2012200730AKBab2001

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Penggajian

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara

teratur kepada seorang atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai

upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi. Perbedaan gaji dan

upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kontrak kerja dan jangka waktu

penerimaannya. Seorang menerima gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir

bulan dan jumlahnya tetap (Haryono, 2003 dalam Rahayu, 2012).

Menurut Sembiring (2008:23) menambahkan bahwa setiap karyawan berhak

atas imbalan (remunerasi) sebagai imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan

perusahaan. Atas jasa yang telah dilakukan oleh karyawan perusahaan memberikan

imbalan yang biasanya berupa gaji atau upah.

Karena gaji merupakan unsur yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan

suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Sistem penggajian merupakan

suatu jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi

mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat

berguna bagi piha-pihak yang memerlukan.

2.1.1 Kegiatan Siklus Penggajian

Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa

diterapkan oleh setiap penggajian yang membayarkan gaji kepada karyawannya,

melalui sistem penggajian (Mardi, 2011:107), berikut dijelaskan tahap-tahap yang

dilakukan :

Melakukan Up-Date File Induk Penggajian

Ada bebeberapa aktivitas yang penting dalam pembaruan data file

penggajian yaitu diantaranya penerimaan tenaga kerja pelaksana,

pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji karyawan, dan

penyesuaian gaji karyawan.

Perubahan data penggajian ini diajukan tepat waktu dan secara tepat

ditampilkan dalam periode pembayaran gaji berikutnya. Catatan pegawai

yang berhenti tidak boleh langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir

tahun membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja

untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut.

Perubahan Tarif dan Pajak

Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian tarif bilama

terjadi perubahan. Namun aktivitas ini jarang terjadi selama belum ada

pengumuman yang resmi dari pemerintah yang menyebutkan adanya

perubahan tarif pajak yang berlaku.

Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran

Informasi datang dalam

berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk

pembayaram dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran yang

dimaksud, yaitu sebagai berikut :

Skema spermbayaran

Bagi karyawan yang mendapatkan oembayaran gaji sesuai dengan jam

kerjanya, maka perusahaan akan menggunkan kartu waktu untuk

mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar. Berdasarkan

kartu ini diperoleh informasi mengenai jumlah jam kerja yang telah

dilakukan pegawai tersebut. Kegiatan ini biasanya diperlakukan hanya

untuk karyawa yang tidak tetap. Pada dasarnya pencatatan kehadiran

karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran

mereka.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

Mengimplementasikan teknologi informasi, untuk lebih efisien proses

pencatatan gaji karyawan, diantaranya mengumpulkan data kehadiran

selama jam kerja sebaiknya dilakukan dengan pendekatan teknologi

informasi sebagai pengganti dokumen kertas. Hal tersebut dapat

mencegah potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan,

erivikasi, dan pmasukan data waktu serta ehadiran pegawai yang

dilakukan manual.

Menyiapkan Daftar Gaji

Setiap bagian memberikan infromsai yang terkait dengan data gaji masing-

masing karyawan, dari mulai daftar kehadiran dan informasi kepegawain

yang telah diperbaharui (bila ada perubahan). Data tersebut kemudian

dicocokan dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang pada unit kegiatan

untuk diserahkan ke departmen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji

karyawan yang bersangkutan.

Pembayaran Daftar Gaji

Pembayaran gaji yang efektif adalah dengan cara memindah buukan ke

rekening karyawan bersangkutan. Hal ini dapat mengurangi pemotongan

gaji yang tidak legal dilakukan, dan karyawan akan merasa lebih aman

setiap periode gaji bahwa dananya direkening sudah ada.

Kalkulasi Kompensasi dan Pajak

Perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku, hasil pemotongan tersebut

akan diserahkan kekantor pajak atas nama karyawan yang bersangkutan.

Berbagai pemotongan yang dilakukan oleh perusahaan secara legal untuk

memudahkan karyawan dari kewajiban terhadap negara.

2.1.2 Prosedur Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:385) jaringan prosedur peggajian terdiri dari:

Prosedur Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan

waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan

daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat

menggunakan daftar hadir biasa, karyawan harus menandatanganinya setiap hadir

dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card

yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time

recorder mechine). Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk

menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong

akibat ketidak hadirannya. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah

karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime),

sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji

saja atau menerima tunjangan lembur.

Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.

Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan

mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,

penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji

karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh

pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum

dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam

daftar gaji.

Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-

departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini

dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan atas waktu kerja yang sesuai

dengan pelaksanannya.

Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi

membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menuliskan cek

guna pembayaran gaji dan upah. Selain itu bagian akuntasnsi melakukan pencatatan

atas trasnsaksi dan mendokumentasikan dengan baik.

2.1.3 Dokumen Terkait dengan Penggajian

Dokumen yang dipakai dalam proses pembayaran gaji (Diana, 2011:182)

antara lain:

Kartu Waktu

Kartu waktu berguna untuk merekam berapa jam hadir karyawan setiap hari

dengan melakukan absen sewaktu datang dan pulang kantor. Sehingga dapat

terdeteksi karyawan mana yang datang tepat waktu dan yang terlambat.

Daftar Gaji

Daftar gaji berisi seluruh gaji karyawan yang terdaftar dalam perusahaan,

berguna untuk mengetahui jumlah gaji setiap karyawan serta perhitungan Pajak

Penghasilan Pasal 21. Daftar gaji juga berguna untuk mengetahui total kas

yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar karyawannya.

Slip Gaji

Daftar gaji berisi rincian komponen gaji yang sekaligus sebagai bukti yang

diberikan kepada karyawan bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran

gaji mereka. Dari slip gaji juga dapat terl2hat jika dalam pembayaran terdapat

salah gaji.

Daftar Transfer

Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah yang diberikan oleh perusahaan

kepada bank untuk melakukan transfer ke rekening setiap karyawan yang akan

menerima gaji.

2.1.4

Fungsi yang Terkait dalam Pengendalian Internal Siklus Penggajian

Menurut Mulyadi (2008:382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem

penggajian adalah:

Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon

karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan

penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan

pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari

catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan

(deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization

form).

Pengelolaan waktu dan penyiapan daftar gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir

bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik

mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh

fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Hal ini mencakup penyiapan

kartu absen oleh pegawai dan laporan ikhtisar ikhtisar penggajian yang

mencakup perhitungan gaji dari seluruh karyawan. Dokumennya pada fungsi

ini terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket).

Aktivitas tersebut harus dikendaliakan dengan memadai untuk mencegah salah

saji.

Pembayaran gaji Karyawan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi

penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi

beban setiap karyawan selama jangka waktu

pembayaran gaji.

Penandatanganan dan distribusi cek aktual harus ditangani semestinya untuk

mencegah pencurian. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek

gaji (payroll check).

Fungsi Keuangan

Dalam sistem penggajian, fungsi keuangan bertanggung jawab untuk

memeeriksa total perhitungan gaji dari dan mengerluarkan cek pembayaran

gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan.

2.1.5 Risiko dalam Proses Penggajian

Kegiatan perusahaan tidak terlepas dari risiko yang dapat menghambat

pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa ancaman dalam siklus penggajian yang

dikemukakan Romney dan Steinbart (2009:533), dalam terjemahan bebas,

diantaranya:

Perubahan Payroll Master File oleh pihak yang tidak berwenang

Apabila gaji, upah, dan atau komisi dasar pada Payroll

Master File yang

digunakan untuk menentukan kompensasi karyawan dipalsukan, beban gaji

akan meningkat. Pembebanan gaji yang tidak sesuai dengan kenyataan akan

menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat sehingga mendorong

pengambilan keputusan yang salah.

Data jam kerja dan kehadiran yang tidak akurat

Data kerja dan kehadiran yang tidak akurat dapat mempengaruhi perusahaan.

Apabila data jam kerja dan kehadiran yang tercatat lebih besar dari kenyataan,

maka beban gaji terlalu besar dan laporan gaji tidak sesuai dengan keadaan

yang sebenarnya.

Pengolahan gaji yang tidak akurat

Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dan iuran atau premi kepada

instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peraturan atau kebijakan-kebijakan

terkait pengurang gaji yang

tidak dikuti dengan pembaharuan tarif dapat

menyebabkan kesalahan perhitungan gaji. Kesalahan dalam perhitungan gaji

menyebabkan bagian payroll harus memperbaiki sistem pengolahan gaji dan

melakukan perhitungan ulang gaji. Apabila perhitungan ulang tidak dapat

diselesaikan secepatnya, maka pembagian gaji karyawan menjadi terhambat.

Keterlambatan pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan

yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivasi kerja karyawan.

Kesalahan perhitungan pengurang gaji, misalnya pajak, dapat menimbulkan

denda bagi perusahaan karena perusahaan gagal melaporkan dan membayar

pajak dengan jumlah yang tepat.

Pencurian atau penipuan saat pembagian cek gaji

Ancaman lain yang dapat terjadi dalam siklus penggajian adalah mengeluarkan

Cek Gaji pada seseorang yang tidak bekerja diperusahaan atau pembayaran gaji

yang masih berlanjut pada karyawan yang telah diberhentikan. Hal ini biasanya

terjadi bila karyawan yang telah diberhentikan tidak dilaporkan kepada bagian

HRD. Siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi

yang signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima oleh karyawan

harus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengaruhi motivasi karyawan

dalam bekerja, sehingga diperlukan pengendalian dalam siklus penggajian.

2.2

Pengendalian Internal

2.2.1

Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Dasaratha V. Rama, Fredrick L. Jones yang diterjemahkan oleh M.

Slamet Wibowo (2008:132) pengendalian internal ialah suatu proses yang

dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya yang dirancang

untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran

kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan

keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Sedangkan Mulyadi (2008:180), mengatakan bahwa pengertian pengendalian

internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen,

dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang

pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1) Keandalan pelaporan keuangan. 2)

Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3) Efektifitas dan efisiensi

operasi.

Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) of Treadway

Commission Report, seperti dikutip oleh Bagnaroff, Moscove, Simkin (2001) yaitu:

A process, effected by a board of directors, management, and other personnel,

designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of

objectives in the following categories-effectiveness and efficiency of

operations,. Reliability of financial reporting, and compliance laws and

regulations Or Internal controls are the tools that managers use (but are often

not taught) to help achieve their business objective in the following categories:

Effectiveness and efficiency of operations

Reliability of financial reporting

Compliance with external laws and regulations

2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal

Pengendalain internal yang dirumuskan pada suatu perusahaan harus

mempunyai beberapa tujuan, sesuai dengan definisi yang dikemukakan oleh Mardi

(2011:59), maka dapat dirumuskan tujuan dari pengendalian internal, yaitu:

menjaga keamanan harta milik perusahaan;

memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi;

meningkatkan efisiensi operasional perusahaan; dan

membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu adanya syarat tertentu yang digunakan

sebagai unsur pendukung agar pengendalian internal dapat diterapkan dengan baik.

Pendapat lain diungkapkan oleh Alvin A. Arens, Randal J. Elder, dan Mark E.

Beasley (2003:4) yang menjelaskan bahwa tujuan pengendalian intenral adalah

sebagai berikut :

Adanya transaksi yang dicatat (keberadaan)

Transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan)

Transaksi yang dicatat dinyatakan pada jumlah yang benar (akurasi)

4. Transaksi digolongkan dengan benar (klasifikasi)

5. Transaksi yang dicatat pada tanggal yang benar (tepat waktu)

6. Transaksi yang dicatat kemudian disertakan dengan benar dalam berkas

induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran)

2.2.3 Unsur Pengendalian Internal

Mardi (2011:60)

menjelaskan unsur dari sistem pengendalian internal terdiri

dari:

Struktur organisasi

Suatu kerangka yang memisahkan fungsi, menjelaskan tanggung jawab serta

tugas dari masing-masing tingkatan unit yang dibentuk. Hal ini bertujuan untuk

menciptakan pengendalian antar fungsi secara maksimal.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Uraian tugas didukung dengan prosedur yang berbentuk peraturan pelaksanaan

tugas disertai dengan penjelasan pihak-pihak pemberi otorisasi. Prosedur yang

baik harus melewati otorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk mengesahkan

setiap kegiatan atau transaski yang dilakukan. Setiap dokumen harus

dilengkapi dengan paraf atau tanda tangan dari pihak pemberi otorisasi agar

dokumen tersebut memiliki bukti yang sah.

Pelaksanaan Kerja yang Sehat

Pelaksanaan tata cara kerja yang sehat dapat mendukung tercapainya tujuan

pengendalian internalal yang baik. Unsur kehati-hatian

sangat penting untuk

menjaga agar tidak terjadi transaki yang ditangani oleh satu orang dari awal

sampai akhir. Karyawan harus di rolling

setiap waktu yang telah ditentukan,

melaksanakan tugas yang diberikan, memeriksa kekurangan dalam

pelaksanaan, serta menghindari kecurangan.

Dokumen dan catatan yang memadai

Dalam setaip proses atau transaksi harus dilengkapi dengan dokumen sebagai

bukti nyata atas suatu transaksi dilakukan. Kelengkapan dokumen tersebut

dapat dikatakan memadai apabila telah melewati otorisasi serta kelengkapan

bukti yang dibutuhkan.

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway atau COSO

yang meliputi unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah:

Lingkungan pengendalian (control environment)

Dimana suasana organisasi yang mempengaruhi kesadaran penguasaan (control

consciousness) dari seluruh pegawainya. Lingkungan pengendalian ini

merupakan dasar dari komponen lain karena menyangkut kedisiplinan dan

struktur.

Penaksiran resiko (risk assestment)

Proses mengidentifikasi dan

menilai resiko-resiko yang dihadapi dalam

mencapai tujuan. Setelah teridentifikasi, manajemen harus menentukan

bagaimana mengelola/mengendalikannya.

Aktivitas pengendalian (control activities)

Kebijakan dan prosedur yang harus ditetapkan untuk meyakinkan

manajemen

bahwa semua arahan telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian ini diterapkan

pada semua tingkat organisasi dan pengolahan data.

Informasi dan komunikasi (information and communication)

Dua elemen yang dapat membantu manajemen melaksanakan tanggung

jawabnya. Manajemen harus membangun sistem informasi yang efektif dan

tepat waktu. Hal tersebut antara lain menyangkut sistem akuntansi yang terdiri

dari cara-

cara dan perekaman (records) guna mengidentifikasi,

menggabungkan, menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan

transaksi yang timbul serta dalam rangka membuat pertanggung jawaban

(akuntabilitas) asset dan utang-utang perusahaan.

Pemantauan (monitoring)

Suatu proses penilaian sepanjang waktu atas kualitas pelaksanaan pengendalian

internal dan dilakukan perbaikan jika dianggap perlu.

2.2.4

Pengendalian Internal Siklus Penggajian

Dalam siklus penggajian ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan

untuk menilai pengendalian internal yang telah diterapkan apakah sudah cukup

memadai.

Berikut adaalah tujuan-tujuan yang harus dicapai dalm penerapan

penegndalian internal siklus penggajian menurut Romney dan Steinbart (2009:532) :

Otorisasi yang tepat pada semua transaksi penggajian.

Semua transaksi yang tercatat sah.

Semua transaksi penggajian yang sah telah dicatat.

Semua transaksi penggajian telah dicatat secara akurat.

Mematuhi dan melaksanakan peraturan pemerintah yang berlaku

mengenai penyetoran pajak dan pelaporan gaji.

f. Aset-aset telah dilindungi dari pencurian.

Aktivitas siklus penggajian dan kepegawaian telah dilakukan secara

efektif dan efisien.

2.3

Penelitian Terdahulu

Dwi Ratna Sari (2012) dalam penelitiannya yang berjudul “ANALISIS

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PENGGAJIAN PADA PT.

GOSEPA TOUR & TRAVEL”. Hasil penelitian menunjukan bahwa prosedur

penggajian pada PT.GTT melibatkan administrasi, manager administrasi, manager

keuangan

dan kasir.

Hal tersebut dapat terlihat dari adanya pemisahaan tugas dan

tanggung jawab dalam struktur organisasi. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

yang baik. Dan juga terlaksananya praktik kerja yang sehat dalam melaksanakan

tugas tiap masing-masing bagian dalam perusahaan. Hal yang masih perlu perbaikan

dalam penelitian ini adalah otorisasi yang dilakukan oleh satu bagian dengan

menangani satu transaski, yaitu pada pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji

dilakukan oleh bagian yang sama yaitu manager keuangan. Sehingga dapat

menimbulkan peluang penggelapan dana yang dapat merugikan perusahaan.

Yunita Danke (2012) dalam penelitiannya yang berjudul “ANALISIS

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS

PENGGAJIAN DALAM RANGKA EFEKTIVITAS PENEGNDALIAN

INTERNAL (STUDI KASUS PADA PERUSAHAAN PLASTIK INJECTION).

Hasil penelitian menunjukan bahwa masih terdapat kekurangan pada dokumen yang

terkait dalam proses penggajian, sehingga dapat menyebabkan ketidakakuratan

informasi dan kesalahan penggajian. Temuan lain adalah masih sering terjadi

kesalahan perhitungan gaji yang diberikan pada karyawan dan masih ada pengerjaan

tugas dan tanggung jawab yang tidak sesuai degan yang telah ditugaskan pada

masing-masing bagian.

Elizabeth Tiur Manurung dan Fidelis Apriani (2012) dalam penelitiannya

yang berjudul “EVALUASI PENGENDALIAN INTERN PADA SILUS

PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN UNTUK MENENTUKAN RISIKO

FRAUD

(STUDI KASUS PT. WORLD YAMATEX SPINNING MILLS). Hasil

penelitian menunjukan bahwa pengendalian internal yang diterapkan pada

perusahaan telah memadai, terlihat dengan adanya pemanfaatan perkembangan

teknologi yang digunakan pada pencatatn waktu kehadiran sehingga data yang

diperoleh semakin akurat. Otorisasai dan pemisahaan fungsi juga sudah dijalankan

dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berjalan sehingga menghindari

terjadinya penyalahgunaan wewenang. Perusahaan juga telah menerapkan sistem

wistle blowing dimana apabila terjadi keganjalan dalam suatu laporan maka akan

ditindak lanjuti untuk diselidiki kesalahan yang terjadi.