BABII0521

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1

Definisi Data

Menurut

Parker

(1993)

data

merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal

datum atau data-item, kenyataan

yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata.

Davenport

(1998)

mendefinisikan

data sebagai penyebar pengetahuan dan

informasi yang artinya bahwa data sebagai sarana yang memungkinkan pengetahuan

dan

informasi

dapat

disimpan

dan

ditransfer. Baik informasi dan pengetahuan

berkomunikasi

melalui

data

dimana

hasil akhir merupakan data yang tersimpan.

Sepotong data hanya akan menjadi informasi atau pengetahuan jika ditafsirkan oleh

penerima. Sebaliknya informasi atau pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat

dikomunikasikan ke orang lain setelah informasi dan pengetahuan tersebut dijadikan

sebagai data.

Menurut

Kadir

(2003)

data

merupakan deskripsi tentang benda, kejadian,

aktivitas dan tidak berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga data merupakan

bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak. Data melalui proses

transformasi akan menghasilkan informasi.

2.2

Definisi Informasi

Informasi

adalah

data

yang

telah diorganisasikan/dikelola sehingga

mempunyai arti, biasanya berupa pesan (ada pengirim dan penerima),

selain itu dapat

juga berupa dokumen, audio, video

McFadden, dkk. (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah

diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

menggunakan data tersebut. Sedangkan

menurut Davis (1999) informasi adalah data

yang

telah

diolah

menjadi

sebuah

bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat

bagi

pengambilan

keputusan

saat

ini atau

saat

mendatang. Siklus

Informasi atau

siklus

pengolahan data menurut

Grudnitski (1986)

yaitu data

yang

diolah

melalui

suatu

model

menjadi

informasi

yang

digunakan

oleh user

untuk

membuat

suatu keputusan dan

melakukan

tindakan yang berarti menghasilkan suatu

tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan

ditangkap sebagai input diproses kembali melalui suatu model. Siklus informasi ini

dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Masukan

(data)

Proses

(Model)

Keluaran

(Informasi)

Data

(ditangkap)

Basis

Data

Penerima

Hasil

Tindakan

Keputusan

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.3

Konsep Pengetahuan

Pengetahuan atau knowledge, menurut Probst (1999) adalah keseluruhan dari

pengamatan

dan

keterampilan

yang

digunakan oleh individu untuk memecahkan

permasalahan.

Termasuk di dalamnya adalah teori dan praktek, aturan, dan perintah

untuk melakukan sesuatu. Pengetahuan didasarkan pada data dan informasi, dan

selalu

melekat

pada

orang.

Sedangkan Alter (1992) mendefinisikan pengetahuan

sebagai kapasitas manusia (kemampuan potensial dan aktual) untuk mengambil

tindakan yang tepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti. Sumber dari

pengetahuan adalah

campuran dari pengalaman, nilai, informasi dan wawasan yang

merupakan kerangka untuk memahami pengalaman dan informasi baru, pengetahuan

tercipta dalam dan antar manuasia baik dari individu atau kelompok yang mengetahui

(knowers). Gambaran tentang hubungan antar data,

informasi dan pengetahuan

ditunjukkan pada Gambar 2.2 sebagai berikut:

Akumulasi

Pengetahuan

Data

Memformat ,

Memilih,

Meringkas

Informasi

Menerjemahkan,

Memutuskan,

Bertindak

Hasil

Gambar 2.2 Hubungan Antara Data, Informasi dan Pengetahuan ( Alter, 1992)

2.3.1 Jenis-jenis Pengetahuan

Nonaka dan Ishiguchi (2001) menyampaikan bahwa proses kreasi

pengetahuan berlangsung di dalam dan di antara manusia. Bila data dapat ditemukan

dalam catatan,

informasi dalam pesan,

maka

pengetahuan

diperoleh

dari

individu-

individu atau kelompok-kelompok yang memiliki pengetahuan, atau kadangkala dari

kebiasaan-kebiasan atau rutinitas yang berlaku di organisasi. Sedangkan Steve

Denning (2001) lebih menekankan pada pengolahan pengetahuan terbatinkan (Tacit

Knowledge). Denning lebih menekankan pada penyampaian cerita tentang segala

sesuatu yang pernah dialami oleh seseorang yang mungkin saja pengalaman itu akan

bermanfaat bagi orang lain. Jadi pendekatan lebih pada sharing pengalaman.

Menurut Nonaka

dan

Takeuchi

(1995)

Organisasi

memerlukan ketrampilan

seseorang melalui perubahan sikap dari tacit knowledge ke explicit knowledge yang

memacu inovasi dan mengembangkan produk baru.

Explicit knowledge atau pengetahuan eksplisit, dapat diekspresikan dalam

kata-kata

dan

angka,

serta

dapat

disampaikan

dalam bentuk

formula

ilmiah,

spesifikasi, manual-manual, dan sebagainya. Pengetahuan jenis ini dapat segera

diteruskan

dari

satu

individu

lain secara formal dan sistematis. Di lain

pihak,

tacit knowledge atau pengetahuan tacit, bersifat sangat personal dan sulit

dirumuskan,

sehingga

membuatnya

sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan

pada orang lain. Perasaan pribadi,

intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik, petunjuk

praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis pengetahuan terbatinkan.

2.4

Kebijaksanaan

Kebijaksanaan adalah karakteristik tahapan pemikiran manusia yang

ditimbulkan

oleh

pengertian

dan

pemahaman yang dalam. Seringkali, meski tidak

harus, diikuti oleh pengetahuan yang banyak. Keterkaitan atau bentuk piramid klasik

data, informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3 Bentuk Piramid Klasik Data, Informasi, Pengetahuan dan Kebijaksanaan

2.5

Manajemen Pengetahuan

Menurut Honeycutt (2000), manajemen pengetahuan adalah disiplin yang

memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang

dikelola. Manajemen

pengetahuan

bukan

suatu

database

terpusat yang berisi semua informasi yang

diketahui oleh semua karyawan. Hal ini merupakan ide untuk mendapatkan

pengetahuan dari berbagai sumber termasuk database, website, pegawai, mitra bisnis,

atau menggali informasi dimanapun berada.

Menurut Gartner Group Inc. (1996), manajemen pengetahuan merupakan

suatu

disiplin

yang

mengembangkan

sebuah pendekatan yang terintegrasi untuk

mengindentifikasi, mengelola dan berbagi semua aset informasi dari sebuah

perusahaan. Aset dari

informasi

ini bisa terdiri dari basis data, dokumen, kebijakan

dan prosedur dan juga pemikiran pakar sebelumnya yang tidak terartikulasi dan

pengalaman-pengalaman yang diilhami oleh individu pekerja.

Dengan demikian didefinisikan bahwa manajemen pengetahuan merupakan

proses untuk mengambil dan mengumpulkan keahlian kolektif yang dimiliki sebuah

organisasi yang bentuknya dapat berupa database, kertas kerja bahkan keahlian yang

ada di masing-masing anggota organisasi kemudian mendistribusikannya kepada

seluruh

anggota organisasi

guna

memproduksi pengembalian yang lebih besar lagi.

Manajemen Pengetahuan memfokuskan diri pada bagaimana cara sebuah organisasi

mengindentifikasi, mendapatkan, menyebarkan dan mengungkit (leverage)

pengetahuan yang ada.

2.6

Organisasi

Menurut Parker & Case (1993) organisasi merupakan suatu entitas yang

terdiri dari satu atau lebih orang yang mempunyai satu atau lebih tujuan dan berusaha

untuk

mencapai tujuannya

tersebut.

Cara suatu organisasi mengelompokkan secara

formal aktifitas kerjanya disebut struktur organisasi. Empat struktur pokok yang

digunakan biasanya digunakan organisasi untuk membentuk departemen, divisi, dan

subunit lain :

1. Fungsi

Cara yang paling banyak digunakan untuk membentuk bagian ialah

berdasarkan

fungsi

kerja

misalnya

keuangan, pemasaran, kepegawaian dan

sebagainya.

2. Produk

Sejumlah

organisasi,

terutama

organisasi-organisasi

besar

dengan

beragam

lini produk menyusun organisasinya berdasarkan lini produk. Sebagai contoh,

organisasi atau perusahaan perbankan biasanya memiliki bagian yang terpisah

untuk menangani transaksi komersial dan pinjaman perorangan.

3. Pelanggan

Perusahaan-perusahaan

pada

beberapa jenis industri biasanya merasa lebih

mudah untuk membentuk organisasinya berdasarkan jenis pelanggan. Sebagai

contoh,

perusahaan

industri

percetakan umumnya membentuk organisasi

berdasarkan

jenis

buku

anak-anak,

fiksi, dan kategori pelanggan sejenis

lainnya.

4. Geografi

Membentuk organisasi berdasarkan wilayah geografi atau tempat adalah

metoda

yang

biasa

digunakan

oleh

organisasi yang secara fisik tersebar.

Perusahaan multi nasional biasanya diorganisasikan berdasarkan negara.

Organisasi

dapat

dikelompokkan

pada organisasi profit atau organisasi non

profit. Organisasi profit adalah organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan uang.

Banyak organisasi profit yang memiliki tujuan sekunder selain menghasilkan uang,

misalnya

menjadi pemimpin pada

industri yang bersangkutan atau menjadi penyedia

produk dengan kualitas yang lebih baik. Tetapi, yang paling utama bagi organisasi

jenis

ini

adalah

menghasilkan

keuntungan.

Jika tujuan ini tidak tercapai maka

manajemen akan diganti atau organisasi tersebut tidak dapat bertahan.

Organisasi

non

profit

biasanya

memiliki lebih dari satu tujuan yang

berorientasi

pelayanan,

seperti

membantu orang yang membutuhkan bantuan atau

melindungi lingkungan hidup. Meskipun demikian, mendapatkan keuntungan

bukanlah hal yang utama bagi organisasi jenis ini.

2.7

Kerangka Kerja

2.7.1 Model Nonaka dan Takeuchi (1997)

Alasan

mengapa

perusahaan

Jepang sukses adalah karena keahlian dan

pengalamannya

pada

penciptaan pengetahuan organisasi (organizational knowledge

creation). Penciptaan pengetahuan (knowledge creation) ialah mencapai hubungan

sinergi

dalam organisasi

antara

pengetahuan

tacit

dan

explisit

yang

berlangsung

melalui suatu proses sosial dengan cara mengubah pengetahuan

tacit

menjadi

pengetahuan explisit. Ada empat model konversi pengetahuan (knowledge

conversion)

yaitu

dari

pengetahuan

tacit

ke pengetahuan tacit melalui proses

sosialisasi, dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit melalui eksternalisasi, dari

pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit melalui kombinasi dan dari

pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tacit melalui internalisasi.

1. Sosialisasi adalah suatu proses untuk mendapatkan pengetahuan tacit dengan

berbagi pengalaman. Magang atau kerja praktek karyawan merupakan upaya

untuk mendapatkan keterampilan melalui pengamatan, menirukan dan

mempraktekan keahlian baru.

2. Eksternalisasi merupakan proses mengubah pengetahuan tacit ke pengetahuan

eksplisit dengan memakai konsep metafora, analogi, hipotesis dan model.

Eksternalisasi

pengetahuan

tacit

ialah

inti

aktivitas

penciptaan

pengetahuan

dan sering terlihat selama fase konsep penciptaan pengembangan produk baru.

Eksternalisasi adalah tindakan melalui dialog atau refleksi kolektif.

3. Kombinasi ialah proses penciptaan pengetahuan eksplisit yaitu perubahan

dan

penggabungan

pengetahuan

eksplisit

oleh individu

–

individu

melalui

percakapan telepon, pertemuan, memo dan lain-lain. Informasi yang ada dan

database

komputer

dikelompokkan,

disusun

dan dipilih

sehingga

menghasilkan pengetahuan eksplisit baru.

4. Internalisasi

ialah

proses

mewujudkan

pengetahuan

eksplisit

menjadi

pengetahuan tacit, keuntungan internalisasi melalui model lain penciptaan

pengetahuan ke dalam basis pengetahuan tacit individu dalam bentuk shared

mental atau dipraktekkan. Internalisasi ialah suatu fasilitas jika pengetahuan

dibuat

secara

menarik

dalam dokumen

atau

menyampaikan

dalam bentuk

cerita, sehingga individu tersebut secara tidak langsung akan mengulang

kembali pengalamannya kepada pengalaman lain. Keempat cara konversi dan

kandungan

dari

pengetahuan,

menurut

Nonaka dan Takeuchi (1997) dapat

dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Spiral Pengetahuan (Nonaka dan Takeuchi, 1977)

2.7.2 Model Probst (1999)

Probst

al.

(1999)

melihat manajemen pengetahuan

sebagai

siklus

dinamis

yang berada dalam evolusi permanen. Model Probst et al. (1999)

yang disebut ”The

building blocks of knowledge management” melibatkan delapan komponen yang

membentuk dua siklus, siklus dalam dan siklus luar. Siklus dalam terbentuk dari blok

bangunan

(building

blocks)

yaitu

identifikasi

(identification), akuisisi (acquisition),

pengembangan

(development), distribusi (distribution), utilisasi (utilization), dan

preservasi/pemeliharaan (preservation) pengetahuan.

1. Identifikasi adalah proses dimana pengetahuan eksternal

untuk menganalisis

dan menjelaskan lingkungan pengetahuan organisasi diidentifikasi.

Akuisisi mengacu pada bentuk keahlian apa yang harus didapatkan oleh

organisasi dari luar organisasinya melalui hubungan dengan pelanggan,

pemasok, pesaing, dan mitra.

3. Pengembangan

ialah blok bangunan

yang melengkapi akuisisi pengetahuan.

Fokusnya

adalah

pada

pembentukan

keahlian

baru,

produk

baru,

ide

yang

lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pengembangan pengetahuan

mencakup pula semua usaha manajemen yang secara

sengaja ditujukan pada

kemampuan memproduksi.

4. Distribusi ialah proses berbagi

dan penyebarluasan pengetahuan yang sudah

ada dalam organisasi.

Utilisasi adalah melakukan aktivitas untuk memastikan bahwa pengetahuan

yang

ada

dalam organisasi

digunakan

secara

produktif

untuk

memperoleh

manfaat darinya.

6. Preservasi adalah proses yang penyimpanan dilakukan secara selektif terhadap

informasi, dokumen, dan pengalaman yang dibutuhkan oleh manajemen.

Ada dua proses lain pada siklus luar yaitu tujuan pengetahuan (knowledge

goals)

dan

penilaian

pengetahuan

(knowledge assessment), yang merupakan

pengarahan keseluruhan siklus manajemen pengetahuan.

1. Tujuan Pengetahuan menjelaskan kemampuan apa yang

harus dibangun dan

pada level yang mana.

Penilaian

pengetahuan

mengakhiri

siklus, menyediakan data penting untuk

pengawasan strategis terhadap manajemen pengetahuan.

Model dari blok bangunan

manajemen pengetahuan organisasi (building

blocks of organizational knowledge management) dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Knowledge

goals

Feedback

Knowledge

assessment

Knowledge

identification

Knowledge

retention

Knowledge

acquisition

Knowledge

utilization

Knowledge

development

Knowledge

sharing / distribution

Gambar 2.5 Blok Bangunan Manajemen Pengetahuan Organisasi ( Probst, et

all, 1999)

2.8

Strategi Manajemen Pengetahuan

Strategi adalah seni dalam menciptakan nilai. Saat

ini, pengetahuan dianggap

sebagai

sumberdaya

penting

yang

sangat

strategis

dan

pembelajaran adalah

kemampuan penting

yang

sangat

strategis

bagi

organisasi. Setiap

posisi

strategis

dikaitkan dengan sekumpulan kemampuan dan sumberdaya intelektual.

Menurut D. Bhatt (2000), elemen kunci dari konsep manajemen pengetahuan

adalah kebutuhan untuk mengarahkan orang, proses, dan teknologi secara bersamaan

dan

tidak

terfokus pada

salah

satu elemen. Pendekatan spesifik

untuk

manajemen

pengetahuan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain dan tidak ada satu

pendekatan yang sama bagi

semua organisasi. Pakar manajemen pengetahuan sering

memberi porsi bagi teknologi sebesar 10% dari usaha yang dibutuhkan, proses

sebesar 20%,

dan 70% adalah komponen orang/budaya. Strategi pengetahuan

yang

dilaksanakan

dan

dirancang

dengan

baik

akan memberikan hasil pada pencapaian

tujuan dan sasaran organisasi. Sementara itu, tidak adanya strategi pengetahuan akan

menghambat keberhasilan organisasi. Keterkaitan antar komponen manajemen

pengetahuan dan

perkiraan

porsi

usaha

yang diperlukan

untuk

masing-masing

komponen tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 Komponen dan Sub Elemen Manajemen Pengetahuan ( D.Bhatt, 2000)