2010200473TIBAB1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1

Latar

Belakang

Industri sparepart merupakan salah satu industri prioritas nasional

yang

masih

prospektif untuk

dikembangkan.

Dengan

melihat

banyaknya

masyarakat yang menggunakan kendaraan bermotor, maka Indonesia menjadi

pasar

yang

sangat

potensial

untuk

mengembangkan

industri

sparepart

tersebut.

pasar

global,

produk sparepart

Indonesia

masih

dapat

diperhitungkan. Hal itu dapat dilihat dari tingkat permintaan motor yang

semakin

meningkat

sehingga

berpengaruh juga terhadap

tingkat

permintaan

sparepart

dari industri –

industri kendaraan bermotor, khususnya sepeda

motor.

Hal utama dalam aplikasi produksi dan operasi dalam suatu

perusahaan industri manufaktur adalah perencanaan produksi, forecasting

yang akurat, kebutuhan dari permintaan yang diterima dan perbandingan

standar

costing

dengan actual

cost (accounting). Secara

umum,

pendekatan

penyusunan perencanaan produksi agar menjadi akurat,

maka harus

didasarkan pada

forecasting

penjualan

untuk

periode tertentu dan posisi

persediaan. Dengan demikian, baru dapat dilakukan demand management

yang terdiri atas perhitungan kebutuhan bahan (material requirement

planning). Setelah kita mengetahui kebutuhan material yang diperlukan dalam

suatu produk, maka selanjutnya akan dilakukan proses permintaan pembelian

(purchasing).

Setiap

perusahaan

mempunyai suatu

perencanaan produksi

yang

dibuat

untuk

memenuhi

permintaan

konsumen

(customer

order). Dari

perencanaan produksi tersebut perusahaan juga dapat membuat perencanaan

akan kebutuhan material yang digunakan. Walaupun demikian, sering terjadi

kendala dalam mengaplikasikan perencanaan-perencanaan tersebut. Salah satu

kendalanya adalah perbedaan yang cukup signifikan antara perencanaan yang

telah dibuat dengan data aktualnya.

Kegiatan PPIC pada perusahaan PT. Jaya ini sangat penting

peranannya

karena PPIC akan

membuat

perencanaan

produksi

dan

perencanaan

kebutuhan

material

berdasarkan permintaan customer.

Bagian

PPIC

menerima

purchase

order dari

customer

kemudian

akan

dibuatkan

perencanaan

produksi

berdasarkan

kapasitas

produksi

tiap

item beserta

perencanaan kebutuhan material dalam melakukan proses produksinya. Di sini

peranan

departemen

produksi

juga sangat

penting

dalam meningkatkan

efisiensi

dan

efektivitas

proses produksi.

Jika terjadi

kegagalan proses

produksi (NG) yang mengakibatkan pengulangan proses produksi (re-process)

atau hand work (HW), berarti akan terjadi pemborosan produksi, yang

akhirnya

biaya

produksi

menjadi tidak

sesuai

dengan

yang

sudah

diestimasikan sebelumnya.

Dalam realitanya, perencanaan produksi dan pengendalian kebutuhan

material yang telah dibuat sebelumnya, belum tentu dapat sesuai dengan

kegiatan produksi aktualnya (planning berbeda dengan aktual). Ada kegiatan

produksi

yang

melebihi

perencanaan

(overproduction)

dan

juga

sebaliknya,

ada

kegiatan

produksi

yang

tidak

dapat

memenuhi

permintaan customer

(jumlah

produksi

kurang).

Untuk

itu

dalam pelaksanaan

kegiatan

proses

produksi, perlu adanya koordinasi PPIC dengan produksi guna meminimalkan

terjadinya perbedaan yang signifikan tersebut.

1.2

Identifikasi dan Perumusan Masalah

Selama melakukan observasi

lapangan di PT. Jaya, terdapat beberapa

permasalahan

umum yang

terjadi

lantai

produksi

maupun

dalam

manajemen operasional seperti:

Metode penjadwalan dan perencanaan produksi

yang belum sistematis,

karena

hanya

berdasarkan

penjadwalan

yang

manual

(pemikiran PPIC

sendiri). Walaupun pada kenyataannya selalu dapat memenuhi permintaan

customer, namun biasanya pada akhir bulan para pekerja

banyak

yang

diberlakukan lembur untuk memenuhi order tersebut.

2. Perencanaan kapasitas bahan baku (material) yang belum sistematis,

karena

hanya

berdasarkan

penjadwalan

yang

manual

(pemikiran PPIC

sendiri) sesuai dengan perencanaan produksi yang ditentukan sebelumnya.

Dalam perencanaan bahan baku yang dibuat, terkadang juga terjadi

kesalahan

waktu

dari supplier

yang

mengirim

terlalu cepat

atau

terlalu

lama dari waktu yang telah ditentukan (tidak sesuai dengan periode waktu

tersebut). Hal

ini

mengakibatkan

menumpuknya inventory pada storage

dalam waktu yang lama. Penumpukan inventory bahan baku menimbulkan

resiko kerugian karena bahan baku yang digunakan merupakan bahan

yang rentan terhadap kerusakan (berkarat). Apabila bahan baku tersebut

rusak atau kadaluarsa, maka pihak perusahaan akan

mengalami kerugian

biaya pembelian.

Berdasarkan identifikasi diatas, maka dibutuhkan perencanaan dan

pengendalian bahan baku (material) yang dibutuhkan untuk memenuhi

perencanaan

optimal

tersebut

sehingga

tidak

terjadi penumpukan

ataupun

kekurangan bahan baku.

Agar dapat membantu mencari solusi dari

permasalah

tersebut

maka

penelitian ini permasalahan yang ada dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Apakah banyaknya sample data yang telah dikumpulkan sudah cukup

mewakili suatu populasi yang akan dijadikan objek penelitian?

2. Berapakah kapasitas produksi

yang sebenarnya (aktual di lapangan) dari

tiap mesin yang digunakan dalam penelitian?

3. Metode

apakah

yang

sebaiknya

digunakan

untuk

memberikan

perencanaan produksi dan kebutuhan material yang lebih baik?

Faktor

apa

saja

yang

diperlukan

dalam pembuatan

metode

perencanaan

produksi dan kebutuhan material optimal yang diusulkan tersebut ?

Bagaimanakah

cara

mengantisipasi

adanya

kekurangan stock

produksi

maupun bahan baku dalam melakukan proses produksi?

6. Bagaimanakah

usulan

metode

perencanaan

produksi

dan

kebutuhan

material yang diberikan guna meminimasi perbedaan yang signifikan

antara perencanaan yang telah dibuat dengan data aktual?

7. Apakah metode yang diusulkan dapat diterapkan di perusahaan?

1.3

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian yang dilakukan adalah:

Penelitian dilakukan pada bagian produksi dan PPIC, dimana penelitian

tersebut dilakukan

mulai

dari

tanggal

16 April 2010 sampai

dengan

Juni

2010

setiap

hari

rabu,

kamis

dan jumat

mulai

dari pukul

07.30

16.15.

b. Dalam melakukan observasi untuk mengetahui permasalahan yang terjadi

lapangan, penulis

juga

menemukan

masalah mengenai penataletakkan

mesin pada lantai produksi yang

belum

berdasarkan derajat hubungan

antar satu mesin dengan mesin yang lainnya. Namun, penulis membatasi

penelitian dengan lebih fokus pada

masalah

mengenai

perencanaan

produksi

yang

kurang

tepat,

dimana pada

pembahasan

selanjutnya

akan

dihasilkan

suatu

usulan

perbaikan

pada

perencanaan kapasitas

produksi

yang lebih baik

c. Produk yang diteliti antara lain Klem, Plat dan Brake

Objek

penelitian

adalah

pengukuran waktu

siklus

produk,

kapasitas

produksi, produksi aktual, perencanaan produksi dan kebutuhan material.

e. Metode yang digunakan

untuk perencanaan produksi dan kebutuhan

material yang lebih baik adalah perencanaan produksi (production

planning) dan MRP I (Material Requirement Planning).

Perencanaan produksi yang dibuat memperhitungkan safety stock sebesar

3 kanban.

g. Semua peralatan dan mesin

yang digunakan berada dalam kondisi

yang

baik.

Operator

yang

diamati

adalah 2

operator

pria

pada

shift

yang

berbeda

dimana diasumsikan keterampilan dan usaha mereka sama.

Pengukuran waktu siklus dilakukan dengan cara random dan

menggunakan alat bantu stopwatch.

1.4

Tujuan dan Manfaat

Tujuan

1. Untuk mengetahui banyaknya sample yang telah dikumpulkan sudah

cukup mewakili suatu populasi apa tidak.

2. Untuk mengetahui kapasitas produksi yang sebenarnya (aktual di

lapangan) dari tiap mesin yang digunakan dalam penelitian.

3. Untuk mengetahui metode

yang sebaiknya digunakan

untuk

memberikan

perencanaan produksi dan kebutuhan material yang optimal.

4. Untuk mengetahui faktor-faktor yang diperlukan dalam pembuatan

metode perencanaan produksi dan kebutuhan material optimal yang

diusulkan.

5. Untuk mengetahui cara mengantisipasi adanya kekurangan stock produksi

maupun bahan baku dalam melakukan proses produksi.

Untuk mengetahui peningkatan usulan

perencanaan

produksi

dan

kebutuhan

material

guna

meminimasi perbedaan

yang

signifikan

antara

perencanaan yang telah dibuat dengan data aktualnya.

Manfaat

Manfaat bagi perusahaan:

Perusahaan memperoleh masukan mengenai perencanaan produksi dan

kebutuhan material untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi seperti:

•

Dapat membuat penjadwalan jumlah produksi sesuai dengan kapasitas

produksi mesin yang digunakan.

•

Pihak perusahaan dapat merencanakan penjadwalan produksi

(waktu

produksi) dengan lebih optimal.

•

Pihak perusahaan dapat merencanakan waktu penjadwalan pemesanan

bahan

baku

dengan

lebih

akurat

(memperhitungkan

lead time) sehingga

terhindar dari resiko kelebihan atau kurangnya bahan baku.

•

Dengan

mengetahui

kuantitas

pesanan

bahan

baku

yang

dapat

meminimalkan biaya.

Manfaat bagi penulis:

•

Memperkaya pemahaman

dan

wawasan

yang terjadi

secara

nyata

dalam

dunia industri.

•

Dapat mengaplikasikan teori-teori teknik industri yang sejalan dengan

perkembangan dunia global.

•

Menemukan alternatif-alternatif

solusi

bagi

permasalahan

yang

sedang

dihadapi

perusahaan

dalam hal

perencanaan

produksi

dan

kebutuhan

material.

1.5

Gambaran Umum Perusahaan

1.5.1

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Jaya merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang

sparepart. Pada awalnya perusahaan ini bernama

PT. Surya yang didirikan

pada tahun 1991. Perusahaan tersebut merupakan suatu perusahaan bersama

yang

didirikan

oleh

beberapa

pihak.

Selama

beberapa

tahun

pertama,

PT.

Surya

mempunyai

prioritas

utama dalam

memproduksi sparepart

kendaraan

roda empat yang bekerja sama dengan ASTRA. Seiring berkembangnya

perusahaan, PT. Surya memperluas kerja sama nya dengan PT. JEPANG

dalam memproduksi sparepart kendaraan roda dua. Dengan adanya kerja

sama

dengan beberapa pihak tersebut, PT. Surya

semakin

berkembang

dan

memperluas relasi kerja dengan beberapa konsumen lainnya, seperti SUZUKI

dalam memproduksi sparepart roda empat dan roda dua.

Dengan adanya krisis-krisis yang terjadi, maka perusahaan PT. Surya

berpindah kepemilikan dan berubah nama menjadi PT. Jaya pada tanggal 20

Oktober 1994. PT. Jaya adalah sebuah perusahaan industri yang bergerak di

bidang manufaktur metal pressed parts, dies, and jig fixtures yang dilengkapi

dengan perlengkapan yang berteknologi tinggi dan sumber daya manusia yang

berkualitas. Dengan adanya sertifikasi ISO 9001:2000, perusahaan ini percaya

bahwa produknya dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Produk-produk yang

dihasilkan antara lain :

• Sheet metal componen manufacturer sub assembly to automotive

• Motor cycle assembly plants

• Sub assemblies for home appliance product and export oriented industry

• Dies, jig, and fixtures fabrication

• Electronic components

Untuk mengembangkan kemajuan perusahaan, PT. Jaya juga

melakukan kerja sama dengan beberapa perusahaan ternama. Berikut ini

adalah daftar nama-nama customer yang bekerja sama dengan PT. Jaya:

•

PT. Yamaha Indonesia Motor Mfg.

•

PT. Indomobil Suzuki Internasional

•

PT. Astra Daihatsu Motor

•

PT. Astra Honda Motor

•

PT. Sakura Java Indonesia (Muffler Components)

•

PT. Inti Pantja Press Industry (Isuzu Group)

•

PT. Yan Jin Indonesia (Elektronic Product)

•

PT. Stanley Indonesia (Electric Motor cycle)

•

PT. SMAP (Muffler and Mainstand Components)

•

PT. Mitsuba Pipe (Mainstand and Frame motor cycle)

•

PT. Decorous Contract (Home Appliances Products)

•

PT. Indobaruna Bulk Transport (Ship Components)

•

PT. Denso Indonesia Corporation (Automotive Components)

•

PT. Puji Dharma Electric (Electricity Components)

•

PT. Hanken Indonesia (Automotive Components)

•

PT. San Oh Indonesia (Automotive Componens)

PT. Jaya mempunyai kebijakan mutu

yaitu

selalu

berupaya

memberikan pelayanan

yang

terbaik kepada seluruh customer dan siap

bersaing, guna memenuhi persyaratan SQCDM (Safety, Quality, Cost,

Delivery, and Moral) untuk menjamin kepuasan customer. Karena itu seluruh

karyawan

dan

staff

PT.

Jaya

diharuskan

bekerja

dalam kerangka

sistem

manajemen mutu yang selalu ditinjau

untuk

menghasilkan

perbaikan

yang

berkesinambungan dalam menghadapi perubahan yang terjadi.

PT. Jaya beralamat di Delta Silicon Industrial Park Jl. Angsana III Kav. AE

42-43 Lippo Cikarang, Bekasi. Telp. 021-8973180/81.

1.5.2

Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi

perusahaan

kelas dunia

melalui

inovasi

dan kerjasama

jangka

panjang sebagai mitra usaha pertama pilihan di indonesia

Misi

1. Mengembangkan industri metal pressed parts, dies, and jig fixtures yang

handal dan kompetitif.

Menjadi usaha di bidang otomotif yang bertanggung jawab kepada

masyarakat luas, serta memberikan kontribusi yang baik bagi para

stakeholders.

1.5.3

Proses Produksi

Dalam setiap perusahaan, terdapat alur proses produksi secara

keseluruhan. Berikut adalah alur sistem di PT. Jaya:

Sumber: PT. Jaya

Gambar 1.1 Flow Process di PT. Jaya

Dalam penelitian

ini, kami hanya

membahas 3 item produk

yang diproduksi

oleh PT. Jaya, yaitu KLEM, Brake, Plat. Berikut ini adalah alur proses produksi dari

masing-masing item tersebut:

Sumber: PT. Jaya

Gambar 1.2 Flow Process KLEM di PT. Jaya

START

Incoming Raw Material

Stamping Process 1:

Blank

Stamping Process 2:

Bend

Stamping Process 3:

Bend (piercing)

Welding Process

Final Inspection

Packaging

Outgoing

Delivery

FINISH

Sumber: PT. Jaya

Gambar 1.3 Flow Process Brake di PT. Jaya

Sumber: PT. Jaya

Gambar 1.4 Flow Process Plat di PT. Jaya

...

.;.

1.5.4

Struktur Organisasi

--.

•

...

--t:: •••

[[]

[]

-[[]

1------ ... ,

I' .• -[]

...·•••· ..

'-[[]

•

Gambar

Struktur Organisasi PT

Jaya

Sumber daya manusia yang dipekerjakan pada PT. Jaya hanya terbatas

pada tenaga kerja lantai

produksi (buruh), tenaga kerja (staff) kantor dan

tenaga kerja pengurus. PT. Jaya merupakan perusahaan dengan skala

menengah, dimana tenaga kerja yang digunakan berjumlah 145 orang, dengan

perincian sebagai berikut:

Tabel 1.1 Tenaga Kerja PT. Jaya

Bagian

Jumlah Tenaga Kerja

Director

Plant Manager

Departemen Accounting

Departemen Engineering

Departemen Marketing

Departemen IT

Departemen Maintenance

Departemen PGA

Departemen PPIC

Departemen Produksi

Departemen Purchasing

Departemen QC

Total

145

Sumber: PT. Jaya

1.5.5

Job Description (Uraian Jabatan)

Job description atau uraian jabatan dibuat untuk menjelaskan

tanggung jawab atau pekerjaan dari suatu departemen yang dikelola.

Berdasarkan struktur organisasi yang ada di atas, maka berikut ini uraian

pekerjaan tiap departemen secara umum:

Departemen Representative :

Melakukan sosialisasi kebijakan, sasaran perusahaan dan pentingnya

pemenuhan

kebutuhan

customer (Customer Satisfaction)

kepada

seluruh karyawan

2. Mengontrol

konsistensi

dari

pelaksanaan

sistem

manajemen

perusahaan

3. Mengkoordinir pelaksanaan audit internal

4. Mengontrol pelaksanaan tindakan perbaikan atas temuan internal,

external maupun temuan audit internal

5. Mengkoordinir program improvement, termasuk diantaranya ;

Mengidentifikasi peluang improvement

Menyusun program improvement

Melaporkan hasil program improvement

6. Menyusun sistem manajemen review yang efektif

Melaporkan performa sistem manajemen perusahaan

Me-review pencapaian performa

Mengontrol

pelaksanaan

activity

plan

berdasarkan

hasil

manajemen review

Menyusun tindakan perbaikan atas performa yang tidak tercapai

7. Berhubungan dengan pihak

luar termasuk badan sertifikasi dalam hal

sistem manajemen mutu

Departemen Purchasing :

1. Menerima SPB (Permintaan Barang) dari semua departemen

2. Membuat Purchase Order (PO) setelah disetujui oleh direktur, PO di

fax dan dikonfirmasi ke supplier

Mencari supplier

beserta surat penawaran harga minimal 3 (tiga),

kemudian

memilih

satu

yang terbaik

dari

sisi

kualitas

maupun

kuantitas dan harga yang kompetitif

4. Melakukan retur dengan persetujuan Accounting apabila part / barang

dinyatakan NG oleh QC incoming

Departemen Engineering :

1. Memotivasi bawahan dalam melaksanakan pekerjaan

2. Supporting departemen yang terkait dalam masalah teknis

3. Melakukan improvement di departemen Engineering

4. Membuat laporan secara berkala terhadap pencapaian tiap seksi

5. Mengarahkan 5S, K3 di departemen Engineering

6. Melakukan follow up dengan customer untuk masalah - masalah teknis

pekerjaan

Departemen Maintenance

1. Memastikan mesin & Utility siap saat dipakai sesuai dengan fungsinya

dengan bantuan atau delegasi ke section head/ foreman

2. Membuat rencana perbaikan dan modifikasi/ improvement

3. Memotivasi bawahan agar mau bekerja dengan baik memiliki

semangat dan mau belajar

serta

hasil kerja dengan

nilai tambah

yang

jelas dan terukur

Departemen PPIC

1. Menerima purchase order dari customer

2. Menghitung rencana jam kerja mesin

3. Memantau kesiapan delivery part

4. Monitoring penyediaan material

5. Membina subcont dalam mendukung proses produksi

Departemen Public and General Affair

1. Membuat program/ activity plan P & GA departemen

2. Membuat keputusan - keputusan baik internal maupun eksternal yang

berhubungan dengan kepersonaliaan dan general affairs

3. Meyusun dan melaksanakan program infrastuktur perusahaan

4. Menyusun program pengembangan karyawan

5. Menyusun skala penyesuaian upah karyawan

Departemen Produksi

1. Pendelegasian tugas di lapangan mengenai pengaturan produksi harian

2. Load balancing

3. Penanganan claim dari customer melalui personnel QA

4. Mengontrol

memastikan

semua

seksi

di departemen

produksi

berjalan lancar

5. Pendelegasian tugas - tugas administrasi :

a. Laporan kerja harian departemen produksi

b. Monitoring absensi departemen produksi

c. Filling data departemen produksi

d. Monthly report

6. Pembuatan activity plan & review

Departemen Quality Control

1. Melakukan

improvement

dengan customer

untuk

masalah

yang berhubungan dengan kualitas

2. Mengontrol

efektifitas

dan

efisiensi

bawahan

dengan

melaksanakan

pekerjaan

3. Mengecek,

mengetahui

dan

mengevaluasi

hasil pengecekan

dari

incoming, proses dan outgoing sesuai sasaran perusahaan QOD

4. Mendelegasikan tugas kepada bawahan sesuai job description masing

masing

5. Follow

up problem

solving

dan

membuat

laporan setiap

ditemukan

abnormalitas

6. Membuat skill matrik terhadap bawahan

7. Mengevaluasi dan up date intruksi kerja

8. Menentukan standar operasional kerja/ SOP

Departemen Marketing

1. Memantau perkembangan pasar industri

2. Follow up kebutuhan forecast customer

3. Buat quotation dan contract review

4. Koordinasi dengan PPIC, engineering untuk solving problem

Departemen Finance and Accounting

1. Input hasil stock opname

2. Input hasil penjualan & pembelian (Invoice & Faktur)

3. Input pengeluaran dan pemasukan melalui petty cash

4. Input Pengeluaran dan pemasukan melalui rekening bank

5. Input aset - aset perusahaan dan penyusutannya

6. Membuat jurnal atas transaksi dari hasil inputan

7. Klasifikasi biaya - biaya

8. Membuat laporan income statement dan balance sheet

9. Membuat laporan pajak (PPN, PPH 21, dan PPH 25)