|
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Evaluasi
2.1.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Anonim
(Kamus Besar
Bahasa Indonesia, 2008, p. 384), evaluasi
adalah penilaian yang
hasilnya
hingga saat ini
belum diperoleh,
upaya penilaian
secara teknis dan ekonomis.
Menurut Vincent (2006, p. 16), evaluasi merupakan fungsi manajemen yang
dilakukan setelah kurun waktu tertentu dan setelah suatu kegiatan telah berlalu.
Selain itu, evaluasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen program.
Evaluasi
dilakukan
terhadap
seluruh
atau sebagian
unsur-unsur
program
serta
terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan
secara terus-menerus, berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini
dapat
dilakukan
pada
saat
sebelum,
sedang,
atau
setelah
program dilaksanakan
untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah
program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program
dilaksanakan.
Evaluasi
program
berguna
bagi
pengambil
keputusan
untuk
menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas,
atau ditingkatkan. (Vincent, 2006, p. 28)
Jadi, evaluasi merupakan suatu penilaian
yang berguna dalam pengambilan
keputusan
yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu
mengenai kesesuaian atas
suatu kegiatan.
8
|
|
|
|
9
3.
ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di
2.1.2 Ruang Lingkup Evaluasi
Menurut Vincent (2006, p. 23), ruang lingkup evaluasi meliputi:
1. Penilaian atas dampak kolektif baik positif maupun negatif dari semua atau
sebagian besar kegiatan yang telah dilakukan pada lokasi dan atau kelompok
sasaran yang berbeda.
2.
Deskriptif keluaran dan hasil atau manfaat
sebagaimana dilihat dari sudut
pandang penerima manfaat.
2.2
Enterprise Resource Planning(ERP)
2.2.1 Pengertian ERP
MenurutDewanto & Falahah(2007, p. 2), ERPmerupakan singkatan dari tiga
elemen kata yaitu Enterprise (perusahaan organisasi), resource (sumber daya) dan
planning
(perencanaan).
Tiga
kata
ini
mencerminkan
sebuah
konsep
yang
berujung kepada kata kerja, yaitu“planning” yang berarti bahwa ERP menekankan
kepada aspek perencanaan.
MenurutO'Brien (2006, p. 320), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengotomatisasi
banyak
proses
internal dan
sistem informasi
dalam hal
fungsi
produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia
perusahaan.
Menurut Wijaya
&
Darudiato(2009, p. 27),
ERP merupakan konsep untuk
merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi
program terintegrasi
dan
multi
modul
yang
dirancang
untuk
melayani
dan
mendukung berbagai
fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
menjadi lebih
|
|
10
efisien dan dapat memberikan pelayan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat
menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua
pihak yang berkepentingan (stakeholder)atas perusahaan.
Berdasarkan pernyataan di atas, ERP adalah sebuah kumpulan software
yang terintegrasi, yang memiliki modul yang saling berhubungan yang digunakan
untuk mendukung berbagai fungsi di dalam perusahaan.
2.2.2 Konsep Dasar dan Arsitektur ERP
Menurut Wijaya & Darudiato(2009, p. 26),ERP terdiri dari kata Enterprise,
Resource dan Planning yang
merupakan sebuah konsep
yang berujung pada kata
kerja
yaitu planning.
Integrasi
dalam
konsep
sistem ERP
berhubungan
dengan
interprestasi sebagai berikut:
a.
Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis
b.
Metode dan teknik berkomunikasi
c.
Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis
d.
Koordinasi operasi bisnis
Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut:
1.
ERP
terdiri
atas paket
software
komersial
yang
menjamin
integrasi
yang
mulus atas semua aliran
informasi di perusahaan,
yang meliputi keuangan,
akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
2.
Sistem
ERP adalah paket sistem
informasi
yang
dapat
dikonfigurasi,
yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan
melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
|
 11
3.
ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di
seluruh enterprise. (Wijaya & Darudiato, 2006, p. 28).
Gambar 2.1 Konsep Sistem ERP
2.2.3 Manfaat dan Kendala ERP
Berikut ini adalah manfaat dan kendala pemakaian
ERP dalam perusahaan
menurut Dhewanto & Falahah (2007, p. 11):
Tabel 2.1 Manfaat ERP
Manfaat
Cara Mendapatkan
Akses informasi yang
andal
DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat,
sistem pelapor yang lebih baik
Menghindari duplikasi
data dan operasi
Modul-modul yang mengakses data dari satu database
terpusat, sehingga menghindari prose pemasukan dan
modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda dan
menyebabkan duplikasi
Mempercepat waktu
pemrosesan data
Meminimalkan waktu pengambilan data dan pembuatan
laporan
Mengurangi biaya
Menghemat waktu, meningkatkan kontrol dnegan
melakukan analisis menyeluruh terhadap leputusan
organisasi
Kemudahan adaptasi
Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan
mudah
Meningkatkan
skalabilitas
Struktur sistemyang bersifat modular dan mudah di
kostumisasi
Kemudahan
Dukungan purnajual sistem yang berjangka panjang
|
 12
pemeliharaan
Pengembangan global
Ekstansi modul hingga meliputi SCMdanCRM
E-commerce
Bisnis internet, kultur kolaboratif
Tabel 2.2 Kendala ERP
Kendala
Cara mendapatkan
Memakan waktu
Minimalisasikan isu sensitif, politik internal dan ciptakan
konsensus umum.
Mahal
Memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan
kemampuan keuangan perusahaan.
Kesesuaian modul
Arsitektur dan komponen dari sistem yang dipilih sesuai
dengan proses bisnis, kultur dan sasaran strategis
organisasi.
Kebergantungan pada
vendor
Pertimbangan pilihan single vs multivendor,
petimbangan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan
komitmen dukungan dalam
jangka waktu yang cukup
panjang.
Fitur dan kompleksitas
Pilih modul dan fitur yang benar-benar diperlukan
organisasi.
Skalalitas dan
kompatibilitas global
Perhatikan investasi vendor di bidang riset dan
pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk
dan layanan, dan pertimbangkan sistem yang dapat
berjalan di internet.
Pengembangan dan
kemampuan
Pertimbangan aplikasi perantara (middleware) dan
pengembangan modul, misalnya SCM,CRM.
2.3
SAP
2.3.1 Pengertian SAP
Menurut
(Dewanto
&
Falahah, 2007,
p.
171),
SAP
adalah
software
ERP
yang
sangat
terintegrasi
antara
berbagia
modul
seperti SalesDistribution,
MaterialManagement, FinacialandControlling, HumanResource dan
masih
banyak lagi. Karena keintegrasian dan sifatnya
yang
sangat
generik
membuat
software ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia dan
menjadikan segala sesuatu yang berhubungan dengan SAP software menjadi
sangat mahal, mulai dari license, training, humanresource dan hardware.
|
 13
3.
ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di
Application
and
Products.
SAP
merupakan
salah
satu
vendor
pendahulu yang
terkemuka
di
bidang
sistem informasi
terintegrasi.
SAP
menyediakan
suatu
informasi
yang
sifatnya
terintegrasi mulai
dari bidang akunting
hingga
manufaktur, dan dari
awal penjualan
hingga
proses layanan.
Apapun data
yang
dimasukkan dalam satu area fungsional untuk satu transaksi per bagian, data ini
secara
otomatis
tercermin
dalam semua
bidang
fungsional
terkait.
Sistem SAP
mendukung dan mengintegrasikan ribuan proses bisnis. Sebagai sebuah sistem,
SAP memiliki beberapa karakteristik kunci. Pertama dan terutama, SAP adalah
suatu paket lengkap software
solution. Kedua, SAP itu
memiliki banyak modul,
dan organisasi memiliki kebebasan untuk memilih modul yang mereka butuhkan.
Beberapa
modul
tergantung pada
keberadaan
modul
lain.
Oleh
karena
itu,
ada
batas tertentu mengenai pengaturan prasyarat antar modul. Untuk
sebagian besar,
proses yang didukung oleh SAP telah mencakup sebagian besar transaksi yang
terjadi di organisasi. (Portougal & Sundara, 2006, p. 130)
Gambar 2.2 SAP R/3 client-server architectures
|
 14
2.3.2 Produk-Produk SAP
Produk
yang ditawarkan oleh SAP
menurut Dewanto & Falahah
(2007, p.
173)antara lain:
1.
mySAP Business Suite: biasanya digunakan untuk perusahaan yang sangat
besar dan modul-modul didalamnya sudah sangat komplit.
2.
mySAP All in One: biasanya digunakan untuk perusahaan menengah
keatas, untuk kelengkapan modulnya biasanya menyesuaikan dengan
perusahaan.
3.
SAP Business One: biasanya untuk perusahaan kecil dan modul yang ada
di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja, biasanya HR dan FI saja.
2.3.3 Modul-Modul dalam SAP
Menurut
Dhewanto& Falahah (2007,
p.
172),
modul-modul
yang tersedia
dalam SAP R/3 antara lain:
Tabel 2.3 Modul-Modul dalam SAP
Financial
Logistic
Human Resource
1. FinancialAccounting (FI)
2. Controlling (CO)
3. FixedAssetsManagement
(AM)
4. InvestmentManagement (IM)
5. ProjectSystem (PS)
6. Enterprise Controlling (EC)
7. Real Estate Management
1.Sales and Distribution
(SD)
2.Materials Management
(MM)
3.Quality Management
(QM)
4.Plant Maintenance (PM)
5.Customer Service (CS)
6.Production Planning and
Control (PP)
7.SAP Retail
1.
Personnel
Management (PA)
2.
Personnel Time
Management (PT)
3.
Payroll (PY)
4.
Training and Event
Managament (PE)
Berbagai modul dari SAP yang lengkap dan menyeluruh ini dapat
mendukung bisnis proses pada perusahaan
umumnya (manufacturing, retail,
|
 15
oilandgas,
electricity,
healthcare,
pharmaceutical,
banking,
insurance,
telecommunications, transport, automotive, chemical dan masih banyak lagi).
Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan
semua,
melainkan
sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul
dan
setting yang
diimplementasikan
juga
berbeda
antara
perusahaan
yang
satu
dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses
antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.
2.4
Material Management
2.4.1 Siklus Procurement
Siklus Procurement yang ada pada SAP R/3 adalah sebagai berikut
(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 56):
Gambar 2.3 Procurement Cycle
2.4.1.1 Requirement Determination
Pada tahap requirement determination, user yang ada di departemen
dapat secara manual melewatkan tahap ini dengan membuat PurchaseRequisition.
|
 16
Jika
telah
menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut dalam
material master, maka sistem SAP R/3 akan membuat purchase requisition secara
otomatis.
Gambar 2.4 Purchase Requisition
2.4.1.2 Determination of Source of Supply
Tahap determination of source of supply merupakan tahap penentuan
calon–calon vendor yang akan diajak kerja sama. Sebagai seorang pembeli,
didukung
dengan
fasilitas
pemilihan source
of
supply.
Pembeli
dapat
menggunakan pembeda
source of supply
untuk
membuat Request for Quotation
(RFQs) dan kemudian memasukkan Quotation. Untuk pembuatan RFQs dapat saja
merujuk pada Purchase Requisition dan kondisi yang telah ada pada sistem.
Gambar 2.5 Determination of Source of Supply
|
 17
2.4.1.3 Vendor Selection
Vendor Selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak
kerja
sama. Sistem mempermudah pemilihan dari vendor dengan
membuat price
comparison antara
beberapa
quotation.
Secara
otomatis
surat
penolakan
akan
dikirim kepada vendor yang tidak terpilih berdasarkan price comparison.
2.4.1.4 Purchase Order Processing
Pada tahap purchase order processing, suatu purchase order (PO) dapat
dibuat secara manual ataupun otomatis oleh sistem. Pemrosesan PO dapat
dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition atau
quotations, untuk
mengurangi jumlah usaha kerja yang dilakukan. Pembuatannya
dapat juga merujuk pada outline agreement.
Gambar 2.6 Purchase Order
2.4.1.5 Purchase Order Monitoring
Purchase Order Monitoring merupakan
kegiatan
pemantauan
status
purchase order di dalam sistem yang dilakukan oleh pembeli. Contohnya apakah
delivery atau invoice untuk PO tersebut telah dilakukan ataupun belum dilakukan.
|
 18
Dapat dilakukan notifikasi kepada vendoruntukoutstanding deliveries (pengiriman
yang batas waktunya telah dekat).
2.4.1.6 Goods Receipt
Goods Receipt merupakan tahap penerimaan barang. Ketika memasukkan
pengiriman yang telah datang ke dalam sistem, maka dapat dirujuk pada PO yang
relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan dapat dicekapakah
pengiriman barang, beserta
jumlah
barang sesuai dengan
PO.
Sistem akan
langsung memperbaharui purchase order history dari PO.
Gambar 2.7 Goods Receipt
2.4.1.7 Invoice Verification
Invoice
Verification merupakan
tahap
pemeriksaaninvoice.Ketika
memasukkan
invoice merujuk pada
PO
yang
lalu
atau
pengiriman
lalu
sehingga
dapat
diperiksa
kalkulasi dan ketepatan invoice secara
umum.
Ketersediaan data
dari purchase order dan good receipt memungkinkan pembeli untuk merujuk pada
perbedaan kuantitas dan harga.
|
 19
Gambar 2.8 Invoice Verification
2.4.1.8 Payment Processing
Program pembayaran
mengizinkan
pembayaran
kepada
kewajiban
kreditor. Financial accounting mengeksekusi program ini secara reguler.
2.4.2 Master Data
Master data membuat rekaman data yang disimpan dalam database pada
periode waktu yang cukup lama. Rekaman data ini disimpan secara terpusat, dan
digunakan serta diproses pada cross application basis.
2.4.2.1 Vendor Master
Vendor Master adalah kumpulan data dari vendor yang menjelaskan
secara
utuh
hubungan vendor
dengan
perusahaan.
Vendor
secara
normal
akan
mempunyai
hubungan dengan purchasing department. Pembelian akan
menunjuk
vendor untuk melakukan RFQ atau karena adanya penunjukan vendor atas
material tertentu secara langsung. (Martin, 2006, p. 137)
|
|
21
ini disimpan dalam master record tersendiri. Sebagai
tambahan,
untuk
nama dan
alamat vendor, vendor master memiliki data sebagai berikut:
a.
Mata uang yang akan digunakan untuk bertransaksi dengan vendor
b.
ToP (Term of Payment)
c.
Nama
dari
orang
yang
penting
sebagai
contact
person
(Contoh:
Salesperson)
Untuk tujuan akuntansi vendor juga merupakan kreditor dari perusahaan,
vendor master record
juga
memiliki accounting
data
seperti
reconciliation
account dari buku besar. Vendor master record diatur dalam
purchasing info
record dan accounting.
Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa kategori:
a.
General Data
Data ini berlaku untuk seluruh Client. termasuk
alamat vendordan detail
bank.
b.
Accounting Data
Accounting
data diatur
dalam level company
code.
Memuat data
seperti
nomor
reconciliation account dan metode pembayaran untuk transaksi
pembayaran secara otomatis.
c.
Purchasing Data
Data diatur
dalam setiap
Purchasing
Organization.
Termasuk
mata
uang
dalam purchase order, incoterm dan berbagai control pertaining data
untuk vendor. Dapat juga dilakukan pengaturan data yang berbeda untuk
plant tertentu atau untuk vendor subranges.
|
|
20
Vendor master berisikan informasi tentang vendor perusahaan. Informasi
2.4.2.1.1 Account Group
Ketika
membuat vendor master record,
harus diputuskan pada account
group mana
vendor tersebut akan di-assign. Account group mempunyai fungsi
kontrol.
Account group membedakan hal-hal di bawah ini:
a.
Tipe
dari
number
assignment
(internal
dan
eksternal)
dan
number
area
dari setiap
account number
yang
digunakan
sistem
untuk
mengidentifikasi vendor yang akan di-assign.
b.
Pemilihan field- field
mana yang
siap untuk diinput oleh user, field mana
yang harus di-maintain ataupun field mana yang tidak ditampilkan.
c.
Partner schemas yang valid.
d.
Status, apakah vendor
merupakan one-time vendor atau
tidak.(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.
134)
2.4.2.1.2 Reconciliation Account
Ketika
membuat vendor master record, dibutuhkan number
untuk
vendor (creditor)
yang
sifatnya
unik. Nomor
ini dapat
ditentukan
langsung
oleh
sistem secara otomatis, atau secara manual oleh petugas, tergantung pada account
group. Vendor (creditor) number selalu digunakan sebagai nomor subsidiary
ledger
pada financial accounting. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material
Management), 2006, p. 134)
Ketika membuat vendor master record, reconciliation account harus di-
maintain. Reconciliation account merupakan G/L account dalam G/L accounting.
|
|
23
Reconciliation menyatakan kewajiban/utang perusahaan pada beberapa
vendordalam
G/L
accounting. (Anonim,
SCM
500
Procurement
(Material
Management), 2006, p. 135)
2.4.2.1.3 Partner Roles
Business
partner (vendor)dapat
diasumsikan
memiliki
peran
yang
bervariasi jika berhubungan dengan perusahaan.
Contohnya
selama
transaksi
procurement, pada awalnya vendor berperan sebagai order recipient,
kemudian
sebagai supplier dari barang dan akhirnya sebagai
invoicing party (invoice
presenter).
(Anonim,
SCM
500
Procurement
(Material
Management),
2006, p.
135)
2.4.2.2 Material Master
Material master record merupakan sumber utama dari data spesifik
material. Digunakan oleh seluruh area dari logistic pada sistem SAP R/3.
Data disimpan dalam material master record dibutuhkan untuk berbagai
tujuan termasuk:
a.
Purchasing Data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan.
b.
Inventory management data dibutuhkan untuk postinggoods movement dan
membawa physical inventory.
c.
Data accounting dibutuhkan untuk material valuation.
d.
Materials planning data dibutuhkan untuk Material Requirement Planning.
Layar untuk memproses material master record dapat dibedakan menjadi
tipe berikut ini:
|
|
22
a.
Main Data
Main
data merupakan layar untuk setiap individu
user
di
departemen,
seperti basic data, materials planning dan sebagainya.
b.
Additional Data
Merupakan layar dimana dapat ditemukan informasi tambahan, seperti unit
of measure
alternative,
material
short
descriptions
dan
consumption
values.
c.
Data at Client level
General master data valid untuk seluruh
perusahaan disimpan pada
level
Client. ContohnyaMaterial number, material short text, material group,
base dan unit of measure alternatif.
d.
Data at Plant level
Semua
data
yang
valid dalam suatu
plant
dan
untuk
kepunyaan
semua
storage
location
disimpan
dalam level
plant.
Contoh:
Purchasing
data,
MRP data, forecasting data, work scheduling data.
e.
Data at storage location level
Semua data
yang
valid dalam bagian dari storage
location disimpan pada
level storage location.
2.4.2.3 Material Requirement Planning (MRP)
MRP
adalah
sistem
yang
mengontrol
levelpersediaan,
perencanaan
produksi, membantu supply management dengan informasi yang penting dan
|
|
25
membantu dengan sistem kontrol untuk manufaktur pada produksi. Langkah dasar
untuk MRP adalah :
a.
Mengidentifikasi syarat untuk item yang harus diikutkan dalam pemrosesan
MRP.
b.
Menjalankan MRP dan membuat saran untuk aksi
c.
Membentuk saran untuk release pesanan manufaktur dan purchase order.
2.4.3 Enterprise Structure (Tingkatan Organisasi) pada SAP
Tingkatan
organisasi
dalam SAP
R/3
merupakan
replikasi
dari
struktur
organisasi pada perusahaan. Penentuan
tingkatan
organisasi
dalam
SAP
R/3
merupakan
suatu
langkah
kerja
yang
penting
dalam proyek
implementasi SAP.
Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu
menerjemahkannya ke dalam struktur SAP.
Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:
-
Client
-
Company Code
-
Plant
-
Storage Location
-
Purchasing Organization
-
Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam Customizing
untuk
Enterprise
Structure.
(Anonim,
SCM
500
Procurement (Material
Management), 2006, p. 45)
|
|
24
2.4.3.1 Client
Client merupakan suatu unit di dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi
dan
memiliki
syarat
organisasi
dalam
hal
data,
terdiri
atas master
record
dan
kumpulan tabel yang independen. Dari sudut pandang bisnis,
Client merupakan
representatif
dari
suatu
kelompok
korporasi
(corporate
group).
(Anonim,
SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
Client
merupakan
tingkatan
hierarki
tertinggi
dalam sistem
SAP
R/3.
Spesifikasi
atau
data
yang
dimasukkan
pada tingkatan ini,
berlaku
untuk
semua
company
code
dan
unit
organisasi
lainnya
di
bawah Client tersebut.
Client
didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan tiga digit angka. (Anonim, SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
2.4.3.2 Company Code
Company code merepresentasikan suatu
unit
independen yang memiliki
laporan
keuangan
legal
sendiri,
contohnya:
suatu
perusahaan
dalam Corporate
Group (Client). Company Code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan
4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam Client. (Anonim, SCM 500
Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
2.4.3.3 Plant
Plant merupakan
suatu
unit organisasi dalam logistik
yang
memisahkan
perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material.
|
|
27
Company Code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu
Plant didefinisikan
dalam
sistem
dengan
empat karakter alfanumerik
yang
unik
dalam Client. (Anonim, SAP01 Fundamentals, 2006, p. 33)
2.4.3.4 Storage Location
Storage
location
adalah
unit
organisasi sebagai
tempat
untuk
membedakan
material
dalam suatu
Plant.
Manajemen
Persediaan
(Inventory
Management)
dan persediaan
secara
fisik
(Physical Inventory)
perbedaanya
ada
pada tingkat Storage Location. Storage Location didefinisikan dengan empat
karakter
alfanumerik
yang
unik
dalam Plant. (Anonim,
SCM 500 Procurement
(Material Management), 2006, p. 47)
Suatu Client
dapat memiliki beberapa Company Code. Suatu Company
Code dapat
memiliki beberapa Plant. Sedangkan
suatu Plant hanya dimiliki oleh
satu
Company
Code
dalam SAP
R/3.
Plant
dapat
memiliki
beberapa
Storage
Location,
tetapi
suatu Storage
Location
tertentu hanya
dapat
dimiliki
oleh satu
Plant saja. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 47)
2.4.3.5 Purchasing Organization
Purchasing Organization
merupakan
unit organisasi dalam logistik
yang
membagi perusahaan berdasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization
bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian
dengan vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. (Anonim, SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 48)
Purchasing
bisa
dimasukkan
ke
dalam struktur
perusahaan
dengan
mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu Company Code atau ke
beberapa Plant.
Beberapa Purchasing Organization dapat di-assign ke
satu
|
|
26
Company Code. Purchasing Organization
juga bisa
tidak di-assign ke Company
Code (pembelian lintas Company Code). Beberapa Plant dapat di-assign ke suatu
Purchasing
Organizationdan juga satu Plant ke beberapa Purchasing
Organization. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.
48)
2.4.3.6 Purchasing Group
Purchasing Group
merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang
bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, Purchasing
Group bertanggung jawab dalam perolehan material atau class of material. Secara
eksternal, purchasingmerupakan
suatu
bagian
perusahaan
yang
bertugas
melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing Group tidak di-assign ke unit
lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. (Anonim, SCM 500 Procurement
(Material Management), 2006, p. 48)
2.5
IT Governance
2.5.1 Pengertian IT Governance
MenurutGelinas & Dull(2008, p. 245), ITGovernance merupakan tanggung
jawab dari para eksekutif dan dewan direksi, dan terdiri dari kepemimpinan,
struktur orgnisasi dan proses yang menjamin bahwa teknologi informasi di dalam
perusahaan dapat menopang dan memperluas strategi dan sasaran organisasi.
Menurut
Yanti
(2008,
p.
119),
IT Governancemerupakan
sebuah
struktur
hubungan dan
proses
yang
digunakan
untuk
mengarahkan
dan
mengontrol
|
|
28
perusahaan ke arah tercapainya tujuan
perusahaan dengan menambahkan nilai
sambil menyeimbangkan resiko terhadap TI dan prosesnya.
Menurut Mosweu(2009, p. 22), ITGovernance adalah kerangka kerja untuk
kepemimpinan, struktur organisasi dan proses bisnis, standar dan pemenuhan
untuk
standar
tertentu,
yang
menjamin
sistem informasi
organisasi
dan
memungkinkan tercapainya strategi dan tujuan.
Berdasarkan kesimpulan di atas ITGovernance adalah kerangka kerja untuk
untuk
para
pemimpin atau
yang
menjamin
sistem
informasi
dan teknologi
informasi di dalam perusahaan dapat menopang perusahaan untuk mencapai tujuan
bisnisnya.
2.5.2 Tujuan IT Governance
Tujuan IT Governance menurut Selig (2008, p9), yaitu:
a.
Menyelaraskan
investasi dalam TI
dan
memprioritaskan bisnis
lebih
dekat lagi.
b. Mengatur,
mengevaluasi,
memproritaskan,
mendanai, mengukur, dan
memonitor
permintaan
untuk
IT services dan hasil dari pekerjaan
dengan lebih konsisten dan lebih
mudah untuk diulang sehingga
memberikan hasil yang baik untuk bisnis.
c.
Mempertahankan utilisasi sumber daya dan aset yang bertanggung
jawab.
d.
Menetapkan
dan
mengklarifikasikan akuntabilitas dan pembuatan
keputusan (definisi peran dan otoritas harus jelas).
|
|
29
e. Memastikan TI dapat menghasilkan hasil sesuai dengan rencana,
budget, dan komitmen.
f.
Mengelola
resiko-resiko,
ancaman-ancaman,
perubahan
dan
ketidaktentuan yang besar secara proaktif.
g. Meningkatkan performa, pemenuhan, maturity, staffdevelopment dan
inisiatif outsourcing dari IT organizational.
h. Meningkatkan voice of customer, demand management dan kepuasan
customer secara keseluruhan.
i.
Mengelola dan berpikir secara global tapi bertindak secara local.
j.
Menyukai inovasi dalam fungsi-fungsi TI dan dalam bisnis.
2.5.3 IT Governance Focus Area
Menurut ITGI(2007, p. 6), Fokus Area dari IT Governance adalah sebagai
berikut:
•
Strategic Alignment: memastikan hubunganTI dan perencanaan bisnis;
memelihara dan
memvalidasi
proposisi
nilai
TI;
dan
menyelaraskanIT
operation dengan enterprise operation.
•
Value Delivery: melaksanakan proposi nilai seluruh siklus pengiriman,
memastikan
bahwa
TI
menghasilkan manfaat yang dijanjikan terhadap
strategi, berkonsentrasi pada mengoptimalkan biaya dan membuktikan nilai
intrinsik TI.
•
Resource Management:mengenai investasi yang optimal, manajemen yang
sesuai,
sumber
daya
TIyang
penting: aplikasi,
informasi, orang
dan
|
 30
infrastruktur, Hal-Hal penting yang berhubungan dengan optimisasi
infrastruktur dan pengetahuan.
•
Risk
Management:
memerlukan
kesadaranpegawai
perusahaan
senior
terhadapresiko,
suatu pemahaman yang jelas menyangkut resiko
perusahaan,memahami
pemenuhan kebutuhan, keterbukaan mengenai
resikoyang signifikan bagi perusahaan, dan menjalankan tangggung jawab
manajemen resiko di dalam organisasi.
•
Performance Measurement:mencatat dan mengawasi implementasi
strategi,
penyelesaian
proyek,
pemakaian
sumber
daya,
performa
proses
dan peyampaian jasa, penggunaan, sebagai contoh, balance scorecards
yang
menerjemahkan
strategi
ke
dalam tindakan
untuk
mencapai
tujuan
yang bisa sudah diperkirakanselangkah lebih maju dibanding akuntansi
konvensional.
Gambar 2.9 Focus Area IT Governance
|
|
31
2.6
COBIT
2.6.1 Pengertian COBIT
Menurut Gondodiyoto (2007, p. 276), COBIT adalah sekumpulan
dokumentasi
best
practice untuk
IT
governance
yang
dapat
membantu
auditor,
pengguna (user)
dan
manajemen,
untuk
menjebatani gap antara risiko bisnis,
kebutuhan control dan masalah-masalah teknis TI. COBIT bermanfaat bagi auditor
karena
merupakan
teknik
yang
dapat
membantu
dalam identifikasi
IT control
issues.
COBIT berguna bagi pengguna karena memperoleh keyakinan atas
kehandalan
sistem aplikasi
yang
dipergunakan.
Sedangkan
para
manajer
memperoleh
manfaat
dalam
keputusan investasi
di
bidang
TI
serta
infrastrukturnya,
menyusun strategic IT Plan,
menentukan information
architecture,dan keputusan atas procurement mesin.
Menurut
ITGI(2007,
p.
8),
dikatakan
“COBIT
is
a
framework
and
supporting tool set that allow managers to bridge the gap with respect to control
requirements, technical
issues, and business risks, and communicate that level of
stakeholders”, yang berarti COBIT merupakan sebuah kerangka kerja (framework)
dan sebagai alat pembantu para manajer untuk menjembatani gap dengan tanggung
jawab dalam mengontrol kebutuhan, permasalahan teknis dan resiko-resiko bisnis,
serta menyampaikan tingkatan-tingkatan dari pengendalian kepada para pemegang
saham.
Orientasi bisnis adalah tema utama COBIT. Hal ini dirancang tidak hanya
untuk dipekerjakan oleh penyedia
layanan IT, pengguna dan auditor, tetapi juga,
|
 32
dan lebih penting, untuk memberikan petunjuk yang komprehensif untuk
manajemen dan pemilik proses bisnis. Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip
berikut:
Gambar 2.10 Basic COBIT Principle
Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip berikut:
“Untuk memberikan informasi yang perusahaan butuhkan untuk mencapai
tujuannya,
perusahaan
perlu
berinvestasi
dalam
dan
mengelola
dan
mengendalikan sumber daya dengan serangkaian proses terstruktur
untuk
memberikan layanan yang memberikan informasi yang diperlukan perusahaan.”
Pengelolaan dan pengendalian informasi berada di inti kerangka COBIT dan
membantu memastikan keselarasan kebutuhan bisnis.
2.6.2 Kerangka Kerja CobiT
Menurut
Gondodiyoto
(2007,p.
277),
kerangka
kerja
COBIT
terdiri
dari
beberapa arahan, yakni:
|
|
33
a. Control Objectives
Terdiri
atas
empat
tujuan pengendalian
tingkat
tinggi
(High
level control
obejctives)yang
tercermin
dalam
empat domain,
yaitu
Planning
and
Organise, Acquire and Implement, Delivery and Support, dan Montior and
Evaluate.
b. Audit Guidelines
Berisi sebanyak 318 tujuan pengendalian rinci (detailed control
objectives)untuk
membantu
para
auditor dalam memberikan management
assurance atau saran perbaikan.
c. Management Guidelines
Berisi
arahan,
baik
secara
umum
atau
spesifik
mengenai
apa
saja
yang
harus dilakukan.
Kerangka kerja COBIT memasukkan hal-hal berikut ini :
1. Maturity Models
Untuk
memetakan
status
maturity proses-proses
TI
(dalam
skala
0-5)
dibandingkan dengan “the
best
in
the
class
in
the
industry” dan juga
International best practices.
2. Critical Success Factors (CSFs)
Arahan
implementasi bagi
manajemen agar dapat
melakukan control atas
proses TI.
3. Key Goal Indicator (KGIs)
Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan business requirements.
4. Key Performance Indicators (KPIs)
|
|
34
Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan process goals.
2.6.3 Kriteria Kerja COBIT
Menurut Gondodiyoto (2007,p. 277), kriteria kerja CobiT meliputi:
1. Effectiveness: Untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan
dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan benar,
konsisten, dapat dipercaya dan tepat waktu.
2. Efficiency:
memfokuskan pada ketentuan
informasi
melalui
pengguna
sumber daya yang optimal.
3. Confidentiality: memfokuskan proteksi terhadap informasi yang penting
dari orang yang tidak memiliki hak otorisasi.
4. Integrity: berhubungan dengan keakuratan dan kelengkapan
informasi
sebagai kebenaran yang sesuai dengan harapan dan nilai bisnis.
5. Availability: berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika
diperlukan dalam proses bisnis sekarang dan yang akan datang.
6. Compliance: sesuai
menurut hukum, peraturan dan rencana perjanjian
untuk proses bisnis.
7.
Reliability: berhubungan dengan ketentuan kecocokan informasi untuk
manajemen
mengoperasikan entitas dan
mengatur pelatihan keuangan dan
kelengkapan laporan pertanggungjawaban.
2.6.4 DomainCOBIT
Menurut Gondodiyoto (2007,p. 281) COBIT merupakan panduan yang
paling lengkap dari praktik-praktik terbaik untuk manajemen TI yang mencakup 4
(empat) domain, yaitu:
|
 35
1. Planning and Organization
Yaitu mencakup pembahasan tentang identifikasi dan strategi investasi TI
yang dapat memberikan yang terbaik untuk mendukung pencapaian tujuan
bisnis.
Selanjutnya
identifikasi
dan visi
strategis
perlu
direncanakan,
dikomunikasikan, dan diatur pelaksanaannya.
2. Acquisition and Implementation
Yaitu
untuk merealisasikan
strategi TI, perlu diatur kebutuhan TI,
diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara terpadu dalam
proses bisnis perusahaan.
3. Delivery and Support
Domain ini lebih dipusatkan pada ukuran tentang aspek dukungan TI
terhadap kegiatan operasional bisnis dan aspek urutan.
4. Monitoring
Yaitu semua proses TI yang perlu dinilai secara berkala agar kualitas dan
tujuan dukungan TI tercapai, dan kelengkapannya berdasarkan pada syarat
control internal yang baik.
Menurut ITGI
(2007,
p.26
), empatdomainpada
COBIT
kemudian dirinci
menjadi 34 high level control objectives:
Tabel 2.4 Domain & High Level Control COBIT
COBITdomain
High Level Objectives
1
Plan
and
Organize
PO 1. Define a strategic IT plan
PO 2. Define the information architecture
PO 3. Determine tecnhonolgical direction
|
 36
PO 4. Define the IT processes, organization and
relationship
PO 5. Manage the IT investment
PO 6. Communicate management aims and direction
PO 7. Manage IT human resources
PO 8. Manage quality
PO 9. Assess and manage IT Risks
PO 10. Manage Projects
2
Acquire
and
Implement
AI 1. Identify automated solutions
AI 2. Acquire and maintain applications software
AI 3. Acquire and maintain technology infrastructure
AI 4. Enable operation and use
AI 5. Procure IT resources
AI 6. Manage changes
AI 7. Install and accredit solutions and changes
3
Deliver
and
Support
DS 1. Define and manage service levels
DS 2. Manage third-party services
DS 3. Manage performance and capacity
DS 4. Ensure continuous service
DS 5. Ensure system security
DS 6. Identify and allocate costs
DS 7. Educate and train user
DS 8. Manage service desk and incidents
DS 9. Manage the configuration
DS 10. Manage problem
DS 11. Manage data
DS 12. Manage the physical environment
DS 13. Manage operations
4
Monitor
and
Evaluate
ME 1. Monitor and evaluate IT performance
ME 2. Monitor and evaluate internal control
ME 3. Ensure compliance with external requirements
|
 37
ME 4. Provide IT governance
Dalam bentuk gambar, hubungan antara Business Objective, IT Governance,
Information,
IT Resources,
4
Domains
and 34 High
Level
Control
Objectives
adalah sebagai berikut:
Gambar 2.11 COBIT Process Defined Within the Four Domains
Sumber: COBIT4.1– ITGI (2007, p. 26)
|
|
38
Domain-domain itu juga menyangkut dengan seluruh sumber daya TI, yang
menurut COBIT 4.1 – ITGI (2007, p. 12)didefinisikan sebagai berikut:
1.
Aplikasi adalah otomatisasi sistem dan prosedur manual dalam proses
informasi.
2.
Informasi adalah data yang telah diolah, dimana terdiri dari formulir-
formulir, proses input dan output dari sistem informasi yang digunakan
dalam proses bisnis.
3.
Infrastruktur
adalah
teknologi
dan
fasilitas
yang
digunakan
dalam
proses
aplikasi.
4.
Sumber Daya Manusia adalah personil yang menggunakan sistem informasi.
|
 I
P
I
I
"'
I
'
p
p
p
p
I
l
l'll1 -"'
,,
"
•
"
"
'
u
.s
p
I'
I"·
I'
s
s
•
s
s
17
s
IP
p
s
•
"
"
"
39
2.6.5 Control
COBIT
-
R
iGdiiwe
--
-
£ RRRI!
i'ZA!A
JCXD!O'it'mill" £
l
I¹
I
:li: I
Jlllil
'-'
:1
lJl1
LW!
I
'
ll
IJ}l$in.
H
p
s
s
p
s
S·
p
s
p
:i
p
s
IS
I'
s
.s
s
p
s
s
I>
s
II>
I>
:::;,"", ,r
ilil
ilil
s
"
p
s
S·
p
p
p
s
s
s
I'
I'
p
s
ilil
p
p
,.
p
I'
:>
I'
}?
s
s
}?
s
II'
I'
ilil
p
:i
"
}?
I'
s
I>
I>
p
s.
"
A
"
•
•
,,.
IS
s
•
I>
p
"
s
I'Ol·
s
p
s
s
s
s
s
s
I'
s.
I"
I'
•
1'110 &.
"'IJI
u
p
s
s
I>
IP
s.
1*12"
and
u
p
I>
s
p
IP
p
IS
'!I
p
I'
IS
p
Is;
s.
r.
"'!Pm
ort.
.s
p
s
s
17
s
•
p
IS
s
s
s
"
s
'!I
I'
"
I>
p
•
I'
"
1117' IT\-S·>d
,A
u
s
p
s
s
s
17
s
s
IP
s
IS
s
P
T •
:W::rn ,_
ilil
p
p
p
p
s
p
s
S·
IP
p
Is
Is
s
s
s
-
-
·
·
-·
ilil
"
s
p
"
p
"
I'
"
I>
p
IS
1:1.
s.
s
s
s
s
I'
s
II'
s.
p
s
p
s
"
"
"
"
p
p
s
S·
p
p
s
s
s
17
p
s
p
II'
s.
A,
,_
ll¥?.
M
ilil
"
p
s
"
I>
Ill
s.
"
"
p
p
p
p
p
p
p
:: 0!1
110t7-
p
--
"
!It
l
wi<&0'
p
Ill
"
"
!£
|
|
p
"
•
IP
IP
IS I"
I"
I"
IS
Gambar
2.12
Mapping
IT Processes
to IT Governance
Areas,
COSO,
COBIT IT Resources
and
COBIT Information
Criteria
Sumber:
COBIT 4.1- ITGI(2007, p.
183)
|
|
|
 40
2.6.6 Maturity Model
Menurut ITGI (2007, p. 17), Maturity Model adalah manajemen dan kontrol
atas proses TI yang didasarkan pada metode untuk mengevaluasi organisasi,
sehingga dapat dinilai tingkat kematangan dari TI di dalam perusahaan dari level 0
(Non-exsitent)sampai level 5 (Optimised). Manajemen TI
terus menerus mencari
untuk
perbandingan
dan
alat
penilaian
dalam menanggapi kebutuhan
yang
harus
dilakukan dengan efisien. Dengan menggunakan maturity
models
yang
dikembangkan untuk setiap 34 subdomainCOBIT proses TI, manajemen dapat
mengidentifikasi:
a. Kinerja
yang
sebenarnya di
dalam
organisasi,
untuk
melihat porses
organisasi saat ini.
b. Status dari industri saat ini, sebagai bahan pertimbangan.
c. Target perusahaan
untuk perbaikan, perusahaan
ingin mencapai level
berapa.
d. Pertumbuhan yang diperlukan perusaahaan saat ini dan yang akan datang.
Gambaran dari enam level Maturity Models:
Gambar 2.12 Maturity Model dalam COBIT
Sumber: COBIT 4.1 – ITGI(2007,p. 18)
|
|
41
Level di dalam Maturity ModelCOBIT di dalam ITGI (2007,p. 19):
a. Level 0 – Non Existent
Tidak
ada
proses
yang
diidentifikasi di
dalam
perusahaan.
Perusahaan
bahkan tidak menyadari bahwa ada masalah yang harus ditangani.
b. Level 1 – Initial/Ad Hoc
Terdapat bukti bahwa perusahaan telah mengakui bahwa terdapat masalah
dan perlu ditangani.
Tetapi masih belum terdapatnya proses yang
standar,
melainkan
terdapat
pendekatan
yang
ad
hoc
yang
cenderung
diterapkan
pada
individu
atau
penanganan
kasus
yang muncul.
Secara
umum,
manajemen belum terorganisir.
c. Level 2 – Repeatable but Intuitive
Proses telah dikembangkan ke tahap dimana prosedur yang sejenis untuk
kegiatan
yang
sama.
Tetapi
masih
belum terdapat
prosedur
standar
dan
pelatihan formal yang diterapkan dan tanggung jawab merupakan tanggung
jawab individu dan terdapatnya ketergantungan kepada pengetahuan
individu, oleh karena itu, kesalahan dapat sering terjadi.
d. Level 3 – Defined Process
Prosedur telah terstandarisasi dan didokumentasikan, serta
dikomunikasikan melalui pelatihan. Hal ini diamanatkan bahwa proses
harus diikuti, namun sulit untuk mendeteksi penyimpangan. Masih belum
ada prosedur standar yang ditetapkan dan tanggung jawab masih
merupakan tanggung jawab individu.
|
|
42
e. Level 4 – Managed and Measurable
Manajemen
mengawasi
dan
mengukur kesesuaian dengan prosedur dan
mengambil tindakan dimana proses tampaknya tidak dapat bekerja secara
efektif.
Proses
berada
di
bawah pengembangan yang konstan dan
memberikan praktek yang baik. Alat-alat yang terotomatisasi digunakan
tetapi masih pada tahap terbatas.
f.
Level 5 – Optimised
Proses
telah
disempurnakan
ke
dalam level
praktek
yang
baik,
yang
berdasarkan
hasil
perbaikan
terus-menerus
dan
adanya
perbandingan
dengan perusahaan lain. TI digunakan sebagai alat yang terintegrasi untuk
mengotomatisasi
alur kerja
dan
merupakan
alat
untuk
meningkatkan
kualitas dan efektivitas dan perusahaan mampu beradaptasi dengan cepat.
|