2013100080SIBab2001

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) menurut O’Brien, J. A., &

Marakas, G. M. (2010: 272) adalah sistem perusahaan yang meliputi semua

fungsi yang terdapat

di dalam perusahaan yang didorong oleh beberapa

modul software yang terintegrasi untuk mendukung proses bisnis internal

perusahaan. Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur

umumnya dimulai dari memproses data yang masuk, melacak status dari

penjualan, inventory, pengiriman barang, dan penagihan barang, serta

memperkirakan bahan baku dan kebutuhan sumber daya manusia, sehingga

menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 272) terdapat 5 komponen

utama dari sistem ERP. Berikut adalah gambar dari 5 komponen tersebut :

Gambar 2.1 : Komponen Utama dari Sistem ERP

Sumber : O’Brien & Marakas (2010: 272)

Enterprise Resource Planning (ERP) menurut James A. Hall (2011:

31) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi

untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis utamanya.

Enterprise Resource Planning menurut Turban, Rainer,

dan Potter

(2007: 10) dirancang dan didesain untuk menyelesaikan masalah dalam area

fungsional sistem informasi dengan mengintegrasikan area fungsional melalui

database.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan

Enterprise Resource Planning

adalah konsep sistem informasi yang

mengintegrasikan setiap modul,

sehingga dapat mendukung proses bisnis

utama perusahaan.

2.2

Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)

Sejarah perkembangan Enterprise Resource Planning menurut Leon

(2008: 18-20) dibagi menjadi empat tahap, yaitu :

Material Requirement Planning (MRP)

Material Requirement Planning (MRP) merupakan hasil pengolahan atau

pemrosesan dari Bill of Material (BOM) yang dimulai pada tahun 1960-

an dan mulai terkenal pada tahun 1970-an. Saat itu, orang yang bekerja

pada manufaktur dan perencanaan produksi sedang mencari metode yang

lebih baik dan lebih efisien untuk memesan bahan baku dan menemukan

MRP sebagai solusi sempurna untuk kebutuhan manufaktur dan

perencanaan produksi karena mampu memecahkan masalah-masalah

utama yang ada.

Closed-loop MRP

Sistem MRP berubah menjadi sesuatu sistem yang lebih baik dari hanya

sekadar cara untuk memesan. Sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh

tempo dari pemesanan dan dapat mendeteksi serta

memberikan

peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat tanggal jatuh

tempo. Terdapat beberapa tools yang dikembangkan untuk mendukung

perencanaan penjualan dan produksi, pengembangan jadwal produksi,

peramalan, perencanaan kapasitas, dan pemrosesan pemesanan.

Pengembangan tersebut menghasilkan closed-loop MRP, dimana sistem

tidak hanya sekadar untuk perencanaan kebutuhan material,

tetapi juga

dapat untuk mengotomatisasi proses produksi.

Manufacturing Resource Planning II (MRP II)

Tahap ketiga perkembangan

dari ERP disebut dengan MRP II

yang

merupakan metode untuk perencanaan yang efektif dari sumber daya

yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur.

MRP II terbentuk dari

kumpulan berbagai fungsi yang saling terhubung, fungsi-fungsi

tersebut

adalah perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan,

manajemen permintaan, perencanaan produksi, master scheduling,

perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, serta

pelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material.

Hasil dari

sistem tersebut akan terintegrasi dengan laporan keuangan seperti

perencanaan bisnis, laporan pembelian, biaya pengiriman, proyeksi

inventory, dan sebagainya.

Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP merupakan tahap terakhir dari perkembangan ERP, dimana konsep

dasar ERP sama dengan konsep MRP II. Perusahaan software

menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang luas dalam hal

ruang lingkup dan memiliki kemampuan untuk menangani beberapa

fungsi bisnis tambahan serta integrasi yang baik dan kuat dengan fungsi

finansial

dan akuntansi. ERP juga mampu mengintegrasikan tools lain

seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain

Management), dan sebagainya. Selain itu, ERP juga dapat mendukung

proses bisnis yang melibatkan pihak luar perusahaan.

2.3

Manfaat dan Tantangan ERP

2.3.1

Manfaat ERP

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273), sistem

ERP memberikan nilai bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Nilai

bisnis tersebut yaitu :

Kualitas dan efisiensi

ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan

meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang memberikan

peningkatan secara signifikan bagi perusahaan. Contohnya, dalam

segi kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi, dan

distribusi.

Mengurangi biaya

Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan

yang signifikan dalam transaksi pengolahan biaya, hardware,

software, dan staf IT support.

Pengambilan keputusan

Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / informasi

penting dalam kinerja bisnis kepada manajer,

sehingga dapat

meningkatkan kemampuan manajer dalam

membuat keputusan

yang baik dan tepat di dalam perusahaan.

Enterprise agility

Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung jawab

manajerial,

dan peran kerja,

sehingga perusahaan dapat lebih

mudah dalam memanfaatkan peluang bisnis yang baru.

2.3.2

Tantangan ERP

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010:

273-274),

tantangan dalam mengimplementasikan

sistem ERP adalah

diperlukannya

banyak biaya dan risiko

kegagalan dalam

mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru

sangat besar.

Untuk

mengimplementasikan sistem ERP,

diperlukan biaya yang tidak

sedikit karena adanya ukuran dan jenis biaya

yang dikeluarkan dalam

mengimplementasikan sistem ERP ke dalam perusahaan. Menurut

O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 274) terdapat ukuran dan

jenis biaya yang harus dikeluarkan dalam mengimplementasikan

sistem ERP.

Gambar 2.2 : Jenis Biaya dalam Implementasi Sistem ERP Baru

Sumber : O’Brien & Marakas (2010: 274)

Dari gambar 2.2 di atas, dapat dilihat bahwa terdapat 5 jenis

biaya yang harus diperhatikan oleh perusahaan apabila ingin

mengimplementasikan sistem ERP. Biaya terbesar dalam proses

implementasi ERP terdapat pada biaya reengineering sebesar 43%,

kemudian terdapat biaya untuk konversi data, pelatihan dan

manajemen perubahan, serta biaya software sebesar 15%. Sisanya

merupakan biaya hardware sebesar 12%. Hal ini menunjukkan bahwa

perubahan proses bisnis menjadi

biaya terbesar dalam proses

implementasi ERP

dan harus benar-benar diperhatikan oleh

perusahaan.

Risiko

kegagalan dalam mengimplementasikan sistem ERP

juga menjadi tantangan dalam pengimplementasian

sistem ERP ke

dalam

perusahaan karena

hampir setiap kasus

dari kegagalan

pengimplementasian sistem disebabkan

oleh para

manajer dan

profesional TI

dari

perusahaan-perusahaan

yang meremehkan

kompleksitas

perencanaan, pengembangan, dan pelatihan

yang

dibutuhkan untuk mempersiapkan sistem ERP baru.

2.4

Pengertian Evaluasi

Evaluasi menurut Arikunto (2008:

2) merupakan kegiatan untuk

mengumpulkan informasi mengenai bekerjanya sesuatu, dimana informasi

tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil

keputusan.

Sedangkan menurut Umar (2005:

36) evaluasi didefinisikan sebagai

suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu

kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapain itu dengan

suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara

keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila

dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, maka dapat disimpulkan evaluasi

adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang dapat membantu

mengidentifikasi perbedaan antara kelebihan (manfaat) dan kekurangan pada

sistem sehingga pada akhirnya dapat diambil suatu keputusan dari informasi

tersebut.

2.5

Pengertian Pembelian

Pembelian menurut James A. Hall (2011: 17) adalah suatu kewajiban

untuk melakukan pemesanan kepada vendor atau supplier

ketika tingkat

persediaan berada di titik reorder point.

Sedangkan pembelian menurut Mulyadi (2010: 299) digunakan dalam

perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan pengertian pembelian adalah

suatu kewajiban perusahaan untuk memesan barang yang diperlukan kepada

supplier apabila tingkat persediaan barang berada pada titik reorder point.

2.6

Prosedur Pembelian

Menurut Mulyadi (2010:

301) terdapat prosedur yang dilakukan saat

melakukan pemesanan barang

kepada supplier. Berikut adalah prosedur

pembelian yang umumnya dilakukan oleh perusahaan :

Prosedur permintaan pembelian

Di dalam prosedur permintaan pembelian, bagian gudang mengajukan

permintaan pembelian menggunakan formulir surat permintaan pembelian

kepada bagian pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya

seperti

barang-barang yang langsung digunakan, bagian yang

menggunakan

barang tersebut dapat mengajukan permintaan pembelian

langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan surat permintaan

pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Di dalam prosedur ini,

bagian pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada para supplier

untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pemilihan supplier

yang akan ditunjuk sebagai pemasok

barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Prosedur order pembelian

Di dalam prosedur ini, bagian pembelian mengirim surat order pembelian

kepada supplier

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan (misalnya bagian penerimaan, bagian

yang meminta barang, dan bagian

pencatat utang) mengenai order

pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

Prosedur penerimaan barang

Di dalam prosedur ini,

bagian penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari supplier,

dan kemudian

membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan barang dari supplier tersebut.

Prosedur pencatatan utang

Di dalam prosedur ini,

bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen

yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari supplier) dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan

utang.

Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.7

Pengertian Persediaan

Menurut Abdulraheem, Yahaya, Isiaka, Aliu (2011), persediaan

adalah kelompok atau kumpulan barang yang bernilai bagi suatu perusahaan,

dimana terdapat barang yang dapat dijual dalam aktivitas sehari-hari

perusahaan (finish goods), barang dalam proses produksi untuk dijual (work

in progress),

dan barang yang digunakan perusahaan dalam memproduksi

suatu barang dan jasa.

Sedangkan menurut Yamit (2005:

3), persediaan dibedakan menjadi

empat jenis yaitu :

Persediaan alat-alat kantor (supplies)

Merupakan persediaan yang diperlukan dalam menjalankan fungsi

organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir. Contohnya pensil,

kertas, tinta, dan semua barang lainnya yang merupakan fasilitas kantor.

Persediaan bahan baku (raw material)

Merupakan barang yang dibeli dari para supplier untuk digunakan sebagai

input

dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasi atau

dikonversi menjadi

barang akhir. Contohnya

kayu, benang, cat,

dan

sebagainya.

Persediaan barang dalam proses

Bagian dari produk akhir,

tetapi masih dalam proses pengerjaan, karena

masih menunggu barang yang lain untuk diproses.

Persediaan barang jadi

Merupakan persediaan produk akhir yang siap untuk dijual,

didistribusikan, dan disimpan.

2.8

Fungsi Persediaan

Menurut Yamit

(2005:

5),

persediaan timbul disebabkan oleh tidak

sinkronnya permintaan dengan penyediaan dan waktu yang digunakan untuk

memproses bahan baku. Untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan

penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukan persediaan. Oleh maka

itu, terdapat empat faktor sebagai fungsi perlunya persediaan :

Faktor waktu menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi

sebelum barang jadi sampai kepada konsumen.

Faktor ketidakpastian waktu datang

dari supplier menyebabkan

perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses

produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen.

Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan disebabkan oleh

kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan,

operasi, bahan rusak, dan berbagai kondisi lainnya.

Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan

alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli barang dengan

menentukan jumlah yang paling ekonomis.

2.9

Metode Penilaian Persediaan

Menurut Kimmel (2011:

255-257),

metode penilaian persediaan

terdiri dari :

Metode FIFO (First In First Out)

Metode penilaian persediaan dengan mengasumsikan barang yang

pertama kali dibeli akan menjadi barang pertama yang dijual. Dalam hal

ini, bukan barang yang pertama kali dibeli yang harus dijual terlebih

dahulu, melainkan harga pokok persediaan yang pertama kali dibeli harus

diakui pertama kali.

Metode Average (Rata-rata)

Metode penilaian persediaan dengan menggunakan biaya rata-rata

tertimbang per unit (weighted-average) untuk mengalokasikan persediaan

akhir dan harga pokok penjualan barang yang akan dijual.

2.10

Lead Time

Menurut businessdictionary.com, lead time adalah jumlah menit, jam,

atau hari yang dipenuhi untuk penyelesaian suatu operasi atau proses, atau

yang harus dilalui sebelum tindakan yang diinginkan dapat terjadi.

Sedangkan menurut investopedia.com, lead time adalah jumlah waktu

yang berlalu antara ketika sebuah proses dimulai dan ketika proses tersebut

selesai. Lead time diteliti dengan seksama di bidang manufaktur, supply chain

management, dan manajemen proyek karena perusahaan ingin mengurangi

jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk-produk ke pasar.

Dalam bisnis, minimisasi lead time biasanya disukai.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa lead time

adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses.

Lead time ada beberapa jenis, namun yang umumnya sering

digunakan adalah purchasing lead time.

2.10.1

Purchasing Lead Time

Menurut businessdictionary.com, purchasing lead time adalah

interval antara keputusan untuk membeli barang dan penerimaannya

di gudang atau toko. Ini termasuk total dari waktu persiapan pesanan,

waktu rilis order, lead time dari supplier, waktu pengiriman atau

transit, serta penerimaan, inspeksi, dan waktu untuk menaruh barang

ke gudang.

Sedangkan menurut investopedia.com, purchasing lead time

adalah jumlah hari dari ketika perusahaan membeli input

produksi

yang dibutuhkan sampai barang-barang tersebut tiba di pabrik.

Purchasing lead time merupakan komponen kunci dari siklus waktu

pengiriman, bersama dengan waktu yang dibutuhkan untuk membuat

produk dan waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk.

Berdasarkan definisi-definis di atas, dapat disimpulkan

purchasing lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan dari

barang dipesan ke supplier sampai barang yang dipesan tersebut tiba

di gudang dan didaftarkan ke dalam master item.

2.11

Stok Minimum

Menurut businessdictionary.com, stok

minimum atau

disebut juga

minimum inventory level

adalah tingkat terendah stok, dimana tingkat

persediaan tidak boleh turun lagi.

Stok minimum bisa 0 apabila backorder

tidak diizinkan. Stok minimum ditentukan dengan menghitung perkiraan

jumlah waktu dari awal produksi, kemudian waktu transit, sampai ke titik

dimana produk tersebut “berada di rak” atau di tangan pelanggan yang

memesannya.

Berdasarkan smallbusiness.chron.com, terdapat 3 langkah yang dapat

dilakukan untuk menghitung stok minimum, yaitu :

Hitung lead time maksimum dengan memeriksa pesanan sebelumnya ke

supplier dan tanggal pengiriman pesanan yang dilakukan oleh supplier.

Hitung penggunaan persediaan maksimum perusahaan per minggu. Ini

bisa didapatkan dari catatan persediaan perusahaan, dengan

memperhitungkan faktor musiman.

Kalikan lead time maksimum per minggu dengan penggunaan persediaan

maksimum perusahaan per minggu.

2.12

Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2004: 130-141) terdapat tiga teknik atau metode

yang digunakan untuk pengumpulan data, tiga teknik tersebut adalah :

Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti

ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan

yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari

responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstuktur.

Wawancara terstruktur, digunakan sebagai teknik pengumpulan data

bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti

tentang informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu dalam

melakukan wawancara, pengumpul data telah menyiapkan instrumen

penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis.

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana

peneliti tidak mengunakan pedoman wawancara yang telah tersusun

secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya.

Kuesioner (Angket)

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada

responden untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan

data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur

dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden.

Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik

bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan

kuesioner, karena observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek

yang lain. Observasi dapat dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu :

Observasi berperan

serta (Participant observation), peneliti terlibat

dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang

digunakan sebagai sumber data penelitian. Sambil melakukan

pengamatan, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber

data, dan ikut merasakan suka dukanya. Sehingga data yang diperoleh

akan lebih lengkap, tajam,

dan sampai mengetahui pada tingkat

makna dari setiap perilaku yang tampak.

Observasi nonpartisipan, peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai

pengamat independen. Pengumpulan data dengan observasi

nonpartisipan ini tidak akan mendapatkan data yang mendalam, dan

tidak sampai pada tingkat makna. Makna adalah nilai-nilai dibalik

perilaku yang tampak, yang terucapkan dan yang tertulis.

2.13

Activity Diagram

Menurut

Satzinger (2009: 141), activity diagram

adalah salah satu

tipe dari jenis workflow diagram yang menjelaskan aktivitas user dan urutan

aliran kerjanya.

Gambar 2.3 : Activity Diagram

Sumber : Satzinger (2009: 142)

Dalam menggambar activity diagram terdapat beberapa notasi yang

digunakan, yaitu :

Swimlane

merupakan suatu daerah persegi panjang dalam activity

diagram yang mewakili aktivitas-aktivitas agen tunggal.

Starting activity (pseudo)

Starting activity merupakan

notasi yang menandakan dimulainya

aktivitas.

Transition arrow

Transition arrow merupakan garis arah panah yang menggambarkan

transisi dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya.

Activity

Activity merupakan notasi untuk menggambarkan aktivitas.

Synchronization bar

Synchronization bar merupakan notasi yang digunakan untuk mengontrol

pemisahan (split) atau penyatuan jalur (join) dari jalur yang berurutan.

Decision activity

Decision activity merupakan suatu titik pada activity diagram yang

mengindikasikan suatu kondisi dimana ada kemungkinan terjadi

perbedaan atau pilihan transisi.

Ending activity (pseudo)

Ending activity merupakan notasi yang menandakan berakhirnya suatu

aktivitas atau proses.

2.14

Flowchart

Menurut James A.

Hall (2011:

57), flowchart adalah salah satu

model yang digunakan untuk merepresentasikan grafis yang menjelaskan

relasi fisik di antara entitas-entitas kunci dari sebuah sistem.

Notasi yang digunakan dalam flowchart adalah sebagai berikut :

Gambar 2.4 : Notasi Flowchart untuk Prosedur Manual

Sumber : James A. Hall (2011: 59)

Gambar 2.5 : Notasi Flowchart untuk Mewakili Proses Komputer

Sumber : James A. Hall (2011: 63)

2.15

Use Case Diagram

Pengertian use case

menurut Satzinger (2005:

166) adalah aktivitas

yang dilakukan sistem yang biasanya berupa respon terhadap permintaan

user. Use case digunakan dalam proses pemodelan pengembangan sistem.

Gambar 2.6 : Use Case Diagram

Sumber : Satzinger (2005: 216)

Dalam menggambar use case diagram, terdapat beberapa notasi yang

digunakan, yaitu :

Actor

Merupakan user yang menggunakan sistem.

Use Case

Merupakan kegiatan yang dilakukan actor dengan sistem.

Communicate

Merupakan garis lurus untuk mengambarkan hubungan relasi antara actor

dan use case.

System Boundary

Merupakan batasan yang membatasi actor dengan sistem.

Di dalam use case diagram

juga terdapat relasi yang menunjukkan

hubungan actor

dengan sistem. Relasi-relasi yang terdapat dalam use case

diagram, antara lain :

Asosiasi

Menunjukkan hubungan antara actor dengan use case.

Includes

Menunjukkan hubungan antara use case ke use case

tambahan, di mana

use case tambahan tersebut merupakan subrutin umum yang dapat

didefinisikan untuk melaksanakan fungsi tertentu. (Satzinger, 2005: 216).

Extends

Menurut Bennett (2006:

29), extends digunakan ketika ingin

menunjukkan bahwa sebuah use case menyediakan tambahan secara

fungsional yang mungkin dibutuhkan dalam use case lain.

2.16

Fit / Gap Analysis

2.16.1

Pengertian Fit / Gap Analysis

Menurut Maren Franklin (2006: 2), gap analysis

adalah suatu

proses yang digunakan untuk memutuskan keadaan dan tujuan suatu

proyek dengan cara membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja

yang diharapkan.

Menurut

P Prakash, Patukar M (2011:

2), fit

gap analysis

adalah suatu metodologi yang digunakan dalam membandingkan dan

mengevaluasi proses perusahaan dengan fungsi sistem untuk

memperlihatkan kecocokan (fit) dan ketidakcocokan (gap)

diantaranya.

Berdasarkan ehow.com, fit / gap analysis adalah suatu metode

untuk mengevaluasi setiap area fungsional dalam sebuah proyek atau

proses bisnis untuk mencapai tujuan spesifik. Termasuk

mengidentifikasi data acuan (key data)

atau komponen-komponen

yang fit di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi

untuk memenuhi requirement

di dalam suatu proyek atau proses

bisnis.

Selain itu menurut businessdictionary.com,

fit

gap analysis

adalah suatu teknik yang digunakan bisnis dalam menentukan langkah

yang perlu diambil dengan tujuan untuk

berpindah dari keadaan

sekarang ke keadaan yang diharapkan. Berdasarkan itaontario.ca, fit /

gap analysis digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional

dalam proses bisnis untuk meraih tujuan spesifik, termasuk

mengidentifikasi data atau komponen yang sesuai dengan sistem

bisnis (fit) dan gap yang membutuhkan solusi.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa fit / gap

analysis adalah suatu metodologi yang digunakan untuk menganalisis

perbedaan antara kebutuhan perusahaan dalam menjalankan

proses

bisnisnya dengan kinerja

sistem dalam memenuhi kebutuhan

perusahaan tersebut.

2.16.2 Tujuan Fit / Gap Analysis

Fit

gap analysis digunakan sebagai alat bantu

bagi

perusahaan dalam membandingkan

kinerja

sistem saat ini

dengan

kinerja sistem yang diharapkan.

Menurut mmb.state.mn.us, fit

gap analysis

dalam

implementasi sistem bertujuan untuk :

Mengukur perbedaan antara keadaan sistem saat ini

dan keadaan

sistem yang diharapkan.

Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan penyelesaian.

Memastikan sistem memenuhi kebutuhan proses bisnis

perusahaan.

Memastikan project dieksekusi sesuai dengan metode yang efektif

dan efisien.

Mengadaptasi proses bisnis lokal perusahaan dengan best

practices yang berlaku.

2.16.3 Metode Fit / Gap Analysis

Dalam fit

gap analysis terdapat empat metode yang

digunakan secara luas, diantaranya adalah :

Simulation based

Pada metode ini, sistem diimplementasi dalam bentuk simulasi

atau implementasi pilot. Seluruh stakeholders

proyek (konsultan

sistem dan staf perusahaan)

berkumpul dalam bentuk workshop

untuk membandingkan dan menganalisis fungsionalitas sistem

dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian berdasarkan hasil

analisis tersebut, konsultan sistem akan melakukan dokumentasi

terhadap seluruh kebutuhan perusahaan yang tidak terpenuhi

sistem dan perubahan yang dibutuhkan sistem tersebut.

Tabel 2.1 : Fase Simulation Based

Phases

Keterangan

Planned

Perencanaan partisipan, kegiatan analisa fit / gap, serta agenda

analisis yang dibuat berdasarkan blueprint

proses bisnis

dan

analisis kebutuhan awal

Implement

Sistem diimplementasikan dalam bentuk simulasi

Analyze

Analisis sistem dilakukan dengan cara membandingkan

fungsionalitas sistem dengan kebutuhan perusahaan

Capture

Fit dan gap dari sistem dicatat dan didokumentasikan

Brainstorming Discussion Based

Pada metode ini, brainstorming

dilakukan berdasarkan

fungsionalitas sistem dibandingkan dengan kebutuhan bisnis yang

ada. Setiap sesi brainstorming dilakukan dengan presentasi untuk

memastikan komunikasi yang lebih efektif. Pada umumnya,

brainstorming

dimulai dengan presentasi fitur

sistem oleh

konsultan dan stakeholder

perusahaan yang menyampaikan

kebutuhannya. Kegiatan brainstorming

tersebut kemudian

menghasilkan fit

dan gap

antara fitur

sistem

dengan kebutuhan

perusahaan.

Tabel 2.2 : Fase Brainstorming Discussion Based

Phases

Keterangan

Schedule

Melakukan penjadwalan dan persiapan topik untuk diskusi

brainstorming

Discuss

Presenter menjelaskan fitur-fitur

sistem dan mendiskusikan

fungsionalitasnya dengan stakeholder perusahaan

Capture

Perbedaan antara fungsionalitas sistem dan kebutuhan perusahaan

dicatat

Analyze

Analisis terhadap perbedaan antara fungsionalitas sistem dan

kebutuhan perusahaan menghasilkan dokumentasi fit dan gap

Questionnaire Based

Pada metode ini, fit

gap analysis

dilakukan melalui proses

pengisian kuesioner oleh stakeholder

perusahaan. Jawaban yang

didapat dari kuesioner kemudian dibandingkan dengan

fungsionalitas sistem untuk mendapatkan fit

dan gap dari sistem

tersebut. Kuesioner yang digunakan pada umumnya terstruktur

dan disiapkan oleh konsultan sistem. Struktur kuesioner ini

berhubungan antara kebutuhan perusahaan dan fungsionalitas

sistem.

Tabel 2.3 : Fase Questionnaire Based

Phases

Keterangan

Analyze

Kebutuhan perusahaan dianalisis

berdasarkan proses bisnis dan

analisis kebutuhan

Formulate

Kuesioner fit / gap

dipersiapkan berdasarkan analisis

kebutuhan

yang telah dilakukan

Answer

Penjawaban kuesioner dilakukan oleh stakeholder perusahaan

Extract

Jawaban kemudian dicocokkan dengan fungsionalitas sistem untuk

mendapatkan fit dan gap dari sistem tersebut

Hybrid Type

Pada metode ini, ketiga metode fit

gap analysis

berupa

simulation based, brainstorming based,

dan questionnaire based

digunakan. Pada umumnya, metode hybrid

dimulai dengan

brainstorming

dan pengisian kuesioner ketika simulasi sistem

dilakukan. Pertama, agenda dipersiapkan pada sesi brainstorming

yang dilakukan oleh konsultan sistem dan stakeholder perusahaan.

Kemudian,

konsultan sistem mempresentasikan fitur

sistem

sekaligus

memberikan demonstrasi mengenai penggunaan sistem

tersebut. Setelah presentasi, stakeholder perusahaan diminta untuk

mengisi kuesioner dengan tujuan untuk mengetahui tingkat

kebutuhan perusahaan. Berdasarkan diskusi brainstorming

dan

jawaban kuesioner pada setiap sesi, konsultan sistem dapat

mendokumentasikan fit dan gap dari sistem.

Tabel 2.4 : Fase Hybrid Type

Phases

Keterangan

Plan &

Schedule

Penjadwalan dan perencanaan partisipan beserta agenda sesi

brainstorming dilakukan

Discuss &

Formulate

Diskusi dilakukan antara konsultan sistem dan stakeholder perusahaan.

Kemudian, pengisian kuesioner dilakukan oleh stakeholder perusahaan

Answer &

Analyze

Poin diskusi dan jawaban dari kuesioner dianalisis oleh konsultan

sistem

Extract &

Capture

Analisis dan jawaban dibandingkan dengan fungsionalitas sistem untuk

menghasilkan dokumentasi fit dan gap

2.16.4 Kelebihan dan Kekurangan Metode Fit / Gap Analysis

Berdasarkan pada tahapan dari empat metode fit / gap analysis

di atas,

dapat disimpulkan kelebihan dan kekurangan utama dari

setiap metode sebagai berikut :

Tabel 2.5 : Kelebihan dan Kekurangan Metode Fit / Gap Analysis

Metode Fit / Gap Analysis

Kelebihan

Kekurangan

Simulation Based

Stakeholder

perusahaan

mendapatkan gambaran

penuh dari kemampuan dan

fungsi sistem.

Metode tersebut dapat

membatasi analisis dan

menghilangkan aspek

penting dari optimalisasi

proses.

Brainstorming Discussion

Based

Membantu konsultan sistem

mendapatkan gambaran

penuh dari kebutuhan

perusahaan dengan

menggunakan kemampuan

menggali informasi.

Diskusi yang tidak

terstruktur akan

mengakibatkan hasil diskusi

yang kurang menangkap inti

dari kebutuhan perusahaan

dan fungsionalitas sistem.

Questionnaire based

Metode yang paling cepat

dilakukan dibandingkan

dengan metode lainnya.

Terdapat risiko

kurangnya

informasi yang didapat jika

respon kuesioner yang

diterima tidak lengkap.

Hybrid Type

Metode terbaik dalam

mendapatkan hasil yang

diharapkan dari fit

/ gap

analysis

karena metode ini

menggunakan kombinasi

tiga metode lainnya.

Investasi, tindakan,

dan

waktu yang dibutuhkan

untuk menjalankan metode

ini cukup membebani

kinerja konsultan sistem.

2.16.5 Ranking Requirement pada Fit / Gap Analysis

Ranking requirement diperlukan tim proyek dan sponsor

proyek untuk memastikan proses bisnis yang penting dapat ditampung

selama implementasi sistem baru. Selain itu, ranking requirement

juga memungkinkan tim proyek untuk fokus pada area

yang paling

penting bagi

organisasi agar functionality yang baru dapat

memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan

proses bisnis.

Requirement

harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat

prioritasnya. Menurut Zulfanahri, Meyli, Vinsencia dalam tugas akhir

yang berjudul “Analisis dan Evaluasi Proses Material Management

Berbasis SAP pada PT. Unilever Indonesia, TBK.” (2013), tingkatan

prioritas dalam ranking requirement dibagi menjadi tiga, yaitu :

High Critical Requirement (Mission critical requirement)

Merupakan requirement

yang sangat penting untuk kegiatan

operasi dan tanpa requirement

tersebut perusahaan tidak dapat

berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan

internal dan eksternal yang penting.

Medium Critical Requirement (Value add requirement)

Merupakan requirement

dimana ketika dipenuhi akan

meningkatkan proses bisnis perusahaan.

Low Critical Requirement (Desirable requirement)

Merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil /

minor value

bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement

tersebut dipenuhi.

2.16.6 Degree of Fit

Menurut Zulfanahri, Meyli, Vinsencia dalam tugas akhir yang

berjudul “Analisis dan Evaluasi Proses Material Management

Berbasis SAP pada PT. Unilever Indonesia, TBK.” (2013), Degree of

Fit menentukan sejauh mana kebutuhan dapat dipenuhi oleh sistem

yang baru. Degree of Fit dibagi menjadi tiga, yaitu :

Fit (F)

Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software.

Gap (G)

Software

tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif

saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan

rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software.

Partial Fit (P)

Software

mempunyai fungsional yang memenuhi kebutuhan.

Perubahan sementara, laporan khusus atau customization,

bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi

kebutuhan secara maksimal.

2.17

Risk Analysis

2.17.1

Pengertian Risk Analysis

Menurut Marchewka (2013:

251),

risk analysis

adalah suatu

pendekatan yang dilakukan untuk melakukan identifikasi

kemungkinan risiko dan dampaknya terhadap suatu proyek.

Risk analysis menurut David Vose (2008:

473)

adalah

penilaian risiko dan ketidakpastian yang mengancam jalannya suatu

proyek.

Sedangkan risk analysis

menurut Abdulah et al.

(2010: 363),

merupakan tolak ukur umum dengan tujuan yang baik, dimana dapat

mengendalikan risiko yang terdapat dalam pengembangan perangkat

lunak.

Berdasarkan dari definisi-definisi

atas, dapat disimpulkan

bahwa risk analysis

adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk

mengidentifikasi dan menilai risiko proyek.

2.17.2

Identifikasi Risiko (Risk Identification)

Menurut Scwalbe (2010: 434),

risk identification adalah suatu

proses memahami potensi keadaan yang dapat merugikan atau

meningkatkan hasil proyek tertentu.

Menurut Marchewka (2013:

246),

risk identification

adalah

kegiatan mengidentifikasi dan mendaftarkan risiko

maupun peluang

yang memiliki kemungkinan untuk mempengaruhi tujuan dan sasaran

dari suatu proyek.

Berdasarkan dari definisi-definisi

atas, dapat disimpulkan

bahwa risk identification

adalah suatu proses identifikasi dan

dokumentasi potensi risiko

maupun peluang yang mempengaruhi

tujuan maupun hasil suatu proyek.

2.17.3

Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Menurut labspace.open.ac.uk, penilaian risiko

melibatkan

pengukuran probabilitas dimana risiko

akan menjadi kenyataan yang

harus dihadapi. Dengan kata lain, risiko dinilai sebagai kejadian yang

sangat mungkin terjadi dan memiliki dampak yang tinggi pada suatu

proyek, sehingga membutuhkan perhatian yang lebih mulai dari risiko

yang rendah, baik dari sisi probabilitas dan dampak.

Menurut pwc.com

(2008). A Practical Guide to Risk

Assessment, penilaian risiko

merupakan suatu proses sistematis untuk

mengidentifikasi dan mengevaluasi kejadian (sebagai contoh,

kemungkinan risiko

dan peluang) yang dapat mempengaruhi

pencapaian suatu tujuan, apakah akan berdampak positif atau negatif.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa

risk assessment adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi besarnya kemungkinan risiko

terjadi dan dampak yang

ditimbulkan oleh risiko tersebut.

2.17.4

Analisis dan Penilaian Risiko

Analisis dan penilaian risiko menurut Marchewka (2013: 251),

menyediakan pendekatan sistematis untuk mengevaluasi risiko-risiko

yang telah diidentifikasi oleh stakeholders. Tujuan dari analisis risiko

adalah untuk menentukan kemungkinan dan dampak dari tiap risiko di

dalam suatu proyek. Penilaian risiko

fokus pada memprioritaskan

berbagai risiko,

sehingga sebuah strategi risiko

yang efektif dapat

diformulasikan.

Untuk menganalisis dan menilai risiko

proyek,

terdapat dua pendekatan dasar yang dapat digunakan, yaitu :

Pendekatan Kualitatif (Qualitative Approach)

Analisis risiko kualitatif menurut Marchewka

(2013: 252) adalah

suatu pendekatan yang berfokus pada analisis subjektif

berdasarkan pengalaman atau penilaian stakeholder

proyek

terhadap risiko dari proyek yang mungkin ditimbulkan.

Menurut Schwalbe (2010:

438),

analisis risiko

kualitatif

adalah

suatu kegiatan yang melibatkan penilaian ukuran maupun prioritas

dari kemungkinan dan dampak risiko yang telah teridentifikasi.

Menurut Steve Elky (2006: 4), dalam jurnalnya yang berjudul “An

Introduction to Information System Risk Management” dikatakan

bahwa qualitative risk assessment

berasumsi pada tingginya

tingkat ketidakpastian dari kemungkinan dan dampak risiko

yang

mungkin ditimbulkan. Penilaian pada risk analysis pada umumnya

digolongkan ke dalam High, Medium, dan Low.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa

qualitative risk analysis adalah

kegiatan yang berfokus pada

penilaian ukuran maupun prioritas dari kemungkinan dan dampak

risiko

yang telah teridentifikasi

ke dalam tiga golongan, yaitu

High, Medium, dan Low.

Pendekatan Kuantitaif (Quantitative Approach)

Pendekatan kuantitatif pada proyek analisis risiko

mencakup

teknik perhitungan matematik atau statistik,

sehingga

memungkinkan untuk memodelkan situasi risiko tertentu.

2.17.5

Probability / Impact Matrix

Probability

Impact Matrix menghasilkan kemungkinan dari

risiko

(probability) yang terjadi pada satu sisi matriks

atau sumbu

pada grafik dan kemungkinan dampak (impact) yang terjadi pada pada

sisi matriks

lainnya. Tim proyek akan mendapatkan keuntungan dari

teknik ini karena

membantu mereka mengidentifikasi apa yang perlu

diperhatikan dari proyek tersebut. Untuk menggunakan pendekatan

ini, stakeholder

proyek mendaftarkan risiko

yang mungkin terjadi.

Kemudian, setiap risiko

yang ada diberikan label

yang mewakili

tingkatan dampak risiko

dan probabilitas kejadiannya berupa high,

medium, atau low. Manajer proyek kemudian merangkum hasil yang

didapat dalam probability / impact matrix. (Schwalbe, 2010:438)

Gambar 2.7 : Probability / Impact Matrix

Sumber : Schwalbe (2010: 439)

Pada matriks

tersebut terdapat sumbu probability

dan sumbu

impact. Sumbu probability

mewakili kemungkinan suatu risiko dapat

terjadi pada suatu proyek. Sedangkan, sumbu impact mewakili ukuran

dari dampak risiko yang terjadi dan dapat berupa biaya maupun faktor

kritis lainnya.

Berikut ini adalah penjelasan tingkat probability dan impact

pada Probability / Impact Matrix :

Penilaian kemungkinan terjadinya risiko

(probability)

menggunakan risk probability rank :

High

Kemungkinan munculnya risiko

sangat tinggi atau dapat terus

menerus terjadi jika fungsi tidak digunakan.

Medium

Kemungkinan munculnya risiko

cukup tinggi atau cukup

sering terjadi jika fungsi tidak digunakan.

Low

Kemungkinan munculnya risiko rendah atau jarang terjadi jika

fungsi tidak digunakan.

Penilaian dampak (impact) yang dapat terjadi dikarenakan risiko

menggunakan risk impact rank :

High

Dampak yang timbul dari risiko

sangat mempengaruhi dan

dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis

perusahaan.

Medium

Dampak yang timbul dari risiko

dapat mempengaruhi

perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas

operasional dan proses bisnis perusahaan.

Low

Dampak yang timbul dari risiko

sangat kecil dan tidak

menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis

perusahaan.

2.18

MOBIZ ERP System

Gambar 2.8 : MOBIZ ERP System

MOBIZ ERP System

merupakan sistem distribusi dan finansial

terpadu yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan dengan

mengintegrasikan berbagai bagian fungsional perusahaan. MOBIZ ERP

System dibangun dengan basis teknologi .NET Framework dan menggunakan

SQL Server sebagai DBMS dalam manajemen datanya.

Terdapat sembilan modul utama pada MOBIZ ERP System.

Kesembilan modul tersebut saling terhubung dan terintegrasi dalam

operasionalnya. Setiap modul pada MOBIZ ERP System

memiliki hubungan

dengan dan bergantung pada modul lain untuk dapat menjalankan fungsinya

dengan efektif. Hilangnya hubungan antara modul dan dukungan modul lain

dalam MOBIZ ERP System akan berdampak pada kemampuan sistem dalam

mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

Di bawah ini akan dijelaskan mengenai modul-modul yang terdapat

pada MOBIZ ERP System

dan versi MOBIZ ERP System yang telah

dikembangkan.

2.18.1

Modul-Modul yang Terdapat pada MOBIZ ERP System

Berikut penjelasan

modul-modul yang terdapat pada MOBIZ

ERP System:

Modul General

Gambar 2.9 : Modul General MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.10 : Modul General MOBIZ ERP System (2)

Modul general merupakan modul yang bertanggung jawab dalam

melakukan pengaturan data master

umum. Data yang tersimpan

sebagai data master

akan berperan sebagai data pendukung bagi

modul-modul dalam MOBIZ ERP System. Dalam modul general,

pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan, dan

penghapusan setiap data master. Modul general

dibagi menjadi

tiga bagian, yaitu :

Business Partner

Business partner

merupakan bagian yang digunakan dalam

melakukan pengaturan data-data rekanan bisnis. Pada bagian

ini, pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan, dan

penghapusan

data master

untuk Customer Category,

Customers, Suppliers, Workers, dan Projects.

Shared

merupakan bagian dimana pengaturan terhadap data-

data digunakan secara cross-module

pada MOBIZ ERP

System. Pada bagian shared, pengguna dapat melakukan

penambahan, perubahan, dan penghapusan data master

untuk

Currencies, Fiscal Periods, Smart View, dan Custom Labels.

Supporting Lists

Supporting lists

bertanggung jawab dalam melakukan

pengaturan terhadap data pendukung operasional perusahaan.

Pada supporting lists, pengguna dapat melakukan

penambahan, perubahan, dan penghapusan data master

untuk

Vehicle Type, Vehicles, Driver, Taxes, Payment Terms,

dan

Shipment Methods.

Modul Inventory

Gambar 2.11 :

Modul Inventory MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.12 : Modul Inventory MOBIZ ERP System (2)

Modul inventory

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam melakukan pengaturan data master

persediaan.

Selain data master

persediaan, modul inventory

juga mengatur

transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang pada

perusahaan. Modul inventory dibagi menjadi lima bagian, yaitu :

Inventory Lists

Inventory lists

pada modul inventory merupakan bagian yang

berfungsi untuk mengatur data-data barang. Pada bagian ini,

pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan,

dan

penghapusan data yang memiliki keterkaitan dengan item, item

template, price formula, preparation list, price setting, price

review, dan price list.

Supporting Inventory Lists

Supporting inventory lists

pada modul inventory

merupakan

bagian dari modul inventory yang berfungsi untuk melakukan

pengaturan data-data pendukung bagi bagian Inventory Lists.

Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan penambahan,

perubahan, dan penghapusan data pendukung persediaan yang

terkait dengan Unit Measurement Category, Location, Item

Category, dan Item Group.

Transactions

pada modul inventory

merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan pengaturan data-data transaksi

yang melibatkan persediaan barang pada perusahaan. Pada

bagian ini, pengguna dapat melakukan penambahan,

perubahan, dan penghapusan data pendukung persediaan yang

terkait dengan inventory transfer, inventory adjustment, stock

opname / multiple adjustment, assembly planning, assembly,

inventory deposit, dan inventory return.

Analysis

pada modul inventory

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan hasil analisis terhadap transaksi

persediaan barang. Pada bagian ini, pengguna dapat

menampilkan batch analysis dan inventory analysis.

Report

pada modul inventory

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan laporan yang berhubungan

dengan inventory. Pada bagian ini, pengguna dapat

menampilkan laporan inventory

berupa Item

Quantity,

Location Quantity, Item Less than Reorder Point, Item Card,

dan Aging Inventory.

Modul Sales / AR

Gambar 2.13 : Modul Sales / AR MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.14 :

Modul Sales / AR MOBIZ ERP System (2)

Modul Sales

/ AR

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam melakukan transaksi penjualan. Selain transaksi

penjualan, modul Sales

/ AR

juga dapat digunakan dalam

mengatur piutang dari transaksi penjualan yang dilakukan. Modul

Sales / AR terbagi menjadi empat bagian, yaitu :

Lists

Lists pada modul Sales / AR merupakan bagian yang berfungsi

untuk melakukan pengaturan terhadap data-data yang

berhubungan dengan transaksi penjualan. Pada bagian ini,

pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan, dan

penghapusan data yang terkait dengan transaksi penjualan

yang dilakukan dan daftar promo.

Transactions

pada modul Sales

/ AR

merupakan bagian yang

berfungsi untuk memproses transaksi penjualan yang

dilakukan perusahaan. Pada bagian ini, pengguna dapat

memproses transaksi penjualan dengan menggunakan pilihan

yang mencakup Sales Quotation, Sales Order, Delivery Order,

Direct Invoice, Delivery Planning, Sales Return, Sales Invoice,

Credit Memo, dan Project Invoice.

Analysis

pada modul Sales

/ AR

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan analisis mengenai penjualan

yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan pada periode

waktu yang ditentukan. Analisis yang ditampilkan berupa

Sales Analysis / AR Analysis.

Report

pada modul Sales

/ AR

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan laporan mengenai penjualan dan

piutang yang dimiliki oleh perusahaan. Laporan yang

dihasilkan berupa AR, AR Aging, dan AR Netto.

Modul Purchasing / AP

Gambar 2.15 :

Modul Purchasing / AP MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.16 :

Modul Purchasing / AP MOBIZ ERP System (2)

Modul Purchasing / AP

merupakan modul yang diperuntukkan

bagi pengguna dalam melakukan transaksi pembelian.

Selain

mengatur transaksi pembelian, modul Purchasing / AP juga dapat

digunakan untuk mengatur hutang dari transaksi pembelian yang

dilakukan. Modul Purchasing

/ AP

dibagi menjadi tiga bagian,

yaitu :

Transactions

Transactions pada modul Purchasing / AP merupakan bagian

yang berfungsi untuk memproses transaksi pembelian yang

dilakukan oleh perusahaan. Pada bagian ini, pengguna dapat

memproses transaksi pembelian melalui pilihan yang

mencakup Purchase Request, Purchase Order, Purchase

Receiving, Purchase Return, Purchase Invoice, Debit Memo,

dan Account Payable Invoice.

Analysis

Analysis pada modul Purchasing / AP merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan analisis mengenai hutang yang

dimiliki oleh perusahaan secara periodik (AP Analysis).

Report

Report pada modul Purchasing

/ AP

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan laporan pembelian dan hutang

yang dimiliki oleh perusahaan. Laporan yang dihasilkan

berupa Project Purchasing Analysis, AP, AP

Aging,

dan AP

Netto.

Modul Expedition

Gambar 2.17 : Modul Expedition MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.18 :

Modul Expedition MOBIZ ERP System (2)

Modul Expedition merupakan modul yang diperuntukkan bagi

perusahaan yang bergerak pada bidang jasa

pengiriman atau

ekspedisi. Pada modul ini, pengguna dapat mengatur data master

dan transaksi yang berkaitan dengan proses pengiriman. Modul

Expedition dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :

Lists

Lists pada modul Expedition merupakan bagian yang berfungsi

untuk melakukan pengaturan terhadap data yang digunakan

dalam proses ekspedisi atau pengiriman. Pada bagian ini,

pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan, dan

penghapusan data City, Expedition Item, Credit Memo, dan

Debit Memo.

Transactions

pada modul Expedition

merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan transaksi yang berkaitan dengan

proses ekspedisi atau pengiriman. Pada bagian ini, pengguna

dapat melakukan transaksi pengiriman melalui Expedition

Order, Expedition Delivery, Expedition Invoice, Claim, dan

Asset Maintenance.

Report

Report pada modul Expedition merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan laporan yang berkaitan dengan

proses ekspedisi atau pengiriman. Pada bagian ini, pengguna

dapat menampilkan laporan Sales Per Vehicle, Sales Per

Driver, Sales Per Vendor, Commision, Asset Maintenance

List, dan Asset Maintenance Per Vehicle.

Modul Fixed Asset

Gambar 2.19 : Modul Fixed Asset MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.20 : Modul Fixed Asset MOBIZ ERP System (2)

Modul Fixed Asset

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam melakukan pengaturan terhadap data master asset

dan transaksi yang berhubungan dengan asset perusahaan. Modul

Fixed Asset dibagi menjadi dua bagian yaitu :

Lists

Lists pada modul Fixed Asset

merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap data asset

perusahaan. Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan

penambahan, perubahan, dan penghapusan data asset

perusahaan melalui Asset Types dan Fixed Asset.

Transactions

Transactions pada modul Fixed Asset merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan transaksi yang berkaitan dengan

asset perusahaan. Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan

transaksi melalui Asset Maintenance.

Modul Cash Bank

Gambar 2.21 :

Modul Cash Bank MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.22 : Modul Cash Bank MOBIZ ERP System (2)

Modul Cash Bank

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam mengatur dan melakukan transaksi yang

berkaitan dengan pembayaran dan penerimaan uang secara kas

maupun bank. Modul Cash Bank

dibagi menjadi empat

bagian,

yaitu :

Lists

Lists pada modul Cash Bank

merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap data rekening

perusahaan. Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan

penambahan, perubahan, dan penghapusan data rekening

perusahaan melalui Bank Account.

Transactions

Transactions pada modul Cash Bank merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan transaksi pembayaran dan

penerimaan uang. Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan

transaksi melalui Cash Bank General, Cash Bank Down

Payment, Cash Bank Invoice, Fund Mutation, Multiple Cash

Bank, dan Bank Reconciliation.

Analysis

Analysis pada modul Cash Bank merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan analisis pembayaran dan

penerimaan pembayaran oleh perusahaan secara periodik.

Pada bagian ini, pengguna menampilkan analisis melalui Cash

Bank Analysis.

Report

Report pada modul Cash Bank

merupakan bagian yang

berfungsi untuk menampilkan laporan yang berkaitan dengan

kegiatan pembayaran dan penerimaan pembayaran. Pada

bagian ini, pengguna dapat menampilkan laporan

Non

Clearing Bank Received, Non Clearing Bank Payment, dan

Cash Bank Mutation.

Modul Accounting

Gambar 2.23 : Modul Accounting MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.24 : Modul Accounting MOBIZ ERP System (2)

Modul Accounting

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam mengatur data master

dan transaksi yang

berhubungan dengan akuntansi pada perusahaan. Modul

Accounting dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :

Lists

Lists pada modul Accounting

merupakan bagian yang

berfungsi untuk melakukan pengaturan terhadap data yang

berhubungan dengan akuntasi perusahaan. Pada bagian ini,

pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan,

dan

penghapusan terhadap data melalui Chart of Account, Journal

Type, dan Department.

General Journal

pada modul Accounting merupakan bagian

yang berfungsi untuk mengatur dan menampilkan data yang

terkait dengan jurnal umum perusahaan. Data-data tersebut

diatur dan ditampilkan melalui General Journal, Period

Closing, dan Year End Closing.

Report

Report pada modul Accounting

merupakan bagian yang

berfungsi

untuk menampilkan laporan akuntansi perusahaan

berdasar pada periode yang ditentukan. Laporan akuntansi

yang dapat ditampilkan berupa Journal List, Trial Balance,

Profit / Loss, dan Balance Sheet.

Modul Salesman

Gambar 2.25 : Modul Salesman MOBIZ ERP System (1)

Gambar 2.26 : Modul Salesman MOBIZ ERP System (2)

Modul Salesman

merupakan modul yang diperuntukkan bagi

pengguna dalam mengatur data master salesman. Selain itu,

modul Salesman

juga dapat digunakan untuk mengatur transaksi

yang berhubungan dengan penjualan oleh salesman perusahaan.

Modul Salesman dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

Lists

Lists pada modul Salesman

merupakan bagian yang berfungsi

untuk melakukan pengaturan terhadap data dari tiap salesman.

Pada bagian ini, pengguna dapat melakukan penambahan,

perubahan, dan penghapusan data salesman melalui Customer

Problem Area, Salesman, Salesman Group, Salesman Type,

dan Commision.

Transactions

Transactions pada modul Salesman

merupakan bagian yang

berfungsi untuk mengatur transaksi kunjungan yang dilakukan

oleh salesman. Pada bagian ini, pengguna dapat mengatur

transaksi kunjungan salesman

melalui Visit Plan dan Visit

Order.

2.18.2

Versi Produk MOBIZ ERP System yang Telah Dikembangkan

Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan

perusahaan yang terus meningkat, PT. M-One terus melakukan

pengembangan pada produk MOBIZ ERP System. Pengembangan ini

dibuktikan dengan versi produk MOBIZ ERP System yang telah

mencapai versi ke-35.

Berikut ini perbedaan antar

versi produk MOBIZ ERP System

dimulai dari versi 32, yaitu :

Versi 32

Pada versi 32, terdapat perubahan fitur pada produk, dimana pada

versi 31, jumlah barang pada Purchase Order harus sama dengan

jumlah barang pada

Purchase Receiving, tetapi pada versi 32,

jumlah barang pada Purchase Order boleh berbeda dengan jumlah

barang pada

Purchase Receiving

selama masih dalam batas

toleransi yang telah diatur sebelumnya di System Parameter.

Versi 33

Pada versi 33, terjadi perubahan pada cara install dan update

produk, dimana tidak perlu menggunakan script lagi untuk meng-

install atau meng-update produk.

Versi 34

Pada versi 34, terdapat tambahan modul Consolidate Sales Invoice

yang digunakan untuk menggabungkan sales invoice-sales invoice

ke dalam satu buah kwitansi yang kemudian digunakan untuk

penagihan. Modul ini dapat digunakan oleh perusahaan yang

melakukan penjualan secara konsinyasi.

Versi 35

Pada versi 35, terdapat penambahan fitur handle batch yaitu fitur

untuk melihat tanggal kedatangan atau tanggal expired

barang.

Jika terdapat barang yang sudah mendekati expired, maka akan

ditampilkan serial number dari barang-barang tersebut.

2.18.3

Hubungan Antara Modul Purchasing / AP

dengan Modul

Lainnya

Modul Puchasing / AP

memiliki hubungan atau keterkaitan

dengan modul lainnya, yaitu :

Modul General

Setiap transaksi pada modul Purchasing / AP

menggunakan

master

data yang disimpan dan diatur pada modul General.

Master

data yang digunakan dalam transaksi pada modul

Purchasing / AP

yaitu Suppliers, Workers, Currencies, Custom

Field Labels, Taxes, dan Payment Terms.

Modul Accounting

Transaksi pembelian akan menimbulkan jurnal yang

mengakibatkan angka pada akun-akun jurnal berubah. Akun-akun

tersebut adalah akun persediaan, akun pajak, dan akun hutang.

Modul Cash Bank

Transaksi pembelian akan menimbulkan invoice (tagihan), invoice

tersebut akan dibayarkan melalui modul cash bank

dan apabila

pembelian yang dilakukan menimbulkan hutang, maka hutang

tersebut dapat dilunasi menggunakan modul cash bank.

Modul Inventory

Transaksi pembelian akan menyebabkan stok barang perusahaan

bertambah. Stok barang yang bertambah akan masuk ke dalam

stok barang bertipe resell, namun tidak akan masuk ke dalam

barang bertipe Work In Process, assembly atau service.

Modul Sales / AR

Penyediaan dan pengadaan barang yang akan dijual dapat dipesan

secara langsung kepada supplier

dengan membuat Purchase

Order melalui modul Purchasing / AP.

2.18.4

Hubungan Antara Modul Inventory dengan Modul Lainnya

Modul Inventory

memiliki hubungan atau keterkaitan dengan

modul lainnya, yaitu :

Modul Accounting

Transaksi yang terjadi di inventory

akan berpengaruh pada akun-

akun jurnal pada modul Accounting. Seperti apabila terdapat

transaksi assembly, maka akan berpengaruh pada akun jurnal

persediaan stok (stok barang bertambah). Apabila terdapat

transaksi stock opname / multiple adjustment, maka juga akan

berpengaruh pada akun jurnal persediaan stok (stok barang

bertambah atau berkurang).

Modul Purchasing / AP

Stok persediaan barang akan bertambah apabila terjadi transaksi

pembelian yang berkaitan dengan barang bertipe resell.

Modul Sales / AR

Stok persediaan barang akan berkurang apabila terjadi transaksi

penjualan. Persediaan barang yang berkurang berkaitan dengan

semua tipe barang, yaitu resell, assembly, service,

dan Work In

Process.