2010100189IFBab2

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1

Teori-Teori Dasar / Umum

2.1.1

Pendekatan basis data

a. Data

Pengertian data

menurut

Turban,

Rainer, Potter (2003, p15)

adalah

fakta-fakta

yang belum diolah

atau

gambaran

lebih

lanjut dari

benda-benda, kejadian-kejadian, kegiatan-kegiatan, dan transaksi yang

ditangkap, direkam, disimpan, dan diklasifikasikan tetapi tidak disusun

untuk menyampaikan arti khusus lainnya.

Pengertian

data

menurut

O’Brien (2003, p13), data adalah fakta

mentah atau observasi, umumnya tentang fenomena fisik atau transaksi

bisnis.

Secara

lebih

spesifik,

data adalah

ukuran

objektif dari

atribut

(karakteristik) dari entitas (seperti orang, tempat, dan benda).

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa data adalah

fakta

yang belum diolah

yang terjadi

dan diterima apa adanya.

b. Informasi

Menurut Mcleod dan Schell (2004, p15), informasi adalah data

yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Menurut O’Brien (2003, p13), informasi adalah sekumpulan data

yang

telah

diubah

dalam

konteks

yang

lebih

bermakna dan berguna

bagi pengguna akhir tertentu.

Menurut Turban, Rainer, Potter (2003, p15), informasi adalah

kumpulan dari fakta-fakta (data) yang disusun dalam beberapa cara.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah disusun

dan diolah yang berguna bagi pemakai akhir.

c. Basis data

Menurut Thomas Connolly dan Carolyn Begg (2002, p14), basis

data

adalah

kumpulan

data

yang

berelasi secara logikal dan sebuah

deskripsi dari data

ini didesain untuk memenuhi informasi dari sebuah

organisasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa basis

data adalah

kumpulan data

yang saling berhubungan dan telah diolah serta disusun dalam

komputer sehingga memiliki arti yang berguna bagi pemakainya

(perusahaan).

2.1.2

Database Management System (DBMS)

Database

Management System (DBMS)

menurut

Thomas

Connolly

dan

Carolyn

Begg

(2002,

p16) adalah sebuah sistem peranti

lunak

yang

memungkinkan user

untuk

mendefinisikan,

membuat,

memelihara,

dan

mengontrol akses ke basis data.

a. Fasilitas DBMS

DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut:

Data

Definition Language

(DDL) yang

memperbolehkan

user

untuk

mendefinisikan basis

data,

menspesifikasikan

tipe data,

struktur, dan constraint pada data yang akan disimpan dalam basis

data.

Data

Manipulation

Language

(DML)

yang

memperbolehkan

user

untuk

insert,

update, delete,

dan

retrieve

data

dari

basis

data.

Terdapat suatu fasilitas yang melayani pengaksesan data yaitu

Structured Query Language (SQL). SQL

merupakan bahasa query

yang menjadi standar untuk DBMS.

Menyediakan akses kendali pada basis data seperti:

•

Sistem keamanan

yang

mencegah

pengguna

tak

berwewenang

mengakses basis data.

•

Sistem

integritas

yang

memelihara

konsistensi

data

dari

data

yang disimpan.

•

Sistem kendali konkurensi yang memungkinkan pembagian

akses terhadap basis data.

•

Sistem kendali recovery yang mengembalikan basis data

kembali kepada keadaan konsisten sebelumnya.

•

Katalog yang dapat diakses oleh user yang berisi deskripsi data

dalam basis data.

View yang berguna untuk menampilkan data yang diinginkan oleh

user.

b. Komponen DBMS

DBMS memiliki komponen-komponen utama dalam

lingkungannya. Menurut Thomas Connolly dan Carolyn Begg (2002,

p18-20), terdapat lima komponen DBMS yaitu:

Hardware

DBMS

dan

aplikasi

membutuhkan hardware

agar

dapat

dijalankan. Hardware

dapat

berkisar

dari

sebuah

PC,

sebuah

mainframe, dan jaringan dari komputer-komputer. Hardware

tertentu

bergantung

pada

kebutuhan perusahaan dan DBMS yang

digunakan. Beberapa DBMS hanya dapat bekerja pada hardware

atau sistem operasi tertentu. DBMS membutuhkan jumlah minimum

dari main memory dan space disk untuk bekerja.

Software

Komponen

software

terdiri

dari

software

DBMS

itu

sendiri

dan program aplikasi, bersama dengan sistem operasi, termasuk

network software jika DBMS digunakan pada jaringan. Pada

umumnya,

program aplikasi

ditulis

dalam bahasa

pemrograman

generasi ketiga (3GL), seperti C, C++, C#, Java, Visual Basic,

COBOL, dan sebagainya, atau menggunakan bahasa pemrograman

generasi keempat (4GL) seperti SQL yang diembed dalam bahasa

generasi

ketiga.

DBMS

mungkin

memiliki 4th

generation

tools

sendiri yang memungkinkan aplikasi dikembangkan secara cepat.

Kegunaan dari 4

generation tools dapat meningkatkan

produktivitas secara signifikan dan menghasilkan program yang

lebih mudah dipelihara.

Data

Komponen terpenting dari DBMS, terutama dari sudut

pandang end user, adalah data. Data bertindak sebagai jembatan

antara komponen mesin dan komponen manusia. Basis data

memiliki baik data operasional dan meta data. Struktur dari

basis

data disebut skema.

Prosedur

Prosedur merujuk pada instruksi dan aturan yang mengatur

desain

dan

penggunan

dari

basis

data.

Pengguna

sistem

dan

staf

yang mengatur basis data membutuhkan dokumentasi prosedur pada

bagaimana menggunakan atau menjalankan sistem. Hal ini terdiri

dari instruksi-instruksi dalam bagaimana:

•

Log on pada DBMS.

•

Menggunakan fasilitas DBMS tertentu atau aplikasi program.

•

Memulai dan menghentikan DBMS.

•

Membuat salinan backup dari basis data.

•

Mengatasi kegagalan hardware atau software. Ini termasuk

prosedur bagaimana mengidentifikasikan komponen yang gagal,

bagaimana memperbaiki komponen yang gagal, dan

mengembalikan basis data ke keadaan semula.

•

Mengubah struktur dari table, mengatur ulang basis data melalui

multiple

disks,

meningkatkan

performa,

atau

menyimpan

data

pada secondary storage.

Manusia

Komponen manusia terdiri dari:

•

Data administrator adalah orang yang berwenang untuk

mengatur sumber data termasuk merencanakan basis data,

mengembangkan dan memelihara, kebijakan dan prosedur, dan

desain konseptual atau logikal basis data.

•

Database

administrator adalah

orang

yang bertanggung

jawab

untuk

realisasi

fisikal

dari

basis data,

termasuk

desain

fisikal

basis data dan implementasi, kontrol keamanan dan integritas,

memelihara

sistem operasional,

dan

memastikan

kepuasan

performa aplikasi untuk user.

•

Database

designer

terbagi

menjadi

dua

yaitu

logical

database

designer dan physical database designer.

Logical

database

designer

adalah

orang yang

mengidentifikasi

data

(entitas dan

atribut),

hubungan

antardata,

dan

constraint

data

yang

disimpan

dalam basis

data. Logical database designer

harus

memiliki secara

menyeluruh dan mengerti sepenuhnya dari data perusahaan

dan peraturan bisnis. Peraturan bisnis menjelaskan

karakterisitik utama dari data yang dilihat oleh perusahaan.

Physical database designer adalah orang

yang

memutuskan

bagaimana desain logikal basis data direalisasikan. Hal ini

termasuk mapping desain

logikal basis data ke dalam table

dan

constraint yang terintegritas, memilih strutktur

penyimpanan spesifik dan metode akses untuk data

disimpan dalam performa yang baik, dan

mendesain

ukuran

sekuritas yang dibutuhkan data.

•

Application

developers

adalah

orang

yang

bertanggung

jawab

mengimplemetasikan

program aplikasi

yang

menyediakan

fungsionalitas yang dibutuhkan untuk end user setelah basis

data diimplementasikan..

•

End

users

terdiri

dari

dua

macam

yaitu

naïve

users

dan

sophisticated users.

Naïve users yaitu orang yang secara umum tidak mengetahui

mengenai DBMS. Mereka mengakses basis data melalui

program aplikasi yang secara khusus ditulis.

Sophisticated users yaitu orang yang familiar dengan

struktur

basis

data

dan fasilitas

yang

disediakan

DBMS

sehingga

mereka

mungkin

menulis program aplikasi

untuk

mereka gunakan sendiri.

c. Keuntungan dan kerugian DBMS

Menurut Thomas Connolly dan Carolyn Begg (2002, p25-29), berikut

ini adalah keuntungan dan kerugian dari DBMS:

Keuntungan DBMS

•

Kontrol terhadap pengulangan data (data redudancy)

Basis data berusaha untuk

menghilangkan

pengulangan

dengan mengintegrasikan file sehingga berbagai salinan dari

data yang

sama tidak tersimpan. Bagaimana

pun juga

pendekatan ini tidak menghilangkan pengulangan secara

menyeluruh, tetapi mengendalikan jumlah pengulangan dalam

basis data.

•

Data yang konsisten

Dengan menghilangkan atau mengendalikan pengulangan,

resiko ketidakkonsistenan yang terjadi telah dikurangi. Jika item

data disimpan

hanya

sekali di dalam basis data, maka berbagai

update

bagi

nilai

data

tersebut

harus

dibuat

hanya

sekali

dan

nilai baru tersebut

harus tersedia

dengan

segera

kepada

semua

pengguna. Jika item data disimpan lebih dari sekali, sistem

dapat

memastikan bahwa semua salinan dari item tersebut tetap

konsisten

•

Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama

Dengan data operasional yang terintegrasi, hal ini

memungkinkan

bagi

organisasi untuk

mendapatkan

informasi

tambahan dari data yang sama.

•

Pembagian data (sharing of data)

Basis data termasuk bagian dari keseluruhan organisasi

dan dapat dibagikan oleh semua pengguna yang berotoritas.

Dalam hal ini, banyak pengguna membagikan lebih banyak

data.

•

Meningkatkan integritas data

Integritas

basis

data mengacu

pada

validitas

dan

konsistensi data yang disimpan. Integritas biasanya

diekspresikan

dalam istilah

batasan

yang

berupa

aturan

konsisten

yang tidak boleh

dilanggar oleh

basis

data. Integrasi

memungkinkan DBA untuk menjelaskan, dan memungkinkan

DBMS untuk membuat batasan integritas.

•

Meningkatkan keamanan data

Keamanan basis data yaitu melindungi basis data dari

pengguna yang tak berotoritas. Hal ini dapat dilakukan dengan

menggunakan sistem user name dan

password untuk

mengidentifikasi orang yang berotoritas untuk menggunakan

basis

data.

Akses

pengguna

yang berotoritas

pada

basis

data

mungkin

dibatasi

oleh

jenis

operasi seperti pengambilan,

memasukkan, mengubah, dan penghapusan data.

•

Penetapan standarisasi

Integrasi memungkinkan DBA untuk

mendefinisikan

dan

membuat standar yang diperlukan. Standar ini termasuk standar

departemen,

organisasi,

nasional,

atau

internasional

dalam hal

format data, untuk

memfasilitasi pertukaran data antara sistem,

ketetapan penamaan, standard dokumentasi, prosedur update,

dan aturan akses.

•

Pengurangan biaya

Dengan menyatukan semua data operasional organisasi ke

dalam satu basis data dan pembuatan sekelompok aplikasi yang

bekerja pada satu sumber data dapat menghasilkan pengurangan

biaya. Penyatuan biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem

pada setiap departemen akan menghasilkan total biaya yang

lebih

rendah.

Sehingga

biaya lainnya

dapat

digunakan

untuk

membeli

konfigurasi

sistem yang

sesuai

bagi

kebutuhan

organisasi.

•

Menyeimbangkan konflik kebutuhan

Setiap

pengguna

mempunyai kebutuhan yang mungkin

bertentangan dengan kebutuhan pengguna lain. Sejak basis data

dikendalikan oleh DBA, DBA dapat membuat keputusan

berkaitan

dengan

perancangan

dan

penggunaan

operasional

basis

data

yang

menyediakan penggunaan terbaik dari sumber

daya bagi keseluruhan organisasi.

•

Meningkatkan kemampuan akses dan respon pada data

Dengan pengintegrasian data yang

melintasi

batasan

departemen dapat secara langsung diakses pada pengguna akhir.

Hal

ini dapat menyediakan sebuah sistem dengan

lebih banyak

fungsi seperti fungsi untuk menyediakan layanan yang lebih

baik pada pengguna akhir atau klien organisasi. Banyak DBMS

menyediakan query language

yang memungkinkan pengguna

untuk

menanyakan

pertanyaan ad hoc

dan

memperoleh

informasi yang diperlukan dengan segera pada terminal mereka,

tanpa

memerlukan

programmer

menulis beberapa

software

untuk mengubah informasi ini dari basis data.

Kerugian DBMS

•

Kompleksitas

Ketentuan dari fungsi yang kita harapkan dari DBMS yang

baik

membuat

DBMS

menjadi

sebuah software

yang

sangat

kompleks. Perancang dan pengembang basis data, DA (Data

Administrator) dan DBA (Database Administrator),

serta

pengguna

akhir

harus

memahami

fungsi

tersebut untuk

mendapatkan banyak keuntungan dari DBMS ini.

•

Ukuran

Fungsi yang kompleks dan luas membuat DBMS menjadi

software yang sangat besar,

memerlukan banyak ruang hardisk

dan jumlah memory yang besar untuk berjalan dengan efisien.

•

Biaya dari suatu DBMS

Biaya DBMS bervariasi, tergantung pada lingkungan dan

fungsi

yang

disediakan.

Di situ

juga

terdapat

biaya

pemeliharaan tahunan yang juga dimasukkan dalam daftar harga

DBMS.

•

Biaya penambahan perangkat keras

Kebutuhan tempat penyimpanan bagi DBMS dan basis

data amat memerlukan pembelian tempat penyimpanan

tambahan. Lebih lanjut, untuk mencapai performa

yang

diperlukan, mungkin diperlukan untuk membeli mesin yang

lebih besar dan sebagainya. Hal ini tentu memerlukan tambahan

biaya yang tidak sedikit tergantung pada

spesifikasi

perangkat

keras yang diperlukan

2.1.3

Model relasional

Terminologi

Struktur data relasional

Terdapat beberapa istilah dalam struktur data relasional seperti

(Connolly, 2002, p72-p74):

•

Relasi

Relasi digunakan untuk memegang informasi mengenai

objek

yang

akan

direpresentasikan

dalam basis

data.

Sebuah

relasi digambarkan dengan tabel dua dimensi yang memliki

baris

yang

merepresentasikan

sebuah record

dan

nama kolom

yang merepresentasikan atribut.

Relasi

memiliki

sifat-sifat

sebagai

berikut

(Connolly,

2002, p77):

Nama relasi berbeda satu sama lain dalam skema relasional.

Setiap sel dari relasi berisi satu nilai atomik.

Setiap atribut memiliki nama yang berbeda.

Nilai satu atribut berasal dari domain yang sama.

Setiap tuple berbeda, dan tidak ada duplikasi tuple.

•

Atribut

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, atribut adalah

nama kolom dari sebuah relasi. Atribut dapat muncul dalam

urutan apapun dan relasinya akan tetap relasi yang sama, dan

oleh sebab itu memiliki arti yang sama (Connolly, 2002, p72).

•

Domain

Domain adalah kumpulan dari nilai

yang diizinkan untuk

satu atau lebih atribut. Konsep domain penting karena domain

memperbolehkan user untuk mendefinisikan arti dan sumber

nilai yang dapat atribut gunakan (Connolly, 2002, p72).

•

Tuple

Tuple adalah elemen dari relasi. Tuple dapat muncul dalam

urutan apapun dan relasinya akan tetap relasi yang sama, dan

oleh sebab itu memiliki arti yang sama (Connolly, 2002, p73).

•

Degree

Degree pada suatu relasi adalah jumlah atribut yang

terdapat pada relasi tersebut. Sebuah relasi yang terdiri dari satu

atribut disebut unary relation atau one tuple. Relasi dengan dua

atribut disebut binary, tiga atribut disebut ternary, dan lebih dari

tiga disebut n-ary (Connolly, 2002, p74).

•

Cardinality

Cardinality adalah jumlah dari tuple

yang terdapat pada

relasi.

Cardinality

berubah-ubah

bergantung

pada tuples

yang

ditambah atau dihapus (Connolly, 2002, p74).

•

Basis data relasional

Basis data relasional adalah sekumpulan relasi yang telah

dinormalisasi dengan nama relasi yang berbeda

(Connolly,

2002, p74).

Basis data relasi

Dari

beberapa

pengertian

atas, maka skema relasi dapat

didefinisikan yaitu sebuah nama

relasi yang mendefiniskan

sekumpulan pasangan atribut dan domain. Skema basis data relasi

adalah kumpulan dari skema relasi

yang berbeda

nama

(Connolly,

2002, p76).

Relational Keys

Seperti yang

telah disebutkan di atas bahwa

tidak ada tuples

yang sama dalam sebuah relasi. Oleh sebab itu, diperlukannya

relational keys

untuk

mengidentifikasikan

satu atau

lebih

atribut.

Berikut beberapa relational keys tersebut (Connolly, 2002, p78):

•

Superkey

Superkey adalah atribut atau kumpulan dari atribut yang

secara

unik

mengidentifikasikan

sebuah

tuple

dalam sebuah

relasi (Connolly, 2002, p78).

•

Candidate key

Candidate key adalah sebuah atribut unik yang

mengidentifikasikan

sebuah table. Jumlah

minimal atribut yang

dapat

mengidentifikasikan record secara

unik. Jika

sebuah

key

terdiri dari lebih dari satu atribut disebut composite key

(Connolly, 2002, p78).

•

Primary key

Primary

key

adalah candidate

key

yang

dipilih untuk

mengindentifikasikan tuples secara unik pada relasi

(Connolly,

2002, p79).

•

Foreign key

Foreign key adalah

sebuah atribut

atau

kumpulan

atribut

dalam satu relasi

yang cocok pada beberapa candidate key dari

beberapa relasi (Connolly, 2002, p79).

b. Integritas relasional

Setiap atribut memiliki sebuah domain terasosiasi, terdapat

constraint yang

merupakan bentuk batasan pada kumpulan

nilai yang

diizinkan untuk atribut pada relasi. Berikut ini adalah definisi dari

istilah yang digunakan (Connolly, 2002, p78-79):

Nulls

Null merepresentasikan nilai

untuk sebuah atribut

yang tidak

diketahui atau tidak memiliki nilai pada tuple.

Integritas entitas

Dalam

sebuah

base

relation,

tidak

ada

atribut

pada

primary

key bernilai null. Primary key digunakan untuk mengidentifikasikan

tuple secara unik. Hal ini menyebabkan tidak ada subset dari

primary key yang cukup untuk menyediakan pengidentifikasian

tuple yang unik.

Integritas referensial

Jika terdapat foreign key dalam relasi,

maka nilai foreign key

tersebut akan dibandingkan dengan nilai candidate key dari

beberapa tuple pada relasi tersebut atau nilai foreign key harus null

semuanya.

Enterprise constraints

Aturan

tambahan

yang dispesifikasikan

user

atau

database

administrator pada basis data.

2.1.4

Entity Relationship Modeling

a. Tipe entitas

Tipe entitas adalah

sekumpulan

objek

yang

memiliki sifat

yang

sama, yang diidentifikasi oleh perusahaan dan memiliki keberadaan

yang independen (Connolly, 2002, p331). Keberadaan dari entitas yang

independen

ini dapat

berupa

bentuk

fisik

(nyata)

maupun

konseptual

(abstrak).

Entity

occurrence merupakan

objek

yang

dapat

diidentifikasi

secara unik dari tipe entitas (Connolly, 2002, p333).

b. Tipe relationship

Tipe relationship merupakan sebuah hubungan yang memiliki arti

di antara beberapa tipe entitas (Connolly, 2002, p334). Setiap tipe relasi

diberi nama yang menjelaskan fungsinya.

Relationship occurence

merupakan

sebuah

hubungan

yang dapat

diidentifikasi

secara

unik,

yang

meliputi

satu kejadian

dari

masing-

masing tipe entitas yang berpartisipasi.

c. Atribut

Atribut merupakan properti atau sifat dari sebuah entitas atau tipe

relationship (Connolly, 2002, p338).

Domain atribut merupakan suatu kumpulan nilai yang

diperbolehkan untuk satu atau lebih atribut (Connolly, 2002, p338).

Atribut dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

Simple and composite attributes

Simple

attribute

merupakan

sebuah

atribut

yang

terdiri

dari

satu komponen dengan keberadaan yang independen (Connolly,

2002, p339).

Composite attribute merupakan sebuah atribut yang terdiri

dari beberapa komponen, masing-masing dengan keberadaan yang

independen (Connolly, 2002, p339).

Single-valued and multi-valued attributes

Single-valued attribute merupakan sebuah atribut yang

menyimpan satu nilai untuk setiap kejadian dari entitas (Connolly,

2002, p339).

Multi-valued attribute merupakan sebuah atribut yang

menyimpan

beberapa

nilai

untuk setiap

kejadian

dari entitas

(Connolly, 2002, p340).

Atribut turunan (derived attribute)

Derived attribute merupakan sebuah atribut yang mewakili

sebuah

nilai

yang

dapat

diturunkan dari

nilai

dari

atribut

yang

berelasi atau sekumpulan atribut, dan tidak harus dalam tipe entitas

yang sama (Connolly, 2002, p340)

Keys

Candidate

key merupakan sekumpulan atribut yang minimal

yang

secara

unik

mengidentifikasikan

setiap kejadian dari entitas

(Connolly, 2002, p340).

Primary key

merupakan candidate key yang terpilih untuk

secara unik mengidentifikasi setiap kejadian dari entitas (Connolly,

2002, p341).

Composite

key

merupakan candidate key yang memiliki

dua

atau lebih atribut (Connolly, 2002, p341).

Tipe entitas kuat dan lemah

Tipe entitas kuat merupakan tipe entitas yang keberadaannya

tidak bergantung pada entitas lain (Connolly, 2002, p342). Karakteristik

dari entitas kuat ini adalah setiap kejadian entitas diidentifikasikan

secara unik menggunakan atribut primary key dari tipe entitas tersebut.

Tipe entitas lemah merupakan tipe entitas yang keberadaannya

bergantung pada entitas lain (Connolly, 2002, p343). Karakteristik dari

entitas lemah ini adalah setiap kejadian entitas tidak bisa diidentifikasi

secara

unik dengan

hanya

menggunakan

atribut

yang

berhubungan

dengan tipe entitas tersebut.

e. Structural constraint

Batasan utama dari relationship disebut multiplicity, yang artinya

jumlah dari kejadian-kejadian yang mungkin

terjadi pada entitas

yang

berhubungan dengan kejadian tunggal dari entitas

melalui relationship

khusus (Connolly, 2002, 344).

Terdapat tiga jenis relationship sesuai dengan batasan perusahaan,

yaitu:

One-to-one (1:1)

Hubungan one-to-one terjadi ketika ada satu record dari tabel

pertama yang berkorespondensi dengan satu record dari tabel lain.

Contohnya

setiap

nama

karyawan hanya

memiliki

satu

nomor ID

karyawan.

One-to-many (1 : *)

Hubungan one-to-many terjadi ketika setiap record dalam tabel

A bisa memiliki beberapa link dari tabel B namun masing-masing

record dari tabel B hanya bisa berkorespondensi dengan satu record

dari tabel A. Contohnya sebuah perusahaan dengan semua

dari entitas kuat ini adalah setiap kejadian entitas diidentifikasikan

gedung memiliki hubungan dengan banyak karyawan (merupakan

tabel B).

Jadi,

satu record

dari

tabel

yaitu

tabel

nama

gedung,

memiliki relasi dengan banyak nama karyawan dari tabel B.

Many-to-many (* : *)

Hubungan many-to-many terjadi ketika setiap record dari

tabel A memiliki hubungan dengan record-record yang ada di tabel

B dan sebaliknya.

2.1.5

Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan sekumpulan

relasi dengan sifat-sifat yang diinginkan, memenuhi kebutuhan data pada

perusahaan (Connolly, 2002, p411).

Tujuan

utama

dalam

pengembangan

model

data

logikal

pada

sistem

basis data relasional adalah menciptakan representasi akurat

suatu data,

relationship antardata dan batasan-batasannya.

Untuk

mencapai tujuan

ini,

maka harus ditetapkan sekumpulan relasi.

Tujuan

utama

dari

desain

basis data relasional adalah untuk

mengelompokkan

atribut-atribut

dalam relasi-relasi

sehingga

meminimalisasi redundansi data dan mengurangi penggunaan tempat

penyimpanan yang dibutuhkan untuh sebuah relasi dasar.

Proses normalisasi merupakan suatu teknik formal untuk

menganalisis relasi berdasarkan primary key dan ketergantungan fungsional

antaratribut. Proses ini dieksekusi dalam beberapa langkah. Setiap langkah

mengacu ke bentuk

normal tertentu, sesuai dengan sifat yang dimilikinya.

Setelah normalisasi diproses, relasi menjadi secara bertahap lebih terbatas

atau kuat bentuk formatnya dan juga mengurangi tindakan

update

yang

anomali. Ada beberapa bentuk normalisasi, yaitu:

a. Unnormalized Form (UNF)

Merupakan suatu tabel yang berisikan satu atau lebih grup yang

berulang. Membuat tabel unnormalized yaitu dengan memindahkan

data

dari

sumber

informasi

kedalam format

tabel

dengan

baris

dan

kolom.

b. First Normal Form (1NF)

Merupakan

sebuah

relasi

mana setiap irisan

antara

baris

dan

kolom berisikan satu dan hanya satu nilai.

c. Second Normal Form (2NF)

Berdasarkan pada konsep full functional dependency, yaitu A dan

Second

normal

form

merupakan

atribut dari

sebuah

relasi,

dikatakan

fully

dependent (bergantung penuh) terhadap A, jika B

functionally dependent pada A

tetapi tidak pada proper subset dari A.

Second normal

form

merupakan sebuah

relasi

dalam 1NF

dan

setiap

atribut

non-primary-key

bersifat

fully functionally dependent

pada

primary key.

d. Third Normal Form (3NF)

Berdasarkan pada

konsep

ketergantungan

transitif,

yaitu suatu

kondisi di mana A, B dan C merupakan atribut dari sebuah relasi, maka

jika AÆB dan BÆC,

maka C bergantung secara transitif pada A

melalui B (Jika

tidak functionally dependent pada B atau C). Third

normal form adalah

sebuah relasi

dalam

1NF

dan

2NF dan di

mana

tidak terdapat atribut non-primary-key yang bersifat bergantung secara

transitif pada primary key.

e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF)

Relasi

yang

hanya dan

hanya jika setiap determinan adalah

candidate key.

Fourth Normal Form (4NF)

Relasi

yang

terdapat

pada

Boyce-Codd

normal

form

dan tidak

mengandung ketergantungan bernilai banyak (multi-valued

dependency). Multi-valued dependency merupakan ketergantugan

antaratribut

dalam suatu

relasi,

misalnya

untuk

setiap

nilai

dari

merupakan satu set

nilai

untuk B dan C, di

mana nilai-nilai B dan C

tidak bergantung satu sama lain.

g. Fifth Normal Form (5NF)

Didefinisikan

sebagai

relasi

yang

tidak

mempunyai join

dependency (lossless join dependency).

Lossless join dependency

merupakan

property of decomposition, yang meyakinkan tidak ada

spurious tuples yang

dihasilkan

ketika relasi-relasi

disatukan

melalui

operasi natural join.

Proses-proses yang terjadi yaitu:

UNF ke 1NF

Tunjuk satu atau sekumpulan atribut sebagai kunci untuk tabel

unnormalized.

Identifikasikan

grup

yang

berulang dalam tabel

unnormalized

yang berulang

untuk kunci atribut. Hapus

grup

yang

berulang dengan cara :

•

Masukkan

data

yang semestinya

ke dalam

kolom

yang kosong

pada

baris

yang

berisikan

data

yang

berulang

(flattening the

table).

•

Menggantikan

data

yang

ada

dengan

salinan dari kunci

atribut

yang sesungguhnya ke dalam relasi terpisah.

1NF ke 2NF

•

Identifikasikan primary key untuk relasi 1NF.

•

Identifikasikan ketergantungan fungsional dalam relasi.

•

Jika terdapat ketergantungan parsial terhadap primary key, maka

hapus dengan menempatkannya dalam relasi yang baru bersama

dengan salinan determinannya.

2NF ke 3NF

•

Identifikasikan primary key dalam relasi 2NF.

•

Identifikasikan ketergantungan fungsional dalam relasi.

•

Jika terdapat ketergantungan transitif terhadap primary key,

hapus dengan menempatkannya dalam relasi yang baru bersama

dengan salinan determinannya.

3NF ke BCNF

•

Merupakan relasi

yang

sama dengan relasi

yang ada di dalam

3NF.

•

Untuk ketergantungan fungsional AÆB, ditetapkan dalam relasi

maka A harus merupakan candidate key.

BCNF ke 4NF

Menghilangkan multi-valued

dependency dari relasi dengan

menempatkan

atribut-atribut

dalam

suatu

relasi

baru

bersama

dengan copy of determinant.

2.1.6

Database lifecycle

Gambar 2.1 Tahapan siklus database application (Connolly, 2002, p272)

a. Perencanaan basis data (database planning)

Perencanaan basis data

adalah

sebuah aktivitas

manajemen

yang

memungkinkan tahapan-tahapan dari aplikasi basis data terealisasi

dengan seefektif dan seefisien mungkin (Connolly, 2002, p273).

Terdapat tiga hal penting yang menyangkut perumusan sebuah strategi

sistem informasi, yaitu:

Identifikasi rencana dan sasaran perusahaan dengan penentuan

kebutuhan sistem informasi berikutnya.

Evaluasi dari sistem informasi yang sedang berjalan untuk

menentukan kelebihan dan kekurangan yang ada.

Penafsiran peluang teknologi

informasi

yang

mungkin

memberikan

keuntungan kompetitif.

Langkah-langkah dalam perencanaan basis data:

Mendefinisikan

mission

statement

dari

proyek

basis

data.

Mission

statement

ini menjelaskan tujuan utama dari aplikasi basis data.

Sebuah mission statement membantu dalam mengklarifikasi tujuan

dari proyek basis data dan menyediakan jalur yang lebih jelas dalam

pembuatan aplikasi basis data yang dibutuhkan secara efektif dan

efisien.

Mengidentifikasi

mission

objective,

setiap

mission

objective

harus

mengidentifikasikan sebuah tugas tertentu yang harus didukung

oleh basis data. Asumsinya, apabila basis data mendukung mission

objective maka mission statement dapat tercapai.

b. Definisi sistem (system definition)

Definisi sistem menggambarkan lingkup dan batasan dari aplikasi

basis data dan user view yang utama (Connolly, 2002, p274).

User view mendefinisikan apa yang dibutuhkan dari aplikasi basis

data yang dilihat dari

sudut pandang sebuah peran kerja (seperti

manajer

atau

supervisor)

atau

area

aplikasi

(seperti marketing,

personalia, atau kontrol stok) (Connolly, 2002, p275).

Identifikasi user

view

ini

merupakan

aspek

yang penting

dalam

pengembangan sebuah aplikasi basis data karena user view membantu

untuk

memastikan

bahwa

tidak

ada pengguna

utama

yang

terlupakan

saat

mengembangkan

aplikasi

yang

baru.

Selain

itu,

user view

juga

membantu dalam pengembangan aplikasi basis data yang relatif rumit

dengan memungkinkan kebutuhan dipecah menjadi bagian-bagian yang

dapat diatur.

c. Pengumpulan

kebutuhan

dan analisis

(requirement

collection

and

analysis)

Pengumpulan kebutuhan dan analisis merupakan proses

mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berhubungan dengan

bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data dan

menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasi kebutuhan

pengguna dari sistem yang baru (Connolly, 2002, p276).

Teknik yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan tersebut dinamakan teknik fact-finding. Informasi yang

dikumpulkan

untuk setiap

user view

yang

utama

meliputi

(Connolly,

2002, p276):

Deskripsi dari data yang digunakan atau dihasilkan.

Detail mengenai bagaimana data digunakan atau dihasilkan.

Kebutuhan tambahan untuk aplikasi basis data yang baru.

d. Perancangan basis data (database design)

Perancangan basis data merupakan proses untuk membuat

rancangan untuk basis data yang

akan mendukung operasi dan tujuan

dari perusahaan (Connolly, 2002, p279). Terdapat dua pendekatan

dalam perancangan basis data, yaitu:

Pendekatan bottom-up

Pendekatan

ini

dimulai

dari

atribut

tingkat

dasar (entitas

dan

relationship) yang melewati analisis dari hubungan antaratribut,

yang dikelompokkan ke dalam relasi yang mewakili tipe dari

entitias dan hubungan antarentitas. Pendekatan ini cocok untuk

perancangan basis data yang sederhana dengan jumlah atribut

sedikit.

Pendekatan top-down

Pendekatan ini dimulai dengan pengembangan model data

yang mengandung entitas tingkat tinggi beserta hubungan-

hubungannya dan melakukan perbaikan top-down untuk

mengidentifikasikan entitas tingkat

rendah,

hubungan-

hubungannya, dan atribut-atribut yang berhubungan. Pendekatan ini

biasanya digambarkan dengan menggunakan konsep dari model

dikumpulkan

untuk setiap

user view

yang

utama

meliputi

(Connolly,

hubungan-hubungan antarentitas, yang berhubungan dengan

organisasi.

Menurut

Connolly

(2002,

p281)

perancangan

basis

data

terdiri

tiga tahap utama, yaitu perancangan

konseptual, logikal, dan fisikal.

Berikut adalah penjelasan mengenai tahap-tahap tersebut:

Perancangan basis data konseptual (conceptual database design)

Perancangan

basis

data

konseptual

merupakan

proses

membangun sebuah model dari informasi yang digunakan dalam

perusahaan, yang tidak bergantung pada pertimbangan fisikal

(Connolly, 2002, p281).

Model data tersebut dibuat dengan menggunakan informasi

yang

didokumentasikan

dalam spesifikasi

kebutuhan

user.

Perancangan basis data konseptual tidak bergantung sama sekali

pada detail implementasi seperti DBMS, program aplikasi, bahasa

pemrograman, dan pertimbangan fisikal lainnya.

Tahapan

yang

dilakukan

dalam perancangan

basis

data

konseptual dapat diuraikan sebagai berikut (Connolly, 2002, p423-

437):

• Menentukan tipe entitas

Mengidentifikasikan tipe entitas utama yang dibutuhkan view.

• Menentukan tipe relationship

Mengidentifikasi

hubungan-hubungan yang penting antartipe

entitas yang telah diidentifikasikan.

•

Menentukan

dan

menghubungkan

atribut

dengan

entitas

(relationship)

Menentukan atribut-atribut apa saja

yang terdapat dalam suatu

entitas.

•

Menentukan atribut domain

Menentukan domain pada setiap atribut yang ada di dalam

model data konseptual lokal.

•

Menentukan atribut candidate key dan primary key

Menentukan candidate

key

dari

suatu

entitas

yang

kemudian

akan dipilih sebuah primary key dari candidate key yang ada.

•

Mempertimbangkan penggunaan enchanced modeling concepts

Mempertimbangkan perlu tidaknya menggunakan konsep model

spesialisasi atau generalisasi, agregasi, dan composition.

•

Cek model untuk redundansi

Memeriksa

model untuk

menemukan adanya redundansi dalam

model.

•

Validasi model konseptual lokal dengan transaksi user

Memeriksa

apakah

model

konseptual

lokal

sudah

dapat

memenuhi segala transaksi yang dilakukan user, jika masih ada

transaksi yang tidak dapat dilakukan secara manual maka perlu

dilakukan perbaikan terlebih dahulu.

• Review model data konseptual lokal dengan user

Melakukan

pemeriksaan

ulang

dengan

user

untuk

memastikan

apakah model konseptual ini sudah sesuai.

Perancangan basis data logikal (Logical database design)

Perancangan basis data logikal merupakan proses membangun

sebuah

model

dari

informasi

yang

digunakan

dalam perusahaan

berdasarkan model data spesifik, tetapi tidak bergantung pada

DBMS tertentu dan pertimbangan fisikal lainnya (Connolly, 2002,

p281).

Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data logikal

adalah (Connolly, 2002, p442-472):

• Membangun dan

memvalidasi data

model logikal

untuk setiap

view, yang dapat diuraikan sebagai berikut:

Menghapus fitur yang tidak sesuai dengan model relasional

yaitu

dengan

menghilangkan

relasi

biner many-to-many,

relasi

rekursif many-to-many, relasi kompleks, dan atribut

multi-valued.

Menurunkan relasi untuk model data logikal lokal yaitu

dengan

membuat

relasi

model data

logikal

lokal

untuk

merepresentasikan entitas, relationship, dan atribut yang

telah diidentifikasi.

Validasi

relasi-relasi

menggunakan

normalisasi

untuk

memeriksa

relasi

dalam model

data

logikal

lokal

menggunakan teknik normalisasi.

Validasi relasi-relasi dengan transaksi user yaitu dengan

memeriksa

relasi

yang

telah

dibuat pada

tahap sebelumnya

apakah mendukung transaksi ini untuk memastikan tidak

ada kesalahan yang dibuat selama membuat relasi-relasi.

Mendefinisikan batasan integritas adalah constraint yang

diharapkan untuk menjaga agar basis data tetap konsisten.

Data

yang

disimpan

dalam sebuah

basis

data

haruslah

valid dan konsisten.

Memeriksa

kembali

model

data

logikal

lokal

dengan

user

yaitu

dengan

memeriksa kembali model

logikal dan

menyediakan dokumentasi untuk user.

•

Membangun dan

memvalidasi logikal data

model global, yang

dapat diuraikan sebagai berikut:

Menggabungkan

model

data

logikal

lokal

dalam

model

logikal global yang menggambarkan perusahaan, yaitu

dengan menggabungkan entitas pada model data lokal yang

sama, memasukkan entitas yang unik pada setiap model data

lokal, menggabungkan hubungan dari model data lokal,

memasukkan hubungan yang unik dari

setiap

model

data

lokal,

melakukan

pemeriksaan untuk entitas yang hilang,

foreign key, dan batasan integritas, kemudian

menggambarkan

global

ER,

dan

memperbaharui

dokumentasi.

Memvalidasi model data logikal global dengan

menggunakan teknik normalisasi dan meyakinkan relasi

tersebut mendukung kebutuhan transaksi yang ada.

Menentukan apakah akan sering terjadi perubahan yang

drastis di masa yang akan datang dan menilai apakah model

data logikal global ini dapat mengakomodasikan perubahan

yang terjadi.

Melakukan pemeriksaan

kembali

dengan user

untuk

menentukan apakah model ini sudah sesuai dengan

representasi perusahaan.

Perancangan basis data fisikal (Physical database design)

Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan

deskripsi

dari

implementasi

basis

data

dalam secondary

storage.

Menjelaskan basis relasi,

organisasi

file, dan penggunaan index

untuk

mencapai

pengaksesan

data yang

efisien

dan

hal

lain

yang

berhubungan dengan batasan integritas

dan

masalah

keamanan

(Connoly, 2002, p282).

Tahapan yang dilakukan pada perancangan basis data

fisikal

adalah (Connolly, 2002, p479-503):

•

Menerjemahkan model data logikal global untuk target DBMS,

yang dapat diuraikan sebagai berikut:

Merancang relasi-relasi dasar

Menentukan bagaimana merepresentasikan relasi dasar yang

telah diidentifikasikan di dalam model data logikal global ke

dalam DBMS.

Merancang representasi dari data yang diturunkan

Menentukan bagaimana merepresentasikan beberapa data

yang diturunkan dalam

model data

logikal

global ke dalam

DBMS.

Merancang batasan perusahaan

•

Merancang

representasi

fisikal,

yang

dapat

diuraikan

sebagai

berikut:

Menganalisa transaksi

Memilih organisasi file

Memilih indeks-indeks

Memperkirakan kebutuhan disk space

•

Merancang user view.

•

Merancang mekanisme keamanan.

e. Pemilihan DBMS (DBMS selection)

Tahap ini bertujuan untuk memilih DBMS yang tepat untuk

mendukung aplikasi basis data (Connolly, 2002, p284). Tahap-tahap

utama untuk memilih DBMS:

Mendefinisikan persyaratan studi referensi

Mendaftar dua atau tiga produk

Evaluasi produk

Rekomendasi pilihan dan laporan produk

Perancangan aplikasi (application design)

Perancangan aplikasi merupakan perancangan tampilan

antarmuka dan aplikasi program yang digunakan dan

memproses basis

data (Connolly,

2002, p287). Terdapat

dua

aspek

dalam perancangan

aplikasi, yaitu:

Perancangan transaksi (transaction design)

Merupakan tindakan ataupun

serangkaian tindakan yang

dilakukan

oleh

satu

pengguna

ataupun

program aplikasi,

yang

mengakses atau mengubah isi dari basis data (Connolly, 2002,

p288).

Tujuan dari perancangan transaksi adalah untuk

mendefinisikan dan mendokumentasikan karakteristik tingkat tinggi

dari transaksi yang dibutuhkan pada basis data, meliputi:

•

Data yang akan digunakan oleh transaksi.

•

Karakteristik fungsional dari transaksi.

•

Hasil dari transaksi.

•

Kepentingan untuk pengguna.

•

Nilai yang diharapkan dari pemakaian.

Perancangan

ini

harus

dilakukan

lebih

awal

dalam proses

perancangan untuk memastikan bahwa

basis

data

yang

diimplementasikan mampu mendukung semua transaksi yang

dibutuhkan. Ada tiga jenis transaksi, yaitu:

•

Retrieval transactions

Digunakan untuk mengambil data untuk ditampilkan pada layar

atau pada laporan.

•

Update transactions

Digunakan untuk memasukkan record baru, menghapus record

lama, atau mengubah record yang terdapat di dalam basis data.

•

Mixed transactions

Meliputi retrieval (pengambilan) dan update (pengubahan) data.

Perancangan antarmuka (user interface design)

g. Membuat prototipe (prototyping)

Membuat prototipe berarti pembuatan

model

kerja

dari

aplikasi

basis data (Connolly, 2002, p291).

Prototipe

merupakan

sebuah

model

kerja yang biasanya tidak

memiliki semua fitur yang diminta atau menyediakan semua

fungsionalitas dari sistem yang final. Tujuan dari pembuatan prototipe

ini adalah memungkinkan pengguna untuk menggunakan prototipe

tersebut

untuk

menentukan

fitur-fitur dari sistem yang bekerja dengan

baik, dan jika mungkin mengusulkan sistem yang bekerja dengan baik,

dan mengusulkan peningkatan atau bahkan fitur-fitur baru pada aplikasi

basis data.

h. Implementasi (implementation)

Implementasi merupakan realisasi fisikal dari basis data dan

perancangan aplikasi (Connolly, 2002, p292).

Implementasi basis data dicapai dengan menggunakan DDL (Data

Definition Language) dari DBMS yang telah dipilih atau menggunakan

GUI (Graphical User Interface), yang

menyediakan fungsi

yang sama

sambil menyembunyikan perintah DDL tingkat rendah.

Program aplikasi diimplementasikan menggunakan 3GL atau 4GL

(Third Generation Language atau Fourth Generation Language).

Konversi dan pemuatan data (data conversion and loading)

Konversi dan pemuatan data adalah proses memindahkan data

yang sudah ada ke dalam basis data yang baru dan

mengubah aplikasi

yang ada untuk dapat berfungsi dengan basis data yang baru (Connolly,

2002,

p292).

Tahap

ini

diperlukan

saat

sistem basis

data

yang

baru

menggantikan sistem yang lama.

j. Pengujian (testing)

Pengujian

merupakan proses

menjalankan program aplikasi dengan

tujuan untuk menemukan kesalahan-kesalahan (Connolly, 2002, p293).

k. Pemeliharaan operasional (operational maintenance)

Pemeliharaan operasional merupakan proses mengamati dan

memelihara sistem setelah dilakukannya instalasi (Connolly, 2002, p293).

Aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam tahap ini adalah:

Mengamati

performa

dari

sistem,

apabila

performa

jatuh

bawah

tingkat yang dapat diterima, maka perbaikan atau pengorganisasian

dari basis data perlu dilakukan.

Memelihara

dan

memperbaharui aplikasi

basis

data

(apabila

dibutuhkan). Kebutuhan baru disatukan dengan aplikasi basis data.

2.2

Teori-Teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas

2.2.1

Pembelian

Menurut Mulyadi

(2001,

p299),

sistem pembelian

digunakan

dalam

perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah:

Fungsi gudang:

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi pembelian:

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan

pembelian dari gudang dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

Fungsi penerimaan:

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk memeriksa kualitas, jenis

dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok dengan tujuan untuk

menentukan dapat tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan

yang akan digunakan untuk proses produksi.

Fungsi akuntansi:

Fungsi

fungsi

yang

terkait

dalam transaksi

pembelian

adalah

fungsi

pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat hutang

bertanggung

jawab

untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam

sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau

menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi

pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Terdapat lima langkah dalam transaksi pembelian, yaitu :

a. Order pembelian

Order pembelian adalah pemesanan barang ke supplier. Data

yang diperlukan, yaitu: nomor order pembelian yang unik, tanggal

order pembelian, data staff, data supplier, data barang, dan jumlah

barang yang dipesan.

b. Pengiriman pembelian

Pengiriman pembelian adalah pengiriman barang yang diterima

staff dari supplier. Pengiriman pembelian terdapat barang, faktur

pembelian, dan surat jalan pembelian dari

supplier. Data

yang

diperlukan, yaitu nomor pengiriman

pembelian

yang

unik,

tanggal

pengiriman

pembelian,

kode order

pembelian,

nomor

surat

jalan

pembelian dari supplier,

nomor

faktur pembelian,

tanggal jatuh tempo

pembayaran pembelian yang harus ditaati perusahaan, data barang yang

dikirim,

jumlah

barang

yang

dikirim, total

pembelian

untuk

setiap

barang, subtotal pembelian keseluruhan belum termasuk diskon dan

PPN, diskon pembelian, PPN pembelian, grand total pembelian setelah

dikurangi diskon dan ditambah PPN.

c. Retur pembelian

Retur

pembelian

adalah

pengembalian

barang

kepada

supplier.

Data yang diperlukan, yaitu nomor retur pembelian yang unik, tanggal

retur

pembelian, data

supplier,

kode

pengiriman

pembelian,

data

barang, jumlah barang

yang dikembalikan, total retur pembelian untuk

setiap barang, subtotal retur pembelian keseluruhan belum termasuk

diskon dan PPN, grand total retur pembelian setelah dikurangi diskon

saat pembelian dan ditambah PPN saat penjualan.

d. Hutang

Hutang adalah hutang perusahaan karena pembelian barang yang

pembayaran

pembeliannya

belum lunas.

Data

yang

diperlukan,

yaitu

nomor hutang yang unik, nomor pengiriman pembelian, dan total

hutang perusahaan.

e. Pembayaran pembelian

Pembayaran pembelian

adalah

pembayaran

kepada supplier atas

barang

yang dibeli. Pembayaran pembelian dilakukan berdasarkan

faktur pembelian

yang bisa dicek di

tabel pengiriman pembelian. Data

yang diperlukan,

yaitu

nomor

pembayaran

pembelian

yang

unik,

tanggal pembayaran

pembelian,

kode

faktur

pembelian,

data supplier,

total pembayaran yang dilakukan perusahaan kepada supplier.

2.2.2

Penjualan

Menurut

Mulyadi

(2001,

p202), penjualan

mempunyai

peranan

terpenting

dalam perusahaan

karena

penjualan

merupakan

sumber

kelangsungan hidup suatu perusahaan. Semakin besar jumlah penjualan

semakin

besar

pula

laba

yang

diperoleh.

Penjualan

terjadi

apabila

pihak

yang satu (penjual) menyerahkan hak milik suatu barang, sedangkan pihak

lain (pembeli) membayar barang baik secara tunai

maupun kredit sebagai

imbalan dari perolehan hak milik tersebut. Kegiatan penjualan terdiri dari

transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit.

a. Penjualan tunai

Menurut Mulyadi (2001, p202), penjualan tunai dilakukan oleh

perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran

harga

terlebih

dahulu

sebelum barang

diserahkan

oleh

perusahaan

kepada pembeli. Setelah uang diterima perusahaan, barang kemudian

diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian

dicatat oleh perusahaan.

b. Penjualan kredit

Menurut Mulyadi (2001, p203), penjualan kredit adalah penjualan

yang pembayarannya dilakukan beberapa waktu kemudian setelah

pembeli

menerima

barang

yang

dipesannya. Pembayaran biasanya

dilakukan dalam jangka

waktu

yang telah disepakati oleh kedua belah

pihak. Menurut Mulyadi, penjualan kredit dilaksanakan oleh

perusahaan

dengan

cara

mengirimkan barang sesuai dengan pesanan

yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

menagih kepada pembeli tersebut

c. Fungsi-fungsi penjualan

Fungsi penjualan

Dalam

transaksi

penjualan

kredit,

fungsi

penjualan

bertanggung

jawab

untuk menerima surat order dari pembeli,

mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang

belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan

rute pengiriman),

meminta otoritas kredit,

menentukan

tanggal

pengiriman dan lokasi gudang di mana barang akan dikirim, serta

mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab

untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya

persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

Fungsi kredit

Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam

transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status

kredit

pelanggan

dalam memberikan

otoritas

pembelian

kredit

kepada pelanggan.

Fungsi gudang

Dalam

transaksi

penjualan

kredit

fungsi

ini

bertanggung

jawab

untuk

menyimpan

barang dan

menyiapkan

barang

yang

dipesan

oleh

pelanggan,

serta menyerahkan

barang

fungsi

pengiriman.

Fungsi pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertanggung

jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman

yang

diterimanya

dari

fungsi

penjualan.

Fungsi ini

bertanggung

jawab

untuk

menjamin

bahwa

tidak ada

barang

yang

keluar dari

perusahaan tanpa ada otoritas dari orang yang berwenang. Otoritas

ini dapat berupa surat order pengiriman

yang telah ditandatangani

oleh fungsi penjualan, memo debit

yang ditangani oleh

fungsi

pembelian untuk barang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur

pembelian),

surat

perintah

kerja dari fungsi produksi mengenai

penjualan atau

pembuangan

aktiva tetap yang sudah tidak dipakai

lagi.

Fungsi penagihan

Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertanggung

jawab untuk membuat dann mengirimkan faktur penjualan kepada

pelanggan, serta menyediakan salinan faktur demi

kepentingan

pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertanggung

jawab

untuk

mencatat

piutang yang

timbul

melalui

transaksi

penjualan

kredit

dan

membuat

serta

mengirimkan

pernyataan

piutang

kepada

debitur,

serta membuat

laporan

penjualan.

samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat

harga pokok persediaan yang dicatat ke dalam kartu persediaan.

Terdapat enam langkah dalam transaksi penjualan, yaitu:

• Mencatat pesanan penjualan (order penjualan) .

•

Mencatat pengiriman penjualan (faktur penjualan dan surat

jalan).

• Mencatat pesanan penjualan yang belum terkirim.

• Mencatat retur penjualan.

•

Menghitung piutang.

•

Mencatat pembayaran atas penjualan.

d. Order penjualan

Order penjualan adalah pemesanan barang yang dilakukan oleh

pelanggan. Data yang diperlukan, yaitu nomor order

penjualan yang

unik, tanggal order penjualan, data staff yang melakukan transaksi

order

penjualan,

data

pelanggan

yang

memesan

barang,

data

barang,

dan jumlah barang yang dipesan.

e. Faktur penjualan

Faktur penjualan adalah surat tagihan atau bon kepada pelanggan

atas barang yang telah dikirim kepadanya. Data yang diperlukan, yaitu:

nomor faktur penjualan yang unik, tanggal pembuatan faktur penjualan,

kode

order penjualan

yang

mendasari

pembuatan

faktur

penjualan,

tanggal jatuh tempo pembayaran penjualan, data pelanggan yang

menerima faktur penjualan, data barang, jumlah barang, total penjualan

untuk setiap kode barang, subtotal penjualan keseluruhan belum

termasuk

diskon

dan

PPN,

diskon

penjualan,

PPN

penjualan,

grand

total penjualan setelah dikurangi diskon dan ditambah PPN.

Surat jalan

Surat jalan adalah surat izin jalan untuk melakukan pengiriman

penjualan. Data yang diperlukan, yaitu nomor surat jalan penjualan

yang

unik, tanggal surat jalan penjualan,

nomor faktur penjualan, data

staff,

data pelanggan,

data barang

yang

dikirim,

jumlah

barang, kode

kendaraan yang mengantar barang pesanan ke pelanggan.

g. Retur penjualan

Retur penjualan adalah pengembalian barang oleh pelanggan.

Data

yang diperlukan,

yaitu nomor retur penjualan yang unik, tanggal

retur

penjualan,

data

pelanggan,

kode faktur

penjualan,

data

barang,

jumlah barang yang dikembalikan, total retur penjualan untuk setiap

barang, subtotal retur penjualan keseluruhan, grand total retur

penjualan dikurangi diskon saat penjualan dan ditambah PPN saat

penjualan.

h. Piutang

Piutang adalah hutang pelanggan atas pembelian barang yang

pembayarannya belum lunas. Data

yang diperlukan, yaitu: nomor

piutang yang unik, nomor faktur penjualan, dan total piutang

perusahaan.

i. Pembayaran penjualan

Pembayaran penjualan adalah pembayaran oleh pelanggan

kepada perusahaan. Pembayaran penjualan dapat dilakukan satu atau

lebih kali dan berdasarkan faktur penjualan. Data yang diperlukan,

yaitu: nomor pembayaran penjualan yang unik, tanggal pembayaran

penjualan, kode faktur penjualan, data pelanggan, total pembayaran

yang dilakukan pelanggan.

2.2.3

Persediaan

Menurut Mulyadi (2001, p553), dalam perusahaan dagang,

persediaan

hanya

terdiri

dari

satu golongan,

yaitu

persediaan

barang

dagangan,

yang

merupakan

barang

yang

dibeli

dengan tujuan

dijual

kembali.

Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa persediaan

merupakan bahan-bahan yang disediakan untuk proses produksi atau untuk

dijual kembali.