|
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Distribusi merupakan salah satu bagian terpenting dan tidak dapat
dipisahkan dalam suatu proses bisnis terutama dalam proses distribusi barang.
Hal ini dikarenakan tanpa adanya distribusi, produk jadi yang telah dihasilkan
oleh perusahaan tidak akan sampai ke tangan konsumen. Kegiatan distribusi pun
tidak dapat terlepaskan dari sistem transportasi dimana sistem transportasi ini
merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan rute distribusi. Di dalam
melakukan proses distribusi pun seringkali ditemukan
kendala terutama bagi
perusahaan yang mempunyai jangkauan pemasaran yang luas. Semakin luas
wilayah pemasaran, semakin banyak pula kendala yang dihadapi.
PT. Sumber Kreasi Fumiko merupakan suatu perusahaan yang bergerak
dalam bidang usaha penjualan
sepatu dan sandal untuk
kalangan dewasa dan
anak-anak. PT. Sumber Kreasi Fumiko ini mewakili merek dagang perusahaan
sepatu Yongki Komaladi. PT. Sumber Kreasi Fumiko menjual produk sepatu dan
sandal Yongki Komaladi dengan cara melakukan konsinyasi dengan toko-toko
retail seperti Ramayana, Robinson, Matahari Departement Store, Centro, Sogo,
Galeria, Metro, Pasaraya, Borobudur, Yogya. Selain itu, PT. Sumber Kreasi
Fumiko juga mempunyai showroom sendiri untuk menjual produk-produk sepatu
dan sandal mereka. Toko-toko retail dan showroom yang selanjutnya disebut
|
|
2
dengan outlet, tersebar di wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi,
dan kota-kota besar lainnya se-Indonesia.
Dalam melakukan distribusi produk ke outlet-outlet, perusahaan
menggunakan armada transportasi sendiri untuk wilayah Jabodetabek dan Serang
dan juga menggunakan jasa ekspedisi untuk proses distribusi produk untuk
wilayah
Bandung, Solo, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, dan kota-kota besar
lainnya.
PT. Sumber Kreasi Fumiko belum memiliki perencanaan distribusi produk
jadi (finished goods) yang terencana karena keputusan distribusi
masih diambil
oleh kepala divisi warehouse & logistics. Proses penentuan rute distribusi produk
sepatu dan sandal Yongki Komaladi pun dilakukan hanya berdasarkan analisa
dan pengalaman pribadi, rutinitas dan kebutuhan pasar.
Dari hasil pengalaman dan rutinitas tersebut itulah maka dibuatlah
beberapa jalur distribusi untuk wilayah Jabodetabek. PT. Sumber Kreasi Fumiko
membaginya menjadi beberapa jalur distribusi, yaitu Jalur Selatan 1, Jalur
Selatan 2, Jalur Pusat-Utara, Jalur Utara-Pusat, Jalur Timur-Depok, Jalur Timur-
Depok 2, Barat-Tangerang, Jalur Bekasi-Kranji, dan Jalur Bogor.
Jalur-jalur distribusi tersebut didalamnya sudah tersusun nama-nama
outlet yang harus dikirim tiap minggunya. Setiap pengiriman, jumlah masing-
masing produknya berbeda. Selain itu, periode pengirimannya pun ada yang dua
minggu sekali, seminggu sekali, dan juga seminggu dua kali. Jalur pengiriman
juga lebih banyak daripada jumlah armada transportasi yang ada dimana armada
yang tersedia adalah 7 buah truk Colt Diesel Engkel (CDE) Toyota Dyna.
|
|
3
Hal-hal inilah yang menyebabkan sering kali jumlah produk jadi yang
dimuat dalam kendaraan belum
dapat memenuhi kapasitas maksimun dari
kendaraan tersebut dan akan berdampak terhadap biaya distribusi yang lebih
tinggi.
Oleh karena itu, untuk mengatasi kondisi tersebut, maka diperlukanlah
sebuah solusi yaitu dengan melakukan optimasi rute distribusi yang juga
bertujuan agar terjadinya penghematan biaya distribusi.
1.2
Identifikasi Masalah
Dari pengamatan yang dilakukan di PT. Sumber Kreasi Fumiko ditemukan
permasalahan dimana perusahaan belum memiliki sistem penjadwalan distribusi
produk jadi (finish goods) yang terencana dalam memenuhi kebutuhan outlet dan
showroom mereka. Selama ini proses penentuan jalur dan rute distribusi produk
sepatu dan sandal Yongki Komaladi dilakukan berdasarkan pengalaman pribadi,
rutinitas dan kebutuhan pasar. Selain itu
armada yang terbatas menyebabkan
banyaknya jadwal pengiriman yang tertunda. Oleh karena itu, diperlukan sebuah
sistem informasi yang dapat membantu pengambilan keputusan rute distribusi
untuk tiap armada transportasi setiap harinya, sehingga akan membuat terjadinya
pengoptimasian proses distribusi dan juga penghematan biaya distribusi.
Dari identifikasi masalah yang ada, maka didapatkan permasalahan-
permasalahan yang akan dibahas dalam peneilitian ini, yaitu :
1.
Bagaimanakah pengoptimalan pembagian jalur distribusi outlet-outlet dari
PT. Sumber Kreasi Fumiko yang tersebar di Jakarta, Bogor, Depok,
Tangerang, dan Bekasi?
|
|
4
2.
Berapa besar penghematan biaya distribusi yang diperoleh perusahaan
dengan menggunakan metode rute distribusi terpendek berdasarkan
pembagian jalur distribusi yang baru?
3.
Sistem informasi apakah yang dapat membantu dalam proses distribusi
produk sepatu dan sandal Yongki Komaladi sehingga membantu dalam
mendapatkan biaya distribusi yang lebih kecil?
1.3
Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.
Menganalisis perencanaan
distribusi yang berjalan pada perusahaan
PT. Sumber Kreasi Fumiko.
2.
Memberikan usulan penentuan jalur distribusi produk terpendek yang lebih
terencana.
3.
Menganalisis dan merancang sistem informasi distribusi yang sesuai untuk
diterapkan pada perusahaan PT. Sumber Kreasi Fumiko.
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1.
Melalui pengoptimasian rute distribusi produk, maka diharapkan diketahui
jalur pengiriman terpendek untuk setiap tempat yang akan dituju.
2.
Dengan melakukan distribusi sesuai dengan rute terpendek maka tempat yang
akan dituju akan dapat semakin banyak per harinya dan dapat menghemat
biaya distribusi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
3.
Diharapkan
penelitian ini juga berguna untuk menambah
wawasan
dan
pengalaman
serta pola pikir mengenai
teori-teori teknik industri dan sistem
|
|
5
informasi yang dapat diaplikasikan dan diimplementasikan di dunia nyata
terutama dalam hal distribusi produk.
1.4
Ruang Lingkup
Untuk memperjelas arah pembahasan skripsi selanjutnya, maka dilakukan
pembatasan ruang lingkup. Adapun ruang lingkup yang akan membatasi
pembahasan masalah yang ada di perusahaan PT. Sumber Kreasi Fumiko adalah
sebagai berikut :
1.
Penelitian dilakukan pada perusahaan PT. Sumber Kreasi Fumiko
dengan
mengkhususkan pada bagian distribusi atau pengiriman produk jadi.
2.
Tempat-tempat yang akan didistribusikan telah ditetapkan oleh perusahaan.
3.
Data titik koordinat tempat-tempat yang akan didistribusikan menggunakan
bantuan situs Wikimapia.org .
4.
Penentuan dan pengukuran jarak rute pengiriman dari satu tempat ke tempat
lainnya menggunakan bantuan Google Maps dengan asumsi rute yang dilalui
merupakan jalur dua arah.
5.
Jumlah armada transportasi sudah ditetapkan yaitu 7 unit kendaraan Colt
Diesel Engkel (CDE) Toyota Dyna
6.
Penelitian tidak memperhitungkan faktor-faktor eksternal lainnya seperti
tingkat kerusakan jalan, kemacetan, kerusakan mesin kendaraan.
7.
Perhitungan biaya transportasi mencakup biaya bahan bakar, biaya tol dari
kegiatan distribusi yang dilakukan oleh perusahaan.
|
|
6
1.5
Gambaran Umum Perusahaan
1.5.1
Sejarah Perusahaan
PT. Sumber Kreasi Fumiko merupakan suatu perusahaan yang bergerak
dalam bidang usaha penjualan sepatu dan sandal untuk
kalangan dewasa dan
anak-anak. Pada awalnya, perusahaan yang didirikan langsung oleh Bapak
Yongki Komaladi ini hanyalah sebuah home industry. Pada tahun 1989, Beliau
mencoba membuat beberapa model sepatu dan ternyata mendapat respon positif
dari masyarakat. Pada tahun 1992, dilakukan percobaan membuat sepatu khusus
untuk wedding (pernikahan) dan karena market mendapat respon positif, Bapak
Yogki Komaladi memutuskan untuk bekerja sama dengan Bridal House dan para
designer terkenal di Indonesia.
Pada saat ini, PT. Sumber Kreasi Fumiko tidaklah lagi memproduksi
sendiri, melainkan memberikan kesempatan kepada para supplier yang terdiri
dari para pengusaha pembuatan sepatu dan sandal. Umumnya para supplier
ini
berbentuk Usaha, Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) yang masih banyak
menggunakan sumber daya manusia yang cukup banyak. Dengan memberikan
kesempatan kepada para UMKM untuk memproduksi sepatu dan sandal tersebut,
maka PT. Sumber Kreasi Fumiko membantu pemerintah dalam membuka
lapangan pekerjaan yang lebih banyak bagi masyarakat.
PT. Sumber Kreasi Fumiko mewakili merk dagang perusahaan sepatu dan
sandal Yongki Komaladi. Perusahaan ini
menjual produk sepatu dan sandalnya
dengan cara melakukan konsinyasi dengan toko-toko retail seperti Ramayana,
Robinson, Matahari Departement Store, Centro, Sogo, Galeria, Metro, Pasaraya,
Borobudur, Yogya dan juga mempunyai showroom sendiri untuk menampilkan
|
 7
produk-produk sepatu dan sandal mereka. Outlet
tersebut tersebar di wilayah
Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi,
dan kota-kota besar lainnya se-
Indonesia.
PT. Sumber Kreasi Fumiko saat ini berlokasi di Jalan Sentani Raya Blok M
No. 29, Kemayoran, Jakarta Pusat. PT. Kreasi Sumber Fumiko memperkerjakan
sekitar 125 karyawan yang terdiri dari karyawan biasa, staf, kepala bagian, dan
juga direktur. Segmen pasar yang diambil oleh PT. Sumber Kreasi Fumiko ini
terdiri dari kelas menengah ke atas, para desainer, boutique, dan juga ikut
berpartisipasi dalam berbagai show atau pertunjukan.
1.5.2
Struktur Organisasi
Setiap jabatan dalam struktur organisasi tersebut memiliki tugas dan
tanggung jawab. Adapun tugas dan tanggung jawab tersebut antara lain, sebagai
berikut:
1.
Direktur
Berlaku sebagai pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Tanggung jawab dari
direktur adalah sebagai berikut :
|
 8
Mengkoordinir, memerintahkan dan megnadakan pengawasan, baik
secara langsung maupun tidak langsung terhadap hasil kerja masing-
masing bagian di dalam perusahaan.
Mengambil keputusan terhadap masalah-masalah yang dihadapi
perusahaan
2.
Kepala Divisi Human Resource Development
Kepala divisi human resource development
bertanggung jawab langsung
kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi human resource
development
akan dibantu oleh chief
human resource development
yang
mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggung jawabnya dari divisi
human resource development adalah sebagai berikut :
Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang
administrasi kepegawaian.
Melaksanakan proses penyeleksian, pengangkatan, penggajian,
kenaikan pangkat, mutasi, kesejahteraan pegawai dan pembinaan serta
pelatihan untuk pegawai
Memantau semua kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja
dan semua hal yang menunjang kegiatan perusahaan
Memberikan laporan pertanggungjawaban kepegawaian kepada
Direktur
|
 9
3.
Kepala Divisi Marketing
Kepala divisi marketing bertanggungjawab langsung kepada direktur. Dalam
menjalankan tugasnya, kepala divisi marketing
akan dibantu oleh chief
marketing, chief merchandiser, dan chief IT yang mengepalai beberapa staf.
Adapun tugas dan tanggung jawab divisi marketing adalah sebagai berikut :
Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan
pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan
pasar secara efektif dan efisien.
Menentukan harga jual, produk yang akan di-launching, jadwal
kunjungan serta sistem promosi.
Melakukan peramalan untuk perkiraan pasar pada masa depan.
Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing
untuk
meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan terhadap pelanggan
4.
Kepala Divisi Accounting & Finance
Kepala divisi accounting & finance
bertanggungjawab langsung kepada
direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi accounting & finance
akan dibantu oleh chief accounting & finance yang mengepalai beberapa staf.
Adapun tugas dan tanggung jawab divisi accounting & finance
adalah
sebagai berikut :
Mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan yang
berhubungan dengan perusahaan.
|
 10
Mengendalikan dan mengawasi pendapatan dan pengeluaran
perusahaan.
Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan akuntansi
perusahaan.
Membuat dan mengevaluasi laporan keuangan (neraca, laporan
laba/rugi, laporan arus kas, dan laporan akuntansi lainnya) yang
auditable secara berkala beserta perinciannya.
5.
Kepala Divisi Warehouse & Logistic
Kepala divisi warehouse &
logistic
bertanggungjawab langsung kepada
direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi warehouse &logistic
akan dibantu oleh chief warehouse & logistic dan chief quality control yang
mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggungjawab kepala divisi
warehouse & logistic adalah sebagai berikut :
Menyelenggarakan seluruh kegiatan pergudangan dan logistik yang
meliputi kegiatan penerimaan barang dari supplier, pengiriman, serta
kegiatan penunjang lainnya.
Memberdayagunakan aset perusahaan dalam hal ini transportasi
secara efektif dan efisien.
Memastikan produk yang dikirim dari supplier dalam kondisi baik.
Mengawasi dan mengendalikan kegiatan quality control produk.
|
 11
Mengawasi dan mengendalikan pengiriman produk.
Mengawasi kegiatan staf purchase order.
6.
Chief Human Resource Development
Chief
human resource development
bertanggung jawab langsung kepada
kepala divisi human resource development. Tugasnya adalah membantu
pelaksanaan kegiatan divisi human resource development.
7.
Chief Marketing
Chief marketing bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi marketing.
Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi marketing.
8.
Chief Merchandise
Chief merchandise
bertanggungjawab langsung kepada kepala divisi
marketing. Adapun tugas dan tanggungjawab chief merchandise
adalah
sebagai berikut :
Membuat Purchase Order Draft (PO Draft) yang berisikan mengenai
spesifikasi produk secara detil, jatah kirim dan jumlah kirim.
Menentukan harga beli dan harga jual produk
Melakukan pengawasan pada outlet-outlet modern retail yang tersebar
di Indonesia.
Menata display dan layout produk pada showroom.
|
 12
Bekerjasama dengan chief marketing
dan chief
IT untuk mencapai
target penjualan perusahaan.
9.
Chief IT
Chief
IT bertanggungjawab langsung kepada kepala divisi marketing.
Adapun tugas dan tanggungjawab chief IT adalah sebagai berikut :
Mengelola pekerjaan Teknologi Informasi (TI) dalam operasional
sehari-hari dalam lingkungan perusahaan
Memberikan solusi dan konsultansi teknologi untuk mencapai tujuan
dan strategi bisnis perusahaan.
Bekerja sama dengan pimpinan bisnis unit lain dalam memberikan
konsultansi, rekomendasi tentang rencana kerja yang akan datang dan
pengembangan sumber daya teknologi seperti hardware,
infrastruktur, telekomunikasi, dan lainnya.
Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer
atau aplikasi dalam lingkungan perusahaan serta membuat dan/atau
implementasi semua sistem dan aplikasi
Merancang, mengelola dan mengawasi serta mengevaluasi
operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan
pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi, network).
|
|
13
10.
Chief Accounting &Finance
Chief
accounting & finance
bertanggung jawab langsung kepada kepala
divisi accounting & finance. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan
kegiatan divisi accounting & finance.
11.
Chief Warehouse & Logistic
Chief warehouse & logistic bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi
warehouse & logistic. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan
divisi warehouse & logistic. Dalam menjalankan tugasnya, Chief warehouse
& logistic akan dibantu oleh staf gudang dan staf purchase order.
12.
Chief Quality Control
Chief
quality control
bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi
quality control. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi
warehouse & logistic
1.5.3
Produk Perusahaan
PT. Sumber Kreasi Fumiko menjual berbagai model sepatu dan sandal
pria dan wanita serta untuk anak laki-laki dan perempuan yang di rinci dalam
tabel-tabel sebagai berikut :
|
 14
Tabel 1.1 Ladies Yongki Komaladi
Kode Produk
Nama Produk
L1
Pumps Formal
L2
Casual
L3
Moccasins
L4
Flats Sandals
L5
Muls / Clogs
L6
Wedges
L7
Weekend
L8
Ballerina
L9
Flats
Tabel 1.2 Mans Yongki Komaladi
Kode Produk
Nama Produk
M1
Pumps Formal
M2
Casual
M3
Moccasins
M4
Flats Sandals
M5
Muls / Clogs
M6
Ankle Strap
Tabel 1.3 Boy Yongki Komaladi
Kode Produk
Nama Produk
B1
Pumps Formal
B2
Casual
B3
Moccasins
B4
Flats Sandals
B5
Muls / Clogs
B6
Ankle Strap
B7
Boots
Tabel 1.4 Girl Yongki Komaladi
Kode Produk
Nama Produk
G1
Pumps Formal
G2
Casual
G3
Moccasins
G4
Flats Sandals
G5
Muls / Clogs
G6
Wedges
G7
Weekend
G8
Ballerina
G9
Flats
G10
Boots
|
|
15
|