2012200624JPBab2001

Bab 2

Landasan Teori

Pada bab 2 landasan teori ini, penulis akan menjelaskan mengenai teori dan

konsep-konsep yang digunakan sebagai dasar untuk dianalisa pada bab selanjutnya.

2.1 Konsep Manajemen Jepang

Menurut Chen (2004, hal.151), Nihonteki Keiei, atau gaya manajemen Jepang

telah menjadi frase yang terkenal di dunia Barat. Itu merujuk pada apa yang dilihat

orang sebagai perbedaan pokok antara teknik manajemen Jepang dan dengan yang

dipraktekkan secara luas di Barat.

Seperti yang dijelaskan pula oleh Lazaridi (2012, hal.29) bahwa model

manajemen Jepang didasarkan pada filosofi bahwa “kita adalah satu keluarga”.

Setelah menetapkan semangat kelompok ini, manajemen memberi pengaruh terhadap

individu yang membentuk kelompok terutama psikologinya. Perusahaan yang

mendekati penerapan Jepang ini seringkali yang paling sukses.

2.1.1 Konsep Kaizen

Dalam bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan berkesinambungan. Istilah ini

mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang (baik manajer maupun

karyawan) dan melibatkan biaya dalam jumlah tak seberapa. Filsafat kaizen

berpandangan bahwa cara hidup kita (apakah itu kehidupan kerja atau kehidupan

sosial maupun kehidupan rumah tangga) hendaknya berfokus pada upaya perbaikan

terus menerus (Imai, 1997, hal.1).

Selain itu, Imai (1997, hal.3) juga menjelaskan bahwa kaizen bersifat

perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan. Di sisi lain, kaizen

menekankan upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerjasama,

pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan berdasarkan akal sehat,

berbiaya rendah.

Hal yang berkaitan mengenai kaizen juga disebutkan oleh Khan

(2011, hal.181), bahwa kaizen meningkatkan pemanfaatan ruang, kualitas produk,

penggunaan modal, komunikasi, kapasitas produksi dan retensi karyawan.

Kaizen

didasarkan pada keyakinan bahwa orang yang melakukan pekerjaan

tertentu akan menjadi lebih mengetahui banyak hal dari pada orang lain, termasuk

atasan mereka, bagaimana pekerjaan itu dapat ditingkatkan, dan bahwa mereka harus

bertanggung jawab untuk membuat perbaikan. Setiap departemen dalam perusahaan

dapat melakukan perbaikan terus menerus dalam operasinya dengan membuat

perubahan kecil setiap hari. Langkah pertama dalam proses ini adalah untuk

menghancurkan semua hambatan komunikasi antara berbagai unit dalam perusahaan

(Khan, 2011, hal.181-182).

2.2 Teori Komunikasi

2.2.1

Konsep Komunikasi

Menurut Himstreet dan Baty

dalam

Purwanto

(2006, hal.3), komunikasi

adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui

suatu sistem yang

biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau

tindakan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua

orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan

menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui

lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal (Purwanto, 2006, hal.3).

2.2.2

Konsep Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis

yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal

maupun komunikasi nonverbal untuk

mencapai tujuan tertentu (Purwanto, 2006,

hal.4).

Selain itu, Satomi (2007, hal.12) menjelaskan mengenai pentingnya

komunikasi dalam bekerja sebagai berikut:

????????????????????????????

?????????????????????

Mungkin banyak orang yang terkejut bahwa untuk menjalin hubungan

baik dengan atasan maupun kerabat kerja diperlukan kemampuan

berkomunikasi yang baik sehingga bisa bekerjasama dan menjalin

harmoni, dari pada orang yang taat dalam hal bekerja.

2.2.3 Saluran Komunikasi Formal

Purwanto (2006, hal.40) menjelaskan bahwa di dalam struktur organisasi garis,

fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan

masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam

kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manager kepada bawahan

ataupun dari karyawan ke manager, pola transformasi informasinya dapat berbentuk

komunikasi dari atas ke bawah (top down

atau downward communications),

komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up

atau upward communications),

komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi diagonal

(diagonal communications).

1. Komunikasi dari Atas ke Bawah (top down/ downward communications)

Transformasi informasi dari manager dalam semua level ke bawahan

merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down

atau downward

communications). Seorang yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki

tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasi, memotivasi,

memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah

```(Purwanto, 2006, hal.40).

2. Komunikasi dari Bawah ke Atas (bottom-up/ upward communications)

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up

atau

upward communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah

(karyawan) menuju ke atas (manager). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula

berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi,

yaitu ke bagian pabrik, ke manager produksi, dan akhirnya ke manager umum

(Purwanto, 2006, hal.41).

3. Komunikasi Horizontal (horizontal communication)

Komunikasi horizontal (horizontal communications), atau sering disebut juga

dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications), adalah komunikasi yang

terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/ sederajat dalam suatu

organisasi (Purwanto, 2006, hal.42).

4. Komunikasi Horizontal (diagonal communications)

Purwanto (2006, hal.43-44) menjelaskan bahwa komunikasi diagonal

(diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)

organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi jenis ini memang menyimpang dari

bentuk komunikasi tradisional yang ada seperti komunikasi dari atas ke bawah dan

komunikasi dari bawah ke atas.

2.2.4 Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu

organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/ jabatan,

dapat berkomunikasi secara luas. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya

desas desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber

informasi dalam suatu organisasi (Purwanto, 2006, hal.45-46).

2.3 Konsep Horenso (???)

Menurut Victoria Miroshnik (2009, hal.140) mengenai budaya kerja horenso

adalah sebagai berikut:

Hou-Ren-Sou, is the basic feature of the Japanese organizations.

Hou-Ren-Sou, is a combination of three different words in Japanese:

Houkoku i.e., to report, Renraku i.e., to inform and Soudan i.e., to

consult or pre-consult.

Hou-Ren-Sou, adalah fitur dasar dari organisasi Jepang. Hou-Ren-Sou,

adalah sebuah kombinasi dari tiga kata yang berbeda di Jepang:

Houkoku

adalah melaporkan, Renraku adalah menginformasikan dan

Soudan adalah konsultasi atau pra-konsultasi.

Berdasarkan dari unsur-unsur yang membentuk kata horenso

tersebut,

Yamaguchi (2008, hal.14) menjelaskan bahwa:

??·?·????????????????????????

????????????????????????????

?????????????????????·?·??????

????????????????????????????

Horenso

adalah dasar untuk memajukan pekerjaan dan setiap tempat

kerja membutuhkan kemampuan berkomunikasi.

Meskipun begitu,

banyak pekerja bisnis menyalahartikan bahwa semua berjalan dari

manajemen bawah ke manajemen atas. Tidak seperti itu. Horenso

adalah komunikasi dua arah yang dibutuhkan manajemen bawah,

manajemen atas, maupun sesama rekan kerja.

Penjelasan serupa mengenai prinsip budaya kerja horenso

yang dikemukakan

oleh Imai (2012, hal.2) adalah sebagai berikut:

????????????????????????????

???????????????????·??·?????

????????????????????????????

??????·?????????????????????

?????????????????????????????

Sebuah organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang. Yang

kemudian antara atasan dan bawahan melakukan pekerjaan dengan

bekerjasama satu sama lain mengaitkan antar departemen. Penerapan

dasar tersebut merupakan horenso. Bawahan mengerjakan perintah

dan petunjuk dari atasan, sedangkan atasan mengeluarkan instruksi

atau petunjuk selanjutnya berdasarkan situasi horenso dari bawahan.

Horenso

akan runtuh dan tidak berjalan sesuai dengan fungsinya

apabila organisasi tidak dilakukan dengan tepat dan sepatutnya.

Yamaguchi (2008, hal.14-15) menjelaskan bahwa, jika tidak menguasai

sistem horenso,

kemajuan bisnis akan memburuk. Ambisi pekerja bisnis di

perusahaan akan menurun, yang lebih buruk lagi, pekerjaan menjadi membosankan.

Jika sistem horenso di satu perusahaan tidak berfungsi, akan bertambahlah kesalahan

kecil dan masalah baru, hasil kinerjapun ikut menurun. Meski ada kekurangan pun,

komunikasi di dalam perusahaan menjadi buruk. Sebagai contoh, horenso

diartikan

seperti aliran darah. Misalnya, sebagai aliran nadi di luar tempat kerja. Jika tidak ada

nadi, aliran darah menjadi terhenti, seluruh tubuh tidak bisa digerakkan, kekuatan

perusahaan pun melemah.

Seperti pada gambar berikut, perusahaan yang menerapkan sistem horenso,

kinerja perusahaan dapat berkembang dan diperluas dengan mudah. Sebaliknya jika

latihan dengan baik, pekerjaan akan berjalan lancar, kemajuan diri juga semakin

berkembang.

Gambar 2.1 Alur Proses Horenso (Sumber : Yamaguchi , 2008, hal.15)

Gambar 2.2 Alur Proses Horenso (Terjemahan) (Sumber : Yamaguchi, 2008, hal.15)

Oleh karena itu, seperti yang dijelaskan dalam horenso

bahwa perlu

membicarakan terlebih dahulu perintah dan petunjuk sebagai tahap awal. Kemudian

dari perintah dan petunjuk tersebut akan berjalan sampai ke laporan, untuk lebih

mudah memahami ditunjukkan dengan siklus PDCA (Yamaguchi, 2008, hal. 22).

2.3.1 Real Horenso (?·???)

Pada masa sekarang ini, horenso lebih dikenal dengan real horenso atau?·

???

(shin horenso). Seperti yang dijelaskan oleh Itofuji (2005, hal.2), bahwa:

?·????????????(???)??????????

????????????????????????????

??????????????3????

1)?3??????2)?3??????3)?5????????

Yang dimaksud Shin

dari Shin Horenso

mempunyai arti sebenarnya

(real). Maksudnya adalah horenso

yang sebenarnya terlihat jelas,

apabila kita mengobservasi kenyataan dengan sungguh-sungguh. Inti

yang terlihat tersebut terdiri dari 3 point berikut.

1) 3 sudut pandang, 2) 3 kedalaman, 3) 5 level horenso

Gambar 2.3 Real Horenso (Sumber: Itofuji, 2005, hal.43)

Gambar 2.4 Real Horenso (Terjemahan) (Sumber: Itofuji, 2005, hal.43)

2.3.1.1 Meningkatkan Kualitas Horenso (tiga sudut pandang)

Dalam meningkatkan kualitas horenso, ada tiga

sudut pandang yang harus

diperhatikan (Itofuji: 2005, hal.24-32), antara lain adalah sebagai berikut:

1. Pihak lain/yang bersangkutan (??), yaitu adalah orang-orang yang berada dalam

lingkungan kerja. Jadi, dalam melakukan horenso

harus mempertimbangkan

kondisi pihak lain, karakteristik, tuntutan pihak lain dan waktu orang tersebut.

5 Level Horenso

3 Sudut Pandang

3 tingkat kedalaman

2. Tujuan (??), yaitu mengetahui dan memahami horenso dilakukan.

3. Diri sendiri (??), yaitu mengambil tindakan dengan intropeksi diri. Misalnya

laporan yang disampaikan seseuai dengan keadaan, kenyataan atau secara

objektif.

Berdasarkan tiga

sudut pandang untuk meningkatkan kualitas horenso,

sebelum melakukan horenso harus mempertimbangkan sudut pandang tersebut.

Gambar 2.5 Tiga Sudut Pandang Horenso (Sumber: Itofuji, 2005, hal.25)

Gambar 2.6 Tiga Sudut Pandang Horenso (Terjemahan)

(Sumber: Itofuji, 2005, hal.25)

3 Sudut Pandang untuk Meningkatkan

Kualitas Horenso yang efektif

Tujuan

Metode (Horenso)

Lingkungan

(pihak lain)

Diri

Sendiri

2.3.1.2 Berbagi Informasi (tiga kedalaman)

Dalam berbagi informasi di perusahaan, ada tiga

tahap kedalaman

(Itofuji,

2005, hal.33-41), yaitu:

1. Berdasarkan fakta (mengetahui), maksudnya sebagai elemen dalam perusahaan

harus saling berbagi informasi mengenai target dari diri sendiri maupun setiap

divisi, prinsip manajemen, informasi klien, data mengenai kualitas barang dan

biaya, jadwal, serta berbagai pedoman kerja lainnya. Data tersebut biasa berwujud

angka dan kata-kata.

2. Berdasarkan data fakta tersebut (makna), yaitu harus dipahami maknanya, bukan

hanya berupa data, tetapi makna dari data tersebut.

3. Berdasarkan cara berpikir (saling memahami), pada dua

tahap sebelumnya (fakta

dan makna), mungkin dapat kita terima secara logika, tetapi belum tentu semua

orang berpikir demikian. Oleh sebab itu, perlu adanya persamaan persepsi, maka

harus menyampaikan secara pribadi apa yang dipikirkan guna menghindari

permasalahan secara langsung atau tanpa perantara.

Tabel 2.1 Kedalaman Berbagi Informasi (Sumber: Itofuji, 2005, hal.34)

Tabel 2.2 Kedalaman Berbagi Informasi (Terjemahan)

(Sumber: Itofuji, 2005, hal.34)

2.3.1.3 Lima (5) Level Horenso

Pada tabel 2.3 menjelaskan tentang lima (5)

level pada horenso, dimana pada

level 1 merupakan tahap pemula (introductory) dalam menerapkan horenso,

kemudian pada level 2 adalah tahap dari pemula menuju ke tahap menengah

(intermediate). Sedangkan pada level 3, merupakan tahap menengah (intermediate),

dimana penerapan horenso sudah mulai dipahami tujuannya, kemudian pada level 4

adalah tahap

menengah menuju tahap horenso yang disebut tahap mahir (advanced).

Pada level 5 merupakan tahap mahir horenso, dimana orang-orang yang menerapkan

horenso sudah terbiasa dan memahami benar mengenai horenso.

Tingkat 1

Tingkat 2

Tingkat 3

Berdasarkan Fakta

Berdasarkan Makna

Berdasarkan cara berpikir

Mengetahui (melihat, mendengar,

membaca)

Memahami (makna)

Menyatukan pemikiran (empati,

kesan, motivasi)

Kedalaman berbagi informasi

Tabel 2.3 Lima (5) Level Horenso (Sumber: Itofuji, 2005)

Laporan (Kewajiban)

Berkomunikasi (Berbagi informasi)

Konsultasi (Kinerja)

Advanced

Level 5

Anda melaporkan dengan jujur.

Ketika pihak lain/ partner Anda

kurang memuaskan dalam

menerapkan horenso, Anda tahu

bahwa Anda juga ikut bertanggung

jawab.

Anda memberikan laporan yang

dapat memuaskan kedua belah

pihak, baik diri sendiri maupun

pihak lain (Anda memahami

tujuannya, baik dari diri sendiri

maupun pihak lain).

Anda menerapkan horenso yang

tepat sesuai dengan keinginan pihak

lain.

Anda menerapkan horenso dengan

senang hati.

Semakin buruk informasi

(kabar/berita) Anda semakin cepat

melakukan renraku

(menginformasikannya).

Anda menerapkan manajemen

melalui informasi.

Anda memahami bahwa yang

mengartikan maksud informasi adalah

diri Anda sendiri.

Anda dapat mengumpulkan informasi

dan menambah jaringan dengan

banyak orang dengan menukar

informasi.

Anda terlibat dalam membuat

jaringan untuk memperdalam berbagi

informasi bersama.

Terhadap orang yang kurang bisa

berdiskusi, Anda tetap menerimanya

dengan sabar dan membantunya

(Soudan untuk membantu).

Saat berkonsultasi, Anda membantu

orang yang berkonsultasi dengan

murah hati tanpa mengharapkan

imbalan.

Dengan berkonsultasi, maka Anda

melibatkan orang lain sehingga dapat

menangani pekerjaan yang besar yang

tidak dapat dilakukan sendiri (saling

menguntungkan).

Level 4

Anda tidak hanya melaporkan hasil

dan statusnya, tetapi Anda juga

menyatakan pendapat Anda dan

member usulan.

Anda tidak hanya membuat laporan

yang baru, tetapi juga melaporkan

analisa dan tanggapan mengenai

penyebab juga usulan tindakan

untuk menyelesaikan masalah.

Situasi penting, situasi yang

mendesak (urgent), dan tujuan Anda

menginformasikannya dengan

penilaian yang telah ditinjau lebih

jauh.

Anda memikirkan isi dari informasi,

cara menginformasikan dan informasi

tersebut bersifat luas atau tidak

terlebih dahulu.

Selain mementingkan diri sendiri,

Anda juga mementingkan orang lain,

dan dapat menjelaskan keinginan

sendiri dengan jujur dan terus terang,

serta dapat bertindak dengan

fleksibel.

Anda mengizinkan orang lain dari

dalam dan luar perusahaan serta

pelanggan dan atasan untuk

berkonsultasi dengan Anda.

Level 4

Apabila diberikan kewenangan,

Anda melakukannya sesuai dengan

horenso.

Anda memberikan laporan terkait

tidak hanya kepada atasan, tetapi

juga kepada bawahan dan

departemen terkait.

Anda dapat menginformasikan proses

informasi (kabar/ berita), maupun

menambahkan informasi baru.

Dengan pertanyaan yang efisien,

menjadikan pertanyaan tersebut

sebagai informasi bersama.

Tidak hanya mendiskusikan masalah

untuk saat ini saja, tetapi juga

mendiskusikan persoalan kedepannya.

Intermediate

Level 3

Anda melaporkan (informasi dan

konsultasi) dengan menjelaskan

tujuannya.

Memberi “laporan sementara” ketika

ada perubahan situasi/ kondisi atau

dalam pekerjaan yang membutuhkan

waktu yang lama, maupun pekerjaan

yang akan selesai.

Anda memahami pentingnya laporan

sementara dan melaksanakannya.

Anda memahami metode “3 kategori

divisi” dan menggunakannya secara

luas.

Anda memahami bahwa renraku

adalah “memiliki infomasi bersama”

dan mendalami informasi tersebut

secara bersama.

Anda mendukung atasan dengan

memberi informasi yang aktif.

Anda mengajukan surat ucapan terima

kasih dengan segera. Kemudian

menelepon untuk berterima kasih

(pada saat perlu dilakukan).

Memastikan “maksud atasan”

misalnya “penyampaian pendapat”

dan “informasi” dengan nama

“konsultasi” dan bentuk “konsultasi”.

Dalam berkonsultasi perlu melakukan

nemawashi (usaha yang dilakukan

diluar tempat bekerja).

Memiliki sifat pendengar yang aktif

dan berkonsultasi dengan berbagi

informasi bersama.

Memiliki pribadi yang dapat

berkonsultasi secara terbuka dan tanpa

menutupi apapun.

Level 2

Melaporkan (informasi dan

konsultasi) dengan

mempertimbangkan cost.

Kesempatan laporan, yaitu

merupakan peluang untuk

mengetahui pemikiran/ rencana

atasan selanjutnya dan keputusan

perintah/ petunjuk berikutnya.

Meminta maaf atas kesalahan dalam

laporan (informasi) dengan jujur, dan

mengatasinya dengan cermat dan

hati-hati.

Melapor dengan memikirkan waktu,

tempat dan kondisi (situasi partner).

Terhadap hal yang kemungkinan

terjadi kesalahan, dan hal yang perlu

ketelitian, maka informasikan dengan

tertulis (memo).

Mengenai informasi yang penting,

perlu konfirmasi apakah benar-benar

sampai ke partner/ pihak yang

bersangkutan atau tidak (pengiriman

surat

? informasi).

Anda terampil menggunakan alat

komunikasi, dan juga dapat

mengekspresikan diri dengan jelas

dalam pesan verbal.

Berkonsultasi dengan menyiapkan

pemikiran sendiri, seperti “bagaimana

jika begini?”.

Dalam berkonsultasi menyampaikan

“permohonan” dan “pemecahan

masalah”.

Berkonsultasi dengan bijaksana dan

serius, menjelaskan sesuatu dengan

mudah dimengerti agar partner/ lawan

bicara dapat mudah mengerti.

Anda tidak mengabaikan untuk

melaporkan hasilnya kepada pihak lain

yang terlibat dalam konsultasi.

Introductory

Level 1

Anda mengetahui prinsip-prinsip

dasar “melapor dengan jujur”.

Setelah menyelesaikan pekerjaan,

segera melapor ke pemberi instruksi/

petunjuk.

Apabila mendapatkan perintah

melalui perantara (bukan dari atasan),

segera melapor ke atasan.

Melapor secara ringkas dengan

penjelasan hasil terlebih dahulu,

kemudian proses.

Menjelaskan laporan dengan cara

yang mudah dimengerti (5W2H).

Setiap kali Anda merasa perlu, Anda

selalu memberikan data mentah.

(Timing dan kebaruan informasi

sangat penting).

Anda tahu prinsip mengenai

pentingnya melaporkan keadaan yang

buruk (informasi negatif) dengan

sangat cepat, walau kadang- ragu

untuk mempraktekkannya.

Menyapa/ memberi salam dengan jelas

kepada partner/ lawan bicara.

Anda berkonsultasi dengan atasan

Anda bila diperlukan untuk

mengetahui tindakan apa yang harus

diambil.

Pada waktu bingung dan ragu, selalu

melakukan konsultasi.

Mengetahui dapat melakukan horenso

yang benar, yaitu hubungan sosial

yang baik dengan sesama, maka

dengan hubungan sosial yang baik

dapat mewujudkan horenso yang baik.

Tabel 2.4 Lima (5) Level Horenso (Terjemahan) (Sumber: Itofuji, 2005)

2.3.2

Konsep Houkoku (??)

Menurut Yamaguchi (2008, hal.18), konsep houkoku

adalah kegiatan yang

menguraikan tentang proses dan hasil pekerjaan yang telah diberikan. Dalam banyak

situasi, pelaporan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pemberitahuan

hal-hal

seperti situasi perkembangan (progress)

dari pekerjaan yang diberikan oleh

atasan

dan bagaimana hasil yang dicapai.

Pada tahap houkoku,

ada dua jenis tipe dalam

pelaporan, yaitu:

1. Tipe dasar (basic type), yaitu

tipe pelaporan yang dapat ditugaskan kepada

pegawai junior

untuk melakukan 3 jenis laporan yaitu, laporan hasil (????),

laporan interim (????), dan laporan permasalahan (??????).

2. Tipe aplikasi (application type), yaitu tipe pelaporan setelah adanya peningkatan

selama proses kerja meliputi 2 jenis laporan yaitu, laporan perubahan (????)

dan laporan informasi (

????

Jenis-jenis laporan yang diterapkan sebagai tipe dasar (basic type) dari

tipe

laporan awal seperti yang dijelaskan oleh Yamaguchi (2008, hal.34-64) yaitu sebagai

berikut:

1.a Laporan Hasil (????)

Laporan hasil merupakan laporan awal yang ditugaskan kepada pegawai

junior yaitu harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diterapkan, yaitu:

a) Laporan harus diserahkan kepada orang yang ditunjuk,

b) Laporan harus mengutamakan kesimpulan dan progress dijalankan setelahnya,

c) Menyusun point-point yang ada, dan dibuat sesingkat mungkin,

d) Laporan dibuat dengan benar.

1.b Laporan Interim (????)

Laporan interim merupakan laporan sementara atau dapat disebut juga middle

progress report. Laporan interim dilakukan dengan ketentuan-ketentuan berikut:

a) Untuk pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama, harus melaporkan

perkembangannya disela-sela pekerjaan tersebut,

b) Apabila pekerjaan tersebut terhambat, harus melaporkan situasi yang terjadi,

c) Meskipun tidak ada waktu, tetap menyampaikan hal-hal yang penting untuk

dilaporkan.

1.c Laporan Permasalahan (??????)

Laporan permasalahan merupakan laporan yang dibuat saat terjadi suatu

masalah. Laporan permasalahan harus dijalankan sesuai dengan ketentuan-ketentuan

sebagai berikut:

a) Semakin buruk keadaan, harus semakin cepat melaporkannya,

b) Pada saat darurat, harus segera melaporkannya tanpa

mempertimbangkan waktu

dan tempat,

c) Semakin buruk laporan yang disampaikan, semakin harus mempersiapkan

jawaban untuk pertanyaan yang akan ditanyakan.

Jenis-jenis laporan yang merupakan tipe aplikasi (application type), yaitu

adalah tipe pelaporan setelah adanya peningkatan selama proses kerja. Tipe laporan

tersebut meliputi:

2.a Laporan Perubahan (????)

Laporan perubahan dibuat dan diserahkan kepada pihak terkait apabila

adanya rencana perubahan dalam pekerjaan. Kententuan-ketentuan untuk membuat

laporan tersebut menurut Yamaguchi (2008, hal.68-86) yaitu sebagai berikut:

a) Dengan menggunakan penyampaian yang tepat, apabila ada point

yang telah

diubahpun dapat mudah dipahami,

b) Menyampaikan sesuatu dengan mudah atau dengan menggunakan gambar/ visual,

c) Selain laporan, sampaikan juga ide dari diri sendiri.

2.b Laporan Informasi (????)

Laporan informasi merupakan laporan akhir dari semua laporan dan berisi

tentang informasi yang akan disampaikan.

Berikut adalah ketentuan-ketentuan

didalam laporan informasi:

a) Melaporkan semua apa adanya, tidak mengurangi atau melebihkan,

b) Membedakan antara laporan berdasarkan kenyataan dan laporan yang berdasarkan

perkiraan

c) Bila ada sesuatu yang baru disadari, laporkan sebagai personal opinion.

2.3.3

Konsep Renraku (??)

Menurut Yamaguchi (2008, hal.18-19), konsep renraku

(menginformasikan)

adalah kegiatan menyampaikan fakta dan informasi sederhana mengenai hal-hal/

masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan kepada pihak terkait. Yang

terpenting dalam hal ini adalah benar-benar menyampaikan fakta dan informasi yang

ada. Pada saat menginformasikan, ada yang disebut dengan “kerjasama vertikal”

antar atasan dan bawahan, dan “kerjasama horizontal”

antar sesama divisi/

departemen.

Berikut ini adalah penjelasan yang sebaiknya dilakukan dalam bekerjasama

dengan orang dalam dan klien

yang dikemukakan oleh Yamaguchi (2008, hal.96-

111):

1. Hubungan dengan Orang Dalam

Orang-orang yang berada pada perusahaan yang sama, dan saling berkaitan

satu sama lain, juga berada pada manajemen yang sama

pasti saling berhubungan

dalam pekerjaan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kerjasama yang sebaiknya

dilakukan oleh sesama departemen:

a) Berkomunikasi kepada orang yang berhubungan dan mengusahakan tidak tersebar

ke pihak lain,

b) Kepada orang yang tidak hadir, berkomunikasi/ menyampaikannya dengan memo,

dan mengusahakan agar tidak tersebar ke pihak lain,

c) Melakukan komunikasi dengan secepat mungkin,

d) Komunikasi yang cepat dilakukan dengan memikirkan/ mempertimbangkan

partner/ lawan bicara,

e) Berkomunikasi secara aktif bila ada sesuatu yang baru disadari.

2. Hubungan dengan Klien

Pada saat sedang bertemu dengan klien dan mulai berkomunikasi, ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan menurut Yamaguchi (2008, hal.114-125), hal-

hal tersebut yaitu sebagai berikut:

a) Menyampaikan sesuatu dengan mudah, dan memikirkan kondisi lawan bicara,

b) Menyimpan segala macam bentuk komunikasi sebagai bukti (mail, fax, dan lain-

lain),

c) Melakukan follow up setelah kiat berkomunikasi (setelah berkomunikasi langsung

memastikan lagi dengan fax atau mail),

d) Berhati-hati dengan tipuan melalui mail.

2.3.4

Konsep Soudan (??)

Soudan (konsultasi) dilakukan pada saat diri sendiri dalam keadaan bingung

dalam memutuskan bagaimana harus melakukan sesuatu/ tindakan apa yang harus

dilakukan mengenai masalah pekerjaan, menerima pendapat, masukan, petunjuk dan

saran dari atasan ataupun senior.

Jika sudah benar-benar melakukan kegiatan

houkoku, maka kegiatan renraku

dan soudan

dapat diteruskan. Selanjutnya,

konsultasi yang baik dapat mendorong perkembangan diri dan membuat seseorang

dapat bekerja dengan lebih semangat/ cekatan (Yamaguchi, 2008, hal.19).

Point Penting dalam Berkonsultasi

Ada point penting dalam berkonsultasi dengan pihak yang terkait, point-point

tersebut disebutkan oleh Yamaguchi (2008, hal.130-139) sebagai berikut:

a) Menentukan waktu yang tepat untuk berkonsultasi,

b) Melakukan konsultasi sebelum terbelit masalah,

c) Dapat membedakan antara konsultasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan

yang bersifat pribadi.

2. Persiapan Sebelum Konsultasi

Sebelum berkonsultasi, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan menurut

penjelasan dari Yamaguchi (2008, hal.140-148) adalah sebagai berikut:

a) Mempersiapkan terlebih dahulu pendapat dari diri sendiri,

b) Melengkapi data-data yang berhubungan dengan isi dari apa yang ingin

dikonsultasikan,

c) Tidak masalah apabila ingin ditinjau kembali hal yang ingin dikonsultasikan

3. Manfaat dari Konsultasi

Menurut Yamaguchi (2008, hal.149-158), dengan melakukan konsultasi,

tentunya ada manfaat yang didapatkan. Manfaat-manfaat yang didapat dalam

berkonsuktasi yaitu sebagai berikut:

a) Dengan berkonsultasi, dapat menghindari kesalahan dan dapat bekerja dengan

maksimal,

b) Atasan akan menunggu para bawahan untuk berkonsultasi,

c) Berkonsultasi merupakan kesempatan untuk mengalami kemajuan dalam bekerja.

2.3.5 Teknik Penerapan Horenso

2.3.5.1 Siklus PDCA

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (plan-do-

check-act) sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen

guna mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki/ meningkatkan

standar. Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen (Imai, 1997,

hal.4).

Menurut Yamaguchi (2008, hal.22-23), dasar komunikasi adalah kerjasama

antara pembisnis yang berkumpul pada suatu organisasi dan perusahaan. Yang

tugasnya melakukan kontribusi di perusahaan, kemudian memberikan pelayanan dan

barang produksi yang dibutuhkan oleh pasar (market).

Bersama dengan organisasi, perusahaan melaksanakan pekerjaan dalam

berbagai situasi, atasan memberi perintah dan petunjuk, lalu bawahan menjalankan

pekerjaan tersebut, melaporkan hasilnya dan melaporkan proses berjalannya situasi

tersebut. Singkat kata, pekerjaan di perusahaan yang awalnya diberi petunjuk dan

perintah oleh atasan, akan diselesaikan dengan laporan.

Berikut adalah gambar yang menjelaskan tentang siklus PDCA.

Gambar 2.7 PDCA (Sumber : Yamaguchi, 2008, hal.23)

Gambar 2.8 PDCA (Terjemahan) (Sumber : Yamaguchi, 2008, hal.23)

2.3.5.2 Prinsip 5W2H

Yamaguchi (2008, hal.26-27) menjelaskan bahwa perintah dan petunjuk

mengenai pekerjaan dari atasan, tidak hanya dengan dokumen tetapi melalui perintah

lisanpun banyak terjadi kesalahan dalam mendengarkan. Dengan begitu, ketika

menerima petunjuk (instruksi) secara lisan dari atasan, agar tidak terjadi kesalahan

maka tulislah dengan memo. Meskipun orang tersebut mempunyai ingatan yang baik,

tetapi tanpa memo tertulis, setelah mendapatkan instruksi dan akan berbagi

informasi dengan rekan kerja yang lain, dikhawatirkan seiring dengan proses waktu

yang berjalan, perintah atau petunjuk tersebut dapat terlupakan. Kemudian, tidak

hanya pada saat berbicara, tetapi saat menjawab teleponpun kemungkinan ada hal yg

terlupakan, jd tulislah di memo.

Pada saat menerima perintah, catatlah perintah

tersebut dengan menerapkan prinsip 5W dan 2H dan segera konfirmasi poin-poin

yang tidak jelas.

Gambar 2.9 5W2H (Sumber: Yamaguchi, 2008, hal.27)

Gambar 2.10 5W2H (Terjemahan) (Sumber: Yamaguchi, 2008, hal.27)

2.4 Kendala dalam Pelaksanaan Horenso

2.4.1 Kendala Houkoku

Menurut Komata (2008, hal.100-101), seseorang yang

tidak dapat

menerapkan pelaporan memiliki alasan, dan berikut merupakan alasan tersebut:

????????????????????????????

Ada beberapa alasan seseorang tidak dapat menerapkan pelaporan,

antara lain yaitu

pada saat merasa kesal ketika dimarahi oleh atasan,

pada saat meyakini secara sepihak bahwa pelaporan itu tidak perlu

diterapkan, dan pada situasi dimana tidak memahami makna dari

penerapan pelaporan.

2.4.2 Kendala Renraku

Komata (2008, hal.101) juga menjelaskan tentang kendala dalam renraku,

menurut Komata, kendala dalam renraku

sering dialami oleh organisasi seperti

penjelasan berikut:

????????????????????????????

????????????????????

Organisasi adalah perkumpulan dimana setiap orang yang

berorganisasi tersebut memiliki tujuan dan permasalahan yang sama,

jadi mereka menyelesaikan masalah sambil bekerjasama, tetapi

manajer yang memiliki sifat individual, berpikir bahwa masalah

apapun diselesaikan sendiri dan bila dibicarakan dengan anggota yang

lain, tidak ada artinya, sehingga ia melalaikan penerapan renraku.

2.4.3 Kendala Soudan

Kendala dalam melakukan konsultasi (soudan) yang sering ditemukan pada

saat berkonsultasi berdasarkan pendapat Komata (2008, hal.102) adalah sebagai

berikut:

????????????????????????????

????????????

Pada saat konsultasi, secara tidak sadar membicarakan hal yang lain,

sehingga dikhawatirkan hanya akan membuang waktu. Ketika

berkonsultasi, isi dari apa yang akan dikonsultasi terlupakan, dan

setelah membicarakan hal lain baru teringat kembali.