|
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Dewasa ini penggunaan teknologi informasi semakin banyak dan memasuki
area operasi dan strategis
dari suatu organisasi. Adanya konsep
Business Process
Re-engineering (BPR) untuk semakin mengefisienkan suatu proses mendorong
organisasi dalam mendapatkan keunggulan kompetitif dari para pesaingnya.
Perbaikan proses bisnis ini dapat
didukung
dengan
adanya
teknologi
informasi, yang bila dipadukan dengan tepat, dapat mempercepat laju proses
bisnis, sebagai contoh, dapat dilihat dengan munculnya berbagai universitas yang
sudah
mulai
menerapkan teknologi informasi dalam proses bisnisnya, salah
satunya adalah Universitas Confidential yang berada di Jakarta, Indonesia.
Universitas Confidential berdiri pada tahun 1959 dengan ditandai berdirinya
Perguruan Tinggi Ekonomi Confidential di bawah naungan Yayasan Confidential
yang berdiri pada Juni 1959. Sejak awal tahun 2001 lalu, Universitas Confidential
mulai menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnisnya seperti pengisian
daftar
studi
semester
secara
online,
sistem
manajemen
sumber
daya
manusia,
sistem akunting, dan beberapa sistem lainnya.
1
|
 2
Tabel 1.1. Visi Universitas Confidential
Menjadi Universitas yang unggulan di tingkat nasional dan internasional melalui
kreasi, inovasi, dan implementasi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
Tabel 1.2. Misi Universitas Confidential
1.
Melaksanakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang berbudi luhur.
2.
Melaksanakan pembelajaran
untuk
menghasilkan lulusan yang
menguasai
ilmu pengetahuan, teknologi dan seni (ipteks).
3.
Melaksanakan pelatihan untuk menghasilkan lulusan yang terampil.
4.
Mengusahakan temuan dan rekacipta di bidang ilmu pengetahuan,
teknologi dan seni melalui penelitian dan perancangan.
5.
Merintis dan memantapkan budaya kepakaran di kalangan sivitas
akademika untuk menopang reputasi dan kemandirian universitas.
Sebuah masalah muncul di area fixed asset management akibat proses
manual yang dilakukan oleh Universitas
Confidential. Masalah muncul
dikarenakan kurangnya
kontrol
terhadap aset-aset
yang
dimiliki.
Universitas
kemudian
memutuskan
untuk
melengkapi Fixed Asset Management berbasis
proses
manual tersebut dengan sistem aplikasi program Fixed
Asset Management
dengan harapan dapat memperbaiki dan meningkatkan kinerja proses manajemen
aset di universitas.
|
|
3
Yayasan
kemudian
menunjuk
sebuah
perusahaan IT
Consultant
untuk
merancang
sebuah
aplikasi
Fixed Asset
Management
System
dimana
aplikasi
tersebut
mencakup
proses-proses
utama dalam
fixed
asset
management
dari
pendaftaran sampai pelepasan aset, dan berbagai tipe aset mulai dari peralatan
kuliah sampai peralatan kantor. Pada bulan April 2009, aplikasi tersebut selesai
dibangun dan sampai akhir tahun 2009, aplikasi tersebut
sudah digunakan di
seluruh bagian Universitas dan Yayasan.
Pada setiap investasi yang dikeluarkan untuk memperbaiki kinerja suatu
proses di Universitas Confidential diharapkan memiliki suatu tujuan keberhasilan.
Suatu penilaian atas keberhasilan aplikasi ini sangat diperlukan untuk menentukan
apakah aplikasi tersebut dapat memberikan pertambahan nilai atau tidak, dan
memberikan gambaran kepada tingkat manajerial untuk menentukan langkah-
langkah
strategis
berikutnya agar Universitas
Confidential tetap dapat
memberikan
kinerja
yang
semakin
baik. Rencana
strategis
dari
universitas
berikutnya
adalah
mengembangkan
aplikasi fixed
asset
management
yang
didasarkan atas kebutuhannnya akan kegiatan operasional sehari-hari dan
kekurangan dari aplikasi sebelumnya
dapat dihilangkan dengan meningkatkan
value yang sebelumnya tidak ada dan
mengurangi resiko-resiko dari aplikasi
sebelumnya yang didapat dari proses penilaian ini. Proses penilaian (evaluasi) ini
adalah bagian dari siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act), dimana tingkat manajerial
melakukan
perencanaan,
impelementasi, evaluasi
dan
melakukan
tindakan
atas
hasil evaluasi.
|
|
4
Kemudian rencana strategis berikutnya adalah universitas berencana
membuat
aplikasi
sistem management
lainnya
seperti aplikasi
HRD
management
dan
accounting,
dimana
pada
akhirnya
semua
aplikasi
sistem
management
tersebut dapat terintegrasi.
1.2.
Rumusan Permasalahan
Investasi
dalam bidang
teknologi
informasi
akan
selalu
berkaitan
dengan
biaya
investasi (costs) dan keuntungan (benefits). Biaya investasi pada umumnya
lebih mudah diidentifikasi dan diperhitungkan dibandingkan dengan
benefit,
khususnya nilai tambah yang bersifat kasat mata (intagible benefit). Contoh nilai
tambah yang bersifat kasat mata adalah meningkatnya citra perusahaan yang
disebabkan karena penggunaan teknologi informasi pada proses bisnisnya.
Sebelum menggunakan
aplikasi
Fixed
Asset
Management
System,
universitas
menemukan
banyak
kesulitan
dalam mengontrol
terhadap
aset-aset
yang
dimiliki.
Setelah
diterapkannya
aplikasi Fixed
Asset
Management
System,
universitas terbantu dalam pengendalian terhadap aset-aset yang dimilikinya.
Berbagai laporan dapat ditampilkan dan digunakan secara akurat dan cepat, dan
proses
yang sebelumnya
dilakukan dalam waktu
yang cukup
lama,
maka
setelah
adanya aplikasi ini proses tersebut dapat berjalan dengan lebih cepat.
Masalah berikutnya
yang dapat
muncul dari pengunaan aplikasi Fixed Asset
Management
System adalah
apakah
sudah
mememenuhi
kebutuhan
operansional
sehari-hari? Apakah investasi yang dilakukan Universitas Confidential sudah
dapat
memperbaiki kinerja proses bisnis? Berapakah
rasio Return On Investment
|
|
5
atas investasi tersebut? Seiring dengan rencana strategis universitas dalam
pengembanganan aplikasi fixed asset management dan penambahan aplikasi
sistem management
lainnya,
apakah
dapat
memberikan
value
dan
mengurangi
resiko dari aplikasi sebelumnya? Oleh karena
itu, dalam evaluasi
ini akan dibahas
lebih lanjut apakah investasi yang dilakukan sudah memberikan nilai tambah bagi
universitas atau belum.
1.3. Tujuan Dan Manfaat
Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk memberikan informasi terhadap
Universitas Confidential
dalam memperhitungkan
nilai
ekonomi
dan
menilai
tingkat keberhasilan dari suatu investasi yang dilakukan di bidang teknologi
informasi yang sudah digunakan sejak bulan
April
2009
dan
memberikan
gambaran
mengenai
kinerja
aplikasi Fixed
Asset
Management
System
terhadap
proses bisnis manajemen aset Universitas Confidential.
Informasi (hasil evaluasi) yang didapat kemudian digunakan untuk
membantu
manajemen
dalam merancang
suatu investasi
IT
yang
memiliki
nilai
lebih dan resiko yang lebih kecil dari aplikasi sebelumnya. Evaluasi dari ketiga
metode yang digunakan menghasilkan suatu ukuran dan nilai yang nantinya
diterjemahkan
untuk
dijadikan
saran
kepada
manajemen
berkenaan
dengan
rencana proyek IT selanjutnya.
Sehingga
dalam
pengembangan
aplikasi
fixed
asset
management
dan
rencana pembuatan aplikasi sistem management berikutnya dapat
memaksimalkan
value dan meminimalkan resiko yang ada pada penerapan aplikasi tersebut.
|
|
6
Diharapkan dengan adanya evaluasi ini, Universitas Confidential
dapat
menggunakan
informasi
ini
untuk
menentukan
langkah
strategis
selanjutnya
dalam pengembangan
dan
pembuatan
aplikasi
berikutanya
dan
menilai
tingkat
keberhasilan
investasi
dalam bidang
teknologi
informasi
pada
masa
yang
akan
datang serta diharapkan agar teknologi informasi dapat memberikan value
bagi
Universitas Confidential dalam mendukung kinerja proses bisnisnya.
1.4.
Ruang Lingkup
Secara
umum,
evaluasi
yang
dilakukan
meliputi
investasi
di
bidang
teknologi
informasi
yang
dilakukan
terhadap
Universitas
Confidential
yang
berupa implementasi sistem aplikasi Fixed Asset Management System.
Dalam melakukan evaluasi
ini,
beberapa
metode
digunakan
seperti
Return
On
Investment,
Information
Economics,
dan Critical
Success
Factor Analysis
dengan mengkombinasikan dari sisi finansial dan non-finansial. Adapun secara
lebih spesifik, evaluasi dibatasi pada ruang lingkup:
1.
Ruang
lingkup
evaluasi
yang
dilakukan
adalah
pada
Universitas
Confidential dan objek evaluasi
yang
dilakukan
adalah pada
investasi
yang
telah
dilakukan
oleh
Universitas Confidential yang
berupa
implementasi
aplikasi Fixed
Asset
Management
System
terhadap
fixed asset management
di universitas Confidential.
2.
Penelitian difokuskan pada teori dan metodologi Return On Investment,
Information
Economics, dan Critical
Success Factor
Analysis terhadap
aplikasi Fixed Asset Management System.
|
|
7
3.
Hasil
evaluasi
menjelaskan
kelebihan
dan
kekurangan
yang
sudah
dimiliki
oleh
aplikasi Fixed Asset Management System. Kelebihan dan kekurangan
hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki nilai dan mengurangi resiko
yang
akan
dihadapi
universitas
dalam pengembangan
sistem berikutnya.
Saran-saran berupa peningkatan
nilai dan pengurangan resiko dibuat sebagai
hasil akhir dari evaluasi ini.
|