2013100065SIBab2001

BAB 2

LANDASAN TEORI

2. 1Teori – Teori Umum

2.1. 1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP)

merupakan kumpulan dari beberapa

sistem informasi yang saling terintegrasi. Seperti

Joseph & Li

(2008, hal. 1-21)

mengatakan bahwa, “information systems packages that integrate information and

information-based processes within and across functional areas in an organization”.

ERP merupakan sebuah konsep yang menerapkan teknologi informasi untuk

dapat membantu pihak menejemen agar dapat memiliki data dari lintas fungsional

untuk keperluan analisis (Mehrjerdi, 2010, hal. 308).

ERP merupakan perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh informasi di

perusahaan. Hal ini didukung oleh

Mimin Nur Aisyah

(2011, hal. 41)

yang

mengatakan, “ERP is a software package which integrates all the information

through a company such as financial and accounting information, human resources

information, supply chain information and customer information.”

Pada awalnya ERP dikembangkan untuk memfasilitasi proses bisnis

manufacturing seperti, bahan mentah, inventory control, order entry, dan distribusi.

ERP pada saat ini tidak mencakup customer relationship management (CRM) yang

memungkinkan organisasi untuk mendapatkan

informasi pelanggan secara spesifik.

Kemudian ERP dievolusi untuk mencakup administrasi, penjualan, pemasaran, dan

proses sumber daya manusia. Hal ini diperkuat oleh Kelly, dan Casey

(2010, hal.

292)

yang mengatakan, “ ERP system evolved to include administrative, sales,

marketing, and human resources processes”.

Gambar 2. 1 ERP System ( (Rainer & Cegielski, 2010, hal. 293)

Gambar 2.1 menunjukan sistem ERP yang sudah mengalami perubahan.

Berdasarkan gambar di atas, sistem ERP telah mencakup berbagai modul yang

terbagi menjadi financial management, operations management, dan human resource

management. Hal ini diperkuat oleh pendapat Kelly, dan Casey (2010, hal. 292) yang

mengatakan bahwa “ ERP systems include a variety of module, which are divided

into core ERP modules ( financial management, operations management, and human

resource management).”

2.1. 2

SAP

SAP didirikan pada tahun 1972 oleh 2 mantan pegawai IBM, yaitu : Hasso

Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans Werner

Hektor. Visi mereka membangun SAP adalah untuk mengembangkan standart

aplikasi perangkat lunak untuk memproses bisnis secara real-time. SAP berpusat di

Weinheim, Jerman, dengan kantor utamanya di dekat Mannheim (Anonim, 2006, hal.

1-2).

2.1. 3

SAP Business One

SAP Business One merupakan sebuah aplikasi bisnis yang mudah digunakan

dan merupakan solusi pengelolaan operasional yang mencakup ukuran bisnis dari 10

sampai 100 pegawai. Solusi ini sederhana tetapi kuat, yang memungkinkan sebuah

tampilan yang lengkap dan cepat, baik untuk operasi bisnis maupun aktifitas

pelanggan (Anonim, 2006, hal. 1-27).

SAP telah menjadi produk standard dalam area ERP, dan tidak biasanya

pelanggan dalam ukuran besar bergantung pada suppliers mereka untuk

mengembangkan dan mengimplementasikan SAP yang sama dengan mereka.

Dengan SAP Business One, perusahaan dengan ukuran small-to-medium

dapat

menggunakan SAP dan memenuhi kualitas kebutuhan. Pendapat kami ini diperkuat

oleh

Teufel, Nam, & Heun

(2005, hal. 3)

yang mengatakan bahwa “ with SAP

Business One the small-to-medium sized company can afford SAP and fulfill such

quality requirements”.

Gambar 2. 2 SAP Business One offers a compact yet powerful ERP Solution (Teufel,

Nam, & Heun, 2005, hal. 3)

Gambar 2.2 menawarkan functional overview dari intergrated solution, di

mana SAP Business One dilengkapi dengan fungsi terstandarisasi yang dibutuhkan

oleh perusahaan small-to-medium. Dan proses area yang terdapat pada gambar di

atas menunjukan proses yang paling banyak terdapat di perusahaan, di mana proses

area ini dapat difasilitasi dengan SAP Business One yang menawarkan solusi singkat

untuk mid-sized customer

dan telah didesain untuk memenuhi kebutuhan spesifik

customer pada level ini. Teufel, Nam, & Heun (2005, hal. 5) mengatakan, “ SAP

Business One is intended as a compact solution for the mid-sized customer and has

been designed to meet the specific needs of this level customer”.

Meskipun SAP Business One tidak mencakup kemampuan SAP R/3 secara

keseluruhan, SAP Business One tetap merupakan rangkaian ERP yang lengkap.

2.1. 4

Sales

Baldwin

(2010, hal. 12)

mengatakan bahwa, “like other organizational

processes—sales is not a silo. Sales relies on collaboration with other departments,

including marketing and engineering, in addition to insight gained from previous

sales efforts”. Sehingga dapat dikatakan sales merupakan kolaborasi dari berbagai

departemen yang meliputi bagian marketing, dan gudang dengan tujuan untuk

mencapai suatu keuntungan.

Syahrul dan Muhammad Afdi Nizar (2000, hal. 716)

mengatakan bahwa, “

penjualan adalah pendapatan yang diterima dari pertukaran barang atau jasa dan

dicatat untuk satu periode akuntansi tertentu, baik berdasarkan kas (sebagaimana

diterima) atau berdasarkan akura; (sebagaimana diperoleh)”.

2.1. 5

SAP HANA

SAP HANA adalah visi SAP untuk in-memory computing. Berdasarkan

beberapa teknologi yang ada, SAP HANA merupakan sistem database yang didesain

untuk meningkatkan kecepatan akses database ketika membaca data dan tidak

memperlambat penginputan data (Walker, 2012, hal. 4).

SAP HANA menggunakan teknologi berbasis in-memory computing yang

memungkinkan pengolahan data dalam jumlah besar pada memori utama untuk

memberikan hasil langsung dari analisis dan transaksi. Data yang akan diproses

idealnya data real-time (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 9).

Gambar 2. 3 SAP HANA architecture (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23)

Database pada SAP HANA terdiri dari dua engine yaitu:

Column-based store, menyimpan data relasional dalam

kolom. Mengoptimalkan tabel

dengan jumlah data yang sangat

besar, yang dapat dikumpulkan secara real-time dan digunakan

dalam operasi analitis. (Vey, Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23)

Row-based store, menyimpan data relasional dalam

baris. Mengoptimalkan operasi insert

dan update pada database.

Memiliki tingkat kompresi yang rendah, dan memiliki performa

dalam memproses query

masih dibawah column-based store (Vey,

Bachmaier, & Krutov, 2013, hal. 23).

2. 2

Teori – Teori Khusus

2.2. 1

Gambaran SAP B1

Gambar 2. 4 SAP Business One Provides Comprehensive Integration (Anonim,

2010, hal. 9)

SAP B1 hadir untuk memberikan solusi atas masalah yang dapat

menghambat proses bisnis perusahaan seperti information gap dan process gap.

Information gap yang dimaksudkan di sini adalah kurangnya waktu yang dibutuhkan

untuk informasi bisnis dalam menjalankan bisnis secara efisien.

Sedangkan process gap muncul ketika adanya proses bisnis yang tidak

terotomatisasi, dan otomatisasi berhenti pada suatu aplikasi dan harus secara manual

dipindahkan ke aplikasi lain. Dalam hal ini biasanya process gap diatasi dengan

memasukan kembali suatu informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Untuk mengatasi kedua hal di atas, perusahaan dapat menggunakan SAP B1.

Gambar 2.2

menunjukan bagaimana SAP B1 memberikan arus informasi yang

efektif dan integrasi yang lengkap dari satu proses ke proses lainya, sehingga

information gap dan process gap dapat dihilangkan.

Proses penjualan yang berjalan dalam SAP B1 dimulai dari adanya

permintaan untuk barang atau jasa yang akan dijual. Kemudian setelah transaksi

penjualan terjadi akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang dan akan berlanjut ke

proses penagihan terhadap barang atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.

Gambar 2. 5 Proses penjualan dalam SAP B1 (Anonim, 2010, hal. 91)

Gambar 2.5

menunjukan proses penjualan yang ada di dalam SAP B1.

Di bawah ini adalah penjelasan dari gambar di atas (Anonim, 2010, hal. 92) :

Sales Quotation

merupakan sebuah penawaran atau proposal yang berisi perjanjian harga

atas barang atau jasa tertentu yang akan diajukan kepada pelanggan atau

atasan jika disetujui.

Sales Order

Sebuah perjanjian dari pelanggan atau atasan untuk pembelian harga

dengan jumlah dan harga yang telah desepakati.

Delivery

Mengindikasikan proses pengiriman barang telah muncul.

Return

Digunakan ketika pelanggan mengirim kembali barangnya atau untuk

membenarkan kesalahan yang ada pada dokumen sebelumnya sebelum

A/R Invoice di-post.

A/R Invoice

Merupakan satu-satunya dokumen yang harus dibuat dalam proses

penjualan. Dokumen ini digunakan sebagai permintaan pembayaran dan

pencatatan pendapatan dalam laporan laba rugi.

A/R Invoice Plus Payment

Merupakan bagian dari dokumen A/R Invoice yang digunakan untuk

proses penjualan cash terhadap one-time customer.

A/R Credit Memo

Digunakan ketika pelanggan mengirimkan kembali barangnya dan A/R

Invoice sudah dibuat atau untuk membenarkan kesalahan yang ada dalam

A/R Invoice.

A/R Down Payment Invoice

Dokumen ini digunakan untuk skenario prabayar. Jumlah prabayar

tersebut dicatat dalam pre defined liability account

dan dipindahkan ke

revenue account ketika down payment telah diaplikasikan dalam A/R

Invoice standart. Dokumen ini tidak mempengaruhi inventory.

Tabel 2. 1 Pengaruh Sales Document Terhadap Accounting dan Inventory (Anonim,

2010, hal. 117)

Sales Document

Dampak Akuntansi

Dampak Inventory

Sales Quotation

Sales Order

Mengurangi available

stock

Menambah committed

quantity

Delivery

Jika menggunakan sistem

pencatatan perpetual maka

akan terjadi pencatatan

COGS pada persediaan

barang

Mengurangi jumlah

stock sebenaranya

Mengurangi committed

quantitiy

Return

Melakukan pencatatan akun

inventory return pada

COGS jika menggunakan

sistem pencatatan perpetual

Menambah stok barang

sebenaranya

Sales Document

Dampak Akuntansi

Dampak Inventory

A/R Invoice

Jika pembuatan berdasarkan

delivery

maka terjadi

pencatatan piutang dagang

terhadap pelanggan pada

keuntungan penjualan

Jika pembuatan tidak

berdasarkan delivery maka

dilakukan juga pencatatant

terhadap COGS pada

persediaan

Akan terjadi pencatatan

pengurangan stock

sebenarnya jika A/R

Invoice tidak dibuat

berdasarkan delivery

A/R Invoice plus

Payment

Piutang dagang pelangga

pada penjualan

COGS pada persediaan

Kas pada piutang dagang

pelanggan

Ketiga posting diatas

diposting ketika terjadi

pembuatan dokumen A/R

Invoice plus payment

Mengurangi persediaan

barang dagang

A/R Credit Memo

Akan terjadi pencatatan

COGS pada piutang dagang

pelanggan

Menambahkan jumlah

barang sebenarnya

A/R Reserve

Invoice

Pencatatan piutang dagang

pelanggan pada keuntungan

penjualan akan dicatat

ketika dokumen dibuat

Menambahkan

committed inventory jika

dokumen tidak dibuat

berdasarkan Sales Order

A/R Down Payment

Akan terjadi pencatatan

piutang dagang pelanggan

pada credit liability ketika

A/R Down Payment dibuat

Tabel 2.1 menunjukan dampak yang akan muncul terhadap accounting

dan inventory apabila dokumen-dokument yang ada di atas dibuat dalam SAP

B1.

2.2.1. 1 Sales Quotation

Tabel 2. 2

Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Penawaran

(Anonim,

2010, hal. 98)

Proses

Fitur

Kelebihan

Penawaran

Sales Quotation

Dapat dibuat baik untuk atasan

maupun pelanggan.

Dapat dibuat langsung di SAP B1

ataupun di MS Outlook yang telah

terintegrasi dengan SAP B1.

Dapat melakukan perhitungan gross

profit dan bobot maupun volume

suatu barang.

Dapat melakukan perubahan pada

saat dibutuhkan.

Sales Quotation merupakan sebuah proses di mana proses tawar

menawar antara pelanggan dengan bagian penjualan perusahaan

berlangsung.

Kesepakatan yang terjadi akan dicatat dalam sales quotation, di mana dokumen

ini dapat dijadikan referensi untuk proses penjualan. Tabel 2.2 adalah fitur

serta kelebihan yang ada dalam proses penawaran.

2.2.1. 2 Sales Order

Tabel 2. 3

Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Penjualan Barang

(Anonim, 2010, hal. 99-104)

Proses

Fitur

Kelebihan

Pembuatan Sales

Order

Sales Order

dapat mengkomit sejumlah spesifik

batch untuk pelanggan.

Batch yang

telah dikomit tidak

dapat digunakan untuk sales order

lain.

Proses

Fitur

Kelebihan

Pengecekan stok

barang

Item Availability

Check

Dapat dimunculkan secara otomatis

apabila quantity yang diinput pada

sales order lebih besar dari stok

yang tersedia.

Memberikan sejumlah pilihan

kepada user

sebagai solusi

kurangnya stok untuk sales order.

Penjualan

langsung

Drop Shipment

Ketika ada pembuatan sales order

sistem akan langsung

merekomendasikan pembuat

purchase order

User hanya perlu memilih barang,

harga, dan vendor.

Dengan fitur ini barang langsung

dikirim dari vendor ke pelanggan.

Fitur ini tidak mempengaruhi

inventory.

Fitur ini tidak akan menambah

commited stock.

Setelah tercapai kesepakatan antara pelanggan dengan bagian penjualan

dalam proses penawaran, maka selanjutnya akan dilanjutkan dengan transaksi

penjualan. dokumen penjualan dapat dibuat berdasarkan sales quotation ataupun

adanya permintaan langsung dari pelanggan. Tabel 2.3 menunjukan fitur serta

kelebihan SAP B1 untuk proses penjualan.

2.2.1. 3 Delivery

Tabel 2. 4

Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Pengiriman Barang

(Anonim, 2010, hal. 104-106)

Proses

Fitur

Kelebihan

Pengambilan dan

pengepakan barang

Pick and Pack

Manager

Untuk menangani proses

pengambilan barang.

Memungkinkan untuk

mengeluarkan beberapa atau

semua barang ke pick list.

Meperbolehkan pengambilan

barang baik sebagian maupun

seluruhnya.

Pada proses ini pembuatan

delivery boleh dilakukan.

Pembuatan delivery

Delivery

Dapat dibuat dari sales order

atau sales quotation melalui

“copy-to” drop-down list.

Dapat dibuat dari beberapa

orders atau quotations.

Dapat melihat struktur

pengepakan barang.

Dapat mengalokasikan barang

dan jumlah ke tipe pengepakan

tertentu.

<optional> proses

pengembalian

barang

Return

Ketika dokumen return telah di-

posting, jumlah inventory

langsung diperbaharui.

Nilai inventory otomatis akan

diperbaharui sesuai harga asli

barang tersebut ketika dokumen

return di-posting.

Setelah transaksi penjualan dilakukan dan dokumen penjualan telah

dibuat, maka selanjutnya akan dilakukan proses pengiriman barang. Sebelum

barang dikirim biasanya ada proses pengambilan dan pengepakan barang-barang

yang akan dikirim ke pelanggan. Tabel 2.4 menunjukan fitur serta kelebihan

SAP B1 yang ada dalam proses pengiriman.

2.2.1. 4 A/R Invoice

Tabel 2. 5

Fitur dan Kelebihan SAP B1 dalam Proses Pengiriman Barang

(Anonim, 2010, hal. 106-111)

Proses

Fitur

Kelebihan

Pembuatan A/R

Invoice

A/R Invoice

Dapat

dibuat dari satu atau beberapa

sales quotation, sales order, atau

delivery.

Dapat dibuat secara langsung pada menu

A/R Invoice.

Setelah dokumen di-post, dokumen tidak

dapat dihapus atau diubah karena ini

merupakan dokumen accounting yang

resmi.

Tagihan yang hanya berisi pajak boleh

di-post dengan menggunakan fungsi ‘tax

only’.

Memperbolehkan barisan negatif untuk

mencatat kredit atau pengembalian

barang oleh pelanggan.

Pembuatan A/R

Invoice Plus

Payment

A/R Invoice

Plus

Payment

Informasi mengenai one-time customer

langsung terisi, dan diperbolehkan untuk

menambahkan jika diperlukan.

Pembayaran sebagian tidak

diperbolehkan.

Begitu dokumen ini di-post, jurnal

accounting

dan

inventory yang

berhubungan akan diproses secara

otomatis.

Proses

Fitur

Kelebihan

Pembuatan A/R

Credit Memo

A/R Credit

Memo

Setelah A/R credit memo di-post, jumlah

inventory meningkat, akun pelanggan

dikredit, akun pendapatan diperbaiki

dengan jumlah yang sama.

Pajak penjualan juga diperbaiki secara

otomatis.

Dapat dibuat dari A/R Invoice yang ada

atau dari dokumen return.

Dapat dibuat untuk non-inventory items

(services).

Proses pembuatan

A/R Down Payment

A/R Down

Payment

Dapat dibuat dengan atau tanpa referensi

ke sales order.

Pada saat mengaplikasikan A/R Down

Payment

ke A/R Invoice,

jumlah

penarikan dapat diambil semua atau

diambil sebagian sesuai tagihan.

Proses Dunning

The Dunning

Wizard

Merupakan fitur untuk mengirimkan

pesan kepada customer jika customer

terlambat melakukan pembayaran

Setelah proses pengiriman dilakukan, maka proses selanjutnya akan

dilanjutkan ke proses penagihan. Proses penagihan ke pelanggan menggunakan

dokumen A/R Invoice. Selain digunakan untuk penagihan pembayaran terhadap

pelanggan A/R invoice juga digunakan sebagai pencatatan pendapatan dalam

laporan laba rugi. Tabel 2.5 menunjukan fitur dan kelebihan SAP B1 dalam

proses penagihan.

2.2. 2 Incoming Payment

Penerimaan pembayaran dalam SAP Business One dapat diterima dalam

4 cara, yaitu :

Cash

Cek

Kartu Kredit

Transfer Bank

SAP Business One dapat meng-cover seluruh pembayaran tersebut dengan cara

yang secara garis besar sama baik pembayaran untuk 1 A/R Invoice

maupun

pembayaran yang dilakukan oleh seorang pelanggan untuk dua atau lebih A/R

Invoice (Anonim, 2010, hal. 60).

2.2. 3 Sales Opportunities

Sales Opportunities

adalah sebuah fitur di dalam SAP Business One

untuk mengetahui perkembangan seorang calon pelanggan untuk menjadi

seorang pelanggan tetap.

Gambar 2. 6 Proses Sales Opportunity secara keseluruhan (Anonim, 2010, hal. 161)

Step 1 : Setting sales-related information

Manager Sales memasukkan

informasi informasi yang penting seperti tahap

tahap agar sales berhasil maupun

gagal. Informasi ini untuk membantu

perkiraan penjualan. Laporan adalah kunci untuk penjualan, dan pengaturan

Sales Opportunity

dalam SAP Business One berhubungan hampir secara

keseluruhan untuk laporan.

Seperti, apa yang ingin dipantau? Apa yang ingin

diketahui? Apakah perlu laporan untuk mengetahui siapa

saingan saingan

perusahaan? Informasi ini perlu dimasukkan supaya laporan dapat membantu

untuk memantau seluruh proses penjualan yang penting.

Step 2 : Managing Sales Opportunities

Bagian sales

memasukkan dan mengatur sales opportunities

sesuai dengan

proses penjualan. Semakin detail informasi yang dimasukkan, maka akan

semakin detail juga laporan yang akan diterima. Contoh tindakan untuk Sales

Opportunities yang perlu dicatat adalah menelepon, e-mail dan lainnya.

Step 3 : Reporting

Laporan dari Sales Opportunity memberikan informasi seperti kemungkinan

mendapatkan atau kehilangan calon pelanggan, perkiraan penjualan, dan lainnya.

2.2. 4 Pick and Pack Manager

Proses Pick and Pack adalah proses optional

dalam siklus penjualan.

Apabila perusahaan memiliki gudang yang besar dan memiliki orang orang

khusus untuk mengumpulkan barang, mengemasnya dan mengirimnya maka

pick and pack akan sangat berguna. Pick and Pack

akan mencari Sales Order

yang statusnya masih Open ataupun Reserve Invoice yang sesuai dengan tanggal

pengiriman dan prioritas. Apabila barangnya tersedia, maka pick and pack akan

terbuat dan barang siap untuk diambil dan dikirim. Dapat juga diatur supaya

pembuatan pick and pack dilakukan secara manual (Anonim, 2010, hal. 105).

2.2. 5 Accelerated Implementation Program (AIP)

Gambar 2. 7 Accelerated Implementation Program (AIP) Methodology (Anonim,

2010, hal. 1-14)

Accelerated Implementation Program (AIP)

merupakan suatu

metodologi yang terstandarisasi untuk membantu proses implementasi

SAP Business One. AIP terdiri dari perencanaan proyek dan perkiraan untuk

standard instalasi. Accelerated Implementation Program (AIP)

menyediakan

metodologi implementasi yang luas untuk partner partner SAP Business One.

Metodologi ini menyediakan informasi yang rinci tentang bagaimana

menyelesaikan dengan sukses dan mengelola proses implementasi SAP Business

One.

Hal ini diperkuat oleh kutipan berikut “SAP Business One Accelerated

Implementation Program provides a comprehensive implementation

methodology for SAP Business One Partners. The SAP Business One

Accelerated Implementation Program contains detailed information on how to

successfully complete and manage the implementation of SAP Business One.”

(Anonim, 2010, hal. 1-13).

Accelerated Implementation Program (AIP)

memiliki lima tahap yang

digunakan untuk membantu kesuksesan dan memudahkan proses implementasi

SAP Business One. Berikut adalah 5 tahap implementasi yang digunakan

menurut (Anonim, 2010, hal. 1-11) :

Project Preparation

Pada tahap ini dilakukan kick-off meeting bersama dengan client dan harus

sudah dipastikan bahwa client sudah membentuk project team dan proyek

ini harus mendapat persetujuan dan didukung oleh pemilik perusahaan atau

sponsor.

Business Blueprint

Tujuan dari tahap ini adalah mengumpulkan rincian permintaan bisnis yang

diperlukan client dan memetakannya ke dalam SAP Business One.

Project realization

Tujuan dari tahap ini adalah mengimplementasikan permintaan bisnis dari

client

ke dalam SAP Business One. Hal ini dapat melibatkan perubahan

peran dan pekerjaan user.

Final Preparation

Tujuan dari tahap ini adalah menyiapkan client dan client system

untuk

menggunakan sistem dalam produksi, hal ini dapat mencakup pelatihan dan

pengujian terhadap sistem yang baru.

Go-Live and Support

Tujuan dari tahap ini adalah menyerahkan sistem SAP Business One yang

telah dikonfigurasi kepada client. Setelah ini masih tetap dilakukan

pemantauan terhadap client sampai sistem berjalan dengan baik.

2.2. 6

Project Preparation

Fase ini merupakan jembatan penghubung antara akhir dari penjualan

produk dan awal dari mulainya implementasi. Tujuan dari fase ini adalah untuk

merencanakan dan mempersiapkan secara internal proyek implementasi SAP

Business One.

Gambar 2. 8 Project Preparation Phase - Tasks (Anonim, 2010, hal. 2-5)

Seperti yang terlihat pada gambar 2.6

tugas tugas yang dilakukan pada

tahap Project Preparation adalah:

Menghadiri pertemuan penjualan.

Terlibat dalam persiapan kick-off

meeting

dengan client. Hal ini penting

karena kick-off meeting

bertujuan untuk menentukan ruang lingkup proyek

dan juga memberikan kesempatan untuk mendapatkan komitmen dari sponsor

client agar menyediakan sumber daya yang diperlukan.

Menghadiri kick-off meeting

untuk mendengarkan, bertanya, dan

mendemostrasikan SAP Business One

apabila memungkinkan, dan

mengumpulkan high-level requirements dari client.

Menginstall SAP Business One dalam test system

pada client

dengan

database

demo sehingga dapat didemokan proses standard dalam fase AIP

selanjutnya.

2.2. 7

Business Blueprint

Tahap ini fokus pada tugas utama dalam proses implementasi yaitu

mengumpulkan requirements dan memetakannya ke SAP Business One dalam

dokumen business blueprint.

Gambar 2. 9 Business Blueprint Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 3-5)

Seperti yang terlihat pada gambar 2.7

tahap business blueprint

merupakan tahap di mana satu atau lebih requirements dikumpulkan untuk

mendefinisikan dan menganalisa proses bisnis client dan kebutuhan fungsional

individu.

Hasil dari tahap ini adalah business blueprint yang memetakan

kebutuhan client ke konfigurasi SAP Business One. Tahap ini juga harus

memperhatikan tujuan proyek serta melakukan perbaikan terhadap seluruh

proyek jika diperlukan. Perencanaan proyek juga harus dinilai dan diperbaiki

apabila penambahan diluar scope dibutuhkan. Setelah itu dibuatlah business

blueprint untuk disajikan sebagai panduan

teknikal dan fungsional selama tahap

implementasi SAP Business One dilakukan.

2.2. 8

Project Realization

Tujuan dari tahap project realization adalah untuk mengimplementasikan

semua kebutuhan bisnis yang telah didefinisikan pada tahap sebelumnya dan

yang telah didokumentasikan dalam business blueprint (Anonim, 2010, hal. 4-1).

Gambar 2. 10 Project Realization Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 4-5)

Gambar 2.8 menunjukan tugas-tugas yang dilakukan pada tahap project

realization.

Tahap ini meliputi tugas management proyek dan tugas teknikal.

Pada tahap ini tugas yang dilakukan adalah mengelola proyek seperti membuat

pelatihan untuk end user karena mereka belum pernah menggunakan sistem

tersebut. Kemudian membuat pengaturan terhadap sistem produksi seperti

menginstal SAP Business One. Untuk memastikan agar sistem dapat diterima

oleh client, maka perlu dilakukan pengujian terhadap validasi sistem. Setelah

sistem sesuai dengan keinginan client, maka perlu diadakan pengujian terhadap

sistem tersebut. Setelah itu perlu dibuat perencanaan untuk cut-over

dan

dukungan agar sistem baru dapat bekerja dengan baik.

2.2. 9

Final Preparation

Gambar 2. 11 Final Preparation – Task (Anonim, 2010, hal. 6-5)

Setelah pengujian terhadap sistem telah dilakukan, maka tahap

selanjutnya yang harus dilakukan adalah memastikan client user dan client

system dipersiapkan untuk produksi. Gambar 2.9

merupakan tugas-tugas yang

dilakukan pada tahap final preparation.

Tugas – tugas yang dilakukan pada tahap final realization ini adalah :

Memastikan semua masalah muncul dan didokumentasikan selama pengujian

sistem.

Untuk menyampaikan pelatihan terhadap end user dan system administrator.

Menginstal SAP Business One client pada end user workstation.

2.2. 10

Go-Live and Support

Setelah client system sudah dapat digunakan, maka diperlukan peran

untuk mendukung client di mana peran ini berfungsi untuk segera

menyelesaikan masalah yang muncul pada sistem baru. Gambar 2.9 menunjukan

tugas-tugas yang dilakukan pada tahap go-live and support.

Gambar 2. 12 Go-Live and Support Phase – Task (Anonim, 2010, hal. 7-6)

Pada tahap ini tugas- tugas yang harus dilakukan adalah :

Memberikan dukungan on-site selama periode awal setelah go-live. Hal ini

terus dilakukan sampai masalah pada post go-live telah diselesaikan.

Memberikan dukungan dan system administration ke tim client.

Meninjau kembali milestones dan secara resmi menutup proyek. Hal ini

ditandai dengan tanda tangan dari client.

Mengadakan pertemuan dengan client untuk melakukan peninjauan

kembali dan mengoptimalkan sistem.

2.2. 11 Metodologi Adopsi Perusahaan ( PT. Visi-Intech)

PT Anugrah Visi Inti Technology menggunakan metodologi AIP sebagai

acuan dalam melakukan implementasi sistem SAP Business One ke client-nya.

Namun metodologi AIP tersebut tidak digunakan seluruhnya oleh PT. Visi-

Intech. Mereka melakukan modifikasi terhadap metodologi tersebut sesuai

dengan kebutuhan PT.Visi-Intech.

Gambar 2. 13 Metodologi PT.Visi-Intech Adopsi Metodologi AIP

Metodologi adopsi perusahaan (PT. Visi-Intech) ditunjukan pada gambar

2.11. metodologi ini tetap memiliki 5 tahapan, namun tidak semua task dalam

metodologi AIP diambil oleh PT.Visi-Intech. Berikut adalah task yang diadopsi

PT.Visi-Intech:

1. Project Preparation

Project Plan Preparation

Dalam tahap ini hal penting yang harus dilakukan adalah pengenalan,

baik pengenalan sistem lama client maupun pengenalan sistem SAP

Business One. Hal ini dilakukan untuk menyakinkan pihak client

mengenai kesesuaian sistem SAP Business One terhadap proses

bisnisnya. Dalam tahap ini juga harus ditentukan project scope agar dapat

menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini.

Dari tahap ini maka akan dihasilkan timeline project yang akan

digunakan sebagai shedule dalam pelaksanaan proyek.

Provide Project Organization

Setelah ditentukan timeline project, maka selanjutnya adalah menentukan

siapa saja yang akan terlibat dalam proyek ini. Pihak client beserta pihak

consultant akan menyiapkan anggota tim proyeknya masing-masing.

Existing Process Discussion

Setelah menentukan tim proyek yang akan terlibat, maka seluruh tim

proyek yang terlibat baik pihak client maupun pihak consultant akan

dikumpulkan untuk melakukan diskusi mengenai proses bisnis yang

sedang berjalan di perusahaan client. Pembahasan proses bisnis ini hanya

mencakup garis besarnya saja.

General Setting

Setelah pembahasan proses bisnis client sacara garis besar, maka hal

yang perlu dibahas lainnya adalah general setting. Hal hal yang akan

dibahas adalah company detail serta basic format yang akan digunakan

dalam sistem SAP Business One.

Project kick-off

Apabila semua informasi umum yang diperlukan sudah selesai dibahas,

maka dalam project kick-off ini akan dilakukan penandatanganan kontrak

yang menyatakan bahwa kedua belah pihak menyetujui proyek tersebut.

Dan kontrak ini juga sebagai tanda mulainya proyek.

2. Business Blueprint

Get Detailed Customer’s Business Process

Pada tahap project preparation telah dibahas proses bisnis client secara

garis besar. Oleh karena itu, pada tahap ini akan dilakukan meeting

berkala untuk membahas proses bisnis client secara mendetail.

Consultant juga akan mengumpulkan user requierement

yang akan

digunakan untuk mengkonfigurasi sistem SAP Business One.

Blue Print Documentation

Apabila semua informasi proses bisnis serta user requirement dari pihak

client telah didapat, maka informasi tersebut semua akan

didokumentasikan ke dalam blueprint. Blueprint ini digunakan sebagai

acuan dalam tahap tahap implementasi berikutnya.

3. Project Realization

Technical Environment Setup

Pada tahap ini consultan melakukan persiapan yang mendasar agar dapat

masuk ke tahap konfigurasi yang lebih lanjut. Hal-

hal yang dilakukan

consultant pada tahap ini adalah mempersiapkan licences untuk masing-

masing user serta melakukan instalasi secara teknikal.

System Initialization

Dalam tahap ini consultant membuat database client yang akan

digunakan untuk proses data migration pada tahap berikutnya. Pada

tahap ini consultant sudah mulai melakukan general setting,

menyesuaikan CoA client dengan CoA SAP Business One, dan

menyesuaikan

form sesuai dengan blueprint.

Penyesuaian form disini

yaitu menghilangkan field yang tidak dibutuhkan oleh client.

Technical Development

Setelah pengaturan dasar dilakukan, maka selanjutnya consultant akan

melakukan customizing sesuai dengan blueprint serta memindahkan data

(data

migration)

client ke SAP Business One. Customizing yang

dilakukan oleh consultant adalah menambah field (UDF dan UDT),

querries, format searches, serta custom report.

Internal Testing and Bugs Fixing

Setelah konfigurasi dilakukan sesuai dengan blueprint, maka consultant

akan melakukan pengujian secara internal terhadap sistem SAP Business

One, apabila ditemukan error maka consultant akan melakukan

perbaikan atas error tersebut.

User’s Server Installation

Jika sudah tidak ditemukan masalah lagi, dan semua konfigurasi telah

dilakukan, maka selanjutnya consultant akan melakukan instalasi server

berupa database serta sistem SAP Business One di perusahaan client.

Create Training Scenario

Selanjutnya consultant akan membuat skenario pelatihan yang akan

digunakan sebagai panduan dalam proses pelatihan terhadap user.

Skenario disusun sedemikian rupa agar menyerupai proses bisnis client

sehari hari.

4. Final Preparation

Training and User Testing

Proses berikutnya adalah melakukan pelatihan terhadap user agar user

dapat mempelajari sistem baru yang akan digunakan untuk proses bisnis

sehari-hari. Pelatihan dilakukan sesuai dengan skenario yang telah

disusun pada tahap sebelumnya. Setelah user mulai mengenal dan

menguasai sistem SAP Business One, maka user akan melakukan

pengujian terhadap sistem SAP Business One.

Setelah pelatihan selesai

dilakukan, maka manual book akan dibuat sebagai pedoman bagi user

untuk mengetahui bagaimana menggunakan sistem SAP Business One

apabila masih ada yang tidak dimengerti.

Final Configuration and Bugs Fixing

Bila ada kekurangan serta error pada sistem SAP Business One, maka

user akan melaporkan hal tersebut kepada concultant, dan consultant

akan melakukan konfigurasi serta memperbaiki error sesuai dengan yang

dilaporkan oleh user.

Create or Import Document Balances

Pada proses ini, data transaksi client

yang ada pada sistem lama

yang

sifatnya masih outstanding dipindahkan ke sistem SAP Business One

agar transaksi tersebut dapat dilanjutkan prosesnya di sistem SAP

Business One.

5. Go-Live and Support

Go-Live

Setelah semua proses final preparation telah selesai dilakukan, maka

pihak consultant beserta pihak client akan melakukan peninjauan

kembali terhadap sistem SAP Business One. Apabila tidak ada masalah

lagi maka proses berikutnya akan dilanjutkan ke tahap Go-Live. Dalam

tahap ini akan dilakukan meeting mengenai proses go-live, setelah itu

meeting selesai, maka selanjutnya akan dilakukan implementation go-

live.

Support

Setelah go-live terhadap sistem SAP Business One, pihak consultant

masih akan mendampingi pihak client, namun pihak consultant hanya

men-support secara tidak langsung. Yang artinya pihak consultant tidak

datang ke tempat client setiap harinya. Jika tidak ada error dan user telah

menguasai sistem SAP Business One, proses terakhir yang dilakukan

adalah penutupan proyek.

2.2. 12 DTW( Data Transfer Workbench )

Pada saat melakukan implementasi sistem baru khususnya SAP Business

One dibutuhkan sebuah migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru, Data

Transfer

Workbench

merupakan tools membantu migrasi data dalam proses

implementasi SAP Business One. Hal tersebut diperkuat oleh kutipan “SAP

Business One implementations require you to move data from the legacy system

into the new SAP Business One system. Business data (such as Customers,

Vendors, and Products) must be available in the new system before going live.

The Data Transfer Workbench for SAP Business One assists you in your

implementation project to easily migrate legacy data into your SAP Business

One system.” (anonim, 2002, hal. 5).

Data Transfer Workbench juga menyediakan tampilan yang

memudahkan untuk melakukan import

data kedalam sistem SAP Business One

berupa sebuah file template

sebagai panduan untuk melakukan migrasi data.

Data Transfer Workbench juga menyediakan fitur untuk melakukan tracking

pada keberhasilan migrasi data yang ada. (anonim, 2002, hal. 5)

Fitur dari Data Transfer Workbench (anonim, 2002, hal. 5) :

Mengekstrak data dari sistem lama

Membersihkan serta mengkonversi data

Mengimpor data ke SAP Business One

Mengimpor data yang telah diupdate ke SAP Business One

Memeriksa hasil impor

SAP merekomendasikan untuk menggunakan template

yang telah

ditetapkan untuk mempersiapkan file data. (anonim, 2002, hal. 13-26)

2. 3

Kerangka Pikir

Pada sub-bab ini akan ditentukan kerangka pikir yang akan menjadi acuan maupun dasar dari kegiatan kegiatan yang dilakukan

pada proses implementasi SAP Business One HANA. Di mana kegiatan-kegiatan yang dilakukan ini adalah kegiatan yang akan dibahas

dalam skripsi ini.

Gambar 2. 14 Kerangka Pikir

Gambar 2. 15 Kerangka Pikir (Lanjutan)

Aktifitas pertama yang dilakukan dalam project preparation adalah

menyusun jadwal proyek untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk

proyek serta aktifitas apa saja yang akan dilakukan. Hal ini bertujuan untuk

membatasi budget dan waktu yang diperlukan untuk proyek.

Kemudian

selanjutnya menentukan pihak-pihak yang terlibat, baik pihak dari client maupun

pihak dari consultant. Hal ini dimaksudkan untuk menentukan siapa saja yang

bertanggung jawab atas data yang dibutuhkan dalam proses implementasi, serta

keseluruhan proyek. Setelah menentukan pihak-pihak yang terlibat, aktivitas

selanjutnya adalah menyusun tim proyek dari pihak consultant dan pihak client

untuk menentukan pembagian tugas yang ada dalam proses implementasi.

Setelah peran dan tanggung jawab ditentukan, maka untuk proses selanjutnya

adalah melakukan diskusi terhadap proses bisnis yang berjalan untuk

didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai informasi untuk proses

berikutnya.

Tahap selanjutnya adalah business blueprint, di mana aktifitas pertama

yang dilakukan adalah mendokumentasikan proses bisnis client yang sedang

berjalan. Tujuan dari aktifitas pertama ini adalah agar kita tahu, kebutuhan

sistem seperti apa yang diinginkan client agar dapat menunjuang proses

bisnisnya. Selanjutnya consultant akan merancang sistem SAP Business One

sesuai dengan permintaan client. Rancangan yang sudah dibuat akan disusun ke

dalam blueprint, di mana di dalamnya terdapat setting-an serta field tambahan

yang diminta oleh client.

Setelah blueprint selesai disusun, maka selanjutnya

consultant akan menyerahkan

blueprint kepada client untuk ditinjau kembali.

Jika blueprint sudah sesuai dengan keinginan client, maka proyek ini akan

dilanjutkan ke tahap selanjutnya.

Dalam tahap realization, pihak client harus memberikan master data

yang dibutuhkan oleh consultant untuk melakukan setting sesuai dengan

blueprint. Master data yang diperlukan biasa berupa chart of account (CoA),

item master data, dan master data lainnya. Setelah data sudah lengkap, maka

pihak consultant akan melakukan form setting, di mana setting untuk penomoran

dokumen dibuat sesuai dengan blueprint. Kemudian jika ada tambahan

table,

form maupun field, maka consultant akan membuat user define Table (UDT),

user define field (UDF), maupun user define object (UDO)

yang sudah

ditentukan dalam blueprint. Kemudian, quieries merupakan langkah selanjutnya

yang dilakukan oleh consultant untuk mengurangi human error. Setelah itu

master data client yang telah sesuai dengan template SAP Business One, akan

diimport ke SAP Business One.

Jika semua proses customizing sudah selesai dilakukan dan sesuai dengan

blueprint, maka akan dilanjutkan ke tahap final preparation. Aktifitas pertama

yang dilakukan pada tahap ini adalah consultant akan membuatkan user manual

yang dapat digunakan sebagai guide book oleh user. Setelah itu konsultan akan

mengimport transaksi yang sifatnya masih open ke SAP Business One Hana.