|
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem
2.1.1. Pengertian Sistem
O,Brien, James A.(2006:29) di terjemahkan oleh fajarina mendefinisikan
“Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan
atau berinteraksi hingga membentuk kesatuan”
Sedangkan menurut Gelinas, U.J. dan Dull, R. B. (2008:11) menyatakan,
“A system is a set of interdependent elements that together
accomplish specific objectives. A system must have organization,
interrelationship, integration, and central objectives.”
Berdasarkan kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekelompok elemen
yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya
atau
berinteraksi hingga membentuk kesatuan untuk mencapai tujuan yang sama.
2.2. Pengendalian Internal
2.2.1. Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2002:165) pengertian pengendalian intern adalah:
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijaksanaan manajemen”
Berdasarkan definisi diatas pengendalian intern merupakan suatu kegiatan
yang dilakukan oleh perusahaan agar apa yang direncanakan dapat dicapai
|
|
10
dengan baik, dan pengendalian intern yang dilakukan dapat menekan terjadinya
penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.
2.3. Sistem Pengendalian Internal
2.3.1.
Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Sistem Pengendalian internal
merupakan
rencana, metoda, prosedur, dan
kebijakan yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai
atas tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, kehandalan
pelaporan keuangan, pengamanan terhadap aset perusahaan, ketaatan/kepatuhan
terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain.
Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) of
Treadway
Commission report, seperti dikutip oleh Bagnaroff, Moscove, Simkin (2001:
211) yaitu :
“ A process, effected by a board of directors, management, and
otherpersonnel, designed
to provide reasonable assurance
regarding theachievement of objectives in the following
categories-effectiveness andefficiency of operations,. Reliability
of financial reporting, andcompliance laws and regulations.Or
Internal controls are the tools that managers use to help achieve
their business objectiv”
Definisi diatas dapat diartikan bahwa Sistem Pengendalian Internal adalah
alat yang digunakan oleh para manajer (tetapi jarang diajarkan) untuk membantu
dalam pencapaian tujuan usaha mereka dalam kategoriberikut ini :
a)
Efektivitas dan efisiensi operasional
b)
Keandalan dari laporan keuangan
c)
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
|
|
11
Menurut Boynton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe,P.A.
dan
Gania, G. (2002:373), laporan COSO mendefinisikan sistem pengendalian
internal sebagai berikut :
“Sistem pengendalian
internal
adalah suatu proses yang
dilaksanakan oleh dewan direksi
dan manajemen
dalam suatu
entitas, yang dirancang untuk
menyediakan keyakinan
yang
memadai tentang
pencapaian tujuan
dalam
kategori
keandalan
pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan
yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.”
Menurut Boynton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe,P.A.,
Gania, G.
(2002:373), laporan COSO juga menekankan bahwa konsep
fundamental (fundamental concepts) dinyatakan dalam definisi :
“Sistem Pengendalian internal merupakan suatu proses yang
berarti alat untuk mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri.
Pengendalian internal dilaksanakan oleh orang. Pengendalian
internal dapat diharapkan untuk menyediakan keyakian yang
memadai bukan keyakinan yang mutlak.”
a. Sistem pengendalian internal
merupakan suatu proses. Ini berarti alat untuk
mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri. Pengendalian internal terdiri
dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasidengan tidak
ditambahkan ke dalam infrastruktur suatu entitas.
b. Sistem pengendalian internal dilaksanakan oleh orang. Pengendalian internal
bukan hanya suatu manual kebijakan dan formulir-formulir, tetapi orang pada
berbagai tingkatan organisasi, termasuk dewan direksi,
manajemen, dan
personel lainnya.
c. Sistem pengendalian internal
dapat diharapkan untuk menyediakan hanya
keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak, kepada manajemen
dan dewan
direksi suatu entitas karena keterbatasan
yang melekat dalam
|
|
12
semua sistem pengendalian intern dan perlunya
untuk mempertimbangkan
biaya dan manfaat relatif dari pengadaan pengendalian.
d. Pengendalian intern diarahkan pada pencapaian tujuan dalam kategori yang
saling tumpang tindih dari pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2008:319)
“Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh
Dewan Komisaris, manajemen, dan personil
lain entitas yang
didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang
pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini yaitu keandalan laporan
keuangan, efektivitas,
dan efisiensi operasi
serta kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.”
2.3.2.
Tujuan Pengendalian Internal
Menurut Boynton, Johnson,
Kell (2003:373)
laporan
COSO di atas,
disebutkan bahwa
“Tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan
keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga kategori yaitu
keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku, dan efektivitas dan efisiensi operasi.”
1. Keandalan pelaporan keuangan
Pengendalian yang dimaksudkan untuk menyediakan keyakinan yang
memadai
bahwa laporan keuangan yang disusun oleh manajemen untuk
pemakai eksternal
telah disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
yang berlaku umum.
|
|
13
2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Pengendalian yang dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa prosedur
dan
peraturan yang telah ditetapkan dalam pencapaian tujuan diikuti oleh
seluruh karyawan perusahaan.
3. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian yang dimaksudkan untuk mendorong sumber daya secara efektif
dan
efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal ini berkaitan dengan
pengalokasian
sumber -
sumber milik perusahaan, sehingga dapat dicegah
kegiatan yang tidak perlu dan pemborosan dari semua aspek organisasi.
Sedangkan Menurut Suharli (2001:163), dalam pengendalian internal
terdapat berbagai tujuan.
“Berbagai tujuan pengendalian internal adalah otorisasi,
pencatatan, perlindungan, dan rekonsiliasi.”
Tujuan pengendalian internal tersebut yaitu :
1. Otorisasi ( wewenang )
Setiap transaksi harus mendapat otorisasi semestinya berdasarkanstruktur dan
kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalahmasalahtertentu sangat
mungkin diperlukan otorisasi khusus.
2. Pencatatan
Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinyadan pada
waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yangdicatat adalah
transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap.
|
|
14
3. Perlindungan
Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan ataupenjagaan
dari mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal inipengendalian internal
memperkecil resiko terjadinya kecurangan olehkaryawan atau manajemen
sekalipun.
4. Rekonsiliasi
Rekonsiliasi secara berkelanjutan dan periodik antar pencatatandengan harta
fisik harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlahpersediaan barang antara
kartu persediaan dengan persediaan fisik digudang.
2.3.3
Unsur Sistem Pengendalian Internal
Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Rajoe, dkk (2004:261-270),
menjelaskan dalam laporan COSO danAU 319 Consideration of Internal Control
in The Financial Statement Audit (SAS 78) mengidentifikasikan
“Lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan
adalah lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan
komunikasi, dan pemantauan.”
1. Lingkungan Pengendalian (control environment).
Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang
mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya.
Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen
pengendalian internal lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur.
|
|
15
Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian antara lain:
a)
Integritas dan nilai etika. Bagian bisnis seperti karyawan, pelanggan,
pemasok, dan masyarakat meminta peningkatan yang lebih tinggi dari
integritas dan etika sebagai bagian dari manajer bisnis.
b)
Komitmen terhadap kompetensi. Komitmen terhadap kompetensi
mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian
yang diperlukan, dan pengalaman yang diperlukan untuk
mengembangkan potensi tersebut.
c)
Dewan direksi dan komite audit. Komposisi dari dewan direksi dan
komite
audit dan cara mereka melaksanakan tanggung jawab atas
kekuasaan dan
kekeliruan memiliki dampak yang besar terhadap
lingkungan pengendalian.
d)
Filosofi dan gaya operasi manajemen. Banyak karakteristik yang dapat
membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen dan
memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian.
e)
Struktur organisasi. Berkontribusi terhadap kemampuan entitas untuk
memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu
entitas.
f)
Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Wewenang dan tanggung
jawab merupakan penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa
wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan.
g)
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kebijakan dan prosedur
sumber
daya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel
|
|
16
entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompensasi yang
diharapkan.
2. Penilaian Resiko (risk assessment).
Penilaian resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi,
analisis,dan pengolahan resiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan
laporankeuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
3. Aktivitas Pengendalian(control activities).
Merupakan keijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa
perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu
memastikan bahwa tindakan yang dilakukan berkenaan dengan risiko yang
diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki
beberapa tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan organisasional dan
fungsional.
Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat
dikategorikan dalam beberapa cara. Salah satu cara adalah sebagai berikut:
a)
Pemisahan tugas
b)
Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas
c)
Dokumen dan catatan yang memadai
d)
Pengecekan independen atas pelaksanaan
4. Informasi dan Komunikasi (information processing and communication).
Informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan
yang memasukkan sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-
catatan
yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan,
|
|
17
menganalisis,
mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi-
transaksi
entitas dan juga kejadian-kejadian serta kondisi dan untuk
memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang
berhubungan. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang
jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan
pengendalian internal atas pelaporan keuangan.
5. Pemantauan(monitoring).
Suatu proses yang menilai kinerja pengendalian internal pada suatu saat.
Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian
dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan,
pengevaluasian periodic secara terpisah.
2.3.4.
Keterbatasan Pengendalian Internal
Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh A.Rajoe, dkk (2004:376),
mengidentifikasikan keterbatasan yang
melekat (inherent limitations) pada
pengendalian internal, yakni:
1. Kesalahan dalam pertimbangan (Poor Judgement)
Terkadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan pertimbangan
yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas
rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau
prosedur lainnya.
|
|
18
2. Gangguan (Breakdown)
Gangguan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika
personelsalah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat
kecerobohan, atau
kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam
personel atau dalam
sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada
terjadinya gangguan.
3. Kolusi (Collusion)
Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu
pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen
atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga
tidak terdeteksi oleh pengendalian internal.
4. Pengabaian oleh manajemen (Management Override)
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur tertulis untuk
tujuantidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai kondisi
keuangan suatu entitas yang dinaikkan. Praktik pengabaian termasuk
membuat penyajian yang salah dengan sengaja seperti menerbitkan dokumen
palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif.
5. Biaya lawan manfaat (cost versus benefit)
Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat
yang diharapkan. Pengukuran yang tepat baik dari biaya dan manfaat biasanya
tidak memungkinkan, manajemen harus membuat sendiri estimasi kuantitatif
maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat.
|
|
19
2.4. Siklus Pendapatan
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p.5), memberikan definisi sebagai
berikut:
“siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus
berulang dengan
menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan dan
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan
tersebut.”
Definisi ini menjelaskan bahwa pendapatan diartikan sebagai aliran masuk kas
atau setara kasnya yang terjadi akibat adanya penjualan barang atau penyerahan jasa
yang dihasilkan.
Siklus pendapatan terdiri dari semua aktivitas penjualan dan penerimaan kas
serta retur penjualan. Aktivitas yang harus dicatat adalah penerimaan order dari
konsumen, penjualan, dan penerimaan kas.
2.4.1. Penjualan
2.4.1.1 Penjualan Tunai
Secara umum, terdapat 2 (dua) jenis penjualan, yaitu penjualan tunai dan
penjualan kredit. Menurut Narko (2008:71) pengertian penjualan tunai
adalah sebagai berikut :
"Sistem penjualan dikatakan penjualan tunai apabila pembeli
sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan
membayar ke bagian kassa".
Jadi, penjualan tunai adalah penjualan yang transaksi pembayaran dan
pemindahan hak atas barangnya langsung. Sehingga, tidak perlu ada prosedur
pencatatan piutang pada perusahaan penjual.
|
|
20
Menurut Mulyadi (2001:455),
“Penjualan tunai dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara
mewajibkan pembeli melakukan pembayaran
harga barang
terlebih dahulu sebelum barang tersebut diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh
perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli dan
transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.”
2.4.1.2. Penjualan Kredit
Selain penjualan tunai, jenis penjualan lainnya adalah penjulan
kredit. Pengertian penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:202) adalah
sebagai berikut :
"Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari
pembeli dan untuk jangka
waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut".
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan
barang sesuai order yang diterima
dari pembelian dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai
tagihan kepada pembeli tersebut untuk
menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama
kepada pembeli selalu dengan evaluasi layak atau setidaknya pembeli tersebut
diberi kredit.
2.4.1.2.1. Fungsi Yang Terkait Penjualan Kredit
Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Rajoe, A.P., dkk
(2004:22),
“fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah
memprakarsai penjualan, pengirman barang dan jasa, dan
pencatatan penjualan.”
|
|
21
fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit:
1.
Memprakarsai penjualan.
Permintaan oleh sebuah perusahaan untuk melakukan transaksi penjualan
dengan perusahaan lain, meliputi:
a.
Penerimaan pesananan pelanggan
b.
Persetujuan kredit
2.
Pengiriman barang dan jasa.
Pengiriman fisik atau penyerahan barang dan jasa, meliputi:
a.
Pemenuhan pesanan penjualan
b.
Pengiriman pesanan penjualan
3.
Pencatatan penjualan
Pengakuan formal atas pendapatan oleh perusahaan, meliputi
a.
Penagihan pelanggan
b.
Pencatatan penjualan.
2.4.1.2.2. Pengendalian Internal Atas Fungsi Penjualan Kredit
Penjualan merupakan aktivitas yang penting didalam suatu perusahaan
karena dari penjualan diperoleh sumber pendapatan
berupa laba untuk
membiayai kelangsungan hidup perusahaan. Siklus penjualan dimulai dari
permintaan barang oleh pelanggan
sampai berpindahnya kepemilikan
barang dari penjual kepelanggan dengan sistem pembayaran tunai ataupun
dengan pembayaran kredit.
|
|
22
Menurut Mulyadi (2001:218) :
“Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau
jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi
penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan
pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu
tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan
melalui sistem penjualan kredit”.
Unsur pokok pengendalian terdiri dari :
1.
Organisasi
a.
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
c.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
d.
Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi.
Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara
lengkap oleh satu fungsi tersebut.
2.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
b.
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan
tembusan surat order pengiriman).
c.
Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman
dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
“sudah dikirim” padacopy surat order pengiriman.
|
|
23
d.
Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang,
dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan
penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
e.
Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
f.
Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan,
jurnalpenerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dan dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen
sumber (fungsi penjualan, bukti kas masuk , dan memo kredit).
g.
Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
3.
Praktik yang sehat
a.
Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan
b.
Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan
c.
Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang
kepada
setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan
piutang
yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
d.
Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan
rekening kontrol piutang dalam buku besar.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang
paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan
|
|
24
jujur, unsur pengendalian intern dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap dapat menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang
dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur,
beberapa cara berikut ini ditempuh:
a.
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya, tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya,
manajemen
harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam
perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh calon
karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
b.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
2.4.2.
Pengertian Piutang
Menurut Boyton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, dkk (2004:40),
yaitu
“Piutang meliputi jumlah yang yang harus
dibayar pelanggan,
karyawan, dan afiliasi atas akun terbuka, wesel, serta pinjaman,
dan bunga akrual atau saldo semacam itu”.
Menurut Suharli, M. (2006 : 201), yaitu
”Piutang dagang adalah jumlah piutang dari pelanggan yang
terjadi karena transaksi penjualan barang dan jasa”.
Sedangkan menurut pendapat Weygandt,
Kieso, dan Kimmel (2005:363),
memberikan definisi yakni
“ Account Receivableis amounts owed by customers on account.
They result from the sales of goods or services”.
|
|
25
Dari ketiga definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa piutang merupakan
jumlah yang harus dibayar pelanggan yang timbul dari transaksi
pembelian
barang atau jasa.
2.4.2.1. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pencatatan piutang
Menurut Mulyadi (2001:238), dokumen pokok yang digunakan sebagai
dasar pencatatan piutang adalalah
“Dokumen pokok yang di gunakan sebagai dasar pencatatan
piutang yaitu faktur penjualan, bukti kas masuk, memo kredit,
bukti memorial.”
1. Faktur Penjualan. Digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang
dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat
(bill oflading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung
untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk. Digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya
piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit. Digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri
dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan.
4. Bukti Memorial (Journal Voucher). Digunakan sebagai dasar pencatatan
penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh Fungsi Kredit yang
memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat
ditagih.
|
|
26
2.4.2.2. Pengendalian Internal Dalam Piutang Dagang
Menurut Warren et.al yang diterjemahkan oleh Farahmita,
dkk
(2008:325), pengendalian internal dalam piutang dagang yaitu:
“Pengendalian internal untuk piutang dagang adalah pemisahan
fungsi persetujuan kredit, fungsi penjualan, fungsi akuntansi, dan
fungsi penagihan.”
Karyawan yang bertanggung jawab menangani penjualan harus dipisahkan
dari karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang dagang dan
persetujuan
kredit. Dengan begitu, fungsi akuntansi dan persetujuan kredit
bertindak sebagai
pemeriksa independen atas fungsi penjualan. Karyawan
yang menangani
akuntansi untuk piutang dagang tidak boleh terlibat dalam
penagihan piutang dagang.
2.4.2.3. Seleksi Dan Standar Kredit
Menurut Ensiklopedia Umum ( 2006:17 )
“Kredit adalah sistem keuangan untuk memudahkan pemindahan
modal dari pemilik kepada pemakai dengan pengharapan
memperoleh keuntungan kredit diberikan berdasarkan
kepercayaan orang yang diberikan berdasarkan kepercayaan
orang yang memberikan terhadap kecakapan dan kejujuran si
peminjam.”
Seleksi kredit melibatkan aplikasi dari teknik-teknik
untuk menentukan
pelanggan mana yang layak menerima kredit. Proses ini melibatkan evaluasi
terhadap kelayakan kredit dan membandingkannya dengan
standar kredit,
yaitu persyaratan minimum untuk memperpanjang kredit kepada
seorang
pelanggan.
|
|
27
Salah satu teknik seleksi kredit yang popular adalah 5C yakni:
a)
Character (Kepribadian)
yaitu penilaian
untuk
memperkirakan
kemungkinan pelanggan mau memenuhi kewajibannya.
b)
Capacity (Kemampuan) yaitu kemampuan pelanggan untuk membayar
c)
Capital (Modal) yaitu penilaian atas posisi keuangan secara umum
d)
Collateral (Jaminan)
yaitu penilaian atas jaminan harta atas kredit.
jumlah asset pemohon yang dijadikan agunan atas kredit yang diminta.
Semakin besar nilai
asset yang diagunkan, maka semakin besar pula
kemungkinan pemohon dapat menutup kreditnya bila gagal bayar.
e)
Condition (Kondisi)
yaitu penilaian atas dampak kecenderungan
perekonomian secara umum, industri, maupun hal-hal khusus sehubungan
dengan bisnis/transaksi yang dihadapi pemohon kredit tersebut.
Analisis 5C ini akan menghasilkan keputusan bagi pemberi kredit untuk
menerima atau menolak permohonan kredit yang diajukan oleh pemohon.
2.4.3.
Penerimaan Kas
Menurut Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Terry D. Warfield (2008:342)
yang diterjemahkan oleh Salim
“Pengertian kas adalah
aktiva yang paling likuid, merupakan media
pertukaran standar dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua
pos-pos lainnya.”
Penerimaan kas merupakan hasil dari beberpa aktivitas. Sebagai contoh, kas
diterima dari hasil transaksi pendapatan, pinjaman jangka pendek atau jangka
|
|
28
panjang, serta aktiva lainnya. Lingkup bagian ini dibatasi pada penerimaan kas
dari penjualan tunai dan penagihan dari pelanggan atas penjualan kredit.
Fungsi penerimaan kas yang meliputi pemrosesan penerimaan kasdari penjualan
tunai dan kredit, termasuk sub fungsi sebagai berikut :
1. Menerima penerimaan kas
2. Menyetorkan kas ke bank
3. Mencatat penerimaan kas
Sebagaimana dalam kasus transaksi penjualan kredit, pemisahan tugas untuk
melakukan fungsi-fungsi ini merupakan aktivitas
pengendalian internal yang
penting. Fungsi-fungsi, aktivitas
pengendalian yang berlaku, dan asersi yang
relevan serta tujuan audit spesifik akan dijelaskan dalam bagian tersebut. Banyak
dari pengendalian
tersebut berkaitan dengan penerimaan dan penyetoran kas
yang
melibatkan cek dan saldo secara manual daripada dengan komputer,
pengendalian komputer paling efektif dalam mengendalikan pencatatan
subfungsi.
Risiko utama dalam memproses transaksi penerimaan kas adalah
kemungkinan pencurian kas sebelum atau sesudah pencatatan penerimaan kas
dibuat.
Dengan demikian, prosedur pengendalian harus memberikan kepastian
yang layak bahwa dokumentasi penetapan tanggung jawab telah dibuat pada saat
kas diterima dan bahwa kas telah disimpan ditempat
yang sama. Risiko kedua
adalah kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pemrosesan penerimaan kas
berikutnya.
|
|
29
2.4.3.1. Dokumen Dan Catatan Yang Digunakan Dalam Penerimaan Kas
Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh A.Rajoe, dkk (2004:33),
dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan penerimaan
kas adalah
“Dokumen dan catatan penting yang di gunakan dalam
pemrosesan penerimaan kas adalah bukti penerimaan uang,
pradaftar, lembar perhitungan kas, ikhtisar kas harian, slip
deposit yang disahkan, file transaksi penerimaan kas, jurnal
penerimaan kas.”
a.
Bukti penerimaan uang (remittance advice).
Dokumen yang dikirim ke pelanggan bersama dengan faktur penjualan,
yang
kemudian akan dikembalikan bersama pembayaran yang
menunjukkan nama
pelanggan serta nomor akun, nomor faktur, dan
jumlah yang dibayarkan
(misalnya, bagian tagihan telepon yang
dikembalikan bersama dengan pembayaran).
b.
Pradaftar.
Daftar penerimaan kas yang diterima melalui pos
c.
Lembar perhitungan kas.
Daftar kas dan cek dala register kas. Daftar ini
digunakan dalam
merekonsiliasi total penerimaan dengan total yang dicetak oleh register
kas.
d.
Ikhtisar kas harian.
Laporan yang menunjukkan total penerimaan melalui kasir
(over-the-
counter) atau pos penerimaan dalam setoran tersebut.
|
|
30
e.
Slip deposit yang disahkan.
Daftar yang dibuat oleh
penyetor dan distempel
oleh bank yang
menunjukkan tanggal serta total setoran yang diterima bank dan rincian
penerimaan dalam setoran tersebut.
f.
File transaksi penerimaan kas.
File komputer atas transaksi penerimaan kas
yang telah disahkan yang
diterima untuk pemrosesan,
file ini digunakan untuk
memperbarui file
induk piutang usaha.
g.
Jurnal penerimaan kas.
Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas dari
penjualan tunai dan
penagihan piutang usaha.
2.4.3.2. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas
Pengertian penerimaan kas menurut Soemarso S.R (2004 : 172) dalam
bukunya “Akuntansi Suatu Pengantar” mengemukakan bahwa :
“Penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan
bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang
diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang
maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan
bertambahnya kas.”
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah
sebagai berikut:
1. Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi
seketariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan
(remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur
|
|
31
perusahaan. Fungsi ini
bertugas untuk membuat daftar surat
pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek
dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan. Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang
yang ditagih yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi.
3. Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari Fungsi
Sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang melalui pos) atau dari Fungsi
Penagihan (jika penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan).
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari
berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan
penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Internal. Fungsi pemeriksaan internal bertanggung
jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas
secara
periodik. Dan juga bertanggung jawab dalam melakukan
rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang dilakukan
oleh fungsi akuntansi.
2.4.3.3. Unsur pengendalian internal dalam sistem penerimaan kas dari piutang
Menurut Mulyadi (2001:491) unsur pengendalian internal dalam system
penerimaan kas dari piutang yaitu :
“Unsur pokok pengendalian internal dalam
penerimaan kas
terdiri dari organisasi, sistem otorisasi,
prosedur pencatatan,
dan praktik yang sehat.”
|
|
32
1. Organisasi
a.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas
b.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a.
Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas
nama atau dengan pemindah bukuan (Giro Bilyet)
b.
Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang
yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi
c.
Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus
didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang sehat
a.
Hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan
disetor penuh ke bank dengan segera
b.
Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance)
c.
Kas dalam perjalanan ( Baik yang ada di tangan bagian kasir maupun
ditangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (Cash-in-safe dan
Cashin-transit Insurance)
|
|
33
2.4.4. Retur Penjualan
Definisi retur penjualan menurut Mulyadi (2001, p226) adalah
“retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian
barang dari pelanggan”
Penggelapan kas dapat ditutupi dengan menyatakan terlalu tinggi
retur
penjualan dan pengurangan harga. Jadi, aktivitas pengendalian bermanfaat dalam
mengurangi risiko penyelewengan semacam itu yang berfokus pada penetapan
validitas, atau eksistensi atau kejadian transaksi
itu dan mencakup hal-hal
berikut:
1. Otorisasi yang tepat atas transaksi retur penjualan. Sebagai contoh,
retur
penjualan harus diotorisasi oleh manajemen penjualan.
2. Perhitungan independen atas barang-barang yang diretur.
3. Penggunaan dokumen dan catatan yang tepat, terutama penggunaan
memo
kredit yang telah disetujui untuk pemberian kredit atas barang-barang yang
dikembalikan atau rusak.
4. Pemisahan tugas untuk mengotorisasi transaksi penyesuaian penjualan
dan
penanganan serta pencatatan penerimaan kas.
2.4.4.1. Fungsi-fungsi Sistem Retur Penjualan
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi
ini bertanggung jawab atas
penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli
oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut
|
|
34
dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi
penerimaan.
2. Fungsi Penerimaan
Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas
penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo
kredit
yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima
dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan.
Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan
ini dicatat oleh fungsi
gudang dalam kartu gudang.
5. Fungsi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 226-231). Fungsi akuntansi adalah
“Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan
ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan
berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur
penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Disamping itu,
fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit
kepada pembeli yang bersangkutan.”
2.4.4.2. Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Retur Penjualan
a. Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan.
3.
Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi retur
|
|
35
penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1.
Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kredit.
2.
Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan didasarkan
pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan
barang.
c. Praktik yang Sehat
1. Memo kredit bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi penjualan.
2. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang
(account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
3. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening
kontrol piutang dalam buku besar.
2.5. Penelitian Pendahuluan
Sebelumnya telah terdapat penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Irina
Dewi. Penelitiannya berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan
Kredit dan Piutang Usaha Pada PT. Target Makmur Sentosa yang dilakukan pada
tahun 2009. Hasil dari penelitian tersebut adalah sebagai berikut:
|
|
36
Perusahaan tidak memiliki limit kredit bagi pelanggan, tidak adanya tanggal
jatuh tempo penagihan yang tertulis pada dokumen, terdapat perangkapan jabatan
antara bagian akuntansi, penagihan dengan bagian keuangan yang digabung
menjadi bagian keuangan dan bagian pengiriman, pembelian, produksi, gudang
menjadi satu yakni bagian gudang, tidak adanya identitas karyawan yang
mengeluarkan barang dan yang mengirim barang pada dokumen yang terkait, tidak
memiliki kriteria terhadap retur barang yang dilakukan oleh pelanggan.
Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, Irina Dewi memberikan
beberapa saran kepada perusahaan yakni
menetapkan kebijakan kredit bagi
pelanggannya, mencantumkan tanggal jatuh tempo pada faktur penjualan,
membuat kebijakan retur, adanya pemisahaan tugas dan wewenang,
mencantumkan identitas pada dokumen terkait untuk menghindari kecurangan.
Sedangkan dalam penelitian yang dilakukan oleh Suwardi dalam penelitiannya
yang berjudul Evaluasi Pengendalian Internal terhadap Penjualan dan Penerimaan
Kas pada PT. Arezda Purnama Loka. Hasil dari penelitian tersebut adalah tidak ada
pemisahan fungsi yang melakukan pencatatan dan penerimaan kas, tidak terdapat
internal audit, perusahaan tidak memiliki kebijakan limit kredit dan prosedur
analisa kredit, perusahaan tidak memiliki sistem analisis umur piutang, dokumen
pengiriman barang belum bernomor urut cetak, tidak ada opname kas untuk
memeriksa kas perusahaan secara mendadak.
Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, Suwardi memberikan
beberapa saran kepada perusahaan yakni: pemisahan fungsi pencatatan dan
penerimaan kas, membentuk adanya internal audit, membuat prosedur analisa
kredit dan adanya limit kredit, menetapkan adanya sistem analisis umur piutang,
|
|
37
membuat dokumen pengiriman dengan bernomor urut cetak serta melakukan
opname kas untuk menghindari kesalahan pencatatan dan kecurangan.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian-penelitian terdahulu adalah bahwa
pada penelitian objek yang di teliti hanya pada siklus pendapatan jasa pada laporan
keuangan PT. Valindo Global
tahun
2012. Penulis berharap dapat memberikan
saran
yang bisa berguna dalam memperbaiki dan meningkatkan sistem
pengendalian internal atas kelemahan yang terdapat pada perusahaan.
|