 11
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem informasi akuntansi
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Akuntansi sangat penting
bagi setiap orang dijaman yang
semakin berkembang pesat seperti saat ini
untuk memberikan informasi-
informasi yang akurat dan tepat kepada perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:
3) “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
sedangkan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi yan
berfungsi dalam mengolah data keuangan kas perusahaan, yang akan
digunakan untuk bahan pengambilan keputusan dalam manajemen keuangan
perusahaan. Hal ini diartikan pemakai informasi yang berasal dari dalam
perusahaan,
Ada beberapa
pengertian sistem informasi akuntansi (SIA)
menurut para ahli salah satunya adala menurut
Susanto (2008:72)
menyatakan bahwa: “Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai
kumpulan (integrasi) dari subsistem/komponen baik fisik maupun non fisik
yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis
untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dangan masalah keuangan
menjadi informasi keuangan dan juga menurut Hall (2007: 6), sistem adalah
kelompok dari dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.
|
|
12
Sedangkan definisi sistem informasi akuntansi menurut gelinas dan
dull (2010,p14) subsistem khusus dari sistem informasi yang berfungsi untuk
mengumpulkan,memproses, dan melaporakan informasi yang berkaitan
dengan aspek keuangan dari suatu kejadian bisnis dan juga definisi informasi
menurut Kieso, et al (2008: 72) mendefinisikan sistem informasi akuntansi
sebagai sistem pengumpulan dan pemrosesan data transaksi serta penyebaran
informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem
Informasi Akuntansi mempunyai tiga karakteristik, yaitu :
1.
Adanya pengumpulan data-data transaksi.
2.
Adanya pengolahan data-data transaksi tersebut menjadi suatuan
Informasi..
3.
Informasi yang dihasilkan disebarkan kepada pihak-pihak yang
membutuhkan.
Sistem Informasi Akuntansi, data yang masuk berupa data ekonomi yang
dihasilkan oleh transaksi eksternal atau operasi internal yang sebagianbesar
dinyatakan dalam nilai uang dan sebagian kecil tidak dalam nilaiuang. Para
pemakai informasi tersebut adalah pihak internal dan pihak eksternal badan
usaha.
Suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen :
1.
People, dimana yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai
fungsi.
|
|
13
2.
Procedures and Instructions baik manual maupun terotomatisasi, termasuk
mengumpulkan,memproses dan menyimpan data tentang berbagai
aktivitas organisasi.
3.
Data, yang berasal dari proses bisnis organisasi.
4.
Software,digunakan untuk memproses data organisasi.
5.
Information technology infrastructure, termasuk komputer, alat-alat,
danalat komunikasi jaringan yang digunakan untuk
mengumpulkan,menyimpan, memproses, dan mengirimkan data
dan informasi
6.
The internal controls and security measures,
yang berguna
untuk mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa element atau model
umum untuk mengkaji aplikasi Sisitem Informasi Akuntansi biasanya terdiri
dari pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data,
manajemen data base, penghasil informasi dan umpan balik. Ada lima model
yang akan dibahas yaitu :
1.
Proses Manual
Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan
tradisional dari sistem akuntansi.Sistem manual membentuk
peristiwaperistiwa fisik,sumber daya dan personel yang mencirikan
kebanyakan proses bisnis.Kelebihan dari proses manual ini adalah :
a)
Membantu membangun hubungan penting antara sistem
informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya.
b)
Logika proses bisnis dapt lebih mudah dimengerti ketika tidak
diselubungi oleh teknologi, dan
|
|
14
c)
Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk
pemisahan fungsi-fungsi,pengawasan, verifikasi independen,
jejek audit dan kontrol akses.Sedangkan kelemahannya adalah
prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang
cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi.
2.
Model Flat File (File Mendatar)
Pendekatan flat file sering sekali berkaitan dengan sistem yang
disebut sebagai sistem warisan (legacy sistem) yaitu sistem kerangka
utama dalam sistem mainframe besar yang diterapkan pada akhir
tahun 1950 sampai 1980-an.Flat file menjelaskan suatu lingkungan
dimana file-file yang data individualnya tidak ada berkaitan dengan
file-filelainnya. Kelebihannya adalah file-file distrukturisasi, diformat
dan diatur sebagai sebuah kebutuhan spesifik dari pemilik atau
pemakai data utama. Namun demikian, strukturisasi seperti itu dapat
mengesampingkan atribut data yang berguna bagi pemakai lain,
sehingga menghambat keberhasilan integrasi data dalam organisasi.
3.
Model Data Base
Masalah-masalah yang berkaitan dengan flat files dapat diatasi
dengan mengimplementasikan model data base ke manajemen data
atau sering disebut sistem manajemen data base (Data Base
Manajemen System), yaitu merupakan sistem perangkat lunak khusus
yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat
diotorisasi setiap pemekai untuk diakses.
|
|
15
4.
Model REA
REA adalah suatu kerangka akuntansi untuk
membuat model
Rources, Events dan Agents yang kritikal dalam organisasi dan relasi
diantara mereka.Model ini mensyaratkan bahwa fenomenafenomena
akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan
pengembangan perspektif pemakai majemuk.Data bisnis tidak harus
diformat atau secara artifisial dibatasi dan harus mencerminkan semua
aspek yang relevan dengan peristiwaperistiwa ekonomi yang
mendasarinya.
5.
Model Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning
(Perencanaan Sumber Daya
Perusahaan) merupakan sebuah model sistem informasi yang
memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan
mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.Enterprise Resources
Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu
dengan memfasilitasi pemakaian data bersama arus informasi dan
dengan memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua
pemakai organisasi.
Setiap elemen dari model umum ini saling terkait antara satu dengan
yang lain.data yang berasal dari pihak eksternal maupun internal
perusahaan,dikumpulkan,kemudian diolah atau diproses melalui sistem
database perusahaan sehingga menghasilkan suatu informasi yang akan
didistribusi kembali kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
|
|
16
2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi sangat membantu dalam perusahaaan
terutama di perusahaan yang modern saat ini ,Berikut adalah manfaat dari
Sistem Informasi Akuntansi :
1.
Menyediakan informasi
yang akurat dan tepat waktu sehingga bisa
melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi, baik barang
maupun jasa yang dihasilkan.
3.
Meningkatkan efisiensi.
4.
Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan.
5.
Meningkatkan sharing pengetahuan.
6.
Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.
2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Dalam merancang suatu sistem setiap perusahaan berupaya agar
kegiatan usahanya berjalan dengan lancar sesuai dengan yang direncanakan.
Setiap perusahaan hendaknya mengantisipasi agar dalam
menghadapi para
pesaingnya, sehingga perusahaan dapat mempertahanakan keberadaannya.
Kebutuhan akan adanya sistem informasi akuntansi yang dapat
memenuhi tujuan tersebut semakin berkembang, sejalan dengan semakin
banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan akan mencapai
tujuan utama perusahaan. Sistem informasi harus dapat memenuhi fungsinya.
Dalam memenuhi fungsinya sistem informasi akuntansi harus
mempunyai tujuan untuk memberikan informasi berupa laporan kepada pihak
|
|
17
manajemen yang berguna sebagai dasar bagi perusahaan dalam mengambil
keputusan
Jadi tujuan sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut :
1.
Untuk memberikan sistem informasi yang cepat.
2.
Untuk memberikan informasi yang efisien.
3.
memberikan informasi akuntansi yang dapat dipercaya
keandalannya.
4.
Untuk memberikan informasi akuntansi yang berguna untuk
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan
manajemen.
2.1.4 Karekteristik Sistem Informasi Akuntansi
Karakteristik yang harus di penuhi dari sistem informasi
akuntansi
Menurut Hall, karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari :
1.
Informasi yang Relevan
2.
Tepat Waktu
3.
Akurat
4.
Lengkap
5.
Ringkasan
Adapun penjelasan Kriteria-kriteria di atas adalah :
1.
Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui
untuk memberikan pemahaman yang baru. Laporan yang hanya
bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan harus dihentikan
pembuatannya.
|
|
18
2.
Tepat Waktu
: Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam
menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode
waktu tindakan yang didukungnya.
3.
Akurat
: Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.
Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak
akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk
atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.
4.
Lengkap :Tidak ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan
keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak
lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena informasi yang tidak
disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.
5.
Rangkuman (ringkasan)
:Informasi harus diagregasi agar sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang ringkas dan
mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang
penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang
direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan
oleh para pemakai informasi.
2.1.5 Siklus Transaksi Pada Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones dan
Rama(2008,p4), terdapat tiga siklus transaksi
utama,yaitu :
1.
Acquisition(purchasing cycle)
siklus ini mencakup proses pembelian barang dan jasa.
|
|
19
2.
Conversion cycle
siklus ini mencakup proses mengubah sumber daya menjadi barang jadi
maupun jasa.
3.
Revenue cycle
Siklus ini mencakup proses penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan
dan pengumpul kas.
2.2 Sistem Akuntansi Pengeluaran
2.2.1 Pengertian Akuntansi Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa.
Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga
yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu
lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi
atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun
atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua,
yaitu jasa yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa
personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari
satu tahun (aktiva tidak berwujud). Menurut para ahli siklus pengeluaran
adalah:
Hall (2007:333), sistem pengeluaran kas adalah proses pembayaran
kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian, selanjutnya prosedur
pengeluaran uang (ilmu ekonomi 2012: 1) adalah prosedur pengeluaran cek
untuk mengestimasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran
tersebut. Prinsip internal kontrol yang perlu diperhatikan dalam prosedur
pengeluaran kas, agar hal-hal yang tidak diinginkan dapat dihindari.
|
|
20
Menurut Romney dan Steinbart “siklus pengeluaran merupakan
sekumpulan aktivitas bisnis yang berulang-ulang dan operasi-operasi
pemrosesan data yang saling berhubungan, terkait dengan proses pembelian
dan pembayaran atas barang dan jasa.”
Jadi siklus pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan
operasi pemrosesan data yang
terkait dengan pembelian dan pembayaran
barang dan jasa.
dari pengertian di atas, dapat kita ambil kesimpulan, bahwa siklus pengeluaran
merupakan transaksi akuntansi yang berkaitan dengan proses pembelian serta
proses pembayaran atas transaksi pembelian tersebut.
Tujuan siklus pengeluaran sendiri adalah untuk mengubah kas
perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang
dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis Namun tujuan utama dalam siklus
pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
2.2.2 Aktivitas Bisnis dalam Siklus Pengeluaran
Salah satu fungsi SIA adalah mendukung kinerja efektif berbagai
aktivitas bisnis
organisasi secara efisien memproses data transaksi. Ada tiga
aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran:
1.
Pemesanan Barang
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah
memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang
|
|
21
dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan,
dan berapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari
pemasok mana akan dibeli. Kelemahan dalam fungsi pengendalian
persediaan dapat menimbulkan masalah besar.
Tujuan utama dari proses pembelian adalah untuk meminimalkan
biaya yang terkait dengan mempertahankan pemasok yang memadai
untuk semua bahan baku yang dibutuhkan.
2.
Menerima dan Menyimpan Barang
Aktivitas utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah
penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian
penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para
pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manajer
gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian
produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung
jawab pada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan
barang tersebut.
Tujuan utama dari fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah
untuk memverifikasi tanda terima persediaan yang dipesan, dan untuk
menjaganya dari kehilanagn atau pencurian.
3.
Membayar Barang dan Layanan
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah
menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian
utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar. Kasir, yang
|
 22
bertanggung jawab pada bendahara, bertanggung jawab untuk
melakukan pembayaran.
Tujuan utama menyetujui dan membayar faktur dari vendor adalah
untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan
jasa yang dipesan dan diterima, serta untuk menjaga kas.
2.2.3 Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran
Di dalam perusahaaan harus ada pengendalian yang pasti untuk
memastikan perusahaan berjalan dengan baik khususnya di dalam siklus
pengeluaran Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran
berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78,
yaitu:
AKTIVITAS
PENGENDALIAN
SISTEM PEMROSESAN
PEMBELIAN
SSISTEM PENGELUARAN
KAS
Otorisasi Transaksi
Pengendalian persediaan
Bagian utang usaha
mengotorisasi pembayaran
Pemisahan
Pekerjaan
Pengendalian persediaan
dipisahkan dari bagian
pembelian dan penyimpanan
persediaa. Buku besar utang
usaha terpisah dari buku besar
Pisahkan bagian buku besar
pembantu utang usaha,
pengeluaran kas, dan buku
besar.
Supervisi
Bagian penerimaan
|
 23
Tabel 2.1 pengendalian internal siklus pengeluaran.
Di dalam siklus pengeluaran pengendalian memiliki beberapa sasaran, antara
lain untuk menjamin bahwa :
1.
Seluruh pembelian telah diotorisasi berdasarkan urutan waktu ketika
dibutuhkan dan didasarkan pada perhitungan economic order quantity.
AKTIVITAS
PENGENDALIAN
SISTEM PEMROSESAN
PEMBELIAN
SISTEM PENGELUARAN
KAS
Catatan Akuntansi
Buku pembantu utang usaha,
buku besar, file permintaan
pemmbelian, file pesanan
pembelian, file laporan
penerimaan.
File voucher utang, buku
pembantu utang usaha, jurnal
pengeluaran kas, akun kas di
buku besar.
Akses
Keamanan fisik aktiva. Batasi
akses hanya ke catatan
akuntansi di atas
Keamanan yang memadai
atas kas. Batasi akses ke
berbagai catatan akuntansi
diatas.
Verifikasi
independen
Bagian utang dengan
merekonsiliasi berbagai
dokumen sumber
sebelum
mencatat kewajiban. Bagian
buku besar merekonsiliasi
akurasi umum proses tersebut.
Peninjauan akhir oleh bagian
pengeluaran kas. Rekonsiliasi
keseluruhan oleh bagian buku
besar. Rekonsiliasi bank
secara berkala oleh kontroler.
|
 24
2.
Seluruh barang yang diterima diverifikasi untuk menetapkan bahwa
kuantitas barang tersebut sama dengan kuantitas barang yang dipesan dan
barangbarang tersebut berada dalam kondisi yang baik.
3.
Seluruh jasa telah diotorisasi sebelum dilakukan dan diawasi untuk
memastikan bahwa jasa-jasa tersebut dilakukan dengan wajar.
4.
Seluruh faktur dari supplier telah diverifikasi berdasarkan urutan waktu
dan telah dicocokkan dengan barang yang diterima atau jasa-jasa yang
telah dilakukan.
5.
Seluruh potongan harga atas pembelian diidentifikasi.
6.
Seluruh retur pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat serta
7.
didasarkan pada jumlah aktual barang yang diretur.
8.
Seluruh transaksi pembelian kredit dan pengeluaran kas dipos ke akun
supplier yang tepat dalam buku besar utang usaha.
Tabel 2.2 tabel fungsi pengeluaran
Fungsi
Unit Organisasi Pemegang Fungsi
1.
Fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
1.
Fungsi pencatatan utama
2.
Fungsi keuangan
3.
Fungsi akuntansi biaya
4.
Fungsi akuntansi umum
5.
Fungsi audit intern
6.
Fungsi penerimaan kas
Bagian pemasaran atau bagian-bagian
lain
Bagian utang
Bagian kasa
Bagian akuntansi biaya
Bagian akuntansi umum
Bagian audit intern
Bagian kasa
|
|
25
2.2.4. Fungsi yang Terkait pada transaksi Siklus Pengeluaran
Fungsi-fungsi yang terdapat didalam siklus pengeluaran
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan
untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan
permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus
mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2.
Pencatatan utama:Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas
keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam
mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini
juga
bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas
dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3.
Fungsi keuangan dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini
bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan
mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung
kepada kreditur.
4.
Fungsi akuntansi biaya dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini
bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya
dan persediaan.
5.
Fungsi akuntansi umum dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini
bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
6.
Fungsi audit intern :Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan
perhitungan kas
(cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil
perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam
buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan
|
|
26
secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan
membuat rekonsiliasi bank scara periodic.
Fungsi dasar sistem informasi akuntansi (SIA) dalam Siklus Pengeluaran :
1.
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
2.
Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
3.
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan
penjagaan atsas sumber daya organisasi.
2.2.5 Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan utama dari siklus pengeluaran menurut Wilkinson (2005) adalah
untuk memfasilitasi pertukaran uang
dengan suppliers atas barang atau jasa
yang dibutuhkan. Adapun tujuan-tujuannya adalah:
1.
Memastikan semua barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan yang
dibutuhkan.
2.
Menerima semua pesanan barang atau jasa dan memastikan semuanya
dalam keadaan yang baik.
3.
Mengamankan barang sampai barang tersebut digunakan.
4.
Memastikan bahwa slip pesanan terkait dengan barang atau jasa adalah
sah dan benar.
5.
Mencatat dan menggolongkan pengeluaran tersebut dengan tepat dan
akurat.
6.
Mengirimkan kewajiban dan pembayaran kas kepada supplier dengan
benar dalam hutang pada buku besar akunansi.
|
|
27
7.
Memastikan bahwa seluruh pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah di autorisasi.
8.
Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan
akurat.
2.2.6 Dokumen dan Transaksi yang Terkait dengan Siklus Pengeluaran
Di
dalam setiap perusahaan pasti memiliki dokumen-dokumen dan
transaksi yang terkait dengan siklus pengeluaran , transaksi yang terkait di
dalam siklus pengeluaran adalah:
1.
Pengeluaran kas
2.
Retur pembelian
3.
Pembelian kredit
Dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pengeluaran (expenditure
cycle) adalah :
1.
Purchase Requisition
(Permintaan Pembelian) :Merupakan formulir
yang digunakan dalam proses pembelian untuk mengotorisasi
pemesanan terhadap barang dan jasa.
2.
Purchase Order (Pemesanan Pembelian) :Merupakan formulir yang
resmi dan dibuat secara rangkap, yang berasal dari permintaan
pembelian.
3.
Receiving Order (Penerimaan Pesanan). :Merupakan dokumen yang
mencatat penerimaan barang.
4.
Supplier’s (Vendor’s) Invoice. :Merupakan dokumen tagihan yang
berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa.
|
|
28
5.
Disbursement Voucher
:Merupakan dokumen di dalam sistem
voucher yang mengakumulasikan invoice dari supplier untuk
pembayaran.
6.
Disbursement Check.
: Merupakan dokumen terakhir dalam siklus
pembelian yang menyediakan pembayaran kepada supplier atas
suatu barang atau jasa.
7.
Debit Memorandum. :Merupakan dokumen yang mengotorisasi
pengembalian atau retur pembelian.
8.
New Supplier (Vendor) Form :Merupakan formulir yang digunakan
dalam pemilihan supplier baru, menunjukkan data mengenai harga,
tipe barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, posisi kredit dan
referensi.
9.
Request for Proposal (or Quotation).
:Merupakan form yang
digunakan dalam prosedur penawaran yang bersaing, menunjukkan
barang atau jasa yang diperlukan dan persaingan harga, jangka
waktu pembayaran dan lain sebagainya.
2.2.7. Resiko Siklus Pengeluaran
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi
pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji,
pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus
dilakukan berikut ini:
|
|
29
1.
Terhadap Transaksi Pembayaran Hutang
A.
Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang
tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan
cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung
voucher dan persetujuannya.
B.
Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan
pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila
telah dibayar
C.
Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah,
dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas
mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
D.
Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan
dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim.
2.
Terhadap Transaksi Pengeluaran kas.
A.
Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang
bemomor urut tercetak.
B.
Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan
dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak
yang bebas
C.
Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang
bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal
pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan
kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
|