|
7
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture
yang
memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan.
ERP memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi
geografis (Kumar & Thapliyal, 2010: 3219).
Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan seluruh
proses bisnis utama guna meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi
yang kompetitif (Addo-Tenkorang & Helo, 2011: 1).
Integrasi antara fungsi-fungsi bisnis memfasilitasi komunikasi dan
pembagian informasi. ERP menyediakan kemudahan akses terhadap informasi
yang terintegrasi.
Enterprise Resource Planning
(ERP)
adalah jalan pintas dari teknologi
informasi untuk membantu perusahaan dalam mengatur proses bisnis,
menggunakan sebuah database
yang digunakan bersama dan bagian laporan
manajemen. Software ERP dapat mendukung efisiensi operasi dari proses bisnis
dengan mengintegrasikan aktivitas pengelolaan transaksi bisnis, seperti transaksi
bidang penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, keuangan, logistik,
dan
sumber daya.
Perusahaan membuat produk untuk dijual yang mempunyai
area
fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional
terdiri dari berbagai macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional
dari operasional (Wijaya & Damayanti, 2011: 3).
Sebuah sistem ERP memampukan sebuah organisasi dalam mengintegrasi
semua proses bisnis dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan
efisiensi dan mempertahankan posisi yang kompetitif. Tetapi bagaimanapun
tanpa implementasi sistem yang berhasil, hasil dari implementasi yang
diharapkan tidak akan tercapai. Definisi basis dari ERP yakni enterprise-wide
information system yang mengintegrasikan dan mengontrol semua proses bisnis
yang ada di dalam perusahaan.
|
|
8
Enterprise Resource Planning
(ERP) adalah sebuah sistem informasi
perusahaan yang dirancang untuk integrasi dan mengoptimalkan proses bisnis
dan transaksi. System ERP telah menjadi alat strategi yang penting dalam
lingkungan kompetitif saat ini. (Addo-Tenkorang & Helo, 2011: 1).
Enterprise Resource Planning dan versi terdahulunya, Manufacturing
Resource Planning (MRP II)
membantu untuk mengubah pandangan mengenai
suatu industri dan memampukan sebuah pengembangan dalam pengelolaan
manufaktur dimana ERP sebagai:
1.
Sebuah alat manajemen dalam perusahaan besar yang menyeimbangkan
permintaan dan persediaan.
2.
Memiliki kemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan vendor menjadi
supply chain.
3.
Menggunakan proses bisnis yang sudah terbukti untuk pembuatan keputusan
dan menyediakan integrasi cross-functional di antara sales, marketing,
manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product
development dan human resources.
4.
Memampukan orang-orang untuk menjalankan bisnis mereka dengan
customer service, produktivitas
yang baik, penurunan biaya dan persediaan
juga menyediakan fondasi kuat untuk e-commerce
(Wallace & Kremzar,
2001: 5).
ERP adalah sebuah software yang mengintegrasikan fungsi dan data
bisnis menjadi sebuah sistem yang dapat digunakan di dalam perusahaan.
Sementara ERP berkembang lingkupnya di tahun 1990 mencakup fungsi “back
office” seperti human resources, finance, dan production planning. Terlebih lagi,
beberapa tahun ini ERP
telah tergabung dengan tambahan bisnis lain,
seperti
supply chain management dan customer relationship management.
Tujuan utama dari ERP,
yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi
dengan memperbaiki proses bisnis dan menurunkan biaya. ERP memampukan
departemen-departemen yang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk saling
berkomunikasi membagikan informasi dalam satu sistem, hal ini juga dengan
maksud menjaga integritas dari informasi tersebut. Demikian juga ERP
meningkatkan kerja sama dan interaksi antara semua unit bisnis dalam organisasi.
ERP menstandarisasi proses dan data yang ada di dalam organisasi.
Perusahaan juga mempersingkat waktu dari alur data antarbagian bisnis dengan
|
|
9
sistem ERP. Setelah perusahaan mengintegrasi dan menstandarisasi proses dan
data dalam perusahaan mereka, perusahaan akan mampu untuk
mensentralisasikan aktivitas administrasi mereka, meningkatkan kemampuan
untuk menyebarkan informasi yang baru, dan mengurangi biaya pemeliharan
sistem informasi.
Sebagai hasil, dari penggunaan ERP telah menjadi kekuatan bagi
perusahaan terutama manajer dimana sistem ERP memberikan pandangan yang
terintegrasi dari proses bisnis. ERP dirancang agar mudah disesuaikan
dengan
permintaan bisnis (Seo, 2013: 9).
Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di
atas, maka dapat
disimpulkan bahwa ERP adalah suatu software yang memberikan fungsi integrasi
cross-functional untuk departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan.
Selain itu,
ERP dapat mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam
perusahaan sehingga
meningkatkan kemampuan penyebaran informasi serta
pertukaran informasi.
2.2 SAP
Systems, Applications, and Products in Data Processing
(SAP)
merupakan software package
yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan
menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-time
(Anderson, 2011: 8).
Anderson (2011: 9-10)
menjabarkan bahwa software
aplikasi SAP
dibangun berdasarkan konsep spesialisasi dan integrasi.
SAP menggunakan
istilah ‘komponen’ untuk menunjukkan business application. Sementara, modul
SAP menyediakan fungsionalitas khusus dalam sebuah komponen, contohnya
modul Finance, modul Production Planning, dan modul Material Management.
Modul-modul SAP membentuk komponen SAP. Di dalam modul tertentu, proses
bisnis perusahaan dikonfigurasi.
Proses bisnis perusahaan juga dikenal sebagai skenario bisnis, contohnya
order-to-cash. Proses bisnis terdiri dari berbagai transaksi, seperti “picking”
inventory, membuat delivery, dan membuat tagihan order kepada pelanggan.
|
 10
Sumber: (Anderson, 2011:10)
Sebagian besar perusahaan memiliki sistem teknologi informasi yang
berbeda untuk memenuhi keperluan bisnisnya. Dengan sistem teknologi
informasi yang berbeda, aliran informasi dalam suatu perusahaan dapat
terhambat, seperti tidak adanya kontrol terhadap jalannya proses bisnis.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu pengendalian internal
yang fleksibel, terintegrasi, dan dapat memaksimalkan keuntungan bagi
perusahaan.
Salah satu teknologi untuk mencapai jaringan yang fleksibel dan
terintegrasi adalah SAP.
Perangkat lunak SAP menyediakan integrasi untuk keperluan bisnis
perusahaan. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif.
Menurut (Anderson, Nilson, & Rhodes, 2009:
32)
ada beberapa alasan
perusahaan memilih untuk mengimplementasikan SAP, yaitu:
a.
Untuk meningkatkan kualitas atau ketersediaan produk
b.
Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
c.
Untuk menyediakan suatu sistem yang mengelola aktivitas
d.
Untuk meningkatkan keuntungan kompetitif
Berdasarkan teori-teori
yang telah disampaikan di
atas, maka dapat
disimpulkan bahwa SAP merupakan salah satu produk
ERP untuk membantu
integrasi keperluan bisnis perusahaan secara real-time agar berjalan secara efisien
dan efektif guna meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan.
|
 11
2.3 SAP Business One
SAP Business One
merupakan sebuah software bisnis SAP yang spesifik
untuk bisnis kecil dan menengah, yang berupa satu aplikasi untuk mengerjakan
beberapa tugas (Citixsys, 2014).
Ketika menjalankan SAP Business One,
user
dapat melakukan
hal-hal
berikut:
a.
Melihat bisnis secara lengkap dengan satu sumber yang akurat dan kritikal.
Data bisnis yang selalu update
memberikan user
akses yang mudah untuk
mendapatkan informasi yang benar dan dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.
b.
Mengambil pengawasan bisnis yang proaktif melalui tanda otomatis,
workflows, dan merespon kunci kejadian bisnis dan apa yang
pelanggan
butuhkan.
c.
Mempersingkat operasional dengan mengintegrasikan proses bisnis,
seperti
penjualan, pembelian, persediaan, keuangan.
Menghapus data yang
berlebihan dan kesalahan yang terjadi.
d.
Membantu membuat perubahan dengan melakukan kustomisasi SAP
Business One yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis.
e.
Mendapatkan solusi yang tepat.
SAP Business One
adalah produk yang
ditawarkan SAP, software solusi bisnis yang terbaik (Wave, 2014).
Dikutip dari SAP (2014), modul-modul yang terdapat pada SAP Business
One adalah sebagai berikut:
a.
Administration
Modul Administration di dalam SAP Business One berfungsi untuk:
i.
Menentukan informasi mengenai perusahaan dan informasi pengguna
sistem, seperti:
Currency exchange rates
Authorizations and alerts
Approvals
Internal mail organization, basic e-mail settings,
and other
information
Access information from non-SAP software using data import and
export functions
|
|
12
ii.
Menentukan aturan sistem dan parameternya.
iii.
Melakukan maintenance untuk sistem, seperti backup dan perbaikan.
b.
Financials
Modul Financials ini berfungsi untuk:
i.
Memasukkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk
accounting and financial operations di perusahaan.
ii.
Memasukkan semua yang berkaitan dengan laporan pajak sesuai dengan
ketentuan di setiap negara.
iii.
Memungkinkan untuk mendokumentasikan semua transaksi yang
berkaitan dengan accounting dan financial.
c.
Sales Opportunities
Modul Sales Opportunities ini berfungsi untuk memperkirakan dan
menganalisis peluang yang belum dijalankan sesuai dengan perkembangan
pekerjaan yang dilakukan,
seperti pertemuan, negosiasi, dan proses
lainnya
yang berhubungan dengan penjualan. Dengan menggunakan berbagai tab
dalam sales opportunity
window, dapat memproses penjualan dengan
membuat dan konfigurasi field dari mulai updating dan membuat laporan.
Fitur-fitur yang terdapat pada modul sales opportunities berguna untuk:
i.
Menghubungkan berbagai dokumen
ii.
Menandakan kepemilikan untuk sales opportunity
iii.
Memilih pemilik yang berbeda untuk setiap tahapan dalam sales
opportunity
iv.
Menentukan akses pengguna kepada informasi yang ada
v.
Menghasilkan laporan untuk menganalisis
-
Analisis dapat dilakukan per tahapan, per user, atau dapat melihat
keseluruhan laporan statistik.
-
Laporan dapat dipilih berdasarkan parameternya,
seperti business
partner, sales employee, dan time period.
d.
Sales
Proses dari sales berjalan dari awal permintaan penawaran harga
penjualan untuk barang atau jasa sampai pada akhirnya pembuatan invoice
yang akan ditujukan kepada pelanggan. Setiap langkah dari proses penjualan
membutuhkan suatu dokumen, seperti sales order, A/R invoice.
|
|
13
e.
Purchasing
SAP Business One memungkinkan untuk mengatur seluruh proses
pembelian dari purchase order sampai kepada A/P invoice. Selanjutnya dapat
membuat laporan-laporan untuk menganalisis informasi pembelian, seperti
jumlah pembelian dan informasi harga.
f.
Business Partners
SAP Business One menghubungkan antara business partners dan G/L
accounts
melalui control account
yang digambarkan selama inisialisasi
sistem dan diubah untuk business partner yang berbeda.
Semua transaksi penjualan dan pembelian ditempatkan ke control
account
yang tepat, yang memperbolehkan untuk mengakes keseluruhan
neraca saldo untuk pelanggan dan vendor.
g.
Banking
Modul Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi keuangan
yang termasuk bank account, yaitu:
i.
Membuat incoming dan outgoing
payments
untuk pembayaran yang
bervariasi secara manual dan otomatis
ii.
Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal secara manual dan otomatis
iii.
Postdated dan cash deposits of checks
iv.
Mencetak satu atau banyak cek.
h.
Inventory
Modul inventory digunakan untuk:
i.
Mengatur item master data records
ii.
Bekerja dengan serial dan batch number
iii.
Mengatur transaksi persediaan, termasuk goods receipts, goods issues,
inventory transfers, initial item quantity settings, dan inventory counts
iv.
Mengatur daftar harga, termasuk periode diskon dan harga spesial
v.
Pick and pack process
vi.
Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan.
i.
Production
Modul Production pada SAP Business One bertujuan untuk:
i.
Bill of Material (BOM) - Menentukan jumlah komponen untuk membuat
produk
|
|
14
ii.
Production orders –
Sekumpulan instruksi untuk merencanakan dan
memasang barang produksi yang membawa transaksi material dan harga
yang berkaitan dengan proses produksi. SAP Business One membuat
beberapa tipe dari production order:
-
Standard – Digunakan untuk produksi biasa. Komponen diambil dari
item BOM
-
Special –
Digunakan untuk memproduksi barang atau menjalankan
aktivitas
-
Disassembly –
Digunakan untuk membuat laporan kumpulan barang
dengan produksi BOM.
j.
MRP
Modul MRP memungkinkan untuk membuat rencana material yang
dibutuhkan untuk procurement process berdasarkan evaluasi dari persediaan
yang telah ada, permintaan, dan persediaan.
k.
Service
Jika perusahaan yang menjual jasa kepada pelanggannya, aktivitas yang
berkaitan dengan jasa dapat dilakukan pada tab ini yang berfungsi untuk:
i.
Mengatur interaksi antara service representative dan pelanggan.
ii.
Mengelola informasi yang terdapat pada service contracts, item,
dan
serial number
iii.
Optimisasi potensi penjualan dan jasa serta meningkatkan pendapatan
dengan membantu fungsi bisnis,
seperti: Service operations, Service
contract management, Service planning, Tracking of customer interaction
activities, Customer support, Management of sales opportunities.
iv.
Membuat pengetahuan berdasarkan solusi untuk masalah yang dialami
pelanggan.
l.
Human Resources
Modul Human Resources
untuk memasukkan informasi mengenai
karyawan perusahaan, yang dapat berfungsi untuk:
i.
Memasukkan dan mengelola
informasi karyawan,
baik yang bersifat
umum ataupun pribadi, seperti umur, status, passport, dan ID card.
ii.
Mengelola informasi yang berhubungan dengan pendidikan, pekerjaan
yang dilakukan sebelumnya, dan absen.
iii.
Menganalisis gaji karyawan.
|
 15
iv.
Membuat sekumpulan laporan dan daftar karyawan yang berguna untuk
menjalankan bisnis dengan lebih efisien.
m.
Reports
Modul Reports pada SAP Business One bertujuan untuk menghasilkan
laporan dari berbagai modul yang ada sebelumnya, yaitu:
1.
Financials
2.
Sales Opportunities
3.
Sales and Purchasing
4.
Business Partners
5.
Banking
6.
Inventory
7.
Production
8.
MRP
9.
Service
10. Human Resource
2.4 Sales
Muryanto, Riyanto, & Noranita (2013: 3)
menjabarkan bahwa
penjualan
adalah proses dimana penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan dari
pembeli agar tercapai manfaat baik bagi penjual dan pembeli. Ada beberapa jenis
penjualan, yakni:
Trade selling
Terjadi saat produsen dan pedagang besar memperbolehkan pengecer
untuk meningkatkan usaha distribusi mereka. Hal ini melibatkan
kegiatan promosi, persediaan, dan pengadaan produk.
Missionary selling
Dalam hal ini perusahaan memiliki distributor sendiri untuk produk
mereka.
Technical selling
Meningkatkan penjualan dengan memberikan saran kepada pembeli
mengenai produk ataupun jasa dan bagaimana produk atau jasa yang
ditawarkan tersebut dapat memenuhi kebutuhan dari pembeli.
|
 16
New business selling
Seperti halnya perusahaan asuransi. Dalam jenis penjualan ini,
perusahaan menjalankan transaksinya dengan mengubah calon
pembeli menjadi seorang pembeli tetap.
Responsive selling
Jenis penjualan ini tidak menghasilkan penjualan yang terlalu besar
namun memberikan pelayanan yang baik kepada
pelanggannya.
Hubungan yang baik kepada pelanggan diutamakan dengan tujuan
meningkatkan loyalitas pelanggan.
Dikutip dari
SAP (2014), SAP Business One
memampukan pembuatan
satu dokumen ke dokumen lainnya mengikuti arus dari dokumen. Proses sales
dalam SAP Business One menghasilkan beberapa dokumen, yakni:
1.
Sales Quotation
Sebelum melakukan pemesanan, pelanggan membutuhkan
penawaran harga. Perusahaan dapat membuat quotation
sebagai
bentuk proposal untuk barang atau jasa mereka ke pelanggan.
Quotation
tidak menghasilkan suatu pencatatan yang mempengaruhi
kuantitas atau nilai di pengelolaan persediaan juga accounting.
2.
Sales Order
Sales order
merupakan sebuah dokumen sebagai bentuk
komitmen pelanggan kepada perusahaan, dimana dokumen ini
berisikan barang atau jasa yang diinginkan oleh pelanggan dari
perusahaan. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai panduan
untuk produksi, pembuatan purchase order
bila bahan baku tidak
mencukupi untuk proses produksi dan penjadwalan sumber daya
(barang maupun tenaga kerja). Pembuatan sales order
tidak
mempengaruhi nilai dalam sistem akuntansi. Tetapi jika sales order
dibuat untuk pemesanan barang, maka jumlah barang yang ada di
dalam sales order
akan dicatat di dalam pengelolaan persediaan
sebagai barang yang telah dipesan untuk pelanggan. Perusahaan dapat
melihat laporan, seperti inventory status. Informasi tersebut berguna
untuk:
Mengoptimalkan transaksi pemesanan dan biaya.
|
 17
Memastikan bahwa permintaan pelanggan telah disepakati dengan
cepat dan tepat.
3.
Delivery
Sebuah dokumen yang mengindikasikan bahwa pengiriman dari
barang atau jasa telah terjadi. Tanpa dokumen ini, barang hanya dapat
dikirim jika tagihan telah dibuat. Saat membuat delivery, goods issue
juga
di-post. Barang yang dipesan telah keluar dari gudang dan
perubahaan persediaan yang terkait telah di-post. Saat persediaan
berubah, nilai pada accounting juga akan ikut berubah.
4.
Return
Untuk alasan hukum, tidak diperbolehkan untuk menghapus
delivery
atau tagihan yang sudah dimasukkan dalam SAP Business
One, atau mengganti data akuntansi terkait dokumen ini. Tetapi,
pelanggan mungkin akan mengirimkan barang kembali untuk
berbagai alasan, atau perusahaan mungkin telah membuat kesalahan
saat memasukkan dokumen.
Dalam situasi tersebut, dibuatlah dokumen return. Saat
membuat dokumen return, perusahaan dapat membalikkan posting
dari delivery. Saat membuat return, sistem memperbaiki kuantitas dari
persediaan. Jika perusahaan memiliki persediaan yang terus-menerus,
membuat return
akan otomatis menghasilkan journal entry
yang
memperbarui nilai dari persediaan.
Dokumen return
merupakan dokumen yang menandakan
delivery
telah selesai dilakukan. Oleh karena itu, jika A/R invoice
belum dibuat untuk delivery
yang ingin dikembalikan, dapat
menggunakan dokumen return. Jika sudah melakukan A/R invoice,
gunakan A/R credit memo untuk memperbaiki nilai dan kuantitas dari
transaksi dalam SAP Business One.
Saat membuat dokumen return
berdasarkan sales order,
perusahaan dapat memilih untuk re-open kuantitas barang per order.
|
|
18
5.
Down Payment
Bisnis membutuhkan down payment
dari pelanggan untuk
memastikan pelanggan melakukan dan akan mengikuti ketentuan dari
order yang telah mereka buat.
Dalam SAP Business One, dapat digambarkan dengan
memberikan A/R down payment request atau A/R down payment
invoice
kepada pelanggan, atau hanya dengan membuat A/P down
payment request, jika salah satu dari vendor
membutuhkan
perusahaan untuk membuat down payment
sebelum penempatan
pengiriman barang yang perusahaan order. Setelah menerima
pembayaran dari pelanggan atau melakukan pembayaran kepada
vendor, perusahaan dapat mengurangi jumlah down payment dari
tagihan akhir.
6.
A/R Invoice
Tagihan adalah sebuah dokumen hukum yang mengikat. Saat
sebuah tagihan diterima, posting dibuat terkait dengan akun pelanggan
di dalam sistem accounting. Jika delivery
tidak mendahului tagihan
dan perusahaan menjual barang dari gudang, kuantitas persediaan
akan diperbarui sesuai dengan tagihan yang dikeluarkan.
Jika membuat tagihan tanpa reference
untuk delivery, sistem
akan secara otomatis mencatat perubahan ke dalam inventory. Dengan
kata lain, jika delivery
sudah ada untuk transaksi dan perusahaan
membuat invoice tanpa reference, akan terjadi error
dalam
pengelolaan inventory karena kuantitas delivery
tercatat dua kali
dalam sistem.
SAP Business One
memampukan untuk membuat A/R invoice
dengan jumlah nol. Perusahaan dapat melakukan ini saat melakukan
delivery tanpa dikenakan charge.
7.
A/R invoice + payment
Perusahaan membuat master record secara terpisah untuk
one-
time customer. Master record
ini didefinisikan selama inisialisasi
sistem saat determinasi akun G/L didefinisikan sebagai standar
pelanggan untuk tagihan dengan pembayaran.
|
|
19
Saat mengakses fungsi A/R invoice + payment, data yang
berkaitan dengan one-time customer disalin ke transaksi. Kemudian
perusahaan dapat mengelola nama dan alamat pelanggan.
SAP Business One
mengelola tagihan dengan pembayaran
seperti halnya tagihan biasa. Pencatatan yang berkaitan dengan sistem
akuntansi dan pencatatan lainnya dalam pengelolaan persediaan
diproses secara otomatis oleh sistem saat invoice
dengan sistem
dimasukkan.
Pelanggan harus membayarkan tagihan secara penuh karena
akan terjadi error message jika pembayaran dilakukan secara parsial.
8.
A/R credit memo
Credit memo adalah dokumen penyelesaian terhadap tagihan
dan untuk return. Jika barang sudah dikirimkan ke pelanggan dan
tagihan telah terbuat, perusahaan dapat secara parsial atau keseluruhan
mengembalikan transaksi dengan membuat credit memo. Dengan
credit memo,
perusahaan dapat memperbaiki kuantitas dan nilai
keuangan perusahaan. Sistem akan menambahkan persediaan dari
barang yang dikembalikan sesuai dengan jumlah di credit memo.
Credit memo mengembalikan nilai di sistem akuntansi pelanggan dan
mengurangi pendapatan dengan jumlah yang sama. Sistem
memperbaiki jumlah pajak secara otomatis.
SAP Business One memampukan untuk membuat credit memo
berdasarkan sales order, perusahaan dapat melakukan ini saat re-open
kuantitas barang dari order.
9.
A/R reserve invoice
A/R reserve invoice memampukan perusahaan untuk
mengeluarkan tagihan untuk barang gudang tanpa mengurangi barang
dari persediaan. Jika membuat reserve invoice, SAP Business One
membuat sebuah jurnal akuntansi tanpa membuat catatan persediaan.
SAP Business One memampukan perusahaan untuk membuat
A/R reserve invoice dengan jumlah nol. Perusahaan dapat membuat
pengiriman barang tanpa ada biaya tambahan.
|
 20
Seperti tagihan biasa, status reserve invoice menjadi closed saat
ada pembayaran masuk.
10.
Document generation wizard
Document generation wizard
memungkinkan untuk
dilakukannya pemrosesan per tahap dari target sales document.
Wizard
merekomendasikan cara sederhana untuk memasukkan rows
dari base document
dalam satu target document, berdasarkan
parameter yang didefinisikan.
Target document, seperti A/R invoice
dan delivery, tidak dapat
dihapus atau diubah setelah dibuat.
11.
Recurring transactions
Transaksi bisnis tertentu dilakukan berulang-ulang secara
teratur. Pada SAP Business One, terdapat template
untuk transaksi
berulang-ulang menggunakan draft dokumen penjualan dan
pembelian. Template
tersebut mengandung informasi business
partner, item, akuntansi, dan informasi pengiriman yang dibutuhkan.
12.
Document printing
Document printing
digunakan untuk mencetak sekumpulan
dokumen berdasarkan kriteria pemilihan yang dibutuhkan. User dapat
memilih apakah ingin mencetak keseluruhan dokumen atau dokumen
tertentu saja.
13.
Dunning wizard
Dunning wizard
digunakan untuk membuat dan mengirimkan
surat kepada pelanggan yang belum membayar hutang sebelum
tanggal jatuh tempo tertentu dan mengingatkan pelanggan mengenai
pembayaran jatuh tempo mereka. Dunning wizard
memungkinkan
user
untuk mem-post service invoice
beserta bunga atau biayanya
secara otomatis yang dibebankan pada setiap surat tagihan. Dunning
wizard juga mencatat “perilaku pembayaran” pelanggan pada
database.
Dunning wizard tersedia dalam transaksi dan dokumen berikut:
Open
A/R invoice
(meliputi pembayaran sebagian atau
pembayaran secara kredit)
|
 21
A/R credit memo
Incoming payment yang tidak berdasarkan invoice.
14.
Sales report
Penganalisisan informasi penjualan penting untuk keberhasilan
dan efisiensi bisnis perusahaan. SAP Business One menyediakan
beberapa laporan berbeda untuk modul Sales. Beberapa laporan
meliputi tampilan grafis, yang memfasilitasi analisis informasi. Sales
report
digunakan untuk menganalisis transaksi penjualan, melihat
open document, serta melihat dan memproses dokumen yang
disimpan sebagai draft.
2.5 Inventory
Inventory adalah stok dari material yang digunakan untuk produksi atau
memuaskan permintaan pelanggan. Inventory termasuk bahan-bahan baku, proses
pengerjaan,
dan barang jadi.
Stok inventory ditempatkan pada beberapa proses
produksi, dengan alur yang berhubungan antara satu
stok dengan stok lainnya.
(Schroeder, 2007: 332-335).
4 alasan utama memiliki inventory:
To protect against uncertainties.
Dalam sistem inventory belum tentu
terdapat persediaan, permintaan, dan waktu yang pasti.
Jika permintaan
pelanggan diketahui, maka akan mudah untuk mengetahui stok, tetapi
bagaimanapun, stok dapat berkurang sehingga dibutuhkan kerja sama dalam
supply chain antara supplier dengan pelanggan.
To allow economic production and process.
Memproduksi material dalam
jumlah banyak dalam waktu yang singkat dengan ekonomis.
To cover anticipated changes in demand or supply. Ada beberapa tipe situasi
dimana permintaan atau persediaan berubah tetapi dapat diantisipasi.
To provide for transit. Perpindahan inventory terdiri dari material yang akan
dipindah dari satu ke yang lain dalam supply chain.
Perpindahan ini
disebabkan oleh lokasi plant.
Dikutip dari
SAP (2014), modul inventory memiliki tujuan
untuk
mengoptimalkan manajemen inventory yang meliputi:
|
 22
Mengelola pencatatan item master data.
Bekerja dengan nomor serial dan batch.
Mengelola transaksi inventory, termasuk goods receipts, goods issues,
inventory transfers, initial item quantity settings,
dan inventory
counts.
Mengelola daftar harga termasuk besar dan jumlah diskon serta harga
khusus.
Bekerja dengan proses pengambilan dan pengemasan.
Menghasilkan laporan yang berkaitan dengan inventory.
SAP Business One mendukung beberapa dokumen, yakni:
1.
Item Master Data
SAP Business One memampukan perusahaan untuk mengelola
semua barang yang dibeli, diproduksi, dijual,
atau yang disimpan
dalam
inventory. Jasa dapat dikategorikan sebagai barang walaupun
hanya berkaitan dengan penjualan saja. Untuk setiap barang,
perusahaan mencantumkan data yang terkait untuk beberapa area
yang ada dalam SAP Business One, dimana data ini digunakan untuk
pembelian, penjualan, produksi, pengelolaan gudang, akuntansi,
dan
jasa. Perusahaan dapat menggunakan layar item master data untuk
menambahkan, memperbarui, mencari, dan memelihara item data.
2.
Inventory Transactions
Inventory Transactions
digunakan untuk mengelola
fungsi
SAP Business One seperti berikut:
a.
Goods
receipt –
Digunakan untuk menambah persediaan saat
membeli barang secara otomatis ketika terjadi transaksi.
b.
Goods issue
–
Berfungsi untuk mengurangi jumlah persediaan.
Setelah barang
terjual, barang di gudang
akan secara otomatis
berkurang ketika terjadi transaksi.
c.
Inventory transfer –
Berguna untuk memindahkan persediaan
barang dari satu gudang ke gudang lainnya.
d.
Inventory opening balance, Inventory tracking, Inventory posting
–
Mengacu pada financial jumlah persediaan pada awal periode.
|
|
23
e.
Cycle count recommendations –
Berfungsi untuk menentukan
tanda kapan persediaan akan tiba.
f.
Inventory revaluation
–
Jika perusahaan melakukan persediaan
terus-menerus, maka diperlukan cadangan persediaan.
3.
Item Management
a.
Managing serial number
Mengelola dan mengontrol jejak barang menggunakan serial
number. Sebuah serial number
adalah alat identifikasi yang unik
untuk barang tertentu. Contohnya, perusahaan dapat meletakkan
sebuah komputer menggunakan serial number. Serial number
tersebut menyediakan informasi tambahan mengenai barang
tertentu, seperti tanggal pembuatan, garansi, dan lain sebagainya.
b.
Managing batch number
Mengelola kumpulan nomor mengharuskan kontrol jejak dari grup
barang dengan nomor unik dan karakteristik yang dikombinasikan
dalam sekali batch, contohnya produk farmasi. Untuk setiap
barang, didefinisikan jumlahnya dan tambahan informasi lainnya,
seperti tanggal kadaluarsa dan sebagainya yang terkait dengan
batch.
c.
Alternative items
Window
ini digunakan untuk
menentukan alternatif dari produk-
produk yang kehabisan stok di gudang tertentu. Alternative items
didefinisikan oleh barang. User dapat membangun sebuah hierarki
alternative items dengan mendefinisikan alternatif untuk alternatif.
Ketika membuat dokumen bisnis, user
membuka daftar
alternative items dan mengganti item yang sudah habis.
d.
Defining business partner catalog numbers
SAP Business One dapat dikonfigurasi untuk menggunakan nomor
katalog pelanggan dan vendor secara paralel untuk nomor barang.
Ini berarti nomor barang dapat digunakan oleh vendor di purchase
order, dan nomor pelanggan di dalam sales order.
|
|
24
e.
Changing the valuation method
Jika perusahaan menggunakan sistem persediaan secara perpetual,
maka dibutuhkan perubahan terhadap metode penilaian persediaan
untuk barang tertentu. Fungsi ini memungkinkan untuk mengubah
metode persediaan untuk berbagai barang pada saat yang sama.
Ada persyaratan sebagai berikut, yakni:
i.
Jumlah dari barang yang diganti metode penilaiannya adalah 0
di semua gudang.
ii.
Semua delivery yang open untuk barang yang dipilih telah
diubah menjadi return atau menjadi A/R invoice.
iii.
Semua return
yang open untuk barang yang dipilih telah
diubah menjadi A/R invoice.
iv.
Semua goods
receipt PO telah diubah menjadi goods
return
atau A/P invoice.
v.
Semua goods return berdasarkan goods receipt PO atau telah
diubah menjadi A/P credit memo.
4.
Price List
SAP Business One memperbolehkan untuk membuat daftar
harga yang berbeda untuk barang dan memberikan fleksibilitas
kepada
perusahaan untuk memberikan kustomisasi harga kepada
pelanggan.
Selama pembuatan dokumen penjualan dan pembelian, SAP
Business One memperoleh harga item secara langsung dari daftar
harga yang terkait dengan business partner. Daftar harga ini dapat
dihubungkan dari grup business partner
atau dari ketentuan
pembayaran business partner, atau dapat dipilih secara manual dalam
master data business partner.
Saat menggunakan SAP Business One, perusahaan
mendefinisikan data untuk business partner, grup business partner,
dan ketentuan pembayaran sekaligus daftar harga pelanggan
dan
vendor. Data tersebut direvisi dalam waktu tertentu dan menghasilkan
informasi harga yang digunakan dalam penjualan dan pembelian yang
selalu up to date.
|
|
25
5.
Pick and Pack
Pick and pack dalam SAP
Business One memperbolehkan
perusahaan mengotomatisasikan proses dari penjualan dan A/R
reserve
invoice dengan cara yang teratur, dari pembuatan daftar pick
barang untuk shipment dalam dokumen pengiriman. Prosedur dari
pick and pack adalah sebagai berikut:
a.
Membuat daftar pick dari penjualan dan A/R reserve invoice.
b.
Memilih barang sesuai dengan daftar
c.
Packing barang untuk shipment
d.
Pembuatan delivery dan dokumen tagihan piutang
6.
Recurring Transactions
Beberapa transaksi bisnis dilakukan secara berulang dalam
waktu tertentu. Contohnya yakni pemesanan kertas kepada vendor.
Dalam SAP Business One, perusahaan dapat mendefinisikan contoh
untuk transaksi yang berulang tersebut menggunakan draft dari
pembelian atau penjualan. Draft ini berisikan business partner,
barang, akuntansi, dan informasi pengiriman yang mendetail.
7.
Inventory Reports
Inventory reports menampilkan informasi mengenai barang
dan persediaannya, sekaligus nilai dari persediaan tersebut. Di
inventory reports dapat dilakukan:
a.
Menghasilkan daftar barang yang telah didefinisikan oleh sistem,
sekaligus informasi dari barang tersebut, seperti harga terakhir dan
informasi batch.
b.
Membuat pencatatan persediaan
c.
Menganalisis situasi persediaan atau menampilkan persediaan dari
tiap barang yang ada di gudang
d.
Memulai penilaian untuk persediaan gudang
2.6 Production
Menurut Noviyasari (2008: 6), produksi adalah suatu proses dimana
terdapat kegiatan pengolahan bahan mentah, dengan serangkaian tahapan-
tahapan untuk menghasilkan produk yang lebih bernilai maknanya. Produksi
|
 26
merupakan fungsi pokok dalam organisasi yang mencakup aktivitas yang
bertanggung jawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang merupakan
hasil dari setiap organisasi.
Beberapa karakteristik dari produksi, yakni:
Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya,
yaitu menghasilkan
produk berkualitas yang dapat dijual dengan harga yang kompetitif di
pasar.
Mempunyai aktivitas berupa transformasi nilai dari barang mentah ke
barang jadi secara efektif dan efisien.
Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa
optimalisasi pengalokasian sumber-sumber daya.
Dikutip dari
SAP (2014), modul Production
pada SAP Business One
digunakan untuk membuat dan mengelola hal-hal berikut:
1.
Bill of Materials (BOM)
BOM merincikan jumlah komponen yang menyusun suatu
produk. BOM memiliki pengaturan hierarki komponen-komponennya.
User perlu memasukkan child item dan bahan baku yang dibutuhkan
untuk menghasilkan produk jadi.
2.
Production Orders
Production Orders
merupakan sekumpulan petunjuk untuk
perencanaan dan pembuatan barang-barang produksi. Production
Orders
memperkirakan seluruh material dan biaya yang meliputi
proses produksi, seperti halnya biaya tambahan, seperti upah tenaga
kerja. SAP Business One
menyediakan tipe-tipe production orders
berikut:
Standard
Tipe production orders
ini digunakan untuk produksi
sehari-hari. Komponen-komponen di-copy dari item BOM.
Special
Tipe ini digunakan untuk produksi barang dan pelaksanaan
aktivitas selama produksi berdasarkan Standard BOM.
|
 27
Disassembly
Tipe ini digunakan untuk melaporkan pembongkaran
barang dengan BOM produksi. Komponen-komponen di-copy dari
item BOM.
Sebuah produk jadi (parent item) merupakan hasil dari
keseluruhan proses produksi, atau kumpulan barang yang terjual
sebagai unit, tetapi bukan hasil dari proses produksi.
3.
Receipt from Production Window
Window ini digunakan untuk melaporkan penyelesaian produk.
Untuk Standard dan Special Production Orders, post finished product
(produk jadi) ke inventory. Untuk Disassembly Production Orders,
post komponen-komponen ke inventory.
4.
Issue for Production Window
Window
ini digunakan dalam pengeluaran item
manual untuk
production order dan untuk melaporkan pembongkaran produk.
5.
Update Parent Item Prices
Window
ini digunakan untuk memperbarui harga parent item
berdasarkan perubahan harga child item.
6.
Production Reports
Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bills
of material dan melihat open production orders.
2.7 Purchasing
Muryanto, Riyanto, & Noranita (2013: 3) menjabarkan bahwa pembelian
adalah proses penemuan sumber dan pemesanan jasa, dan perlengkapan.
Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan utamanya,
yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun juga
konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.
Pembelian juga memiliki
prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip
pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu
dijadikan pokok atau acuan.
|
 28
The right price
Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat.
Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang
yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian
yang dilakukan.
The right quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-
benar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu.
The right time
Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan.
Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika
ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang
tersebut.
The right place
Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau
diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
The right quality
Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang sudah dirancang dimana paling menguntungkan bagi
perusahaan.
The right source
Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat
apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the
right quantity, the right time, the right price, dan the right quality.
Dikutip dari SAP (2014), modul Purchasing dalam SAP Business One:
1.
Mendeskripsikan dokumen dan fungsi yang digunakan dalam proses
pembelian.
2.
Menyesuaikan dengan perubahan di inventory selama proses
pembelian.
SAP Business One mendukung beberapa dokumen pembelian:
1.
Purchase Quotation
Dalam pembelian, perusahaan akan berusaha untuk
mendapatkan penawaran yang terbaik untuk barang dan jasa yang
|
 29
dibutuhkannya. Oleh karena itu, perusahaan mengirimkan purchase
invitation ke beberapa vendor untuk mengindikasikan syarat dan
ketentuan mereka, seperti harga atau tanggal pengiriman untuk
pasokan material atau pengadaan jasa dengan mengajukan quotation.
Dalam purchase quotation, detil dari material
dan jasa (misalnya:
jumlah barang), membutuhkan tanggal dan informasi vendor
telah
ditetapkan. Perusahaan dapat membandingkan quotation yang
diterima dan memutuskan untuk melakukan pemesanan ke vendor
yang terpilih.
Prosedur:
Membuat purchase quotations.
Mengirimkan quotations kepada vendor.
Melakukan pencatatan terhadap jawaban yang diberikan dari
vendor dalam purchase quotations.
Melakukan perbandingan untuk mendeterminasi penawaran yang
terbaik dan membuat purchase order.
Setelah memilih penawaran yang terbaik, close
semua purchase
quotations yang terkait.
2.
Purchase Order
Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang digunakan
untuk membeli item
atau barang dari vendor dalam kondisi harga
yang telah disepakati. Saat membuat purchase order di SAP Business
One, tidak ada value yang akan dicatat di sistem accounting. Tetapi,
jumlah dari pemesanan sudah dicatat di dalam inventory management.
Perusahaan dapat melihat jumlah pesanan di beberapa laporan dan
layar, seperti inventory status, report, dan item master data window.
3.
Goods Receipt PO
Goods Receipt PO
digunakan sebagai dokumen penerimaan
stok ke dalam gudang. Goods Receipt PO dapat berdasarkan dari satu
atau lebih purchase order (supplier
yang sama) yang telah dibuat
pada sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan
jumlah pada persediaan (stok) di dalam gudang, tetapi juga
|
|
30
menambahkan
nilai persediaan pada akun persediaan, serta
mengurangi nilai pada ordered quantity.
4.
Goods Return
Dokumen goods return
digunakan untuk mengembalikan
barang yang telah diterima ke vendor atau untuk mengembalikan
transaksi pembelian secara keseluruhan atau
sebagian. Sebagai
contoh, goods receipt di SAP Business One. Sesuai dengan ketentuan
hukum, perusahaan tidak dapat menghapus atau mengubah
accounting terkait dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengembalikan
barang yang tidak sesuai atau untuk memperbaiki kesalahan yang
dibuat, dapat menggunakan goods return. Dokumen goods return
yang telah dibuat menyebabkan pengurangan jumlah di dalam gudang
dan jumlah nilai pada akun persediaan.
5.
A/P Down Payment Invoice
Bisnis membutuhkan pembayaran di muka dari vendor untuk
memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dengan barang pesanan
mereka. Di dalam SAP Business One, dapat dibuat A/P down
payment. Jika salah satu dari vendor membutuhkan perusahaan untuk
membayar di muka terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang
yang dipesan. Perusahaan dapat mengurangi jumlah dari down
payment di invoice akhir.
6.
A/P Invoice
A/P
Invoice
merupakan dokumen yang digunakan sebagai
permintaan atas pelunasan pembayaran. Dokumen ini juga mencatat
statement biaya keuntungan dan kerugian. Perusahaan dapat membuat
A/P Invoice dari beberapa purchase order dan goods receipt PO. Jika
ada satu atau lebih A/P down payment invoice yang berhubungan
dengan A/P invoice, pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam
A/P invoice. Jumlah barang yang di dalam inventory akan meningkat
setelah invoice di-post.
7.
A/P Credit Memo
Saat membuat pengiriman untuk purchase order atau A/P
invoice di SAP Business One,
ketentuan hukum melarang untuk
menghapus atau membuat perubahan lain untuk dokumen ini.
|
|
31
Perusahaan membuat A/P Credit Memo berdasarkan A/P invoice
untuk menetapkan hubungan antara dua transaksi dalam SAP
Business One. Tetapi, dapat juga membuat A/P Credit Memo
tanpa
menggunakan dokumen basis. SAP Business One memampukan
membuat A/P
Credit Memo dengan jumlah nol.
Hal ini dapat
dilakukan jika ingin clear tagihan tanpa ada charge items.
8.
A/P Reserve Invoice
A/P
Reserve Invoice
memampukan perusahaan untuk
membuat post terkait dalam sistem akuntansi dan tidak mempengaruhi
jumlah persediaan. A/P reserve invoice
untuk mendokumentasikan
A/P Invoice dari vendor sebelum barang tiba. Setelah barang diterima,
perusahaan membuat goods receipt PO
berdasarkan A/P reserve
invoice untuk memperbarui jumlah inventory dan nilai dari inventory.
9.
Landed Cost
Landed cost
adalah jumlah total dari biaya produk setelah
produk sampai. Komponen dari landed cost termasuk harga asli dari
produk, ongkos pengiriman, ongkos logistik, pajak, asuransi, dan
perbedaan kurs mata uang. Tidak semua dari komponen ini ada dalam
setiap pengiriman, tetapi harus tetap diperhatikan sebagai bagian dari
landed cost.
2.8 Report
Dikutip dari
SAP (2014), modul Report
pada SAP Business One
mencakup laporan-laporan dari modul Financial, Sales Opportunities, Sales and
Purchasing, Business Partners, Banking, Inventory, Production, Service, dan
Human Resources.
Laporan-laporan tersebut bisa dianalisis dengan berbagai cara
menggunakan fungsi selection dan sort dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
perusahaan. SAP Business One
juga menyediakan kemampuan akses data ke
luar, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word.
1.
Financial Reports
Financial reports berisi semua laporan yang berkaitan dengan
analisis kegiatan keuangan dan akuntansi perusahaan.
|
|
32
2.
Sales Opportunity Report
Sales opportunity report dapat menghasilkan laporan yang
memberikan pemahaman mengenai alasan keberhasilan atau
kegagalan peluang penjualan perusahaan.
3.
Sales and Purchasing Reports
Sales and purchasing reports digunakan untuk menganalisis
transaksi pembelian dan penjualan, melihat open document, serta
melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft.
4.
Business Partner Reports
Business partner reports menyediakan gambaran tentang interaksi
perusahaan dengan business partner-nya.
5.
Banking Reports
Banking reports digunakan untuk menganalisis dan menghasilkan
gambaran dari cek pembayaran yang dikeluarkan untuk vendor, draft
yang dibuat untuk dokumen yang terkait banking, dan rekonsiliasi
eksternal.
6.
Inventory Reports
Inventory reports dapat menghasilkan daftar seluruh barang dan
menaksir persediaan barang di gudang.
7.
Production Reports
Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bill of
material, dan melihat open production order.
8.
Service Reports
Service reports digunakan untuk mengekstrak informasi penting
tentang efisiensi dan kinerja service department pada perusahaan,
memperoleh rincian mengenai kontrak layanan pelanggan, melihat
pelayanan perusahaan untuk menilai kemajuan perusahaan,
dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
9.
Human Resources Reports
Human resources reports
digunakan untuk melihat ketidakhadiran
karyawan, menampilkan rincian kontak setiap karyawan, dan
mencetak daftar atau kontak karyawan.
|
 33
2.9
PT. Anugrah Visi Inti Teknologi menerapkan metodologi adopsi, yaitu
Accelerated SAP (ASAP). Menurut Hernandez, Keogh, & Martinez
(2006:540-
546),
ASAP merupakan framework tradisional untuk implementasi SAP, tidak
hanya ditujukan kepada proyek R/3 namun untuk SAP solution
lainnya, seperti
Customer Relationship Management (CRM), APO, e-procurement (SRM).
ASAP tergabung di dalam kerangka SAP yang lebih besar dan saat ini
menjadi bagian di dalam SAP Solution Manager.
Di
antara isi dari SAP solution life cycle management, ASAP adalah
yang paling basis dan metodologi yang paling penting untuk implementasi
proyek yang rumit. Bagaimanapun, ASAP melampaui metodologi dan
menyediakan alat dan bantuan yang jumlah besar untuk menyederhanakan
proses implementasi. ASAP dapat secara tradisional melengkapi SAP dan SAP
partners implementation services, seperti training, support, consulting,
dan
sebagainya.
Walaupun ada perbedaan ASAP untuk mySAP solutions, terdapat fase
yang umum yang sama dengan mySAP solutions
yang lain.
Perbedaan
utamanya,
yakni aktivitas dan pekerjaan untuk mengerjakan pemetaan proses
bisnis dan pilihan konfigurasi.
Yang menjadi tujuan utama SAP,
yakni untuk mencapai tujuan dan
mendapatkan hasil yang cepat dari investasi dimana implementasi berjalan
secara cepat dan biaya menjadi lebih efisien.
Untuk mencapai implementasi yang
cepat dan berkualitas, ASAP
didasarkan kepada masalah berikut :
Secara jelas mendefinisikan misi, obyektif,
dan lingkup dari
proyek. Lingkup proyek yang terdefinisikan dengan baik adalah
kunci untuk penyesuaian waktu yang akan direncanakan dan
untuk mendekatkan perencanaan biaya yang akan dikeluarkan
dengan biaya yang dikeluarkan.
Meningkatkan kelayakan dari perencanaan secara detail di awal
proyek.
|
 34
Menstandarisasi dan menstabilkan sebuah proyek atau
metodologi implementasi seperti yang sudah ditetapkan oleh
ASAP.
Menciptakan lingkungan proyek yang homogen.
Untuk mencapai obyektif tersebut, ASAP menyediakan sebuah tim
proyek dengan metodologi, alat-alat, pelatihan,
dan services, seperti halnya
perencanaan proyek yang berorientasikan kepada proses yang diketahui sebagai
ASAP roadmap.
Alat utama yang disediakan oleh ASAP, yakni :
Implementation assistant
Question and answer database
Knowledge corner
Reverse business engineering
ASAP roadmap adalah perencanaan proyek dari implementasi dimana
merupakan perencanaan proyek yang berorientasi pada proses yang telah
didefinisikan dengan jelas, menyediakan panduan per tahap selama proses
implementasi berlangsung. ASAP roadmap dibuat menjadi 4 tahap utama, setiap
tahap mendeskripsikan aktivitas dan pekerjaan agar tercapainya hasil yang
diinginkan.
2.9.1
Di dalam tahap yang pertama,
yakni preparation, misi dan lingkup dari
proyek didefinisikan. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini, yakni :
Mendefinisikan dengan jelas obyektif dari proyek
Mendapatkan kesepakatan untuk masalah yang terdapat dalam
proyek dari berbagai pihak yang terkait.
Membentuk suatu proses yang efisien untuk pengambilan
keputusan dan menyelesaikan konflik-konflik.
Menyiapkan perusahaan untuk menghadapi perubahan proses
dan budaya setelah terjadinya implementasi.
Dalam tahap ini, ASAP menyediakan alat-alat seperti, project estimator
yang membantu dan menjadi panduan tim proyek menggunakan kuisioner yang
diarahkan kepada upper company management.
Dengan menggunakan hasil
|
|
35
dari kuisioner tersebut, konsultan dapat mengevaluasi jawabannya dan
menyediakan evaluasi proyek untuk menentukan lingkup, seperti halnya
estimasi awal dari sumber daya dan perencanaan yang dibutuhkan. Inilah titik
awal dari mulainya proyek.
Hasil dari tahap
ini meliputi
dua dokumen dalam implementasi, yaitu
project charter dan
project plan. Tim proyek bertanggung jawab untuk
mengevaluasi perencanaan dan menyetujui jika tidak ada keberatan yang
ditemukan (proyek yang memakan waktu lama dan biaya yang tinggi).
2.9.2
Dalam tahap
kedua di roadmap, tim proyek bertanggung jawab atas
analisis dari kebutuhan dan proses bisnis perusahaan secara komplit dan
komprehensif, sementara mendokumentasi dan mendefinisikan implementasi
aplikasi SAP dalam perusahaan.
Dikutip dari
SAP (2014),
business blueprint
adalah deskripsi yang
detail dari proses bisnis dan kebutuhan sistem, yang dapat berupa print-out.
Business blueprint
berguna untuk membuat struktur proyek yang relevan
dengan proses bisnis, skenario bisnis, dan tahapan proses yang terorganisir di
dalam struktur hierarki.
Untuk mencapai hasil yang diinginkan, ASAP menyediakan kuisioner
dan sebagainya sebagai metode pengumpulan informasi. Informasi yang
terkumpul sangat
kritikal dan berguna untuk tim proyek, dimana dapat
dianalisis dan membantu mendokumentasi proses bisnis yang berjalan saat ini,
juga kebutuhan dari bisnis perusahaan di masa yang akan datang.
Dalam tahap
ini, ASAP menyediakan metodologi spesifik untuk
menganalisis dan
mendokumentasi proses bisnis, serta menghasilkan blueprint
lengkap dari proses bisnis. Di antara semua proses implementasi proyek, tahap
ini merupakan tahap
yang paling menantang. Jika ada proyek yang memakan
waktu 9 bulan keseluruhan, maka untuk proyek ini dibutuhkan kurang lebih 5
bulan.
|
 36
2.9.3
Setelah business blueprint dihasilkan dalam tahap
yang sebelumnya,
tim proyek seharusnya sudah siap untuk menjalani proses selanjutnya,
yakni
realization, proses utama untuk menerjemahkan kebutuhan proses bisnis
menjadi setting konfigurasi teknikal. Dengan kata lain, SAP customizing.
Dalam tahap
ini, ASAP termasuk sebuah kumpulan dari pekerjaan,
aktivitas, dan tugas dimana implementasi yang sebenarnya berjalan.
Dari terciptanya business blueprint sebagai hasil dari tahap sebelumnya,
konsultan dan tim proyek memiliki informasi yang cukup untuk membuat
proposal
yang meliputi semua proses bisnis, laporan, transaksi per hari,
mencoba untuk mencocokkan dengan standar dari SAP. Jika ada proses lain
yang ditemukan tidak cocok dengan prosedur bisnis, laporan,
dan transaksi,
maka konfigurasi akan dibutuhkan.
Pekerjaan yang paling penting dalam tahap realization, yakni :
Mengelola kembali aktivitas pengelolaan proyek,
seperti
perencanaan, jadwal, dan lingkup.
Menyediakan pelatihan bagi tim proyek.
Menetapkan strategi pengelolaan sistem dan konfigurasi
teknikal.
Mempertahankan program pengelolaan perubahan.
Melakukan konfigurasi dan tes untuk bentuk dasar dari
fungsional sistem dan prosesnya.
Menghasilkan form dan laporan-laporan.
Menetapkan konsep otorisasi dan strategi.
Menjalankan tes integrasi yang final.
Menyiapkan dokumentasi untuk end user
dan bahan pelatihan
untuk end user.
Tahap
terakhir ini akan menjadi tahap
yang
digunakan untuk
memastikan kualitas dari proses realisasi dimana dilakukan pengecekan dan
verifikasi semua elemen dalam tahap proyek sebelumnya.
|
 37
2.9.4
Dalam tahap ini,
semua elemen implementasi dan konfigurasi telah
diuji untuk go live, serta dibutuhkan kolaborasi antara tim proyek dan end user.
Obyektif utama dari tahap ini, yakni:
Verification of implementation
Tim proyek dan user mengecek semua kebutuhan yang telah
didefinisikan dalam tahap
sebelumnya, sekaligus kesesuaian
proses implementasi proses bisnis. Tahap
ini adalah tahap
yang
paling tepat untuk melakukan stress test, yang
sangat penting
untuk memverifikasi ukuran dari sistem dan
mengoptimalkan
performa sistem. Juga sangat dibutuhkan untuk melakukan
simulasi dari proyek yang sesungguhnya sebagai bentuk dari tes
integrasi. Tahap
ini juga mungkin sesuai untuk meminta SAP
Help,
contohnya dengan melakukan
Going Live Check, yang
menganalisis konfigurasi dan membuat rekomendasi yang dapat
dievaluasi dan diimplementasikan.
End-user acceptance
Merupakan kebutuhan utama untuk semua proyek yang akan
digunakan oleh end user dalam jumlah yang banyak. Tanpa
persetujuan dan penerimaan dari user, kesuksesan dari proyek
sulit untuk dicapai.
End-user training
Merupakan faktor kunci lainnya karena user wajib untuk
mendapatkan pelatihan yang baik sesuai dengan pekerjaan
mereka yang melibatkan penggunaan aplikasi. Pelatihan
membantu user
untuk lebih cepat menjadi terbiasa dan nyaman
dengan sistem yang baru.
Initial data loads and cutover
Saat sistem dan end user sudah siap untuk go live, semua data
dibutuhkan untuk ditransfer ke sistem SAP. Semua muatan dan
program interface harus telah selesai disiapkan, diuji, dievaluasi
dan dioptimalkan, juga kualitas
dari data dan waktu yang
dibutuhkan untuk muatan.
|
 38
Help desk strategy
Saat memulai produktivitas operasi, semua user sistem harus
mengetahui kemana mereka harus menghubungi dan mencari
bantuan. Sebuah grup pendukung biasanya disebut sebagai help
desk harus dibuat untuk menjawab semua pertanyaan dari end
user secara efisien dan untuk menyelesaikan semua masalah
teknikal dan aplikasi.
2.9.5
Dalam tahap
ini sudah dimulai operasi produktif. Setelah go
live,
hal
yang dilakukan,
yakni secara real mengevaluasi semua yang telah dikerjakan
sampai selesai dan yang telah dirancang pada tahap-tahap sebelumnya. Pada
sebagian besar tahap sebelumnya, lebih baik untuk memulai proses produktif,
sehingga ada waktu menangani tipikal masalah yang ditemukan dalam periode
awal, seperti:
Tidak memiliki sumber daya fisik yang cukup, seperti jaringan,
printer, dan lainnya.
Masalah dalam print laporan, sistem yang melakukan looping
berulang-ulang ke user yang sama, dan lain sebagainya.
2.10
Menurut Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee (2010: 214-216), systems
flowchart
menggambarkan kombinasi logical
DFD dan physical
DFD, karena
systems flowchart
memberikan rincian proses-proses yang dilakukan (logical
perspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses
(physical perspective).
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam
menggambarkan systems flowchart:
|
 39
Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010: 214-216)
Simbol
Deskripsi
Start
atau stop, atau entitas eksternal.
Mengindikasikan permulaan dan akhir
proses.
Document – satu dokumen tunggal
Manual process
–
proses dilakukan
secara manual
Computer process
–
proses dilakukan
dengan komputer
Aliran sebuah dokumen atau proses
2.11
Diagram VIT merupakan terminologi perusahaan (PT. Anugrah Visi Inti
Teknologi) untuk menggambarkan alur bisnis yang berbentuk seperti flowchart,
namun ada penambahan logo SAP untuk setiap dokumen atau transaksi yang
menggunakan SAP Business One.
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram VIT:
|
 40
Tabel 2. 2 Diagram VIT
Sumber: PT. Anugrah Visi Inti Teknologi
Simbol
Deskripsi
Document – satu dokumen tunggal
Manual process
–
proses dilakukan
secara manual
Computer process
–
proses dilakukan
dengan komputer menggunakan SAP
Business One
Decision -
pemilihan proses
berdasarkan kondisi yang ada
Aliran sebuah dokumen atau proses
|
 41
2.12
|
|
42
|