 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
ISO 9001:2008
Gambar 2.1 Model Sistem Manajemen Mutu Berbasis Proses
Sumber : ISO 9000:2005
Gambar
2.1
menggambarkan
sistem manajemen
mutu
berdasarkan
proses
yang
diuraikan
dalam kelompok standar
ISO
9000.
Gambar tersebut menunjukkan bahwa pihak berkepentingan sangat
berperan
dalam memberikan
masukan
pada
organisasi.
Pemantauan
kepuasan pihak berkepentingan menghendaki evaluasi informasi yang
berkaitan dengan persepsi pihak berkepentingan tentang sejauh mana
kebutuhan dan harapan mereka telah dipenuhi.
Suatu pendekatan untuk penyusunan dan penerapan sistem
manajemen mutu terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:
|
|
10
a)
Menentukan kebutuhan dan
harapan pelanggan dan pihak lain yang
berkepentingan
b)
Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu organisasi
c)
Menentukan proses dan tanggung jawab
yang diperlukan
untuk
mencapai sasaran mutu
d)
Menentukan
dan
menyediakan
sumber daya
yang
diperlukan
untuk
mencapai sasaran mutu
e)
Menetapkan
metode
untuk
mengukur
efektivitas
dan
efisiensi
tiap
proses
f)
Menerapkan pengukuran ini untuk menentukan efektivitas dan
efisiensi tiap proses
g)
Menentukan sarana pencegahan ketidaksesuaian dan menghilangkan
penyebabnya
h)
Menetapkan dan menerapkan proses perbaikan berkesinambungan
dari sistem manajemen mutu
2.1.1
Klausul-Klausul dalam ISO 9001:2008
1
Lingkup
1.1
Umum
Standar ini menetapkan persyaratan sistem manajemen
mutu, apabila sebuah organisasi:
|
|
11
a)
perlu untuk mendemonstrasikan secara konsisten
kemampuannya
dalam menyediakan
produk
yang
memenuhi
persyaratan pelanggan, regulasi
dan
peraturan
perundangan,
dan
b)
bertujuan
untuk
meningkatkan
kepuasan
pelanggan
melalui
penerapan sistem yang efektif termasuk proses
untuk koreksi
sistem secara
berkesinambungan
dan
jaminan
kesesuaian
dengan
persyaratan pelanggan,
regulasi
dan
peraturan
perundangan yang berlaku.
CATATAN
1
Dalam Standar
ini,
istilah “produk”
hanya
berlaku untuk
a)
suatu produk diperuntukkan,
atau
dipersyaratkan oleh
pelanggan,
b)
setiap keluaran yang diharapkan sebagai hasil dari proses
realisasi produk.
CATATAN 2 Persyaratan peraturan perundangan dan
regulasi, dapat dinyatakan sebagai persyaratan yang sah.
2.
Acuan normatif
Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk
penggunaan dokumen ini. Untuk acuan bertanggal, hanya edisi
yang dikutip
yang digunakan. Untuk acuan tidak bertanggal,
|
|
12
hanya edisi terakhir (termasuk amandemen) yang digunakan. SNI
ISO 9000:2008, Sistem manajemen mutu– Dasar-dasar dan kosa
kata
3.
Istilah dan definisi
Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi
yang
ada
dalam SNI
ISO
9000.
Di
dalam naskah
Standar
ini
apabila ditemukan istilah “produk”, dapat juga berarti “jasa”.
4.
Sistem manajemen mutu
4.1
Persyaratan umum
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan,
penerapan
menerapkan, dan
memelihara sistem manajemen mutu
dan
terus-menerus
memperbaiki efektifitasnya
sesuai
dengan
persyaratan Standar ini. Organisasi harus:
a)
menentukan proses yang diperlukan
untuk sistem manajemen
mutu dan aplikasinya pada seluruh organisasi (lihat 1.2),
b) menetapkan urutan dan interaksi proses tersebut,
c) menetapkan
kriteria
dan
metode
yang
diperlukan
untuk
memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses
tersebut efektif,
|
|
13
d)
memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang
diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses
tersebut,
e)
memantau,
mengukur bila dapat dilakukan, dan
menganalisis
proses tersebut, dan menerapkan tindakan yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang direncanakan
f)
dan koreksi berkesinambungan dari proses tersebut.
Proses
tersebut
harus
dikelola oleh organisasi
sesuai
dengan persyaratan Standar ini. Apabila organisasi memilih untuk
menyerahkan kepada pihak lain, proses apapun yang
mempengaruhi
kesesuaian
produk terhadap persyaratan, maka
organisasi harus memastikan adanya kendali pada proses itu. Jenis
dan cakupan pengendalian dapat diterapkan terhadap proses yang
diserahkan
kepada
pihak
lain
harus
ditetapkan
dalam sistem
manajemen mutu.
CATATAN
1 Proses yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu yang disebutkan di atas mencakup proses untuk
kegiatan
manajemen,
penyediaan sumber daya, realisasi produk,
pengukuran, analisa dan koreksi.
CATATAN 2 “Suatu proses
yang diserahkan kepada
pihak lain” adalah proses yang diperlukan organisasi untuk sistem
|
|
14
manajemen
mutunya
dan
yang
dipilih
organisasi
untuk
dilaksanakan oleh pihak luar.
CATATAN
3 Pemastian
pengendalian
atas
proses
yang
dilakukan pihak lain tidak melepaskan tanggung jawab organisasi
atas kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, peraturan
perundangan dan regulasi. Jenis dan cakupan pengendalian yang
akan
diterapkan
terhadap
proses
yang
diserahkan
kepada
pihak
lain dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut
a) dampak potensial proses yang diserahkan kepada pihak lain
terhadap kemampuan
organisasi dalam menyediakan
produk
yang sesuai dengan persyaratan,
b) tingkat pembagian pengendalian terhadap proses,
c)
kemampuan untuk mencapai pengendalian yang
diperlukan
melalui penerapan klausul 7.4.
4.2
Persyaratan dokumentasi
4.2.1
Umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
a) pernyataan
terdokumentasi
dari kebijakan
mutu
dan
sasaran
mutu,
b) pedoman mutu,
|
|
15
c)
prosedur dan rekaman terdokumentasi
yang disyaratkan oleh
Standar ini, dan
d) dokumen, termasuk rekaman
yang ditetapkan oleh organisasi
perlu untuk memastikan efektifitas perencanaan,
operasi dan
kendali prosesnya.
CATATAN
1
Bila dijumpai
istilah
“prosedur
terdokumentasi”
dalam
Standar
ini, berarti
bahwa
prosedur
itu
ditetapkan,
didokumentasikan, penerapan
diterapkan
dan
dipelihara.
Satu
dokumen
mungkin
memenuhi
persyaratan
dari
satu atau lebih prosedur. Suatu persyaratan dari prosedur
terdokumentasi mungkin dapat dicakup oleh lebih dari satu
dokumen.
CATATAN
2
Cakupan
dokumentasi
sistem manajemen
mutu dapat berbeda antara sebuah organisasi dengan organisasi
yang lain karena:
a)
besarnya organisasi dan jenis kegiatannya,
b) kerumitan proses dan interaksinya, dan
c)
kompetensi personelnya.
CATATAN 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis
media apapun.
|
|
16
4.2.2
Manual mutu
Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah
manual mutu yang mencakup:
a) lingkup
sistem
manajemen
mutu,
termasuk
rincian
pengecualian dari dan alasan pengecualian apa pun (lihat 1.2),
b)
prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem
manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut,
dan
c)
uraian dari interaksi antara proses sistem manajemen mutu.
4.2.3
Pengendalian dokumen
Dokumen
yang
disyaratkan
oleh
sistem manajemen
mutu
harus
dikendalikan.Rekaman
adalah
jenis
khusus
dari
dokumen
dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam 4.2.4.
Harus dibuat
suatu prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk:
a)
menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,
b) meninjau
dan
memutakhirkan
seperlunya
serta
untuk
menyetujui ulang dokumen,
c)
memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari
dokumen diidentifikasi,
|
|
17
d)
memastikan
bahwa
versi
yang sesuai
dari
dokumen
yang
berlaku tersedia di tempat penggunaan
e)
memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah
dikenali,
f)
memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang
ditetapkan
oleh
organisasi
perlu
untuk perencanaan
dan
operasi
dari
sistem manajemen
mutu,
diidentifikasi
dan
distribusinya dikendalikan, dan
g) mencegah
penggunaan
dokumen
kadaluarsa
yang
tak
disengaja dan memberi identifikasi sesuai dengan dokumen
tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.
4.2.4
Pengendalian rekaman
Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan bukti
kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya sistem
manajemen mutu secara efektif harus dikendalikan.
Organisasi harus menetapkan prosedur
terdokumentasi
untuk menentukan pengendalian
yang
diperlukan
untuk
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa
simpan, dan pemusnahan rekaman. Rekaman harus tetap jelas
dibaca, siap diidentifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali.
|
|
18
5.
Tanggung jawab manajemen
5.1
Komitmen Manajemen
Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada
penyusunan
dan
penerapan
sistem manajemen
mutu
serta
efektifitas koreksi berkesinambungannya efektifitas dengan:
a)
mengkomunikasikan
ke
organisasi
tentang
pentingnya
memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan,
b) menetapkan kebijakan mutu,
c)
memastikan sasaran mutunya ditetapkan,
d) melakukan tinjauan manajemen, dan
e)
memastikan tersedianya sumber daya.
5.2
Fokus pada pelanggan
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan
pelanggan ditetapkan dan
dipenuhi
dengan
sasaran
untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).
5.3
Kebijakan mutu
Pimpinan
puncak
harus
memastikan
bahwa
kebijakan
mutu:
a)
sesuai dengan sasaran organisasi,
b) mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-
menerus memperbaiki efektifitassistem manajemen mutu,
|
|
19
c)
menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau
sasaran mutu,
d) dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi, dan
e)
ditinjau kesesuaiannya secara terusmenerus.
5.4
Perencanaan
5.4.1
Sasaran mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa
sasaran mutu
termasuk
yang
diperlukan
untuk memenuhi
persyaratan
produk
[lihat 7.1 a)], ditetapkan pada fungsi dan tingkat sesuai
dalam
organisasi. Sasaran mutu harus terukur
dan konsisten dengan
kebijakan mutu.
5.4.2
Perencanaan sistem manajemen mutu
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa:
a) perencanaan
sistem
manajemen
mutu
dilakukan
untuk
memenuhi persyaratan yang diberikan dalam 4.1, seperti juga
sasaran mutu, dan
b) apabila perubahan sistem
manajemen
mutu direncanakan dan
diterapkan maka
integritas sistem manajemen
mutu
dipelihara.penerapan diterapkan
|
|
20
5.5
Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.5.1
Tanggung jawab dan wewenang
Pimpinan
puncak
harus
memastikan
bahwa
tanggung
jawab dan
wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam
organisasi.
5.5.2
Wakil manajemen
Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota
manajemen
organisasi
yang
di luar
tanggung
jawab
lain,
harus
memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:
a)
memastikan proses yang diperlukan
untuk sistem manajemen
mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,
b)
melaporkan
kepada
pimpinan
puncak
tentang kinerja
sistem
manajemen
mutunya
dan
kebutuhan apa pun untuk koreksi,
dan
c) memastikan
promosi
kepedulian tentang persyaratan
pelanggan di seluruh organisasi.
CATATAN Tanggung
jawab
wakil
manajemen
dapat
mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah
yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
|
|
21
5.5.3
Komunikasi internal
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa proses
komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan
bahwa terjadikomunikasi
mengenai efektifitas
sistem manajemen
mutu.
5.6
Tinjauan manajemen
5.6.1
Umum
Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen
mutu
organisasi pada selang
waktu terencana untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya terus berlanjut. Tinjauan
ini harus mencakup penilaian peluang koreksi dan keperluan akan
perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan
mutu dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus
dipelihara (lihat 4.2.4).
5.6.2
Masukan untuk tinjauan manajemen
Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup
informasi tentang:
a)
hasil audit,
b) umpan balik pelanggan,
c)
kinerja proses dan kesesuaian produk,
d) status tindakan pencegahan dan tindakan korektif,
|
|
22
e)
tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu,
f)
perubahan
yang
dapat
mempengaruhi
sistem
manajemen
mutu, dan
g)
saran untuk koreksi.
5.6.3
Keluaran dari tinjauan manajemen
Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup setiap
keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:
a)
koreksi
pada
efektifitas
sistem
manajemen
mutu
dan
prosesnya,
b) koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan,
dan
c)
sumber daya yang diperlukan.
6
Pengelolaan sumber daya
6.1
Penyediaan sumber daya
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber
daya yang diperlukan:
a)
untuk
menerapkan dan
memelihara sistem
manajemen
mutu
dan terus-menerus memperbaiki efektifitasnya, dan
b) untuk
meningkatkan kepuasan
pelanggan
dengan
memenuhi
persyaratan pelanggan.
6.2
Sumber daya manusia
|
|
23
6.2.1
Umum
Personel yang melaksanakan pekerjaan yang
mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk harus
memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan,
ketrampilan dan pengalaman yang sesuai.
CATATAN Kesesuaian terhadap persyaratan produk
dapat dipengaruhi secara langsung maupun tidak langsung oleh
personel
yang melaksanakan
tugas dalam sistem
manajemen
mutu.
6.2.2
Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian
Organisasi harus:
a)
menetapkan
kompetensi
yang
diperlukan
bagi personel
yang
melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian
terhadap persyaratan produk,
b) bila
diperlukan,
menyediakan
pelatihan
atau
melakukan
tindakan lain untuk mencapai kompetensi yang diperlukan,
c)
menilai efektifitas tindakan yang dilakukan,
d) memastikan
bahwa
personelnya peduli
akan
kesesuaian dan
pentingnya kegiatan mereka dan
bagaimana
sumbangan
mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan
|
|
24
e)
memelihara
rekaman
yang
sesuai
tentang
pendidikan,
pelatihan, ketrampilan dan pengalaman (lihat 4.2.4).
6.3
Prasarana
Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan
memelihara
prasarana
yang
diperlukan untuk mencapai
kesesuaian pada persyaratan
produk.
Prasarana
mencakup,
jika
berlaku:
a)
gedung, ruang kerja dan sarana penting terkait,
b) peralatan proses, (baik perangkat keras maupun perangkat
lunak), dan
c)
jasa pendukung (seperti angkutan, komunikasi atau sistem
informasi).
6.4
Lingkungan kerja
Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan
kerja yang diperlukan untuk mencapai
kesesuaian
persyaratan
produk.
CATATAN Istilah “lingkungan kerja” berhubungan
dengan
kondisi
dimana
pekerjaan dilaksanakan
termasuk
faktor
fisik, lingkungan dan faktor lainnya (seperti suara, suhu,
kelembaban, pencahayaan atau cuaca).
|
|
25
7
Realisasi produk
7.1
Perencanaan realisasi produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan
proses
yang
diperlukan
untuk realisasi
produk.
Perencanaan
realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan proses lain
dari sistem manajemen mutu (lihat 4.1).
Dalam merencanakan
realisasi
produk,
organisasi
harus
menetapkan hal berikut, jika sesuai:
a)
sasaran dan persyaratan mutu bagi produk;
b) kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen dan untuk
menyediakan sumber daya yang spesifik bagi produk
tersebut;
c) kegiatan
verifikasi,
validasi,
pemantauan,
pengukuran,
inspeksi dan pengujian yang spesifik bagi produk dan kriteria
keberterimaan produk;
d)
rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa
proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi
persyaratan (lihat 4.2.4).
Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai
bagi metode operasi organisasi. CATATAN 1 Dokumen yang
menentukan proses sistem manajemen mutu (termasuk proses
|
|
26
realisasi produk) dan sumber daya yang digunakan pada suatu
produk, proyek atau kontrak tertentu,
dapat
dinamakan
rencana
mutu.
CATATAN 2 Organisasi dapat juga menerapkan
persyaratan yang diberikan dalam 7.3 pada pengembangan proses
realisasi produk.
7.2
Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.2.1
Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Organisasi harus menetapkan:
a) persyaratan
yang
ditetapkan
oleh
pelanggan,
termasuk
persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan,
b) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu
untuk penggunaan yang ditetapkan atau yang dimaksudkan,
bila diketahui,
c)
persyaratan peraturan perundangan
yang
dapat
diterapkan
terhadap produk, dan
d)
persyaratan tambahan apa pun yang dianggap perlu oleh
organisasi.
CATATAN Kegiatan pasca penyerahan termasuk, sebagai
contoh, tindakan atas adanya jaminan, kewajiban dalam kontrak
|
|
27
seperti jasa
pemeliharaan
dan
jasa
tambahan
seperti
daur
ulang
atau pembuangan akhir.
7.2.2
Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Organisasi harus meninjau persyaratan berkaitan dengan
produk.
Tinjauan
ini
harus dilakukan sebelum komitmen
organisasi
untuk
memasok
produk kepada pelanggan (misalnya
penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan,
penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus
memastikan bahwa:
a)
persyaratan produk ditetapkan,
b) persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang
dinyatakan sebelumnya, diselesaikan, dan
c)
organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan
yang ditetapkan.
Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari
tinjauan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
Apabila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis
tentang persyaratan maka persyaratan pelanggan harus ditegaskan
oleh organisasi sebelum diterima.
|
|
28
Apabila persyaratan produk diubah, organisasi harus
memastikan bahwa dokumen yang sesuai diubah dan personel
yang sesuai dibuat peduli tentang persyaratan yang diubah.
CATATAN Dalam beberapa hal, seperti penjualan melalui
internet, tinjauan resmi tidak dapat dipraktekan bagi tiap pesanan.
Sebagai pengganti, tinjauan dapat mencakup informasi produk
yang sesuai seperti katalog atau bahan iklan.
7.2.3
Komunikasi pelanggan
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan
yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan
dengan:
a)
informasi produk
b) pertanyaan,
penanganan
kontrak
atau
pesanan,
termasuk
perubahan, dan
c)
umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
7.3
Desain dan pengembangan
7.3.1
Perencanaan desain dan pengembangan
Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain
dan pengembangan produk. Selama
perencanaan desain dan
pengembangan, organisasi harus menetapkan:
a)
tahapan desain dan pengembangan,
|
|
29
b) tinjauan, verifikasi
dan validasi
yang
sesuai bagi
tiap
tahap
desain dan pengembangan, dan
c)
tanggung
jawab
dan
wewenang
untuk
desain
dan
pengembangan.
Organisasi harus mengelola bidang temu antar kelompok
berbeda
yang
terkait
dalam desain
dan
pengembangan
untuk
memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan
tanggung jawab.
Keluaran perencanaan harus dimutakhirkan, sesuai dengan
kemajuan desain dan pengembangan. CATATAN Tinjauan desain
dan pengembangan, verifikasi dan validasi memiliki tujuan yang
berbeda. Semuanya dapat dilaksanakan dan dicatat secara terpisah
atau dalam kombinasi apapun
yang sesuai bagi produk dan
organisasi.
7.3.2
Masukan desain dan pengembangan
Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus
ditetapkan dan rekamannya dipelihara (lihat 4.2.4). Hal ini harus
mencakup:
a)
persyaratan fungsi dan kinerja,
b) persyaratan peraturan perundangan yang berlaku,
|
|
30
c)
jika dapat, informasi diturunkan dari desain sebelumnya yang
serupa, dan
d)
persyaratan desain dan pengembangan lain yang penting.
Masukan ini harus ditinjau
kecukupannya.
Persyaratan
harus lengkap, tidak membingungkan dan tidak saling
bertentangan.
7.3.3
Keluaran desain dan pengembangan
Keluaran
desain
dan
pengembangan
harus
dalam bentuk
yang sesuai untuk verifikasi terhadap
masukan desain serta harus
disetujui sebelum
dikeluarkan.
Keluaran
desain
dan
pengembangan harus:
a)
memenuhi
persyaratan
masukan
bagi
desain
dan
pengembangan,
b) memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan
penyediaan jasa,
c)
berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk, dan
d)
menentukan
karakteristik
produk
yang
penting
untuk
penggunaan yang aman dan benar.
CATATAN Informasi untuk produksi dan penyediaan jasa
dapat termasuk perincian dari preservasi produk.
|
|
31
7.3.4
Tinjauan desain dan pengembangan
Pada tahap sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis
pada desain dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan (lihat 7.3.1)
a)
untuk
menilai
kemampuan
hasil
desain
dan
pengembangan
memenuhi persyaratan, dan
b) untuk
mengidentifikasi
setiap
masalah
dan
menyarankan
tindakan yang diperlukan.
Peserta tinjauan tersebut harus mencakup wakil fungsi
yang berkaitan dengan tahap
desain dan pengembangan yang
ditinjau.
Rekaman
hasil
tinjauan
dan
setiap
tindakan yang
diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.5
Verifikasi desain dan pengembangan
Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan
(lihat
7.3.1)
untuk memastikan bahwa keluaran
desain dan pengembangan telah
memenuhi persyaratan
masukan
desain
dan
pengembangan.
Rekaman hasil verifikasi dan setiap
tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.6
Validasi desain dan pengembangan
Validasi
desain
dan
pengembangan
harus dilakukan
menurut pengaturan
yang
telah
direncanakan
(lihat
7.3.1)
untuk
|
|
32
memastikan bahwa
produk
yang
dihasilkan
mampu
memenuhi
persyaratan aplikasi yang ditetapkan atau penggunaanyang
dimaksudkan,
bila
diketahui.
Apabila mungkin,
validasi
harus
diselesaikan sebelum penyerahan atau penggunaan produk.
Rekaman
hasil
validasi
dan setiap tindakanyang
diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.7
Pengendalian perubahan desain dan pengembangan
Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukkan
dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi
dan divalidasi dengan cara yang sesuai
dan
disetujui
sebelum
diterapkan. Tinjauan perubahan desain
dan
pengembangan
harus
mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan
produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan
dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.4
Pembelian
7.4.1
Proses pembelian
Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli
sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditetapkan. Jenis dan
cakupan pengendalian pemasok dan produk yang dibeli harus
bergantung pada pengaruh produk yang dibeli terhadap realisasi
produk berikutnya atau produk akhir.
|
|
33
Organisasi harus
menilai
dan
memilih
pemasok
berdasarkan kemampuannya untuk memasok produk sesuai
persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi
ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan setiap
tindakan
yang diperlukan dan timbul dari evaluasi tersebut harus
dipelihara (lihat 4.2.4).
7.4.2
Informasi pembelian
Informasi pembelian harus menguraikan produk yang
dibeli, termasuk bila sesuai :
a)
persyaratan
persetujuan
produk,
prosedur,
proses
dan
peralatan,
b) persyaratan kualifikasi personel, dan
c)
persyaratan sistem manajemen mutu.
Organisasi harus memastikan kecukupanpersyaratan
pembelian
yang
ditetapkan
sebelum dikomunikasikan
ke
pemasok.
7.4.3
Verifikasi produk yang dibeli
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan inspeksi
atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa
produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang
ditetapkan.
|
|
34
Apabila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk
melakukan verifikasi di tempat pemasok, organisasi harus
menyatakan pengaturan verifikasi yang dimaksud dan metode
pelepasan produk dalam informasi pembeliannya.
7.5
Produksi dan penyediaan jasa
7.5.1
Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus merencanakan dan
melaksanakan
produksi
dan
penyediaan
jasa
dalam keadaan
terkendali.
Kondisi
terkendali
harus mencakup, jika dapat:
a)
ketersediaan
informasi
yang
menguraikan
karakteristik
produk,
b) ketersediaan instruksi kerja, sebagaimana diperlukan,
c)
penggunaan peralatan yang sesuai,
d) ketersediaan
dan
penggunaan
peralatan
pemantauan
dan
pengukuran,
e)
penerapan pemantauan dan pengukuran, dan
f)
penerapan
kegiatan
pelepasan,penyerahan
dan
pasca
penyerahan produk.
7.5.2
Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus melakukan validasi setiap proses
produksi dan penyediaan jasa apabilakeluaran yang dihasilkan
|
|
35
tidak dapat diverifikasi melalui pemantauan atau pengukuran
berikutnya dan sebagai konsekuensinya, kekurangannya hanya
terlihat setelah produk digunakan atau jasa telah diserahkan.
Validasi harus memperagakan kemampuan proses tersebut
untuk mencapai hasil yang direncanakan. Organisasi harus
menetapkan pengaturan proses ini termasuk, bila dapat:
a)
kriteria
yang
ditetapkan
untuk
tinjauan
dan
persetujuan
proses,
b) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel,
c)
penggunaan metode dan prosedur spesifik,
d) persyaratan rekaman (lihat 4.2.4), dan
e)
validasi ulang.
7.5.3
Identifikasi dan mampu telusur
Apabila sesuai, organisasi harus mengidentifikasi produk
dengan cara yang sesuai di seluruh realisasi produk.Organisasi
harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan
persyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang realisasi
produk.
|
|
36
Apabila ketertelusuran dipersyaratkan, organisasi harus
mengendalikan identifikasi khas dari produk dan memelihara
rekaman (lihat 4.2.4).
CATATAN Di beberapa sektor industri, manajemen
konfigurasi
merupakan
cara
yang digunakan
untuk
memelihara
identifikasi dan mampu telusur.
7.5.4
Milik pelanggan
Organisasi harus
memelihara dengan baik
milik
pelanggan, selama dalam pengendalian organisasi atau digunakan
oleh organisasi. Organisasi
harus mengidentifikasi,
memverifikasi,
melindungi
dan
menjaga
milik pelanggan yang
disediakan untuk digunakan atau disatukan ke dalam produk. Jika
milik
pelanggan
hilang,
rusak
atau ditemukan
tak
layak
pakai,
organisasi harus melaporkan hal ini kepada pelanggan dan
memelihara rekaman (lihat 4.2.4).
CATATAN Milik pelanggan dapat mencakup kepemilikan
intelektual dan data personel.
7.5.5
Preservasi produk
Organisasi harus melakukan preservasi produk selama
proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan
untuk memelihara kesesuaiannya terhadap persyaratan. Jika
|
|
37
memungkinkan, preservasi harus mencakup identifikasi,
penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan.
Preservasi juga harus berlaku untuk bagian produk.
7.6
Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran
Organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran
yang dilakukan dan peralatan pemantau dan pengukur yang
diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap
persyaratan yang ditetapkan.
Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan
bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan
dilaksanakan dengan cara konsisten dengan persyaratan
pemantauan dan pengukuran. Apabila diperlukan untuk
memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus:
a)
dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya pada selang waktu
tertentu,
atau
sebelum
digunakan
terhadap
standar
pengukuran
yang
tertelusur ke
standar
pengukuran
internasional atau nasional; apabila standar tersebut tidak ada,
dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi harus
direkam (lihat 4.2.4);
b) disetel atau disetel ulang secukupnya;
c)
memiliki identifikasi guna menetapkan status kalibrasinya;
|
|
38
d) dijaga keamanannya dari penyetelan yang dapat membuat
hasil pengukurannya tidak sah;
e)
dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama
penanganan, perawatan dan penyimpanan.
Selain itu, organisasi harus menilai dan merekam
keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan
ditemukan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus
melakukan
tindakan
yang
sesuai pada peralatan dan setiap
produk yang terpengaruh. Rekaman hasil kalibrasi dan
verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4).
Apabila
digunakan
dalam pemantauan
dan
pengukuran persyaratan tertentu
maka kemampuan perangkat
lunak komputer untukmemenuhi maksud penggunaannya
harus dikonfirmasi. . Hal ini harus dilakukan sebelum
penggunaan awal dan dikonfirmasi ulang sesuai kebutuhan.
CATATAN Konfirmasi kemampuan perangkat lunak
komputer untuk memenuhi maksud penggunaannya biasanya
mencakup verifikasi dan manajemen konfigurasi
untuk
memelihara kesesuaian penggunaannya.
|
|
39
8
Pengukuran, analisis, dan perbaikan
8.1
Umum
Organisasi harus merencanakan dan menerapkan proses
pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan
untuk:
a)
memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk,
b) memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan
c)
terus-menerus
memperbaiki
efektifitas
sistem
manajemen
mutu.
Hal ini harus mencakup penetapan metode yang
berlaku termasuk teknik statistik dan cakupan
penggunaannya.
8.2
Pemantauan dan pengukuran
8.2.1
Kepuasan pelanggan
Sebagai salah
satu pengukuran kinerja
sistem manajemen
mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan
persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan
pelanggan. Metode untuk memperoleh dan menggunakan
informasi ini harus ditetapkan.
CATATAN Pemantauan persepsi pelanggan dapat
mencakup perolehan masukan dari sumber
seperti survei
|
|
40
kepuasan pelanggan, data pelanggan atas kualitas produk yang
diserahkan, survei pendapat pengguna, analisis kehilangan usaha,
bonus (compliment), klaim jaminan, dan laporan agen.
8.2.2
Audit internal
Organisasi harus melakukan audit internal pada selang
waktu
terencana
untuk
menentukan
apakah
sistem manajemen
mutu
a)
memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), terhadap
persyaratan standar ini dan persyaratan sistem manajemen
mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan
b) diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Program audit harus direncanakan dengan
mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang
diaudit,
termasuk
hasil
audit sebelumnya.
Kriteria,
lingkup,
frekuensi
dan
metode
audit
harus
ditetapkan.
Pemilihan
auditor
dan pelaksanaan audit harus memastikan
objektifitas dan
ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Prosedur terdokumentasi harus
ditetapkan untuk mendefiniskan tanggung jawab dan persyaratan
untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penetapan rekaman dan
|
|
41
pelaporan hasil. Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara
(lihat 4.2.4).
Manajemen
yang
bertanggung
jawab
atas
area
yang
diaudit harus memastikan bahwa setiap koreksi dan tindakan
korektif yang perlu dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan
ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang terdeteksi.
Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang
dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2).
8.2.3
Pemantauan dan pengukuran proses
Organisasi harus menerapkan metode pemantauan yang
sesuai
jika
memungkinkan
dilaksanakan
dengan
pengukuran
proses sistem
manajemen
mutu. Metode
ini
harus
memperagakan
kemampuan
proses
untuk
mencapai hasil yang direncanakan.
Apabila
hasil
yang
direncanakan tidak
tercapai,
harus dilakukan
koreksi dan tindakan korektif, seperlunya.
CATATAN Ketika menetapkan metode yang sesuai,
organisasi dianjurkan untuk
mempertimbangkan
jenis
dan
cakupan dari pemantauan atau pengukuran yang sesuai untuk
setiap
proses
dalam hubungannya
dengan
dampak
terhadap
kesesuaian
atas
persyaratan
produk dan
efektifitas
dari
sistem
manajemen mutu.
|
|
42
8.2.4
Pemantauan dan pengukuran produk
Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik
produk untuk melakukan verifikasi
bahwa persyaratan produk
tersebut terpenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai
dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah
terencana (lihat 7.1).
Bukti atas kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus
dipelihara. Rekaman harus menunjukkan personel yang
berwenang melepas produk untuk diserahkan kepada pelanggan
(lihat 4.2.4). Pelepasan produk atau penyerahan jasa kepada
pelanggan tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan yang
direncanakan (lihat 7.1) diselesaikan secara memuaskan, kecuali
jika disetujui oleh yang berwenang dan apabila memungkinkan
disetujui oleh pelanggan.
8.3
Pengendalian produk yang tidak sesuai
Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak
sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan
untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak
dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk
mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait dan
kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai.
|
|
43
Apabila memungkinkan untuk diterapkan, organisasi harus
menangani produk yang tidak sesuai dengan satu atau lebih dari
cara berikut:
a) dengan
melakukan
tindakan
untuk
menghilangkan
ketidaksesuaian yang terdeteksi;
b) dengan
membolehkan penggunaan, pelepasan atau
penerimaan melalui konsesi oleh pihak yang berwenang dan
apabila mungkin, oleh pelanggan;
c)
dengan
melakukan tindakan
untuk
mencegah penggunaan
atau aplikasi awal yang dimaksudkan;
d) dengan mengambil tindakan yang sesuai terhadap pengaruh,
atau pengaruh yang potensial, dari ketidaksesuaian ketika
produk
yang
tidak
sesuai
dideteksi setelah penyerahan atau
penggunaan telah dimulai.
Apabila produk yang tidak sesuai dikoreksi maka harus
dilakukan verifikasi ulang untuk memperagakan
kesesuaian
terhadap persyaratan tersebut .
Rekaman
ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya,
termasuk konsesi yang diperoleh, harus dipelihara (lihat 4.2.4).
|
|
44
8.4
Analisis data
Organisasi harus menetapkan,
mengumpulkan, dan
menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian
dan efektifitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi
apakah
koreksi
berkesinambungan
dari sistem manajemen
mutu
dapat
dilakukan.
Hal
ini
harus
mencakup
data
yang
dihasilkan
dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang sesuai.
Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan
dengan:
a)
kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1),
b) kesesuaian pada persyaratan produk (lihat 8.2.4)
c)
karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk
peluang untuk tindakan pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4),dan
d) pemasok (lihat 7.4).
8.5
Perbaikan
8.5.1
Perbaikan berkesinambungan
Organisasi harus terus-menerus
memperbaiki efektifitas
sistem manajemen
mutu
melalui
penggunaan
kebijakan
mutu,
sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan
pencegahan dan tinjauan manajemen.
|
|
45
8.5.2
Tindakan korektif
Organisasi harus melakukan tindakan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah
keterulangannya. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh
ketidaksesuaian yang dihadapi.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan persyaratan bagi :
a)
peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),
b) penetapan penyebab ketidaksesuaian,
c)
penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa
ketidaksesuaian tidak terulang,
d) penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
e)
rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan
f)
peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
8.5.3
Tindakan pencegahan
Organisasi harus menetapkan tindakan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
potensial untuk
mencegah terjadinya ketidaksesuaian. Tindakan pencegahan harus
sesuai dengan pengaruh masalah potensial tersebut.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan persyaratan bagi:
|
|
46
a)
penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya,
b) penilaian
kebutuhan
akan
tindakan
untuk
mencegah
terjadinya ketidaksesuaian,
c)
penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
d) rekaman hasil tindakan yang dilakukan (lihat 4.2.4), dan
e)
peninjauan efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan
2.2
Standard Operating Procedure
2.2.1
Pengertian Standard Operating Procedure
Rudi M.Tambunan (2008) mendefinisikan “Standar Operating
Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-
prosedur
operasional
standard
yang ada
di
dalam
suatu organisasi
yang
digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau
tindakan dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh
orang-orang
di
dalam suatu
organisasi, telah berjalan
secara
efektif,
konsisten, standard dan sistematis.” (h.3)
Suryono Ekotama (2011) menjelaskan “ SOP (Standard Operating
Procedure) adalah sistem yang
disusun
untuk
memudahkan,
merapikan,
dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses
melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. SOP dibuat untuk
|
|
47
menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap
efisien.” (h. 19)
2.2.2
Dasar-Dasar Membuat Standard Operating Procedure
Rudi M. Tambunan menjelaskan “Untuk menyusun Standar
Operating Procedure yang efektif untuk organisasi, diperlukan kesiapan
organisasi dalam berbagai hal, sebagai berikut:
•
Visi dan Misi
Visi dan misi menentukan bagaimana organisasi harus dibentuk,
bagaimana organisasi harus beroperasi, dan bagaimana organisasi
akan bergerak dimasa datang. Dengan mengacu kepada visi dan misi,
Standar Operasional Prosedur akan dibuat secara spesifik dan khas,
sehingga Standar Operasional Prosedur yang dibuat hanya cocok dan
efektif digunakan untuk organisasi yang bersangkutan.
•
Tujuan dan Sasaran Organisasi
Tujuan dan sasaran merupakan pernyataan mengenai sesuatu yang
ingin dicapai
dan
diwujudkan dalam periode
tertentu.
Periode dari
tujuan dan saran lebih pendek daripada visi dan misi. Tanpa
mengikutsertakan tujuan dan sasaran organisasi dalam jangka
panjang (5-10 tahun) maka Standar Operasional Prosedur menjadi
tidak
layak
terap dan akan terjadi banyak penyesuaian-penyesuaian
tindakan di dalam praktek penerapan Standar Operasional Prosedur.
|
|
48
•
Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang jelas memberikan gambaran yang jelas
tentang potret posisi dan alur keputusan dan kegiatan perusahaan.”
(h.10)
2.2.3
Metode dan Teknik Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Rudi
M.
Tambunan
menjelaskan
“Metode-metode
yang
digunakan dalam penyusunan Standar Operating Procedure adalah:
•
Penyusunan baru
Merupakan metode yang diterapkan untuk membuat prosedur
operasional
standar
yang
baru,
yang
sebelumnya
belum ada
dalam
organisasi. Yang dimaksud belum
ada, dapat berupa dua kondisi,
yaitu:
1. Prosedur operasional benar-benar belum ada di dalam organisasi
2. Prosedur operasional secara praktek telah ada atau sudah
ditetapkan
di
dalam
organisasi,
tetapi
belum ada
prosedur
operasional standar
tertulis
yang disajikan secara
sistematis
dalam bentuk
pedoman
SOP.
Hal
ini
menyebabkan
di
dalam
praktek penerapannya sering berbeda-beda.
•
Pengembangan sebagian
Metode ini diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman
Standar Operasional Prosedur
yang sudah ada. Yang dilakukan
|
|
49
dalam metode
ini
bukanlah
menambah
prosedur
operasional
yang
baru. Pemilihan metode ini biasanya dilakukan jika terjadi perubahan
kebijakan organisasi yang berkaitan dengan operasional organisasi,
perubahan kebijakan atau peraturan pemerintah yang secara langsung
berpengaruh
pada
prosedur operasional
tertentu, atau adanya
upaya
meningkatkan efektifitas dan
efisiensi prosedur operasional standar
tertentu.
•
Pengembangan keseluruhan
Metode ini diterapkan guna memperbaiki manual atau pedoman
Standar Operasional Prosedur yang sudah ada. Perbedaannya dengan
pengembangan sebagian adalah buku pedoman Standar Operasional
Prosedur diperbaiki secara keseluruhan, mencangkup prosedur-
prosedur operasional standar.
•
Pengembangan berkala
Metode ini digunakan untuk memperbaiki manual atau pedoman
Standar Operasional Prosedur yang sudah ada. Perbedaan dengan
pengembangan sebagian dan pengembangan keseluruhan adalah pada
pengembangan berkala yang lebih
ditekankan adalah rutinitas
kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standar Operasional
Prosedur yang sifatnya sudah terjadwal.
Teknik penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah:
|
|
50
•
Teknik naratif
Merupakan teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan
penjelasan
dengan
kalimat
sesuai kaidah
bahasa
yang
benar.
Keunggulan dari teknik naratif ini adalah:
1.
Lebih
fleksibel
dalam menggambarkan
langkah-langkah
yang
terdapat dalam prosedur operasional standar
2. Tidak terikat pada penggunaan simbol-simbol tertentu
3. Lebih bebas untuk dimodifikasi atau diubah
4. Tingkat
kemudahan
untuk
dipahami
jauh
lebih
tinggi
dibandingkan dengan teknik lainnya
Sedangkan kelemahan dari teknik naratif adalah:
1. Lebih sulit untuk disajikan secara standar, karena setiap
penyusun cenderung menggunakan cara berbahasa yang berbeda
dengan penyusun lainnya.
2. Cenderung
berbelit-belit,
terutama
untuk
prosedur
yang
mencangkup
banyak
langkah
yang
bervariasi.
Sangat
tidak
praktis menggunakan kalimat-kalimat untuk menjelaskan langkah
yang bervariasi.
3.
Tidak praktis
untuk
orang yang
paham teknik flowchart
karena
penjelasan
untuk langkah tertentu dalam prosedur bisa
menggunakan banyak kalimat penjelasan
|
|
51
4. Sangat rentan untuk disalahartikan
5. Sangat sulit untuk dijelaskan oleh tim
yang bukan
menulis
prosedur yang bersangkutan.
•
Teknik bagan arus (flowchart)
Merupakan teknik yang
menggunakan
simbol-simbol
khas,
dimana
setiap simbol mempresentasikan makna tertentu dari
kegiatan/keputusan tertentu. Keunggulan dari teknik flowchart
adalah:
1.
Lebih
ringkas
dalam menjelaskan
langkah-langkah
dalam
prosedur standar operasional.
2. Lebih konsisten
menjelaskan
langkah-langkah
prosedur
operasional standar
3.
Lebih
standar
dalam menjelaskan
langkah-langkah
dalam
prosedur.
4.
Lebih praktis digunakan di dalam penyajian manual Standar
Operasional Prosedur yang memiliki prosedur operasional
standar.
5. Lebih mudah dikontrol.
6. Lebih mudah dipelihara dan dikembangkan
Kelemahan dari teknik flowchart ini adalah:
|
 52
1. Tidak mudah menyajikan bagan arus prosedur dengan teknik
yang benar dan konsisten.
2. Tidak
mudah
untuk
mensosialisasikan
teknik
bagan
arus
yang
benar kepada pelaksana.
Gambar 2.2 Daftar simbol bagan arus (flowchart)
•
Teknik tabular
Teknik tabular sangat jarang digunakan dan ditampilkan didalam
penyusunan dan penyajian Standar Operational Prosedur. Teknik ini
biasanya digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam proses
|
|
53
penyusunan
Standar
Operational
Prosedur.
Dalam proses
analisis
kegiatan, teknik tabular digunakan
untuk
menghitung efektifitas dan
efisiensi proses kerja.
•
Teknik campuran
Teknik
ini
merupakan
gabungan
dari ketiga teknik yang telah
dijelaskan
diatas.
Dalam prakteknya
teknik
ini
paling
sering
digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan Standar Operational
Prosedur
yang
dapat
dipahami
oleh semua
yang
terlibat
dan
juga
berkepentingan.
2.2.4
Penyajian Standar Operational Prosedur
Rudi M. Tambunan menjelaskan “Bagian-bagian penyajian
prosedur operasional standar adalah:
•
Headings
Merupakan tampilan standar yang ditetapkan oleh organisasi sebagai
wadah atau tempat informasi yang penting bagi prosedur-prosedur
operasional standar.
•
Penjelasan terkait isi prosedur
Yang termasuk dalam bagian ini adalah:
1. Tujuan prosedur
2. Penjelasan singkat tentang prosedur
3. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
|
|
54
4. Teknik yang digunakan
5. Pihak terlibat
6. Formulir, blanko, dan dokumen terlibat
7. Laporan-laporan terlibat
8. Kaitan dengan prosedur lain
9. Lampiran-lampiran
•
Peraturan dan kebijakan ekstern terkait prosedur
Yang termasuk peraturan dan kebijakan ekstern misalnya:
1. Peraturan pemerintah
2. Peraturan
yang
dikeluarkan
instansi
dan
lembaga
khusus
pemerintah
3. Peraturan khusus terkait industri tertentu
4. Peraturan yang dikeluarkan oleh asosiasi atau ikatan profesi yang
secara spesifik mempengaruhi praktek-praktek fungsi yang
bersangkutan di dalam organisasi
5.
Peraturan
yang
berlaku secara
internasional,
terutama
untuk
organisasi/perusahaan
yang
menjalankan kegiatan di wilayah
negara berbeda
•
Isi prosedur
|
|
55
Berisi penerapan metode dan teknik penyusunan sesuai dengan alur
prosedur
yang dijelaskan. Isi prosedur bisa terdiri atas satu prosedur
saja atau dapat merupakan kumpulan dari beberapa prosedur.
•
Lampiran-lampiran
Bagian ini digunakan untuk menampilkan lampiran-lampiran yang
berkaitan dengan prosedur operasional standar. Misalnya formulir,
blanko, dan dokumen-dokumen terkait.” (hlm. 299-328)
2.3
Formulir
2.3.1
Definisi Formulir dan Macam-macam Formulir
Ida
Nuraida
S.E
menjelaskan
“formulir
adalah
selembar
kertas
atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan yang berulang-ulang
dengan mencantumkan instruksi atau pertanyaan
mengenai
urutan
data
atau informasi yang harus diisi/dilengkapi
oleh
penggunanya
untuk
kemudian
diteruskan
kepada
pihak-pihak yang berkepentingan dalam
mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.”
Ida Nuraida S.E menjelaskan “formulir dapat dibedakan menjadi
dua macam, yaitu:
1.
Formulir intern
Formulir
intern adalah
formulir
yang digunakan
dalam lingkungan
perusahaan.
Misalnya
order
form
yaitu
formulir
internal
untuk
|
|
56
permohonan pembelian/pengadaan alat-alat, bahan-bahan dan
persediaan.
2.
Formulir ekstern
Formulir ekstern adalah formulir yang dipergunakan
untuk menjalin
hubungan dengan pihak-pihak ekstern
perusahaan.
Misalnya,
nota
kredit, kuitansi, dan lain-lain.
Poin penting
yang harus diperhatikan dalam hal ini
adalah judul
dari sebuah formulir. Judul formulir harus berbahasa Indonesia, bisa
diawali dengan kata ‘surat’, ‘laporan’, dan ‘form’/’formulir’,
tetapi tetap
merupakan
bentuk
formulir
yang digunakan secara
repetitif/berulang-
ulang.
Misalnya,
surat
pengiriman barang
dan
laporan
penjualan
mingguan.”
2.3.2
Tujuan dan Manfaat Formulir
Menurut Sedarmayanti (2005:223),
tujuan
dan
manfaat
dipergunakannya formulir adalah:
1.
Mengurangi
kesibukan
mengutip
atau
menyalin
kembali
keterangan
yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat
waktu kerja dan menghindari kelelahan serta kebosanan kerja.
2.
Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
3.
Mempermudah dalam mengklarifikasi data
|
|
57
4.
Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.
5.
Sebagai alat pemberian instruksi
6.
Sebagai alat pengawasan dan evaluasi
Perusahaan perlu memperhatikan cara
mendesain
formulir,
pertimbangan
yang
diperlukan
dalam mendesain
formulir,
serta
cara
pengendalian
formulir.
Hal
tersebut dilakukan
guna
mencapai
manfaat
yang optimal.
2.3.3
Desain Formulir
Desain
formulir dibuat sedemikian rupa supaya formulir tersebut
dapat
membantu
pegawai
dalam bekerja,
sehingga
pengolahan/pemrosesan data serta pendistribusian/penyampaian
informasi
dapat
lebih
efektif dan
efisien.
Desain
yang baik
harus
disesuaikan dengan situasi/kondisi perusahaan dan kebutuhan
penggunanya. Desain formulir sabaiknya harus sederhana, menarik, dan
mudah/nyaman untuk diisi. Selain itu memuat
instruksi/pertanyaan
yang
lengkap untuk menampung semua pertanyaan yang diperlukan. Formulir
mempunyai bagian-bagian penting, yaitu:
1.
Pendahuluan
•
Identitas perusahaan
•
Tanggal dibuat dan ditandatangani
|
|
58
• Nomor formulir
• Tujuan formulir
• Judul formulir
2. Tempat pengisian/pencatatan
Tempat pengisian/pencatatan dapat berupa tempat, label atau kolom
yang
memuat
instruksi/pertanyaan
mengenai
data/informasi
yang
harus diisi.
|