|
9
2.1
2.1.1
Menurut Gelinas (2010 :11), “Sistem informasi adalah sistem buatan yang
umumnya terdiri dari serangkaian komponen terpadu berbasis koputer dan
komponen manual untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data
kemudian memberikan memberikan output kepada pengguna”.
Menurut Stair & George (2011:10), sistem informasi adalah sekumpulan
elemen atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input),
memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan
informasi yang memberikan umpan balik untuk memenuhi tujuan tertentu.
Menurut Satzinger et al. (2010 :6), sistem Informasi adalah suatu
kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tugas-tugas bisnis.
|
 10
Sumber: Satzinger et al. (2010, p7), Systems Analysis and Design in a Changing World
Jenis-jenis Sistem Informasi menurut Satzinger et al. (2010 :9), sebagai berikut:
1.
Customer Relationship Management System
Sistem CRM adalah sistem yang mendukung pemasaran, penjualan, dan
operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung.
2.
Supply Chain Management Sistem
Sistem SCM adalah sistem yang mengintegrasikan pengembangan produk,
akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk.
3.
Accounting and Financial Management System
Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi yang
diperlukan untuk membuat laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya
yang diperlukan oleh pihak berkepentingan, baik investor maupun kreditor.
4.
Human Resource Management System
Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugas-tugas
yangberhubungan dengan para karyawan seperti penggajian,
tunjangan,perekrutan, dan pelatihan karyawan.
|
|
11
5.
Manufacturing Management System
Sistem Manajemen Manufaktur adalah sebuah sistem yang
mengontrolproses produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi
barang jadi.
6.
Knowledge Management System
Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebuah sistem yang
mendukungpenyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua
bagianorganisasi.
7.
Collaboration Support System
Sistem CSS adalah sistem yang memungkinkan pendistribusian
personilsecara geografis untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas.
8.
Business Intelligence System
Sistem BIS adalah sebuah sistem yang mendukung perencanaan strategisdan
pengambilan keputusan eksekutif.
2.1.2
2.1.2.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Santo F. Wijaya (2009 : 27), Enterprise Resource
Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola
sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi
dan multi –
modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung
berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business
functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat
memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat
menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi
semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari
sistem informasi yang berbasis enterprise, memungkinkan terjadi
integrasi data yang terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam
organisasi, sehingga hal ini memampukan organisasi bisnis untuk
mengambil keputusan secara akurat dan cepat.
|
|
12
2.1.2.2 Sejarah Enterprise Resource Planning (ERP)
Dalam paparan Leon (2008 :18-20), sejarah perkembangan
ERP
dibagi kedalam 4 tahap, yakni sebagai berikut :
1.
Material Requirement Planning (MRP)
MRP merupakan suatu konsep yang biasa digunakan
dalamindustri manufaktur dan menjadi konsep dasar dari
manajemenproduksi dan kontrol pada pertengahan tahun 1970-an.
MRPmerupakan hasil dari pemoresesan bill of material (BOM),
yangmerupakan daftar berbagai bahan baku atau komponen yang
diperlukan dalam industri. MRP muncul pada tahun 1960-an
danmulai di kenal pada tahun 1970-an. Bagian manufaktur
danperencanaan produksi mencari metode yang lebih baik dan
efisienuntuk pemesanan material dan komponen. Mereka melihat
bahwaMRP merupakan solusi sempurna untuk kebutuhan
mereka.MRPmampu memecahkan masalah -
masalah utama
dalam bidangmanufaktur dan perencanaan produksi.
2.
Closed-Loop MRP
MRP berkembang menjadi sesuatu yang lebih dari sekedar
mencaricara terbaik untuk memesan material. Evolusi MRP
terjadi dengansangat cepat, sama halnya dengan bertambahnya
pengguna MRPdan mereka menginginkan hal yang lebih. Mereka
menyadaribahwa MRP mempunyai kemampuan lebih dari
sekedarmenghasilkan jadwal pemesanan material.sistem MRP
dapatmengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan
dapatdigunakan untuk mendeteksi dan memberi peringatan ketika
suatubarang tidak diterima pada saat jatuh tempo. Kemampuan
baru inidapat membantu mengurangi ketidakpastiaan dalam
prosesproduksi.Dengan segera, beberapa teknik perencanaan
kapasitas kebutuhanakan digabungkan dengan MRP. Beberapa
|
|
13
tools di kembangkanuntuk mendukung perencanaan penjualan
dan level produksi,pengembangan jadwal produksi, forecasting,
perencanaan kapasitasdan pemrosesan pemesanan. Teknik-teknik
penjadwalan berbagaipabrik, produksi, dan supplier untuk
mengotomatisasi proses diluar dan di dalam organisasi akan
dibangun didalam sistem MRP.Pengembangan ini menciptakan
closed-loop MRP.Close-loop MRP tidak hanya sekedar
perencanaan kebutuhanmaterial namun berupa sekumpulan fungsi
untuk mengotomatisasiproses produksi. Close-loop MRP terdiri
dari tools dan teknik –teknik untuk mengatasi prioritas dan
kapasitas serta mendukung
perencanaan dan pelaksanaan.
3.
Manufacturing Resource Planning II (MRP II)
MRP II merupakan sebuah metode untuk perencanaan yang
efektifdari semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
manufaktur.MRP II dapat mengatasi perencanaan operasional di
unit –
unit,perencanaan finansial, dan lain sebagainya. MRP II
terbentuk darikumpulan fungsi yang saling terkait : perencanaan
bisnis,perencanaan operasional dan penjualan, manajemen
permintaan,perencanaan produksi, mastering scheduling,
perencanaankebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas,
danpelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material.
Hasildari sistem tersebut akan terintegrasi dengan laporan
financial seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian,
biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Konsep dasar ERP sebenarnya sama dengan konsep pada MRP
II,namun perusahaan pembuat aplikasi perangkat lunak
menciptakanERP dengan sekumpulan proses bisnis yang lebih
luas dalam halruang lingkup, mempunyai kemampuan untuk
menangani beberapafungsi bisnis tambahan serta memiliki
|
 14
integrasi yang lebih baik danerat dengan fungsi finansial dan
akuntansi. Sistem ERP jugamampu mengintegrasikan tools seperti
Customer RelationshipManagement (CRM), Supply Chain
Management (SCM), dan lainsebagainya.Sistem ERP juga
mampu mendukung aktivitas bisnisyang melibatkan pihak
eksternal perusahaan.
2.1.2.3 Konsep Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Wijaya & Darudiato (2009:26-28), konsep dasar ERP
dapat diterjemahkan sebagai berikut :
-
ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi
yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang
meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok
dan informasi konsumen.
-
Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang
berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam
sebuah organisasi.
(Sumber : Wijaya dan Darudiato, 2009:27)
|
|
15
2.1.2.4 Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Monk (2009:28), dengan menggunakan sistem ERP ada
beberapa keuntungan yang dapat diperoleh antara lain adalah :
-
ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih mudah.
Dengan adanya data yang terintegrasi secara otomatis dapat
menjembatani rintangan yang disebabkan oleh kurs mata uang,
bahasa serta budaya.
-
ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi juga
mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan pada banyak
sistem komputer yang terpisah.
-
ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya
memonitor hal tersebut. Karena sistem ERP telah memiliki data
yang terintegrasi, maka manajer dapat berfokus pada perubahaan
yang dibutuhkan bagi perusahaan.
-
ERP memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi dan hal ini
berdampak pada peningkatan kinerja proses bisnis perusahaan.
2.1.2.5 Kerugian Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Al-Fawaz, K., Al-Salti, Z., & Eldabi, T. (2008
: 3),
meskipun beberapa keuntungan telah dibahas di atas, bagaimanapun,
sistem ERP juga memiliki sejumlah kelemahan. Sebagai contoh, sebagian
besar sistem ERP cenderung besar, rumit, dan mahal.Selain itu,
implementasi ERP membutuhkan komitmen waktu yang sangat besar dari
departemen teknologi informasi organisasi atau profesional dari luar
organisasi. Selain itu, karena sistem ERP mempengaruhi departemen
yang paling utama dalam sebuah perusahaan, ERP cenderung
menciptakan perubahan dalam proses bisnis. ERP ditempatkan di tempat
yang memerlukan prosedur baru, pelatihan karyawan, dan dukungan yang
baik dari manajerial dan teknikal.
|
|
16
2.1.3
2.1.3.1
SAP (Systems Applications and Product in Data Processing)
ditemukan pada tahun 1972 di Walldorf, German oleh lima orang mantan
karyawan IBM yakni : Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso
Plattner, Klaus Tschira dan Claus Wellenreuther. Satu tahun kemudian,
perangkat lunak untuk akuntansi keuangan selesai dibuat dan menjadi
dasar untuk mengembangkan komponen-komponen perangkat lunak lain
yang dikenal sebagai sistem R/1. R adalah singakatan untuk real- time
pengolahan data (Anonim[1], 2006:1-2). Pada akhir tahun terjadi
perubahan SAP dari database IBM dan dialog ke sistem kontrol
(mainframe based) sehingga berhasil menciptakan SAP R/2. SAP R/2 di
design untuk dapat menangani beberapa bahasa serta mata uang yang ada.
Pada tanggal 6 Juli 1992, SAP R/2 berkembang menjadi SAP R/3 dengan
konsep client/server.Konsep client/server ini terus berkembang seiring
dengan bertumbuhnya SAP menjadi provider dunia yang pertama kali
memperkenalkan solusi bisnis client/server yang sangat dikenal hingga
saat ini.
2.1.3.2
Beberapa produk SAP diantaranya, adalah :
-
MySAP Business Suite
Merupakan paket lengkap dari open enterprise solution yang
menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi dan proses
dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis
(Anonim[1], 2006:1-14). MySAP Business Suite menawarkan
solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang
|
 17
mempunyai jumlah user
yang besar dan proses yang secara
konstan berubah.
-
MySAP All-in-one
Adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP
Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan
metodologiuntuk biaya yang efektif. Solusi MySAP All-in-one
menawarkankombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan
dari SAPsolusi bisnis kelas dunia (Anonim[1], 2006:1-25).
-
SAP Business One
Adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi
untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamis dengan
ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ribu. Solusi ini
mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan
melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan
(Anonim[1], 2006:1-27).
2.1.3.3
|
|
18
Modul-Modul yang ada di SAP, antara lain :
-
Modul Sales and Distributuion (SD) ini menyimpan sales
orderdan jadwal pengiriman. Informasi tentang konsumen
(harga,bagaimana dan dimana pengiriman produk,
bagaimanapelanggan membayar dan informasi lainnya) di
maintenance dandiakses dari modul ini.
-
Modul Materials Management (MM) mengatur akuisisi
bahanbaku dari supplier (pembelian) dan kemudian
penangananpenyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses
sampaipenyimpanan barang jadi.
-
Modul Production Planning (PP) memelihara informasiproduksi.
Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, danaktifitas
produksi disimpan.
-
Modul Quality Management (QM) membantu
untukmerencanakan dan menyimpan aktifitas kualitas control,
sepertipemerikasaan produk dan keterangan material.
-
Modul Plant maintenance (PM) memungkinkan
perencanaanuntuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan
mengaturperawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan
dapatdiminimalisasi.
-
Modul Human Resource (HR) memfasilitasi perekrutankaryawan,
hiring, dan pelatihan. Modul ini dilengkapipenggajian dan benefit.
-
Modul Financial Accounting (FI) menyimpan transaksi
dalamcatatan buku besar. Juga menghasilkan pernyataan
untukkegunaan laporan eksternal.
-
Modul Controlling (CO) digunakan untuk manajemen
internal.Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk
dancost center, memfasilitasi analisis biaya.
|
|
19
-
Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan
untukmengatur pembelian asset tetap (pabrik dan mesin)
danhubungan depresiasi.
-
Modul Project System (PS) memungkinkan perencanaan
danmengontrol kelebihan R&D, konstruksi dan proyek
pemasaran.Modul ini memungkinkan agar biaya dikumpulkan
pada proyek,dan ini sering digunakan untuk mengatur
implementasi darisistem SAP R/3.
-
Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk
mengotomatisasibeberapa aktifitas dalam R/3. Dapat
menampilkan analisa alurtugas dan mendorong karyawan (via
email) jika merekamembutuhkan untuk menerima aksi.
-
Modul Industry Solutions (IS) berisi pengaturan konfigurasi
R/3yang ada di SAP adalah tepat untuk fakta-fakta
industri.Pengaturan ini mempermudah implementasi R/3
danmembiarkan pembeli mendapat keuntungan dari
pengalamanindustri SAP.
2.1.3.4
Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan SAP menurut
V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012, 12) :
-
R / 3 software package
ini dirancang untuk memungkinkan
perusahaan untuk secara efektif dan efisien mengoperasikan
berbagai proses bisnis dalam sistem informasi tunggal yang
terintegrasi
-
sofware
dapat disesuaikan menggunakan bahasa pemrograman
milik SAP, ABAP / 4. R / 3 adalah scalable
dan sangat cocok
untuk berbagai jenis dan ukuran organisasi dan berjalan pada
enam platform yang berbeda.
-
SAP R / 3 telah dirancang untuk menjadi sistem ERP yang terbaik
di empat bidang, yaitu Human Resources, Financial, Supply
|
|
20
Chain Management, dan Marketing. R / 3 juga merupakan produk
internasional, dan memenuhi fiskal lokal, bahasa, dan persyaratan
pajak sebagian besar negara.
-
SAP R / 3 adalah sangat fleksibel, karena akan beroperasi pada
enam platform yang berbeda, termasuk yang baru ditambahkan
Microsoft Vista.
-
R / 3 package
mencakup beberapa fitur yang sangat menarik
seperti memiliki sistem client
/ serverthree-tier. Menyediakan
threetiers yang menawarkan skalabilitas dan proses adaptasi yang
mudah untuk kebutuhan spesifik perusahaan besar dan perusahaan
yang berkembang pesat.
-
R / 3 modul diselenggarakan oleh bidang - bidang fungsional,
yaitu Human Resources, Financial, Supply Chain Management,
dan Marketing. Sedangkan informasi yang dimasukkan secara
terpisah untuk setiap modul tertentu, modul yang sepenuhnya
terintegrasi dan memberikan aplikasi real-time. Ini berarti bahwa
data yang dimasukkan ke dalam satu modul segera dan secara
otomatis diperbarui dan direfleksikan di dalam semua bidang
fungsional.
-
Financial dan Managerial Accounting tools terdapat dalam modul
FinancialAccounting
(FI) dan Controlling (CO). Fungsi General
Ledger dalam FI adalah menyediakan catatan komprehensif dari
semua informasi yang diperlukan untuk pelaporan keuangan
eksternal. Data akuntansi yang lengkap dan akurat karena sistem
SAP sepenuhnya mengintegrasikan semua transaksi bisnis yang
masuk dari seluruh wilayah operasional perusahaan. Selain modul
FI dan Co, sistem SAP meliputi modul Investment Management
(IM), Sales and Distribution (SD), Material Management (MM),
dan Human Resources (HR).
|
|
21
-
Management Accounting tools dalam SAP R/3 adalah Cost Center
Accounting, Internal Orders, Product Costing, dan Activity Based
Costing,Profitability Analysis dan Profit Center Accounting.
-
SAP adalah yang pertama menerapkan treasury capabilities yang
terintegrasi. Fitur yang menarik ini memungkinkan treasury
department
perusahaan berfungsi sebagai bank in-house
dengan
mengotomatisasi control of cash flow, investment trades, dan
portfolio management.
-
R / 3 juga menyediakan untuk "single data entry point" di mana
data yang dimasukkan dari lokasi manapun yang langsung dikirim
ke semua modul lain yang sesuai dalam sistem ERP.
-
SAP R / 3 yang diselenggarakan dengan konsep bahwa bisnis
beroperasi sebagai serangkaian proses, yang berarti bahwa
perusahaan menerapkan R / 3 mungkin harus mengubah dan
menata diri untuk benar –
benar cocok dengan R / 3 dan
menggunakannya secara efektif.
2.1.3.5
Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan SAP menurut
V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012 : 13) :
-
Expensive
Seperti faktanya bahwa ketika sebuah sistem dengan begitu
banyak fungsi seperti SAP maka harga yang harus dibayar untuk
software tersebut adalah sangat mahal. Hal yang sama terjadi pada
SAP, karena hal ini memerlukan software, hardware,
implementation, counsultants, training,
dll. Atau anda dapat
menyewa satu atau dua orang programmer sebagai karyawan dan
hanya membeli business consulting
dari outside resource,
melakukan semua kustomisasi dan melakukan training end-user di
dalam perusahaan. Hal itu dapat mengefektifkan biaya.
|
|
22
-
Non-Flexible
Vendor packages
mungkin tidak cocok dengan model bisnis
perusahaan dan kustomisasi dapat menjadi sesuatu yang mahal.
-
Kerugian lainnya adalah ROI (Return On Investment) mungkin
memakan waktu yang terlalu lama untuk menjadi keuntungan.
-
Implementasi SAP R/3 memiliki risiko kegagalan proyek.
2.1.4
2.1.4.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Umar (2002 : 36-37), Evaluasi adalah suatu proses untuk
menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah
dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar
tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta
bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan
harapan – harapan yang ingin diperoleh. Kegiatan evalusi membutuh data
untuk dianalisis dengan alat –
alat yang relevan untuk menghasilkan
informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
2.1.4.2 Prosedur Evaluasi
Menurut Umar, (2002 :38-40), proses evaluasi pada umumnya
memiliki tahapan – tahapan sebagai berikut :
1.
Menentukan apa yang akan dievaluasi
Dalam perusahaan terdapat aspek – aspek yang dapat dan perlu untuk
dievaluasi, biasanya yang diprioritaskan adalah hal –
hal yang
menjadi key-success factor-nya.
2.
Merancang (design) kegiatan evaluasi
Sebelum evaluasi dilakukan, tentukan terlebih dahulu desain
evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahapan –
tahapan
kerja apa saya yang dilalui, siapa saja yang akan dilibatkan, serta apa
saja yang akan dihasilkan menjadi jelas.
|
|
23
3.
Pengumpulan Data
Berdasarkan desain yang telah disiapkan, pengumpulan data yang
dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu sesuai dengan kaidah
–
kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan.
4.
Pengolahan dan analisis data
Setelah data terkumpul, data tersebut
diolah untuk dikelompokkan
agar mudah dianalisis dengan menggunakan alat analisis yang sesuai,
sehingga dapat menghasilkan fakta yang dapat dipercaya.Selanjutnya,
dibandingkan antara fakta dan harapan / rencana untuk menghasilkan
Gap. Besar gapakan disesuaikan dengan tolak ukur tertentu sebagai
hasil evaluasinya.
5.
Pelaporan hasil evaluasi
Agar hasil evaluasi dapat dimanfaatkan bagi pihak –
pihak yang
berkepentingan, hasil evaluasi didokumentasikan secara tertulis dan
diinformasikan baik secara lisan maupun tulisan.
6.
Tindak lanjut hasil evaluasi
Evaluasi merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen.Oleh
karena itu, hasil evaluasi hendaknya dimanfaatkan oleh manajemen
untuk mengambil keputusan dalam rangka mengatasi masalah
manajemen, baik di tingkat strategi maupun di tingkat implementasi
strategi.
2.1.5
Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara digunakan sebagai teknik
pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden
yang lebih mendalam dan jumlah
respondennya sedikit. Teknik pengumpulan
data ini mendasarkan diri pada
laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada
|
 24
pengetahuan atau keyakinan pribadi.Wawancara tersebut dapat dilakukan secara
terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka
maupun dengan menggunakan telepon.
2.2
2.2.1
Untuk bersaing secara efektif, perusahaan perlu untuk menyelaraskan
semua sumber daya perusahaan, termasuk karyawan dengan tujuan bisnis.Untuk
melakukan hal tersebut, perusahaan perlu untuk mengubah fungsi SDM
tradisional menjadi sebuah program yang komprehensif untuk Human
CapitalManagement (HCM).mySAP ERP Human Capital Management
menangani daftar fungsifungsi yang luas, termasuk perekrutan dan
mempekerjakan karyawan, menentukan keuntungan dan kompensasi, memproses
penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM, nilai dari
karyawan dapat dimaksimalkan dan penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan
insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat
dilaksanakan.mySAP ERP HCM
juga menyediakan sarana untuk mengatur,
mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim.
([Anonim 1)]
|
|
25
Sumber : Anonim 1. (2006, p327), SAP01 Fundamental.
2.2.1.1
Di dalam personnel Development, perusahaan dapat
merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil di perusahaan
tersebut dan memberikan pelatihan, dengan mengintegrasikan komponen
ini dengan Training and Event Management.Pengembangan personil
membutuhkan hasil perbandingan dan kulifikasi karyawan tertentu yang
disimpan dalam profile qualifying action yang dapat ditentukan bagi
karyawan menggunakan development plan. Performa karyawan dapat
dinilai, dan akan memberikan hasil untuk perencanaan pengembangan
karyawan. Perusahaan dapat menggunakan personnel actions untuk
situasi yang lebih kompleks yang mengharuskan perusahaan mengelola
beberapa infotypes. Bila perusahaan menjalankan personnel action,
sistem akan mengusulkan semua infotypes yang relevan sehingga dapat
dikelola secara berurutan.
Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus
mencatatsemua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem,
termasukmaster data dan data yang relevan dengan time management
danpayroll. Untuk dapat menjalan proses ini dapat menggunakan
hiringaction.
Daftar di bawah ini adalah beberapa infotype yang dibuat
ketikamempekerjakan karyawan. Perusahaan dapat mengubah jumlah
danurutan infotypes dalam personnel action sesuai kebutuhan perusahaan:
a.
Organizational assignment
b.
Personal data
c.
Address
d.
Planned working time
e.
Basic pay
|
 26
f.
Bank detail
Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang
baruatau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan
tidakmemiliki semua informasi karyawan yang dibutuhkan, perusahaan
dapatmenambahkan informasi yang kurang di lain waktu
untukmelengkapinya. ([Anonim 1)]
Sumber : Anonim 1. (2006, p334), SAP01 Fundamental.
2.2.1.2
Training and Event Management adalah komponen yang sangat
terintegrasi yang mendukung perusahaan untuk merencanakan,
menjalankan, dan mengatur kursus pelatihan dan business event. Integrasi
tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training
and Event Management adalah alat yang ideal untuk secara tetap
meningkatkan dan memperbarui pengetahuan para karyawan. ([Anonim
1)]
|
 27
Sumber : Anonim 1. (2006, p336), SAP01 Fundamental.
2.2.2
2.2.2.1
Menurut
Pol dan Paturkar. (2011 :2), Fit Gap Analysis (FGA)
adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis
dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan
prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan
kesenjangan (Gap).
Fit Gap Analysis
yang merupakan metodologi untuk
membandingkan proses bisnis dan sistem pada perusahaan dengan fungsi
sistem yang ada, dimana akan di evaluasi apakah proses bisnis yang telah
dijalankan dengan fungsi sistem yang ada
memang sudah terjadi
kecocokan atau kesesuaian (Fit) atau adanya kesenjangan (Gap).
Fit
/ GapAnalysis
digunakan untuk mengevaluasi ssetiap area
fungsional di dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk
mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Analisis ini mencakup kegiatan
mengidentifikasi data kunci atau komponen – komponen yang sesuai (Fit)
|
|
28
di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi – solusi.Teknik
ini berpusat pada pengukuran komponen –
komponen kunci yang
dibutuhkan untuk mencapai hasil yang terbaik (best practice) di dalam
sebuah organisasi.
2.2.2.2
Dalam bisnis dan ekonomi, Fit/Gap analysis merupakan alat yang
dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini
dengan performa potensial. Sebagai dasarnya terdapat dua pertanyaan :
“Dimana kita berada?” dan “Dimana kita ingin berada?”. Fit berarti
kebutuhan / requirement terpenuhi oleh sistem. Sedangkan Gap berarti
kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem.Jika perusahaan atau
organisasi tidak memanfaatkan secara maksimal sumber daya yang ada
atau melepaskan investasi pada modal dan teknologi, maka dapat
menghasilkan performa pada tingkat dibawah potensialnya.
Tujuan dari antara Fit/Gap adalah :
a.
Mengumpulkan requirement dari perusahaan.
b.
Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang
diperlukan.
c.
Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis
perusahaan.
d.
Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice.
e.
Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhakan perubahan
kebijakan.
2.2.2.3
2.2.2.3.1
Sebuah Requirement yang ada dalam proses bisnis
memiliki tingkat prioritasnya masing-masing. Tingkat prioritas
tersebut akan membantu project team dan project sponsors
|
|
29
dalam memfokuskan diri terhadap proses bisnis mana saja yang
harus diperhatikan dan paling penting dalam organisasi serta
untuk memberi perhatian lebih mengenai dimana sebuah
fungsional yang baru harus dibuat untuk menambah nilai kepada
proses bisnis berjalan. Berikut adalah ranking of requirement
yang bisa digunakan dalam melakukan fit and gap analysis :
a.
High/ Mission Critical Requirement :Sebuah requirement
yang sangat penting dimana jika requirement ini tidak
dijalankan, proses bisnis perusahaan tidak akan berjalan.
b.
Medium/Value Add Requirement :
Sebuah requirement
yang jika dipenuhi akan memberikan peningkatan
signifikan dalam proses bisnis. Requirement ini biasanya
tidak bersifat kritikal, tetapi jika dipenuhi akan
memberikan nilai tambahan kepada perusahaan.
c.
Low/Desireable Requirement :Sebuah requirement yang
jika dipenuhi akan memberikan nilai tambahan yang hanya
sedikit bagi perusahaan dan tidak terlalu berpengaruh pada
proses bisnis perusahaan.
2.2.2.3.2
Tingkat kesesuaian antara sistem berjalan dengan proses
bisnis di dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 3 tingkatan,
yaitu :
a.
Fit
: Sebuah kondisi dimana requirement sepenuhnya
sesuai dengan sistem yang berjalan.
b.
Gap : Sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama
sekali tidak sesuai dengan requirement. Dalam kondisi ini,
alternative dan rekomendasi dapat dibuat guna
memperbaiki gap yang ada. Sebagai hasilnya, akan ada
kemungkinan dimana sistem yang berjalan akan
mengalami pengembangan/perubahan.
|
|
30
c.
Partial Fit
: Sistem yang berjalan sudah cukup
memenuhi requirement meskipun belum secara sempurna.
2.2.2.3.3
Pada saat gap telah diidentifikasi maka tim tersebut akan
membuat alternative
dan merekomendasikan solusi untuk
mengatasi gap tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap,
seperti melakukan perubahan proses bisnis, merancang
lingkungan bisnis, melakukan software customizations fungsi dari
software akan meningkatkan biaya implementasi proyek.
Sehingga, tim proyek akan melakukan beberapa pendekatan untuk
mencari resolusi dari adanya gap, yaitu :
a.
Package Work-around
Tim proyek melakukan identifikasi berbagai alternative
–
alternative untuk memenuhi kebutuhan dengan proses bisnis
yang ada.
b.
Membuat bisnis sesuai dengan Package
Jika PackageWork-around tidak mungkin, maka tim akan
merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses
bisnis dan mengeliminiasi gap yang terjadi.
c.
Membuat bisnis sesuai dengan Package
Jika Package Work-around tidak mungkin, maka tim akan
merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses
bisnis dan mengeliminiasi gap yang terjadi.
d.
Customization sebagai upaya terakhir
Strategi yang dipilih jika harus melakukan customization
adalah dengan membangun fungsionalitas di luar teknologi
yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan
melakukan perubahan pada package. Pengertian
Customization
dalam proyek adalah melakukan perubahan
pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf
|
|
31
pengembangan atau beberapa perubahan yang dapat
berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade
pada
software yang akan datang.
2.2.3
Menurut Black
(2009
:32), Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA) adalah sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada
failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi,
fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface
sistem. Pada dasarnya,
FMEA adalah sebuah prosedur dalam pengembangan produk dan
manajemen operasi untuk menganalisis failure mode
yang mungkin pada
suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan
kegagalan. Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim
mengidentifikasikan failure mode
yang mungkin berdasarkan pengalaman
sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa. Ini memungkinkan tim
untuk menghindari kegagalan-kegalan tersebut dengan usaha dan
pengeluaran yang minimum.
FMEA adalah teknik desain yang sistematis mengidentifikasikan
dan menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses). Ini terdiri
dari metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem
dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan
keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut. FMEA ditujukan untuk
menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan potensi penyebab
kegagalan dan efeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah
untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user
atau
pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya
yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko
perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan
yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user atau
pelanggan.
|
|
32
A.
Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau
tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai
5 (paling tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini:
1.
Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah
keamanan.
2.
Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
3.
Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi.
4.
Kehilangan fungsionalitas parsial.
5.
Kosmetik atau trivial.
B.
Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada
user
, pelanggan, atau operator. Rex Black menggunakan skala dari 1
(terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), seperti berikut ini:
1.
Kehilangan total dari nilai sistem.
2.
Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.
3.
Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem.
4.
Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.
5.
Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
Nomor ini tidak didefinisikan dengan pasti, dan oleh karena itu
membuat staf testing sulit meng-estimasinya.Rex Black menyarankan
untuk melibatkan sales, marketing, techiniccal support, dan business
analyst.
C.
Likehood.
Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling
rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan
dalam produk (berdasarkan faktor risiko teknis seperti kompleksitas dan
histori kecacatan); b) di luar proses pengembangan saat ini;
dan, c)
intrusi pada operasi user. Skala yang digunakan sebagai berikut:
1.
Pasti mempengaruhi semua user.
2.
Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.
3.
Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
|
|
33
4.
Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.
5.
Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.
Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun
pemahaman akan komunitas user. Oleh karena itu partisipasi
programmer
dan insinyur lain berasama business analyst, technical
support, marketing dan sales sangat penting.
2.2.4
2.2.4.1
Definisi risk analysis menurut Marchewka (2010 :217), adalah
penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada
proyek. Menurut Abdullah et al (2010:363) dalam jurnal yang berjudul
“Risk Analysis of Various Phases of Software Development Models”,
dikatakan bahwa “Risk Anlysis is a good general-purpose yardstick
bywhich we can control the risks involving in the development ofsoftware.”
Yang diterjemahkan risk analysis adalah sebuah tolak ukur umum dengan
tujuan yang baik, dimana kita dapat mengendalikan resiko yang terdapat
dalam pengembangan perangkat lunak. Dari definisi diatas dapat
disimpulkan bahwa, risk analysis
adalah sebuah tolak ukur yang
digunakan untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi dan
akibatnya dalam sebuah proyek.
2.2.4.2
Menurut Schwelbe (2010 :434), risk identifaction adalah sebuah
proses pemahaman kejadian potensial dimana dapat merugikan atau
meningkatkan sebuah objek tertentu. Menurut Triadi, Norken, & Dharma
(2011:51) dalam jurnal yang berjudul “Manajemen Resiko Operasi
Pemeliharaan Waduk di Provinsi Bali”, dikatakan bahwa identifikasi
resiko adalah merinci resiko-resiko yang ada sampai level yang detail dan
kemudian menentukan signifikansinya (potensinya) dan penyebabnya,
|
|
34
melalui program survei dan penyelidikan terhadap masalah-masalah yang
ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi resiko dapat
digunakan beberapa cara, antara lain menyusun daftar (check list) resiko,
wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melalui
brain storming. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa,
riskidentification adalah sebuah aktivitas yang dilakukan untuk
mempelajaridan memperkirakan potensi-potensi resiko yang terdapat
dalam objek tertentu.
2.2.4.3
Menurut Schwelbe (2010 :438), qualitative risk analysis
menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko – resikoyang
diidentifikasi, untuk menentukan ukuran dan prioritasnya.
2.2.4.4
Probability/ impact matrix memberikan daftar resiko
berhubungan yang terjadi pada sisi matriks atau sumbu pada grafik dan
hubungan akibat dari resiko yang terjadi kepada yang lainnya. Banyak
proyek tim akan mendapatkan manfaat dari melakukan teknik simpel ini
untuk mengidentifikasikan resiko yang perlu diperhatikan. Untuk
menggunakan pendekatan ini, anggota proyek membuat daftar resiko
yang diperkirakan akan terjadi pada proyek. Setelah itu diberi label
terhadap tiap resiko apakah tinggi, sedang, atau rendah terhadap
kemungkinan terjadinya dan akibat resiko. Manajer proyek
lalumerangkum hasilnya menjadi probability/ impact matrix. (Schwelbe,
2010:438)
2.2.5
Menurut Satzinger et al. (2010
:141), Activity Diagram adalah sebuah
diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas sejumlah
|
 35
user(atau system), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial
dari aktivitas-aktivitas tersebut.
Sumber: Satzinger et al. (2010, p143), Systems Analysis and Design in a Changing
World.
2.2.6
(2010 :242),Use case diagram
adalah sebuah
diagram yang menunjukkan peran-peran pengguna dan interaksi antara pengguna
dengan sistem.
|
 36
Use case memiliki 3 notasi, yaitu:
a.
Aktor : Orang atau sesuatu yang benar-benar menyentuh atau
berinteraksi dengan sistem.
b.
Use Case
Diagram : Merupakan suatu skenario yang merupakan
tanggapan dari sistem terhadap akses yang telah dilakukan oleh aktor.
c.
Connecting Line : Mengindikasikan aktor yang menggunakan atau
mengakses use case.
d.
Automation Boundary: Menunjukkan batas antara lingkungan, dimana
letak aktor dan internal components pada sistem komputer.
Sumber: Satzinger et al.(2010, p244), Systems Analysis and Design in a Changing
World.
2.2.7
dari sebuah sistem informasi yang memerlukan interaksi dengan user untuk
menghasilkan input dan output. Sebuah user interface
memperbolehkan user
untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. Terkadang output
|
 37
dihasilkan
setelah interaksi dengan user, seperti informasi yang ditampilkan
setelah permintaan user terhadap status sebuah perintah.
Sumber: Satzinger et al.(2010, p. 560) Systems Analysis and Design in a Changing
World.
|
                   38
I
D
E
N
T
I
F
I
K
A
S
I
A
N
A
L
I
S
I
S
U
S
U
L
A
N
Fit / Gap Analysis
Sistem Informasi
PT BUMA
Proses Bisnis
PT BUMA
Kebutuhan User
Failure Mode and
Effect Analysis
Risk Analysis
2.2.8
Usulan / Rekomendasi
|
|
39
Langkah awal menurut Kerangka Pikir diatas adalah mengumpulkan informasi
mengenai proses bisnis yang berjalan pada PT. BUMA, sistem informasi yang saat ini
digunakan oleh PT. BUMA dan kebutuhan –
kebutuhan user
terhadap sistem.
Selanjutnya, dari informasi yang telah dikumpulkan, akan dilakukan analisis dengan
menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
untuk menentukan
beberapa fungsi di SAP yang memiliki prioritas tertinggi dan dikategorikan ke dalam
Rank (contoh : High, Medium, Low) dari kebutuhan – kebutuhan user tersebut. Setelah
Rank ditentukan, kebutuhan – kebutuhan userakan disesuaikan dengan keadaan sistem
sekarang yang dilakukan dengan metode Fit / Gap Analysis
untuk menemukan gap
antara kebutuhan user dan keadaan sistem. Setelah gap ditemukan, resiko – resiko dari
gap tersebut akan dianalisis dengan metode Risk Analysis untuk menganalisis seberapa
sering gap tersebut ditemukan atau terjadi dan seberapa besar dampak yang ditimbulkan
jika gap tidak segera diperbaiki. Setelah semua analisis dilakukan, selanjutnya akan
dibuat usulan / rekomendasi untuk menyelesaikan masalah yang timbul dari gap yang
ditemukan.
|
|
40
|