|
9
9
LANDASAN TEORI
2.1
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, data adalah keterangan atau bahan
nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan) (Departemen
Pendidikan Nasional, 2008: 297).
Menurut Ladjamudin
(2005: 8), data dapat diartikan sebagai deskripsi dari
suatu kejadian yang kita hadapi.
Data tersebut dapat berupa catatan-catatan yang
dicatat didalam kertas, buku, handphone, atau dalam komputer tanpa memiliki arti
dan bisa disebut juga data tersebut masih mentah karena belum diolah. Data yang
tersedia atau yang sudah dicatat biasanya akan diolah menjadi suatu informasi, yang
memberikan nilai lebih dan arti karena sudah diolah. Oleh karena itu, suatu data
belum dapat bermanfaat banyak sebelum diolah menjadi suatu informasi.
Dikutip dari Binus ICTC Prosiding 2011, menurut Turban, data adalah fakta
mentah atau deskripsi dasar dari sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang
didapat, dicatat, disimpan, dan dikelompokkan, namun tidak terorganisasi sehingga
tidak memberikan suatu arti yang spesifik.” (Mandaryani, Gintoro, & Widyadhari,
2011: 104).
2.2
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 4), sistem informasi
adalah
seperangkat komponen komputer yang saling terkait yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan menyediakan output
akan kebutuhan informasi untuk
menyelesaikan tugas bisnis.
Menurut O'Brien & Marakas (2010: 4), sistem informasi dapat berupa
kombinasi terorganisir dari beberapa orang, hardware
(perangkat keras), software
(perangkat lunak), jaringan komunikasi, sumber daya data, prosedur dan peraturan
yang disimpan,
dikumpulkan, ditransformasikan, dan dibagikan kepada organisasi.
Orang percaya kepada sistem informasi yang modern berkomunikasi antara yang
satu dengan yang lainnya dengan menggunakan berbagai macam hardware
|
|
10
(perangkat keras), instruksi dan prosedur pemrosesan informasi, jaringan komunikasi
dan data yang disimpan.
2.2.1
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd
(2009: 6), system
adalah seperangkat
komponen yang saling terkait yang bergabung dan berfungsi untuk mendapatkan
hasil akhir. Sistem mungkin dapat memiliki subsistem.
Subsistem
diartikan sebagai
sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lain, jadi subsistem mungkin menjadi
salah satu cara untuk memikirkan tentang komponen dari sistem tersebut.
Pemahaman sistem sebagai gabungan antara subsistem sangat berguna untuk para
analis karena memampukan para analis untuk memfokuskan diri pada suatu area
tertentu. Super sistem adalah sistem yang lebih besar yang mempunyai system-sistem
yang lebih kecil didalamnya.
Menurut O'Brien & Marakas (2010: 26),
system
didefinisikan sebagai satu
kelompok komponen dengan batasan – batasan yang telah didefinisikan secara jelas,
bekerja bersama untuk mencapai satu objective
dengan penerimaan input
dan
menghasilkan output dalam satu proses transformasi yang terorganisir.
Sistem memiliki tiga fungsi dasar:
1.
Input
yang meliputi mengambil dan mengumpulkan elemen yang masuk ke
dalam sistem untuk diproses. Sebagai contoh, bahan mentah, energy, data, dan
human effort harus dilindungi dan diorganisir untuk diproses nantinya.
2.
Process meliputi proses – proses transformasi yang dikonversi dari input menjadi
output. Sebagai contoh, proses manufacture, proses pernafasan manusia atau
kalkulasi matematika.
3.
Output
meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi dengan proses
transformasi ke tujuan akhir. Sebagai contoh, barang jadi, jasa pelayanan, dan
manajemen informasi harus ditransmisikan kepada para pengguna.
2.2.2
Menurut O'Brien & Marakas (2010: 34), informasi didefinisikan sebagai data
yang telah dikonversi menjadi konteks yang berarti dan dapat digunakan untuk
spesifikasi tertentu dan user (pengguna).
|
|
11
Dikutip dari Binus ICTC Prosiding 2011, menurut McLeod, Informasi adalah
data yang telah diproses atau data yang memiliki arti (Jingga, 2011: 93).
2.3
Menurut Rainer & Cegielski (2011: 7), business process
atau proses bisnis
adalah kumpulan dari aktivitas yang berhubungan dan menghasilkan sebuah produk
atau jasa kepada organisasi, rekan bisnis, dan pelanggan. Sebuah proses memiliki
input, output dan aktivitas-aktivitasnya dapat diukur. Banyak proses lintas fungsi di
dalam organisasi, seperti pengembangan produk dimana melibatkan rancangan,
engineering, manufacturing, pemasaran dan distribusi. Proses lainnya meliputi hanya
satu area fungsional.
Proses
bisnis
suatu organisasi dapat memberikan keuntungan kompetitif
apabila mereka memberi kewenangan kepada perusahaan untuk berinovasi atau
mengeksekusi lebih baik daripada kompetitor. Proses bisnis dapat juga menjadi
beban apabila mereka menghambat kemampuan merespon dan efektifitas organisasi.
Menurut Considine et al. (2012: 18), business process diartikan sebagai salah
satu kunci dari bagaimana suatu organisasi mencapai tujuannya. Proses bisnis
menggambarkan rangkaian dari aktivitas ketika disatukan, memberikan suatu nilai
kepada pelanggan baik secara internal maupun secara eksternal.
2.4
Menurut Mcleod & Schell (2004: 144),
implementasi adalah sumber daya
fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
2.5
Menurut Saffu et al. (2008), human capital diartikan sebagai tingkat keahlian
dan pengembangan melalui pengajaran formal dan pelatihan dan pengalaman kerja
yang merupakan sumber penting dari keuntungan berkompetisi.
2.5.1
Menurut Senyucel (2009: 21), proses strategis manajemen sumber daya
manusia memainkan peran dalam menentukan kesuksesan di masa yang akan datang
atau kegagalan dari kinerja karyawan dan bisnis secara keseluruhan.
|
|
12
Robbins & Coulter
(2012: 340-341)
mengatakan bahwa ada 3 alasan kenapa
Human Resources Management (HRM) itu penting yaitu:
a.
Dapat menjadi sumber yang signifikan bagi keuntungan kompetitif.
b.
HRM merupakan bagian penting dari strategi organisasi.
c.
Cara dari organisasi memperlakukan people
mereka dapat berdampak secara
signifikan terhadap kinerja organisasi.
2.5.2
Menurut Hoch & Dulebohn (2013: 115),
Human Resource Information
System (HRIS) menyediakan kapasitas dalam mengelola aspek sumber daya manusia
di organisasi dan ditampilkan dalam satu modul utama dalam ERP, dimana
meningkatkan kompleksitas dengan modul ERP dalam mengimplementasi proyek
ERP, mengimplementasi modul ERP/HRMS adalah usaha utama. Electronic Human
Resource (e-HR) adalah bagian dari HRMS dan menggunakan software tools
yang
mengijinkan anggota organisasi untuk mengakses fungsi spesifik HR, informasi dari
HRMS dan mengerjakan kegiatan HR melalui intranet atau internet via web portal.
Aplikasi SAP R-3 HR-Human Resources
menyatukan
komponen besar yang
terintegrasi dengan SAP R-3 sistem. Aplikasi modul SAP R-3 dirancang untuk
melayani keuangan dan keterampilan kerja.
Menurut Sadiq et.al (2012), Human Resource Information System diartikan
sebagai medium (perantara) yang membantu menjalankan peran kerja mereka lebih
efektif lagi.
2.6
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), systems analysis didefinisikan
sebagai
aktivitas-aktivitas yang memungkinkan kita untuk memahami dan
menspesifikasikan apa yang harus dicapai oleh sistem yang baru.
2.7
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), systems design didefinisikan
sebagai
aktivitas-aktivitas yang memungkinkan kita untuk menjelaskan dan
menggambarkan sistem secara detail yang dapat memenuhi kebutuhan proses
|
|
13
bisnisnya. Dengan kata lain, perancangan sistem menggambarkan “bagaimana”
sistem itu akan berjalan. Hal itu menjelaskan secara rinci seluruh komponen yang
ada didalam sistem baru dan bagaimana komponen-komponen itu saling
berhubungan dalam menyediakan solusi.
2.8
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 42-43), system
requirement
adalah semua aktivitas yang harus dilakukan atau didukung oleh sistem yang baru
dan constraint yang harus dicapai oleh sistem yang baru. Biasanya, analis membagi
system requirement ke dalam 2 kategori:
a.
Functional
requirement
adalah aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan oleh
sistem. Functional requirement
didasari pada prosedur dan aturan dimana
digunakan oleh organisasi untuk menjalankan proses bisnisnya.
b.
Non-Functional requirement
adalah karakteristik dari sistem selain aktivitas-
aktivitas yang harus dilakukan dan didukung.
2.9
Menurut Black (2009: 32), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah
sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada failure mode (symptom
bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour,
komponen, dan interface
sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur
dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk menganalisis failure
mode yang mungkin pada suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan
kemungkinan kegagalan.
FMEA adalah teknik desain yang sistematis mengidentifikasikan dan
menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses). Ini terdiri dari
metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem dapat terjadi,
efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan keamanan, dan besarnya
dampak dari efek tersbut. FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain
dengan mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada sistem
yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat
diterima oleh user
atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi
sumber daya yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko
|
|
14
perusahaan untuk mencegah user
atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan yang
tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user
atau pelanggan
(Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian, 2011: 1).
Kolom-kolom yang digunakan didalam FMEA:
a.
Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau
tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling
tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini:
1.
Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan.
2.
Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
3.
Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi.
4.
Kehilangan fungsionalitas parsial.
5.
Kosmetik atau trivial.
b.
Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user,
pelanggan, atau operator. Rex Black menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5
(paling tidak berbahaya), seperti berikut ini:
1.
Kehilangan total dari nilai sistem.
2.
Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.
3.
Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem.
4.
Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.
5.
Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
Nomor ini tidak didefinisikan dengan pasti, dan membuat staf testing sulit
meng-estimasinya. Rex Black menyarankan untuk melibatkan sales, marketing,
techiniccal support, dan business analyst.
c.
Likelihood. Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan)
sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan dalam produk
(berdasarkan faktor risiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di
luar proses pengembangan saat ini; dan, c) intrusi pada operasi user. Skala yang
digunakan sebagai berikut:
1.
Pasti mempengaruhi semua user.
2.
Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.
3.
Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
|
|
15
4.
Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.
5.
Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.
Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan
komunitas user. Rex Black menyarankan agar programmer dan insinyur lain bersama
business analyst, technical support, marketing
dan sales
berpartisipasi dalam
penomoran ini.
2.10
Dikutip dari
Fater (2013), “A
gap analysis compared the present state of
competency development to desirable (ideal) state.”
Yang dapat diterjemahkan, gap analysis
membandingkan keadaan
pengembangan kompetensi sekarang dengan keadaan yang diinginkan.
Dan menurut Pol & Paturkar (2011), fit gap analysis adalah metodologi yang
digunakan oleh proses dan sistem function
sebuah enterprise
yang kemudian akan
dibandingkan, dievaluasi, dan dijabarkan dengan tujuan untuk melihat hal-hal yang
sesuai (fits) dan hal-hal yang tidak sesuai (gaps).
Menurut Bens (2012: 178), gap analysis
merupakan suatu alat perencanaan
yang memungkinkan suatu kelompok mengidentifikasi langkah-langkah yang
mereka perlukan untuk mencapai tujuan. Gap
analysis
digunakan ketika suatu
kelompok perlu untuk memahami perbedaan antara keadaan dimana mereka
sekarang berada dan keadaan yang mereka inginkan. Tujuannya untuk
memperlihatkan keadaan sekarang yang sebenarnya dan membantu mengidentifkasi
apa yang seharusnya dilakukan untuk mencapai yang diinginkan. Gap
analysis
menghasilkan pandangan yang sama mengenai apa yang harus dilakukan untuk
mengeliminasi perbedaan antara keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan di
masa yang akan datang.
Menurut Bens (2012: 178), langkah-langkah untuk melakukan gap analysis:
Langkah 1: identifikasi keadaan di masa yang akan datang. Menggunakan alat untuk
memvisualisasikan atau pendekatan lain yang menghasilkan gambaran bagaimana
keinginan suatu kelompok di masa depan untuk waktu yang spesifik. Deskripsi dari
masa depan harus terperinci. Tuliskan informasi dibagian kanan dinding kosong.
|
 16
Langkah 2: identifikasi keadaan sekarang. Deskripsikan fitur komponen yang sama
seperti masa yang akan datang. Dan harus sangat terperinci. Tuliskan ide yang
dihasilkan di bagian kiri dinding.
Langkah 3: minta anggota untuk bekerja berpasangan untuk mengidentifikasi
perbedaan antara sekarang dan masa depan. Tanyakan pertanyaan seperti:
“apa perbedaan masa sekarang dan masa yang akan datang?”
“apa yang menjadi beban atau kendala untuk mencapai yang diinginkan?”
Langkah 4: ketika mereka selesai membahasnya, berbagi ide kepada seluruh
kelompok dan tuliskan perbedaan yang ada antara sekarang dan yang akan datang.
Gambar 2.1 Gap Analysis (Bens, 2012: 178)
Langkah 5: ketika menyadari adanya perbedaan, bagi kelompok besar menjadi
kelompok-kelompok kecil. Berikan setiap kelompok kecil tersebut satu atau lebih
perbedaan untuk mencari pemecahan masalah atau rencana tindakan.
Langkah 6: mengumpulkan kembali seluruh kelompok untuk mendengarkan
rekomendasi atau rencana tindakannya. Minta anggota untuk membetulkan, lalu
kemudian follow-up mekanisme selanjutnya.
Metode yang dipakai dalam mengimplementasikan fit
gap
analysis
(Pol &
Paturkar, 2011):
1.
Simulation based, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.2.
|
 17
Gambar 2.2 Simulation-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
2.
Brainstorming Discussion
based, tahapannya dapat dilihat pada gambar
2.3.
Gambar 2.3 Brainstorming-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
3.
Questionnaire based, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.4.
|
 18
Gambar 2.4 Questionnaire-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
4.
Hybrid Type, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.5.
Gambar 2.5 Hybrid Type Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
2.10.1
Menurut Pol & Paturkar (2011), Objektif dari fit gap analysis ini tidak untuk
menyediakan sebuah solusi atau rancangan untuk sistem. Fit
gap
analysis
selama
implementasi sistem digunakan dengan tujuan:
|
|
19
1.
Mengadaptasi proses lokal kepada best
practices
yang diterapkan pada industri
yang bersangkutan.
2.
Menilai Statutory and/or legal requirements.
3.
Mengidentifikasi hal-hal yang secara lokal dan global tidak termasuk dalam
implementasi pilot atau test.
Sedangkan menurut Anonim (2010), tujuan dari fit gap analysis:
1.
Mengumpulkan requirement dari perusahaan.
2.
Langkah awal untuk menentukan customization yang diperlukan.
3.
Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4.
Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice.
5.
Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
2.11
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), object-oriented approach
adalah pengembangan sistem berdasarkan pada pandangan bahwa sistem adalah
sekumpulan objek yang saling berinteraksi dan saling berkerja sama.
2.11.1
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), object
adalah sesuatu
dalam sistem informasi yang merespon pesan dengan mengeksekusi fungsi atau
metode.
2.11.2
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241),
Object-oriented Analysis
(OOA) mendefinisikan proses mengidentifikasi dan menjelaskan usecases
dan
kumpulan objek (kelas) di dalam sistem baru.
2.11.3
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241),
Object-oriented Design
(OOD) mendefinisikan seluruh tipe objek yang diperlukan untuk
mengkomunikasikan orang dan perangkat dalam suatu sistem, menunjukkan
bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan menyaring
|
|
20
pengertian dari setiap tipe objek sehingga objek tersebut dapat diimplementasikan
dengan bahasa atau lingkungan spesifik.
2.12
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 46), Unified Modelling Language
(UML) adalah sekumpulan standarisasi dari konstruksi dan notasi model yang
digambarkan oleh object management group.
2.12.1
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 69,78-81),
use case diagram
adalah model UML yang digunakan untuk menunjukkan secara grafik use case dan
hubungannya pada setiap aktor.
Simbol dari Use case diagram yaitu:
a.
Actor adalah orang yang menggunakan sistem.
b.
Use
case adalah aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya berupa respon dari
permintaan user (pengguna).
c.
Connecting line
antara actor
dan usecase
mengindikasi bahwa actor
terlibat
dengan usecase tersebut.
d.
Automation boundary adalah batasan antara bagian terkomputerisasi dari suatu
aplikasi dan user
(pengguna) yang mengoperasikan aplikasi tetapi keduanya
merupakan bagian dari sistem secara keseluruhan.
Contoh use case dapat dilihat pada gambar 2.6.
|
 21
Gambar 2.6 A Simple Use Case with an Actor (Satzinger, Jackson, &
Burd, 2012: 81)
2.12.2
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 121), informasi rinci untuk setiap
use
case
dideskripsikan menggunakan use
case
description. Use
case
description
merupakan suatu model tekstual yang berisi dan menjelaskan perincian suatu proses
untuk suatu use case.
2.12.2.1 Fully Developed Use Case Description
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd
(2012: 122), fully
developed
use
case
description
merupakan metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use
case. Dengan menggambarkan fully developed use
case description, meningkatkan
probabilitas untuk mengerti secara menyeluruh proses bisnis serta cara sistem yang
harus mendukung proses bisnis tersebut. Gambar 2.7 merupakan contoh fully
developed use case description dari use case Create Customer Account.
|
 22
Gambar 2.7 Fully Developed Use Case Description – Create Customer Account
(Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 123)
2.12.3
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd
(2012: 57-58),
activity diagram
menjelaskan aktivitas user (atau sistem), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan
aliran secara berurutan dari aktivitas-aktivitas tersebut.
Simbol dari activity diagram yaitu:
a.
Swimlane heading
merepresentasikan agen yang melaksanakan aktivitas.
Dikarenakan dalam suatu workflow
biasanya
terdapat beberapa agen yang
berbeda melaksanakan langkah-langkah yang berbeda dalam proses workflow,
|
 23
simbol dari swimlane membagi aktivitas-aktivitas dalam workflow ke dalam grup
dimana memperlihatkan agen-agen yang melaksanakan aktivitas tersebut.
b.
Synchronization bar adalah komponen dari activity diagram
yang memisahkan
control path ke dalam beberapa concurrent path atau menggabungkan beberapa
concurrent path.
c.
Activity adalah notasi berbentuk oval yang menggambarkan aktivitas individual
dalam sebuah workflow.
d.
Transition arrow adalah garis penghubung yang merepresentasikan urutan antara
aktivitas .
e.
Decision activity
adalah simbol
berbentuk diamond
yang merupakan point
pengambilan keputusan dimana aliran dari sebuah proses akan mengikuti satu
path atau path yang lain.
f.
Strarting activity adalah point
dimana suatu aktivitas dimulai diindikasikan
dengan full black dot.
g.
Ending activity adalah point dimana suatu aktivitas berakhir.
Simbol dari Activity
Diagram
dapat dilihat pada gambar 2.8 dan contohnya
dapat dilihat pada gambar 2.9.
Gambar 2.8 Simbol Activity Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 58)
|
 24
Gambar 2.9 Contoh Activity Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 59)
2.12.4
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 101-102), class merupakan suatu
kategori atau klasifikasi yang digunakan untuk mendeskripsikan sekumpulan dari
objek. Masing-masing objek masuk ke dalam satu class. Mahasiswa Mary, Joe, dan
Maria masuk ke class Mahasiswa.
Class yang mendeskripsikan sesuatu dalam problem domain disebut domain
class. Domain class
memiliki atribut dan asosiasi. Multiplicity diterapkan diantara
class.
UML class
diagram
digunakan untuk menunjukkan class
dari objek untuk
suatu sistem.
Domain
model
class
diagram
merupakan satu jenis dari
UML class
diagram yang menunjukkan hal-hal dari sisi user problem domain.
|
 25
Didalam class
diagram, persegi merepresentasikan class, garis penghubung
diantara persegi tersebut menunjukkan asosiasi antara class. Gambar 2.10
menunjukkan simbol untuk single
domain
class: Customer. Dan gambar 2.11
menunjukkan contoh simple
domain
model
class
diagram. Summary
notasi
multiplicity dapat dilihat pada gambar 2.12.
Gambar 2.10 Simbol UML Domain Class dengan Nama dan Atribut (Satzinger,
Jackson, & Burd, 2012: 101)
Gambar 2.11 Simple Domain Model Class Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd,
2012: 102)
|
 26
Gambar 2.12 Notasi UML untuk Multiplicity dari Asosiasi (Satzinger, Jackson, &
Burd, 2012: 102)
2.12.5
Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 252-253, 433-436) Sequence
diagram
merupakan jenis diagram interaksi yang menunjukkan interaksi diantara objek.
Didalam three layer sequence
diagram
terdiri dari view
layer, business layer, dan
data
access
layer
seperti dapat dilihat pada gambar 2.13. Three
layer
sequence
diagram
menggambarkan urutan pesan antara actor
dengan layer-layernya yang
dibuat berdasarkan use
case. Gambar stick
merepresentasikan actor, garis putus-
putus merupakan lifeline
yang menunjukkan durasi dari objek, activation
lifeline
yang digambarkan dengan persegi panjang kecil menunjukkan durasi dari eksekusi
method (dengan kata lain, waktu aktifnya method).
Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 434), input
messages/pesan bisa single
bisa juga banyak. Input messages
bisa memiliki parameter ataupun
tidak. Ada juga
Loop
frames, Alt frames, dan Opt
frames
dan perulangan input
dan output. Loop
frame
menunjukkan satu set
pesan didalam
perulangan. Alt
frame
menyerupai if-
then-else statement atau switch statement, yang mengizinkan menjalankan beberapa
set pesan yang berbeda. Opt frame merupakan suatu optional/pilihan satu set pesan.
|
 27
Gambar 2.13 Three-level detailed Sequence Diagram for Create New Customer Use
Case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 435)
2.12.6
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 189), user
interface
menggambarkan input dan output yang secara lebih langsung melibatkan system user
(pengguna sistem). User interface
dapat berupa internal
dan external user. Contoh
user interface dapat dilihat pada gambar 2.14.
|
 28
Gambar 2.14 Contoh User Interface (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 203)
2.13
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 11),
“Enterprise Resource
Planning (ERP) is a process in which an organization commit to using an integrated
set of software packages for key information systems.”
Yang
dapat diterjemahkan, ERP
merupakan proses dimana organisasi
memutuskan untuk menggunakan seperangkat paket software (perangkat lunak) yang
saling terintegrasi untuk kunci sistem informasi.
Menurut O'Brien &
Marakas (2010: 272), Enterprise Resource Planning
(ERP) didefinisikan sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan sistem
informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan
sumber daya manusia perusahaan. ERP memberikan pandangan real-time
yang
terintegrasi dari proses bisnis utama, seperti produksi, proses pemesanan dan
|
|
29
inventory management, digabungkan bersama-sama oleh ERP application software
dan database yang dikelola oleh database management system.
2.13.1
Menurut Wijaya & Darudianto (2009: 150), SAP berasal dari bahasa Jerman,
yaitu Systeme
Andwendugen Produkteinder Daten verarbeitung
atau dalam bahasa
inggris kepanjangan SAP adalah System Application Product in Data Processing.
Fungsi Utama SAP ERP adalah:
1.
Akuntansi Biaya
2.
Akuntansi Manajemen
3.
Penjualan
4.
Distribusi
5.
Manufaktur
6.
Perencanaan Produksi
7.
Pengadaan
8.
Sumber Daya Manusia, Penggajian
Dan menurut Brown et al. (2009: 213), SAP ERP Software merupakan sistem
yang sangat terintegrasi dengan erat yang terdiri dari beberapa modul yang menyebut
setiap modulnya sebagai “Solution” (Financial, Human Capital Management,
Operations, and Corporate Services). Penerapan dari SAP ERP menuntut perusahaan
untuk mengubah proses bisnis yang ada menyesuaikan dengan proses yang ada
didalam software (perangkat lunak).
2.13.2
ASAP Implementation Phases
dapat dilihat pada gambar 2.15, dan
berdasarkan Batni (2008) dari perusahaan konsultan Comter, ASAP Roadmap terdiri
dari:
a.
Project Preparation
Prepare the initial scope, high-level timelines/plans, project charters, and
identification of project members.
b.
Business Blueprint
Identify and document business requirements and goals to establish the ground
for future stages of the project. Document ‘as is’ verses ‘to be’ requirements.
c.
Realization
Configures the SAP settings using the Blueprint Document in detail, breaking
down the business processes identified within.
|
 30
d.
Final Preparation
These activities from an integral part of this phase:
1.
End-to-testing (of the configured new system) inclusive of UAT (User
Acceptance Tests).
2.
Training of the Training-Staff or End Users – as pre-designated by the client.
3.
System Management Activities (create users, user profiles, allocate roles to
profiles).
4.
Cut-Over (Data Migration Activities – as of a certain documented point in
time).
5.
Help-Desk.
e.
Go-live, support, and continuous improvement – the final phase of the project
where newly implemented SAP System is declared as “live” for “day-to-day”
business usage. All issues that arise will be documented, supported, resolved, and
audit-trailed by a support team on an ongoing immediate basis.
Gambar 2.15 ASAP Implementation Phases (Pol & Paturkar, 2011)
2.14
Menurut
Adebisi (2013), time management
adalah seni dalam mengatur
bisnis dan urusan pribadi dalam hal kapan, dimana dan apa yang diharapkan,
sesering, mudah, dan dimana-mana, mungkin dan untuk memfasilitasi hal tersebut
sesegera mungkin selesai dengan lebih sedikit sumber daya (waktu, energi, uang dan
manusia) yang diperlukan.
Menurut Singh & Jain (2013), pengertian time management termasuk dalam
bagaimana menyusun, menjadwalkan, mempersiapkan dan penyusunan anggaran
penggunaan setiap menit individu untuk menyelesaikan tugas harian mereka.
|
|
31
2.14.1
Menurut Singh & Jain (2013), SAP Time
Management
adalah laporan
perbedaan antara waktu kerja yang direncanakan dan waktu kerja yang terjadi
sekarang.
Istilah-istilah dalam SAP Time Management yaitu:
1.
Planned Working Time
Dalam SAP AG (2006: 135, 580), planned working time
didefinisikan didalam
lingkungan bisnis menjadi periode kerja harian dari waktu masuk sampai waktu
pulang, diluar jam istirahat.
Planned working time merupakan jadwal kerja
karyawan untuk period tertentu. Periode waktu kerja dapat ditentukan dengan
menspesifikasikan waktu mulai atau waktu berakhir atau sebagai jumlah jam
harus bekerja.
2.
Work Schedule
Dalam SAP AG (2006: 137, 585), elemen utama dari Time Management adalah
jadwal kerja karyawan. Jadwal kerja karyawan didalamnya terdapat spesifikasi
perencanaan untuk waktu kerja karyawan. Mendeskripsikan durasi dan komposisi
dari waktu kerja karyawan untuk hari kerja yang diberikan. Work schedule
mendefinisikan model jam kerja seperti shift, jam kerja yang berkelanjutan, atau
flextime untuk penjadwalan kerja yang ditentukan untuk ruang kerja atau proses
kerja.
3.
Infotypes
Dalam SAP AG (2006: 77), infotype merupakan suatu pengelompokan data. Data
fields dikelompokkan menjadi kelompok data atau kesatuan informasi sesuai
dengan isinya. Dalam Human Resources, kesatuan informasi ini disebut
information types atau disingkat menjadi infotypes. Infotypes memiliki penamaan
dan terdiri dari empat digit kata kunci. Contoh infotypes
untuk alamat adalah
0006.
4.
Absence
Absence merupakan suatu periode waktu didalam planned working time dimana
karyawan tersebut tidak bekerja, meliputi ketidakhadiran dikarenakan untuk
liburan dan sakit. Absence
menggambarkan kebalikan dari personal
work
schedule. (SAP AG, 2006: 569)
5.
Absence Quota
|
|
32
Hak karyawan terhadap ketidakhadiran tertentu. Kuota tersebut memiliki periode
validitas dan dikurangi oleh setiap ketidakhadiran yang tercatat. (SAP AG, 2006:
569)
6.
Actual Time
Semua data waktu yang tercatat mendokumentasikan waktu kehadiran
sesungguhnya atau waktu ketidakhadiran karyawan sesungguhnya. Actual time
memiliki arti yang bertolak belakang dengan planned working time. (SAP AG,
2006: 569)
7.
Attendance
Periode waktu selama jadwal kerja karyawan yang direncanakan dimana
karyawan bekerja untuk perusahaan, tetapi tidak bekerja di tempat biasa dengan
tugas pekerjaan biasa. Attendance menggambarkan deviasi didalam personal
work schedule. Attendances
meliputi perjalanan bisnis dan partisipasi seminar.
(SAP AG, 2006: 570)
8.
Attendance Quota
Menggambarkan pembatasan waktu karyawan terhadap hak untuk kehadiran
tertentu. Salah satu contohnya yaitu persetujuan lembur. Pencatatan kehadiran
untuk jenis ini mengurangi hak karyawan. (SAP AG, 2006: 571)
9.
Daily Work Schedule
Daily work schedule merupakan penjelasan berbasis karyawan tentang jumlah
dan lamanya waktu kerja dari hari kerja yang diberikan. (SAP AG, 2006: 572)
10. Period Work Schedule
Period work schedule mendefinisikan durasi dan komposisi dari waktu kerja
karyawan untuk setiap periode yang diberikan (satu minggu, sebagai contoh).
Period work schedule berlaku untuk setiap hari yang ada di periode. (SAP AG,
2006: 579)
11. Public Holiday Calendar
Public holiday calendar
merupakan kombinasi dari kalender 12 bulan dan daftar
dari semua hari libur yang ada didalam satu
tahun kalender. Public holiday
calendar memberikan gambaran umum dari semua hari kerja dan semua hari off
untuk satu tahun kalender. Public holiday calendar dapat dibuat untuk periode
validitas selama beberapa tahun. Public holiday calendar
dapat ditentukan
|
|
33
berdasarkan negara dan daerah implementasi, dan diadaptasi sesuai dengan
kebutuhan bisnis perusahaan. (SAP AG, 2006: 581)
12. Substitution
Substitusi merupakan waktu kerja karyawan yang menyimpang dari waktu kerja
yang direncanakan dan/atau dibayarkan pada rate yang berbeda karena karyawan
bekerja pada suatu posisi alternatif. Substitusi memungkinkan deviasi jangka
pendek terhadap jadwal kerja, sekaligus pembayaran yang berbeda untuk
karyawan yang dicatat ke dalam sistem. Substitusi dapat diatur tanpa
memperhatikan apakah absen karyawan tersebut sungguh diganti atau
disubstitusi untuk sementara. (SAP AG, 2006: 582, 583)
13. Time Constraint
Menentukan apakah suatu data harus didefinisikan tanpa time gaps, dan/atau
apakah tumpang tindih atau benturan diperbolehkan. (SAP AG, 2006: 583)
14. Time Evaluation
Time evaluation
menghitung jam kerja sesungguhnya dan waktu ketidakhadiran
yang dicatat dengan mengevaluasi informasi kehadiran dan ketidakhadiran yang
masuk oleh karyawan namun bertentangan dengan peraturan sah, persetujuan
bersama atau kebijakan internal perusahaan yang diatur didalam sistem SAP.
Time
evaluation merupakan program khusus yang dihasilkan secara periodik
untuk menentukan planned
working
times
dan overtime, bertambah dan
berkurang time
accounts (seperti time off account) dan memilih jenis upah
(seperti bonus) untuk menjalankan payroll. Skenario khusus didokumentasi oleh
pesan sistem. (SAP AG, 2006: 583)
15. Time Quota
Interval waktu dimana karyawan dimungkinkan untuk bekerja atau absen didalam
kondisi tertentu. (SAP AG, 2006: 583)
16. Time Recording
Time recording menangkap dan mengevaluasi semua informasi waktu karyawan
yang dibutuhkan untuk menjalankan payroll dalam payroll accounting. Informasi
waktu tersebut meliputi attendance, absence, atau ketersediaan data untuk
karyawan. Data dari luar sistem, seperti terminal pencatatan waktu, juga dapat
ditransfer ke SAP R/3. Dengan cara ini, waktu masuk dan keluar karyawan dapat
dimasukkan dan dievaluasi. (SAP AG, 2006: 584)
|
|
34
17. Work Schedule Rule
Fitur penugasan digunakan untuk menspesifikasikan tanggal referensi untuk
suatu periode jadwal kerja. Contoh: suatu periode jadwal kerja terdiri dari
rangkaian jadwal kerja yang menentukan kapan karyawan bekerja. Periode
jadwal kerja didasarkan pada pertimbangan bisnis dan tidak pada tanggal atau
hari di minggu tersebut. Work schedule rule menugaskan referensi tanggal
tertentu ke jadwal kerja, dan menspesifikasikan tanggal mulai dan hari libur,
sekaligus pola untuk periode jadwal kerja. (SAP AG, 2006: 585)
2.15
Menurut Kubba (2009: 1), blueprint adalah tipe dari paper-based production
yang biasanya menggambarkan dokumentasi secara teknikal dari sebuah objek,
sebuah arsitektur atau rancangan engineering. Blueprint
merupakan representasi dari
apa yang ingin
dibangun. Blueprint
menggambarkan secara spesifik tentang
representasi dengan tepat dan jelas tentang sesuatu yang akan dibangun. Blueprint
menjadi sangat kritikal untuk komunikasi yang menyediakan sebuah informasi yang
dibutuhkan.
|
 35
2.16
Gambar 2.16 Kerangka Pikir
|
|
36
Proses bisnis Kirana Megatara Group
akan secara umum dijelaskan pada
tahapan deskripsi dan analisis proses bisnis perusahaan. Selain penjelasan dari proses
bisnis secara umum, akan dilakukan analisis dengan tujuan untuk memahami secara
mendalam tahapan yang ada dan penting untuk dipahami karena akan berkaitan
dengan tahapan yang ada selanjutnya. Berdasarkan deskripsi proses bisnis secara
umum, kemudian akan dilakukan analisis pada 15 pabrik
serta 1 head office
dari
Kirana Megatara Group
yang akan dispesifikasikan pada Time Management
(absence, attendance, public holidays, clock in-clock out, overtime, substitution). Hal
ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang akan dibutuhkan dalam
mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan kebutuhan sistem HRIS SAP sub-modul Time
Management. Hasil analisis tersebut akan mendukung proses pada tahapan
identifikasi kebutuhan bisnis yang akan meng-capture hal-hal yang dibutuhkan
dalam aktivitas bisnis perusahaan dan apa yang akan dicapai dalam sistem yang akan
diimplementasikan ke depannya
(to be). Kebutuhan bisnis secara garis besar akan
menjelaskan objektif yang akan dicapai oleh sistem berdasarkan proses bisnis
berjalan (as is).
Setelah hal yang ingin dicapai pada sistem yang akan diimplementasikan
telah di-capture, proses selanjutnya adalah membandingkan business requirements
dan system requirements.
Dengan menggunakan Fit Gap Analysis, akan dianalisis
business requirements yang cocok dengan system requirements (fit) atau business
requirements yang tidak cocok (mismatch) dengan system requirements (gap).
Hasil analisis menggunakan metode Fit Gap Analysis akan memetakan
perbandingan antara business requirements dan system requirements. Hasil dari
pemetaan tersebut akan dijadikan sebagai informasi yang menjadi dasar pada tahapan
selanjutnya yaitu menentukan solusi perancangan sistem.
Berdasarkan informasi yang telah didapatkan dari hasil analisis terhadap
business requirements dan system requirements, teknik pemodelan use case diagram,
activity diagram, use case description, domain model class diagram, three layer
sequence diagram, dan user interface
akan digunakan untuk memudahkan dalam
memahami solusi perancangan bisnis yang telah dihasilkan sebelumnya.
Sebagai hasil akhir dari tahapan yang telah dilakukan sebelumnya, objektif
yang akan dicapai adalah menghasilkan Blueprint, dimana Blueprint akan dijadikan
|
|
37
landasan dasar dalam merancang sistem HRIS SAP sub-modul Time Management
pada Kirana Megatara Group.
|
|
38
|