dalam waktu tiga bulan mendatang.
2. Pengawasan terhadap bahan baku yang
mendekati
tanggal
kadaluwarsa
untuk dilakukan re-assay
(pemeriksaan ulang). Setiap akhir bulan, sistem
komputer
akan
memberikan
data
material
baik
bahan
aktif,
bahan
tambahan maupun bahan kemas
yang 4 bulan lagi akan habis masa
daluarsanya. Untuk bahan baku aktif, 1 bulan sebelum tanggal kadaluarsa,
harus dilakukan pemeriksaan ulang oleh QC. Setelah diperiksa dan
memenuhi syarat maka bahan tersebut penggunaannya dapat diperpanjang
(extend) selama 2 bulan ke depan.
c. Membuat Manufacturing Order (MO) dan Packaging Order (PO)
MO merupakan suatu
lembar kerja awal atau dasar bagi bagian produksi
untuk
memulai
suatu
kegiatan
produksi.
Sedangkan
PO
merupakan
suatu
lembar
kerja
awal
atau
dasar
bagi
bagian packing
untuk
memulai
suatu
kegiatan
pengemasan.
d. Membuat Purchasing Order
Dasar
dari pembuatan purchasing order
ini
adalah
perhitungan
kebutuhan
material
baik
yang
berasal dari
lokal
maupun
impor.
Untuk
kebutuhan
material impor digambarkan dalam bentuk Plan Order
meliputi jumlah,
jenis
|
|
11
dan waktu
material
tersebut akan
digunakan. Purchased
order
ini
merupakan
suatu bentuk kepastian pelaksanaan pemesanan yang terjadwalkan 1 bulan
sebelumnya kepada para supplier.
2. Warehousing
Dipimpin oleh seorang supervisor gudang dibantu oleh beberapa orang staff
yang membantu teknis pelaksanaan harian gudang, antara lain petugas
penimbangan, petugas penerimaan barang dari supplier
dan sebagainya. Bagian
gudang bertugas memberikan pelayanan penerimaan dan pengeluaran bahan baku,
bahan kemas, produk semi finished dan finished product. Sedangkan pengeluaran
barang dapat berupa pengeluaran bahan baku, bahan kemas dan produk setengah
jadi ke departemen produksi untuk
digunakan pada proses produksi dan
pengemasan
serta
pengeluaran finished product
ke distributor untuk dipasarkan.
Seluruh kegiatan pengeluaran barang
oleh gudang dilakukan dengan menerapkan
sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)
Alur penerimaan barang di bagian gudang :
a. Barang
yang dikirim oleh supplier diperiksa oleh petugas gudang berdasarkan
Purchasing Order
meliputi
jenis dan jumlah barang serta kondisi
fisik barang
dan ditempelkan label karantina. Hasil pemeriksaan oleh petugas gudang
dicatat
dalam Daftar
Periksa
Penerimaan
Barang.
Selain
itu
petugas
gudang
juga
memeriksa
kesesuaian
supplier
yang
biasa
mengirim
barang.
Bila
terdapat cacat fisik maka barang langsung dikembalikan kepada supplier dan
memberitahu bagian pembelian. Bila tidak ditemukan cacat fisik, maka barang
|
|
12
tersebut ditempatkan di ruangan sementara kedatangan barang dan diberi label
karantina yang berwarna kuning.
b. Bagian
gudang
kemudian
memberitahukan
melalui
Request
for
Quality
Control Analysis (RQCA)
intra mail kepada bagian QA/QC untuk melakukan
pemeriksaan.
c. Bagian
QA/QC
mengambil
sampel
untuk
diperiksa
dan
menempelkan
label
sample taken yang berwarna putih.
d.
Petugas gudang menyimpan barang tersebut di ruang karantina sambil
menunggu released dari bagian QC.
e.
Bila
bahan
yang
diuji
telah
memenuhi semua
persyaratan
maka
bahan
akan
mendapat
status
released
dan
diberi
label released
yang
berwarna
hijau,
kemudian dipindahkan ke tempat masing-masing
tergantung
suhu
penyimpanan. Bagian gudang kemudian mengeluarkan Warehouse Receipt
Voucher
(WRV)
sebagai
bukti
pencatatan bahwa
barang
tersebut
telah
termasuk
ke
dalam inventory
gudang
dan
dapat
dipergunakan
untuk
proses
produksi atau proses pengemasan.
f.
Apabila hasil pemeriksaan oleh QA/QC tidak memenuhi persyaratan atau
spesifikasi
maka
bahan akan
ditolak
dan
ditempelkan
label rejected
(merah),
kemudian dipindahkan
ke
Rejected Area.
Bahan
selanjutnya
dikembalikan
ke
supplier atau dimusnahkan tergantung dari perjanjian dengan supplier.
|
|
13
Alur Pengeluaran barang dari gudang ke distributor :
a. Bagian marketing menerima Purchasing Order (PO) dari distributor.
b. Bagian marketing mengirimkan Sales Order (SO) ke bagian gudang,
kemudian bagian gudang akan menyiapkan barang yang diminta oleh
distributor dan membuat Delivery Note untuk mengantar barang ke distributor.
Alur penyerahan dan penerimaan barang ke/dari departemen produksi :
a. Depertemen PPIC mengeluarkan MO/PO ke bagian produksi
b.
Bagian
produksi
mengeluarkan
Material
Requisition
Sheet
(MRS)
ke
bagian
gudang sebagai surat permintaan untuk
mengeluarkan bahan baku atau bahan
kemas yang diperlukan untuk proses produksi.
c.
Bila
proses
produksi
telah
selesai,
bagian
produksi
akan
mengirimkan semi
finished product atau finished product ke bagian gudang.
d.
Semi-finished
product
dikirim
ke
gudang
bersama
formulir
PDS
untuk
disimpan
sebelum dikemas.
Semi-finished
product
diberi
label
Work
in
Progress (WIP) oleh bagian produksi. Semi-finished product
tersebut dapat
dilakukan proses selanjutnya (Packing).
Setelah
proses packing
selesai
dan
bagian QA/QC akan mengambil contoh dan menempelkan label karantina.
Apabila
produk
tersebut
sudah
selesai dianalisa,
maka
bagian
QA/QC
akan
menempelkan label released yang berwarna hijau. Bagian produksi juga
mengirimkan barang yang tidak memenuhi syarat setelah melalui pemeriksaan
bagian
QA/QC
ke
gudang,
baik semi-finished product, finished product
maupun bahan kemas disertai Tanda Terima Penyerahan Barang (TTPB).
|
|
14
Sistem Inventory Gudang
Gudang di PT.Sydna Farma terdiri dari empat ruang penyimpanan yang sesuai
dengan persyaratan dari produk yang akan disimpan, yaitu:
a. Main storage ( 15-30
o
C,
RH 45-80%)
b. Cold Storage (2-8
o
C)
c. Dry Storage ( 15-26
o
C,
RH < 45%)
d. Solvent storage (<35
o
C, RH 45-80%)
Gudang juga memiliki satu ruang penyimpanan yang diperuntukkan bagi bahan-
bahan permintaan bagian produksi yang telah disiapkan dan barang-barang yang
statusnya “WIP” untuk ditimbang yang disebut staging area (<25
o
,
RH 45-80%).
1.5.4 Dispensing/Penimbangan
Alur kerja proses dispensing adalah sebagai berikut :
a. Perintah
pembuatan
obat
berdasarkan
Manufacturing
Order
(MO)
dari
planner kepada bagian produksi.
b. Bagian produksi membuat Material Requisition Sheet (MRS) dan dilampirkan
bersama
MO.
MRS dan
MO diserahkan kepada
petugas
gudang
sehari
sebelum pelaksanaan penimbangan.
c. Petugas gudang
menyiapkan bahan-bahan
yang diperlukan sesuai dengan
MRS dan MO yang diterima.
d. Bahan sudah
disiapkan disimpan
di
staging
area,
kecuali
untuk solvent yang
mudah
terbakar
tetap
disimpan
di
gudang
solvent sampai
saat
penimbangan
dilakukan.
|
|
15
e. Melakukan
penyiapan
penimbangan, antara
lain
label penimbangan
dan jalur
penimbangan (Line Clearance Check List). Hal ini dilakukan untuk
memastikan bahwa di ruang penimbangan tidak terdapat bahan
lain
yang tidak
berhubungan dengan bahan-bahan yang akan ditimbang. Hasil pemeriksaan
dicatat dalam formulir line clearance oleh petugas gudang.
f.
Pelaksanaan kalibrasi timbangan dilakukan setiap akan melakukan
penimbangan dan dicatat pada log book Pemeriksaan Fungsi Timbangan,
kemudian diparaf oleh petugas yang
mengkalibrasi dan supervisor gudang.
Kalibrasi internal dilakukan oleh bagian QC setiap 6 bulan sekali, sedangkan
kalibrasi eksternal dilakukan oleh Badan Metrologi setiap satu tahun sekali.
g.
Penimbangan, dilakukan oleh petugas penimbangan dan disaksikan oleh
supervisor atau asisten supervisor produksi.
h.
Setelah penimbangan dilakukan pencatatan pada label penimbangan, dan
disertakan print out hasil penimbangan pada label tersebut, kemudian diparaf
oleh kedua petugas, yaitu petugas penimbangan dan petugas produksi
1.5.5 Lokasi Pabrik dan Fasilitasnya
PT.Sydna Farma berlokasi di Jalan R.C Veteran, Bintaro, Jakarta Selatan
yang
berdekatan
dengan
daerah
pemukiman
penduduk.
Pada
saat
ini
luas
lahan
PT.
Sydna
Farma
adalah
sebesar
20.000
m²,
dengan
luas
areal
yang
dibangun
meliputi 600
m²
bangunan kantor dan 4.000 m² bangunan pabrik. Fasilitas pabrik
meliputi
Produksi,
Pengendalian
Mutu, Perencanaan
Produksi dan Pengendalian
Persediaan serta Pemeliharaan dan Pelayanan teknis.
|