|
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sebagai
sebuah
perusahaan
yang telah
mantap secara finansial dan operasional,
Adira Finance berusaha untuk tetap dapat bertahan pada situasi dan kondisi
perekonomian yang kurang kondusif dengan melakukan transformasi secara menyeluruh
di tingkat organisasi dan individu. Dengan demikian perusahaan akan dapat menghadapi
setiap
perubahan
dan
peningkatan
persaingan
dalam lingkup
regional
maupun
global.
Didukung oleh pertumbuhan usaha
pembiayaan sepeda motornya yang sangat baik,
manajemen
memberikan
perhatian
dan
lebih
berkonsentrasi
dalam menghadapi
iklim
persaingan domestik, regional maupun internasional yang semakin tajam.
Dalam strategi
yang
ditetapkan oleh
manajemen,
menuntut keterlibatan
seluruh
karyawan di setiap bagian. Dengan demikian perusahaan sangat
tergantung pada tingkat
kemampuan individu di dalam organisasi. Perusahaan dengan segala cara akan berusaha
menarik, mengembangkan dan mempertahankan karyawan yang menunjukkan
kemampuan
dan
prestasi
yang
tinggi.
Perusahaan
berusaha
menempatkan
orang
yang
tepat pada posisi sesuai dengan kemampuannya dengan memberikan tugas dan tanggung
jawab yang jelas.
Selain itu perlu diperhatikan juga tingkat efisiensi dan efektifitas dari proses
bisnis yang telah berjalan di Adira Finance sekarang agar dapat terus meningkatkan daya
saing dan memantapkan posisinya dalam persaingan bisnis. Kecepatan dan efektifitas
dari proses yang ada sangat mendukung kemampuan perusahaan untuk mempertahankan
dan meningkatkan jasa pelayanan kepada nasabah.
Semakin banyaknya pesaing yang bergerak di bidang yang sama memacu
perusahaan untuk terus meningkatkan mutu pelayanan yang ditawarkan kepada para
debitur dan relasinya sebagai konsekuensi dari penambahan jaringan kerja yang agresif.
|
|
Dalam hal peningkatan kualitas pelayanan kepada debitur, salah satu faktor yang
signifikan adalah kecepatan pelayanan yang bisa ditawarkan.
Sampai sejauh ini, perusahaan terus meningkatkan target pencapaian kinerja
perusahaan agar bisa lebih meningkatkan pelayanan kepada para debitur. Namun pada
kenyataannya, target tersebut belum mampu tercapai secara maksimal, karena itu
diperlukan perbaikan berupa peningkatan efisiensi proses bisnis yang ada, atau bahkan
suatu business process reengineering (BPR) dari proses pengajuan permohonan kredit
sampai proses pembayaran ke dealer. Parameter pengukuran yang dipakai adalah waktu
kecepatan pemrosesan permohonan kredit dan tingkat utilisasi sumber daya manusia yang
ada.
Dari dua alternatif tindakan yang dapat dilakukan, pilihan untuk melakukan
process improvement pada proses pengajuan permohonan kredit sampai dengan proses
pembayaran ke dealer disimpulkan tidak efektif sebab dengan process improvement,
tidak semua faktor dapat tercakupi dan penyelesaiannya cenderung tidak menyeluruh
mengingat kuatnya interaksi dengan faktor eksternalnya.
Maka alternatif terbaik yang dinilai mampu menyelesaikan permasalahan yang
terjadi adalah rekayasa ulang (business process reengineering) pada proses pengajuan
permohonan kredit sampai pembayaran ke dealer, agar dapat menghasilkan suatu proses
baru yang benar-benar memiliki kemampuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan
kepada para debitur guna mendukung tercapainya target yang dicanangkan pihak
manajemen atas dan menjamin keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan
yang semakin ketat dimasa mendatang.
1.2. Gambaran Umum
Adira Finance menjalankan core business-nya dibidang pembiayaan keuangan
untuk sektor otomotif terutama sepeda motor. Saat ini perusahaan dapat dikategorikan
sebagai salah satu perusahaan pembiayaan konsumen multi brand dibidang otomotif yang
terbesar di Indonesia yang telah memiliki 56 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia.
Di samping mempunyai 56 cabang, perusahaan juga memiliki 2 kantor pusat yang
berlokasi di Jakarta yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang berlangsung baik di
cabang maupun di pusat. Cabang berhubungan langsung dengan para debitur sekaligus
bertanggung jawab untuk melaporkan semua proses ke kantor pusat. Cabang harus bisa
mengatur dokumen yang harus disampaikan ke pusat sesuai dengan level manajemen
serta dokumen mana yang harus didistribusikan kembali ke debitur dan dealer.
Proses bisnis Adira Finance dimulai dari proses pengajuan permohonan kredit
oleh calon debitur kemudian dilanjutkan dengan proses survey calon debitur sampai
dikeluarkannya persetujuan permohonan kredit serta pembayaran ke dealer. Proses-
proses di atas sangatlah erat hubungannya dengan tingkat kepuasan calon debitur.
Semakin cepat dan mudah suatu proses permohonan kredit akan meningkatkan kualitas
pelayanan yang ditawarkan kepada calon debitur.
Dalam tinjauan level operasionalnya, sebagian besar kegiatan yang berhubungan
dengan calon debitur dilakukan oleh kantor cabang dan dipantau secara komprehensif
dari kantor pusat di Jakarta. Cabang yang berada di wilayah yang relatif luas biasanya
memiliki satu atau lebih Representative Office (RO). Untuk lebih jelasnya pada Gambar 1
ditampilkan gambaran garis besar alur proses bisnis Adira Finance.
|
|
|
 Kantor Pusat
Komite Kredit
Finance
Cabang
Persetujuan
Permohonan
kredit
Terima dana
Finance
Komite Kredit
Entry data
Proses pembayaran
Persetujuan
permohonan kredit
Operasional
Pembayaran
Marketing
Survey +
konfirmasi
Pelengkapan
berkas
Penyerahan
berkas
Konfirmasi +
penyerahan PO
Penyerahan berkas
tagihan
Customer/
Debitur
Pengajuan
permohonan
kredit
Dealer
Gambar 1. Gambaran Garis Besar Alur Proses Bisnis Adira Finance
1.3. Permasalahan Utama
|
|
Permasalahan utama yang dihadapi perusahaan dalam menjalankan proses
bisnisnya adalah sebagai berikut:
1. Belum tercapainya target perusahaan untuk menyelesaikan proses persetujuan
permohonan kredit, yang dimulai dari pengajuan permohonan kredit sampai
dengan pencetakan dan pengiriman Purchase Order ke dealer, dalam rata-rata
waktu maximal selama 1 hari (24 jam).
2. Belum tercapainya target perusahaan untuk menyelesaikan proses pembayaran ke
dealer, yang diawali dengan diterimanya berkas tagihan dari dealer sampai
dengan pembayaran pembiayaan ke dealer, dalam rata-rata waktu maximal
selama 1 hari (24 jam).
1.4. Tujuan dan Manfaat
Tesis ini dibuat dengan tujuan untuk menganalisa proses bisnis Adira Finance
yang dimulai dari proses pengajuan permohonan kredit sampai dengan proses
pembayaran ke dealer yang saat ini berjalan di perusahaan guna dievaluasi simpul-simpul
permasalahannya, kemudian dilakukan perubahan dengan metoda rekayasa ulang proses.
Dengan melakukan rekayasa ulang proses yang berjalan dapat memberikan
manfaat sebagai berikut:
1. Waktu penyelesaian proses persetujuan permohonan kredit dan proses
pembayaran ke dealer menjadi lebih cepat.
2. Meningkatan kualitas pelayanan kepada para debitur yang berakibat pada
meningkatnya kepercayaan dan tingkat kepuasan para debitur pada perusahaan.
3. Meningkatkan jumlah debitur yang dapat dilayani oleh perusahaan.
1.5. Ruang lingkup pembahasan
Ruang lingkup pembahasan dari tulisan ini dibatasi hingga pembahasan hasil
perbandingan antara proses yang berjalan dan proses baru sebagai hasil hasil rekayasa
ulang proses bisnis yang berjalan.
Batasan proses bisnis yang dibahas dalam tulisan ini dimulai dari proses
pengajuan permohonan kredit oleh calon debitur ke kantor cabang Adira Finance sampai
dengan proses pembayaran pembiayaannya dari kantor cabang ke pihak dealer. Lebih
lanjut lagi, proses pengajuan permohonan kreditnya dibatasi untuk kredit sepeda motor
baru dengan nilai nominal kredit di bawah 20 juta dan cakupannya terbatas pada kantor-
kantor cabang Adira Finance di wilayah Jabotabek dan kantor pusatnya di Jakarta saja.
Metode pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan survey langsung ke 2
buah cabang, yaitu cabang Depok dan cabang Mampang, serta survey di kantor pusat
(Jakarta) dimana kedua kantor cabang ini dinilai telah dapat mewakili penggambaran
proses
bisnis
yang berlangsung
secara
keseluruhan.
Dalam
aktivitas survey
yang
|
|
disebutkan di atas, penulis melakukan observasi lapangan serta wawancara dengan semua
bagian atau departemen yang berperan serta dalam cakupan proses bisnis tersebut di atas.
Penggunaan perangkat lunak Process 2000 dari Micrografx dimaksudkan sebagai
alat bantu simulasi proses yang sedang berjalan dan proses hasil rekayasa ulang.
Dalam tulisan ini tidak dibahas aspek-aspek yang menyangkut implementasi atas
hasil rancangan proses baru
namun diharapkan
nantinya hal tersebut dapat dilaksanakan
oleh pihak perusahaan.
|