|
BAB
II LANDASAN
TEORI
Yang menjadi landasan teori didalam penulisan tesis ini adalah teori-teori Sistem
Informasi, Sistem Informasi Eksekutif, Intranet, OLAP.
2.1. Teori
umum
Sistem
Informasi
Sistem Informasi menurut Laudon (p.35) dapat dibagi menjadi 4 level sistem,
yaitu :
•
Level Sistem Operasional
•
Level Sistem Pengetahuan (knowledge)
•
Level Sistem Manajemen
•
Level Sistem Strategi
Level Sistem Operasional adalah sistem transaksi operasional (Transaction
Processing System) yang terjadi pada jajaran manajemen lapisan terbawah.
Sistem yang
terkomputerisasi ini akan mengolah dan menyimpan data transaksi rutin secara yang
nantinya akan digunakan sebagai bahan analisa oleh perusahaan.
Level Sistem Pengetahuan (Knowlegde
Work System) adalah sistem informasi
yang dibuat untuk membantu pekerja berpendidikan dalam menangani penciptaan-
penciptaan dan pengintegrasian pengetahuan baru dalam organisasi. Sistem komputer
seperti word processing, e-mail system dan schedulling system dirancang dan digunakan
untuk meningkatkan produktifitas dari pekerja pengumpul data dalam organisasi.
Level Sistem Manajemen (Management Information System) adalah sistem
komputer yang membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan,
|
|
pengontrolan dan pengambilan keputusan dengan mengambil kesimpulan dari data
laporan rutin yang dihasilkan oleh kedua level sebelumnya.
Decision Suport System (DSS), Sistem komputer yang mengkombinasikan data, model
analisis dan statistik dengan trend yang berlaku untuk membantu pengambilan keputusan.
Level Sistem Strategi (Executive Information System), Sistem informasi yang
dirancang untuk membantu para manajer tingkat atas untuk mengambil kesimpulan.
Executive Suport System (ESS), sistem infomasi yang mendukung keperluan informasi
dan mendukung komunikasi dan keperluan analisis dalam pengambilan keputusan.
2.1.1 Sistem
Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif menurut McCleod (1993, p 430) adalah suatu sistem
yang dirancang khusus untuk manajer pada tingkat perencanaan strategis.
Sistem Informasi Eksekutif menurut Turban (P. 403) adalah suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak.
Dari kedua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Eksekutif
adalah suatu sistem yang dirancang khusus sebagai sarana penyediaan dan perencanaan
informasi strategis pada tingkat eksekutif .
Sistem Informasi Eksekutif memiliki ciri-ciri sebagai berikut (McLeod 1993,
p584):
•
Tujuan Sentral
•
Inti data bersama
•
Dua metode penggunaan utama
•
Organisasi pendukung
|
|
Yang dimaksud dengan ‘Tujuan Sentral’ adalah eksekutif menggunakan informasi
komputer yang fokus utamanya untuk perencaan dan pengendalian dalam perusahaan.
Inti data bersama adalah suatu basis data yang berisi informasi dari berbagai
sumber. Sumber-sumber data tersebut kemudian dikelompokkan dalam tiga periode yaitu
:
masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Dua metode penggunaan utama artinya eksekutif menggunakan SIE untuk
mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi
terhadap data yang ada.
Pada Organisasi pendukung, eksekutif dibantu oleh anggota staff eksekutif, jasa
informasi atau organisasi dari luar yang menyediakan bantuan dalam memulai dan
merancang sistem.
Konfigurasi dari Sistem Informasi Eksekutif berbasis komputer biasanya meliputi
personal computer yang dihubungkan dengan pusat data yang berisi data dan informasi
yang telah di proses sehingga dapat ditampilkan dalam berbagai macam model, baik tabel
maupun grafik.
Untuk membangun SIE, suatu organisasi/perusahaan terlebih dahulu harus
memiliki sistem informasi yang solid melalui basis data operasional dari sistem yang
berjalan. Sistem Informasi menghasilkan data, sedangkan SIE menghasilkan informasi,
sebagai contoh Sistem Informasi Eksekutif pemasaran dibangun berdasarkan dari sistem
informasi penjualan.
|
|
2.1.2. Karakteristik Sistem
Informasi Eksekutif
Beberapa karakteristik dalam Sistem Informasi Eksekutif, diantaranya yang
paling populer dan umum ada adalah :
•
Drill Down
•
Critical Success Factors (CSF)
•
Status Access
•
Exception Reporting
•
Use Of Color
•
Monitoring Trend
•
Grafik
•
Multi Dimensional
Salah satu ciri khusus dari SIE adalah teknik Drill Down yaitu teknik melihat
informasi secara luas (global) lebih dahulu, kemudian di kembangkan sampai ke rincian
detailnya. Detail dalam arti bahwa data yang ingin dilihat dapat dicari sampai pada level
dari transaksi yang berjalan dalam perusahaan. Misalnya ketika eksekutif melihat ada
sesuatu yang mencurigakan pada agregat data penjualan tahun tertentu, maka eksekutif
dapat mencari data-data pendukung dari bulan tersebut yang kemudian akan muncul
rincian-rincian data penjualan berdasarkan kategori yang diinginkan sampai pada level
penjualan harian
Critical Success Factors (CSF) adalah faktor-faktor penentu keberhasilan atau
kegagalan yang bentuknya bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain.
CSF ini merupakan salah satu tolak ukur dari keberhasilan suatu Sistem Informasi
|
|
Eksekutif yang dibangun. Faktor-faktor dalam CSF yang diangkat pada SIE harus dapat
dihitung berdasarkan agregat, misalnya CSF SIE untuk pemasaran adalah penjualan yang
meningkat, artinya harus ada data-data pendukung yang berupa data penjualan yang dapat
diukur berdasarkan urutan waktu pada suatu periode. Penentuan CSF tergantung dari
teknik wawacara dan pengumpulan data serta luasnya area bisnis yang harus diamati.
Status Access artinya informasi yang diakses oleh eksekutif merupakan kumpulan
informasi yang dihasilkan oleh data-data yang paling uptodate.
Dengan adanya Online Transactional Processing (OLTP) dan Online Analytical
Processing (OLAP) analisa dari informasi akan sangat membantu eksekutif didalam
melihat tren dari data informasi yang paling update yang berada pada system.
Exception Reporting adalah suatu metode pembacaan informasi yang berdasarkan
dari konsep management by Exception yang artinya memberikan eksekutif suatu akses
kepada laporan yang hanya ingin dilihat tanpa dibebani dengan detail-detail lain yang
tidak penting saat keputusan akan diambil. Misalnya tren penjualan untuk produk A
mengalami penurunan drastis, maka eksekutif dapat berfokus pada bulan atau tahun
dimana tren penjualan produk A mulai turun saja, eksektif tidak perlu dipusingkan oleh
produk selain dari produk yang ingin diamati.
Penggunaan warna (Use of Color) merupakan suatu hal yang sangat umum dan
penting dalam pembacaan informasi, selain untuk membedakan arti dari informasi, juga
untuk menghindari kesalahkan dan memberikan penekanan-penekanan khusus. Misal :
penjualan yang menurun diberi warna merah.
Monitoring Tren dan penggunaan grafik akan sangat membantu eksekutif untuk
melihat data secara global dan tepat. Transaksi-transaksi dari data harian dapat
|
 dikelompokkan berdasarkan dari suatu periode atau agregat lainnya yang kemudian di
sajikan secara tahunan dalam bentuk tren ditambah dengan grafik akan membuat eksektif
bisa melihat informasi yang diinginkan tanpa melihat pada detail transaksi.
Multidimensional merupakan hal mutlak dalam Sistem Informasi eksekutif. Hal ini
dikarenakan eksektutif melihat informasi dalam sistem secara dimensi. Dimensi- dimensi
yang dibentuk akan menampilkan data-data agregat yang merupakan kumpulan dari data
transaksi. Ketika dimensi yang diiinginkan berubah, misalnya dari dimensi waktu ke
dimensi wilayah, maka seluruh data transaksi harus di transformasikan menjadi data
wilayah, bukan lagi data per waktu.
Selain faktor-faktor diatas SIE yang baik harus dapat di eksplorasi dengan cepat
dan tepat sampai kepada informasi yang dituju dan penggunaan sarana komunikasi
seperti email dan internet merupakan karakteristik yang baru yang sedang berkembang
dan membuat SIE semakin menarik.
2.1.3. Perbedaan
SIM dan
SIE
Perbedaan antara Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Eksekutif
(Turban, p.399) :
Tabel 2.1.3 Perbedaan SIM dan SIE
SIM
SIE
Tujuan
Pengawasan Internal
Pengawasan Internal dan Strategi
Perusahaan.
Pengguna
Level Managerial
Eksekutif
Keluaran
yang
utama
Laporan periodik
Tren dan summary
|
 MIS
Transaction
Processes
Orientasi
waktu
Masa lampau
Masa lampau dan sekarang.
Penggunaan grafik
Optional
Keharusan
Contoh
Laporan Penjualan
Tren pangsa pasar dari penjualan
Perbedaan pada tabel diatas jelas menunjukkan bahwa SIM dan SIE mempunyai
karakteristik penggunaan dan tujuan yang berbeda, sehingga diharapkan eksekutif dapat
membedakan dalam melihat informasi yang dihasilkan oleh SIE dan laporan-laporan
yang dihasilkan oleh SIM, walaupun keduanya mempunyai basis data yang sama.
Role
antara SIM dan SIE digambarkan dengan jelas oleh Turban (Turban, p.398)
pada gambar dibawah.
Other Computer
Sources
EXECUTIVES
Non Computer
Sources
Executive Information Systems
(EIS)
Integrated customized
presentation of
*
Key Indicators
*
Status and trend information
*
Exceptions
Environmental Scanning
Commercial databases and
information services
Gambar 2.1.3. Role dari EIS
|
|
Pada gambar diatas, jelaslah bahwa data-data pada level MIS hasil dari transaksi
merupakan pendukung dari EIS, walaupun EIS sendiri juga bisa mendapatkan data secara
langsung dari proses transaksi tanpa melalui MIS,
disamping data-data pendukung lainnya.
2.2. Teori
Khusus Intranet
2.2.1. Sekilas
Internet
Menurut Romney (P. 748), Internet adalah “Jaringan komputer internasional dari
komputer-komputer independen yang terhubung yang beroperasi seperti sebuah jaringan
besar yang tidak lerlihat. Tidak ada yang memilikinya dan dan tidak ada satupun
organisasi yang mengontrol. Data tidak disimpan secara sentral disatu tempat, tetapi
disimpan pada komputer-komputer yang dinamakan web server.”
Internet awalnya diciptakan oleh departemen pertahanan Amerika sebagai salah
satu protokol komunikasi antar mereka dipertengahan tahun 1970 an. Saat ini protokol
internet, TCPIP yang memungkinkan semua komputer terhubung sudah menjadi standar
bagi koneksi internet.
Internet mempunyai banyak sekali bentuk dan kegunaan, seperti : email, browser,
FTP, Gopher, dll. Saat ini internet sedang dikembangkan untuk fasilitas telephone.
2.2.2. Pengertian intranet
Sedangkan intranet (Romney, P. 748), adalah “Jaringan internal yang dapat
terhubung ke internet dan dapat dinavigasi dengan menggunakan browser. Biasanya
tertutup dari jaringan luar”.
|
|
Intranet merupakan jaringan lokal dalam organisasi yang memanfaatkan teknologi
yang ada pada internet untuk saling berbagi informasi (data, dokumen, printer, gambar, dll)
inter maupun antar departemen. Biasanya tertutup dari pihak luar, kecuali diberi akses.
Faktor yang sangat penting dari intranet adalah intranet tidak dibatasi oleh ruang
lingkup secara fisik dan tidak dibatasi oleh tempat. Artinya intranet bersifat global.
Ruang lingkupnya adalah orang-orang yang diberi hak untuk mengakses suatu informasi,
seperti karyawan perusahaan atau anggota tim tertentu didalam perusahaan.
Keuntungan dari intranet adalah :
•
Informasi yang terpusat
Para karyawan bisa mendapatkan informasi dari satu sumber. Informasi yang didapat
oleh karyawan melalui jaringan intranet ini adalah informasi yang terbaru yang
diupdate oleh perusahaan.
•
Informasi eksternal yang terorganisasi.
Perusahaan dapat menyaring, mengatur, menampilkan kembali informasi yang berasal
dari luar perusahaan namun dibutuhkan oleh orang-orang dalam perusahaan. Seperti :
informasi pesaing, informasi pasar, informasi produk yang berkembang saat ini.
•
Mengurangi biaya dan menambah efisiensi.
Menurut Gates (P. 37), “Teknologi digital dapat mengubah proses-proses produksi
dan proses-proses bisnis anda. Teknologi digital juga dapat membebaskan pekerja
dari proses bermedia kertas yang lambat dan tidak luwes. Mengganti proses kertas
|
|
dengan proses-proses digital memungkinkan para pekerja berpengetahuan lebih
memusatkan perhatian kepada kerja yang produktif.”
•
Mendukung penggunaan informasi secara bersama oleh beberapa pemakai.
Aliran informasi akan memungkinkan karyawan memproses data secara bersama-
sama, seperti : jadwal kerja, buletin, database.
•
Mempercepat perkembangan dan pendistribusian aplikasi.
Aplikasi yang ada pada intranet tidak memerlukan siklus pengembangan sistem yang
panjang. Hal ini memudahkan pengembangan dari suatu aplikasi.
•
Promosi melalui World Wide Web (WWW).
WWW saat ini merupakan sarana promosi yang sangat baik. Hal ini disebabkan
karena meningkatnya popularitas WWW didalam menyebar luaskan informasi kepada
para pengguna internet/intranet.
2.3. OLAP
“Pemrosesan Analisis On-Line (on-line analytic processing), atau OLAP, adalah
kumpulan alat yang dibuat untuk menyediakan pengguna biasa suatu alat untuk
mengeluarkan informasi yang berguna dari database
yang besar”. (Pyzdek, P. 24).
Dalam penggalian dan analisa data OLAP mempunyai beberapa keuntungan
diantaranya :
•
Model data yang multidimensional, sehingga memudahkan user untuk menseleksi,
mengambil dan menjelajahi data.
•
Seleksi data (Query) yang sangat cepat responsenya, sehingga meningkatkan kinerja
dari pengambilan data.
|
 •
Data hasil seleksi merupakan data-data yang mempunyai relasi yang sangat kuat. Hal
ini cocok untuk lingkungan bisnis, dimana data-data yang dihasilkan sangat
berhubungan dan dapat dijadikan tren.
2.3.1. Kubus
(Cube)
OLAP yang sudah didefinisikan dengan baik akan berbentuk sebuah kubus
(cube). Dimana sebuah kubus mempunyai beberapa sub-kubus dan beberapa dimensi
yang membentuknya. Sub-kubus ini mewakili bidang-bidang yang berbeda dalam basis
data, seperti contoh pada gambar.
Gambar 2.3.1 Kubus
Kubus ini dibentuk berdasarkan tiga dimensi / sub kubus dari Product, Time dan Factory
Location. Dimana setiap Dimensi terdiri dari beberapa level. Seperti Time, mempunyai
level 1 st Half, 2 nd half, dst.
|
 2.3.2. Dimensi
(Dimension)
Dimensi adalah atribut struktural dari sebuah kubus. Dimensi di organisasi
berdasarkan hirarki dari level-level. Sebuah Kubus yang kompleks, akan mempunyai
banyak sekali dimensi-dimensi yang membentuknya.
Pada khasanah data, tabel dimensi kadang disebut sebagai tabel minor, hal ini
disebabkan karena dimensi merupakan penunjang dari tabel fakta dalam membentuk
sebuath kubus untuk keperluan analisa data.
Gambar dibawah sebagai contoh dari dimensi Lokasi Pabrik (Factory Location), yang
mempunyai Level : East dan West. East mempunyai sub level Maine dan Ohio.
Gambar 2.3.2 Dimensi
Penggambaran dari dimensi didalam tabel adalah sebagai berikut :
Tabel 2.3.2 Dimensi
|
 2.3.3. Tabel Fakta
(Fact Table)
Tabel fakta adalah tabel yang memuat data-data transaksi (fakta) yang
mempunyai hubungan dengan tabel dimensi. Tabel fakta ini digunakan sebagai basis data
untuk penggalian data. Dari tabel fakta ini akan dihasilkan agregat-agreat yang akan
dijadikan tren untuk keperluan analisa.
Tabel Fakta kadangkala disebut sebagai tabel mayor yang terdiri dari kuantitatif
atau data factual mengenai bisnis, informasi yang di hasilkan merupakan suatu bentuk
agregat yang dapat terdiri dari banyak kolom dan baris.
2.3.4. Ukuran
(Measures)
Tabel fakta yang ada dalam sebuah kubus akan disaring (Query) berdasarkan
dimensi menurut “Ukuran” yang sudah ditetapkan.
‘Ukuran’ adalah sebuah field dari tabel fakta yang akan dikalkulasi oleh kubus dalam
bentuk agregat.
Beberapa contoh agregat dari ‘Ukuran’ :
Tabel 2.3.4 contoh agregat dari ‘Ukuran’
Agregasi
Returned value
Sum
The sum of the input values.
Min
The lowest of the input values.
Max
The highest of the input values.
Count
The number of input values.
Distinct Count
The number of unique input values.
|
 2.3.5. MOLAP
MOLAP (Multidimensional On Line Analytical Processing), adalah suatu metoda
penyimpanan data-data hasil dari proses pada kubus, dimensi dan ‘ukuran’. Oleh karena
disimpan tersendiri, respon dari penyaringan dan penggalian data akan sangat cepat.
2.3.6. Skema Bintang (Star Schema)
Skema Bintang adalah suatu teknik hubungan antar tabel untuk membentuk suatu
Kubus. Struktur dari skema bintang terdiri dari satu tabel fakta dan beberapa tabel dimensi
yang terhubung dan terdefinisikan dengan baik. Respon waktu yang digunakan pada
skema bintang untuk query akan jauh lebih cepat dibandingkan dengan struktur
normalisasi yang digunakan untuk database proses transaksi.
Pada skema bintang, suatu tabel fakta dihubungkan dengan tabel dimensi dengan
menggunakan ‘ID’ (Key) yang unik sifatnya, seperti gambar dibawah.
Gambar 2.3.6. Skema Bintang
Tabel “Imports_Fact_table” dihubungkan dengan tabel “Time_dimension_Table”dengan
menggunakan field “Time_ID”.
Skema Bintang merupakan salah satu syarat terbentuknya kubus.
|
|
Berikut adalah keuntungan dari penggunaan Skema Bintang :
1. Respon data pada saat query
sangat cepat.
2. Dimensi dapat diatur atau diubah sesuai dengan perancangan yang berjalan.
3. Satu skema bintang dapat digunakan untuk berbagai macam laporan. Contoh :
Skema bintang dari penjualan dengan dimensi waktu, wilayah, produk dapat
menghasilkan laporan:
-
Tren penjualan per waktu per wilayah
-
Tren Penjualan produk per waktu
-
Tren Penjualan Produk per wilayah
-
dst.
4. Pada Skema Bintang, yang disimpan adalah meta data, sehingga ukuran dari basis
data tidak bertambah besar berkali lipat, hanya membutuhkan ruang penyimpanan
yang relatif lebih sedikit dibandingkan dengan men-summary kan data kemudian
menyimpan dalam database lain untuk proses pelaporan.
5. Front End
yang digunakan untuk menarik data dari skema bintang bisa bermacam-
macam. Pada Developer dapat menggunakan alat-alat (tools)
yang bervariasi
dalam menarik data dari skema bintang, yang harus diperhatikan adalah
kompatibilitas dari gateway nya saja.
|