|
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Era
globalisasi
telah
memperketat
persaingan
bisnis
dalam pasar.
Berbagai
perusahaan berusaha untuk menerapkan strategi-strategi terbaik agar dapat bertahan,
bahkan
maju dalam persaingan tersebut.
Untuk dapat bertahan dalam persaingan dunia
industri, perusahaan
harus
mampu memperhitungkan setiap langkah yang akan diambil
dari segala aspek. Aspek
yang memiliki pengaruh paling
besar dan sebagai parameter
bertahannya suatu perusahaan adalah biaya, dan bicara mengenai pentingnya mengelola
persediaan sebagai suatu daya saing perusahaan
Dalam menjalankan proses bisnisnya, setiap perusahaan
tidak pernah
luput dari
pemakaian alat-alat tulis, atau bagi beberapa perusahaan disebut sebagai office supplies.
Meskipun sering terlihat remeh, namun keberadaan barang-barang alat tulis kantor
secara
tidak
langsung dapat
berdampak pada jalannya proses
bisnis,
baik
operasional
maupun administrasi.
Pemakaian alat-alat tulis bagi perusahaan
besar
membutuhkan
biaya
tersendiri
yang dapat dikategorikan cukup besar. Untuk menanganinya biasanya perusahaan
menunjuk suatu sub divisi tertentu
yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
alat tulis kantor. Sub divisi tersebut selanjutnya bertanggung jawab terhadap
pengontrolan aliran alat tulis kantor serta menjamin ketersediaan alat tulis kantor untuk
memenuhi kebutuhan karyawan.
Proses aliran barang menyangkut pemesanan kepada supllier, dilanjutkan dengan
|
|
2
penerimaan oleh pihak perusahaan, proses permintaan barang (request) oleh karyawan
(requestor), sampai kepada penerimaan barang tersebut oleh karyawan.
PT Freeport
Indonesia
merupakan
perusahaan
yang
bergerak
dalam
bidang
pengolahan barang
tambang
dan
telah
dikenal
luas
hingga
ke
manca
negara.
Proses
bisnis utama PT Freeport Indonesia adalah pertambangan yang berlokasi di
Tembagapura,
Papua,
dengan
kantor
pusat
di Jakarta.
Sebagai
perusahaan
besar,
PT
Freeport Indonesia tidak luput dari kegiatan administrasi yang membutuhkan persediaan
logistik untuk peralatan tulis kantor. PT Freeport Indonesia kantor Jakarta masih belum
memiliki sistem informasi yang terintegrasi untuk melayani permintaan alat tulis kantor.
Aplikasi sederhana yang digunakan untuk pencatatan pemakaian saat ini masih
berbasiskan Access, semua permintaan yang masuk dikumpulkan dan di-update ke
dalam aplikasi
tersebut
setiap
minggunya.
Fungsi
dari
aplikasi
ini
adalah
untuk
membantu petugas Office Services dalam memproduksi laporan bulanan pemakaian alat
tulis kantor.
Proses permintaan alat
tulis kantor pada PT Freeport
Indonesia kantor Jakarta
dimulai
dengan
masuknya
permintaan penyediaan
alat
tulis
kantor
melalui e-mail.
Permintaan tersebut akan diproses apabila telah memperoleh persetujuan dari supervisor
karyawan yang melakukan permintaan. Setelah persyaratan dipenuhi, petugas dari
OfficeServices akan melakukan pengecekan langsung ke gudang untuk memastikan
ketersediaan barang yang diminta serta menyiapkan peralatan tulis kantor yang diminta.
|
 3
Gambar 1.1 Flow Chart Proses Permintaan Alat Tulis Kantor
Proses pemesanan kembali barang-barang kebutuhan alat
tulis kantor dilakukan
setiap
bulannya
atau
pada
saat
habisnya
stok
item
tertentu.
Sebelum melakukan
pemesanan, petugas mendata setiap item yang menjadi stok di gudang. Penetapan jumlah
barang yang akan dipesan berdasarkan perkiraan dengan mengacu pada data historis
pemakaian serta pemesanan untuk barang tersebut di bulan-bulan yang telah lewat.
|
 4
Gambar 1.2 Flow Chart Proses Pemesanan Kembali
Sebagai
perusahaan industri,
pengendalian
dan
perencanaan
suatu
aktivitas
merupakan
suatu
karakteristik
yang
mendasar, sebab pengendalian yang efektif untuk
segala jenis kebutuhan dan biaya pengeluaran akan mengarah pada perolehan laba dalam
suatu perusahaan. Karena
itu
tim
manajemen dari PT Freeport Indonesia menganggap
|
 5
|
|
6
perlu dilakukan pembaharuan sistem gudang untuk kantor Jakarta yang dapat
mendukung aktivitas pelayanan dan pengadaan alat tulis kantor guna meningkatkan
efisiensi
dan efektivitas kerja karyawan serta memudahkan dalam melakukan
pengawasan terhadap aliran keluar masuknya barang dari dan ke gudang.
Dari
permasalahan
tersebut
maka
dilakukan penelitian dan perancangan ulang
mengenai sistem persediaan barang-barang alat tulis kantor dengan judul
”Perancangan
Ulang
Sistem
Warehouse
Requisition
yang Terintegrasi
Untuk
Stationary
pada
PT
Freeport Indonesia”.
Hasil penelitian
ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dimasa
yang akan datang oleh PT Freeport Indonesia sehingga dapat terus meningkatkan kinerja
perusahaan.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
Permasalahan mengenai persediaan alat tulis kantor pada PT Freeport Indonesia
kantor Jakarta yang sering ditemui ialah berlimpahnya stok barang untuk beberapa item
seperti hanging file, folder letter, dan writing pad dan kejadian
habisnya barang (stock
out)
untuk
item yang
bergerak cepat
(fast moving
item) seperti photocopy
paper,
dan
envelope.. Belum teraturnya penetapan jumlah barang yang harus disimpan serta jadwal
kedatangan barang yang tidak tentu merupakan penyebab timbulnya permasalahan
utama di atas. Terjadinya stock out berimplikasi terhadap tingkat pelayanan, sedangkan
penumpukan item-item tertentu dianggap oleh perusahaan sebagai ”uang mati”.
Kesulitan
dalam penjadwalan
disebabkan
perusahaan
belum menerapkan
perencanaan yang terintegrasi. Semua proses berjalan secara
manual, penggunaan
|
|
7
metode minimum/maksimum untuk menetapkan jumlah barang yang harus dipesan
masih belum berjalan dengan maksimal karena
lebih mengandalkan perkiraan dan nilai
yang tertera dianggap sudah
tidak
dapat memenuhi kebutuhan
karyawan
yang
telah
mengalami pengembangan untuk segi jumlah.
Ketidakpastian pengiriman dari
pihak supplier
memberi
dampak
kepada
waktu
tunggu yang berubah-ubah. Keterlambatan yang tidak diperkirakan merupakan penyebab
habisnya persediaan barang karena permintaan
yang
terus
menerus
datang.
Untuk
pemenuhan permintaan, karyawan diminta bersabar hingga supplier dapat mengirimkan
barang.
Pengawasan terhadap barang-barang yang diminta acap kali tidak dapat
dikendalikan.
Permintaan
masuk
melalui e-mail dan
persetujuan
supervisor untuk
permintaan
tersebut
juga
dilakukan
melalui
e-mail. Tidak
jarang
ditemui
kejadian
terdapatnya penambahan
permintaan
yang
dilakukan
oleh requestor setelah supervisor
memberikan
persetujuan. Selain
itu
permintaan
melalui e-mail
masih belum
memiliki
standar format yang pasti dan hal ini menyebabkan petugas sering melakukan kesalahan
saat menyampaikan barang-barang yang diminta oleh requestor.
Manajemen
PT Freeport
Indonesia
telah
lama
memikirkan
solusi
untuk
menanggulangi permasalahan
gudang Jakarta, yaitu dengan mengoptimalkan
penggunaan teknologi informasi. Oleh sebab itu akan dilakukan perancangan ulang
sistem informasi persediaan sehingga mampu menunjang kebutuhan persediaan alat tulis
kantor
serta
membantu petugas
dalam memantau aliran keluar masuk barang sebagai
pertanggungjawabannya kepada manajemen.
|
|
8
1.3
Ruang Lingkup
Skripsi
ini
akan
merancang
aplikasi
sistem informasi
yang
dapat
mendukung
proses
persediaan
alat
tulis
kantor,
permintaan
yang
dilakukan
oleh requestor, sampai
kepada penyajian data sebagai
laporan untuk tingkat
manajer. Agar penyelesaian
masalah menjadi lebih terarah dan jelas, maka penulis membatasi ruang lingkup sebagai
berikut:
•
Penelitian dilakukan pada PT Freeport Indonesia kantor Jakarta.
•
Pembahasan
yang
dilakukan
hanya
diarahkan
pada
persediaan
peralatan
tulis
kantor
yang
secara
rutin
dipesan
dan
digunakan
oleh
karyawan
PT Freeport
Indonesia yang bekerja di kantor Jakarta.
•
Data
yang
digunakan
untuk
penelitian
pendahuluan
berdasarkan
data
historis
pemakaian dari bagian Office Services periode Januari 2007- Desember 2007.
•
Metode peramalan yang digunakan untuk mengetahui perkiraan jumlah
pemakaian barang adalah metode yang sesuai dengan pola data pemakaian yang
dimiliki oleh perusahaan.
•
Perancangan sistem informasi
ini
merupakan usulan bagi perusahaan untuk dari
yang sebelumnya berjalan secara manual dan dengan tujuan guna meminimalkan
pekerjaan manual yang dapat menimbulkan resiko terjadinya kesalahan dalam
pemrosesan data.
|
|
9
1.4
Tujuan dan Manfaat
1.4.1
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:
•
Memberikan rancangan metode peramalan yang terbaik terhadap
penggunaan peralatan tulis kantor, sehingga dapat mempermudah
perusahaan,
dalam hal
ini
pihak
Office
Services
untuk
melakukan
perencanaan pembelian.
•
Merancang
ulang
metode sistem persediaan alat tulis kantor yang sesuai
kebutuhan perusahaan.
•
Mennghitung jumlah stok pengaman untuk mengantisipasi lonjakan-
lonjakan permintaan yang disebabkan oleh kegiatan-kegiatan tahunan
yang rutin diselenggarakan seperti audit, banking fair, perayaan hari
besar agama, perayaan hari merdeka, dan lain-lain.
•
Merancang suatu aplikasi sistem informasi yang mendukung proses
permintaan dan pengendalian persediaan pada perusahaan.
1.4.2
Manfaat Penelitian
a. Perusahaan
Skripsi ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan
terutama dalam hal-hal sebagai berikut:
|
|
10
1. PT Freeport Indonesia kantor Jakarta dapat memperkirakan besarnya
pengeluaran untuk kebutuhan barang-barang alat tulis kantor.
2. Memberikan kemudahan bagi pihak Office Services untuk melakukan
perencanaan dan penjadwalan persediaan yang baik.
3. Membantu
pihak
Office
Services
untuk
menurunkan
tingkat
persediaan tanpa mengurangi tingkat pelayanannya kepada karyawan.
4. Memberikan kemudahan untuk menyajikan laporan secara cepat bagi
tingkat manajer.
b. Penulis
Melalui skripsi ini penulis berharap dapat memberikan tambahan
referensi
untuk
materi
yang
berkaitan
dengan
sistem
persediaan.
Selain
itu penulis juga berharap dapat memenuhi persyaratan tugas akhir untuk
memperoleh gelar sarjana.
1.5
Gambaran Perusahaan
PT. Freeport Indonesia (PTFI) merupakan penghasil tembaga yang berasal dari
bijih
besi
mineral
dengan kandungan
mineral
emas
dalam jumlah
yang
cukup besar.
Semenjak
didirikan,
PTFI
berkomitmen dengan
pemerintah
Indonesia
untuk
menghasilkan
sesuatu
yang
sangat
bermanfaat bagi bangsa Indonesia. PTFI terus
berupaya untuk menjadi mode pembangunan
ekonomi
di
Indonesia
yang
mengolah
sumber
alam dan
memaksimalkan
manfaat
sosial
bagi
bangsa
termasuk
masyarakat
Papua. Perusahaan juga terus bekerja
untuk meminimalkan dampak lingkungan dan
bertekad untuk terus memperbaiki setiap aspek operasi. Bentuk komitmen PTFI dapat
|
|
11
terlihat dalam usaha penanaman kembali pepohonan (reboisasi) di wilayah yang terkena
dampak, serta upaya kuat untuk melindungi lingkungan dan melestarikan keseimbangan
alam di daerah operasi. Untuk pembuktian usaha perlindungan
lingkungan, perusahaan
selalu
mengadakan
audit tahunan terhadap
pengelolaan
sistem lingkungan
dan
secara
sukarela.mengadakan audit eksternal.
PTFI
melakukan audit tahunan secara sukarela terhadap sistem pengelolaan dan
pemantauan lingkungan yang dilakukannya. Audit independent eksternal
diselenggarakan
pada
tahun
2001
oleh
Societe
Generale
de
Surveillance (SGS)
internasional untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001 bagi Sistem Pengelolaan
Lingkungan PTFI. Audit yang dilakukan SGS menghasilkan rekomendasi sertifikasi ISO
14001 bagi kegiatan operasi tambang dan pabrik pengelolaan PTFI, dan sertifikasi pun
dianugerahkan pada bulan Desember 2001.
1.5.1 General Affair – Office Services
General
Affair
(GA)
adalah
salah satu
unit bisnis
dari
PTFI
yang
bertugas
memberikan pelayanan kepada eksekutif dan staff untuk segala keperluan yang
berkaitan dengan kebutuhan kantor. Dalam menjalankan tugasnya GA pada PTFI dibagi
menjadi beberapa sub unit bisnis sesuai dengan tanggung jawabnya, salah satunya
adalah Office Services
Office
Services
merupakan
sub
divisi
yang
bertanggung
jawab
terhadap office
supplies,
office
space
management,
mail
services, document
reproduction,
office
building
maintenance, office
building
access,
Personal
Effects
Consignment
(PE)
services pada PTFI.
|
|
12
1.5.2
Visi, Misi, dan Tujuan
1.5.2.1 Visi, Misi, dan Tujuan PTFI
Visi
Setelah
ditemukannya
tambang
tembaga
dan
emas
di
gunung
Ertsberg
dan
Gresberg
pada
tahun
1988,
visi PTFI
semakin jelas dan terencana, yaitu
“Untuk mengeksplorasi tambang tembaga dan emas tersebut agar dapat diolah
serta dipergunakan dengan sebaik-baiknya”, sehingga setiap
unit dituntut untuk
melaksanakan
pekerjaan
secara
maksimal,
sehingga
visi
perusahaan menjadi
acuan bagi setiap unit untuk mencapainya.
Misi
PTFI berusaha keras untuk menjadi penghasil tambang terbesar dan
termurah di antara industri tambang lainnya.
Sebagai tim dengan budaya perusahaan
yang terpadu dan
yang berfokus
pada tujuan bisnis, PTFI bangga atas pendekatan yang agresif, cepat, dan
dikelola
secara
baik terhadap pengembangan,
produksi,
dan
pencarian
kandungan bijih baru.
PTFI
memaksimalkan
keuntungan
dan
nilai
pemegang
saham tanpa
mengesampingkan
komitmennya
terhadap
perbaikan
berkelanjutan
dalam hal
keselamatan
dan
kesehatan
kerja,
lingkungan,
hubungan
dengan
pemerintahan
dan
masyarakat
local,
tanggung
jawab
individual,
kerja
sama
tim,
komunikasi
|
|
13
yang terbuka, dan sumber daya perusahaan yang paling penting, yaitu
karyawannya.
Tujuan
Tujuan PTFI adalah:
1. Mengeksplorasi,
menambang,
memproses,
dan
memasarkan
konsentrat tembaga dan produk-produk lainnya dari wilayah
Kontrak Karya PTFI di Papua.
2. Melakukan
usaha
yang
menguntungkan dan
menciptakan nilai
tambah
dalam rangka
mendatangkan
laga
bagi
para
pemegang
saham,
karyawan,
dan
Pemerintah Republik Indonesia, sehingga
mampu
menarik
investasi-investasi
lain
dalam bisnis
PTFI
di
Indonesia.
3. Mendorong terciptanya suatu lingkungan kerja yang menantang dan
mendirikan sebuah
organisasi
yang sesuai
untuk mencapai
tujuan-
tujuannya,
dengan
para karyawan
yang
memiliki
motivasi,
kemampuan, tanggung jawab dan komitmen yang tinggi.
1.5.2.2 Visi, Misi, dan Tujuan Office Services
Visi
Memberikan
jaminan
lingkungan
kerja
yang
aman
dan
harmonis
serta
|
 14
meningkatkan produtivitas melalui standar kualitas pelayanan yang konsisten kepada
seluruh karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisinis guna mendukung operasi
bisinis PTFI
Misi
•
Mendukung tujuan perusahaan dengan memberikan pelayanan yang
sempurna kepada para karyawan, staf, manajemen, serta rekanan bisnis
dengan kehangatan, keramahan, serta sikap kerja yang profesional.
•
Menangani proses administrasi, transaksi, dan permintaan karyawan dengan
tepat, cepat, dan lengkap
•
Mendukung perusahaan dalam berbagai program dan kegiatan dengan
orientasi pemuasan pelayanan untuk karyawan
1.5.3 Struktur Organisasi
1.5.3.1 Struktur Organisasi PT. Freeport Indonesia
|
  15
Gambar 1.3 Struktur Organisasi PT Freeport Indonesia
1.5.3.2 Struktur Organisasi Office Services
General Affair
Chief Coordinating
Executive
Section Head of
General Affair &
QOL
Sr. Officer Office
Services & Admin
Officer Admin
&
Doc.
Control
Officer
Office Services
Receptionist
Mail Room
Office Boy
Clerk,
Office Supplies
Line connector
Line report
Office Services Jakarta
Gambar 1.4 Struktur Organisasi Office Services
|
|
16
|