 7
2.1
2.1.1 Aktivitas Bisnis
2.1.1.1
Menurut Rainer (2007, p.249), proses bisnis adalah kumpulan dari
langkah yang saling terkait satu sama lain atau prosedur yang dibuat untuk
menghasilkan hasil yang spesifik.
Menurut Laudon (2008, p.42), proses bisnis adalah aliran dari
material, informasi dan pengetahuan/ kumpulan dari aktivitas. Proses bisnis
juga merujuk pada cara yang unik pada organisasi dalam mengkoordinasikan
perkerja, informasi dan pengetahuan, dan juga merupakan cara yang dipilih
oleh manajemen untuk mengkoordinasikan pekerjaannya.
Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh bisnis
untuk mendapatkan, memproduksi, dan menjual barang maupun jasa. Proses
bisnis dapat dibagi menjadi tiga siklus transaksi utama (Rama & Jones, 2006,
p. 18).
Siklus pembelian, merujuk kepada proses pembelian barang dan
jasa.
Siklus konversi, merujuk kepada merubah sumber daya menjadi
barang dan jasa yang dapat dijual.
Siklus pendapatan, merujuk kepada proses mempersiapkan
barang dan jasa kepada pelanggan.
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis
adalah kumpulan dari prosedur yang saling terkait satu sama lain serta
merujuk ke arah yang unik pada masing organisasi berdasarkan jenis
pekerjaan, informasi dan pengetahuan yang diterapkan oleh manajemen.
2.1.1.2
Menurut Render (2001: 414), pembelian adalah perolehan barang dan
jasa. Secara umum definisi pembelian adalah suatu usaha pengadaan barang
atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan untuk kebutuhan sendiri, untuk
|
 8
kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali. Tujuan pembelian
menurut Render (2001: 414) adalah:
Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh
secara eksternal. Analisis dan Perancangan.
Mengembangkan, mengevaluasi dan menentukan pemasok,
harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa
tersebut.(Saputra, 2010)
Menurut McLeod (2004, p.248), sistem pembelian terjadi dipicu dari
adanya transaksi penjualan yang terjadi secara operasional pada perusahaan
sehingga mengakibatkan pengurangan stok barang yang ada pada perusahaan
dan sebelum persediaan stok tersebut habis atau mencapai batas minimum
persediaan maka bagian pembelian harus menyetok kembali persediaannya.
Bagian pembelian memiliki tanggung jawab memilih pemasok yang
akan bekerja sama dalam pengisian kembali persedian dan merundingkan
pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman. Setelah memutuskan
pemasok, bagian pembelian akan membuat data pembelian yang di berikan
kepada pihak pemasok untuk dipenuhi dan barang pesanan pembelian stok
kemudian akan diterima perusahaan. (Alianto, 2011)
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa proses
pembelian adalah proses pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan
yang
disebabkan karena adanya kebutuhan untuk memenuhi stok barang dalam
perusahaan, baik untuk dijual kembali maupun digunakan sendiri oleh internal
perusahaan.
2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Mengacu pada pendapat Mehrjerdi (2010, p.308), Enterprise
Resource
Planning (ERP) Sistem
merupakan sebuah tools
yang merupakan penerapan dari
teknologi informasi sehingga dapat membantu pihak manajemen agar memiliki
data yang memadai untuk keperluan analisa. ERP menggali informasi lintas
fungsional di dalam perusahaan.
ERP
merupakan generasi pertama dari enterprise system
yang memiliki
tujuan untuk mengintegrasikan secara lintas dan komprehensif dalam mendukung
segala fungsi utama organisasi. (Montiwalla & Thompson, 2009, p. 7).
|
 9
2.2
2.2.1 SAP
Pendiri SAP (System Analysis and Program Development) merupakan
lima orang yang pernah bekerja sebagai pegawai IBM yaitu Hasso Plattner,
Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans-Werner Hektor.
SAP didirikan pada tahun 1972 di Weinheim, Jerman. Para pendiri SAP ini
memiliki visi untuk membuat application software
yang terstandarisasi untuk
memproses bisnis secara real-time.
Sistem SAP yang paling banyak diminati yaitu SAP R/3, yang
diluncurkan untuk pasar umum. Diperkenalkan pertama kali di CeBIT Hannover
pada tahun 1992. Hal ini menandai babak baru dalam perkembangan SAP.
(Anonim, SAP01 Fundamentals, 2006)
2.2.2 Strategi Konversi Sistem Informasi
Sistem informasi (SI) dapat berubah dari satu SI ke SI yang lain atau
dikenal sebagai konversi sistem, sangat bergantung kepada kebutuhan perusahaan
itu sendiri. Di dalam scope
information technology (IT), proses konversi dapat
melibatkan hardware, OS, database, maupun aplikasinya itu sendiri. People
juga
merupakan satu aspek penting yang harus diperhatikan dalam konversi, baik itu
individunya maupun perubahan prosedur yang ada agar dapat menunjang sistem
yang baru.
Sumber: (Tavana, Madjid. p.91, 2011)
Lima komponen yang memegang kunci di
dalam SI (seperti tercantum
dalam gambar 2.1) yaitu: hardware, software, data, procedures, dan people. Bila
terjadi konversi, maka kelima komponen SI ini akan terpengaruh sehingga harus
dipikirkan metode konversi yang tepat agar proses perpindahan atau migrasi sistem
dapat berjalan baik. (Tavana, 2011)
|
|
10
Saat ini dikenal empat buah metode konversi, yaitu:
1.
Direct cutover
Metode ini dikenal sebagai metode perpindahan langsung, dimana
secara keseluruhan perusahaan dipaksa untuk berhenti menggunakan
sistem lama (legacy system) secara bersamaan dan kemudian segera
menggunakan sistem baru. Metode ini memiliki resiko yang cukup
besar yaitu bila sistem baru belum benar-benar siap menggantikan
sistem lama maka dapat timbul banyak masalah saat perusahaan
menjalankannya.
2.
Parallel conversion
Metode ini pada prinsipnya berusaha menjalankan kedua sistem
yang ada secara bersamaan dan kemudian akan dibandingkan
melalui proses dan aktivitas yang dilakukan apakah bagaimanakah
hasil keduanya. Saat manajemen sudah merasa yakin dan percaya
diri bahwa sistem baru dipastikan dapat berjalan dengan baik maka
sistem lama akan segera diganti.
3.
Phased (modular) conversion
Metode phased mirip dengan parallel, sama-sama menggunakan dua
sistem dalam periode waktu yang sama, namun letak perbedannya
implementasi sistem baru menggantikan sistem lama dilakukan
secara staging atau bertahap. Harapannya dengan tidak mengganti
langsung secara keseluruhan yaitu bila terjadi masalah dalam
implementasi sistem baru, akan lebih mudah untuk diperbaiki dan
tentunya tidak akan berdampak pada keseluruhan sistem di
perusahaan. Namun kelemahannya metode ini dapat memakan waktu
yang lebih lama dikarenakan staging yang dilakukan.
4.
Pilot conversion
Metode ini melakukan uji coba sampling terhadap sebagian tim atau
divisi yang jumlahnya sedikit dari perusahaan untuk menggunakan
sistem baru, sementara sisanya masih menggunakan sistem lama.
Dengan memusatkan hanya pada sebagian kecil grup saja maka tim
|
|
11
implementator dapat lebih fokus untuk menangulangi jika masih ada
bugs. Namun, dapat terjadi masalah saat ada dua sistem berbeda
yang dijalankan dalam waktu bersamaan, dapat timbul isu perbedaan
interface
saat melakukan sinkronisasi data diantara kedua sistem
tersebut. Proses ini berlangsung dalam periode waktu tertentu yang
sudah ditetapkan, jika sistem baru dinilai sudah matang maka akan
segera di implementasikan ke seluruh bagian perusahaan.
Keempat metode ini sama-sama memiliki keunggulan dan resiko masing-
masing, tentunya metode konversi mana yang akan ditetapkan akan sangat
bergantung pada perusahaan itu sendiri, tidak dapat disama-ratakan bahwa satu
metode merupakan yang paling baik untuk semua perusahaan.
2.2.3 SAP Business One
SAP
Business One
merupakan
sebuah produk yang dikembangkan oleh
SAP untuk bisnis berskala kecil dan
menengah. Produk ini merupakan sebuah
jawaban dari SAP bagi perusahaan kecil atau sedang agar dapat menggunakan fitur
fungsional yang baik tanpa
menghabiskan biaya yang sangat besar namun tetap
kuat dan mampu meningkatkan produktivitas perusahaan. (Anonim, SAP 01
Fundamental, 2006, p. 1.6)
Menurut dokumentasi help oleh SAP AG, SAP Business One versi terbaru
yaitu versi 9.0 memiliki beberapa fitur pada setiap modul yang disediakan yaitu:
1.
Administrasi
Peningkatan dalam Master Data Cleanup Wizard untuk meningkatkan
perlindungan terhadap mitra bisnis maupun pegawai perusahaan
2.
Accounting
Penetapan G/L Account
yang lebih baik. Mendukung sistem yang
lebih fleksibel dan bahkan tersentralisasi untuk mengatur penentuan
G/L account.
3.
Financials
Penangguhan
pajak di jurnal entri
manual. Tak hanya untuk jurnal
entri, namun berlaku juga bagi journal
voucher, posting templates,
dan recurring posting.
|
 12
Fixed Assets
Fitur baru dalam fixed assets
membuat user dapat dengan
mudah melakukan integrasi yang menyeluruh.
Rekonsiliasi internal
Peningkatan fitur dalam fungsional rekonsiliasi internal untuk
mendukung mata uang sistem yang berkaitan dengan konversi
dan perbedaan mata uang.
Rekonsiliasi Down Payment (DP)
SAP Business One
9.0 memungkinkan untuk melakukan
rekonsiliasi secara penuh ataupun parsial. Permintaan
pembayaran DP dengan invoice
(invoice
reguler, reserved
invoice, dalam hal ini koreksi invoice tidak didukung). Dalam
rekonsiliasi tertentu, user dapat mencocokkan satu atau banyak
pembayaran permintaan DP dalam satu invoice saja.
4.
Sales dan Purchasing
Membatalkan dokumen Sales dan Purchasing
Melakukan penyesuaian total biaya angkut di Goods Receipt
PO (GR PO) berdasarkan A/P Reserve Invoices
Melakukan penyesuaian biaya barang dalam non-based A/R
Return dan A/R Credit Memo
Fitur ini hanya diaplikasikan kepada barang yang
menggunakan moving average price ataupun FIFO
Membuat dokumen Purchase Request (PR) untuk barang
ataupun service, kemudian mengkopinya ke dalam purchase
quotation (PQ) ataupun purchase order.
5.
Banking
Pembatalan incoming payments dengan cek yang sudah di
deposit terlebih dahulu
Pembatalan deposit parsial
Pembatalan cek yang sudah di deposit
Pembatalan cek yang belum di deposit dengan jurnal entri
yang otomatis
|
 13
Penambahan koreksi invoice sebagai tipe dokumen dalam
payment wizard
6.
Inventori
Maintain inventori dalam bin locations
Untuk memudahkan manajemen dalam bin locations, user
dapat melakukan pembuatan, update, maupun menghapus bin
locations dalam batches
Mendapatkan keterangan dari semua bin locations dan
mengecek status inventori maupun pergerakan barang di
dalam bin locations melalui laporan yang disediakan,
diantaranya:
o
Bin location list
o
Bin location content li st
o
Inventory posting list
Mendukung banyak Unit of Measurement (UoM)
Penentuan daftar harga
Penentuan diskon
Manajemen bagi serial dan batch items untuk gudang drop
ship
Perhitungan inventori
2.2.3.1
Modul pembelian
dari SAP Business One digunakan untuk segala
sesuatu yang berkaitan dengan administrasi supplier serta untuk menyimpan
catatan. Isinya adalah sebagai berikut:
1.
Purchase Order
menghasilkan pesanan pembelian -
diberikan
kepada pemasok -
untuk bahan atau jasa . Pesanan barang dapat
diperbarui untuk mencerminkan jumlah yang ada. Manajer
gudang dapat diberikan tanggal pengiriman.
2.
Purchase Delivery Note menjaga agar jumlah barang sebenarnya
tetap
up to date tetapi tidak memiliki efek pada saldo rekening
pemasok .
3.
Purchase Return
mencatat barang yang dikembalikan ke
pemasok.
|
|
14
4.
Purchase Invoice mencatat faktur pemasok dan catatan entri stok
pada waktu yang sama .
5.
Purchase Credit Note
memberikan kredit
kepada
pemasok saat
barang dikembalikan atau untuk alasan yang lainnya .
6.
Impor menghitung landed cost barang
yang datang dari negara-
negara asing. Hal ini dapat digunakan untuk membagi berbagai
biaya dan beban, misalnya pengiriman dan asuransi.
Proses
pembelian di SAP
Business One
dimulai dengan meminta
quotation
untuk produk atau jasa dari vendor menggunakan dokumen
quotation. Setelah membandingkan quotation
dari
vendor
dan menemukan
penawaran terbaik,
proses dilanjutkan untuk memesan barang.
Untuk
memesan barang atau jasa, harus dibuat purchase order.
Tahap
selanjutnya adalah goods receipt
PO. Ini adalah tahap ketika
persediaan diterima ke perusahaan. Penerimaan
barang diikuti dengan A/P
invoice, yang merupakan permintaan untuk pembayaran. Ini adalah satu-
satunya dokumen wajib dalam proses pembelian. Hal ini dimungkinkan untuk
menciptakan A/P invoice
tanpa terlebih dahulu menciptakan barang
penerimaan PO atau pesanan pembelian .
SAP Business One dapat membuat A/P reserve invoice. Dokumen ini
mirip dengan purchase order tetapi mencakup permintaan untuk pembayaran.
A/P reserve invoice digunakan ketika vendor tidak menyediakan kredit untuk
pelanggannya. Dalam proses pembelian SAP Business One
adalah mungkin
untuk mengembalikan barang ke vendor jika, misalnya barang yang diterima
yang rusak. Goods return dapat digunakan jika pengembalian berdasarkan atas
GRPO atau A/P credit memo jika pengembalian didasarkan A / P invoice.
Dokumen baru dibuat berdasarkan satu atau lebih dari yang sudah ada.
Bila dokumen baru dibuat dengan mengacu pada dokumen yang ada, hanya
dokumen yang
masih terbuka akan ditampilkan. Semua dokumen yang belum
dilanjutkan memiliki status open. Open dokumen tetap terbuka sampai semua
item dipindahkan sepenuhnya ke dokumen selanjutnya, atau sampai dokumen
ditutup secara manual.
Setiap dokumen mempengaruhi jumlah persediaan dan beberapa
mempengaruhi buku besar. PO mempengaruhi kuantitas persediaan yang
|
 15
tersedia. GR PO meningkatkan jumlah persediaan yang ada. Jika A/P invoice
dibuat tanpa mengacu kepada GR PO, juga akan meningkatkan kuantitas
dalam stok. A/P invoice selalu menciptakan transaksi akuntansi. Selain itu AP
juga mencatat beban pengiriman dan pajak dan update account pemasok.
Barang kembali mengurangi tingkat persediaan yang sebenarnya. A/P
credit memo
mengurangi tingkat persediaan aktual dan juga menciptakan
transaksi akuntansi dengan menerapkan jumlah negatif terhadap rekening
tagihan sebelumnya .
2.2.3.2
SAP HANA menawarkan sebuah platform
yang modern untuk
menghasilkan sebuah perangkat analitikal yang real-time. SAP menggunakan
terminology “SAP HANA” untuk mengarahkan pemrosesan data yang
dilakukan di memori untuk menghasilkan analisa data yang baik. Selain
pemrosesan datanya, SAP HANA juga memiliki sistem in-memory database,
dimana database-nya mengkombinasikan row-based, column-based, dan
object-based untuk teknologi database-nya. (Ray, Hu, & Oracle HA, 2013)
Arsitektur SAP Business One HANA
and-terms.html
|
 16
Database pada SAP HANA terdiri dari dua engine yaitu:
Column-based store, menyimpan data relasional dalam
kolom. Mengoptimalkan tabel
data mart
dengan jumlah data
yang sangat besar, dimana hal ini akan berhubungan erat dengan
pemrosesan analitikal
Row-based store, menyimpan data relasional dalam
baris. Mengoptimalkan operasi penulisan dan memiliki tingkat
kompresi yang jauh lebih rendah, namun untuk performa dalam
memproses query masih dibawah column-based store.
Tabel di dalam row-store
diproses di dalam
memori salama masa
start-up, sedangkan tabel di dalam column-store dapat diproses diantara start-
up
atau bahkan berdasarkan permintaan, selama operasi normal yang
dijalankan oleh database SAP HANA.
Tools untuk melakukan administrasi dari SAP HANA yaitu dengan
SAP HANA studio. Dimana di dalamnya dapat dilakukan eksekusi query yang
sudah dibuat sebelumnya.
2.2.3.3
Data Transfer Workbench (DTW) merupakan salah satu fitur yang
disediakan oleh SAP untuk melakukan migrasi data secara eksternal atau
diluar aplikasi SAP Business One. Proses migrasi data meliputi memilih,
meng-ekstrak, mengimpor seluruh data dari sistem lama klien ke dalam SAP
Business One. (SAP AG, 2010, p. 125).
DTW dapat membantu melakukan
import
data seperti data business
partner (vendor dan customer), item master data, chart of accounts, maupun
data-data transaksional seperti entri jurnal dan tagihan.
|
 17
llustrasi Sistem Kerja DTW
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.125.
2010
DTW sudah disediakan bersamaan dengan paket installasi SAP
Business One dan disertakan pula template untuk setiap business object yang
akan di import menggunakan DTW. Business object
yang dimaksud yaitu
master data, Chart of Accounts, Item groups, journal entries, dsb. Template
yang disediakan oleh DTW memiliki format Microsoft excel (.xls).
2.2.4 Accelerated Implementation Program (AIP)
AIP merupakan suatu metodologi yang dikembangkan SAP secara khusus
untuk mendukung implementasi SAP Business One. SAP Business One
memiliki
target pasar perusahaan dengan skala kecil dan menengah.
AIP
terdiri dari kumpulan praktik, tools, dan template terbaik yang
dikumpulkan dari berbagai implementasi SAP. AIP
memberikan kerangka kerja
yang jelas sehingga
akan sangat efektif dalam mengelola proyek dan mampu
memberikan pedoman untuk komunikasi dengan client maupun dokumentasi
proyek. Metodologi ini dapat disesuaikan untuk setiap praktek bisnis lokal baik
dari segi ukuran maupun kompleksitas proses bisnis.
Untuk implementasi SAP
menggunakan metodologi AIP
ini terdiri dari
beberapa fase, yaitu:
1.
Project Preparation.
2.
Business Blueprint
3.
Project Realization
4.
Final Preparation
5.
Go-Live and Support
|
 18
Project Preparation
Arsitektur SAP Business One HANA
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.33.
2010
Pada fase ini tim implementator SAP melakukan Kick-off meeting
untuk menandai dimulainya implentasi proyek bersama client. Tim
implementator SAP harus memastikan bahwa client
telah
menyusun project team
untuk mendukung implementasi dan
memastikan proyeknya telah didukung oleh pemilik perusahaan
client maupun sponsor. Pembahasan-pembahasan dari fase ini akan
menghasilkan project plan yang akan dipakai sebagai acuan dalam
pelaksanaan proyek.
Aktivitas yang dilakukan dalam Project Preparation:
Menghadiri pertemuan penjualan
Mempersiapkan kick-off meeting dengan client.
Menghadiri kick-off meeting untuk mendengarkan,
mengajukan pertanyaan, menunjukkan keunggulan SAP
Business One
Install SAP Business One di situs client dengan database demo
Business Blueprint
|
 19
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.65.
2010
Pada fase ini tim implementator SAP akan mengumpulkan detail
kebutuhan bisnis dari berbagai stakeholder
untuk mendefinisikan
tujuan proyek, ruang lingkup, dan jadwal. Selain itu, tim
implementor juga mendefinisikan skenario proses bisnis yang
relevan. Semua kebutuhan bisnis didokumentasikan dalam
Business Blueprint dan akan dipetakan ke dalam SAP Business
One.
Hal-hal penting yang perlu dilakukan pada fase ini yaitu:
Melakukan review terhadap project goals dan jadwal
Menganalisa proses bisnis berjalan
Mengumpulkan business requirement untuk dapat dipetakan
ke dalam SAP Business One
Membuat business blueprint yang akan digunakan sebagai
petunjuk teknikal dan fungsional dalam fase implementasi.
Project Realization
|
 20
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.94.
2010
Implementasi kebutuhan client ke dalam SAP Business One.
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menerapkan semua
persyaratan proses bisnis berdasarkan Business Blueprint. Fokus
utama dari fase ini adalah tes integrasi dan menyusun
dokumentasi untuk end user. Implementasi dapat mengubah
peran dan pekerjaan user.
Aktifitas yang dilakukan pada fase ini antara lain:
Merencanakan perubahan organisasi, pelatihan user, dan
migrasi data
Implementasi Business Blueprint kedalam sistem SAP
Business One
Melakukan validasi sistem dan pengujian penerimaan
Melakukan pengujian sistem. Jika ada perubahan yang
diperlukan maka akan langsung diimplementasi
Merencanakan rencana cut-over dan admininistrasi
Final Preperation
|
 21
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.209.
2010
Mempersiapkan client
dan clients system untuk menggunakan
sistem SAP Business One. Tujuan dari tahap ini adalah untuk
menyelesaikan persiapan akhir (termasuk pengguna dan
administrator pelatihan, sistem manajemen dan kegiatan
cutover) untuk menyelesaikan kesiapan go-live. Setelah berhasil
menyelesaikan tahap ini, SAP Business One
sistem siap untuk
digunakan sebagai lingkungan yang produktif.
Aktivitas utama yang
dilakukan oleh konsultan implementasi
pada fase ini:
Me
mastikan semua masalah selama pengujian sistem telah
diselesaikan dan jika perlu dikonfigurasi kembali
Memberikan pelatihan kepada pengguna akhir dan
administrator sistem
Menginstal SAP Business One
client pada workstation
pengguna akhir
|
 22
Memastikan bahwa semua transaksi menit terakhir dan saldo
saat ini dari sistem sebelumnya bermigrasi benar ke SAP
Business One
Go-Live and
Support
Sumber: SAP Business One Implementation and Support Release 8.8, p.232.
2010
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempersiapkan sistem SAP
Business One
dan client
untuk go-live. Kegiatan utama selama
fase ini meliputi penyelesaian dan pelatihan user serta akhir
fine-tuning dari sistem SAP Business One. Sebagai bagian dari
tes sistem final, penyesuaian yang perlu dilakukan untuk
menyelesaikan semua masalah penting yang tersisa terbuka.
Kegiatan cut-over juga diselesaikan selama fase Persiapan
Akhir.
Para konsultan implementasi
memiliki beberapa
fokus utama
dalam fase ini:
Untuk memberikan dukungan di tempat selama periode awal
setelah go-live.
Penyerahan dukungan dan administrasi sistem untuk tim klien
|
 23
Tim proyek harus meninjau semua milestones dan sebelumnya
menutup proyek. Klien menandatangani off pada proyek.
Manajer proyek mungkin merencanakan "Review dan
Optimasi Konferensi" empat sampai enam minggu setelah
penutupan meeting proyek.
2.2.4.1
Metodologi Adopsi
AIP
Sumber: (Visi-Intech, 2013)
PT. Visi-Intech mempuyai metodologi adopsi perusahaan dimana
menggunakan AIP sebagai dasarnya, tetapi dengan menggunakan beberapa
maupun sebagian dari metodologi AIP tersebut. Tahapan pada metodologi
adopsi ini memiliki 5 tahapan. Tahapan-tahapan metodologi adopsi PT.Visi-
Intech:
1.
Project Preparation
Project Plan Preparation
|
 24
Dalam memulai sebuah proyek, hal yang paling pertama
dilakukan adalah memahami sistem lama perusahaan dan
menjelaskan garis besar peran SAP terhadap perubahan sistem
tersebut kepada klien. Setelah itu klien dan konsultan akan
menentukan ruang lingkup yang berada dalam cakupan proyek
tersebut. Rentang waktu pengerjaan proyek tiap tahap juga
akan dibuat.
Provide Project Organization
Pada tahap ini baik pihak klien maupun konsultan akan
membagi bagian-bagian fungsional dalam tim yang diperlukan
untuk menentukan siapa saja anggotanya yang akan tergabung
dalam pengerjaan proyek.
Existing Process Discussion
Pada tahap ini, seluruh anggota tim proyek akan berkumpul
dan membahas proses bisnis lama pada perusahaan. Proses
tersebut hanya membahas garis besar sistem. Dari hal itu
konsultan akan mengetahui celah pada sistem dan proses
bisnis mereka dan kemudian menjelaskan fungsi SAP Business
One HANA untuk memperbaiki atau mengganti celah tersebut.
General Setting
Selanjutnya konsultan akan membahas pengaturan dasar pada
sistem, seperti format tax, currency¸ dan lain-lain.
Project kick-off
Jika pengaturan umum tersebut telah selesai, maka akan
dilanjutkan dengan penandatangan kontrak kedua belah pihak.
Proses penandatanganan menyatakan bahwa proyek dimulai.
2.
Business Blueprint
Existing Process Documentation
Konsultan akan mendokumentasikan seluruh proses bisnis
berjalan yang sudah didapat sebelumnya.
Get Detailed Customer’s Business Process
|
 25
Konsultan mengadakan pembahasan
fungsi bisnis
terperinci
berdasarkan bagian fungsional perusahaan. Tujuannya
mendapatkan gambaran sistem yang akan dirancang.
Blue Print Documentation
Setelah konsultan mendapatkan business requirement,
konsultan akan memetakan
proses bisnis tersebut ke dalam
proses bisnis blueprint
yang sudah menggunakan SAP
Business One.
3.
Project Realization
Technical Environment Setup
Tahap ini mencakup hal-hal apa saja yang harus dibutuhkan
secara teknis agar proyek dapat diproses lebih lanjut. Hal ini
mencakup konfigurasi pada software, instalasi, maupun lisensi
dari pada software SAP Business One HANA , dan lainnya.
System Initialization
Selanjutnya pada tahap ini, konsultan akan membuat database
yang akan digunakan klien. Database
ini dibutuhkan untuk
data
migrasi. Kemudian konsultan akan melakukan
pengaturan pada sistem, membuat form dan mengaturnya.
Tahap ini juga melibatkan pemindahan CoA ke dalam SAP
Business One HANA.
Technical Development
Perkembangan teknis ini meliputi penambahan fungsi-fungsi
pada sistem, seperti pada form,
mengatur sesuai dengan
pengaturan yang telah disetujui yang ada dalam blueprint.
Contohnya seperti penambahan fungsi field, pengurangan
field, maupun membuat batasan-batasan akses, dan batasan
secara fungsional dalam sistem tersebut.
Internal Testing and Bugs Fixing
Setelah selesai melakukan pengaturan tersebut, maka akan
dilanjutkan ke tahap testing, apakah terjadi kesalahan,
kelaianan fungsi, maupun muncul bugs. Kemudian konsultan
akan memperbaiki bugs dan errors yang muncul dalam sistem.
|
 26
User’s Server Installation
Tahap selanjutnya adalah
meng-install
aplikasi software SAP
Business One HANA dan server pada perusahaan klien.
Create Training Scenario
Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat
jadwal pelatihan. Pelatihan ini diperuntukkan kepada user
untuk membiasakan diri dan menguasai modul-modul. Jadwal
pelatihan akan disesuaikan dengan pihak klien.
4.
Final Preparation
Training and User Testing
Dalam pelaksanaan pelatihan kepada user, selain diberikan
pelatihan modul proses bisnis sehari-hari,
user
juga akan
diberikan kasus yang berbeda dari proses biasanya. Tahap ini
sangat penting sekali karena jika user kesulitan mengerti, akan
mengganggu proses bisnis klien ke depannya.
Final Configuration and Bugs Fixing
Dalam tahap ini, akan dilakukan penyelesaian terakhir
untuk
mengkonfigurasi sistem. Konsultan juga
akan melakukan
perbaikan bugs dan errors sesuai dengan hasil internal testing
pada sistem dan laporan selama masa training.
Create or Import Document Balances
Dalam tahap ini, konsultan akan memindahkan transaksi-
transaksi pada perusahaan klien yang masih berjalan.
Transaksi tersebut akan dilanjutkan dan diproses pada sistem
SAP Business One HANA untuk diselesaikan.
5.
Go-Live and Support
Go-Live
Jika
semua tahap
telah selesai dikerjakan, maka sistem SAP
Business One HANA siap untuk dijalankan. Adapun persiapan
yang dilakukan adalah mereview kembali sistem SAP
Business One HANA tersebut, kemudian mengadakan meeting
|
 27
kedua belah pihak antara klien dan konsultan mengenai go-
live, dan setelah disetujui, sistem akan segera go-live.
Project Sitting
Setelah SAP Business One HANA
berjalan, konsultan akan
membantu user
secara langsung dalam penggunaan aplikasi.
User
akan ditemani sampai mereka dapat mandiri
menggunakan sistem baru yang diimplementasi.
Support
Setelah user dapat secara mandiri menggunakan aplikasi,
konsultan terus akan memberikan
dukungan. Support yang
diberikan
tidak
dilakukan setiap waktu. Jika user mengalami
kesulitan mereka dapat menghubungi konsultan via telepon atau
e-mail. Secara berkala konsultan akan datang ke perusahaan klien
untuk membantu user.
|
           28
2.3
Fase awal dari implementasi SAP Business One
HANA pada PT MSJ yaitu
project preparation. Aktivitas yang mengawali project preparation yaitu membahas
pembentukan tim implemenasi baik dari konsultan maupun dari PT MSJ. Ke
depannya tim implementasi ini yang akan aktif terlibat dalam rapat pembahasan
maupun koordinasi untuk proses implementasi yang berjalan. Kemudian tim
|
|
29
implementasi akan mengadakan rapat untuk menentukan project goals sebagai tujuan
akhir yang hendak dicapai dari proyek implementasi serta project scope sebagai
ruang lingkup yang akan membatasi proyek implementasi. Akan
ditetapkan pula
jadwal-jadwal penting
terkait implementasi dalam project timeline. Untuk lebih
mengenal proses bisnis keseluruhan akan diadakan pembahasan existing process
business maupun business requirement dari PT MSJ. Proses akan dilanjutkan dengan
pembahasan general settings, seperti currency, document series, dsb.
Fase blueprint merupakan fase lanjutan dari fase project preparation. Setelah
membahas pengaturan umum, maka selanjutnya akan dilakukan pembahasan lebih
lanjut atas proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. MSJ. Konsultan akan
bertanya secara mendetail mengenai proses bisnis. Di fase ini pula kosultan akan
menggali apakah terdapat kekurangan atau kendala yang dihadapi selama ini.
Nantinya, konsultan akan memberikan gambaran atau ide proses bisnis dalam SAP
Business One HANA beserta dengan usulan solusi atas permasalahan yang dihadapi.
Hasil akhir dari fase ini yaitu diperoleh requirement yang akan dituangkan ke dalam
blueprint document. Jika gambaran proses bisnis dan solusi yang diusulkan sudah
disetujui oleh PT MSJ, maka konsultan akan menyusun blueprint document
yang
nantinya akan digunakan sebagai acuan untuk implementasi.
Pada fase realization, pihak konsultan akan melakukan pengaturan pada
sistem SAP Business One HANA
berdasarkan blueprint document
tersebut.
Kemudian akan mempersiapkan lingkungan sistem untuk melakukan konfigurasi dan
pengaturan pada SAP Business ONE HANA. Setelah itu konsultan akan melakukan
pengaturan pada sistem SAP Business One HANA berdasarkan blueprint document,
dan akan dilanjutkan dengan melakukan import
master data ke dalam database
server. Selanjutnya konsultan akan melakukan customization, yaitu diantaranya
membuat User Defined Fields (UDF)
dan
User Defined Objects (UDO), dan
mengaplikasikan ke dalam sistem SAP Business One HANA. Setelah selesai tahap di
atas, maka konsultan akan melakukan internal testing. Setelah semua telah
selesaibmaka langkah selantunya adalah konsultan akan mempersiapkan lingkungan
sistem SAP Business One HANA di PT. MSJ.
Pada fase final preparation, konsultan akan melakukan pelatihan kepada user
yang ada di PT. MSJ. Selanjutnya konsultan akan menyusun user manual
untuk
mempermudah user menggunakan sistem baru tersebut. Dari hasil pelatihan, akan
diketahui jika ada hal-hal
yang masih harus diperbaiki, dan apakah masih ada error
|
|
30
yang terjadi. Kemudian konsultan akan melakukan konfigurasi untuk
terakhir
kalinya dan memperbaiki
bugs
yang ada. Langkah terakhir adalah dengan meng-
import transaksi-transaksi yang masih open atau belum ditutup pada PT. MSJ.
Pada fase Go-Live and
Support
maka pihak konsultan dan PT. MSJ akan
melakukan persiapan untuk Go-Live. Kedua belah pihak akan mengadakan rapat dan
membahas mengenai proyek dan menentukan tanggal
untuk go-live. Setelah kedua
belah pihak setuju, maka akan dilakukan Go-Live
SAP Business One HANA sesuai
tanggal yang disepakati.
|