|
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi
2.1.1
Pengertian Data
Data menurut Zulkifli AM (2001,p2) adalah suatu fakta yang sudah
ditulis atau direkam ke dalam media (contohnya: komputer). Sedangkan menurut
James O’Brain (2004,p5) data adalah sekumpulan kejadian yang dikumpulkan
yang bersifat mentah atau belum diolah.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian data adalah suatu
kenyataan yang telah disimpan dan masih belum diolah.
2.1.2
Pengertian Informasi
Pengertian
Informasi
menurut
Mc Leod
(2001,p12)
data
yang
telah
diproses atau diolah menjadi sesuatu yang berguna. Sedangkan menurut Bodnar
dan
Hopwood
(2001,p1),
menyatakan
informasi ialah data yang berguna telah
diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi ialah data
yang telah diolah yang berguna untuk pengambilan keputusan.
2.1.3
Pengertian Sistem Informasi
Menurut
James
dan
Hall
(2001,
p7),
mendefinisikan
sistem informasi
sebagai sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses
menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
7
|
|
8
Sedangkan
James
O’Brien
(2004, p7), mendefinisikan “ Information
system
can
be
any
organized
combination of people, hardware, software,
communication networks and data resource that collect, transform, disseminates
information in an
organization”.
Intinya
adalah
sistem informasi
adalah
suatu
kesatuan yang terdiri dari manusia (brainware), perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), jaringan komputer dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mentransformasikan dan mendistribusikan informasi di dalam
suatu organisasi.
Bodnar dan Hopwood (2000, p4), mendefinisikan istilah sistem informasi
merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang
utnuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Berdasarkan pengertian diatas maka
dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi ialah suatu rangakaian prosedur komponen seperti hardware, software,
brainware, yang saling berinteraksi mengolah data menjadi informasi dan
mendistribusikan ke user untuk mencapai tujuan perusahaan.
2.1.4
Karakteristik Informasi Yang Berkualitas
Menurut McLeod (2001, p145), terdapat 4 dimensi dasar kualitas informasi
yang
harus dipertimbangkan
manajemen. Dimensi
ini memberi kontribusi pada
nilai informasi. 4 dimensi tersebut adalah :
1)
Relevansi
Informasi memiliki relevansi (keterkaitan) jika berkaitan langsung
dengan masalah yang ada.
2)
Akurasi
|
|
9
Idealnya
informasi
yang
disajikan harus
benar
dan
terbebas
dari
kesalahan.
3)
Ketepatan waktu
Informasi
harus
tersedia
tepat pada
waktu
dibutuhkan
khususnya
ketika
memecahkan
masalah
yang
penting sebelum situasi
krisis
menjadi tidak terkendali.
4)
Kelengkapan
Informasi harus dapat menyajikan gambaran lengkap dari suatu
permasalahan atau penyelesaian.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi
2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p691) Sistem Informasi Akuntansi
adalah
manusia dan sumber daya di dalam organisasi
yang bertanggung
jawab
untuk mempersiapkan informasi keuangan dan informasi yang di peroleh dengan
mengumpulkan dan memproses transaksi-transaksi perusahaan.
Menurut Jones dan Rama (2003, p4) Sistem Informasi Akuntansi
merupakan
kumpulan
kegiatan
yang
mendukung
aktivitas
sistem informasi
manajemen,
dimana
sistem informasi
manajemen
merupakan
sistem
yang
menangkap
data
organisasi,
menyimpan dan
memelihara
data
tersebut
dan
menyediakan informasi yang bermanfaat untuk fungsi produksi, pemasaran,
sumber daya manusia, akuntansi dan keuangan.
|
|
10
2.2.2
Tujuan dan manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan Rama (2003, p6-7) Sistem Informasi Akuntansi dalam
perusahaan antara lain :
1)
Menghasilkan laporan keuangan
Sistem Informasi Akuntansi
yang digunakan
untuk
menghasilkan
laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak
investors, creditors, dan Tax Collectors, regulatory agencies, dan
pihak lainnya.
2)
Mendukung aktifitas rutin
Manajer
membutuhkan
Sistem Informasi
Akuntansi
untuk
menangani
aktivitas
operasi rutin
selama
berlangsungnya
aktivitas.
3)
Mendukung pengambilan keputusan
Informasi juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang
tidak rutin pada semua level yang ada dalam organisasi.
4)
Perencanaan dan pengendalian
Sistem informasi dibutuhkan untuk perencanaan dan pengendalian
aktivitas. Pemusatan informasi pada anggaran dan standar biaya
disimpan pada standar infomasi, dan laporan dibuat untuk
membandingkan laporan yang dibuat dengan jumlah yang
sebenarnya terjadi.
5)
Implentasi Pengendalian Internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan informasi
yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian,
|
 11
pencurian, dan
menjaga keakuratan data keuangan. Sehingga
dapat
membangun
pengendalian
kedalam sistem informasi
akuntasi
yang
terkomputerisasi
untuk
membantu
pencapaian
tujuan organisasi.
2.3 Sistem Informasi Penjualan
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi Penjualan
Sistem
informasi
penjualan
adalah sub
sistem
informasi
bisnis
yang
mencangkup
kumpulan
prosedur
yang
melaksanakan,
mencatat,
mengkalkulasi,
membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan
bagian lain yang berkepentingan, mulai dari di terimanya dari order penjualan
sampai
mencatat
timbulnya
tagihan atau piutang dagang. (diambil dari
2.3.2
Siklus Transaksi Penjualan
Menurut Jones and Rama (2006, p4), terdapat 3 siklus transaksi utama,
yaitu :
1)
Siklus
Akuisisi
(Pembelian)
adalah
proses
pembelian
dan
pembayaran barang atau jasa.
2)
Siklus Konversi adalah proses dalam merubah sumber daya yang
diperoleh menjadi barang atau jasa.
3)
Siklus Penerimaan
(Penjualan)
proses dalam
penyediaan
barang
dan jasa kepada pelanggan dan pendapatan kas.
Siklus penjualan yang terdapat dalam perusahaan mencangkup
|
|
12
beberapa operasi berikut ini :
1)
Respon terhadap kebutuhan pelanggan.
Permintaan
pelanggan
dapat
ditangani
oleh sales
person,
yang
berperan
penting
dalam membantu
pelanggan
untuk
memahami
produk yang disediakan dan memilih produk yang tepat.
2)
Mengambangkan
kesepakatan
dengan
pelanggan
untuk
menyediakan barang dan jasa di masa yang akan datang.
Contoh, kesepakatan yang dapat diambil antara lain permintaan
pelanggan untuk barang dan jasa serta kontrak antara lain
permintaan
pelanggan
untuk
barang
dan
jasa serta
kontak
antara
perusahaan dan pelanggan untuk pelayanan barang dan jasa untuk
waktu
yang
akan
datang.
Bagian kunci dari fungsi ini adalah
bagian sales , dan pekerja yang melakukan order entry.
3)
Menyediakan layanan pengiriman barang kepada pelanggan.
Fungsi ini penting untuk menjamin lancarnya proses penerimaan
pendapatan perusahaan.
4)
Mengakui klaim terhadap barang dan layanan telah disediakan.
Perusahaan
dapat
melakukan
pemeriksaan
terhadap
klaim yang
diberikan
oleh
pelanggan
dengan
mencatat
piutang
dan
tagihan
dari pelanggan.
5)
Pengumpulan kas.
Pada suatu titik
dalam siklus
penjualan,
dilakukan
pengumpulan
dana atau dari para pelanggan.
|
|
13
6)
Melakukan deposit kas di bank.
Bagian yang terlibat dalam proses ini meliputi kasir dan bank.
7)
Menyiapkan laporan.
Berbagai
macam laporan
yang
berbeda
perlu
disiapkan
untuk
siklus penjualan. Contohnya antara lain, daftar pemesanan, daftar
pengiriman, dan daftar penerimaan kas.
2.4
Sistem Pengendalian Internal
2.4.1
Definisi Sistem Pengendalian Intenal
Menurut
Romney
(2003,
p195),
sistem pengendalian
internal
adalah
rencana dari organisasi dan metode sebuah bisnis untuk melindungi sebuah aset ,
mendukung akurasi dan kebenaran informasi, mempromosikan dan
meningkatkan efisiensi dari kegiatan operasional, dan mendorong kesetiaan
untuk mematuhi kebijakan – kebijakan manajerial.
Sedangkan menurut pendapat Weber (1999, p35), “ A control is a system
that prevent, detects,
or corrects
unlawfil
events”.
Sistem pengendalian adalah
suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kejadian yang timbul
saat transaksi dari serangkaian pemrosesan.
Pengelompokan pengendalian terdiri dari tiga bagian, diantaranya :
1)
Preventive control : digunakan untuk mencegah masalah sebelum
masalah tersebut muncul.
2)
Detective
control :
digunakan
untuk
menemukan
masalah
yang
berhubungan
dengan
pengendalian
segera
setelah
masalah
tersebut muncul.
|
|
14
3)
Corrective control : digunakan untuk memperbaiki masalah yang
ditemukan
pada
detective
control. Mencakup prosedur untuk
menentukan penyebab masalah yang timbul, memperbaiki
kesalahan yang timbul, memodifikasi sistem proses.
Menurut Mukhtar (1999,
p41-42),
pengendalian
internal
merupakan
perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau cara kontrol dalam
suatu
perusahaan
untuk
menjaga
aset perusahaan
guna
meningkatkan
tingkat
kepercayaan dan akurasi data, serta menjalankan operasional perusahaan secara
efisien.
2.4.2
Tujuan Sistem Pengendalian Internal
Menurut Cascarino (2007,p59) meninjau tujuan dari pengendalian internal
diantaranya ialah :
1)
Integritas dan tingkat kepercayaan informasi.
Jika manajemen tidak mempercayai integritas dan kehandalan dari
informasi
yang
ada
dan proses
di
dalam sistem
informasi,
semua
informasi harus diwaspadai, dan untuk beberapa kasus, hal ini akan
lebih merusak organisasi daripada kehilangan informasi itu sendiri.
2)
Ketaatan dengan peraturan, perencanan, prosedur, hukum, dan
undang – undang yang berlaku.
Hukum dan
peraturan
merupakan
kewajiban
dari
luar
dan
harus
ditaati. Ketidakcukupan sistem informasi dapat membuat organisasi
melanggar hukum yang ada di negara sehingga akibatnya organisasi
|
|
15
akan kehilangan keunggulannya, sanksi, dan kemungkinan akan
dijatuhi hukuman pada karyawan itu sendiri.
3)
Perlindungan atas aset.
Kehilangan harta (aset) adalah salah satu dari sekian banyak resiko
yang terlihat yang dapat dihadapi organisasi dan khususnya
mengakibatkan penerapan dari sebagian besar pengendalian yang
terlihat.
Di
dalam sebuah
organisasi
yang
berdasarkan
sistem
informasi, pengendalian aset dapat termasuk pengendalian yang
tidak dapat diukur.
4)
Operasional yang efisien dan efektif
Efektivitas
meliputi
pencapaian tujuan
yang
diharapkan dan
harus
menjadi pusat perhatian dari segala bentuk pengendalian dan
kegiatan operasional. Efisiensi dikelompokan sebagai ukuran dari
kepastian atas penggunaan dari sumber daya yang jarang diperoleh
serta termasuk mengurangi penghamburan sebagai usaha
pengurangan sumber daya.
2.4.3
Unsur Sistem Pengendalian Internal
Pendapat Weber (1999 , p49 ), mengenai pengendalian internal terdiri dari
5 unsur yang saling berintegrasi antara lain :
a. Control Environment
Komponen
ini
diwujudkan
dengan cara
pengoperasian,
cara
pembayaran wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan,
|
|
16
cara komite audit berfungsi, dan metode-metode yang digunakan
untuk merencanakan dan memonitor dan kinerja.
b.
Risk Assessment
Komponen untuk mengidentifikasi dan menganalisa resiko yang
dihadapi
oleh perusahaan dan cara-cara untuk menghadapi
resiko
tersebut.
c.
Control Activities
Komponen yang dioperasikan untuk memastikan transaksi telah
terotorisasi, adanya
pembagian
tugas,
pemeliharaan
terhadap
dokumen
dan
record, perlindungan aset dan record, pengecekan
kinerja dan penilaian dari jumlah record yang terjadi.
d.
Information and Communication
Komponen dimana informasi digunakan untuk mengidentifikasi,
mendapatkan dan menukarkan data yang dibutuhkan untuk
mengendalikan dan mengatur operasi perusahaan.
e.
Monitoring
Komponen
yang
memastikan
pengendalian
internal
beroperasi
secara dinamis.
2.5
IT Governance
2.5.1
Definisi IT Governance
Menurut
Weill
(2004,
p2) IT
Governace adalah spesifikasi dalam
pengambilan keputusan dan pertanggung jawaban kerangka kerja untuk
mendorong kebiasaan yang diinginkan dalam penggunaan TI.
|
 17
Sedangkan IT governance institute (2007, ITGI, p5) menyatakan
pengertian IT Governance sebagai : “IT Governance is the responsibility of the
executives
and
the
board
of
directors, and
consist
of
the
leadership,
organizational structures and processes that ensure that the enterprise’s IT
sustains and extends the organisation’s strategies and objectives”. Maksud dari
pengertian
diatas
adalah
IT
Governance
merupakan
tanggung
jawab
dari
eksekutif dan dewan direksi, yang terdiri dari kepemimpinan, struktur organisasi
dan proses yang memastikan bahwa perusahaan mendukung dan membantu
dalam pencapaian strategi dan tujuan organisasi.
2.5.2
Fokus area IT Governance
Fokus Area IT Governance menunjukan bahwa para menajemen
eksekutif perlu untuk mengarahkan pengelolaan TI di dalam perusahaan.
Gambar 2.1 Fokus Area IT Governance
Sumber : ITGI-CobIT 4.1th edition (2007, p6)
|
|
18
1. Strategic Alignment : yaitu fokus pada pemastian hubungan antara
bisnis dan perencanaan TI,
yang
mencakup
pendefinisian,
pemeliharaan dan validasi dari nilai TI, serta keterkaitan antara
operasi TI dengan operasi pada perusahaan.
2. Value
Delivery
:
yaitu
membahas
tentang
pelaksanaan
TI
yang
dapat memberi nilai tambah agar sesuai dengan strategi bisnis dan
prioritas. Peningkatan nilai tambah yang dimaksud antara lain :
pengoptimalan biaya, peningkatan pendapatan, mempercepat
proses kerja, dan lain sebagainya.
3. Resource Management :
yaitu mengenai pengoptimalan investasi
dan
manajemen
yang
tepat terhadap
sumber
daya
TI,
yang
mencakup aplikasi, informasi, dan manusia.
4. Risk Management : yaitu
membutuhkan tingkat kewaspadaan
yang tinggi pada organisasi yang telah memanfaatkan teknologi
informasi
secara
optimum,
resiko yang
berhubungan
dengan
teknologi
informasi juga
merupakan resiko
pada
organisasi. Jadi
manajemen resiko pada teknologi informasi merupakan hal
yang
sangat penting.
5.
Performance Management : yaitu mengarahkan dan mengawasi
implementasi strategi, penyelesaian proyek, pemakaian
sumber
daya, pengukuran kinerja, dan lain-lain.
|
|
19
2.6
CobIT
Menurut Gondodiyoto (2007, p274), CoBIT merupakan sebuah kerangka
kerja
(framework) IT
Governance
dan
sekumpulan
alat
yang
mempertemukan
kebutuhan
beragam manajemen
dengan
menjembatani
celah
antara
kebutuhan
pengendalian, masalah teknis teknologi informasi dan resiko bisnis.
Berdasarkan IT
Governance
Institute,
CobIT (Control
Objective
of
Information and Related Technology) merupakan sebuah kerangka kerja
(framework) yang terdiri dari sekumpulan dokumentasi best practices untuk
IT
Governance yang dapat membantu auditor, manajemen dan pengguna (user)
untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan pengendalian dan
permasalahan-permasalahan teknis serta dapat memberikan arahan (guidelines)
yang berorientasi pada bisnis.
CobIT
di
desain
terdiri
dari
34 high
level
control
objectives
yang
menggambarkan proses TI yang terdiri dari 4 domain yaitu : Plan and Organise
(PO), Acquire
and Implement(AI),
Deliver and
Support(DS) dan
Monitor
and
Evaluate(ME), dimana menyangkut seluruh sumber daya informasi (IT
resources) yaitu : manusia, aplikasi TI, teknologi, fasilitas dan infrastruktur
lainnya, dan sebagainya. Dengan melakukan control terhadap ke 34 objektif
tersebut,
perusahaan
diharapkan
dapat
memperoleh
keyakinan
akan
kelayakan
tata kelola dan control yang diperlukan untuk lingkungan TI. Untuk mendukung
IT process tersebut tersedia lagi sekitar 210 tujuan control yang lebih detil untuk
menjamin kelengkapan dan efektifitas implementasi. Selain itu mencakup juga 4
perspektif
dalam melakukan
pengendalian,
yaitu
:
Financial
Perspective,
Customer Perspective, Internal Perspective, Learning and Growth.
|
 20
Gambar 2.2 CobIT Processes Defined Within The Four Domains
Sumber : ITGI-CobIT 4.1
th
edition (2007,p26)
Gambar 2.3 Produk CobIT
Sumber : ITGI-CobIT 4.1th edition (2007,p7)
|
|
21
Dari gambar di atas, produk CobIT meliputi :
1) Board Briefing on IT Governance, 2
nd
Edition
Membantu
para
eksekutif
memahami
betapa
pentingnya IT
Governance, apa yang menjadi masalah dan tanggung jawab mereka
dalam pengelolaannya.
2) Management guidelines/maturity models
Membantu menentukan tanggung jawab, pengukuran kinerja, tolak
ukur, dan menemukan gap dalam kapabilitasnya.
3) Frameworks
Mengorganisasikan objektif
IT governance
dan good practices
pada
domain dan proses TI, serta menghubungkan dengan kebutuhan
bisnis.
4) Control objectives
Menyediakan sebuah kumpulan komplit dari kebutuhan tingkat tinggi
yang
akan
dipertimbangkan
oleh manajemen
guna
mengendalikan
setiap proses TI agar lebih efektif.
5) IT Governance Implementation Guide : Using CobIT @ and Val IT
™, 2
nd
Edition
Menyediakan
panduan
yang
umum
untuk
mengimplementasikan
IT
governance dengan menggunakan CobIT dan Val IT™ resources.
6) CobIT@ Control Practices : Guidance to Achieve Control Objectives
for Succesful IT Governance, 2
nd
Edition
|
|
22
Menyediakan petunjuk mengenai mengapa
kontrol
sangat
penting
untuk diimplementasikan dan bagaimana
cara mengimplementasikan
petunjuk-petunjuk tersebut.
7) IT Assurance Guide : Using CobIT@
Menyediakan pedoman mengenai bagaimana CobIT dapat digunakan
untuk mendukung jaminan dari keanekaragaman aktivitas bersama
dengan
langkah
pengujian
yang
diusulkan
dalam proses
TI
dan
objective control.
2.6.1
Misi CobIT
Berdasarkan
IT
Governance
Institute (2007,p9,http://www.isaca.org),
misi CobIT dijelaskan sebagai berikut :
“To
research
develop,
publicise
and
promote
an
authoritative,
up-to-
date, internationally, accepted IT governance control framework adoption by
enterprises and day-to-day use by business managers professionals and
assurance professionals.”
CobIT diharapkan dapat membantu menemukan berbagai kebutuhan
manajemen berkaitan dengan TI, membantu pengoptimalan investasi TI, dan
menyediakan kriteria ketika terjadi penyelewengan atau penyimpangan, serta
dapat diterapkan dan diterima sebagai standar keamanan TI dan praktek
kendali untuk mendukung kebutuhan manajemen dalam menentukan dan
mengawasi tingkatan yang sesuai dengan keamanan
dan
kendali
organisasi
mereka.
|
|
23
2.6.2
Kerangka kerja CobIT
CobIT memberikan arahan (guidelines) yang berorientasi pada bisnis.
Dan karena itu business process owners dan manajer termasuk juga auditor dan
users,
diharapkan
dapat
memanfaatkan guidelines
dengan
baik.
Menurut
Gondodiyoto (2007, p 157), kerangka kerja CobIT terdiri atas beberapa arahan
(guidelines), yakni :
1) Control Objectives
Control
Objectives TI adalah pernyataan mengenai hasil atau
tujuan
yang harus
dicapai
melalui
penerapan
prosedur
kendali
dalam aktivitas TI
tertentu.
Terdiri
atas
4 tujuan
pengendalian
tingkat tinggi (high level control objectives) yang tercermin dalam
4
domain, yaitu Plan and Organise (PO), Acquire and Implement
(AI),
Deliver
and
Support
(DS), Monitor
and
Evaluate
(ME).
Control Objectives
yang kemudian akan dipertimbangkan oleh
manajer untuk keefektifan kendali dari setiap proses TIAudit
Guidelines
2)
Berisi sebanyak 210 tujuan-tujuan pengendalian rinci
(detailedcontrol objectives) untuk
membantu
para
auditor
dalam
memberikan management assurance dan saran perbaikan.
|
|
24
3)
Management Guidelines
Berisi
arahan
baik secara
umum maupun
spesifik
mengenai
apa
saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab
pertanyaan-pertanyaan berikut :
a)
Sejauh
mana
TI
harus
bergerak,
dan
apakah
biaya
TI
yang
dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya?
b)
Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus?
c)
Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat
mencapai sukses (critical success factor)?
d)
Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa
yang
mereka
lakukan?
e)
Bagaimana Anda mengukur keberhasilan dan menilainya?
Konsep dasar dari kerangka kerja CobIT adalah bahwa kontrol
terhadap
sistem informasi
dapat
dilakukan
dengan
cara
menentukan
informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk mendukung objektif
bisnis. Setelah informasi ini
ditentukan kemudian ditentukan sebuah kebijakan kontrol terhadap informasi-
informasi ini. Informasi yang dikontrol adalah informasi tentang sumber daya
yang terkait dalam proses-proses sistem informasi.
|
 25
Gambar 2.4 Prinsip Dasar CobIT
Sumber : ITGI-CobIT 4.1th edition (2007, p10)
Dengan demikian, dapat disimpulkan sumber daya TI (IT
resources) dikelola oleh proses TI (IT Processes) untuk mencapai tujuan
TI yang menanggapi kebutuhan bisnis. Secara keseluruhan, CobIT dapat
dipandang sebagai
sebuah
kubus
yang
terdiri
dari
tiga dimensi
yaitu
:
Information Criteria, IT Resource, dan IT Processes.
|
 26
Gambar 2.5 Kubus CobIT
Sumber : ITGI-CobIT 4.1th
eddition (2007, p25)
2.6.3
IT Resources
IT Resource adalah sumber daya yang berkaitan dengan teknologi
informasi. IT Resource terdiri dari lima macam hal sebagai berikut :
1) Application
Application
meliputi
aplikasi
yang digunakan untuk mengelola
informasi dalam menjalankan proses bisnis.
4) Information
Informasi
merupakan data
yang diinput, diproses, dan dihasilkan
oleh sistem informasi dan digunakan untuk bisnis.
5)
Infrastructure
Infrastruktur merupakan teknologi yang mendukung proses
aplikasi. Contohnya: perangkat keras, sistem operasi, sistem
manajemen database, jaringan, multimedia, serta perangkat
lainnya yang mendukung.
|
|
27
6)
People
Orang merupakan personil yang dibutuhkan untuk merencanakan,
mengorganisasi, memperoleh, mengimplementasi, memberikan,
mendukung, memonitor dan mengevaluasi sistem informasi.
2.6.4
Information Criteria
Kriteria informasi menurut CoBIT dijelaskan sebagai berikut :
1)
Effectiveness
Berhubungan
dengan
informasi
yang relevan dan berhubungan
sampai proses perusahaan berjalan dengan baik sebagai mana
dikirimkan di cara yang tepat pada waktunya, benar, konsisten dan
dapat dipakai.
2)
Efficiency
Berhubungan dengan penyediaan informasi lewat penggunaan
sumber daya yang optimal.
3)
Confidentiality
Berhubungan dengan perlindungan informasi yang sensitive atau
sangat penting dari penyingkapan yang tidak sah.
4)
Integrity
Berhubungan
dengan
keakuratan
dan
kelengkapan
informasi
sebaik
mungkin
sampai
validitasnya
sesuai
dengan
nilai
bisnis
dan harapan perusahaan.
|
 28
5)
Availability
Berhubungan
dengan
ketersediaan informasi
ketika
dibutuhkan
oleh proses bisnis sekarang maupun yang akan datang. Termasuk
juga mengenai perlunya melindungi sumber penghasilan dan
kemampuan yang berhubungan.
6)
Compliance
Berhubungan dengan mematuhi undang-undang, peraturan dan
kontrak perjanjian yang proses bisnisnya ialah subjek.
7)
Reliability
Berhubungan dengan penyediaan informasi yang tepat bagi
pimpinan
untuk
menjalankan
entitas dan latihan melelang dan
tanggung jawab tata kelola.
2.6.5
IT Processes
Kerangka
kerja
CobIT
terdiri atas kontrol
objektif
dan
semua
struktur
yang sesuai dengan klasifikasinya.
Gambar 2.6 Struktur Kerangka Kerja CobIT
Sumber : ITGI-CobIT 4.1th edition (2007, p25)
|
|
29
Sesuai
dengan
struktur
kerangka
kerja
pada
gambar
di
atas, CobIT
dijabarkan
menjadi
4
domain
yang
kemudian dijabarkan kembali menjadi 34
macam proses dan sekitar 210 tujuan kontrol yang lebih detil.
Bagian utama CobIT adalah ke-34 control objectives. Control
objectives tersebut dikelompokkan dalam 4 domain, yaitu:
1) Plan and Organise (Perencanaan dan Pengorganisasian)
Domain
ini
mencakup
pembahasan
tentang
identifikasi
dan
strategi investasi TI yang dapat memberikan yang terbaik untuk
mendukung pencapaian tujuan bisnis.
2) Acquire and Implement (Akuisisi dan Implementasi)
Untuk
merealisasi
strategi
TI, perlu diatur
kebutuhan
TI,
diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara
terpadu dalam proses bisnis perusahaan.
3)
Deliver and Support (Layanan dan Dukungan)
Domain ini lebih dipusatkan pada ukuran tentang aspek dukungan
TI
terhadap kegiatan operasional bisnis
(tingkat
jasa
layanan TI
aktual atau service level) dan aspek urutan (prioritas implementasi
dan pelatihannya).
4)
Monitor and Evaluation (Pengawasan dan Evaluasi)
Semua proses TI membutuhkan penilaian secara berkala agar
kualitas
dan
tujuan
dukungan
TI tercapai
dengan
kebutuhan-
kebutuhan kontrol.
|
|
30
2.6.6
Domain Plan and Organise (PO)
2.6.6.1 PO1
Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang
strategis)
Perencanaan strategis TI diperlukan untuk mengelola dan memimpin
semua sumber daya TI
seiring dengan strategi dan prioritas bisnis. Fungsi
Teknologi
Informasi
dan
pemegang
saham bisnis
bertanggung
jawab
untuk
menjamin
hasil
yang
optimal
direalisasikan
dari
proyek dan
portofolio
pelayanan.
2.6.6.2 PO2
Define
the
Information
Architecture
(Menentukan
Arsitektur
Informasi)
Proses ini memperbaiki kualitas keputusan manajemen dengan
meyakinkan bahwa informasi yang disediakan dapat diandalkan dan aman, dan
memungkinkan sumber
daya informasi sistem yang memungkinkan untuk
membandingkan strategi bisnis secara wajar.
2.6.6.3 PO3
Determine Tecnological Direction (Menetapkan Arah Teknologi)
Fungsi pelayanan informasi menentukan jurusan teknologi untuk
membantu bisnis. Ini memerlukan pembentukan suatu rencana teknologi
infrastruktur dan dewan arsitektur yang menetapkan dan mengelola tujuan
secara jelas dan realistis. Apakah teknologi bisa memberikan syarat – syarat dari
produk, mekanisme pelayanan dan pengiriman.
2.6.6.4 PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan
Proses, Organisasi, dan Keterkaitan TI)
Organisasi Teknologi Informasi ditetapkan
dengan
mempertimbangkan
syarat-syarat
bagi
staf, ketrampilan,
fungsi, pertanggung
jawaban, kekuasaan,
|
|
31
tugas, tanggung jawab, dan pengawasan. Proses-proses,
kebijakan-kebijakan
administratif dan prosedur-prosedur semuanya berada pada tempatnya untuk
semua fungsi, dengan perhatian spesifik untuk mengkontrol, kepastian mutu,
pengelolaan resiko,
keamanan
informasi,
kepemilikan
data
dan sistem,
dan
pemisahan tugas/kewajiban.
2.6.6.5 PO5 Manage the IT Investment (Mengelola Investasi TI)
Sebuah kerangka dibuat dan dipelihara untuk mengelola program
investasi Teknologi Informasi dan yang meliputi biaya, keuntungan,
prioritasisasi
dalam anggaran,
proses
penganggaran
dan
pengelolaan
berdasarkan anggaran yang formal.
2.6.6.6 PO6
Communicate Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan
Arah dan Tujuan Manajemen)
Manajemen
menegembangkan
suatu
perusahan
kerangka
kerja
kontrol
TI dan menetapkan dan mengkomunikasikan peraturan. Komunikasi
mendukung pencapaian tujuan TI dan menjamin kesadaran dan pemahaman
bisnis dan risiko TI, dan tujuan. Proses memastikan sesuai dengan undang-
undang dan peraturan yang relevan.
2.6.6.7 PO7 Manage IT Human Resources (Mengelola Sumberdaya Manusia TI)
Tenaga
kerja
yang
kompeten
diperoleh
dan
dipertahankan
untuk
kreasi
dan
pengantaran
pelayanan
TI
kepada bisnis. Ini tercapai
dengan
mengikuti
ketetapan dan penerapan yang disetujui dahulu yang membantu perekrutan,
pelatihan, mengevaluasi performa, kenaikan pangkat dan penghentian hubungan
kerja. Proses ini adalah kritis, karena orang adalah aset yang penting, dan
|
|
32
penentuan dan kontrol lingkungan internal sangat tergantung atas motivasi dan
kompetensi personalia yang memenuhi persyaratan bisnis.
2.6.6.8 PO8
Manage Quality (Mengelola Kualitas)
QMS adalah pengembangan dan perawatan yang termasuk bukti
perkembangan dan proses akuisisi dan standar. Hal ini
diaktifkan
oleh
perencanaan, pelaksanaan dan mempertahankan QMS dengan memberikan
kualitas persyaratan yang jelas, prosedur dan kebijakan.
2.6.6.9 PO10
Manage Projects (Mengelola Proyek)
Kerangka kerja manajemen resiko adalah diciptakan dan dikelola.
Dokumen kerangka kerja yang umum dan disepakati oleh tingkat resiko dari TI,
keringanan strategi dan sisa resiko. Segala dampak yang potensial dalam tujuan
dari
organisasi
yang
disebabkan
oleh
peristiwa tidak
terencana,
diidentifikasi,
dianalisa dan dinilai.
2.6.7
Domain Acquire and Implement (AI)
2.6.7.1 AI 1
Identify Automated Solutions (Mengidentifikasi Solusi Otomatis )
Merupakan salah satu sasaran kontrol yang berfokus pada
pengidentifikasian solusi terotomatisasi. Tujuan pada proses ini adalah
menjamin
efektifitas
dan
efisiensi
sesuai
pendekatan
dalam hal
kepuasan
pengguna. Sedangkan sumber daya teknologi informasi yang terlibat dalam
proses ini antara lain sistem aplikasi, teknologi, dan fasilitas. Proses ini meliputi
kejelasan
akan
apa
yang
dibutuhkan,
pertimbangan
dan
berbagai
solusi
yang
ada,
meninjau
ulang
kemampuan
teknologi dan ekonomi,
analisis
resiko
dan
|
|
33
analisa
rugi
laba,
serta
keputusan
akhir
untuk
membuat
atau
membeli
solusi
yang ada.
2.6.7.2 AI2
Acquire and Maintain Application Software (Mendapatkan dan
Memelihara Aplikasi Perangkat lunak)
Aplikasi
yang dibuat
tersedia sesuai dengan persyaratan bisnis. Proses
ini melindungi desain dari aplikasi, penyertaan yang tepat dari kontrol aplikasi
dan persyaratan keamanan, dan pengembangan dan susunan sesuai dengan
standar.
Ini
memperbolehkan
organisasi untuk dukungan bisnis yang sesuai
dengan aplikasi yang benar.
2.6.7.3
AI3
Acquire
and
Maintain
Technology
Infrastructure
(Mendapatkan
dan
Memelihara Infrastruktur Teknologi)
Organisasi mempunyai proses untuk pengadaan, implementasi
dan
meningkatkan infrastruktur teknologi. Persyaratan ini mendekati perencanaan
untuk pengadaan, perawatan dan melindungi infrastruktur sesuai dengan strategi
teknologi yang disetujui dan ketetapan dari pengembangan dan pengujian di
lingkungan.
2.6.7.4 AI4
Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)
Merupakan
proses
yang
membutuhkan produksi dokumentasi, dan
petunjuk bagi pengguna TI, dan menyediakan pelatihan untuk memastikan
penggunaan, pengoperasian aplikasi dan infrastruktur berjalan dengan
semestinya.
2.6.7.5 AI5
Procure IT Resources (Memperoleh Sumberdaya TI)
Merupakan
proses
yang
bertujuan
untuk
memperoleh
sumber
daya
TI
yang meliputi orang, perangkat keras, perangkat lunak dan layanan. Hal ini
|
|
34
membutuhkan
penjelasan
dan
pelaksanaan
prosedur
procure,
yaitu
pemilihan
vendors, aturan yang disetujui dalam kontrak, dan proses akuisisi itu sendiri.
2.6.7.6 AI6
Manage Changes (Mengelola Perubahan)
Merupakan salah satu sasaran kontrol yang berfokus pada proses untuk
mengelola perubahan. Tujuannya adalah untuk meminimalkan adanya
kemungkinan gangguan, perubahan dan kesalahan yang tidak terotorisasi.
Effectivenes,
efficieny,
integrity dan
availability
merupakan
unsur-unsur
information criteria yang perlu diperhatikan untuk memenuhi proses ini.
2.6.7.7 AI7
Install
and
Accredit
Solutions
and
Changes
(Memasang
dan
Mengakui Solusi dan Perubahan)
Sistem baru perlu dilakukan operasional
setelah pengembangan selesai.
Ini memerlukan pengujian yang tepat dalam mempersembahkan lingkungan
dengan pengujian data yang relevan, pengertian dari instruksi perpindahan,
melepaskan rencana dan promosi dan produksi yang sesungguhnya dan
peninjauan paska pelaksanaan. Ini meyakinkan bahwa operasional sistem sesuai
dengan tujuan dan hasil yang telah disetujui.
2.6.8
Domain Deliver and Support (DS)
2.6.8.1 DS1
Define and Manage Service Levels (Menentukan
dan Mengelola
Tingkat Layanan)
Komunikasi
yang
efektif
diantara manajemen
TI
dan
pelanggan
bisnis
mengenai
pelayanan yang diperlukan yang sudah bisa digunakan oleh definisi
yang didokumentasikan dan persetujuan dari pelayanan TI dan tingkat
|
|
35
pelayanan.
Proses
ini
termasuk
monitoring
dan
pelaporan
yang
tepat
waktu
kepada pemilik perusahaan dalam tingkat pelayanan yang sempurna.
2.6.8.2 DS2
Manage Third-party Services (Mengelola Layanan Pihak Ke Tiga)
Kebutuhan untuk memastikan bahwa layanan yang disediakan oleh
pihak
ketiga
(pemasok,
vendor
dan
mitra)
memenuhi persyaratan bisnis yang
memerlukan proses pengelolaan oleh pihak ketiga yang efektif. Proses ini
dengan jelas mendefinisikan peran, tanggung jawab dan harapan pihak ketiga
dalam perjanjian
serta
meninjau
dan
pemantauan
perjanjian
tersebut
untuk
efektivitas dan kepatuhan.
2.6.8.3 DS3
Manage
Performance
and
Capacity
(Mengelola
Kinerja
dan
Kapasitas)
Tujuan dilakukan proses ini adalah dalam mengatur kapasitas pencapaian
sumber daya TI diperlukan suatu proses meninjau ulang kembali pencapaian
sumber daya tersebut sekarang ini. Proses ini meliputi meramalkan kebutuhan
yang
diperlukan
untuk
masa
mendatang berdasarkan apa yang dibutuhkan,
penyimpanan, dan kebutuhan yang tidak diduga.
2.6.8.4 DS4
Ensure
Continuous
Service
(Memastikan
Layanan
Yang
Berkelanjutan)
Tujuan dilakukan proses ini adalah untuk mengembangkan, memelihara,
menguji
perencanaan
kesinambungan
TI,
memanfaatkan
penggunaan offsite
backup storage dan menyediakan pelatihan secara
perodik dan berkala. Proses
ini dapat dicapai dengan mengembangkan serta memelihara kontinuitas TI,
pelatihan dan pengujian rencana
kontinuitas
TI, penyimpanan
salinan
rencana
dan data dalam suatu lokasi tertutup.
|
|
36
2.6.8.5 DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)
Tujuan
dilakukan
proses
ini
adalah
untuk
mengatur
integritas
informasi
dan
menjaga
aset-aset
yang
diperlukan
dalam proses
manajemen
keamanan.
Proses ini meliputi menetapkan dan memelihara
peran
keamanan
TI
dan
pertanggungjawaban, kebijakan-kebijakan,
ukuran-ukuran
dan
prosedur-
prosedur.
Proses
ini
dapat
dicapai dengan
memahami
kebutuhan
keamanan,
kelemahan
sistem dan
ancaman-ancaman,
mengatur
identitas
pengguna
dan
otorisasi dalam metode standarisasi, dan pengujian keamanan secara berkala.
2.6.8.6 DS6
Identify and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan
Biaya)
Tujuan dari proses ini adalah menciptakan kebutuhan untuk sistem yang
baik untuk mengalokasikan, pengukuran biaya TI yang tepat dan persetujuan
dengan
pengguna
bisnis
dalam pengalokasian
yang
baik.
Proses
ini
meliputi
membangun,
menjalankan
sistem untuk
mengetahui, mengalokasikan
dan
melaporkan biaya TI kepada pengguna jasa. Proses ini dapat diwujudkan
dengan
membangun
dan
menyetujui pada
model
biaya
perusahaan,
menyetarakan kualitas dan jumlah dari service yang ada, mengimplementasikan
proses berdasarkan persetujuan kebijakan.
2.6.8.7 DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna)
Tujuan dari proses ini adalah agar pengguna dapat menggunakan sistem
dengan
efektif
dan
efisien,
serta
memastikan
pengguna
sistem mematuhi
prosedur dan kebijakan yang berlaku. Proses ini dapat diwujudkan dengan
membuat
materi
pelatihan,
mengadakan
pelatihan,
serta
meninjau
ulang
hasil
|
|
37
pelatihan
tersebut
apakah
membawa
pengaruh
yang
berarti
terhadap
kenerja
pengguna sistem.
2.6.8.8 DS8
Manage Service Desk and Incidents (Mengelola Bagian Layanan dan
Insiden)
Tujuan dari proses ini adalah menghasilakan respon
secara berkala dan
efektif untuk menanggapi berbagai pertanyaan pengguna TI dan masalah-
masalah,
memerlukan
pelayanan
yang
baik
dan
pelaksanaan yang
baik.
Proses
ini
dapat
diwujudkan
dengan
menginstal dan mengoprasikan bagian service,
memantau dan
melaporkan, menggambarkan prosedur dan kriteria peningkatan
yang baik.
2.6.8.9 DS10 Manage Problems (Mengelola Masalah)
Manajemen
masalah-masalah yang efektif memerlukan
identifikasi
dan
klasifikasi dari masalah-masalah proses manajemen masalah meliputi
rekomendasi perumusan
masalah
untuk perbaikan, pemeliharaan catatan-catatan
masalah,
mereview
status
dari
tindakan penyelesaian.
Proses
ini
terfokus
pada
mencatat,
memantau
dan
menyelesaikan masalah-masalah
operasional,
investigasi sumber sebab dari semua masalah yang penting dan menggambarkan
solusi untuk identifikasi masalah operasi. Proses ini dapat diwujudkan dengan
menjalankan
analisis sumber
masalah
pada
laporan
masalah-masalah,
menganalisis
petunjuk-petunjuk,
mengambil alih masalah-masalah dan
menjalankan penyelesaian masalah.
2.6.8.10 DS11 Manage Data (Mengelola Data)
Manajemen data yang efektif
memerlukan
identifikasi data
yang penting.
Proses manajemen data juga meliputi pembentukan prosedur yang efektif untuk
|
|
38
mengatur
dokumen-dokumen,
menyimpan dan
memperoleh
kembali
data.
Manajemen data
yang efektif membantu menentukan kualitas, ketepatan waktu
dan ketersediaan dari data bisnis.
Proses ini terfokus pada pemeliharaan
kelengkapan,
ketepatan,
ketersediaan dan
perlindungan
data.
Proses
ini
dapat
terwujud dengan back-up data dan pengujian tempat penyimpanan, mengatur
penyimpanan data internal dan eksternal, keamanan distribusi data dan peralatan.
2.6.8.11 DS12 Manage the Physical Environment (Mengelola Lingkungan Fisik)
Perlindungan terhadap peralatan komputer dan perangkat-perangkat
lainnya memerlukan fasilitas fisik dengan perancangan yang baik dan pengaturan
yang
baik.
Proses
ini
terfokus
untuk
menetapkan
dan
memelihara
lingkungan
fisik
yang
tepat
untuk
melindungi
aset-aset TI dari akses, kerusakan atau
pencurian. Proses ini dapat terwujud dengan
mengimplementasikan kematangan
keamanan fisik dan memilih dan mengatur fasilitas.
2.6.8.12 DS13 Manage Operations (Mengelola Operasional)
Memproses data yang lengkap dan akurat memerlukan manajemen yang
efektif dari prosedur-prosedur pemrosesan data dan pemeliharaan yang baik pada
hardware. Proses
ini terfokus untuk
menemukan
mutu service oprasional untuk
penjadwalan memprosesan data, manjaga hasil keluaran dan memantau dan
memelihara
infrastruktur.
Proses
ini
dapat tercapai dengan mengoprasikan
lingkungan TI dengan baik dengan berdasarkan pada mutu service dan
menjalankan instruksi-instruksi serta memelihara infrastruktur TI.
|
|
39
2.6.9
Domain Monitor and Evaluate (ME)
2.6.9.1 ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi
Kinerja TI)
Manajemen kinerja TI yang efektif membutuhkan
proses
monitoring.
Proses ini termasuk menggambarkan indikator kinerja yang relevan, sistematis,
dan laporan dari kinerja yang tepat waktu dan bertindak cepat atas
penyimpangan. Monitoring dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa sesuatu yang
benar telah selesai dikerjakan dan sesuai dengan petunjuk dan hukum yang telah
ditetapkan.
2.6.9.2 ME4
Provide IT Governance (Menyediakan Tata Kelola TI )
Menetapkan tata kelola yang efektif termasuk menjelaskan struktur
organisasi, proses, pimpinan,
aturan
dan
tanggung
jawab
untuk
memastikan
bahwa
investasi
TI di dalam perusahaan yang berpihak dan disampaikan sesuai
dengan strategi dan tujuan perusahaan.
2.7
Maturity Model
Maturity Model
membantu
para
profesional
untuk
dapat
menjelaskan
kepada pihak
manajemen perusahaan
mengenai posisi dari
tata
kelola TI
yang
ada di perusahaan saat ini dapat menentukan target untuk masa yang akan
datang. Tingkat maturity dapat dipengaruhi oleh tujuan bisnis dari perusahaan,
lingkungan operasional dan lingkungan industri.
Maturity di dalam CobIT ada 6 level, dimulai dari level 0 sampai dengan
level 5, diantaranya adalah :
|
|
40
1)
0 Non – existent
Melengkapi kekurangan dari proses yang ada. Perusahaan tersebut
bahkan telah diakui bahwa tidak ada masalah untuk dipenuhi.
2)
1 Initial/ Ad Hoc
Ada bukti bahwa perusahaan telah mengakui bahwa ada masalah dan
perlu ditangani. Namun tidak ada standar proses; sebagai gantinya,
terdapat pendekatan ad hoc yang cenderung diterapkan pada individu atau
kasus-per-kasus tertentu.
3)
2 Repeatable but Intuitive
Proses
telah
berkembang ke
tahap
dimana prosedur
yang
sama
diikuti
oleh
orang
yang
berbeda
melakukan tugas
yang sama. Tidak ada
pelatihan formal atau prosedur standar komunikasi dan tanggung jawab
diberikan
kepada
setiap
individu.
Ada
tingkat
keprcayaan
yang
tinggi
pada tingkat pengetahuan dari individu, oleh karena itu ada kemungkinan
kesalahan.
4)
3 Defined Process
Prosedur telah distandarisasi dan telah didokumentasikan dan
dikomunikasikan melalui pelatihan. Hal ini diamanatkan agar proses
harus
diikuti,
namun
mungkin
akan ada penyimpangan
yang terdeteksi.
Prosedur itu sendiri tidak canggih tetapi, ada pelatihan secara formal.
5)
4 Managed and Measurable
Manajemen
memonitor
dan
mengukur
langkah-langkah sesuai dengan
prosedur dan mengambil tindakan dimana
proses
yang
ada
tidak dapat
bekerja secara efektif. Proses berada di bawah peningkatan konstan dan
|
|
41
memberikan
pelatihan
yang
baik.
Otomatisasi
dan
alat-alat
digunakan
dalam cara yang terbatas atau terbagi – bagi.
6)
5 Optimised
Proses telah disempurnakan ke tingkat pelatihan yang baik, berdasarkan
hasil perbaikan dan maturity model dengan perusahaan lain. TI
digunakan dalam satu cara untuk mengotomatisasikan pekerjaan,
menyediakan alat untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas, membuat
perusahaan untuk cepat menyesuaikan diri.
2.8
Analisa Perspektif
2.8.1
Customer Perspective
Perspektif ini menjelaskan bagaimana cara
untuk meningkatkan kualitas
pelayanan terhadap pelanggan agar dapat bersaing dengan para kompetitor
dengan produk dan layanan yang unggul sehingga loyalitas pelanggan terjaga
karena kualitas pelayanan
yang diberikan tidak menurun. Serta adanya berbagai
tuntutan dari pasar ataupun pelanggan harus dipertimbangkan agar dapat
memenuhi kebutuhan baru yang ada. Sehingga dapat membantu menejemen
tingkat atas dalam mengambil keputusan strategis.
2.8.2
Financial Perspective
Perspektif ini menjelaskan mengenai tingkat keuntungan yang dapat
dihasilkan dari suatu investasi serta mencegah kerugian dari resiko yang dapat
timbul dan mempertanggungjawabkan pelaporan serta hal-hal yang berhubungan
dengan investasi bisnis perusahaan.
|
|
42
2.8.3
Internal Perspecttive
Perspektif
ini menjelaskan
mengenai cara
untuk
menjamin kelangsungan
bisnis
perusahaan
serta
mencapai dana
yang
efektif
untuk
menghindari
kemungkinan buruk yang mungkin terjadi dalam proses bisnis, agar terdapat
kesinambungan dalam kebijakan internal serta kebijakan eksternal, sehingga
dapat menjaga kinerja agar tetap dapat mengahasilkan produk serta layanan yang
bermutu.
2.8.4
Learning and Growth
Perspektif ini menjelaskan cara untuk meningkatkan inovasi serta kinerja
dari para
staff
agar
dapat
menciptakan suatu kondisi yang dapat memberikan
keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
2.9
Struktur Organisasi
Menurut Gibson (1997,p327), Struktur Organisasi merupakan suatu pola
pekerjaan dan kelompok pekerjaan organisasi yang berperan penting dalam
tingkah laku individu dan kelompok.
Sedangkan Menurut Drs.Ig.Wursanto
(2003,p108),
struktur
organisasi
merupakan suatu gambaran yang memperlihatkan satuan –
satuan organisasi,
hubungan-
hubungan, dan alur dalam wewenang dan tanggung jawab yang ada
dalam organisasi.
Agar
struktur organisasi
tampak
jelas,
mudah dilihat,
mudah
dipahami,
dan cepat dibaca oleh siapapun, struktur organisasi perlu digambar dalam sebuah
gambaran grafis. Dengan demikian pengetian struktur organisasi berbeda dengan
|
 43
bagan organisasi. Meskipun keduanya dapat dibedakan pengertiannya, tetapi
tidak dapat dipisahkan dalam penerapannya.
2.10
Visi dan Misi
2.10.1 Visi
Visi
(
Adalah
suatu
pernyataan
tentang
gambaran keadaan dan karakteristik yang ingin dicapai oleh suatu lembaga pada
jauh di masa yang akan datang. Banyak interprestasi yang dapat keluar dari
pernyataan ideal yang ingin dicapai lembaga tersebut. Visi itu sendiri tidak dapat
dituliskan
secara
lebih jelas
menerangkan detail
gambar sistem yang ditujunya,
oleh
kemungkinan
kemajuan
dan
perubahan
ilmu
serta
situasi
yang sulit
di
prediksi selama masa yang panjang tersebut pernyataan visi tersebut harus selalu
berlaku pada semua kemungkinan perubahan yang mungkin terjadi sehingga visi
hendaknya mempunya sifat fleksibel.
2.10.2 Misi
Misi
(http://eng.unri.ac.id/visi.PDF) adalah pernyatann
tentang
apa
yang
harus
dikerjakan
oleh
lembaga
dalam usahanya
mewujudkan
visi.
Dalam
opersionalnya orang berpedoman pada
pernyatan misi yang merupakan hasil
kompromi inteprestasi visi. Misi merupakan suatu yang nyata untuk dituju serta
dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian visi.
|
|
44
2.11
Pengertian Activity Diagram
Jones dan Rama (2003, p68) menyebutkan bahwa “Activity diagram play
the role of a “map” in understanding business processes by showing the
sequence of activities in the processes”. Activity diagram memiliki aturan
yang
sama
seperti
sebuah
“
peta
“
dalam memahami
proses
bisnis
dan
menunjukan
serangkaian aktivitis dalam proses.
Whitten, Bentley, dan Dittman (2002, p655) menjelaskan bahwa
“Activity diagram are used graphically depict the sequential flow of activities of
either a business process or a use case. They also can be used to model actions
that will be performed when an operation is executing as well as the result of
those actions”. Activity Diagram dapat digunakan untuk menggambarkan secara
jelas rangkaian urutan aktivitas dari sebuah proses bisnis atau use case. Selain itu
Activity
Diagram
juga
dapat
digunakan
untuk menggambarkan
tindakan
yang
akan terjadi ketika sebuah operasi dilakukan sebagaimana hasil dari tindakan
tersebut.
Jadi
Activity
diagram
dapat
disimpulkan
bahwa Unified
Modeling
Language yang menggambarkan serangkaian aktifitas dalam proses kegiatan
bisnis
dari
sebuah
sistem secara
berurutan
dan
dapat
digunakan
untuk
mempresentasikan kegiatan bisnis dan alur kerja operasional.
|
|
45
2.11.1 Pembagian Activity Diagram
Menurut Jones and
Rama (2006, p61), activity diagram dibagi menjadi
dua yaitu :
1) Overview Activty Diagram (OAD)
Menurut Jones and Rama (2006, p61) “Overview diagram present
a
high-level
view
of
the
business
process
by
documenting
the
key
event,
and the
information
flow
amoung these event”,
yang artinya
adalah overview activity diagram yang
memperlihatkan
secara
garis
besar
gambaran
dari
suatu proses
bisnis
dengan
cara
mendokumentasikan event–event yang penting, urutan kejadian dalam
event,
dan
arus
informasi
antar event..
Dalam
menyiapkan
overview
activity diagram terdapat langkah–langkah sebagai berikut :
1. Membaca narasi dan mengidentifikasi event – event yang penting.
2. Mencatat
narasi secara
jelas
untuk
mengidentifkasi event – event
yang terlibat di dalamnya.
3.
Menggambarkan
agent
(aktor)
yang
terlibat
dalam
proses
binis
yang terjadi.
4. Membuat
diagram
masing-masing
event
dan
menunjukan
urutan
event yang terjadi.
5. Menggambarkan dokumen
yang dibuat dan digunakan dalam
proses
bisnis,
serta menggambarkan aliran
informasi dari
dokumen tersebut.
|
|
46
6. Mengggambarkan
table
files
yang
dibuat
dan
digunakan
dalam
proses
bisnis,
serta
menggambarkan
aliran
informasi
dari file
tersebut.
Jadi dengan demikian dapat disimpulkan bahwa overview activity
diagram
merupakan
suatu
diagram yang
digunakan
untuk
menggambarkan
suatu
sistem
yang berjalan
yang
mudah
untuk
dilihat,
dan
diagram
ini
juga
berguna
untuk
mengindentifikasi
kontrol-kontrol work flow yang digunakan dalam organisasi.
2) Detailed Activity Diagram (DAD)
Menurut
Jones
and
Rama
(2006,
p61),
“ Detailed diagram is
similes to a map of a
city
or
town.
It
provides
a
ore
detailed
representation
of
the activities associated
with
one
or
two
events
shown
on
the
overview
diagram”,
yang
artinya detailed activities
diagram memberikan gambaran secara detail dari suatu aktivitas yang
terjadi
dengan
suatu
atau
lebih event
yang terdapat pada overview
diagram.
Menurut Jones and Rama (2006, p80) dalam menyiapkan detailed
activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Mencatat narasi untuk menunjukan aktivitas.
2.
Menyiapkan workflow table.
3. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.
4. Untuk setiap detailed diagram dibuat dengan mengkuti langkah
–
langkah yang mendetail.
|
 47
Menurut Jones
and
Rama (2006, p61), simbol –
simbol
yang digunakan dalam activity diagram adalah :
a) Solid Circle
( • )
Gambar 2.7 Solid Circle
“Start of a process in an activity diagram”, menggambarkan
proses dimulai pertama kali di dalam aktivitas diagram.
b) Rounded Rectangle
Gambar 2.8 Rounded Rectangle
“Event activity or trigger”, menggambarkan event, aktivitas, atau
pergerakan yang terjadi dalam aktivitas diagram.
c) Continous Line
Gambar 2.9 Continous Line
“Sequence
from
one
event
or
activity to
the
next”,
menggambarkan urutan perpindahan kegitan dari satu aktivitas ke
aktivitas yang lain.
d) Dotted Line
Gambar 2.10 Dotted Line
“Flow of information between events”, menggambarkan aliran
informasi antar event.
|
 48
e)
Document
Gambar 2.11 Document
“Reresents a source document or report”, menggambarkan
penyajian dokumen sumber atau laporan.
f)
Diamond
Gambar 2.12 Diamond
“A branch”, menggambarkan cabang.
g)
Table
Gambar 2.13 Table
“A computer file from which data may be read from or recorded
during
events”, menggambarkan
file computer atau database
dimana
data
bisa
dibaca
dari
atau
dicatat
selama event-
event
bisnis.
|
 49
h)
Note
Gambar 2.14 Note
“Refers the reader to another diagram or document for details”,
menggambarkan diagram atau dokumen lainnya sebagai detail.
i)
Initial State
Gambar 2.15 Initial State
Iniatial State, yaitu
titik awal
yang
menandai dimulainya sebuah
aktivitas.
j)
Final State
Gambar 2.16 Final State
Final State, yaitu titik akhir
yang
menandai berakhirnya sebuah
aktivitas.
|