|
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum
2.1.1
Pengertian Data
Menurut Turban et al. (2007, p5), data adalah deskripsi dasar
dari benda –
benda, kejadian –
kejadian, aktivitas –
aktivitas, dan
transaksi – transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tetapi
tidak dimaksudkan untuk
menyampaikan arti tertentu. Data dapat
berupa angka, huruf, orang, gambar, dan suara.
Menurut McLeod
et al.
(2007, p.426), data adalah fakta dan
figur yang umumnya tidak dapat digunakan karena volume yang besar
dan sifat yang tidak bisa dimurnikan.
2.1.2
Pengertian Sistem
Menurut O’Brien (2006, p.29), sistem adalah sekelompok
elemen
yang saling
berhubungan dan berinteraksi hingga membentuk
satu
kesatuan.
Tetapi
konsep
umum sistem
berikut
ini
memberikan
konsep dasar
yang lebih tepat
untuk bidang sistem informasi
:
sistem
adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,bekerja
sama
untuk
mencapai
tujuan
bersama
dengan
menerima
input dan
menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Sawyer dan Williams (2007, p.510), sistem merupakan
kumpulan dari komponen-komponen yang berhubungan yang
berinteraksi untuk melakukan suatu tugas guna mencapai suatu tujuan.
7
|
|
8
2.1.3
Pengertian Informasi
Menurut
Turban
et
al.(
2007,
p.5), informasi
adalah data
yang
telah diolah
sehingga
memiliki
makna dan
nilai
bagi penerimanya.
Penerima
menginterpretasi
makna dan
menarik kesimpulan dan
implikasi dari informasi.
Menurtu
Sawyer
dan
Williams
(2007,
p.25),
informasi
adalah
data yang telah dirangkum atau dimanipulasi dalam bentuk lain untuk
tujuan pengambilan keputusan.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi
Menurut
Turban
et al.
(2007,p.6), sistem
informasi
adalah
sebuah proses yang terdiri dari
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
menganalisis,
dan
menyebarkan
informasi untuk tujuan
tertentu.
Menurut
O’Brien
(2006,
p.5),
sistem informasi
adalah
penggabungan
yang
teratur dari
people
(
manusia
),
hardware (
perangkat keras
),
software (
perangkat
lunak
), computer
networks
(jaringan komputer) dan data communication ( jaringan komunikasi ),
dan database (
basis
data
)
yang
mengumpulkan,
mengubah
dan
menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.
|
|
9
2.1.5
Konsep OOAD
2.1.5.1
Pengertian Object Oriented Analysis and Design
Menurut
Mathiassen et
al. (2000,p.12) Object
Oriented Analysis and Design(OOAD) adalah sebuah
metode untuk
menganalisis dan
mendisain sistem. OOAD
harus sesuai dengan organisasi dan proyek.
2.1.5.2
Pengertian System Definition
Menurut
Mathiassen et
al. (2000,p.24), system
definition adalah deskripsi ringkas dari suatu sistem
terkomputerisasi
yang
dinyatakan
dalam bahasa
yang
mudah dipahami. Sebuah system
definition harus singkat,
tepat, dan berisikan keputusan mendasar mengenai sistem.
2.1.5.3
Pengertian Use Case
Menurut Mathiassen
et al. (2000,p.120), use case
adalah
pola
interaksi
antara
sistem dan
aktor
pada
application domain.
Menurut
Mathiassen et al. (2000,p.9), sistem adalah
kumpulan dari komponen yang
menerapkan
model
dari
kebutuhan, fungsi, dan antar muka.
|
|
10
Menurut Mathiassen et al. (2000,p.119), aktor adalah
gambaran
pengguna
atau
sistem lain
yang
berinteraksi
dengan sistem target.
Menurut Mathiassen et al. (2000,p.115), application
domain
adalah
suatu
organisasi yang
mengelola,
memonitor, atau mengontrol sebuah problem domain.
Menurut Mathiassen
et al. (2000,p.45), problem
domain adalah bagian dari konteks yang dikelola,
dimonitor, atau dikontrol oleh sistem.
2.1.5.4
Pengertian Rich Picture
Menurut Mathiassen et al.
(2000,p.26), rich picture
adalah gambaran dari pemahaman ilustrator yang mudah di
pahami.
Rich
picture
fokus
pada aspek yang penting dari
situasi yang ditentukan oleh ilustrator.
2.2
Teori Khusus
2.2.1
Studi Kelayakan
Menurut O’Brien (2006, p.515) studi kelayakan adalah studi
awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
akhir, kebutuhan sumber daya, biaya,
manfaat dan kelayakan proyek
yang diusulkan.
|
|
11
Secara umum,
tujuan
diadakan
studi
kelayakan
adalah
untuk
mengevaluasi solusi sistem alternatif dan
untuk
mengusulkan aplikasi
bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan.
Menurut Muhsin dan Supryanto (2008, p.88),studi kelayakan
adalah studi awal untuk
memeriksa kebutuhan informasi calon
pengguna akhir dan tujuannya, batasan, kebutuhan sumber daya, biaya,
manfaat,
dan
kelayakan dari
kegiatan
yang
diusulkan.
Metode
yang
sama
dalam pengumpulan
merekomendasikan
yang
mudah
dalam
pendekatan
sistem (wawancara,
observasi
dan
sebagainya)
yang
digukan untuk mengumpulkan data untuk studi kelayakan.
Menurut Whitten et al. (2004,p.382), kelayakan dari sistem
yang diusulkan dapat dievaluasi berkaitan dengan 4
katergori
utama,
yang
telah
diringkas
dan yang
digambarkan
oleh
faktor
kelayakan
operasional, ekonomis, teknis dan jadwal.
o
Kelayakan operasional
Kelayakan operasional adalah
ukuran
sebaik apa solusi tersebut
akan
bekerja
dalam organisasi.
Juga
ukuran
pendapat
orang
tentang sistem/proyek tersebut.
o
Kelayakan ekonomis
Kelayakan
ekonomis
adalah ukuran efektifitas biaya sebuah
proyek atau solusinya.
|
|
12
o
Kelayakan teknis
Kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu
dan ketersediaan sumber dan pakar teknis.
o
Kelayakan jadwal
Kelayakan
jadwal
adalah
ukuran
kelayakan
daftar
pelaksanaan
proyek tersebut.
Studi kelayakan
memiliki arti penting bagi perkembangaan dunia
usaha.
Beberapa
proyek
yang
gagal
ditengah jalan, bisnis
yang
berhenti beroperasi, dan kredit yang
macet di dunia perbankan, serta
kegagalan
investasi lainnya
merupakan
bagian
dari
tidak
diterapkannya
studi
kelayakan
secara konsisten.
Secara
teoritis, jika
tiap investasi didahului studi kelayakan yang benar, resiko kegagalan
dan kerugian dapat dikendalikan dan diminimalkan sekecil
mungkin.
Studi kelayakan yang dilakukan secara benar
akan
menghasilkan
laporan yang komprehensif tentang kelayakan proyek/bisnis yang
didirikan/dikembangkan/didanai dan kemungkinan-kemungkinan
risiko yang akan dihadapi/terjadi.
Manfaat studi kelayakan dapat dibedakan karena dua pihak yang
berkepentingan atas studi kelayakan itu sendiri, yaitu :
o
Pihak pertama (bagi analisis)
|
|
13
1.
Memberikan
pengetahuan
tentang cara berpikir yang sistematis
(runtut)
dalam mengahadapi
suatu
masalah
(problem)
dan
mencari
jawabannya (solusi).
2.
Menerapkan
berbagai
disiplin
ilmu yang
telah
di
pelajari
sebelumnya
dan
menjadikannya sebagai
alat
bantu
dalam
penghitungan/pengukuran, penilaian, dan pengambilan keputusan.
3.
Mengerjakan studi kelayakan berarti mempelajari suatu objek
bisnis secara komprehensif sehingga penyusunnya akan mendapatkan
pembelajaran dan pengalaman yang sangat berharga.
o
Pihak kedua (bagi masyarakat)
Hasil
laporan
studi
kelayakan dibutuhkan
oleh
banyak
pihak.
Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap studi kelayakan, antara
lain:
1.
Calon investor; pihak yang paling berkepentingan atas hasil studi
kelayakan karena mereka mempertaruhkan modal dalam proyek/bisnis
yang
menjadi
objek
studi
kelayakan. Studi kelayakan
tidak
dapat
dikerjakan
asal-asalan
atas
menggunakan
data fiktif
karena akan
menghasilkan penilaian yang bias, tidak objektif, dan tidak faktual.
2.
Mitra penyerta
modal; calon
investor biasanya
membutuhkan
mitra penyerta modal baik perseorangan maupun perusahaan.
3.
Perbankan; pada dasarnya perbankan selalu
mencari proyek-
proyek bisnis yang menjanjikan dan prospektif. Untuk membiayai
|
|
14
usaha/bisnis
ataupun
menyalurkan kreditnya, dokumen yang menjadi
pegangan dan sumber informasi bagi pihak
perbankan
adalah studi
kelayakan.
4.
Pemerintah; pihak ini yang paling bertanggung jawab atas proyek
yang dikerjakan di daerah yang menyangkut hajat hidup orang banyak.
5.
Manajemen
perusahaan;
studi
kelayakan yang dilakukan
untuk
mengembangkan sebuah unit bisnis baru pada perusahaan
yang sudah
berdiri akan berhubungan dengan pihak
manajemen perusahaan,
terutama kalangan direksi.
6.
Masyarakat;
kondisi
sosial
kemasyarakatan
di
Indonesia
makin
transparan dan responsif terhadap setiap perubahan dan pembangunan
di daerahnya. (Subagyo A, 2008, p. 16)
2.2.2
Enterprise Resource Planning
2.2.2.1
Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut O’Brien (2006, p.320), Enterprise Resource
Planning
–
ERP
adalah
sebuah
software lintas
fungsi
terpadu yang
merekayasa ulang
proses
manufaktur,
distribusi, keuangan, sumber
daya
manusia dan proses
bisnis
dasar
lainnya dari suatu
perusahaan
untuk
memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitasnya.
|
|
15
ERP
memberikan perusahaan tampilan
real-time
terintegrasi
atas proses
bisnis
intinya
yang disatukan
oleh
software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara
oleh DBMS (Database Management Sistem).
Menurut Turban et al (2007, p.248), ERP–Enterprise
Resource
Planning adalah sebuah aplikasi
berbasis
komputer yang
mengintegrasikan
antara
rencana,
manajemen
dan
penggunaan
sumber
daya di
dalam
perusahaan
yang memiliki tujuan utama yaitu
mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan.
Dengan kemajuan komputasi klien/server
keseluruhan
perusahaan,
maka
timbul tantangan
baru
:
Bagaimana cara mengendalikan semua proses bisnis utama
secara real
time
melalui sebuah
arsitektur
peranti
lunak.
Solusi
yang paling umum untuk peranti
lunak
terintegrasi
semacam ini disebut sebagai Enterprise Resource Planning
(ERP). Peranti lunak ini
mengintegrasikan perencanaan,
manajemen, dan penggunaan semua sumber daya di
seluruh perusahaan. Peranti lunak ini terdiri atas
serangkaian
aplikasi
yang mengotomatiskan berbagai
operasi rutin kantor belakang(kantor
administrasi,
seperti
keuangan
manajemen
persediaan,
dan penjadwalan)
untk
|
|
16
membantu
perusahaan
menangani
berbagai
pekerjaan
seperti pemenuhan pesanan.
Tujuan utama ERP adalah mengintegrasikan semua
departemen dan arus informasi fungsional di seluruh
perusahaan
ke dalam
senuah
sistem
komputer
yang dapat
melayani semua kebutuhan
perusahaan.
Contohnya,
peningkatan entri pesanan
memungkinkan
akses
cepat ke
persediaan,
data produk,
catatan
kredit pelanggan,
serta
informasi pesanan sebelumnya. Ketersediaan
informasi
semacam ini
memungkinkan produktivitas serta
meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem ERP digunakan
ribuan perusahaan besar serta
menengah di seluruh dunia.
Turban et al (2007, p.365)
2.2.2.2
Evolusi Sistem ERP
Tahapan evolusi sitem ERP:
o
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep
perencanaan kebutuhan material
o
Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan
sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian
masalah
prioritas
dan
adanya
rencana
yang
dapat
diubah
atau
|
 17
diganti jika diperlukan.
o
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan
pengembangan dari
close-loop
MRP
yang
ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan
dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan
o
Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada
beberapa
proses bisnis
diantaranya
integrasi keuangan,
rantai pasok dan
meliputi lintas batas fungsi organisasi
dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
o
Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP
Gambar 2.1 Evolusi sistem ERP
|
|
18
2.2.2.3
Infrastruktur Sistem ERP
Infrastruktur
adalah
hal
utama
dalam perencanaan
pemakaian
sistem ERP,
karena
dengan
adanya
infrastruktur yang baik maka dapat dikatakan bahwa sistem
telah
membangun
pondasi
yang kuat.
Adapun
beberapa
infrastruktur yang perlu diperhatikan seperti :
a. People
Orang
yang
terlibat
dalam penerapan
sistem ERP
merupakan
faktor
yang
sangat
vital,terutama
dalam hal
komitmen waktu
dan biaya, dukungan
management
puncak, rasa
memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa
perlawanan yang minimum.
b. Process
Proses
berkaitan
dengan
proses bisnis yang sedang
berjalan dan proses bisnis
yang ada di dalam ERP, proses
bisnis ke depan, dan juga proses pelaksanaan implementasi
sistem ERP.
c. Technology
Setelah people dan process
sudah
dipertimbangkan,
maka
ada
hal
yang
terakhir yang cukup penting yaitu
technology, Teknologi
meliputi dari
infrastruktur jaringan,
hardware, dan software. (Yunarto & Santika 2005)
|
|
19
2.2.2.4
Manfaat ERP
Menurut
O’Brien
(2006,p.322),
Sistem ERP
menghasilkan berbagai manfaat bisnis yang signifikan bagi
perusahaan yaitu:
o
Kualitas dan efisiensi
ERP
menciptakan kerangka kerja untuk
mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal
perusahaan yang
menghasilkan
peningkatan
signifikan
dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi,
dan distribusi.
o
Penurunan biaya
Banyak perusahaan
melaporkan penurunan
signifikan
dalam biaya
pemrosesan
transaksi
dan
hardware,
software serta
karyawan
pendukung
TI,
jika
dibanding
dengan
sistem warisan
yang
tidak
terintegrasi
yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka.
o
Pendukung keputusan
ERP
menyediakan
informasi
mengenai
kinerja
bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk
para
manajer
agar
dapat
secara
signifikan
meningkatkan
|
|
20
kemampuan mereka
dalam mengambil
keputusan secara
tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.
o
Kelincahan perusahaan
Mengimplementasikan
sistem ERP
meruntuhkan
banyak
dinding
departemen dan
fungsi
atau
“benteng”
berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya
informasi.
Hal
ini
menghasilkan struktur organisasi,
tanggung jawab
manajerial dan peran kerja
yang
lebih
fleksibel,
dan
karenanya
menghasilkan organisasi serta
tenaga kerja yang lebih lincah
dan
adaptif,
yang
dapat
dengan lebih
mudah
memanfaatkan
berbagai peluang
dan
bisnis.
2.2.2.5
Modul ERP
Modul ERP terbagi
menjadi 4 kategori proses binis,
yaitu:
o
Financial and aaccounting proses
General ledger, accounts
payable,accounts
receivsble, fixed assets, cast management and forcasting,
product-cost accounts, cost-center accounting, asset
accounting, tax accounting, credit management, final
repoting.
|
|
21
o
Sales and marketing proses
Order processing, quotations,
contracts,
product
configuration, pricing, billing, credit
checking, incentivr
and commission management
sales planning.
o
Manufacturing and production proses
Procurement, inventory management,
purchasing,
shipping,
production planning,
production
schedulling, material
requirement
planning, quality control, distribution,
transportation, plant and equipment maintenance.
o
Human Resource proses
Personnel administration, time accounting,
payroll, personnel planning and development,
benefits
accounting,
applicant tracking,
compensation, workforce planning, performance
management. (Turban et al,2007, p.250)
|
|
22
2.2.3
SAP
2.2.3.1
Element Organisasi di SAP
Elemen Organisasi adalah struktur
perusahaan
yang
dipetakan
ke
aplikasi
SAP.
Berikut adalah
elemen
organisasi SAP :
1.
Client
merupakan elemen organisasi dengan
level
tertinggi, mewakili grup perusahaan.
2.
Company Code
adalah unit legal yang independen
secara akuntansi mewakili elemen organisasi pusat
dari akuntansi keuangan, juga
mewakili di pajak
perusahaan untuk negara.
3. Plant
merupakan
tempat
memproduksi
produk,
mendistribusikan produk, atau
menyediakan
layanan,
ini merupakan pusat unit organisasi dari produksi.
4.
Storage
Location
merupakan
tempat penyimpanan
material dalam
manejemen inventori yang dapat
dibedakan
dengan
satu plant disesuaikan
dengan
storage location.
5.
Sales Organization adalah
pusat elemen organisasi
dalam
manajemen sales
order
yang
mengontrol
cara
penjualan ke pelanggan.
|
|
23
6. Distribution
Channel
dapat
digunakan
untuk
mendefinisikan
bagaimana
produk
yang berbeda
menjangkau pemakai, sebagai contoh wholesale
7. Organization Unit menggambarkan bermacam-macam
unit bisnis yang ada di perusahaan.
8.
Position
adalah dimana karyawan di tugaskan di
perusahaan. (SAP Fundamentals, 2006,p.3-2)
2.2.3.2
Modul – modul SAP
1.
Modul
Financial Accounting
(FI)
didisain
untuk
menyimpan transaksi perusahaan dalam catatan buku
besar dan juga menghasilkan
pernyataan untuk
kegunaan laporan eksternal.
2. Modul Controlling (CO) didisain untuk perencanaan,
pelaporan,
dan
memonitor
jalannya
bisnis
perusahaan.
Ini adalah modul yang paling penting,
modul ini tidak hanya membantu untuk
mengontrol
pembuatan transaksi
modul lainnya tetapi juga
menghasilkan analisis laporan.
3. Modul Investment Management (IM) digunakan
untuk
mengatur
investasi yang beraneka ragam,
seperti pembagian saham dan obligasi.
|
|
24
4. Modul
Human
Capital
Management
(HCM)
digunakan
untuk
merencanakan dan
mengontrol
aktifitas-aktifitas
yang berhubungan dengan
karyawan.
5. Modul Sales and Distribution (SD) adalah salah satu
dari
modul
logistik dan membantu
untuk
mengatur
penjualan dan distribusi di perusahaan.
6.
Modul Material Management
(MM) didisain
untuk
pengadaan
dan
pengaturan sumber
daya material
perusahaan. Modul ini terutama
berkaitan
dengan
material dan
vendor
master
data
dan
menangani
fungsi pengelolaan (inventory).
7.
Modul Production Planning (PP) dirancang untuk
phase rencana produksi produk, seperti tipe produk
dan jumlah yang akan di produksi
sesuai
dengan
permintaan.
8. Modul
Quality
Management (QM) di disain
untuk
pengecekan dan
meningkatkan kualitas produk dari
perusahaan.
9. Modul
Warehouse Management
(WM)
membagi
lokasi penyimpanan, didefinisikan dalam submodule
manajemen persediaan menjadi tipe penyimpanan
dan bagian penyimpanan
|
|
25
10. Modul Customer
Service
(CS)
menyediakan
dukungan
untuk layanan pelanggan, seperti
panggilan layanan monitoring. di samping itu, modul
ini
membantu perusahaan
mengelola departement
layanan. (Solutions,I.K ,2011,p.19)
2.2.3.3
SAP ERP 6.0
ERP
6.0
adalah
solusi
ERP
( Enterprise
Resource
Planning)
terkini
dari
SAP
dan
merupakan
‘ Go-
To’
release dari SAP ( biasa dikenal sebagai ERP 2005). ERP
6.0
menyatukan
fungsionalitas
utama
ERP
dengan
teknologi dari SAP Netweaver 7.0 ( sebelumnya netweaver
2004s) dan
Business
Inteligence untuk
menyediakan
ERP
yang lebih
lengkap dan komprehensif bagi organisasi.
Versi SAP
ini secara
mendasar lebih
fleksibel,
memungkinkan penyampaian yang lebih cepat dari inovasi
teknikal dan proses bisnis yang baik. ERP 6.0 menawarkan
client SAP dua hal :
1.
Strategi
platform
yang
stabil
dan
kuat
untuk
masa
depan,
dengan roadmap yang jelas untuk
pengembangan dan inovasi di tiap area dari operasi.
|
|
26
2.
Fokus
pada
menyediakan
client
dengan
jalur
yang
evolusioner
menuju
ke
arah yang mereka inginkan
dibandingkan dengan
harus
melalui proyek
upgrade
yang
besar
dan
kompleks secara teratur
atau
menunggu release berikutnya.
2.2.3.4
SAP R/3 Arsitektur
Sistem SAP R/3 berevolusi dari sistem SAP
R/2. Sistem SAP R/3 ini didasarkan pada arsitektur
tiga-tingkat sistem R/3 SAP. Arsitektur sistem R/3
SAP
mendistribusikan
beban
kerja di antara
beberapa
sistem R/3.
Hubungan
antara sistem ini
didirikan dengan bantuan jaringan. SAP R/3 sistem
diimplementasikan
sedemikian rupa sehingga
Presentasi,
Aplikasi,
dan Database Layer
didistribusikan pada masing-masing komputer
dalam arsitektur R/3 SAP.
SAP
R/3
sistem
terdiri
dari
tiga
jenis
berikut pandangan:
o
Logical view
Mewakili
fungsionalitas
dari
sistem SAP,
yang
dikontrol
oleh
komponen
dasar
R/3.
Dalam
|
|
27
rangka untuk mengontrol tugas yang dilakukan oleh
sistem SAP.
o
Software-oriented view
Menampilkan tipe-tipe komponen yang
secara kolektif
merupakan sistem SAP R/3. Itu
terdiri dari komponen SAP GUI dan server aplikasi
serta
server pesan,
semua bagian
dari SAP
R
/
3
sistem
o
User-oriented view
Menampilkan GUI
dari
sistem
R
/
3
dalam
bentuk jendela di layar. jendela ini ditampilkan
oleh lapisan presentasi. (Solutions,I.K ,2011,p.7)
2.2.4
Material Management
2.2.4.1
Pengertian
Mate rial Manageme nt
Menurut Shukla,M (2010,p.1) Material Management
adalah
pusat
manufaktur dan industri perdagangan.
Material Management membentuk bagian internal dari
rantai pasokan lengkap. jika kita melihat kerangka TI
rantai
pasokan,
jelas
bahwa ERP
adalah
pusat
rantai
pasokan. Material bersumber, diperoleh, disimpan,
diproses atau diproduksi, didistribusikan dan dijual.
|
 28
2.2.4.2
SAP Materi al Manageme nt
-
Siklus Procurement
Siklus Procurement yang ada pada
SAP R/3 adalah sebagai berikut :
Gambar 2.2 procurement cycle
a. Determination of requirement
Tahap determination of requirement,
secara
manual dilewatkan dengan
membuat purchase requisition. Jika telah
menentukan
suatu
prosedur MRP untuk
material
tersebut dalam
material
master,
maka
sistem SAP
R/3
akan
membuat
purchase requisition secara otomatis
|
 29
Gambar 2.3 Purchase Requisition
b.
Determi nation of Source of
Supply
Tahap determination of source of
supply
merupakan tahap penentuan
calon-calon
vendor yang akan bekerja
sama. Sebagai seorang pembeli,
didukung dengan fasilitas pemilihan
source of supply. Pembeli dapat
menggunakan pembeda source of supply
untuk
membuat Request
for
Quotation
(RFQ) dan kemudian
memasukan
quotation.
Untuk
pembuatan RFQ
dapat
mereferensi
pada
purchase
requisition
dan kondisi yang telah ada pada sistem.
|
 30
Gambar 2.4 Determination of source of supply
c. Vendor Selection
Vendor selection
merupakan
tahap pemilihan
vendor yang akan
bekerja
sama.
Sistem mempermudah
pemilihan vendor dengan
membuat
price
comparison
antara beberapa
quotation yang
masuk.
Secara
otomatis akan
mengirimkan surat
penolakan
d. Purchase Order Processing
Tahap purchase
order
processing
mirip
dengan purchase
requisition,
Pada tahap
ini kita daapt
membuat
|
 31
suatu purchase order
(PO) secara
manual ataupun secara otomatis oleh
sistem. Pemrosesan PO dapat
dilakukan pengkopian
data dari
dokumen
lainnya
seperti purchase
requisition
atau
quotations, untuk
mengurangi kerja yang dilakukan.
Pembuatannya dapat juga
mereferensi
dari Outline Agreement
Gambar 2.5 Purchase Order
e. Purchase Order Monitoring
Purchase
Order
Monitoring
merupakan kegiatan memonitor status
|
|
32
purchase
order
didalam
sistem yang
dilakukan oleh pembeli. Pembeli
dapat
melakukan pengecekan apakah
delivery atau
invoice untuk PO
tersebut telah dilakukan ataupun
belum dilakukan.
Pembeli
dapat
mengingatkan vendor tentang
outstanding deliveries
(pengiriman
batas waktunya telah dekat).
f. Goods Receipt
Goods receipt
merupakan
tahap
penerimaan barang. Goods receipt
dapat
direferensikan
pada PO
yang
relevan. Kerja dapat diminimalisir dan
dapat dicek apakah pengiriman
barang, beserta jumlah barang sesuai
dengan
PO.
Sistem akan
langsung
memperbaharui purchase
order
history dari PO.
|
 33
Gambar 2.6 Good receipt
g. Invoice Verification
Invoice verification
merupakan
tahap
pemeriksaan invoice.
Ketika
memasukan
invoice
merujuk pada
PO
yang lalu atau pengiriman lalu,
sehingga dapat diperiksa jumlah
dan
ketepatan
invoice. Ketersediaan data
dari purchase order dan goods receipt
memungkinkan pembeli untuk
merujuk pada perbedaan kuantitas dan
harga.
|
 34
Gambar 2.7 Invoice verification
h. Payment Processing
Program pembayaran
mengotorisasi pembayaran kepada
kewajiban kreditor. Financial
accounting mengeksekusi
program
ini secara reguler.
-
Master Data
Master data
terdiri dari catatan data
yang disimpan dalam database untuk jangka
waktu yang panjang. catatan-catatan data
yang disimpan secara
terpusat,
dan
digunakan
dan
diproses
secara
lintas-
|
|
35
aplikasi. dengan cara ini, penyimpanan data
yang berulang dapat dihindari.
a.
Vendor Master Data
Vendor master
berisikan
informasi
tentang
vendor yang dimiliki perusahaan.
Informasi ini disimpan dalam master record
tersendiri.
Sebagai tambahan, untuk nama
dan alamat vendor, vendor master memiliki
data sebagai berikut:
o
Mata
uang
yang
digunakan
untuk
bertransaksi dengan vendor.
o
Term of Payment
o
Nama
dari
orang
yang
penting
sebagai contact
Person
(Contoh
:
Salesperson)
Untuk
tujuan
akuntansi vendor
juga
sebagai
kreditor
dari
perusahaan, vendor
master record juga
menampung data
keuangan seperti reconciliation account dari
buku besar.
|
|
36
Data
dalam
vendor
master
record
dibagi menjadi beberapa kategori :
o
General Data
Data ini berlaku untuk seluruh Client.
Termasuk alamat vendor dan bank details.
o
Accounting Data
Accounting
data disimpan
pada
level
company
code.
Berisikan data seperti
reconciliation account number dan payment
methods untuk transaksi pembayaran secara
otomatis.
o
Purchasing Data
Data
disimpan dalam setiap purchasing
organization. Termasuk
mata uang dalam
purchase order, incoterm, dan berbagai
control data yang berkaitan
untuk
vendor.
Dapat juga dilakukan pengaturan data yang
berbeda untuk plant tertentu atau atau untuk
vendor subranges.
|
|
37
b. Material Master Data
Material master record
merupakan
sumber
utama
dari
data
material yang
spesifik.
Digunakan
oleh seluruh
area
dari
logistic pada
sistem SAP R/3. integrasi dari
semua
data
dalam objek
database
tunggal
menghilangkan masalah data redundansi.
Data
disimpan
dalam material
master
record dibutuhkan untuk berbagai tujuan
antara lain :
o
Purchasing
data dibutuhkan
untuk
tujuan pemesanan.
o
Inventory management data
dibutuhkan
untuk posting good movement
dan membawa physical inventory.
o
Data
accounting
dibutuhkan
untuk
material valuation.
o
Materials
planning data
dibutuhkan
untuk Material Requirement Planning.
Layar
untuk
memproses material
master record dapat dibedakan
menjadi tipe
berikut ini:
|
|
38
o
Main data
Merupakan
layar untuk setiap individu
user
di
departemen,
seperti basic data,
materials planning dan sebagainya.
o
Additional Data
Merupakan
layar
dimana dapat
ditemukan informasi tambahan,
seperti
alternative
unit
of
measure, material short
descriptions
dan consumption values.
Beberapa data material bisa digunakan
untuk
semua
level organisasi,
dan
beberapa
lainnya hanya valid pada
level
organisasi
tertentu.
Sehingga material
data
dapat
diatur
secara terpusat,
tanpa
mengurangi
pengambilan
data
yang
tidak
diperlukan
dari database
demi
meminimalisir
redundansi informasi, material master dapat
diatur dalam suatu cara yang mencerminkan
struktur dari perusahaan.
Material Data Master
terdapat pada 3
level organisasi, yaitu:
|
|
39
o
Data at Client level
General
master
data valid
untuk
seluruh
perusahaan
disimpan
pada level
Client.
Contohnya: Material number,
material short text, material group, base
dan alterntive unit of measure.
o
Data at plant level
Semua
data
yang
valid
dalam suatu
plant dan
untuk
semua
storage
location
disimpan
dalam level
plant.
Contoh:
purchasing
data,
MRP data,
forecasting
data, work scheduling data.
o
Data at storage location level
Semua
data
yang
valid
dalam bagian
dari
storage
location
disimpan
pada level
storage
location. Contohnya :
storage
bin
description,
picking
area.(SAP
Procurement,2006,)
2.2.5
Gantt Chart
Bagan Gantt, dikemukakan pertama kali oleh Henry
L. Gantt
pada tahun 1917 adalah peralatan penjadwalan proyek dan evaluasi
perkembangan
yang paling umum digunakan. Gantt Chart/Bagan
|
 40
Gantt adalah bagan batang horizontal sederhana yang menggambarkan
tugas-tugas proyek berdasarkan kalender.
Tiap batang
mewakili
tugas
proyek diberi nama. Tugas-tugas tersebut didaftar secara vertikal pada
kolom kiri pusat horizontal adalah garis waktu kalender.
Bagan Gantt
menawarkan keuntungan
menunjukkan dengan
jelas tugas-tugas yang overlap yaitu tugas-tugas yang dapat dikerjakan
dalam waktu
yang
sama.
Batang-batang tersebut
dapat diberi
warna
untuk
mengindikasikan
dengan
jelas persentase
penyelesaian
dan
perkembangan proyek. Gambar tersebut
mendemonstrasikan fase-fase
mana yang selesai atau terlambat secara sekilas. (Whitten et al, 2004)
Gambar 2.8 Gantt Chart
2.2.6
Fit/Gap Analysis
2.2.6.1 Pengertian analisis fit/gap
Analisis
Fit/Gap digunakan
untuk
mengevaluasi
setiap area
fungsional didalam sebuah proyek bisnis atau
proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Analisis ini
meliputi
identifikasi
data
atau
komponen
penting
yang
|
|
41
cocok dengan sistem bisnis dan gap
yang
membutuhkan
solusi. Tujuan utama yang ingin dicapai oleh
analisis
fit/gap
adalah untuk
meyakinkan bahwa setiap proyek
yang dilakukan berdasarkan
metode tertentu
berjalan
dengan efektif dan efisien.
Dan
juga
merekomendasikan
amandemen
seperti
isu-isu
dan
interface yang
membutuhkan
penyesuaian
pada
setiap
proses bisnis
untuk meyakinkan target tercapai.
Analisis fit/gap digunakan untuk
mengevaluasi
setiap
area
fungsional
dalam proyek
bisnis
atau
untuk
mengevaluasi proses bisnis
untuk
mencapai
tujuan
tertentu.
Analisis fit/gap juga digunakan untuk
memastikan bahwa setiap proyek dapat diselesaikan
dengan efektif dan efisien. Analisis
fit/gap ini dapat
dilakukan oleh para pelaku bisnis, project owner,
manager dan para konsultan.
2.2.6.2
Langkah – langkah analisis fit/gap
Langkah –
langkah
yang akan digunakan dalam
analisis fit/Gap adalah:
a. Ranking Requirement
Tahapan
ini
mendukung
tim
proyek
dan
sponsor
proyek
untuk
memastikan proses
bisnis
|
 42
dapat diakomodasikan
selama
implementasi sistem
yang
baru.
Selain
itu,
berfungsi
untuk
memastikan
tim proyek
berfokus pada
area
yang paling
penting
bagi
organisasi
agar
functionality
yang baru dapat
memberikan
nilai tambah bagi
perusahaan dalam
meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.1 Ranking Requirement dalam Analisa Fit/Gap
Rank
Keterangan
H
High/ mission critical requirements adalah kebutuhan
yang merupakan tugas kritis / penting, diperlukan untuk
operasi dan
tanpanya organisasi
tidak
dapat
berfungsi;
termasuk ke dalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi
internal dan eksternal.
M
Medium/ value add requirements adalah kebutuhan
yang jika ditemukan,
akan
secara
signifikan
meningkatkan
proses di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali terjadi pada
proses
sistem bisnis
yang
bukan
merupakan
tugas
kritis/
penting
bagi bisnis
organisasi,
tetapi jika ditemukan
akan
mempengaruhi cost benefit organisasi.
L
Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang
bagus untuk dimikiki dan hanya akan menambah nilai yang
tidak
terlalu
besar
bagi
proses
bisnis
perusahaan
dan
|
 43
mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau
perubahan pada proses bisnis.
b. Degree of Fit
Menentukan sejauh
mana kebutuhan dapat
diakomodir
oleh sistem
yang
baru.
Kategori
ini
terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit
Tabel 2.2 Degree of Fit
Kode
Keterangan
F
Fit : kebutuhan sepenuhnya di penuhi software
G
Gap
:
software
tidak
dapat
memenuhi
kebutuhan.
Komentar,alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan
menghasilkan
rekomendasi
untuk
melakukan
customization
terhadap software
P
Partial
Fit : software
mempunyai
fungsional
yang
memenuhi kebutuhan. Perubahan
sementara,
laporan
khusus atau customizations, bagaimanapun akan dibutuhkan
kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal
c. Gap resolution
Saat gap ditemukan, tim akan
menentukan
alternatif dan merekomendasikan solusi untuk
mengatasi gap
yang
ada.
Terdapat
beberapa
|
|
44
jalan
untuk
menyelesaikan gap
seperti
mengubah proses bisnis
Pilihan
untuk gap resolution,
diantaranya
adalah :
o
Package Work – around : pertama kali tim akan
mengidentifikasi jalan alternatif untuk
mencapai
kebutuhan dengan proses yang ada.
o
Membuat
bisnis
sesuai
dengan
Package
:
jika
Package Work – around tidak mungkin, tim
akan
merekomendasikan perubahan potensial
pada proses bisnis
untuk disesuaikan dengan
proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.
o
Customization : sebagai jalan terakhir, jika
customization
dibutuhkan,
strategi yang
dipilih
adalah
membangun fungsionalitas baru diluar
teknologi
dan memisahkan package
dibandingkan dengan merubah package. Definisi
dari
customization
didalam proyek
adalah
perbahan pada aplikasi yang memerlukan
campur tangan staf pengembangan,atau beberapa
perubahan yang dapat berdampak kurang baik
untuk
kemampuan
upgrade pada
software yang
akan datang. (Phakash & Madhup, 2011)
|
|
45
2.2.7
Analisis Biaya dan Manfaat (Cost Benefit Analysis)
Menurut O’Brien (2006, p.517), Analisis Biaya dan Manfaat
adalah analisis untuk
mengidentifikasi keuntungan atau
manfaat
dan
kerugian atau biaya dari solusi yang diusulkan.
Biaya
pengembangan
sistem informasi
dapat
digolongkan
menurut
fase
terjadinya.
Biaya pengembangan
sistem
biasanya
merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah proyek
selesai. Banyak organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus
di evaluasi.
Jika
kategori
tersebut
tidak
tersedia,
maka
daftar berikut
ini bisa membantu :
o
Biaya personil
Gaji
analis sistem,
programmer, konsultan,
personil
entri
data,
operator
komputer,
sekretaris,dan
semacamnya yang
berkerja
pada proyek.
o
Penggunaan komputer
Waktu komputer akan digunakan
untuk satu atau
lebih kegiatan
berikut : pemrograman, pengujian, konversi, word processing,
pemeliharaan kamus proyek,dan semacamnya.
o
Pelatihan
Jika personil komputer atau pengguna akhir harus dilatih,
maka
pelatihan membutuhkan pengeluaran.
o
Biaya persediaan, duplikasi, dan perlengkapan.
|
 46
o
Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak komputer baru.
Metode-metode
yang
digunakan
dalam
Analisis
Biaya
Manfaat:
o
Payback Analysis
Payback
analysis
merupakan
metode
yang sederhana
dan
populer
dalam menentukan
bagaimana
dan
kapan
sebuah
investasi
akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh
sebelum keuntungan
mulai
bertambah,
maka
akan
membutuhkan
waktu lama
bagi
keuntungan
untuk
melampaui
biaya.
Payback
analysis , menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan
sebelum keuntungan
yang
meningkat
melampaui
biaya
yang
meningkat
dan
berkelanjutan.periode waktu ini disebut payback
period.
Gambar 2.9 Payback Period
Kriteria
dalam menentukan
apakah suatu proyek diterima
atau tidak adalah jika payback period lebih kecil atau sama dengan
periode
pengembalian
maksimum yang
diinginkan
perusahaan
maka
proyek
tersebut
diterima,
tetapi jika payback
period
lebih
besar dari periode pengembalian maksimum yang diinginkan
|
 47
perusahaan maka proyek tersebut ditolak. Penentuan
periode
pengembalian
maksimum yang
diinginkan perusahaan ditetapkan
oleh pihak manajemen perusahaan dengan
mempertimbangkan
beberapa faktor yaitu
tipe proyek (expansion, replacement,
renewal), risiko yang diperkirakan
dari
proyek
tersebut,
dan
ketertarikan yang diperkirakan
dari
proyek
tersebut,
dan
keterikatan yang diperkirakan antara payback periode dengan nilai
yang dibagikan.
o
NPV (Net Present Value)
Menurut
Whitten et
al
(2004,
p.391),
NPV
adalah
teknik
analisis
yang
membandingkan
biaya potongan tahunan
dengan
keuntungan solusi alternatif.
Metode
NPV
bergantung
pada teknik arus
kas
terdiskonto
(discounted
cash
flow
–
DCF) yaitu
metode untuk
menyusun
peringkat usulan –
usulan investasi yang menerapkan konsep –
konsep nilai waktu dari uang.
Gambar 2.10 Net Present Value
|
|
48
Keterangan :
CFt = arus kas bersih yang diharapkan pada periode t
K
= biaya modal proyek
n = usia Arus kas keluar (seperti biaya pembelian peralatan)
diperlakukan sebagai arus kas negative
Untuk
melakukan
pendekatan
NPV
ini,
langkah
–
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Menghitung
nilai
sekarang
dari
setiap
arus
kas
masuk dan arus kas keluar, yang didiskontokan pada
biaya modal proyek.
2. Menjumlahkan arus kas terdiskonto diatas, jumlah
ini
kemudian dinyatakan sebagai NPV proyek
tersebut.
Kriteria penentuan suatu proyek
diterima
atau
tidak
berdasarkan metode ini adalah jika NPV negatif, sebaiknya proyek
ditolak, sedangkan jika positif proyek dapat diterima. Jika terdapat
dua proyek dengan NPV yang positif
bersifat
saling
eksklusif,
maka sebaiknya proyek yang diterima adalah proyek yang dengan
nilai NPV tertinggi.
o
ROI (Return On Investment)
Return On Investment membandingkan keuntunagan seumur
hidup pada solusi atau proyek alternatif. ROI untuk solusi atau
|
 49
proyek adalah tingkat
presentase
yang
mengukur
hubungan
antara
jumlah yang didapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan
jumlah yang diinvestasikan.
Gambar 2.11 Return On Investment
Dimana Laba Netto Operasi adalah pendapatan sebelum bunga
dan pajak atau disebut dengan Earning Before Interest
and
taxes
(EBIT).
Sedangkan
aktiva operasional
mencakup
kas,
piutang,
inventaris,
pabrik
dan peralatan,
dan
aktiva
–
aktiva
lain
yang
dipertahankan untuk penggunaan produktif didalam organisasi.
Untuk
mengkalkulasi
ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas
kerja yaitu:
o
Development Cost Worksheet
Development
Cost
Worksheet terdiri dari 5 kategori yaitu
usaha pengembangan ( Development effort), perangkat keras
(new hardware), perangkat lunak baru (new purchased
software), pelatihan user, dan biaya-biaya lainnya.
o
Ongoing Expense Worksheet
Ongoing
Expense
Worksheet
dibagi
menjadi 6
kategori,
yaitu pemeliharaan,
aplikasi perangkat
lunak
(application
|
|
50
software
maintenance), beban-beban penyimpanan data
(incremental data storage expenses), komunikasi ( incremental
communication),
penyewaan
perangkat
lunak
dan perangkat
keras(
new software and hardware lease), perlengkapan
(supplies) dan lain- lainnya.
o
Economic Impact Worksheet
Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek.
Pemberian skor dampak ekonomis didasarkan pada perhitungan
ROI
dari
arus
kas
bersih
proyek yang diaplikasikan secara
periodik
selama
5
periode
tahunan
pada umumnya. Pertama,
investasi bersih yang dibutuhkan diterapkan. Angka ini diperoleh
dari
kertas
kerja
biaya pengembangan. Lalu
arus
kas
tahunan
diterapkan. Angka ini diperoleh dari
manfaat ekonomis bersih
dikurangi
biaya operasi.
Selisihnya,
pendapatan
sebelum pajak,
dikurangi dengan beban-beban berjalan,
menghasilkan arus kas
bersih
per
tahun.
ROI
dihitung
dengan
membagi
rata-rata
arus
kas bersih selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan.
|