|
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori- teori Dasar/ Umum
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut
O’Brien (2005, p5), sistem
informasi dapat
merupakan
kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber daya
yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuat organisasi.
Menurut
Whitten
(2004,
p10),
sistem informasi
adalah
pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan
sebagai
output
informasi
yang diperlukan
untuk
mendukung
sebuah
organisasi.
Menurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah seperangkat
komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan
dan
mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol, analisis, dan visualisasi
dalam organisasi.
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem
informasi
merupakan gabungan dari orang, hardware,
software, jaringan
yang saling berinteraksi
untuk
mendukung dan
mengembangkan
pengoperasian sumber daya data menjadi informasi yang berguna dalam
7
|
|
8
penyelesaian
masalah
dan
pembuatan
keputusan
yang
dibutuhkan
oleh
manajemen dan user.
2.1.2. Sistem ERP
2.1.2.1.
Pengertian ERP
Menurut
O’Brien
(2004,
p194),
pengertian Enterprise
Resource Planning (ERP) adalah tulang punggung perusahaan
lintas fungsi yang mengintegrasi dan mengotomatisasi banyak
proses bisnis internal dan system informasi dalam fungsi
penjualan dan distribusi, produksi, logistik, akuntansi, dan sumber
daya manusia sebuah perusahaan.
Menurut
Daverport
(2000),
sistem Enterprise
Resource
Planning
merupakan
paket software
bisnis
yang
mendukung
operasi bisnis dan pengambilan keputusan sehari-
hari. Paket-
paket ini mampu menggabungkan semua informasi yang mengalir
melalui perusahaan, dari informasi keuangan dan akuntansi,
informasi
sumber
daya
manusia,
informasi manufacturing,
informasi supply chain, sampai informasi pelanggan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa di dalam
ERP terdapat aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu
organisasi/ perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas
berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan
mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat
merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
|
 9
2.1.2.2.
Beberapa aplikasi ERP
Seperti konsep
ERP, software ERP juga
memiliki sejarah
dan
perkembangannya
masing-
masing.
Berikut
ini
adalah
beberapa software ERP dan vendor yang telah ada sampai saat ini:
•
SAP R/3 dari SAP
•
MySAP dari SAP
•
SAP Business One dari SAP
•
Accpac dari The Sage Group
•
Microsoft Dynamics ax dari Microsoft
•
Oracle e-Business suite dari Oracle
•
PeopleSoft dari Oracle
•
MAS 90, MAS 200, dan MAS 500 dari The Sage Group
•
SAGE ERP X3 dari The Sage Group
Selain aplikasi ERP proprietary terdapat beberapa aplikasi
ERP yang bersifat opensource diantaranya:
•
Adempiere
•
Compiere
•
GNU Enterprise
|
|
10
2.2. SAP
2.2.1.
Modul Material Management
2.2.1.1.
Siklus Procurement
Siklus
procurement yang
ada
pada
SAP
R/3
adalah
sebagai berikut: SCM500 (2006, P56 – P57)
Gambar 2.1: Procurement Cycle
2.2.1.1.1.
Requirement Determination
Pada tahap requirement determination, user
yang
ada di departemen dapat secara manual melewatkan tahap
ini dengan
membuat
purchase
requisition. Jika
telah
menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut
dalam
material
master, maka system
SAP
R/3
akan
membuat purchase requisition secara otomatis.
|
 11
Gambar 2.2: Purchase Requisition
2.2.1.1.2.
Determination of Source of Suplly
Tahap determination of source of supply
merupakan tahap penentuan calon- calon vendor yang
akan diajak untuk berkerja sama. Sebagai seorang
pembeli,
didukung
dengan
fasilitas pemilihan source
of
supply.Pembeli dapat menggunakan pembeda source of
supply untuk
membuat request
for quotation (RFQs)
dan
kemudian memasukkan quotation. Untuk pembuatan
RFQs
dapat saja
merajuk pada purchase
requisition dan
kondisi yang telah ada pada sistem.
|
 12
Gambar 2.3: Determination of Source of Supply
2.2.1.1.3.
Vendor Selection
Vendor selection
merupakan
tahap
pemilihan
vendor yang akan diajak kerja sama. Sistem
mempermudah pemilihan dari vendor dengan membuat
price comparison
antara
beberapa quotation.
Secara
otomatis akan emngirimkan surat penolakkan.
2.2.1.1.4.
Purchase Order Purchasing
Pada tahap purchase order processing,
suatu
purchase order (PO) dapat dibuat secara manual ataupun
secara
otomatis
oleh
system.
Pemrosesan PO
dapat
dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti
purchase
requisition
atau
quotations,
untuk
mengurangi
|
 13
jumlah
usaha kerja
yang dilakukan. PO juga dapat dibuat
bedasarkan outline agreement.
Gambar 2.4: Purchase Order
2.2.1.1.5.
Purchase Order Monitoring
Purchase
order
monitoring merupakan
kegiatan
memonitor
status
purchase
order
di
dalam system yang
dilakukan oleh pembeli. Pembeli dapat juga membedakan,
contohnya apakah delivery atau invoice untuk PO tersebut
telah dilakukan ataupun belum dilakukan. Dapat dilakukan
peringatan kepada
vendor
tentang outstanding
deliveries
(pengiriman yang batas waktunya telah dekat).
|
 14
2.2.1.1.6.
Goods Receipt
Goods
Receipt merupakan
tahap
penerimaan
barang. Ketika memasukkan pengiriman yang telah datang
kedalam system,
maka dapat
dicocokkan
bedasarkan
PO
yang relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan
dapat di periksa apakah pengirman barang, beserta jumlah
barang
sesuai
dengan
PO.
Sistem akan
langsung
memperbarui purchase order history dari PO.
Gambar 2.5: Goods Receipt
2.2.1.1.7.
Invoice Verification
Invoice verification merupakan tahap pemeriksaan
invoice. Ketika membuat Invoice yang bedasarkan PO
|
 15
yang
lalu
atau
pengiriman
yang
lalu
dapat diperiksa
kalkulasi
dan
ketepatan invoice
secara
umum.
Ketersediaan
data
dari purchase
order
dan
goods
receipt
memungkinkan pembeli untuk melihat pada perbedaan
kuantitas dan harga.
Gambar 2.6: Invoice Verification
2.2.1.1.8.
Payment Processing
Program pembayaran
mengijinkan
pembayaran
kepada kewajiban kreditor. Financial
Accounting
mengeksekusi program ini secara reguler.
|
|
16
2.2.1.2.
Master Data
Master data
berisi rekaman data yang disimpan dalam
database dalam
periode
waktu
yang
cukup
lama.
Rekaman data
ini disimpan secara terpusat, dan diggunakan serta diproses pada
cross application basis.
2.2.1.2.1.
Material Master
Material master record merupakan
sumber
utama
dari data spesifik material. Diggunakan oleh seluruh area
dari logistics pada system SAP R/3.
Data disimpan dalam material master record
dibutuhkan untuk berbagai tujuan termasuk:
•
Purchasing data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan.
•
Inventory Management data dibutuhkan untuk posting
goods movement dan membawa physical inventory.
•
Data
accounting
dibutuhkan
untuk
material
valuation.
•
Materials Planning
data
dibutuhkan
untuk
Material
Requirement Planning.
Layar untuk memproses material master record dapat
dibedakan menjadi tipe berikut ini:
|
|
17
a. Main data
Main data merupakan
layar
untuk
setiap
individu
user
di
departemen,
seperti basic data, materials
planning dan sebagainya.
b. Additional data
Merupakan layar dimana dapat ditemukan
informasi
tambahan,
seperti unit
of
measurre
alternatif, material shorts descriptions dan
comsumption values.
Beberapa
Data
material
valid untuk semua level
organisasi, dan beberapa lainnya
hanya valid pada
level organisasi tertentu. Sehingga material data
dapat diatur secara terpusat, mengurangi
pengambilan data yang tidak diperlukan dari
database demi
meminimalisir redudansi informasi,
material master dapat diatur dalam suatu cara yang
mencerminkan struktur dari perusahaan.
c. Data at Client level
General
master
data
valid untuk
seluruh
perusahaan disimpan pada level client. Contohnya:
material
number,
material
short
text, material
group, base dan unit of measure alternatif.
|
|
18
d. Data at Plant Level
Semua data yang valid dalam suatu plant dan
untuk kepunyaan semua storage location disimpan
dalam level
plant.
Contoh:
purchasing
data,MRP
data, forecasting data, work scheduling data.
e. Data at storage location level
Semua data
yang valid dalam bagian dari storage
location disimpan pada level storage location.
2.2.2. Modul Financial Accounting
Modul
Finance
Accounting
(FI) berfokus
pada
legal,
laporan
keuangan
organisasi
dari sudut
pandang
eksternal.
General ledger
merupakan buku besar yang mencatat semua transaksi
yang terjadi pada
suatu organisasi, baik
itu
hasil dari
transaski operasional (contoh: goods
issue melibatkan posting material) maupun transaksi yang terjadi melalui
jurnal
pembantu
(subsidiary ledger) yang terdapat pada Financial
Accounting
(contoh:
posting
tagihan
vendor).
Subsidiary ledger
(sub-
ledger) utama dari Financial Accounting seperti Piutang Dagang/Account
Receivable, Hutang
Dagang/Account
Payable,
Manajmen
Kas/Cash
Management dan Asset Accounting. Reconciliation accounts
merupakan
akun
yang
digunakan
untuk
menghubungkan
jurnal pembantu tersebut
|
|
19
dengan General Ledger secara real-time. Beberapa
istilah
yang terkait
dengan transaksi pada Financial Accounting antara lain:
a. Document Types (Tipe Dokumen)
Digunakan
untuk
membedakan antara tipe dokumen akutansi yang
satu dengan yang lainnya.
b. Posting Key
Digunakan
sebagai
penunjuk
tipe
akun
apa
serta debit/kredit akun
tersebut pada saat melakukan posting.
2.2.2.1.
Account Receiveable
Financial Account Receivable merupakan sub-ledger yang
mengatur keseluruhan transaksi yang berhubungan dengan
piutang dagang pelanggan. Accounts
Receivable (AR) adalah
hak
tagih perusahaan kepada debitor atas penjualan barang/jasa hasil
produksi, saham,
aktiva tetap, dan
sebagainya. Selain dari
penjualan, piutang juga
timbul dari berbagai tagihan lain, seperti
piutang kepada pegawai, uang muka pembelian, dan sebagainya.
2.2.2.1.1.
Customer Master Data
Master data customer dibuat dan di-maintain pada
level client dan company code dalam SAP. Data customer
pada
level client
merupakan
data
yang
umum
(general
data) dari suatu customer,
seperti
data
alamat customer
yang dapat digunakan pada semua company code.
|
|
20
Sedangkan data
customer
pada
level
company
code
merupakan data spesifik yang hanya digunakan pada satu
company code tertentu, seperti persetujuan syarat
pembayaran customer kepada perusahaan.
Akun-akun vendor dapat dikelompokkan menjadi
beberapa
account
group sehingga
dapat
diorganisir
dan
diatur dengan lebih mudah (contoh account group
customer: customer
domestik,
one-time customer,
dsb).
Account group tersebut ditetapkan dengan pemberian
suatu
jarak
penomoran
(number
ranges) tertentu
pada
SAP.
2.2.2.1.2.
Transaksi Akuntansi pada Account Receivable
Entri Tagihan/Kredit Memo
merupakan
transaksi
akuntansi pada sub-ledger Account Receivable. Sama
halnya dengan
tagihan,
kredit
memo
dari customer
akan
diposting pada Account
Receivable yang terintegrasi
dengan
Sales
Order
Management. Namun, apabila tidak
ada nomor referensi
dari Sales
Order,
tagihan dan kredit
memo masih dapat dientri.
|
|
21
2.2.2.2.
Account Payable
Account
Payable
(AP) merupakan
sub-ledger
yang
mengatur keseluruhan transaksi yang berhubungan dengan hutang
dagang organisasi kepada vendor-nya. AP merupakan sub-ledger
yang terintegrasi dengan proses akuisis/pembelian (procurement),
dimana
berperan
sebagai
sumber informasi yang penting untuk
departemen pembelian dalam pemrosesan tagihan vendor.
2.2.2.2.1.
Vendor Master Records
Master data vendor
dibuat
dan
di-maintain pada
level client dan company code dalam SAP. Data vendor
pada
level client merupakan data yang bersifat umum
(general data) dari suatu vendor, seperti data alamat,
kontrol dan transasksi pembayaran.
Sedangkan data
vendor pada level company code merupakan data spesifik
yang
hanya digunakan pada satu company code tertentu,
seperti
data accounting
info, transaksi
pembayaran,
korespondensi, dan withholding tax.
Akun-akun vendor dapat dikelompokkan menjadi
beberapa
account
group sehingga
dapat
diorganisir
dan
diatur dengan lebih mudah.
Account group tersebut
ditetapkan dengan pemberian suatu jarak penomoran
(number ranges) tertentu pada SAP.
|
|
22
2.2.2.2.2.
Transaksi Akuntansi pada Account Payable
Adapun transaksi yang ada pada Account Payable
antara lain:
• Entri Tagihan/Kredit Memo
Saat
melakukan
posting suatu
biaya
yang
digunakan
sebagai biaya operasional harus disertakan dengan cost
accounting-relevant
assignment,
seperti cost center
atau internal order.
• Recurring Entry Program
Recurring entry program digunakan
untuk
melakukan
posting yang dimaksudkan akan berlangsung berkali-
kali
dalam suatu
jangka
waktu
dan
periode
tertentu
(contoh:
tagihan sewa bulanan). Melalui program
ini,
dokumen-dokumen
terkait
akan dibuat
secara
otomatis.
2.2.2.2.3.
Integrasi dengan Material Management
Modul Material Management merupakan modul
pembelian pada SAP yang terintegrasi secara real-time
dengan Account Payable.
|
 23
•
Purchasing Data pada Vendor Master Records
Purchasing
Data dari Vendor Master Records dapat
diakses pada Account Payable dengan transaksi
Central maintenance (T-code XK01, XK02, XK03).
Gambar 2.7: Purchasing Data pada Vendor Master Records
•
Posting Transaksi Pengadaan
Prosedur
standar
dalam melakukan
posting
transaksi
pengadaan pada Material Management sering disebut
dengan
istilah
“Three-step
verification”
atau juga
cukup dikenal dengan sebutan “three-way mtach”.
Yang
terdiri
dari
tiga
tahap,
yaitu: Purchase
order,
penerimaan barang (GR), dan verifikasi tagihan (IR).
Penerimaan barang/verifikasi tagihan akan
mengkliring akun untuk
memastikan barang diterima
|
 24
untuk setiap tagihannya, ataupun sebaliknya
memastikan tagihan yang diterima untuk setiap
barang yang masuk.
Gambar 2.8: Three-Step Verification (Standar)
2.2.2.3.
Asset Accounting
Asset
Accounting meningkatkan
automatisasi
dalam
membuat perencanaan, monitoring dari
asset
tetap
untuk
tujuan
akuntansi internal dan eksternal.
Didalam
modul
FI
juga
terkait
dengan
modul Treasury
yang terdiri dari dua jenis yaitu Cash Management
dan Cash
Budget Management.
2.2.2.4.
Cash Management
Cash Management digunakan untuk melakukan kontrol
keluar masuk keuangan perusahaan.
|
 25
2.2.2.4.1.
Cash Management Incoming
Cash Management Incoming
merupakan
manajemen kas terkait dengan penerimaan pembayaran
(Incoming Payment).
Pada
dasarnya,
penerimaan
pembayaran
di-posting sebagaimana
digambarkan
pada
gambar berikut:
Gambar 2.9: Incoming Payment
Ketika menerima pembayaran secara penuh dari
suatu tagihan, akan terjadi kliring untuk open
item
dari
customer yang
bersangkutan.
Sedangkan
apabila
penerimaan
pembayaran
suatu tagihan tidak dilakukan
secara penuh (angsur), ada dua metode yang dapat
digunakan untuk melakukan posting:
•
Partial payment: Dimana tidak dilakukan kliring
untuk
open
item
yang
bersangkutan. Namun
open
item
sebesar
jumlah
yang
diterima
akan
dicatat
|
 26
disebelah kredit. Pencatatan ini akan ditampilkan
tepat disebelah atas open item yang bersangkutan dan
akan mereferensi pada open item yang bersangkutan.
•
Residual item:
Dimana dilakukan kliring tagihan
customer yang bersangkutan dan kemudian dilakukan
pencatatan open item baru sejumlah sisa tagihan yang
belum diterima.
2.2.2.4.2.
Cash Manegement Outgoing
Cash Management Outgoing
merupakan
manajemen
kas
terkait
dengan pembayaran
keluar
(Outgoing Payment).
Ada beberapa
elemen
pembayaran
keluar yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 2.10: Elements of Payment Transaction
|
 27
Ketika
melakukan
pembayaran atas
suatu
tagihan,
akan
terjadi
kliring
untuk open item dari
vendor yang
bersangkutan.
2.2.2.4.3.
Master Records in Bank Accounting
a. Bank Directory
Bank directory terdiri dari data alamat dan data valid
kontrol dari semua bank yang digunakan pada sistem
SAP.
Gambar 2.11: Bank Directory
b. Bank Accounts
House Bank adalah bank-bank dimana kita (company
code) mempunyai akun.
|
 28
Gambar 2.12: Bank Accounts
2.2.3. Modul Controlling
Modul Controlling menyediakan dukungan
informasi
manajemen
untuk merencanakan, memantau, dan mengoptimisasi semua proses yang
terdapat dalam suatu organisasi. Modul ini membantu dalam pengambilan
keputusan manajemen.
Dalam sistem
SAP,
Controlling dan
Financial
Accounting
merupakan komponen yang independen. Aliran data pada dua komponen
ini terjadi secara teratur sehingga semua data
yang berhubungan dengan
biaya
akan
secara
otomatis
mengalir
dari financial
accounting
ke
controlling.
Pada
saat
bersamaan,
sistem akan
menempatkan biaya
dan
beban
pada
objek
account
assignment
Controlling
seperti cost
center,
orders,
projects, dan lain-lain . Akun biaya
dan
beban
yang
terdapat
financial
accounting
akan
dikelola
dalam Controlling
sebagai
elemen
biaya atau elemen beban.
|
|
29
2.2.3.1
Master Data
2.2.3.1.1
Cost element
Cost element pada akuntansi menyediakan
gambaran tentang biaya dan pendapatan yang terjadi pada
suatu organisasi. Posting ini secara otomatis diperbaharui
dari
modul
Financial
Accounting ke
Controlling.
Cost
element
merupakan
dasar
dari akuntansi
biaya
dan
memungkinkan pengguna untuk menampilkan biaya dari
setiap akun yang telah ditentukan pada cost
element.
Contoh dari akun
yang dapat ditentukan
yaitu cost center
dan internal order.
2.2.3.1.2
Cost center
Cost center menyediakan informasi mengenai
biaya yang terjadi. Dengan SAP, cost center dapat
ditentukan
pada
departemen
atau manajer
yang
bertanggung jawab untuk area bisnis tertentu berdasarkan
area
fungsional
dalam
suatu
organisasi.
Dengan
adanya
cost
center ini
dapat
memungkinkan
untuk
mengecek
profitabilitas dari area fungsional secara individu sehingga
dapat menyediakan data pengambilan keputusan untuk
manajemen. Oleh karena itu, hal ini mewajibkan bahwa
semua biaya harus ditentukan sesuai dengan sumber
mereka.
|
|
30
2.2.3.1.3
Profit center
Profit
Center menyediakan
gambaran
keuntungan
atau kerugian suatu area individu atau independen dari
suatu organisasi. Area ini
yang bertanggung jawab atas
biaya dan pendapatan mereka.
Profit
center digunakan
untuk
tujuan
pengontrolan secara internal yang
memungkinkan manajemen dapat meninjau area yang
bertanggung jawab pada organisasi tersebut. Perbedaan
dari cost center dan profit center adalah pada cost center
mewakili biaya individu yang terjadi selama
beberapa
periode sedangkan profit
center berisi saldo biaya dan
pendapatan.
2.2.3.1.4
Internal Order
Internal order umumnya digunakan untuk
merencanakan, mengumpulkan dan menyelesaiakan biaya
pekerjaan dan tugas internal. Internal order dapat
ditentukan
anggarannya,
dimana
sistem akan
memantau
agar pekerjaan tersebut tidak melampaui
anggaran.
Tingkatan pemantauan ini memungkinkan
kemampuan
manajemen
untuk
meninjau kegiatan internal order untuk
tujuan pengambilan keputusan yang lebih baik.
|
|
31
Dalam sistem SAP
memungkinkan
manajemen
untuk memantau internal order selama siklus hidupnya
mulai dari pembuatan awal melalui perencanaan dan
posting semua biaya aktual dan penyelesaian akhir serta
pengarsipan. Penyelesaian internal order memperbolehkan
pengguna untuk mentransfer semua biaya yang timbul ke
penerima yang tepat.
2.2.3.1.5
Profitability analysis
Profitability analysis berfungsi untuk
menganalisis
laba atau rugi suatu organisasi berdasarkan segmen pasar
individu.
Sistem ini
mengalokasikan biaya
sesuai dengan
pendapatan untuk setiap segmen pasar. Segmen pasar
tersebut dapat diklasifikasikan menurut produk,
pelanggan, internal order, atau unit bisnis strategis seperti
sales organization
atau business
area
yang
berhubungan
dengan keuntungan perusahaan atau kontribusi margin.
Profitability
analysis dapat
diperoleh
dengan
metode berikut:
•
Costing-based analysis
Costing-based analysis adalah bentuk analisis
profitabilitas yang mengelompokkan biaya dan
pendapatan sesuai dengan pendekatan berbasis biaya.
|
|
32
•
Account-based analysis
Account-based analysis adalah bentuk analisis
profitabilitas yang terorganisir dalam sebuah akun
dan menggunakan pendekatan berbasis akun.
Karakteristik yang membedakan bentuk analisis ini
adalah pengunaan elemen biaya dan pendapatan.
2.2.3.1.6
Fund Center
Fund center mewakili area organisasi yang
bertanggung jawab untuk pemantauan anggaran dan
pelaporan. Hal ini terkait dengan cost center. Fund center
mengidentifikasi tempat dimana pendapatan, beban, dan
anggaran organisasi dikelola, dilaporkan dan dikontrol.
Fund center biasanya merupakan tingkatan
terendah dari organisasi dimana terdapat tanggung jawab
manajemen. Dalam mmodul fund Management, fund
center
diturunkan
dari cost
center.
Hierarki ini
diatur
melalui
persiapan
fund
center
berdasarkan
hierarki
dari
cost center.
2.2.3.1.7
Commitment Item
Commitment
Item merupakan
pengelompokkan
fungsional
dari
sebuah
organisasi
dalam bidang
manajemen keuangan (FM Area). Commitment item
|
|
33
mengklasifikasikan transaksi menjadi transaksi anggaran
dan transaksi bisnis yang mempengaruhi likuiditas dalam
pendapatan,
pengeluaran
dan
saldo
item kas.
Anggaran
dapat
ditentukan
untuk
fund
center
tertentu.
Dalam fund
management,
commitment
item harus
berasal
dari
GL
account / cost element.
2.2.3.2
Budgeting
Anggaran adalah rencana yang
menguraikan
tujuan
keuangan dan operasional sebuah
organisasi. Di dalam SAP,
anggaran dibuat sebuah struktur.
Untuk masing-masing dana,
struktur anggaran
mewakili
semua
fund
center dan
commitment
item yang mendapat anggaran atau membuat postingan.
Di
dalam modul
fund
management,
anggaran
dibedakan
menjadi beberapa tipe,yaitu:
•
Original Budget
Original Budget adalah anggaran awal yang dialokasikan
sebelum dilakukan perbaharuan. Original
Budget
merupakan
anggaran maksimum yang tersedia. Anggaran ini dapat
dialokasikan secara keseluruhan atau secara tahunan.
•
Budget updates
Perbaharuan anggaran dilakukan ketika diperlukan koreksi
dari original budget. Koreksi anggaran yang dilakukan dapat
menjadi:
|
 34
a)
Budget Supplement
Pengoreksian anggaran
yang dilakukan karena adanya
penambahan terhadap original budget.
b)
Budget Return
Pengoreksian anggaran
yang dilakukan karena adanya
pengurangan terhadap original budget.
c)
Budget Transfer
Pengoreksian anggaran
yang dilakukan karena adanya
penambahan dan pengurangan dari original budget.
•
Current Budget
Current
budget
merupakan
anggaran tersedia setelah
terjadi
perbaharuan anggaran. Formulanya :
Current Budget = [ Original Budget + Supplement – Return +/- Transfer + Year-
end closing Budget transfer + budget from revenues increasing the budget ]
•
Budget Release
Budget
Release
berfungsi
untuk
me-release anggaran
yang dimasukkan agar dapat digunakan. Anggaran yang
tersedia dapat
digunakan
untuk
pengeluaran yang terjadi
apabila
anggaran
tersebut
telah
di-release.
Di
dalam SAP
menyediakan dua strategi untuk me-release anggaran yaitu
secara manual atau otomatis. Hal ini memberikan fleksibilitas
|
|
35
kepada organisasi untuk memanfaatkan fitur ini sesuai dengan
kebutuhan bisnis.
Berdasarkan pengeluaran
yang dilakukan, salah satu jenis
anggaran yang ada yaitu anggaran pengeluaran operasional
(operating expenditure budget).
Operating
Expenditure
Budget
adalah anggaran yang diberikan untuk mendukung beban yang
timbul dari kegiatan operasi perusahaan.
Beban Operasi adalah
beban-beban yang dikeluarkan untuk kegiatan-kegiatan selain
kegiatan produksi.
Secara
umum,
beban
operasi
dapat
dibagi
menjadi
2
kelompok,yaitu:
•
Beban Penjualan (selling expenses)
Beban penjualan adalah beban yang muncul dari aktivitas
penjualan barang dan jasa oleh perusahaan kepada
pelanggan. Berikut beberapa contoh dari beban penjualan:
a. Gaji wiraniaga (salesman),
b. Komisi wiraniaga (salesman),
c. Biaya penyusutan kendaraan bagian penjualana,
d. Biaya listrik, air dan gas bagian penjualan.
•
Beban Administratif (administrative expenses)
Beban administrative adalah beban yang muncul dari
aktivitas
administrasi dan kegiatan
umum
lainnya yang
|
|
36
dilakukan oleh perusahaan. Berikut beberapa contoh dari
beban administrasi :
a. Gaji staf akuntansi dan keuntungan,
b. Biaya penyusutan computer bagian administrasi,
c. Biaya listrik, air dan gas bagian administrasi.
2.2.3.3
Integration
Dokumen controlling juga akan dibuat ketika dokumen
financial dibuat berisi posting akun beban atau pendapatan
yang
sesuai dengan
cost
element
primer yang dibuat
pada
controlling
dan merupakan objek controlling (berupa cost center atau internal
order) yang diidentifikasi untuk biaya / pendapatan.
Dalam SAP,
modul
Financial
Accounting
merupakan
sumber
data
utama
untuk
modul
Controlling. Biasanya
posting
beban
ke general ledger menghasilkan
posting
biaya
pada
controlling. Posting beban dapat dilakukan secara jurnal manual
atau
dimulai
dari
posting
utang dagang
atau melalui
posting
penyusutan dari
asset
Accounting. Posting
pendapatan
pada G/L
biasanya juga menghasilkan postingan pada profitability analysis
atau profit center accounting. Baik posting beban dan pendapatan
dari financial
harus
menentukan
objek controlling
yang
spesifik
untuk menerima data biaya atau pendapatan.
|
|
37
2.2.4. Tingkatan Organisasi pada SAP
Tingkatan
organisasi
dalam
SAP
R/3
merupakan
replikasi
dari
struktur organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkat organisasi dalam
SAP R/3 merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam
proyek
implementasi SAP. Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur
organisasi perusahaan, lalu menerjemahkannya kedalam struktur SAP.
Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:
a. Client
b. Company Code
c. Plant
d. Storage Location
e. Purchasing Organization
f.
Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam
customizing untuk enterprise structure: SCM500 (2006, P45)
2.2.4.1.
Client
Client
merupakan
suatu
unit
di
dalam SAP
R/3
yang
bersifat
resmi
dan
memiliki
syarat
oraganisasi
dalam hal
data,
terdiri atas master records dan kumpulan table
yang independen.
Dari
sudut
pandang
bisnis,
client merupakan
representatif dari
suatu kelompok korporasi (corporate Group). SCM500 (2006,
P45)
|
|
38
Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam
system SAP/
R3.
Spesifikasi
atau
data
yang
dimasukkan
pada
tingkatan ini, berlaku untuk semua
company
code dan unit
organisasi
lainnya
dibawah client tersebut.
Client didefinisikan
secara
unik
di
dalam sistem dengan
tiga
digit
angka.
SCM500
(2006, P45)
Menurut Martin Murray
(2006,
p25),
Client
didefinisikan
sebagai organisasi dan entitas
yang
legal
di
dalam
sistem SAP. Master Data diamankan di dalam client tersebut
tidak dapat ditampilkan atau diubah dari client lainnya.
Dari
definisi
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa, client
merupakan tingkat
hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3
yang
bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data,
terdiri
atas master
records yang independen, semua
data yang
dimasukkan pada tingkatan ini berlaku untuk semua company
code dan unit organisasi lainnya dibawah client tersebut.
2.2.4.2.
Company Code
Company
code
mempresentasikan suatu unit independen
yang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu
perusahaan
dalam corporate
Group
(client).
Company
code
didefinisikan
dalam
sistem dengan
menggunakan
4
karakter
alfanumerik yang bersifat unik dalam client. SCM500 (2006,
P45)
|
|
39
Menurut
Martin
Murray (2006, p28),
company
code
sebagai unit organisasi terkecil yang mempunyai laporan
keuangan yang legal.
Dari
definisi
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa, company
code
mempresentasikan suatu
unit
indpenden yang
memiliki
laporan keuangan yang legal.
2.2.4.3.
Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang
memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi,
procurement,
dan
perencanaan
material.
Suatu
plant dapat
mempresentasikan beberapa entitas dalam perusahaan, seperti:
Plant
didefinisikan
dalam sistem
dengan
4
karakter
alfanumerik yang unik dalam client. (SAP-01Fundamentals, p33)
Menurut Martin Murray (2006, p30) definisi plant dapat
berbagai
macam plant
dapat
didefinisikan
sebagai
lokasi
yang
menampung
valuated stock.
Sedangkan production
plan
mendefinisikan plan sebagai organizational unit yang
merupakan
pusat
dari
perencanaan
produksi. Plant
juga dapat
didefinisikan
sebagai lokasi yang memuat jasa atau pemeliharaan fasilitas.
2.2.4.4.
Storage Location
Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat
untuk
membedakan
material
dalam
suatu
plant.
Manajemen
|
|
40
persediaan
(Inventory
Management) dan persediaan secara fisik
(Physical
Inventory)
terjadi
pada
tingkat storage
location
didefinisikan dengan 4 karakter
alfanumerik yang unik dalam
plant. SCM500 (2006, P46)
Suatu client
dapat
memiliki
beberapa
company
code.
Suatu
company
code dapat
memiliki
beberapa plant.
Sedangkan
suatu plant
hanya
dimiliki oleh satu
company
code dalam
SAP/R3.
Plant dapat
memiliki
beberapa storage
location,
tetapi
suatu storage location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu
plant saja. SCM500 (2006, P47)
Menurut
Martin Murray (2006, p30) storage location
adalah tempat dimana stok disimpan secara fisik di dalam plant.
Akan
selalu
ada
satu
storage
location
yang
dipasangkan
untuk
satu plant.
Bedasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa
storage location
merupakan
unit
organisasi
dimana
kegiatan
manajemen
persediaan dan
persediaan
fisik
berlangsung,
setiap
storage location dipasangkan untuk satu plant.
2.2.4.5.
Purchasing Organization
Purchasing Organization
merupakan unit organisasi
dalam logistic
yang
membagi perusahaan bedasarkan kebutuhan
pembelian. Purchasing Organization
bertugas membeli material
atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian dengan
|
|
41
vendor,
dan
bertanggung
jawab
atas
transaksi
pembelian.
SCM500 (2006, P48)
Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan
dengan
mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu
company code atau ke beberapa plants.Beberapa purchasing
organization
dapat
di-assign
ke satu
company
code.
Suatu
Purchasing Organization
tertentu hanya dimiliki oleh satu
company code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign
ke company code (pembelian lintas company code). Beberapa
plant dapat di-assign ke suatu Purchasing
Organization dan juga
satu plant ke beberapa purchasing organization. SCM500 (2006,
P48)
Menurut
Martin Murray
(2006,
p39),
purchasing
organization adalah sekelompok grup yang melakukan aktivitas
pembelian
yang
dihubungkan
dengan
spesifik part
dalam suatu
perusahaan.
Bedasarkan definisi diatas
dapat disimpulkan bahwa,
purchasing organization merupakan unit organisasi logistic yang
bertanggung jawab atas aktivitas pembelian material dan jasa.
2.2.4.6.
Purchasing Group
Purchasing
Group
merupakan
buyer atau sekumpulan
buyer yang bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian
tertentu. Secara internal, purchasing group bertanggung jawab
|
|
42
dalam perolehan material atau class of material. Secara eksternal,
purchasing group
merupakan suatu bagian perusahaan yang
bertugas
melakukan
kesepakatan
dengan
vendor.
Purchasing
group tidak di-assign ke unit lain dalam Enterprise Structure pada
SAP/R3. SCM500 (2006, P48)
Menurut Martin Murray (2006, p41), purchasing group
didefinisikan
sebagai
orang
atau sekelompok
kecil
orang
yang
bertanggung jawab dalam menentukan persetujuan atas material
atau kelompok material tertentu yang dibeli oleh
purchasing
organization.
Bedasarkan definisi diatas
dapat disimpulkan bahwa
purchasing group
adalah
sekelompok
group
atau
orang
yang
disebut
dengan
buyer
yang
bertanggung
jawab
dalam kegiatan
pembelian material tertentu yang dibeli oleh purchasing
organization.
Perbedaan pilihan assignment antara company code, plant,
dan purchasing organization ditentukan bedasarkan kategori
purchasing organization, yaitu:
|
 43
•
Plant specific Purchasing Organization
Gambar 2.13: Plant specific Purchasing Organization
Pada kategori ini, purchasing organization bertanggung jawab
atas perolehan material hanya untuk satu plant. Dalam hal ini
assignment yang dapat dilakukan:
a)
Assign Purchasing Organization ke company code
b)
Assign
hanya satu plant dalam
suatu company code ke
purchasing organization.
•
Cross plant Purchasing Organization
Gambar 2.14: Cross plant Purchasing Organization
|
 44
Pada
kategori
ini,
Purchasing
Organization
bertanggung
jawab
untuk
membeli material dan jasa untuk beberapa plant
dalam satu
company code.
Purchasing
Organization di-
assign ke company code tertentu, lalu beberapa plant di-
assign ke Purchasing Organization yang bertanggung jawab.
•
Cross Company code Purchasing Organization
Gambar 2.15: Cross Company code Purchasing Organization
Plant
di-assign
ke Purchasing
Organization
yang
bertanggung jawab untuk melakukan pembelian atas plant
tersebut.
Untuk
pembelian cross
company
code,
purchasing
organization tidak
di-
assign
ke company code
mana pun pada
customizing. Jadi
ketika
membuat purchase
order,
sistem akan
|
|
45
meminta user memasukkan company code mana material tersebut
dibeli. SCM500 (2006, P49)
2.2.5. Implementasi Sistem ERP
Menurut
Wawan Dhewanto (2007, p100), system ERP biasanya
merupakan
hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi. Oleh karena
itu,
diperlukan
perencanaan
proyek yang
cermat.
Berbagai
isu
pada
manajemen proyek yang harus diperhatikan misalnya:
•
Estimasi
waktu,
penentuan
skala
prioritas,
fleksibilitas
jadwal,
dan
sebagainya harus ditentukan dengan cermat. Sebagaimana lazimnya
proyek system informasi, biasanya resiko perubahan waktu atau ruang
lingkup sering terjadi. Ruang lingkup sering membengkak dari
perkiraan semula karena adanya modifikasi yang harus dilakukan
ketika
proyek
sedang
berjalan
sehinggan
mengakibatkan bertambah
lamanya waktu implementasi.
•
Jenis system ERP yang akan diadopsi. Jika diputuskan akan
mengadopsi satu sistem utuh dari satu vendor, maka biasanya system
diterapkan
dengan
modifikasi yang
minimal
sehingga waktu
kustomisasi
bisa
dipersingkat
dan mengurangi
kompleksitas
proyek.
Tetapi,
tujuan
utama
implementasi
sistem ERP
adalah
menerapkan
sistem yang paling tepat untuk organisasi, bukan sekedar tepat waktu
dan sesuai anggaran saja.
|
|
46
•
Penentuan orang-orang
yang terlibat dalam ‘steering committee’,
karena
tim ini
akan
menentukan keberhasilan
implementasi
ERP.
Idealnya
steering
committee terdiri
atas
manajemen
senior
yang
mewakili atau yang berpengaruh pada fungsi korporat dan perwakilan
para pengguna system. Komite ini biasanya sangat terlibat dalam fase
pemilihan system, monitoring kemajuan proyek, dan pengelolaan
konsultan eksternal.
2.2.6. Metodologi Accelerated SAP (ASAP)
Accelerated
SAP
(ASAP) adalah
pendekatan
yang
secara khusus
dikembangkan oleh SAP untuk membantu perusahaan dalam
mengimplementasikan software SAP
secara
efektif
dan
efisien.
Bedasarkan bacaan mengenai
SAP.
ASAP
dapat
mengurangi
waktu
implementasi
sistem SAP
R/3
sebanyak
50%.
ASAP
menyediakan
isi,
peralatan, dan keahlian dari ribuan implementasi yang telah sukses, yang
dapat diggunakan ulang untuk memastikan kesuksesan implementasi. The
Accelerated SAP
Roadmap
(ASAP
Roadmap)
menyediakan
metodologi
untuk mengimplementasikan dan secara berkelanjutan mengoptimalkan
sistem SAP. Dokumentasi yang disimpan pada setiap tingkat dari struktur
pohon Roadmap
mengandung rekomendasi pada pengimplementasian
sistem SAP
dan
menghubungkan
pada
peralatan
dan
accelerator
yang
membantu. Accelerator adalah kompponen dari ASAP yang dapat
diggunakan bersama maupun secara individu. Accelerator didasarkan
pada best practice dari pelanggan SAP dari seluruh dunia dan terdiri dari
|
 47
sejumlah
template,
pertanyaan,
dan
scenario
yang
membutuhkan
input
dari pengguna untuk membantu pengguna dalam menentukan cara terbaik
untuk
mengimplementasikan
sistem
R/3.
ASAP
Roadmap
membagi
proses
implementasi
menjadi
lima tahap dan menawarkan perencanaan
proyek yang detil sebagai bantuan.(ASAP91 Implementation)
1)
Project Preparation
2)
Business Blueprint
3)
Realization
4)
Final Preparation
5)
Go Live and Support
Gambar 2.16: ASAP Roadmap
2.3. Knowledge Management
2.3.1. Knowledge
2.3.1.1.
Pengertian Knowledge
Knowledge menurut Tobing (2007, p8) adalah informasi
yang
mengubah
sesuatu
atau
seseorang., hal itu terjadi ketika
informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika
informasi
tersebut
memampukan
seseorang
atau
institusi
untuk
|
|
48
mengambil
tindakan
yang berbeda atau tindakan
yang
lebih
efektif.
Knowledge menurut Probst et al
(2000, p24) adalah
seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian dari setiap individu
–
individu yang ditujukan untuk menyelesaikan permasalahan. Itu
termasuk kedua
teori –
teori
dan
pelaksanaan
(practical), setiap
hari aturan-aturan dan
instruksi-instruksi untuk tindakan (action).
Knowledge berdasarkan
pada
data
dan
informasi,
tetapi
tidak
serupa (unlike) ini selalu membatasi kepada orang lain.
Kesimpulan dari pengertian Knowledge adalaha informasi
yang dapat mengubah sesuatu dan keahlian
dari
setiap
individu
yang ditujukan untuk menyelesaikan semua rutinitas dan masalah
yang dihadapi.
2.3.1.2.
Tipe-Tipe Knowledge
Knowledge memiliki dua macam tipe yaitu Knowledge
Tacit dan Knowledge Explicit.
2.3.1.2.1.
Knowledge Tacit
Knowledge Tacit menurut
Widayana
(2005,
p14)
adalah knowledge
yang
sebagian
besar
berada
dalam
organisasi. Tacit knowledge sesuatu yang kita ketahui dan
alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan
lengkap.
|
|
49
Knowledge Tacit menurut Tobing (2007, p9)
adalah knowledge
yang terletak di pikiran atau otak atau
melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui
pengalaman,
gagasan,
ide,
persepsi, serta keahlian dalam
pekerjaannya.
Kesimpulan dari pengertian knowledge tacit adalah
knowledge
yang
ada
di
dalam otak
seseorang
dan
cara
memperolehnya melalui pengalaman, gagasan, dan ide
dalam pekerjaannya.
2.3.1.2.2.
Knowledge Explicit
Knowledge
Explicit menurut
Tobing
(2007,
p9)
adalah knowledge yang sudah direkam, dan
didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan
dan dikelola.
Knowledge
Explicit
menurut
Widayana
(2005,
p14)
adalah
pengetahuan
dan
pengalaman
tentang
‘bagaimana untuk’, yang diuraikan secara lugas dan
sistematis. Contoh konkritnya
adalah buku petunjuk
pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang
diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.
Kesimpulan
dari
pengertian
knowledge
explicit
adalah
knowledge
yang
sudah
didokumentasikan,
|
|
50
diuraikan
secara
sistematis
sehingga
lebih
mudah
untuk
didistribusikan dan dikelola.
2.3.2. Pengertian Management
Management menurut Robbins and Coulter (1999, p41) adalah
proses yang mencakup suatu rangkaian universal fungsi-fungsi yang
mencakup perencanaan, pengorganisasian, pemberian komando,
pengkoordinasian, dan pengendalian.
Management menurut Robbins dan Coulter
(1999, p8) adalah
proses yang mengacu pada pengkoordinasian dan pengintegrasian
kegiatan-kegiatan kerja
agar
diselesaikan
secara
efisien
dan
efektif
dengan dan melalui orang lain.
Kesimpulan
dari
pengertian management adalah proses yang
meliputi pengaturan, pengendalian, pengkoordinasian dan kegiatan-
kegiatan kerja agar dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
2.3.3. Pengertian Knowledge Management
Knowledge
Management menurut
Tiwana
(2000,
p5)
adalah
proses menangkap (capture), menyimpan (stay), dan mendistribusikan
(distribute) seluruh knowledge
yang ada di organisasi
guna
menciptakan
nilai bisnis dan membentuk keunggulan atau keuntungan yang kompetitif.
Knowledge
Management
menurut
Tobing
(2007, p8) adalah
mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan,
pengorganisasian
informasi bisnis
dan
pekerjaan
yang
berhubungan
|
|
51
dengan
penciptaan
berbagai
informasi
menjadi
asset
intelektual
organisasi yang permanen.
Knowledge
Management menurut
Widayana
(2005,
p9)
merupakan system yang dibuat
untuk menciptakan, mendokumentasikan,
menggolongkan, dan menebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga,
knowledge mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja sesuai
dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Knowledge Management menurut Bateman dan Snell (2005, p8)
adalah sesuatu kegiatan yang bertujuan untuk menemukan dan
memanfaatkan sumber daya
intelektual di dalam organisasi. Benar-benar
memanfaatkan intelektual tersebut kepada semua orang di dalam
organisasi.
Knowledge Management bertujuan
untuk
menemukan,
menyimpan,
dan
membagikan
secara luas
sumber
daya
yang
sangat
penting yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian karyawan,
keterampilan, jaringan hubungan dan kebijakan-kebijakan yang ada.
Jadi,
dapat
disimpulkan
bahwa knowledge management adalah
suatu proses untuk mencari, menemukan, menyimpan dan membagikan
knowledge (berupa keahlian, keterampilan, pengalaman dan jaringan)
yang
dimiliki
oleh
tiap individu-individu
lainnya
di
dalam
organisasi
tersebut.
2.3.4. Pengertian Information / Knowledge Sharing
Information Sharing
menurut
Ward and
Peppard (2002, p490)
dapat didefinisikan dimana ada sebuah salinan informasi (copy of a
|
|
52
pieces of information)
yang dipegang
oleh
seseorang
yang
mempunyai
otoritas tertentu untuk mengaksesnya, dan information sharing biasanya
dilakukan melalui satu unit bisnis tertentu, satu divisi atau diluar divisi di
dalam sebuah perusahaan maupun dengan eksternal perusahaan.
Menurut Probst et al (2000, p169) terdapat beberapa keuntungan
dari knowledge sharing antara lain:
• Waktu dan kualitas
Dengan knowledge sharing akan membuat organisasi untuk menjaga
kualitas yang tetap bagus dan membuat penggunaan waktu lebih
efisien.
• Distributing knowledge
Mempermudah
dalam
menyebarkan
knowledge sehingga
dapat
membantu organisasi dalam mendapatkan profit.
• Direct benefit
Knowledge
sharing memberikan
keuntungan
kepuasaan
pada
pelanggan atas kualitas yang bagus.
2.3.5. Manfaat Knowledge Management dalam Sebuah Organisasi
Menurut Widayana (2005, p21) ada beberapa manfaat knowledge
management dalam perusahaan, dianataranya adalah:
• Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.
Artinya dengan jelas bahwa setiap keputusan diambil atas dasar
informasi dan pengalaman yang ditinjau dari berbagai aspek. Misal:
|
|
53
knowledge sharing dan pengalaman yang selalu membahas dinamika
pasar dan tuntutan kebutuhan pelanggan, membuat perusahaan selalu
berorientasi untuk menjual apa yang benar-benar disukai oleh pasar.
•
Meningkatkan respon terhadap pelanggan.
Selanjutnya, orientasi dan respon terhadap pelanggan tidak lagi hanya
menjadi
tanggung
jawab
pemasaran
dan customer
service,
namun
menjadi napas seluruh organisasi.
•
Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses.
Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat
organisasi
dapat
bekerja
lebih
cerdas
dalam memanfaatkan
seluruh
sumber daya yang ada dari waktu ke waktu.
•
Meningkatkan
jumlah
produk
atau
jasa
dan
meningkatkan
kemampuan dalam berinovasi.
Selain
itu,
produk
dan
jasa
yang
melebihi harapan pelanggan dapat
lebih mudah dan cepat untuk diciptakan. Maka dari itulah timbul
sebuah inovasi. Inovasi tidak lagi hanya tanggung jawab bagian
penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang atau kelompok
dalam organisasi.
2.4. Intranet, Extranet, Internet
Intranet
menurut
Williams
dan
Sawyer (2005, p326) adalah
private
network
di
dalam internal
perusahaan
yang
menggunakan
infrastruktur
dan
standar penggunaan internet dan web.
|
|
54
Extranet menurut Williams dan Sawyer (2005, p326) adalah private
intranet yang tidak hanya dikoneksikan di internal perusahaan tetapi juga
melibatkan supplier dan strategic partner lainnya.
Internet menurut Williams dan Sawyer (2005,
p6) adalah jaringan
computer yang sangat luas melalui ribuan jaringan kecil lainnya. Jaringan ini
dihubungkan
dengan
konsep
edukasi,
komersial,
non
profit,
dan military
entities.
2.5. Database
Pengertian database
menurut
Connolly
dan
Begg
(2002, p14)
adalah
kumpulan relasi logical dari data atau deskripsi data yang dapat digunakan
bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
Adapun kelebihan dari Database Management Systems (DBMS) yaitu:
•
Mengontrol data agar tidak redundan.
•
Meningkatkan konsistensi data.
•
Integritas data yang terpelihara.
•
Keamanan yang terjamin.
•
Kebutuhan user yang kompleks bisa teratasi.
•
Meningkatkan
produktivitas
dan
layanan back-up
serta
recovery
yang
semakin baik.
|
 55
2.6. Flow Chart
2.6.1. Pengertian Flow Chart
Menurut Mulyadi (2001, p60) Sistem akuntansi dapat dijelaskan
menggunakan
bagan
alir
dokumen.
Flowchart
adalah salah satu cara
metode penggambaran untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem.
2.6.2. Notasi
Notasi / simbol yang digunakan dalam flowchart :
•
Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen
yang
merupakan
formulir
yang digunakan
untuk
merekam terjadinya
suatu transaksi. Nama dokumen dicnatumkan di tengah simbol.
Gambar 2.17: Notasi Flowchart untuk Dokumen
•
Dokumen dan tembusannya
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan
atas.
|
 56
Gambar 2.18: Notasi Flowchart untuk Dokumen dan tembusannya
•
Catatan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan
untuk
mencatat
data
yang
direkam sebelumnya
di
dalam
dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi yang digambarkan
dengan simbol ini adalah jurnal, buku pembantu, dan buku besar.
Gambar 2.19: Notasi Flowchart untuk Catatan
•
Penghubung pada halaman yang berbeda (Off Page Connector)
Jika
untuk
menggambarkan
bagan alur suatu sistem akuntansi
diperlukan lebih dari satu halaman, symbol ini harus digunakan untuk
menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alur terkait satu dengan
yang
lainnya.
Nomor
yang
tercantum di
dalam
simbol
penghubung
menunjukkan bagaimana bagan alur tercantum pada halaman tertentu
terkait dengan bagan alur yang tercantum pada halaman yang lain.
|
 57
Gambar 2.20: Notasi Flowchart untuk Off Page Connector
•
Kegiatan manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.
Gambar 2.21: Notasi Flowchart untuk Kegiatan manual
•
Arsip permanen
Symbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen
yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi ke dalam system akuntansi yang bersangkutan.
Gambar 2.22: Notasi Flowchart untuk Arsip permanen
|
 58
•
On-line process
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan computer
secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Gambar 2.23: Notasi Flowchart untuk On-line Computer Process
•
Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan
yang
harus dibuat
dalam
proses pengolahan
data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam
simbol.
Gambar 2.24: Notasi Flowchart untuk Keputusan
•
Mulai / berakhir (Terminal)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu
sistem akuntansi.
|
 59
Gambar 2.25: Notasi Flowchart untuk Terminal
•
Garis alur (flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses
pengolahan data. Anak
panah
tidak digambarkan
jika arus dokumen
mengarah ke bawah
dan
ke
kanan.
Jika
arus
dokumen
mengalir
ke
atas
atau ke
kiri
anak panah perlu dicantumkan.
Gambar 2.26: Notasi Flowchart untuk Flowline
|