2012100334ka2

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Evaluasi

Menurut

Husni

(2010),

evaluasi

adalah suatu proses untuk menyediakan

informasi mengenai hasil penilaian atas permasalahan yang ditemukan.

Menurut Umar (2005, p36), evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan

informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana

perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu

untuk mengetahui apakah

ada selisih

diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu

bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh.

Menurut

Kamus

Besar

Bahasa

Indonesia (2008),

evaluasi

adalah

proses

penilaian yang sistematis, mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi, pengenalan

permasalahan dan pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan.

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah proses

untuk

memberikan

informasi

kepada pihak yang terkait

tentang

pencapaian

suatu

kegiatan yang dinilai dengan sistematis berdasarkan suatu standar tertentu.

2.2 Pengembangan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008), pengembangan adalah suatu

proses atau cara dan upaya yang dilakukan untuk memperluas, meningkatkan,

menyempurnakan

sesuatu

yang

telah

ada

menjadi sesuatu

yang

lebih baik,

memenuhi kebutuhan serta perubahannya.

2.3 Auditing

2.3.1

Pengertian Auditing

Menurut

ISO

9000,

auditing

adalah

proses sistematis, mandiri

(independen) dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan

mengevaluasinya

secara

objektif

untuk

menentukan

sejauh mana

kriteria

audit telah terpenuhi.

Menurut Tunggal (2011, p13), auditing adalah pemeriksaan dan

pengujian proses atau mutu untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan/

spesifikasi pelanggan.

Menurut Messier, Glover dan Prawitt (2006, p7), pengertian auditing

adalah sebagai berikut :

“Auditing

systematic

process of objectively

obtaining and evaluating

evidence

regarding

assertions

about economic

actions

and

events

ascertain the degree of correspondence between those assertions and

established criteria and communicating the result to interested users”

Menurut

Messier,

Glover

dan

Prawitt

(2006, p7),

beberapa

konsep

penting dari pengertian auditing adalah sebagai berikut :

1. Proses yang sistematis (Systematic process)

Proses yang sistematis menyatakan secara tidak langsung bahwa

seharusnya ada pendekatan terencana untuk melakukan audit, dimana

auditing

merupakan

rangkaian

proses

dan

prosedur

yang

bersifat

logis,

terstruktur dan terorganisir.

2. Menghimpun dan mengevaluasi bukti secara objektif (Objectively

obtaining and evaluating evidence)

Auditor harus mencari dan mengevaluasi secara objektif, relevansi dan

validitas dari bukti-bukti yang telah dikumpulkan. Objektif berarti

mengungkapkan fakta apa adanya dan senyatanya, tidak bias, atau tidak

memihak

dan

tidak

berprasangka

buruk

terhadap

individu

atau

entitas

yang membuat representasi tersebut. Proses pengumpulan dan

pengevaluasian bukti-bukti merupakan aktivitas audit yang paling banyak

dilakukan auditor, walaupun tipe-tipe, kuantitas dan tingkat kepercayaan

bukti bervariasi dalam pelaksanaan audit.

3. Asersi tentang berbagai tindakan dan kejadian ekonomi (Assertion about

economic actions and events)

Bukti-bukti yang dikumpulkan auditor harus berhubungan dengan

pernyataan tentang tindakan dan kejadian ekonomi. Auditor

membandingkan bukti-bukti

yang telah dikumpulkan dengan pernyataan

kegiatan ekonomi untuk menilai derajat kesesuaian antara pernyataan

tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan.

4. Menyampaikan

hasilnya kepada

para

pemakai

yang

berkepentingan

(Communicating the results to interested users)

Menyampaikan hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan

menekankan

pada

tipe

pelaporan

yang akan disediakan

auditor kepada

para calon pemakai. Tipe-tipe komunikasi bervariasi tergantung pada tipe

dan

tujuan

audit.

Untuk

tipe-tipe audit,

isi

dan

bentuk

pelaporan

bervariasi tergantung pada keadaannya.

Menurut Arens, Elder, Beasley (2010, p4), pengertian auditing adalah

sebagai berikut :

“Auditing is the accumulation and evaluation of evidence about information

determine

and

report

the

degree of correspondence between the

information and

established

criteria.

Auditing

should

done

competent, independent person”

Menurut Arens,

Elder, Beasley (2010, p4), beberapa konsep penting

dari pengertian auditing adalah sebagai berikut :

Informasi dan kriteria yang ditetapkan (Information and established

criteria)

Pelaksanaan audit didalamnya terkandung informasi-informasi yang

berupa bukti-bukti (verifiable form) dan beberapa standar (kriteria),

dimana melalui kedua hal-hal tersebut auditor dapat mengevaluasi

informasi. Auditor secara rutin melakukan audit akan informasi, tidak

hanya kuantitatif melainkan juga informasi

kualitatif, termasuk

laporan

keungan

perusahaan

dan

laporan

pajak

penghasilan

individu.

Auditor

juga

melakukan audit akan

informasi subjektif, seperti efektifitas sistem

komputer dan efisiensi operasional produksi. Kriteria untuk

mengevaluasi informasi tersebut bervariasi tergantung pada informasi

yang akan diaudit.

Mengumpulkan dan mengevaluasi bukti (Accumulating and evaluating

evidence)

Bukti-bukti adalah informasi yang digunakan oleh auditor untuk

menentukan apakah informasi yang sedang diaudit sesuai dengan kriteria

yang telah ditetapkan. Bukti- bukti dapat

berupa

pernyataan

lisan

para

auditan (klien), komunikasi tertulis dari pihak luar dan hasil pengamatan

yang dilakukan auditor.

Orang yang kompeten dan tidak memihak (Competent, independent

person)

Auditor

harus

memiliki

kualifikasi

dalam memahami

kriteria

yang

digunakan dan harus kompeten dalam

mengetahui tipe-tipe dan jumlah

bukti-bukti yang harus dikumpulkan,

untuk

menghasilkan

kesimpulan

yang

tepat

setelah

bukti-bukti

tersebut

diperiksa. Auditor

juga

harus

memiliki

sikap

mental

yang

independen

(independent mental attitude).

Jika pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti dilakukan secara berat

sebelah, maka pelaksanaan audit dikatakan tidak memadai.

Pelaporan (Reporting)

Tahap

terakhir

dalam proses

auditing

adalah

penyiapan

laporan

audit

(audit report), yang

merupakan

komunikasi

antara

temuan

auditor

kepada pemakai yang berkepentingan.

Dari definisi yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan

bahwa setidaknya ada tiga elemen fundamental dalam auditing, yaitu :

1. Seorang auditor harus independen

2. Auditor bekerja mengumpulkan bukti (evidence) untuk mendukung

pendapatnya

3. Hasil pekerjaan auditor adalah laporan (report) yang harus disampaikan

kepada para pemakai yang berkepentingan

2.3.2

Metode Audit

Menurut Gondodiyoto (2007, p451), metode audit meliputi :

Auditing around the computer

Dalam pendekatan audit di sekitar komputer, auditor (dalam hal ini

harus akuntan yang registered, dan bersertifikasi akuntan publik) dapat

mengambil kesimpulan dan merumuskan opini dengan hanya menelaah

struktur pengendalian dan melaksanakan pengujian transaksi dan

prosedur verifikasi saldo perkiraan dengan cara sama seperti pada sistem

akuntansi

manual.

Auditor

tidak perlu

menguji

pengendalian

sistem

informasi berbasis teknologi

informasi klien (file program/pengendalian

atas file/data di komputer)

melainkan cukup terhadap input serta output

sistem aplikasi

saja.

Sistem komputerisasi

dianggap

sebagai blackbox

(sesuatu yang diketahui fungsinya, tapi tidak perlu diperiksa bagaimana

kinerjanya).

2. Auditing through the computer

Dalam pendekatan

audit

sistem komputer,

auditor

melakukan

pemeriksaan

langsung

terhadap program-program dan

file-file

komputer

pada audit SI berbasis TI. Auditor menggunakan komputer atau dengan

pengecekan

logika

atau listing

program

(desk

test

logic or porgram

source

code)

untuk

menguji

logika

program dalam rangka

pengujian

pengendalian yang ada pada komputer. Selain itu auditor juga dapat

meminta penjelasan dari para teknisi komputer mengenai spesifikasi

sistem dan atau program yang diaudit.

3. Auditing with the computer

Pada pendekatan ini, audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan

software untuk mengotomatisasi prosedur pelaksanaan audit. Pendekatan

ini

dapat

menggunakan

beberapa computer

assisted

audit

techniques,

misalnya

system

control

audit

review

file

(SCARF),

snapshot dan

sebagainya. Pendekatan audit dengan bantuan komputer merupakan cara

yang

sangat bermanfaat,

khususnya dalam pengujian

substantif

atas

file

dan record perusahaan.

2.3.3

Kategori Bahan Bukti Audit

Menurut

Elder, Beasley

dan

Arens

(2010,

p153), dalam menentukan

prosedur audit digunakan tujuh kategori bahan bukti yang dapat digunakan

oleh auditor yaitu :

1. Pemeriksaan Fisik

Adalah suatu tindakan verifikasi atas suatu aset apakah aset tersebut

memang benar ada. Pemeriksaan Fisik dianggap sebagai suatu bahan

bukti yang paling handal dan berguna.

2. Konfirmasi

Digambarkan sebagai penerimaan jawaban tertulis maupun lisan dari

pihak ketiga yang independen dalam

memverifikasi akurasi informasi

yang telah diminta.

3. Dokumentasi

Sering kali dijadikan sebagai bukti di dalam audit karena bukti ini sudah

tersedia dengan biaya relatif rendah. Terkadang, bukti ini menjadi satu-

satunya jenis bukti yang tersedia.

4. Prosedur Analitis

Adalah menggunakan perbandingan dan hubungan untuk menentukan

apakah saldo akun tersaji secara layak. Prosedur

analitis sangat penting

sehingga harus dilakukan selama tahap perencanaan dan penyelesaian di

setiap audit.

5. Pernyataan dari klien

Adalah

mendapatkan informasi

tertulis

atau lisan dari

klien

dengan

menjawab

pertanyaan auditor. Meskipun sebagai bahan bukti yang

diperhitungkan dan diperoleh dari klien melalui tanya jawab, biasanya

yanya jawab tidak dapat diperlakukan sebagai kemampuan memberikan

kesimpulan,

karena

didapat

dari sumber yang tidak independen dan

mungkin memihak kepentingan klien. Dengan demikian, apabila auditor

memperoleh bahan bukti lain yang menguatkan melalui prosedur yang

lain.

6. Perhitungan Ulang

Melibatkan pemeriksaan ulang dari suatu sample dari perhitungan yang

dibuat

oleh

klien. Banyak

bagian perhitungan

ulang auditor

dilakukan

oleh computer-assisted audit software.

7. Pelaksanaan Ulang

Mencakup pengecekan ulang suatu sample perhitungan

dan perpindahan

informasi yang dilakukan oleh klien selama periode yang diaudit.

8. Pengamatan

Adalah penggunaan perasaan untuk menetapkan aktivitas tertentu. Dalam

keseluruhan audit, maka ada banyak kesempatan untuk melihat,

mendengar, dan mencium untuk mengevaluasi bermacam benda.

2.3.4

Jenis-jenis Audit

Menurut Messier, Glover dan Prawitt (2006, p11) terdapat empat jenis

audit yaitu :

1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audits)

Audit laporan keuangan menentukan apakah keseluruhan penyajian

laporan keuangan telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.

Jenis

audit

ini

biasanya meliputi

laporan

keuangan

dasar

yaitu

neraca

(balance sheet), laporan laba rugi (income statement), laporan perubahan

ekuitas (statement of stockholders equity) dan laporan arus kas

(statement of cash flows), serta Standar Akuntansi Keuangan sebagai

kriteria atau standarnya. Walaupun demikian, beberapa audit

memerlukan kriteria atau standar lain seperti cash basis atau income tax

basis.

2. Audit Ketaatan (Compliance Audits)

Audit ketaatan menentukan

sejauh mana peraturan, kebijakan, hukum,

perjanjian atau peraturan pemerintah

dipatuhi oleh perusahaan yang

diaudit. Ukuran kesesuaian audit

ketaatan adalah ketepatan.

Hasil audit

ketaatan tersebut biasanya disampaikan kepada pihak

yang

menentukan

kriteria

tersebut

yang

terdiri

dari

(1)

ikhtisar

hasil

temuan;

atau

(2)

tingkat ketaatan dengan kriterianya.

3. Audit Operasional (Operational Audits)

Audit operasional meliputi tinjauan sistematis akan keseluruhan aktivitas

organisasi,

atau

sebagian darinya, dalam

kaitannya

dengan

penggunaan

sumber-sumber daya yang efektif dan efisien. Tujuan dari audit

operasional adalah untuk

menilai

kinerja,

mengidentifikasi kesempatan

untuk perbaikan dan membuat

rekomendasi-rekomendasi untuk

pengembangan dan perbaikan.

4. Audit Forensik (Forensic Audits)

Tujuan audit forensik adalah untuk mendeteksi

atau mencegah

kecurangan. Kegunaan auditor untuk melakukan audit forensik telah

berkembang secara signifikan, khususnya dimana kecurangan meliputi

hasil keuangan.

2.3.5

Pedoman Penentuan Sampel Audit

Menurut ISO 9000, pedoman yang harus digunakan dalam menetukan

sampel audit adalah sebagai berikut:

1. Untuk data berjumlah 1-15, jumlah sampel yang diambil sebesar 2

2. Untuk data berjumlah 16-25, jumlah sampel yang diambil sebesar 3

3. Untuk data berjumlah 26-50, jumlah sampel yang diambil sebesar 5

4. Untuk data berjumlah 51-90, jumlah sampel yang diambil sebesar 8

5. Untuk data berjumlah 91-150, jumlah sampel yang diambil sebesar 13

6. Untuk data berjumlah > 151, jumlah sampel yang diambil sebesar 20

2.3.6

Temuan Audit

Menurut ISO 9000, temuan audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit

yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. Temuan audit dapat

mengindikasikan,

baik

kesesuaian ataupun ketidaksesuaian dengan kriteria

audit

atau

peluang

perbaikan.

Pengertian

ketidaksesuaian sendiri

adalah

penyimpangan melalui

bukti obyektif

atas

kriteria

audit

yang

ditetapkan

auditor harus menginvestigasi untuk

menentukan secara tepat kriteria audit

yang dilanggar dan menetapkan rekomendasi tindakan perbaikan.

Jenis ketidaksesuaian dalam temuan audit antara lain:

1. Major

Sebuah temuan audit dikatakan kategori major, apabila tidak sesuai

dengan persyaratan ISO 9001:2008 yang seharusnya dijalankan dan

harus dilakukan perbaikan segera.

2. Minor

Sebuah temuan audit dikatan kategori minor, apabila terdapat

inkonsistensi

dalam menjalankan

prosedur yang diturunkan dari ISO

9001:2008 dan diberikan deadline waktu tertentu untuk

memperbaikinya.

3. Observasi

Sebuah temuan audit dikatakan kategori observasi, apabila temuan

tersebut

bukan

termasuk

dalam persyaratan

ISO

9001:2008

tetapi

sebaiknya

dijalankan.

Dalam temuan

observasi,

auditor

akan

memberikan rekomendasi sebagai usulan peningkatan, namun divisi

terkait dalam perusahaan memiliki

hak bebas untuk

menjalankan atau

tidak menjalankan usulan tersebut.

2.4 Audit Operasional

2.4.1

Pengertian Audit Operasional

Menurut Arens, Elder, Beasley (2010, p738), pengertian audit

operasional adalah sebagai berikut :

“An operational audits is a review of any part of organization’s operating

procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and

effectiveness. At the completion of an operational audit, recommendations to

management for improving operations are normally expected”

Menurut Tunggal

(2011, p7), audit operasional

merupakan

suatu

proses

yang

sistematis

seperti

dalam audit

laporan

keuangan,

audit

operasional

mencakup serangkaian

langkah

atau

prosedur

yang

terstrukur

dan diorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang tepat dan juga

mendapatkan dan secara objektif menilai bukti yang berkaitan dengan

aktivitas yang di audit. Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan :

1. Audit operasional

merupakan penelaahan sistematis yang

menentukan

bahwa proses pengumpulan dan penganalisaan bukti dilakukan secara

sistematis berdasarkan pengamatan dan analisa objektif.

2. Tujuan audit operasional adalah menilai efektivitas, efisiensi,

ekonomis serta lebih lanjut mengidentifikasikan kemungkinan

perbaikan.

3. Audit

operasional

lebih

berorientasi

masa

depan,

artinya

hasil

penilaian

berbagai

kegiatan

operasional diharapkan dapat membantu

manajemen

dalam meningkatkan

efektivitas

pencapaian

tujuan

yang

telah ditetapkan oleh organisasi.

4. Melalui audit operasional, hasil evaluasi dapat dilaporkan kepada

pihak-pihak yang berwenang dan

memberikan

rekomendasi

yang

berguna bagi peningkatan perbaikan kepada pihak manajemen.

2.4.2

Tujuan Audit Operasional

Menurut Tunggal

(2011, p12), tujuan dari audit operasional adalah sebagai

berikut:

1. Objek

dari

audit

operasional

adalah

mengungkapkan

kekurangan

dan

ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor operasional dan

untuk

menunjukkan perbaikan apa yang dimungkinkan untuk

memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.

2. Untuk

membantu

manajemen

mencapai administrasi operasi yang paling

efisien.

3. Untuk

mengusulkan

kepada

manajemen,

cara-cara

dan

alat-alat

untuk

mencapai

tujuan apabila manajemen

organisasi

sendiri

kurang

memiliki

pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien.

4. Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan.

5. Untuk

membantu

manajemen,

auditor

operasional

berhubungan

dengan

setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan

kepada manajemen.

6. Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang

efektif dan efisien dari tujuan dan tanggung jawab mereka.

Tujuan umum dari audit operasional adalah :

1. Menilai kinerja

Untuk

menilai

suatu

kinerja

dapat dilakukan dengan membandingkan

bagaimana suatu organisasi menjalankan aktivitasnya dengan :

•

Tujuan

yang sudah ditetapkan oleh manajemen seperti kebijakan

organisasi, standar, sasaran, tujuan dan rencana detail lainnya

•

Perbandingan

fungsi atau

individu dengan jenis perusahaan yang

sama (external benchmarking)

2. Melakukan identifikasi adanya peluang untuk melakukan perbaikan

Kriteria umum yang menunjukkan adanya perbaikan adalah peningkatan

efisiensi,

efektivitas

dan

ekonomis.

Auditor

melakukan

identifikasi

terhadap

peluang

untuk

melakukan

perbaikan

dengan

menganalisis dan

melakukan

wawancara terhadap

orang-orang

dalam dan

luar

organisasi, mengobservasi operasi, menelaah data operasi sekarang dan

historis,

menganalisis transaksi dan

membuat perbandingan

internal dan

eksternal

3. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan tindak lanjut

Dalam banyak kasus, auditor

mampu

untuk membuat suatu rekomendasi

yang sifatnya khusus. Auditor harus terus-menerus mencari praktik yang

terbaik

dalam upaya

untuk

melakukan

perbaikan

yang

berkesinambungan. Untuk itu sebaiknya, orang-orang operasional juga

ikut dilibatkan dalam membuat dan menerapkan rekomendasi.

2.4.3

Pelaksanaan Audit Operasional

Menurut Tunggal (2011, piv), audit operasional dapat memberikan

manfaat yang berharga kepada manajemen dan operasional melalui beberapa

cara sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul, penyebabnya dan alternatiff

solusi perbaikannya

Hal ini merupakan tugas utama audit operasional. Meskipun sering

mengetahui adanya suatu masalah, seringkali manajemen tidak dapat

memahami inti permasalahannya dengan tepat. Auditor diharapkan dapat

memberikan sudut pandang yang objektif untuk membantu manajemen

memahami permasalahannya yang sebenarnya.

Tugas auditor juga mengindentifikasi penyebab masalah yang sebenarnya

(bukan

gejala)

yang

mungkin timbul sebagai akibat dari suatu kebijakan

atau tindakan manajemen. Pada akhirnya, auditor harus

memformulasikan jalan keluar yang realistis dan dapat diterapkan. Pada

saat inilah pengalaman bekerja dengan berbagai departemen lain menjadi

suatu hal yang sangat berharga. Harus diingat bahwa sebuah organisasi

selalu mencari praktik yang terbaik, baik eksternal maupun internal yang

dapat diterapkan sebagai bagian dari upaya perbaikan yang

berkesinambungan. Satu hal yang harus dipahami auditor adalah tidak

boleh merekomendasikan sesuatu yang tidak mungkin dapat dijalankan/

diterapkan.

2. Menemukan peluang untuk menekan pemborosan dan efisiensi biaya

(cost reduction)

Peranan

auditor

adalah

membantu manajemen

menjalankan

perusahaan

dengan biaya yang paling optimum pada semua situasi/ kondisi. Biaya

sebaiknya selalu berada pada tingkat yang wajar dan jika harus ada

penghematan seyogyanya keputusan yang dibuat jangan sampai

mengganggu/ membawa dampak negatif bagi operasi perusahaan.

3. Menemukan

peluang

untuk

meningkatkan

pendapatan

(income

improvement)

Naiknya pendapatan juga mempunyai pengaruh terhadap keuntungan

perusahaan. Auditor dapat ikut serta berperan aktif dalam mengupayakan

peluang untuk meningkatkan pendapatan.

4. Mengidentifikasi sasaran, tujuan, kebijakan dan prosedur organisasi yang

belum ditentukan

Adalah suatu hal yang indah jika semua perusahaan telah menjalankan

perencanaan jangka pendek dan panjang secara efektif. Meskipun

demikian,

dalam kenyataannya

lebih

banyak

pengecualian dari hal

yang

di atas. Hal ini berarti auditor harus membantu manajemen untuk

menentukan

sasaran,

tujuan

dan detil

perencanaan

yang

belum

ditentukann

dan

membantu

mengembangkannya. Tanpa suatu

perencanaan akan menyebabkan tidak adanya tolak ukur untuk mengukut

efektivitas organisasi.

5. Mengidentifikasi kriteria untuk mengukur pencapaian sasaran dan tujuan

organisasi

Auditor

dituntut

untuk

membantu

manajemen

dalam mengembangkan

kriteria

yang

digunakan

sebagai acuan

untuk

mengukur

pencapaian

sasaran dan tujuan.

6. Merekomendasikan perbaikan kebijakan, prosedur dan struktur organisasi

Auditor mungkin mendapatkan suatu contoh bahwa penyebab timbulnya

suatu masalah berasal dari penerapan kebijakan atau prosedur yang

berlaku. Meskipun kebijakan disusun oleh Manajemen Senior dalam

organisasi, tetapi tidak tertutup kemungkinan

bahwa

kebijakan

tersebut

perlu dikoreksi.

7. Melaksanakan pemeriksaan atas kinerja individu dan unit organisasi

Tanggung jawab auditor adalah meyakinkan bahwa pemeriksaan atau

pengukuran kriteria yang cukup memadai telah dilakukan untuk

memonitor tahapan pencapaian kinerja.

8. Menelaah

ketaatan/

kepatuhan

terhadap

ketentuan

hukum,

tujuan

organisasi, sasaran, kebijakan dan prosedur

Auditor harus yakin bahwa perusahaan telah menjalankan operasinya

sesuai

dengan

hokum dan

peraturan

internal

yang

telah

dibuat.

Jika

terdapat ketidaktaatan, auditor harus menyatakan akibat/ konsekuensinya.

9. Menguji adanya tindakan yang tidak diotorisasi, kecurangan atau

ketidaksesuaian lainnya

Beberapa pengujian dibutuhkan dalam audit operasional, khususnya

untuk membuktikan bahwa suatu tindakan menyebabkan dampak negatif/

merugikan perusahaan.

10. Menilai sistem informasi manajemen dan sistem pengendalian

Auditor harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

•

Apakah sistem pelaporan sudah cukup menyediakan informasi

yang

penting

sehingga

manajemen dan

staf

operasional

dapat

menjalankan semua aspek dalam organisasi secara efektif?

•

Apakah tingkat rincian informasi sudah sesuai dengan tingkat

operasinya (misalnya rincian yang lebih detil pada level yang

lebih rendah dan kurang detil pada level yang lebih tinggi?)

•

Apakah seluruh indikator kunci sudah dipertimbangkan?

11. Menyediakan media komunikasi antara level operator dan manajemen

Dalam

banyak

organisasi

terdapat pemisahan

yang

jelas antara

operasi

dan manajemen yaitu manajemen adalah pihak yang membuat keputusan,

sedangkan

operasi

adalah

pihak

yang

menjalankannya.

Salah

satu

hal

penting yang dituntut dalam audit operasional adalah kemampuan auditor

untuk menjembatani komunikasi antara operasional dan manajemen.

12. Memberikan penilaian yang independen dan objektif atas suatu operasi

Baik

manajemen maupun staf operasi

terkadang begitu amat dekat

dengan apa yang sedang terjadi di dalam organisasi sehingga sulit untuk

menilai secara efektif hasilnya. Audit operasional yang independen dapat

membantu dalam memberikan penilaian yang objektif terhadap hasilnya.

2.4.4

Jenis-jenis Audit Operasional

Menurut

Elder, Beasley,

Arens

(2010, p740), ada tiga kategori audit

operasional yaitu :

1. Audit Fungsional (Functional Audit)

Audit

fungsional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu

organisasi,

misalnya

fungsi

pengeluaran kas, penerimaan kas,

pembayaran gaji. Audit fungsional

memungkinkan adanya spesialisasi

oleh auditor. Auditor yang merupakan staf dari internal audit dapat lebih

efisien

memakai seluruh

waktu

mereka

untuk

memeriksa

dalam bidang

tersebut. Tapi di samping itu, audit fungsional memiliki kekurangan yaitu

tidak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan.

2. Audit Organisasional (Organizatinal Audit)

Audit organisasional menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti

departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam audit ini

adalah

seberapa

efisien

dan

efektif fungsi-fungsi saling berinteraksi.

Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasikan

aktivitas yang ada, sangat penting dalam audit jenis ini.

3. Penugasan Khusus (Special Assignment)

Penugasan khusus ini timbul atas permintaan manajemen, sehingga dalam

audit jenis ini terdapat banyak variasi. Contohnya adalah menentukan

penyebab

sistem EDP

yang

efektif,

peneyelidikan

kemungkinan

fraud

dalam suatu

divisi

dan

membuat

rekomendasi

untuk

mengurangi biaya

pembuatan suatu barang.

2.4.5

Tahapan Audit Operasional

Dalam melakukan audit operasional diperlukan adanya suatu kerangka

tugas sebagai pedoman dalam melaksanakan audit. Menurut Elder, Beasley,

Arens (2010, p740), pemeriksaan operasional dibagi menjadi tiga tahapan :

Perencanaan (Planning)

Dalam pemeriksaan operasional serupa dengan pemeriksaan atas laporan

keuangan. Pada

saat perencanaan,

auditor

harus

menentukan

ruang

lingkup penugasan, menyampaikan pada unit organisasional, menentukan

staf

yang tepat dalam penugasan,

memperoleh informasi mengenai

latar

belakang unit.

2. Pengumpulan

Bukti

dan

Evaluasi

(Evidence

Accumulation

and

Evaluation)

Adalah

suatu tahap dimana

auditor mengumpulkan berbagai jenis bukti

yang diperoleh melalui cara pendokumentasian, wawancara dengan klien

dan observasi. Setelah

bukti terkumpul, maka auditor harus

mengevaluasinya agar menarik suatu kesimpulan mengenai temuan-

temuan yang diperolehnya dan

mengajukan saran-saran atau

rekomendasi.

3. Pelaporan dan Tindak Lanjut (Reporting and Follow-Up)

Merupakan suatu tahap dimana

pelaporan pemeriksaan operasional

ditujukan hanya kepada pihak

manajemen.

Laporan

pemeriksaan

operasional perlu disusun secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup

audit, temuan dan rekomendasi yang akan disampaikan kepada

manajemen. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-

perubahan yang direkomendasikan telah dilakukan dan jika tidak,

mengapa. Tindak lanjut biasanya dilakukan setelah rekomendasi.

Secara

umum,

kerangka

tugas

dalam suatu audit operasional

terdiri

dari tahap-tahap sebagai berikut :

1) Tahap audit pendahuluan

2) Tahap audit mendalam

3) Tahap pembuatan laporan

2.4.5.1 Tahap Audit Pendahuluan

Dalam audit

pendahuluan,

auditor

harus

mengumpulkan

data

agar dapat memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengidentifikasi

berbagai bidang dan peristiwa yang dianggap penting, menentukan

hal-hal apa dan dimana yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut.

Tahap audit pendahuluan terdiri dari :

Pengamatan fisik sekilas

Dalam tahap

ini

observasi

langsung

akan

banyak

bermanfaat

untuk

mendapatkan

informasi

mengenai perusahaan dan bagian-

bagiannya. Disini, auditor harus mempelajari indikasi-indikasi

permasalahan,

mewawancarai masing-masing

pimpinan

yang

bertanggung jawab atas suatu fasilitas fisik. Dalam hal ini auditor

menggunakan

checklist yang

telah

tersusun

menurut

tekanan

permasalahan tertentu. Tahap pengamatan fisik sekilas dapat

menjadi alat bantu yang amat baik bagi kemampuan auditor

dalam menemukan hal-hal yang penting. Pengamatan fisik tidak

hanya digunakan sebagai orientasi, tetapi juga sebagai pandangan

pertama untuk menetukan yang baik dan mana yang buruk.

Manfaat pengamatan fisik bagi auditor sedikit banyak berkaitan

dengan inisiatif dan kemampuan auditor untuk mengobservasi.

b) Mencari data tertulis

Tahap ini bertujuan untuk menetapkan apakah perusahaan

menerapkan praktek manajemen yang konsisten. Auditor harus

mendapatkan dokumentasi yang dijadikan bahan perbandingan

dengan data per departemen. Jenis-jenis dokumen tertulis yang

harus

diperoleh

auditor

antara

lain adalah

sasaran

dan

tujuan

perusahaanyang

tertulis, petunjuk kebijakan dan prosedur

perusahaan, uraian tugas, bagan organisasi, laporan keuangan

dan lain-lain. Ada kemungkinan data di atas dapat diperoleh

selama

pengamatan fisik sekilas atau pada wawancara dengan

manajemen. Oleh karena itu kegiatan mencari data tertulis tidak

dapat dikatakan tahap tersendiri. Namun untuk memudahkan

perencanaan, hal ini dianggap sebagai suatu tahap yang terpisah.

Wawancara dengan manajemen

Pada tahap ini, auditor operasional harus belajar dari karyawan

perusahaan, dalam arti

memahami apa yang

mereka rasakan dan

bagaimana pandangan mereka terhadap suatu permasalahan

tertentu. Dengan

mewawancarai

para

manajer,

auditor

dapat

memperoleh informasi yang terbaik untuk mengidentifikasikan

perusahaan.

d) Kegiatan analisis

Tahap ini merupakan tahap terakhir dari audit pendahuluan.

Dokumentasi yang diperlukan dalam analisis harus sudah

dilengkapi dalam tahap pengumpulan data. Tahap

ini mencakup

analisis laporan keuangan dan laporan manajemen lainnya.

Hasil dari tahap audit pendahuluan ini kemudian disimpulkan

dalam suatu

laporan

audit

pendahuluan

yang

lazim disebut

memoranda survei. Laporan ini tidak boleh diserahkan kepada pihak

lain, akan

tetapi semata-mata digunakan

untuk

menetapkan

daerah

atau

bagian

mana

yang

kiranya memerlukan

audit

yang

lebih

mendalam.

2.4.5.2 Tahap Audit Mendalam

Walaupun dari audit pendahuluan, auditor sudah memiliki

bayangan yang kuat tentang audit yang ada, namun auditor belum

dapat melontarkan kesimpulan yang semata-mata berdasarkan hal

tersebut. Dengan melaksanakan audit mendalam, auditor akan

memperoleh kesempatan lebih luas untuk memperkuat dan

meyakinkan

kesimpulannya,

karena

dalam hal

ini

semua

bukti

pendukung

dapat

dianalisis.

Audit

mendalam mencakup

kegiatan-

kegiatan studi lapangan dan analisis.

Studi lapangan diantaranya meliputi wawancara dengan pihak

internal juga eksternal, observasi atas aktivitas operasional,

penelitian sistem pengendalian internal, penelitian arus transaksi dan

lain-lain.

Kegiatan analisis

meliputi

diantaranya

penghubungan data

yang dikumpulkan dengan kriteria pengukuran kegiatan, penegasan

kembali kriteria pengukuran dengan pegawai yang bersangkutan,

pendiskusian temuan dan kesempatan perbaikan dengan pegawai

yang bersangkutan, dan pengembangan alternatif, rekomendasi dan

saran-saran.

Tidak semua kegiatan yang tercakup dalam studi lapangan dan

analisis di atas perlu dilaksanakan oleh seorang auditor operasional,

tidak hanya kegiatan tersebut

yang dapat dilaksanakan. Kegiatan

yang

akan

dilaksanakan

auditor

dalam audit

mendalam ini

perlu

dipertimbangkan

sendiri

untuk

mendapatkan

temuan yang

bermanfaat bagi upaya peningkatan kualitas manajemen yang

diperiksanya. Dalam hal ini auditor dapat berpedoman pada

memoranda

survei

yang

telah

mengidentifikasikan

derah-daerah

yang dianggap lemah sebagai hasil dari audit pendahuluan, yang

memerlukan porsi audit

mendalam

yang

lebih besar dibanding

daerah-daerah lainnya.

Dalam auditor

mendalam ini

auditor

merakit

berbagai

pandangan, saran, komentar dan perkembangan dalam suatu

wawancara dan dipadukan dengan hasil observasi dan analisisnya

sendiri.

2.4.5.3 Tahap Penyusunan Laporan

Bentuk dan sifat laporan yang dibuat oleh auditor operasional

akan tergantung kepada keinginan pihak yang menugasi. Suatu

laporan biasanya mengandung uraian mengenai kegiatan apa yang

dikerjakan

dalam audit,

daerah-daerah

mana

yang

perlu

mendapat

perbaikan dan rekomendasi yang yang diusulkan. Laporan harus

dapat

membangun

suatu

pemikiran

rasional

dalam simpulan

dan

rekomendasinya serta dialamatkan pada pihak

yang

mempunyai

ide

bahwa audit tersebut harus dilakukan.

Laporan

audit

operasional secara

keseluruhan

harus

dibicarakan dengan para pejabat klien sebelum selesai, dengan jalan

wawancara khusus dengan pimpinan

departemen

yang

diperiksa

secara mendalam. Wawancara khusus itu akan banyak membantu

dalam menetapakan

ketelitian

fakta

dan

memudahkan

diterimanya

laporan oleh mereka yang bersangkutan.

Isi laporan audit operasional berbeda antara satu dengan yang

lainnya, tergantung pada sifat perusahaan yang diperiksa dan tipe

masalah yang ditelaah. Umumnya

suatu laporan audit operasional

akan

meliputi

unsur-unsur

seperti tujuan dan ruang lingkup

penugasan, prosedur-prosedur yang digunakan oleh auditor, temuan-

temuan khusus, komentar-komentar yang diberikan selama

wawancara khusus dan rekomendasi-rekomendasi jika diperlukan.

2.4.6

Laporan Audit Operasional

Seperti audit laporan keuangan, sebagai hasil akhir audit operasional

akan dihasilkan pula suatu laporan hasil audit oleh auditor. Bagi pimpinan

organisasi

perusahaan

yang

tersangkut

dalam audit,

laporan

audit

merupakan

bukti

nyatayang

mereka lihat

mengenai

audit

yang

telah

dilakukan.

Bentuk

dan

sifat

laporan

yang dibuat

tergantung

pihak

yang

memberikan

tugas. Akan

tetapi pada

umumnya,

suatu

laporan

audit

operasional akan meliputi unsur-unsur :

Tujuan dan ruang lingkup

Prosedur-prosedur yang dipergunakan oleh auditor

Temuan-temuan khusus

Rekomendasi-rekomendasi bila perlu.

Ringkasan laporan hasil audit itu hendaknya :

Menjelaskan ruang lingkup dan tujuan audit

Menyajikan hal-hal aktual dengan akurat, lengkap dan wajar.

Menjelaskan temuan dan rekomendasi.

Mencantumkan informasi, temuan dengan didukung oleh bukti-bukti

yang

cukup

untuk

menunjukan

dasar

permasalahan

yang

dilaporkan

serta kebenaran dan kelayakannya.

Membuat

identifikasi

dan

penjelasan

mengenai

masalah

dan

peryataan

yang

memerlukan

penelaahan

dan pertimbangan

lebih

lanjut

dari

auditor.

Menyertakan tindakan manajemen yang patut diperhatikan terutama

dalam perbaikan manajemen yang memerlukan perluasan lebih lanjut.

Menempatkan tekanan pokok pada perbaikan di

masa depan dan

bukannya pada kritik di masa lalu.

2.5 Standard Operating Procedure (SOP)

2.5.1

Pengertian SOP

Menurut

Ekotama

(2010,

p19),

SOP

adalah

sistem yang

digunakan

untuk memudahkan,

merapikan dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini

berisi

urutan

melakukan

pekerjaan

dari awal

hingga

akhir.

Hampir

semua

bisnis yang dijalankan secara modern memiliki SOP.

Menurut Tjipto Atmoko, SOP adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian

kinerja perusahaan berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan

prosedural

sesuai

dengan

tata

kerja,

prosedur

kerja

dan

sistem

kerja

pada

unit kerja yang bersangkutan.

SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme

dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas

untuk mencapai tujuan perusahaan. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen

memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan

efisisen

berdasarkan suatu

standar

yang

sudah

baku.

Pengembangan

instrumen

manajemen

tersebut dimaksudkan

untuk

memastikan

bahwa

proses pelayanan di seluruh unit kerja perusahaan dapat terkendali dan dapat

berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagai suatu

instrumen

manajemen, SOP berlandaskan pada sistem

manajemen

kualitas

(Quality Management System), yakni sekumpulan

prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek

standar

untuk

manajemen

sistem yang

bertujuan

menjamin

kesesuaian dari suatu proses dan produk

(barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem

manajemen

kualitas

berfokus

pada

konsistensi dari proses kerja. Hal ini

mencakup

beberapa

tingkat

dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

Sistem ini

berlandaskan

pada

pencegahan

kesalahan,

sehingga

bersifat

proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.

2.5.2

Tujuan SOP

Menurut Tjipto Atmoko, tujuan SOP bagi perusahaan adalah

menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja

perusahaan untuk mewujudkan good governance.

Menurut Tunggal (2011, p20), tujuan SOP adalah menyederhanakan

pekerjaan kita supaya hanya berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.

Dengan cara

ini, keuntungan

mudah diraih, pemborosan diminimalisasi dan

kebocoran keuangan bisa dicegah.

Menurut Widari (2008), tujuan SOP adalah sebagai berikut:

1. Membakukan

standarisasi

kerja

secara

administratif

agar

tidak

terjadi

variasi prosedur dalam menjalankan aktivitas kerja.

2. Pedoman

bagi

pelaksana,

menjadi

alat

komunikasi

antara

pelaksana

dan

pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

3. Sebagai salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk

mengukur

kinerja karyawan.

4. Sarana penunjang yang sangat penting sebagai alat yang efektif dan

efisien

guna

menggerakkan

kegiatan organisasi

dalam meningkatkan

produktivitas dan menjamin mutu layanan.

5. Menetapkan spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata

cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua

pihak yang

terkait

dengan

memperhatikan

syarat-syarat

keselamatan,

keamanan,

kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi, pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan

datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Dari tujuan yang telah dipaparkan di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa tujuan SOP bagi perusahaan adalah menjaga konsistensi dan tingkat

kinerja karyawan, mengetahui peran dan fungsi tiap-tiap posisi, memperjelas

alur alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan, melindungi

perusahaan dari resiko kesalahan

administrasi, menghindari kesalahan,

keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

2.5.3

Manfaat SOP

Manfaat teknis menjadi standar dan sangat penting karena dapat

digunakan

sebagai

acuan

dalam pengendalian

atas

pelaksanaan

penerapan

SOP di dalam organisasi. Menurut

Tambunan (2011, p30), manfaat teknis

dari SOP adalah:

Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan, baik yang dibuat

intern organisasi maupun berasal dari ekstern, misalnya Undang-Undang,

Keputusan

Presidean

atau

Menteri, maupun

yang berupa aturan

lainnya

dari institusi seperti Bapepam, dll.

2. Menjamin

adanya

standarisasi

pelaksanaan

setiap

prosedur

operasional

standar yang telah ditetapkan menjadi pedoman baku organisasi.

Menjamin

adanya standarisasi

untuk penggunaan dan distribusi formulir,

blanko dan dokumen dalam prosedur operasional standar. Alir formulir,

blanko dan dokumen pada dasarnya merupakan alir dari birokrasi di

dalam organisasi,

sehingga

efektifitas

dan

efisiensi

dari

alir

formulir,

blanko dan dokumen merupakan efektifitas dan efisiensi birokrasi.

4. Menjamin

adanya

standarisasi

sistem

administrasi

(termasuk

kegiatan

penyimpanan arsip dan sistem dokumentasi). Sistem administrasi menjadi

jaminan adanya upaya untuk menghargai tiap transaksi dan peristiwa

yang terjadi di dalam organisasi.

Menjamin adanya standarisasi validasi, salah satu tindak atau aksi yang

memastikan bahwa kontrol di dalam suatu alur kegiatan telah diterapkan

adalah

dengan

melihat

validasi

dalam alur

tersebut

(control

activities).

Validasi harus menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari SOP.

6. Menjamin

adanya

standarisasi

pelaporan.

Laporan

adalah

apa

yang

dibutuhkan

oleh

pengguna

sistem termasuk

SOP.

Salah

satu

indikator

menentukan

keberhasilan

atau

efektivitas

sistem adalah

laporan-laporan

yang dihasilkan sistem bermanfaat bagi penggunannya sebagai dasar

untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan yang diperlukan

sesuai dengan tujuan, target dan program-program yang telah dtetapkan

secara periodik.

Menjamin

adanya

standarisasi kontrol.

Penerapan kontrol

sesungguhnya

bukan

hanya merupakan

validasi,

tetapi

mengimplementasikan

komponen-komponen pengendalian lainnya yang mempengaruhi kualitas

pengendalian

organisasi secara

keseluruhan yaitu: lingkungan

pengendalian,

penilaian resiko, informasi dan komunikasi dan

pemantauan.

Menjamin

adanya

standarisasi

untuk

pelaksanaan

evaluasi

dan

penilaian

kegiatan organisasi.

9. Menjamin

adanya

standarisasi

untuk

pelayanan

dan

tanggapan

kepada

pihak

luar organisasi. Standar

ini adalah refleksi dari dampak SOP suatu

organisasi

adalah

refleksi

dari

dampak SOP suatu organisasi terhadap

pihak

ekstern

organisasi.

SOP

yang efektif

memastikan

bahwa

semua

kegiatan organisasi bisa berjalan pada pola yang paling ekonomis, efektif

dan efisien

10.Menjamin adanya standarisasi untuk keterpaduan dan keterkaitan di

antara

prosedur

dengan

prosedur

operasional

lainnya

dalam

konteks

dan kerangka tujuan organisasi.

11.Menjamin

adanya

acuan

yang

formal bagi

anggota

organisasi

untuk

menjalankan kewajiban di dalam prosedur operasional standar.

12.Menjamin adanya acuan yang formal untuk setiap perbaikan serta

pengembangan prosesur-prosedur operasional standar di masa

mendatang.

2.5.4

Fungsi SOP

Menurut Tjipto Atmoko, fungsi SOP dalam perusahaan adalah sebagai

berikut :

Membentuk

sistem

kerja

aliran

kerja

yang

teratur,

sistematis,

dan

dapat dipertanggungjawabkan.

Menggambarkan

bagaimana

tujuan

pekerjaan dilaksanakan

sesuai

dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

Menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung.

Sebagai

sarana

tata

urutan

dari

pelaksanaan

dan

pengadministrasian

pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan.

Menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik.

Menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Menurut Widari (2008), fungsi SOP adalah sebagai berikut:

Dapat digunakan

sebagai

sarana untuk

mengkomunikasikan

pelaksanaan suatu pekerjaan di perusahaan.

Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian

terhadap proses layanan di perusahaan.

Dapat

digunakan sebagai

sarana

pelatihan bagi

staf

karyawan

baru

sehingga

mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan

pengarahan.

Dapat

digunakan

sebagai

sarana

mengendalikan dan

menggantisipasi

apabila terdapat suatu perubahan sistem di perusahaan.

Dapat digunakan sebagai sarana audit di perusahaan.

SOP

yang

baik

akan

menjadi

pedoman

bagi

pelaksana,

menjadi

alat

komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan

diselesaikan secara konsisten.

Para pekerja akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu

apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan.

SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa

dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan.

Dari fungsi yang telah dipaparkan di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa fungsi SOP bagi perusahaan adalah memperlancar tugas karyawan,

sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan dan sebagai pedoman

dalam melaksanakan pekerjaan rutin perusahaan.

2.5.5

Perubahan SOP

Menurut Ekotama (2010, p101), yang

dimaksud

mengubah

adalah

sebagai berikut:

1. Perusahaan

hanya

melakukan

revisi

ringan

agar

SOP

hanya

mampu

mengakomodasi jenis pekerjaan yang lebih kompleks.

2. Perusahaan

mengubah

sebagian

besar

ketentuan

SOP

karena

ketentuan

yang lama sudah tidak bisa dipakai lagi.

3. Perusahaan membuat SOP baru karena SOP lama tidak bisa diaplikasikan

pada usaha baru.

Selain

itu,

terdapat

tiga

alasan

mengapa perusahaan

mengubah

SOP

yaitu :

1. Jika SOP tersebut sudah tidak sesuai dengan perkembangan usaha

perusahaan.

Contoh:

dulu

perusahaan

hanya

membuat

usaha laundry

kiloan. Namun ternyata berdasarkan permintaan pasar, perusahaan

harus

membuka laundry yang melayani pencucian batik atau jas, maka

perusahaan

harus

menambahkan

SOP

baru

untuk

pencucian

batik

atau

jas.

2. Jika

SOP

tersebut

ternyata

tidak

efisien dan

ada cara

lain

untuk

melakukan pekerjaan yang lebih efisien. Contoh: dulu perusahaan hanya

membuat aturan bahwa pembayaran gaji harus dilakukan dengan tunai,

uang harus diambil dulu dari bank, dibawa ke kantor, dimasukkan

amplop satu per-satu, baru dibayarkan kepada karyawan. Ternyata dalam

perkembangannya, perbankan bisa melayani

pembayaran

gaji

karyawan

lewat transfer. Perusahaan tinggal

menyediakan dana di bank,

menyetorkan daftar gaji karyawan beserta

nomor rekening

masing-

masing dan pihak bank secara otomatis akan mentransfernya ke rekening

karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengubah cara pembayaran

tunai menjadi sistem transfer yang lebih aman.

3. Jika perusahaan

mengubah

core business

usahanya.

Contoh:

dulu

kita

membuka restoran seafood. Dalam perkembangannya, restoran seafood

kita tidak diminati pembeli dan kita membuka restoran makanan khas

Sunda

lokasi

yang

sama.

SOP

untuk

restoran

seafood tentu

sangat

berbeda

dengan

SOP

untuk

restoran khas

Sunda.

Oleh

karena

itu,

perubahan core business harus diikuti dengan perubahan SOP-nya.

2.5.6

Penyusunan SOP

Menurut

Tjipto

Atmoko,

tahap

penting

dalam penyusunan

standar

operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja,

analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis

sistem dan

prosedur

kerja

adalah

kegiatan

mengidentifikasikan

fungsi-fungsi utama dalam

suatu pekerjaan,

dan

langkah-langkah

yang

diperlukan

dalam melaksanakan

fungsi

sistem

dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling

berhubungan

dan

saling

mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga

muncul

dalam bentuk

keseluruhan,

bekerja,

berfungsi

atau

bergerak

secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang

diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan

yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara

seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan

penelaahan

yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan,

karena

itu

analisa

tugas

diperlukan

dalam setiap

perencanaan

dan

perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan

keterangan

mengenai

pekerjaan,

sifat pekerjaan,

syarat

pejabat,

dan

tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5

aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :

Analisa tugas

Merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan

penetapan

seluruh

unsur

yang

tercakup dalam pelaksanaan

tugas

khusus.

b. Deskripsi tugas

Merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa

tugas,

disajikan

dalam bentuk

terorganisasi

yang

mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan

tertentu. Deskripsi tugas harus

disusun berdasarkan fungsi atau

posisi,

bukan

individual;

merupakan

dokumen

umum apabila

terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan

mengidentifikasikan

individual dan persyaratan kualifikasi untuk

mereka

serta

harus

dipastikan bahwa

mereka

memahami

dan

menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang

didefinisikan itu.

c. Spesifikasi

tugas

berisi

catatan-catatan

terperinci

mengenai

kemampuan pekerja untuk tugas spesifik.

Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan

kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk

setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.

e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur

penetapan waktu

yang diperlukan

untuk

menyelesaikan setiap

tugas

dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk

menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat

dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat

analisis

tugas

dalam penyusunan

standar

operasional

prosedur

yaitu

membuat

penggolongan

pekerjaan yang

direncanakan

dan

dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk

mengidentifikasi

urutan

langkah-langkah

pekerjaan

yang berhubungan

apa

yang

dilakukan,

bagaimana

hal

tersebut

dilakukan, bilamana

hal

tersebut

dilakukan,

dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-

macam langkah

yang

dianggap

perlu

untuk

melaksanakan pekerjaan.

Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai

serangkaian langkah pekerjaan

yang berhubungan, biasanya

dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara

tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap

yang penting. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan

suatu

diagram alur

(flow

chart)

dari

aktivitas

organisasi

dan

menentukan

hal-hal

kritis yang

akan

mempengaruhi

keberhasilan

organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis

ini perlu didokumetasikan

dalam

bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-

fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja

yang telah terstandarisasi.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam

pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa

keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai

apa

yang

dilakukan

dan

bagaimana

hal

tersebut

dilakukan; mengakibatkan

penghematan

dalam biaya

tetap

dan

biaya

tambahan;

dan

membuat

koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam

menyusun

suatu

prosedur

kerja,

terdapat beberapa prinsip yang harus

diperhatikan yaitu :

1) Prosedur

kerja

harus

sederhana

sehingga

mengurangi

beban

pengawasan

2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya

3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu

4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya

5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan

6) Harus

ada

pengecualian

yang

seminimun-minimunya

terhadap

peraturan

7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu

Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang

berubah

9) Pembagian tugas tepat

10) Memberikan pengawasan

yang terus menerus atas pekerjaan yang

dilakukan

11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya

12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan

harus

memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan

13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum

14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya

Penyusunan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan menyajikan

langkah-langkah

serta

prosedur

yang

spesifik berkenaan

dengan

kekhasan

tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi

penyusunan langkah-langkah, tahapan, mekanisme

maupun

alur

kegiatan.

SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan

pemerintahan secara efektif dan efisien.

Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :

1) Penyusunan

SOP

harus

mengacu pada

Susunan Organisasi

dan

Tata

Kerja (SOTK), Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI), serta alur

dokumen.

2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu

dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi.

4) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

5) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya

kesalahan/penyimpangan.

6) SOP tidak terlalu rinci.

7) SOP dibuat sesederhana mungkin.

8) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur

lain.

9) SOP

ditinjau

ulang

secara

periodik

dan

dikembangkan

sesuai

kebutuhan.

2.5.7

Tahapan Teknis Penyusunan SOP

1. Tahap Persiapan

Tahap

ini

bertujuan

untuk

memahami

kebutuhan pernyusunan atau

pengembangan SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus

dilakukan

dalam organisasi

yang

terdiri

dari

empat

langkah:

mengevaluasi kebutuhan, mengevaluasi dan menilai kebutuhan,

menetapkan kebutuhan dan menetapkan alternatif tindakan.

Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan

yang akan dilakukan.

2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahap

ini

bertujuan

untuk

menetapkan

tim atau

organisasi

tim yang

bertanggung jawab

untuk

melaksanakan alternatif

tindakan

yang

telah

dibuat dalam tahap persiapan. Tahap ini mencakup lima langkah:

menetapkan

organisasi tim penanggungjawab pelaksanaan,

menyusun

pembagian tugas pelaksanaan, menetapkan orang yang diberi tanggung

jawab

atas

pelaksanaan secara

garis

besar,

menetapkan

mekanisme

kontrol pekerjaan dan membuat pedoman

pembagian

pekerjaan

dan

kontrol pelaksanaan pekerjaan.

Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan kontrol

pekerjaan.

3. Tahap Perencanaan

Tahap

ini bertujuan

menyusun serta menetapkan strategi, metodologi,

rencana dan program kerja

yang

akan

digunakan oleh

tim pelaksana

penyusunan.

Tahap

ini

terdiri

dari empat

langkah:

menyusun strategi

dan metodologi kerja, menyusun perencanaan kerja, menyusun

program-program kerja rinci dan menyusun pedoman perencanaan dan

program kerja rinci.

4. Tahap Penyusunan

Tahap ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SOP sesuai

dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari lima

langkah: mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan

pengumpulan

yaitu

dengan

metode

pendekatan

sistem atau

resiko

kegiatan, mengumpulkan informasi pelengkap yaitu alur otorisasi,

kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, kaitan dengan prodesur lain

dan kode prosedur, menetapkan metode dan teknik penulisan SOP

yang dipilih, apakah naratif, bagan arus, tabular atau panduan di antara

ketiganya,

melaksanakan penulisan SOP dan

membuat draft pedoman

SOP.

Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

5. Tahap Uji Coba

Tahap

ini

bertujuan

menerapkan

SOP

dalam bentuk

uji

coba

draft

pedoman

SOP

yang telah dibuat

dalam tahap

penyusunan.

Tahap

ini

terdiri

dari

enam langkah

yaitu:

merancang

metodologi

uji

coba,

mempersiapkan

materi

uji

coba,

menetapkan

tim pelaksana

uji coba,

mempersiapkan sarana uji coba, melaksanakan uji coba dan menyusun

laporan hasil uji coba.

Produk dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan

untuk melakukan penyempurnaan draft pedoman SOP.

6. Tahap Penyempurnaan

Tahap ini bertujuan menyempurnakan

pedoman

SOP

berdasarkan

laporan

hasil

uji

coba

yang

telah

dilakukan pada

tahap sebelumnya.

Tahap ini terdiri dari enam langkah: mendiskusikan

laporan

hasil

uji

coba,

merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan

pedoman SOP, menyusun pembagian tugas penyempurnaan,

melaksanakan penyempurnaan dan melakukan uji coba terbatas

dengan

tim atau tim penyeimbang

(counterpart) atau kelompok fokus

(focus group) yang dibentuk secara khusus.

Produk dari tahap

ini adalah pedoman SOP akhir (final manual

atau

final guidance) yang digunakan sebagai pedoman dalam organisasi.

7. Tahap Implementasi

Tahap ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SOP akhir

secara menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari

enam langkah

yaitu:

merancang

metodologi

implementasi,

mempersiapkan

materi

implementasi,

menetapkan

tim pelaksana

implementasi, mempersiapkan sarana implementasi, melaksanakan

implementasi, menyusun laporan implementasi.

Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi

dasar dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit.

8. Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahap ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis

penyusunan SOP dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan

dan

audit

atas

pelaksanaan penerapan

SOP dalam organisasi selama

periode tertentu. Tahap ini terdiri dari tujuh langkah yaitu:

merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP

yang

diterapkan,

mempersiapkan

tim pemeliharaan

dan

audit,

melaksanakan pemeliharaan dan audit, membuat laporan setiap

kegiatan pemeliharaan dan audit, menyimpulkan temuan-temuan di

dalam laporan

kegiatan

pemeliharaan

dan

audit

dan

menyusun

perencanaan perbaikan yang diperlukan, melaksanakan perbaikan

segera (bila

perbaikan

adalah kecil

dan

bersifat

rutin),

melaksanakan

tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal (bila perbaikan adalah

besar dan bersifat tidak rutin).

2.6 International Organization for Standardization (ISO) 9001 : 2008

Menurut

Djatmiko

dan

Jumaedi

(2011, p3),

ISO

9001

adalah

standar

internasional

yang

diakui untuk

sertifikasi

sistem

manajemen

mutu.

ISO

9001

menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan dan seperangkat prinsip-prinsip dasar

dengan

pendekatan

manajemen

secara

nyata

dalam aktivitas

rutin

perusahaan.

Tujuannya, menciptakan konsistensi untuk mencapai kepuasan pelangan.

ISO 9001:2008 merupakan standar internasional yang disusun oleh

International Organization for Standardization (IOS). IOS didirikan di Genewa

(Swiss) pada tahun 1946, dan

merupakan Federasi Internasional dari badan-badan

standarisasi

nasional di seluruh

dunia

(Lebih

dari

157

Negara

Anggota).

Produk-

produk IOS yang terkenal:

•

ISO 9000

: Sistem Manajemen Mutu

•

ISO 14000

: Sistem Manajemen Lingkungan

•

ISO TS 17025

: Sistem Pengujian & Kalibrasi Laboratorium

•

ISO TS 16949

: Sistem Manajemen Mutu Industri Otomotif

2.6.1

Sejarah ISO 9001

Sejarah

sistem manajemen

mutu

diawali dengan adanya Perang Dunia

ke-2. Saat itu terjadi perang antara blok sekutu (USA, Inggris, Rusia, Perancis,

dan Belanda) melawan blok poros, axis (Jerman, Italia, dan Jepang). Blok

sekutu

sendiri

seperti

Amerika,

Inggris,

dan

Perancis memiliki

sistem

persenjataan

yang berbeda

satu dengan yang

lainnya

sehingga

mereka

tidak

bisa

saling

men-supply

amunisi

sesama anggota. Dengan kondisi

seperti

itu, mereka mulai sadar bahwa standardisasi senjata perang sangat penting

untuk keefektifan kemenangan perang.

Tahun 1963, untuk pertama kalinya NATO (North Athlantic Trity

Organization) Fakta Perjanjian Atlantik

Utara membuat standardisasi senjata

api

yang

pertama,

yaitu

MIL-Q-9858 A.

Ini

merupakan

tonggak

pertama

militer membuat standardisasi persenjataan di dunia. Keberhasilan

standardisasi

yang

dibuat

militer tersebut

mendorong

organisasi

lain

luat

militer membuat standardisasi sesuai dengan bidang tertentu.

Adapun ISO adalah suatu badan standar internasional yang bergerak di

bidang

standardisasi.

ISO

9001

series sendiri yang dikenal dengan sistem

manajemen mutu, pertama kali dipublikasikan tahun 1987. Namun, tidak

spesifik pada suatu industri, produk, atau

jasa

yang

khusus, sehingga

pada

tahun

1994

standar

ini

direvisi.

Dalam

versi

1994,

standar

dikembangkan

untuk menolong perusahaan agar secara efektif dapat mendokumentasikan

elemen-elemen sistem

mutu

yang

diterapkan.

Kemudian, standar

ini

direvisi

kembali pada 15 Desember 2000 dan direvisi terakhir pada tahun 2008.

Keluarga standar sistem manajemen mutu ISO 9001 di antaranya adalah

sebagai berikut.

•

IWA 1: Sistem Manajemen Mutu-Penuntun untuk proses peningkatan

dalam organisasi jasa kesehatan.

• IWA

Sistem

Manajemen-Penuntun

untuk

penerapan

ISO

9001:2000 dalam pendidikan.

• ISO 9001:2005: Sistem Manajemen Mutu-Dasar-dasar dan kosa kata.

• ISO 9001: Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan.

•

ISO 9004: Sistem Manajemen Mutu-Penuntun untuk peningkatan

kerja.

• ISO/TS 16949

Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan khusus untuk

penerapan ISO 9001, untuk organisasi produsen otomotif dan bagian

yang relevan dengan otomotif.

• ISO 19011: Penuntun

untuk audit

sistem

manajemen

mutu dan/atau

sistem manajemen lingkungan.

2.6.2

Manfaat Penerapan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Menurut

Djatmiko dan

Jumaedi (2011,

p3),

manfaat

penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001 adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan

daya

saing

produk

yang

dihasilkan

sehubungan

dengan

perdagangan

bebas

yang

tidak

mengenal

batas

wilayah.

Hanya

produk

yang mempunyai daya saing tinggilah yang diterima di pasar.

Dengan banyaknya persaingan di pasar bebas, maka konsumen akan

memilih produk dengan mutu baik dan konsisten. Apabila perusahaan

tidak dapat memenuhi permintaan konsumen akan produk yang bermutu,

maka lambat laun perusahaan akan mengalami

kebangkrutan karena

perusahaan tidak dapat menjual produknya. Dengan demikian, pola

konsumen pada masa mendatang akan cenderung memilih produsen yang

mempunyai sertifikasi standar mutu (ISO).

Penerapan ISO akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektivitas

operasional, dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject)

atau barang bermutu rendah dan limbah.

Penerapan

ISO

membuat

sistem kerja

dalam suatu

perusahaan

mejadi

standar kerja yang terdokumentasi. Dengan demikian, perusahaan

mempunyai aturan kerja yang baik

sehingga

memudahkan

dalam

pengendalian.

5. Penerapan ISO dapat meningkatkan semangat dan moral karyawan karena

adanya kejelasan tugas dan wewenang (job description) serta hubungan

antar bagian yang terkait. Dengan begitu, karyawan dapat bekerja dengan

efisien dan efektif.

Nilai

kompetisi

dan image perusahaan

semakin

meningkat

dengan

sertifikasi ISO.

7. Penerapan ISO menjamin proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem

manajemen mutu yang ditetapkan.

Penerapan ISO

memudahkan

Top Management

mencapai target

karena

sudah dipersiapkan target dan rencana pencapaiannya.

2.6.3

Sistem Manajemen Mutu

2.6.3.1 Pengertian Mutu (Kualitas)

Menurut ISO 9001:2008, mutu adalah derajat/ tingkat

karakteristik

yang

melekat/ditetapkan

pada produk

dalam memenuhi

persyaratan.

Menurut ISO 9001:2008, beberapa konsep penting dari

pengertian mutu adalah sebagai berikut:

•

Derajat/tingkat : Menunjukan adanya tingkatan.

•

Karakteristik : Ciri khusus yang dimiliki dan menggambarkan sifat

sebuah produk.

Fisik

(misalnya karakteristik

mekanik,

listrik, kimia

atau

biologi)

Keinderaan (misalnya berkaitan

dengan bau,

sentuhan,

rasa,

penglihatan, pendengaran)

Perilaku (misalnya kesopanan, kejujuran, kebenaran)

Temporal (misalnya ketepatan , keandalan, ketersedian)

Ergonomik

(misalnya karakteristik

fisiologis,

atau

berkaitan

dengan keselamatan manusia)

Fungsional (misalnya kecepatan maksimum pesawat terbang)

•

Persyaratan: Harapan atau kebutuhan

yang dinyatakan secara

tersirat dan atau tertulis.

2.6.3.2 Pengertian Sistem Manajemen Mutu

Menurut

ISO

9001:2008,

sistem

manajemen

mutu

adalah

sistem pengelolaan yang memuat garis besar kebijakan dan prosedur

yang diperlukan sebagai panduan pelaksanaan berbagai proses yang

bertujuan untuk meningkatkan mutu dan kinerja personil/organisasi

sebagaimana yang dipersyaratkan oleh pelanggan.

Menurut Djatmiko dan Jumaedi

(2011, p2), sistem manajemen

mutu adalah suatu aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan

dan

mengendalikan

suatu

organisasi

dalam mencapai

sasaran

yang

diharapkan berkenaan dengan mutu.

2.6.3.3

Cakupan Sistem Manajemen Mutu

Menurut

Djatmiko

dan

Jumaedi

(2011,

p4),

cakupan

sistem

manajemen mutu adalah sebagai berikut.

Mengatur

semua

kegiatan

perusahaan.

Mulai

dari

hal

teknis,

administrasi, sampai sumber daya manusia yang memengaruhi

mutu produk atau jasa yang dihasilkan.

Memberikan kepuasan kepada pelanggan.

Menerapkan konsep penghematan biaya.

Memberikan petunjuk tentang koordinasi antara manusia,

mesin, dan informasi untuk mencapai tujuan standar.

Memberitahukan

kepada

para

supplier

tentang

cara

mencapai

mutu yang baik.

Memberikan keyakinan kepada

pelanggan

bahwa

produk

yang

dibelinya

telah

melalui

proses

sistem manajemen

mutu

yang

terkendali.

2.6.3.4 Prinsip Sistem Manajemen Mutu

Dalam ISO

9001:2008,

terdapat

delapan

prinsip

sistem

manajemen mutu yang dijadikan sebagai acuan kerangka kerja yang

membimbing organisasi menuju peningkatan kerja. Kedelapan prinsip

sistem manajemen mutu yang terdapat dalam ISO 9001:2008, adalah:

1. Customer Focus

Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi,

oleh sebab itu manajemen organisasi harus benar-benar

memahami,

memenuhi

kebutuhan

pelanggan

saat

ini

dan

yang

akan datang bahkan melebihi harapan pelanggan, juga secara

proaktif dalam menetapkan level kepuasan pelanggan.

2. Leadership

Pemimpin

sangat

penting dalam menciptakan

kesatuan

arah

dan

tujuan organisasi, menciptakan

dan

mempertahankan

lingkungan

internal sehingga

personel

terlibat

secara

penuh untuk

mencapai

tujuan

organisasi.

Seorang

pemimpin

bertanggung

jawab

untuk

menetapkan kebijakan mutu, struktur organisasi, mengidentifikasi

dan

menyediakan

sumber

daya, menciptakan lingkungan kerja

dimana semua personel ambil bagian dalam pencapaian target

atau sasaran organisasi, dan

memiliki komitmen dalam perbaikan

berkelanjutan untuk sistem manajemen mutu.

3. Involvement of People

Keterlibatan personel

secara

penuh

pada

semua

tingkatan

organisasi sangat penting sehingga kemampuan personel dapat

digunakan untuk kepentingan organisasi. Manajemen organisasi

bertanggung jawab untuk mengidentifikasi tanggungjawab dan

wewenang, mengidentifikasi kompetensi, kebutuhan, penyediaan

dan mengevaluasi pelatihan serta memelihara catatan pelatihan,

mengidentifikasi dan mengendalikan faktor manusia dan area

kerja untuk mencapai kesesuaian produk.

4. Process Approach

Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang

diinginkan agar lebih efisien,

dengan

mengelola

aktivitas

dan

sumber-sumber daya yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses

merupakan integrasi yang berurutan dari personel, material,

metode,

mesin,

dan

peralatan,

dalam suatu

lingkungan

untuk

menghasilkan

keluaran yang

memiliki

nilai

tambah

bagi

pelanggan. Manajemen organisasi bertanggung jawab untuk

menentukan orientasi hasil yang efektif, mengendalikan sumber

daya dan aktivitas sebagai sebuah proses (Business Process Map)

dan secara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses

yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk

(Procedure).

5. System Approach to Management

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan proses-proses

yang

saling

berkaitan

sebagai

suatu

sistem yang

mendukung

efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-

tujuannya dengan menetapkan sasaran

mutu setiap proses,

menetapkan interaksi dan rangkaian

proses,

memantau

dan

mengukur efektivitas setiap proses.

6. Continual Improvement

Peningkatan

berkesinambungan

akan meningkatkan kinerja

organisasi secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen

perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu

proses

berkesinambungan

untuk meningkatkan

efektivitas

dan

efisiensi

organisasi

dalam memenuhi

kebijakan

dan

mencapai

tujuan

organisasi.

Manajemen

organisasi

bertanggung

jawab

untuk menentukan sasaran tetap organisasi, memantau kinerja

melalui sasaran mutu yang terukur setiap fungsi terkait dan level

dengan

melakukan

internal audit, tinjauan

manajemen, corrective

and preventive action, dll.

7. Factual Approach to Decision Making

Keputusan

yang

efektif

harus

berdasarkan

analisis

data dan

informasi yang faktual, sehingga masalah-masalah mutu dapat

terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan yang diambil

harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan

efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

8. Mutually Beneficial Supplier Relationships

Organisasi

dan

pemasok-pemasoknya saling tergantung dan

hubungan

yang saling

menguntungkan akan

meningkatkan

kemampuan

bersama

dalam menciptakan

nilai

tambah

bagi

pelanggan. Oleh karena itu, manajemen organisasi bertanggung

jawab

untuk

menetapkan

dan mendokumentasikan

persyaratan

yang harus dipenuhi oleh pemasok, meningkatkan kemampuan

kedua

organisasi

untuk

menjadi lebih

baik,

melakukan

seleksi,

meninjau dan mengevaluasi kinerja pemasok untuk

mengendalikan produk yang dipasok.

2.6.3.5 Keuntungan Implementasi Sistem Manajemen Mutu

Gambar 2.1 Keuntungan Implementasi Sistem Manajemen Mutu

2.6.4 Persyaratan ISO 9001:2008

2.6.4.1 Pendahuluan ISO 9001:2008

Umum

Penggunaan

suatu sistem

manajemen mutu

merupakan

suatu

keputusan strategis dari suatu organisasi rancangan dan penerapan

sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh:

Lingkungan

organisasi,

perubahan-perubahan

dalam

lingkungan

tersebut,

dan

resiko-resiko

lingkungan tersebut

b) Kebutuhan yang bervariasi

terkait

dengan

Sasaran-sasaran tertentu

d) Produk-produk yang diberikan

Proses-proses yang diterapkan

Ukuran dan struktur organisasi

Bukan

merupakan

tujuan

dari

menyeragamkan

struktur

sistem

Standar

Internasional

manajemen

mutu

ini

atau

menyeragamkan

dokumentasi.

Persyaratan-persyaratan

sistem

manajemen mutu yang ditetapkan dalam Standar Internasional ini

adalah

melengkapi

persyaratan-persyaratan produk.

Informasi

yang

ditandai

sebagai

‘Catatan’

adalah

panduan

dalam

memahami atau klarifikasi persyaratan yang terkait.

Standar

Internasional

ini

dapat digunakan

oleh

pihak

internal

maupun eksternal, seperti badan sertifikasi, untuk menilai

kemampuan organisasi memenuhi persyaratan pelanggan dan

persyaratan perundangan yang terkait dengan produk dan

persyaratan-persyaratan organisasi itu sendiri. Prinsip-prisip

manajemen mutu yang disebutkan dalam ISO 9000 dan ISO 9004

telah digunakan

dengan berbagai pertimbangan selama

pengembangan Standar Internasional ini

2. Pendekatan proses

Standar Internasional ini mempromosikan penggunaan suatu

pendekatan proses saat mengembangkan, menerapkan dan

meningkatkan

efektifitas

suatu sistem

manajemen

mutu,

untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan

pelanggan. Agar organisasi berfungsi

dengan

efektif,

organisasi

harus menetapkan dan mengelola beberapa aktivitas-aktifitas yang

saling terkait.

Suatu

aktifitas

atau sekumpulan

aktifitas

yang

menggunakan sumber daya dan mengelolanya agar mampu

merubah

masukan-masukan

menjadi keluaran-keluaran, dapat

dipertimbangkan sebagai suatu proses. Seringkali keluaran dari

suatu proses secara langsung merupakan

masukan

untuk

proses

berikutnya.

Penerapan

suatu

sistem dari

proses-proses

dalam

suatu

organisasi, bersama dengan identifikasi

dan

interaksi

proses-

proses tersebut dan pengelolaannya untuk menghasilkan suatu

hasil yang diinginkan, dapat dirujuk sebagai suatu “pendekatan

proses”.

Keuntungan

pendekatan

proses

adalah pengendalian yang terus

menerus

yang memastikan kelangsungan antara proses-proses

individu di dalam sistem proses-proses, termasuk juga kombinasi

dan interaksinya.

Saat

digunakan

dalam sistem manajemen

mutu,

pendekatan

tersebut menekankan pentingnya:

Memahami dan memenuhi persyaratan-persyaratan,

Kebutuhan untuk mempertimbangkan proses-proses yang

memberikan nilai tambah,

Mendapatkan hasil-hasil kinerja proses dan efektivitas, dan

Peningkatan secara berkelanjutan proses-proses berdasarkan

pada pengukuran tujuan.

Model suatu sistem manajemen mutu ditunjukkan dalam Gambar

2.2 yang menggambarkan hubungan-hubungan yang dijelaskan

mulai dari

Klausa 4

sampai 8. Gambaran ini memperlihatkan

bahwa

pelanggan

memainkan

peran yang signifikan dalam

menetapkan persyaratan-persyaratan sebagai masukan.

Pemantauan kepuasan pelanggan mensyaratkan

adanya

evaluasi

informasi terkait dengan persepsi pelanggan. Model yang

ditunjukkan

dalam Gambar

2.2

mencakup

seluruh

persyaratan

Standar Internasional ini, tetapi tidak menunjukkan tingkat detil

dari proses-proses.

Catatan Sebagai tambahan, metodologi yang dikenal sebagai

“Plan-Do-Check-Act” (PDCA)

dapat

diterapkan

pada

semua

proses. PDCA dapat dijelaskan secara umum sebagai berikut:

Plan (Rencana): menetapkan sasaran dan proses yang diperlukan

untuk

memberikan

hasil-hasil sesuai

dengan

persyaratan-

persyaratan pelanggan dan kebijakan-kebijakan organisasi.

Do (Lakukan): menerapkan proses-proses.

Check (Periksa): memantau dan mengukur proses-proses dan

produk

dibandingkan

dengan kebijakan-kebijakan, sasaran-

sasaran dan persyaratan-persyaratan untuk produk dan

melaporkan hasilnya.

Act (Tindakan): mengambil tindakan untuk meningkatkan secara

berkelanjutan kinerja proses.

Gambar 2.2

Model Suatu Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan

Proses

3. Hubungan dengan ISO 9004

ISO

9001

dan

ISO

9004

adalah

sistem manajemen

mutu

yang

dapat

dirancang

untuk saling

melengkapi, juga dapat digunakan

secara

terpisah.

ISO

9001

menetapkan

persyaratan

untuk suatu

sistem

manajemen mutu yang dapat digunakan untuk

penerapan

internal

oleh organisasi,

atau

untuk

sertifikasi, atau

untuk tujuan

kontraktual. Persyaratan

ini

mempunyai

fokus

pada keefektifan sistem manajemen mutu

untuk

memenuhi

persyaratan-persyaratan pelanggan.

Saat Standar Internasional ini diterbitkan, ISO 9004 sedang dalam

perubahan. Edisi perubahan ISO 9004 akan memberikan panduan

untuk manajemen untuk mencapai sukses yang mendukung

organisasi dalam kondisi

yang kompleks, banyak permintaan dan

bahkan perubahan, lingkungan. ISO 9004 memberikan fokus yang

lebih luas dalam manajemen mutu dibandingkan dengan ISO

9001; standar ini menekankan kebutuhan dan harapan seluruh

pemangku

kepentingan

dan kepuasannya, dengan kinerja

organisasi yang sistematis dan peningkatan secara berkelanjutan.

Namun, standar ini tidak

ditujukan untuk sertifikasi, peraturan

atau kontraktual.

4. Kesesuaian dengan sistem manajemen lainnya

Selama

pengembangan

Standar

Internasional

ini, beberapa

pertimbangan diberikan untuk penyediaan ISO 14001:2004 untuk

meningkatkan kesesuaian bagi kedua standar manfaat

bagi

komunitas pengguna.

Standar Internasional ini tidak termasuk persyaratan- persyaratan

tertentu

untuk

sistem

manajemen lainnya,

seperti

halnya

pengelolaan lingkungan, sistem manajemen keselamatan dan

kesehatan

kerja, manajemen keuangan atau manajemen risiko.

Namun demikian, Standar Internasional ini

memampukan

organisasi untuk menyeleraskan atau

mengintegrasikan

sistem

manajemen mutunya dengan persyaratan-

persyaratan sistem

manajemen terkait.

Hal

ini dimungkinkan

bagi sebuah organisasi untuk mengadopsi

sistem

manajemen

yang ada saat

ini

agar

membuat

suatu

sistem

manajemen mutu yang memenuhi persyaratan-persyaratan

Standar Internasional ini.

2.6.4.2 Klausul ISO 9001:2008

1. Ruang Lingkup

1.1 Umum

Standar Internasional ini menetapkan persyaratan untuk

sistem manajemen mutu di mana suatu organisasi

a) Perlu

menunjukan

kemampuannya untuk

menyediakan

secara konsisten produk yang memenuhi persyaratan

pelanggan dan peraturan yang berlaku, dan

b) Bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui

proses

peningkatan sistem secara berkelanjutan dan

jaminan kesesuaian pada persyaratan pelanggan dan

perundangan serta peraturan yang berlaku

Catatan 1

Dalam Standar

Internasional

ini, istilah ‘produk’

hanya diterapkan untuk

a. Produk yang ditujuan atau disyaratkan oleh pelanggan

b. Setiap hasil yang diinginkan dari proses realisasi produk

Catatan 2 Persyaratan perundangan dan peraturan dapat

dianggap sebagai persyaratan legal.

1.2 Penerapan

Semua

persyaratan

dari Standar Internasional

ini

adalah

umum dan dimaksudkan untuk dapat diterapkan karena sifat

organisasi dan produknya, maka dapat dipertimbangkan untuk

pengecualian.

Bila

pengecualian dilakukan, maka klaim

kesesuaian terhadap Standar Internasional

ini

hanya

dapat

diterima jika pengecualian terbatas pada

persyaratan 7, dan

pengecualian itu tidak mempengaruhi kemampuan, atau

tanggung

jawab

organisasi

untuk menyediakan produk yang

memenuhi persyaratan pelanggan dan perundangan serta

peraturan yang berlaku.

2. Rujukan Normatif

Dokumen normatif berikut ini penting dalam penerapan dokumen

ini.

Untuk

rujukan

yang

berlaku, hanya edisi terbaru yang

diterapkan.

Untuk

rujukan

yang

kadaluarsa,

edisi

terakhir dari

rujukan dokumen (termasuk adanya perubahan) berlaku.

3. Istilah dan Definisi

Untuk

masuk

dari

Standar

Internasional ini, istilah dan definisi

yang diberikan oleh ISO 9000 diberlakukan.

4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum

Organisasi

harus

menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan

dan

memelihara suatu

sistem manajemen

mutu

dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitasnya sesuai

dengan persyaratan Standar Internasional ini.

Organisasi harus :

a) Menetapkan

proses

yang

diperlukan

untuk

sistem

manajemen mutu dan penerapannya di seluruh organisasi

Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses

tersebut

Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk

menjamin bahwa operasi dan pengendalian dari proses-

proses tersebut efektif

Memastikan

ketersediaan sumber

daya dan

informasi

yang perlu untuk mendukung operasi dan pemantauan

dari proses-proses tersebut

Memantau, mengukur

dan menganalisis proses-proses

tersebut

Menerapkan

tindakan yang perlu untuk mencapai

hasil

yang direncanakan dan peningkatan berkelanjutan dari

proses tersebut

Proses-proses itu harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan

persyaratan dari

Standar

Internasional

ini.

Bila

organisasi

memilih untuk melakukan suatu proses yang dikerjakan oleh

pihak

lain

yang

berdampak

pada kesesuaian produk, maka

organisasi

harus

menjamin

pengendalian proses-proses

tersebut. Jenis dan tingkat pengendalian

yang diterapkan

dalam sistem manajemen mutu.

Catatan

Proses-proses

yang

diperlukan

untuk

sistem

manajemen mutu seperti di atas harus mencakup proses-

proses kegiatan

manajemen,

penyediaan

sumber daya,

realisasi produk dan pengukuran, analisis dan peningkatan.

Catatan 2 Suatu ‘proses

yang dikerjakan pihak

lain’ adalah

suatu

proses

yang

diperlukan

organisasi

untuk

sistem

manajemen

mutu dan yang dipilih oleh organisasi

untuk

dilakukan oleh pihak luar.

Catatan 3 Memastikan pengendalian atas proses-proses yang

dikerjakan pihak luar tidak melepaskan tanggung jawab

organisasi untuk memastikan

kesesuaian

dengan

seluruh

pelanggan. Jenis dan jangkauan pengendalian yang diterapkan

pada proses yang dikerjakan pihak luar dapat dipengaruhi

oleh faktor-faktor sebagai berikut:

Potensi dampak proses

yang

dikerjakan pihak luar pada

kemampuan organisasi untuk memberikan produk yang

sesuai dengan persyaratan

b. Tingkat dimana pengendalian untuk proses dipisahkan

c. Kemampuan

untuk

mencapai

pengendalian

yang

diperlukan

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1

Umum

Dokumentasi

sistem manajemen

mutu

harus

mencakup:

Pernyataan terdokumentasi kebijakan mutu dan

sasaran mutu

Suatu pedoman mutu

Prosedur terdokumentasi

yang disyaratkan oleh

Standar Internasional ini

d) Dokumen, termasuk

catatan yang

ditetapkan

oleh

organisasi

untuk menjamin keefektifan

perencanaan, pengoperasian dan pengendalian dari

proses-prosesnya

Catatan

1 Jika

istilah

‘prosedur

terdokumentasi’

muncul dalam Standar Internasional ini, itu berarti

prosedur yang ditetapkan, didokumentasikan,

diterapkan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal

dapat menekankan persyaratan untuk satu atau lebih

prosedur. Suatu persyaratan untuk prosedur

terdokumentasi dapat dicakup dengan lebih dari satu

dokumen.

Catatan 2 Cakupan dari dokumentasi sistem

manajemen mutu dapat berbeda antar satu organisasi

dengan organisasi lainnya karena:

a. Ukuran organisasi dan jenis kegiatannya

b. Kompleksitas proses-proses dan interaksinya, dan

c. Kompetensi karyawan

Catatan 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis

media apa saja

4.2.2

Pedoman Mutu

Organisasi harus menetapkan dan memelihara

pedoman mutu yang mencakup :

Ruang

lingkup sistem

manajemen

mutu, termasuk

perincian dan alasannya adanya pengecualian

Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk

sistem manajemen mutu, atau

merujuk kepadanya

dan

Gambaran

interaksi antara proses-proses dari

sistem manajemen mutu

4.2.3

Pengendalian Dokumen

Dokumen

yang

disyaratkan

oleh

sistem managemen

mutu harus dikendalikan, catatan adalah suatu jenis

dokumen

dan

harus

dikendalikan sesuai persyaratan

yang

diberikan

pada

4.2.4. prosedur

terdokumentasi

harus ditetapkan untuk menentukan pengendalian

yang dibutuhkan.

a) Untuk

memindahkan

kecukupan

dokumen

sebelum diterbitkan

b) Untuk

meninjau

dan

memperbaharui

sesuai

keperluan dan mengesahkan ulang dokumen

Untuk

menjamin

bahwa

perubahan

dan status

revisi dari dokumen yang berlaku diidentifikasi

Untuk menjamin bahwa versi dokumen yang

berlaku tersedia di tempat penggunaan

Untuk

menjamin

bahwa

dokumen

tetap

dapat

dibaca dan mudah diidentifikasi

Untuk menjamin bahwa dokumen yang berasal

dari

luar ditetapkan oleh organisasi yang

diperlukan

untuk perencanaan dan operasi sistem

manajemen mutu teridentifikasi dan distribusi

dikendalikan

g) Untuk

mencegah

penggunaan

yang

tidak

diharapkan

dari dokumen kadaluwarsa dan

menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen

tersebut disimpan untuk tujuan tertentu

4.2.4

Pengendalian Catatan

Catatan-catatan dibuat untuk memberikan bukti

kesesuaian terhadap persyaratan

dan

efektivitas

pengoperasian

sistem manajemen

mutu

harus

dikendalikan.

Organisasi

harus menetapkan suatu

prosedur terdokumentasi untuk menentukan

pengendalian

yang

diperlukan untuk identifikasi,

penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa

simpan dan pemusnahan catatan. Catatan harus tetap

dibaca, mudah diidentifikasi dan mudah diambil

5. Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Manajemen puncak harus memberikan bukti atas

komitmennya untuk pengembangan dan penerapan sistem

manajemen mutu dan secara berkelanjutan meningkatkan

efektivitasnya melalui :

a) Komunikasi

kepada

organisasi

tentang

pentingnya

memenuhi persyaratan pelanggan demikian juga

persyaratan perundangan dan peraturan

Menetapkan kebijakan mutu

Menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu ditetapkan

Melaksanakan tinjauan manajemen, dan

Menjamin tersedianya sumber daya

5.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan

pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.3 Kebijakan Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebjakan mutu

Sesuai dengan tujuan dari organisasi

Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan

secara berkelanjutan meningkatkan keefektifan sistem

manajemen mutu

Memberikan kerangka untuk menetapkan dan meninjau

sasaran-sasaran mutu

Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi, dan

Ditinjau agar selalu sesuai

5.4 Perencanaan

5.4.1

Sasaran Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa sasaran

mutu, termasuk hal-hal yang dibutuhkan untuk

memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi

dan tingkatan yang sesuai di dalam organisasi. Sasaran

mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan

kebijakan mutu.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa

a) Perencanaan

sistem

manajemen

mutu

dilaksanakan agar memenuhi persyaratan yang

diberikan di 4.1, demikian juga sasaran mutu

Integritas sistem

manajemen mutu dipelihara

ketika perubahan terhadap sistem manajemen

mutu direncanakan dan diterapkan

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1

Tanggung Jawab dan Wewenang

Manajemen puncak harus memastikan bahwa

tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan

dikomunikasikan di dalam organisasi.

5.5.2

Wakil Manajemen

Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota

manajemen

organisasi, yang di luar tanggung jawab

lainnya, harus memiliki tanggung jawab dan

wewenang yang mencakup

Menjamin bahwa proses-proses yang dibutuhkan

oleh

sistem manajemen mutu ditetapkan,

diterapkan dan dipelihara

Melaporkan kepada manajemen puncak kinerja

dari sistem manajemen mutu dan kebutuhan untuk

peningkatannya

Memastikan promosi kesadaran akan persyaratan

pelanggan ke seluruh jajaran organisasi

Catatan Tanggung jawab wakil manajemen

dapat

mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar

dalam

hal

yang berhubungan dengan sistem

manajemen mutu.

5.5.3

Komunikasi Internal

Manajemen puncak harus memastikan bahwa proses

komunikasi yang sesuai ditetapkan di dalam

organisasi dan bahwa komunikasi tersebut mengambil

peran mengenai efektivitas sistem manajemen mutu.

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1

Umum

Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen

mutu

organisasinya,

dalam

selang

waktu

yang

direncanakan,

untuk

memastikan

kelanjutan

kesesuaian, kecukupan dan efektivitasnya. Tinjauan

ini

harus mencakup penilaian peluang untuk

peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem

manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan

sasaran mutu. Catatan dan tinjauan manajemen harus

dijaga.

5.6.2

Masukan Tinjauan

Masukan

tinjauan

manajemen

harus

mencakup

informasi mengenai:

Hasil audit

Umpan balik pelanggan

Kinerja proses dan kesesuaian produk

Status tindakan pencegahan dan perbaikan

Tindak

lanjut

dari

tinjauan

manajemen

sebelumnya

Perubahan

yang

dapat

mempengaruhi

sistem

manajemen mutu

Rekomendasi untuk peningkatan

5.6.3

Keluaran Tinjauan

Keluaran tinjauan manajemen harus mencakup adanya

keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:

Peningkatan

keefektifan

sistem

manajemen

mutu

dan proses-prosesnya

Peningkatan

dari

produk

yang

berhubungan

dengan persyaratan pelanggan

Kebutuhan sumber daya

6. Manajemen Sumber Daya Manusia

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya

yang dibutuhkan:

Untuk

menerapkan dan

memelihara

sistem

manajemen

mutu

dan secara berkesinambungan

meningkatkan

keefektifannya, dan

Untuk

meningkatkan

kepuasan

pelanggan

dengan

memenuhi persyaratan pelanggan.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1

Umum

Personel yang melakukan pekerjaan yang

mempengaruhi

kesesuaian persyaratan

produk

harus

kompeten berdasarkan kesesuaian pendidikan,

pelatihan, keterampilan dan pengalamannya.

Catatan Kesesuaian dengan persyaratan produk

dapat berdampak secara langsung atau tidak langsung

oleh personel yang melakukan suatu pekerjaan di

dalam sistem manajemen mutu

6.2.2

Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian

Organisasi harus:

Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan untuk

personel yang melaksanakan pekerjaan yang

mempengaruhi

kesesuaian dengan persyaratan

produk,

b) Bila

sesuai,

memberikan

pelatihan

atau

mengambil tindakan lainnya untuk memenuhi

kebutuhan kompetensi,

c) Mengevaluasi

keefektifan

tindakan

yang

diambil,

Memastikan

bahwa

personel

peduli

mengenai

kaitan dan pentingnya kegiatan mereka dan

bagaimana mereka menyumbang pada

pencapaian dari sasaran mutu, dan

Memelihara

catatan

yang

sesuai

tentang

pendidikan,

pelatihan,

keterampilan

dan

pengalaman (lihat 4.2.4)

6.3 Infrastruktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara

infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian

dengan

persyaratan produk.

Infrastruktur

termasuk,

jika

dapat diterapkan:

Bangunan, ruang kerja dan utilitas terkait

Peralatan

proses

(baik

perangkat

keras

dan

perangkat

lunak) dan

Layanan pendukung

(seperti

transport

dan

komunikasi

atau sistem informasi).

6.4 Lingkungan Kerja

Organisasi

harus

menetapkan dan

mengelola

lingkungan

kerja yang dibutuhkan untuk mencapai

kesesuaian

dengan

persyaratan produk.

Catatan

Istilah “lingkungan kerja” terkait dengan kondisi

dimana pekerjaan dilakukan termasuk faktor-faktor fisika,

lingkungan dan faktor lainnya (seperti kebisingan, suhu,

kelembaban, cahaya atau cuaca).

7. Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses

yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Perencanaan

realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan lain dari

proses-proses sistem manajemen mutu (lihat 4.1).

Dalam

merencanakan

realisasi

produk,

organisasi

harus

menentukan hal berikut, apabila sesuai:

Sasaran mutu dan persyaratan produk,

Kebutuhan untuk menetapkan proses-proses dan

dokumen-dokumen dan menyediakan sumber daya yang

spesifik untuk produk,

Kegiatan

verifikasi,

validasi,

pemantauan,

pengukuran,

inspeksi dan kegiatan uji yang spesifik yang dibutuhkan

untuk produk dan kriteria keberterimaan produk,

Catatan-catatan

yang

dibutuhkan

untuk

memberikan

bukti bahwa proses realisasi dan produk dihasilkan

memenuhi persyaratan (lihat 4.2.4).

Keluaran dari perencanaan ini harus dalam bentuk yang

sesuai dengan metode operasi organisasi.

Catatan

1 Dokumen

yang

menjelaskan

proses

sistem

manajemen mutu (termasuk proses realisasi produk) dan

sumber

data

yang

diterapkan untuk

suatu

produk

tertentu,

proyek atau kontrak tertentu, dapat dirujuk sebagai rencana

mutu.

Catatan

Organisasi

dapat

juga menerapkan

persyaratan

yang diberikan di 7.3 untuk mengembangkan proses realisasi

produk

7.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

7.2.1 Penetapan Persyaratan

yang

Berhubungan

dengan

Produk

Organisasi harus menetapkan:

Persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan,

termasuk persyaratan untuk penyerahan dan

kegiatan setelah penyerahan

Dalam

merencanakan

realisasi

produk,

organisasi

harus

pelanggan tetapi dibutuhkan untuk ditetapkan

atau untuk penggunaan tertentu, jika diketahui

Persyaratan perundangan dan peraturan yang

terkait dengan produk, dan

d) Persyaratan

tambahan

yang

ditentukan

oleh

organisasi

Catatan Aktivitas

setelah

penyerahan

termasuk

misalnya penyediaan garansi, kewajiban sesuai

kontrak seperti jasa pemeliharaaan dan jasa

tambahan lain seperti penggunaan kembali atau

pembuangan akhir.

7.2.2

Tinjauan Persyaratan yang Terkait dengan Produk

Organisasi

harus

meninjau persyaratan

yang terkait

dengan

produk.

Tinjauan

ini

harus

dilaksanakan

sebelum

organisasi

berjanji

untuk

memasok

produk

pelanggan

(misalnya:

penyampaian

tender,

persetujuan

kontrak

atau

order,

persetujuan

perubahan kontrak atau order) dan harus memastikan

bahwa:

Persyaratan produk telah lengkap

Persyaratan kontrak atau order yang berbeda

dengan

yang dinyatakan sebelumnya telah

diselesaikan, dan

c) Organisasi

memilki

kemampuan

untuk

memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

Catatan hasil tinjauan dan tindakan sebagai hasil

dari tinjauan harus dipelihara (lihat 4.2.4). Bila

pelanggan tidak memberikan pernyataan

terdokumentasi tentang persyaratan, maka

persyaratan pelanggan harus dikonfirmasikan oleh

organisasi sebelum diterima.

Bila persyaratan produk berubah, organisasi harus

memastikan bahwa dokumen yang terkait diubah dan

personel

yang terkait paham akan adanya perubahan

persyaratan.

Catatan

Dalam situasi

tertentu,

seperti

penjualan

melalui

internet, tinjauan

formal

tidak

dapat

dilaksanakan untuk masing-masing order. Sebagai

gantinya tinjauan dapat meliputi informasi produk

yang terkait seperti catalog atau materi iklan.

7.2.3

Komunikasi Pelanggan

Organisasi

harus

menetapkan

dan

menerapkan

pengaturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan

pelanggan yang berhubungan dengan:

Informasi produk,

Permintaan penawaran, penanganan kontrak atau

order, termasuk perubahannya, dan

c) Umpan

balik

pelanggan,

termasuk

keluhan

pelanggan

7.3 Rancangan dan Pengembangan

7.3.1

Perencanaan Rancangan dan Pengembangan

Organisasi

harus

merencanakan

dan

mengendalikan

rancangan

dan

pengembangan

produk.

Selama

perencanaan

rancangan

dan

pengembangannya,

organisasi harus menentukan:

a) Tahapan-tahapan

rancangan

dan

pengembangannya,

b) Tinjauan, verifikasi dan validasi yang memadai

untuk

setiap

tahapan rancangan dan

pengembangannya.

Organisasi

harus

mengelola

hubungan

antar

grup

berbeda

yang

terlibat

dalam

rancangan

dan

pengembangannya

untuk

memastikan

komunikasi

yang efektif dan kejelasan tugas dan tanggung jawab.

Keluaran perencanaan harus diperbaharui, sesuai

keperluan, sejalan dengan

kemajuan rancangan

dan

pengembangannya.

Catatan

Tinjauan rancangan dan pengembangan,

verifikasi dan validasi mempunyai tujuan yang

berbeda. Hal tersebut dapat

dilakukan

dan

dicatat

secara terpisah atau digabungkan, sesuai kebutuhan

untuk produk dan organisasi.

7.3.2

Masukan Rancangan dan Pengembangan

Masukan yang berhubungan dengan persyaratan

produk harus ditetapkan dan catatannya dipelihara

(lihat 4.2.4). Masukan tersebut harus mencakup:

Persyaratan fungsional dan kinerja,

Persyaratan perundangan

dan peraturan

yang

berlaku,

Bila dapat diterapkan,

informasi

yang diperoleh

dari rancangan sebelumnya yang serupa, dan

Persyaratan lainnya yang perlu untuk rancangan

dan pengembangannya.

Masukan

tersebut

harus

ditinjau kecukupannya.

Persyaratan harus lengkap, jelas dan tidak saling

bertentangan.

7.3.3

Keluaran Rancangan dan Pengembangan

Keluaran rancangan dan pengembangan harus:

Memenuhi persyaratan

masukan

rancangan

dan

pengembangannya,

Memberi

informasi yang tepat

untuk pembelian,

produksi dan untuk pemberian layanan,

c) Berisi

atau

mereferensikan

kriteria

keberterimaan produk, dan

Menetapkan

karakteristik

produk

yang

perlu

untuk penggunaan yang aman dan benar.

Catatan Informasi untuk produksi dan penyediaan

jasa dapat termasuk detil untuk pemeliharaan produk.

7.3.4

Tinjauan Rancangan dan Pengembangan

Pada tahapan yang sesuai, tinjauan yang sistematis

terhadap rancangan dan pengembangan harus

dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang

direncanakan (lihat 7.3.1):

a) Untuk

mengevaluasi

kemampuan

dari

hasil

rancangan

dan

pengembangannya untuk

memenuhi persyaratan, dan

b) Untuk

mengidentifikasi

masalah

dan

usulan

tindakan yang diperlukan.

Peserta pada tinjauan tersebut harus meliputi wakil

dari fungsi yang berkaitan dengan tahapan rancangan

dan pengembangan yang sedang ditinjau. Catatan

hasil dari tinjauan dan tindakan

yang diperlukan

harus dipelihara (lihat 4.2.4).

7.3.5

Verifikasi Rancangan dan Pengembangan

Verifikasi harus dilaksanakan sesuai dengan

pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1) untuk

memastikan bahwa keluaran rancangan dan

pengembangannya telah memenuhi persyaratan

masukan rancangan dan pengembangan. Catatan hasil

verifikasi dan tindakan

yang

diperlukan

harus

dipelihara (lihat 4.2.4).

7.3.6

Validasi Rancangan dan Pengembangan

Validasi rancangan dan pengembangan harus

dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang

direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan bahwa

hasil produk mampu memenuhi persyaratan yang

ditetapkan atau maksud penggunaan, yang diketahui.

Jika dapat dilaksanakan, validasi harus dilaksanakan

sebelum penyerahan atau pemakaian produk. Catatan

hasil dari

validasi dan tindakan

yang diperlukan

harus dipelihara (lihat 4.2.4).

7.3.7

Perubahan Rancangan dan Pengembangan

Perubahan rancangan dan pengembangan harus

diidentifikasi dan catatannya dipelihara. Perubahan

harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, sesuai

kemungkinan yang ada dan disetujui sebelum

diterapkan. Tinjauan perubahan rancangan dan

pengembangan

harus termasuk evaluasi pengaruh

dari perubahan pada komponen dan produk yang

telah diserahkan. Catatan hasil tinjauan perubahan

dan tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat

4.2.4).

7.4 Pembelian

7.4.1

Proses Pembelian

Organisasi harus memastikan bahwa produk yang

dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang

ditetapkan.

Jenis

dan

jangkauan

pengendalian

yang

diterapkan kepada pemasok dan produk

yang dibeli

pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir.

Organisasi

harus

mengevaluasi

dan

memilih

pemasok berdasarkan pada kemampuannya

untuk

memasok

produk

sesuai

dengan

persyaratan

organisasi. Kriteria untuk

pemilihan,

evaluasi

dan

evaluasi

ulang

harus

ditetapkan. Catatan hasil

evaluasi

dan

bila

ada

tindakan yang diperlukan

sebagai

hasil dari evaluasi tersebut

harus dipelihara

(lihat 4.2.4).

7.4.2

Informasi pembelian

Informasi pembelian harus menjelaskan produk yang

akan dibeli, termasuk bila sesuai:

Persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur,

proses dan peralatan,

Persyaratan kualifikasi personel, dan

Persyaratan sistem manajemen mutu

Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan

pembelian yang ditetapkan sebelum

dikomunikasikan kepada pemasok.

7.4.3

Verifikasi Produk yang Dibeli

Organisasi

harus

menetapkan

dan

menerapkan

inspeksi atau kegiatan lainnya yang diperlukan untuk

memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi

persyaratan pembelian yang ditetapkan.

Jika

organisasi atau

pelanggannya bermaksud

untuk

melaksanakan verifikasi di tempat pemasok,

organisasi harus menyatakan pengaturan verifikasi

tersebut dan metode pelepasan produk di dalam

informasi pembelian.

7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.1

Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan

produksi

dan

penyediaan

jasa

dalam

keadaan

terkendali.

Keadaan yang terkendali harus mencakup, apabila

dapat diterapkan:

Ketersediaan

informasi

yang

menjelaskan

karakteristik produk,

Ketersediaan instruksi kerja, sesuai kebutuhan

Penggunaan peralatan yang memadai,

Ketersediaan

dan

penggunaan

peralatan

pemantauan dan pengukuran,

Penerapan pemantauan dan pengukuran, dan

Penerapan

kegiatan

pelepasan,

penyerahan

dan

setelah penyerahan.

7.5.2

Validasi Proses-proses Produksi dan Penyediaan Jasa

Organisasi harus melakukan validasi setiap proses

produksi dan penyediaan

jasa dimana hasil keluaran

tidak dapat

diverifikasi

dengan

pemantauan

atau

pengukuran.

Ini

mencakup

proses

dimana

kekurangan dapat terlihat hanya setelah produk

digunakan atau pelayanan telah diserahkan.

Validasi harus

memperagakan kemampuan proses

tersebut untuk mencapai hasil yang direncanakan.

Organisasi

harus

menetapkan

pengaturan

untuk

proses tersebut termasuk, sesuai kebutuhan:

Menetapkan

kriteria

untuk

tinjauan

dan

pengesahan proses,

Pengesahan peralatan dan kualifikasi personel,

Penggunaan metode dan prosedur yang spesifik

Persyaratan untuk catatan (lihat 4.2.4), dan

Validasi ulang.

7.5.3

Identifikasi dan Mampu Telusur

Bilamana sesuai, organisasi harus mengidentifikasi

produk melalui cara-cara yang cocok selama realisasi

produk.

Organisasi harus mengidentifikasi status produk

sesuai

dengan persyaratan pemantauan dan

pengukuran selama realisasi produk.

Bila mampu lacak adalah persyaratan, organisasi

harus mengendalikan dan mencatat identifikasi unik

dari produk (lihat 4.2.4).

Catatan

Pada beberapa sektor industri, yang

dimaksud

dengan

manajemen

konfigurasi

adalah

suatu cara untuk memelihara identifikasi dan mampu

telusur.

7.5.4

Barang Milik Pelanggan

Organisasi harus merawat barang milik pelanggan

selama berada

bawah kendali organisasi

atau

digunakan

oleh

organisasi.

Organisasi

harus

mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan

menjaga barang milik pelanggan yang disediakan

untuk digunakan atau digabungkan dalam produk.

Jika ada barang milik pelanggan hilang, rusak

ataupun

ditemukan

tidak

sesuai

untuk

penggunaannya,

hal

ini

harus

dilaporkan

pelanggan dan catatannya dipelihara (lihat 4.2.4)

Catatan Barang milik pelanggan dapat termasuk hak

milik intelektual.

7.5.5

Pemeliharaan Produk

Organisasi harus menjaga produk selama proses

internal dan penyerahan tujuan yang dimaksud untuk

menjaga kesesuaian produk. Bila sesuai,

pemeliharaan harus meliputi identifikasi,

penanganan, pengemasan, penyimpanan dan

perlindungan. Pemeliharaan juga harus berlaku pada

komponen produk.

7.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran

yang dilakukan

dan alat pemantauan dan pengukuran yang

diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk

terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan

bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilaksanakan dan

pelaksanaannya

konsisten

dengan persyaratan pemantauan

dan pengukuran.

Jika diperlukan untuk memastikan keabsahan hasilnya, alat

pengukuran harus:

a) Dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, pada

jangka waktu tertentu, atau sebelum dipakai, terhadap

standar

pengukuran

yang

mampu

lacak ke

standar

pengukuran intrernasional atau nasional; jika tidak ada

standar, maka dasar yang digunakan untuk kalibrasi

atau verifikasi harus dicatat (lihat 4.2.4);

b) Disesuaikan atau disesuaikan ulang sesuai keperluan,

c) Diidentifikasi agar status kalibrasi dapat dipastikan,

d) Dijaga dari penyetelan yang dapat merubah hasil

pengukuran,

e) Dilindungi dari kerusakan dan kesalahan selama

penanganan, perawatan dan penyimpanan.

Di samping itu, organisasi harus menilai dan mencatat

keabsahan

hasil

pengukuran

sebelumnya

bila peralatan

ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan. Organisasi harus

mengambil tindakan yang sesuai pada peralatan dan produk

yang terkena dampaknya.

Catatan Hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara

Bila digunakan pada pemantauan dan pengukuran

persyaratan

tertentu,

kemampuan

perangkat

lunak

computer

untuk memenuhi penerapan yang dimaksud harus disahkan.

Hal ini harus dilaksanakan sebelum penggunaan awal dan

dikonfirmasi ulang sesuai keperluan.

Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

8.1 Umum

Organisasi harus merencanakan dan menerapkan

pemantauan,

pengukuran,

analisis dan

peningkatan

proses

yang diperlukan

Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan

produk

Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu

Untuk secara berkelanjutan

meningkatan keefektifan

sistem manajemen mutu

Hal ini harus mencakup penetapan metode yang dapat

diterapkan, termasuk teknik statistik dan jangkauan

penggunaannya.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1

Kepuasan Pelanggan

Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem

manajemen mutu, organisasi harus memantau

informasi yang berhubungan dengan tanggapan

pelanggan apakah organisasi telah memenuhi

persyaratan pelanggan. Metode-metode untuk

mendapatkan dan menggunakan informasi ini harus

ditetapkan.

Catatan Memantau persepsi pelanggan dapat

termasuk mendapatkan masukan dari berbagai

sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data

pelanggan mengenai

mutu produk yang diserahkan,

surveri opini pengguna, analisis kehilangan bisnis,

ucapan

selamat,

klaim garansi,

laporan-laporan

dealer.

8.2.2

Audit Internal

Organisasi harus melaksanakan audit internal yang

direncanakan secara berkala untuk menentukan

apakah sistem manajemen mutu

a) Sesuai

dengan

peraturan

yang

direncanakan,

terhadap persyaratan Standar Internasional ini dan

persyaratan sistem manajemen

mutu yang ditetapkan

oleh organisasi

Sudah diterapkan secara efektif dan terpelihara

Program

audit

harus

direncanakan,

dengan

mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan

area yang akan diaudit, juga

hasil audit sebelumya.

Kriteria

audit,

ruang

lingkup,

frekuensi

dan

metodenya

harus

ditetapkan.

Pemilihan

auditor

dan

pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan

kenetralan

proses

audit.

Auditor

tidak boleh

mengaudit

pekerjaannya

sendiri.

Prosedur

terdokumentasi

harus

dibuat

untuk

menetapkan

tanggung jawab dan persyaratan-persyaratan untuk

merencanakan dan

melaksanakan audit,

menetapkan

catatan

dan

melaporkan

audit.

Manajemen

yang

bertanggung jawab atas area yang telah diaudit harus

memastikan

bahwa

tindakan

telah

diambil

tanpa

ditunda

untuk

menghilangkan ketidaksesuaian

yang

ditemukan dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut

harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan

melaporkan hasil-hasil verifikasi.

8.2.3

Pemantauan dan Pengukuran Proses

Organisasi

harus

menerapkan

metode

yang sesuai

untuk

pemantauan

dan

jika

dapat

diterapkan,

pengukuran proses-proses sistem manajemen mutu.

Metode tersebut harus memperagakan kemampuan

proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila

hasil yang direncanakan tidak dipenuhi, koreksi dan

tindakan korektif harus diambil sesuai keperluan.

Catatan

Saat menerapkan

metode-metode

yang

sesuai,

disarankan

bahwa

organisasi

mempertimbangkan

jenis

dan

tingkat

pemantauan

atau pengukuran

untuk setiap proses-proses yang

berhubungan

dengan

dampak

pada

kesesuaian

persyaratan

produk

dan

pada

efektivitas

dari sistem

manajemen mutu.

8.2.4

Pemantauan dan Pengukuran Produk

Organisasi harus memonitor dan mengukur

karakteristik produk untuk membuktikan bahwa

persyaratan produk telah dipenuhi. Kegiatan ini harus

dilakukan dalam tahapan proses realisasi produk yang

sesuai menurut pengaturan yang direncanakan. Bukti

kesesuaian dengan kriteria penerimaan harus

dipelihara. Catatan harus mengindikasikan orang

yang

berwenang

dalam melepaskan

produk.

Pelepasan

produk

dan

penyerahan jasa tidak boleh

dilaksanakan sampai seluruh pengaturan yang

direncanakan telah dilengkapi dengan memuaskan,

atau jika tidak, atas persetujuan dari pihak yang

berwenang, jika dapat diterapkan oleh pelanggan.

8.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak

sesuai dengan persyaratan produk, diidentifikasi dan

dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan

yang tidak diinginkan. Pengendalian serta tanggung

jawab

dan wewenang terkait untuk memperlakukan

ketidaksesuaian produk harus ditetapkan dalam prosedur

terdokumentasi.

Jika dapat diterapkan, organisasi harus memperlakukan

ketidaksesuaian produk dengan satu atau lebih cara berikut:

a) Mengambil tindakan

untuk menghilangkan

ketidaksesuaian yang ditemukan;

b) Kewenangan penggunaanya, pelepasan atau penerimaan

di bawah konsesi oleh yang berwenang yang terkait dan

jika dapat diterapkan oleh pelanggan,

c) Mengambil tindakan untuk

menghindarkan penggunaan

atau penerapan sesuai tujuan semula.

d) Mengambil tindakan yang sesuai pada dampak atau

potensi dampak, ketidaksesuaian saat ketidaksesuaian

produk

ditemukan setelah penyerahan atau saat

penggunaan.

Bila

ketidaksesuaian produk telah diperbaiki harus

dilaksanakan

verifikasi ulang untuk memperlihatkan

kesesuaian dengan persyaratan.

Catatan Ketidaksesuaian yang terjadi dan tindakan yang

diambil selanjutnya, termasuk konsesi yang diperoleh harus

dipelihara (lihat 4.2.4).

8.4 Analisis Data

Organisasi

harus

menentukan,

mengumpulkan

dan

menganalisis

data

yang

sesuai

untuk

memperagakan

kelayakan dan keefektifan sistem manajemen

mutu dan

mengevaluasi jika peningkatan berkelanjutan yang efektif

dari sistem

manajemen

mutu dapat dilakukan. Kegiatan

ini

harus meliputi data

yang diambil

sebagai

hasil pemantauan

dan pengukuran dan dari sumber lainnya yang terkait.

Analisis

data

harus

memberikan

informasi

yang

berhubungan dengan:

a) Kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1),

b) Kesesuaian dengan persyaratan produk (lihat 7.2.1),

c) Karakteristik

dan

kecenderungan

proses

dan

produk

termasuk peluang untuk tindakan preventif (lihat 8.2.3

dan 8.2.4) dan

d) Para pemasok (lihat 7.4)

8.5 Peningkatan

8.5.1

Peningkatan Berkelanjutan

Organisasi harus meningkatkan secara berkelanjutan

keefektifan

sistem manajemen

mutu

melalui

penggunaan

kebijakan

mutu,

sasaran

mutu,

hasil

audit,

analisa

data,

tindakan

korektif

dan

preventif

dan tinjauan manajemen.

8.5.2

Tindakan korektif

Organisasi harus mengambil tindakan untuk

menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian untuk

mencegah terulangnya kejadian tersebut. Tindakan

korektif harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian

yang ditimbulkan.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan guna

menentukan persyaratan untuk:

a) Meninjau

ketidaksesuaian

(termasuk

keluhan

pelanggan),

Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian,

Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang

dilakukan

untuk memastikan bahwa

ketidaksesuaian tidak akan berulang

d) Menetukan dan menerapkan tindakan yang

diperlukan

Mencatat hasil tindakan yang diambil, dan

Meninjau efektivitas tindakan korektif yang

diambil

8.5.3

Tindakan Preventif

Organisasi harus menentukan tindakan untuk

menghilangkan penyebab yang berpotensi dapat

menimbulkan ketidaksesuaian untuk mencegah hal-

hal

tersebut terjadi.

Tindakan preventif harus

sesuai

dengan dampak dari masalah potensial tersebut.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan guna

menentukan persyaratan untuk:

a) Menetukan

potensi

ketidaksesuaian

dan

penyebabnya

b) Mengevaluasi

kebutuhan

tindakan

untuk

mencegah timbulnya ketidaksesuaian

c) Menentukan

dan

menerapkan

tindakan

yang

diperlukan

Mencatat hasil tindakan yang diambil, dan

e) Meninjau efektivitas tindakan preventif yang

diambil.

2.7 Activity Diagram

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian workflow

adalah sebagai berikut :

“A workflow is the sequence of processing steps that completely handles one

business transaction or customer request.”

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p144), pengertian activity

diagram adalah sebagai berikut :

“An activity diagram is simply a workflow diagram that describes the various user

(or system) activities, the person who does each activity, and the sequential flow of

these activities.”