Bab20528

BAB II DASAR

TEORI

2.1.

Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan

sebenarnya

sudah

diterapkan

sejak

ratusan

tahuan lampau (Hansen, 1999). Dahulu orang-orang yang memiliki keahlian

dalam suatu

bidang

akan

menurunkan

keahlian

dan

kebijakannya

pada

keturunannya

aatau

generasi

penerusnya. Sebagai contoh penurunan keahlian

seperti berdagang, membuat barang kerajinan, membuat obat dan

lain-lain.

Jumlah pengetahuan yang ada pada saat itu relative dan perkembangannyapun

tidak terlalu cepat. Penyebaran pengetahuan juga terbatas pada lingkup yang lebih

kecil.

Pada era sekarang ini perkembangan data, informasi dan pengetahuan

relatif sangat

pesat,

hal

ini

dapat

dilihat

pada

penemuan-penemuan

baru

yang

semakin

banyak

dan

cepat.

Penyebarannyapun juga semakin luas. Situasi ini

membuat pengelolaan pengetahuan semakin sulit, korapleks dan mahal untuk

dilakukan dengan cara-cara tradisional atau manual.

Perkembangan teknologi informasi, khususnya dari segi jaringan,

kapasitas

penyimpanan,

kecepatan

dan

aplikasi

groupware,

turut

berperan

didalam membangkitkan

kembali

istilah

manajemen

pengetahuan.

Teknologi

informasi dapat membantu pengelolaan pengetahuan dalam suatu organisasi

menjadi lebih mudah, murah dan cepat. Peran teknologi informasi tersebut dapat

diterapkan pada setiap proses manajemen pengetahuan.

Komponen Budaya Sosial Organisasi

Sistem Manajemen

Pengetahuan

Komponen Teknologi

Gambar 2.1. Komponen sistem manajemen pengetahuan

Sistem

manajemen

pengetahuan

dalam organisasi

merupakan perpaduan

antara

komponen

budaya

sosial

organisasi dengan komponen teknologi (lihat

gambar 2.1). Komponen budaya sosial organisasi menyediakan suatu kondisi atau

budaya yang mendukung manajemen pengetahuan, seperti budaya saling percaya,

berbagi

pengetahuan

atau

pemberdayaan (empowerment).

Komponen teknologi

menyediakan alat bantu yang dapat membantu mempermudah dan mempercepat

proses yang ada pada sistem manajemen pengetahuan.

Sebelum memahami

definisi

dari

pengetahuan,

ada

baiknya

diperjelas

terlebih dahulu perbedaan pengertian antara data, informasi, dan pengetahuan.

Konsep dari pengetahuan, informasi dan data mempunyai hubungan yang cukup

dekat. Walaupun berbeda, ke tiga konsep abstrak ini sering cukup

membingungkan.

Untuk kepentingan

study

ini, ketiga konsep tersebut menurut

Thomas Davenport dan Laurence Prusak (1998) didefinisikan sebagai berikut :

Data

merupakan

penyebar

pengetahuan

dan

informasi,

yang

artinya

adalah

data sebagai sarana yang memungkinkan pengetahuan dan informasi dapat

disimpan dan ditransfer. Dalam hal ini sepotong data hanya akan menjadikan

informasi atau pengetahuan ketika ia ditafsirkan oleh si penerima. Dalam hal

yang sama juga, informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang

hanya

dapat

dikomunikasikan

kepada orang lain sesudah informasi dan

pengetahuan tersebut diubah dan dijadikan sebagai data.

Informasi

lebih

bersifat

menjelaskan,

ia berhubungan dengan

masa

lalu

dan

sekarang, pengetahuan lebih nyata dalam meramalkan masa yang akan datang

dengan tingkat kepastian yang berdasarkan informasi masa lalu dan sekarang.

Pengetahuan

dalam

konteks

ini

juga

merupakan

suatu

konsep

yang

susah

dipahami, adapun pengetahuan adalah merupakan suatu campuran aliran dari

pengetahuan, nilai-nilai, informasi yang relevan dan pengetahuan pakar yang

menyediakan sebuah kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan

pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Dalam organisasi, pengetahuan

tidak

saja

hanya berbentuk dokumen-dokumen atau

sebagai

tempat

penyimpanan data saja tetapi juga berupa rutinitas organisasi, proses-proses,

penerapan-penerapan, dan norma-normanya.

Berdasarkan bentuknya pengetahuan dapat dibedakan atas 2

macam

(Marquardt, 1996), antara lain :

a. Pengetahuan tacit, yaitu pengetahuan yang dimiliki oleh setiap orang

yang tersimpan dalam ingatannya dan sulit untuk diekspresikan

b. Pengetahuan explicit,

yaitu pengetahuan yang ada dalam bentuk

formal, sistematik dan mudah untuk diekspresikan. Sebagai contoh

dokumen standar prosedur pekerjaan.

2.2.

Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan

Kerangka

kerja

(framework) manajemen

pengetahuan

memuat

beberapa

proses

atau

sub-sistem yang

diperlukan

oleh

sistem manajemen.

Salah

satu

kerangka

manajemen pengetahuan

yang

akan

digunakan

dalam tesis

ini

adalah

kerangka kerja yang dikembangkan oleh Marquardt (1996). Dalam kerangka kerja

tersebut memuat 4 proses utama yang ada dalam sistem manajemen pengetahuan

(lihat gambar 2.1), yaitu:

1. Memperoleh pengetahuan (knowledge acquisition)

2. Menghasilkan pengetahuan (knowledge creation)

3. Penyimpanan pengetahuan (knowledge storage)

4. Penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan (knowledge transfer and

utilization)

Komponen Budaya Sosial Organisasi

Sistem Manajemen Pengetahuan

Memperoleh

Menghasilkan

Pengetahuan

Penyebaran &

pemanfaatan

Penyimpanan

Komponen Teknologi

Gambar 2.2. Kerangka kerja manajemen pengetahuan

Kerangka kerja tersebut berada pada perpaduan dan komponen pendukung

sistem manajemen pengetahuan, yaitu komponen budaya organisasi dan

komponen teknologi. Kedua komponen

tersebut merupakan faktor penting yang

sangat menentukan keberhasilan dari penerapan sistem manajemen pengetahuan.

2.3.

Memperoleh Pengetahuan

Identifikasi kebutuhan akan pengetahuan merupakan langkah awal dari

proses

memperoleh

pengetahuan.

Dalam

tahap

ini

ditentukan

pengetahuan

apa

saja yang dapat memberikan nilai tambah bagi pekerjaan atau aktifitas bisnis dan

membantu pencapaian sasaran organisasi.

Setelah pengetahuan yang dibutuhkan telah teridentifikasi, maka

dilakukan tahap selanjutnya yaitu menentukan dimana pengetahuan tersebut dapat

diperoleh. Sumber untuk

memperoleh pengetahuan bagi organisasi dapat dibagi

atas 2 sumber utama, yaitu :

1. Sumber eksternal

Sumber pengetahuan dari eksternal atau luar organisasi. Untuk

memperoleh pengetahuan yang bersumber dari eksternal organisasi

dapat dilakukan cara-cara seperti :

Melalukan studi banding (benchmark) dengan perusahaan lainnya

Mengikuti kegiatan workshop, konferensi atau seminar

Mengamati perkembangan ekonomi, sosial, politik, budaya dan

teknologi

Membaca,

mendengarkan

atau

melihat

berita

di surat kabar,

majalah, radio, televisi atau internet.

Mempekerjakan konsultan

2. Sumber internal

Sumber

pengetahuan

dari

internal

atau

dalam organisasi

pengetahuan tersebut dapat diperoleh dari :

Pengetahuan yang dimiliki karyawan-karyawan dalam perusahaan

Pengalaman

Penerapan proses perbaikan terus-menerus

Kebijakan perusahaan,

standard pelaksanaan pekerjaan, dokumen

kerja

Ada

tiga

strategi

yang

dapat

digunakan

untuk

memperoleh

pengetahuan (Tobin, 1996) yaitu :

1. Membeli (buy) pengetahuan

2. Menyewa (rent) pengetahuan

3. Mengembangkan (develop) pengetahuan.

Ketiga strategi tersebut dapat dikombinasikan.

Ringkasan dari ketiga strategi

ini

dapat dilihat pada table 2.1.

Dua poin penting yan harus diperhatikan berhubungan dengan proses

mendapatkan pengetahuan adalah (Marquandt,1996, p.133) :

1. Fakta

bahwa

tidak ada hubungan satu-satu

antara apa yang

terjadi

dan

apa

yang dikumpulkan informasi, apakah bersumber dari ekstenal dan internal

perlu dilakukan penyaringan persepsi (dibentuk dari norma-norma, nilai-nilai

dan prosedur-prosedur organisasi) sehingga mempengaruhi informasi apa yan

akan didengar dan diterima.

Tabel 2.1 Strategi-strategi memperoleh pengetahuan (Tobin, 1996, p. 142)

Strategi

Metoda – metoda

Membeli

Mempekerjakan

orang

yang

sudah

memiliki

pengetahuan atau keahlian

yang dibutuhkan

Membentuk

hubungan

dengan

organisasi

yang

telah

memiliki

pengetahuan atau keahlian yang dibutuhkan

Outsource suatu

fungsi kepada

organisasi

lain

yang telah

memiliki

pengetahuan atau keahlian yang dibutuhkan

Menyewa

Mempekerjakan konsultan

Mendapatkan asistensi dari pelanggan, pemasok, institusi pendidikan,

atau asosiasi professional yang telah memiliki pengetahuan atau keahlian

yang dibutuhkan

Mensubkontrakkan pekerjaan kepada organisasi yang telah dibutuhkan

Mengembangkan

Mengirim karyawan mengikuti pelatihan diluar perusahaan

Mengembangkan dan mengadakan program pelatihan dan pendidikan in-

house

Mempekerjakan pengajar dari luar untuk melakukan pelatihan in-house

Menyebarkan pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki oleh

perusahaan

Mendapatkan pengetahuan tidak selalu disengaja; banyak terjadi secara tidak

sengaja atau hasil dari aksi-aksi yang dilakukan organisasi. Organisasi

pembelajar membangun lebih pada mendapatkan pengetahuan secara

disengaja.

2.4.

Menghasilkan pengetahuan

Proses menghasilkan pengetahuan cenderung lebih bersifat generatif

dibandingkan dengan proses memperoleh pengetahuan yang lebih bersifat adaftif.

Proses menghasilkan pengetahuan adalah proses pembentukan pengetahuan baru

yang dapat dilakukan setiap individu dalam organisasi dalam bentuk saran-saran,

perbaikan

kinerja,

pemecahan

masalah

atau

pengalaman

didalam melakukan

pekerjaan.

Nonaka, bapak pengetahuan

Jepang, telah mengidentifikasi 4 pola untuk

menggambarkan

cara

dimana

pengetahuan

tacit

dan explicit berinteraksi

membentuk

atau

menambah

pengetahuan

suatu

organisasi.

Ke-empat

pola

tersebut antara lain (Marquardt, 1996,p.133-134) :

1. Menghasilkan pengetahuan dari tacit menjadi tacit

Ini

adalah

bentuk

personalisasi

(personalized) dari

pertumbuhan

pengetahuan dimana seseorang

memberikan pengetahuan personalnya kepada

orang lain. Bentuk pembelajaran ini adalah suatu bentuk menghasilkan

pengetahuan yang sangat terbatas.

Menghasilkan pengetahuan dari explicit menjadi explicit

Pengetahuan

ini

didapat

dengan

menggabungkan

(combining) dan

menyatukan (synthesizing) pengetahuan explicit yang ada. Pola menghasilkan

pengetahuan adalah suatu bentuk terbatas dari penghasilan pengetahuan baru

sebab pola ini hanya focus pada pengetahuan yang ada.

Menghasilkan pengetahuan dari tacit menjadi explicit

Penghasilan pengetahuan ini terjadi ketika seseorang menggunakan

pengetahuan

yang

ada,

menambah

pengetahuan tacit-nya, dan menciptakan

sesuatu yang baru yang dapat diberikan keseluruh organisasi (externalized)

Menghasilkan pengetahuan dari explicit menjadi tacit

Penghasilan pengetahuan

ini muncul ketika pengetahuan explicit baru

internalisasikan

(internalized) kepada

anggota-anggota

dalam organisasi

untuk membuat suatu pengetahuan tacit yang baru.

Ringkasan dari ke-empat pola tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2

Tabel 2.2 Empat pola menghasilkan pengetahuan

dari

menjadi

Tacit

Explicit

Tacit

Personalisasi

Internalisasi

Explicit

Eksternalisasi

Penggabungan

Selain itu Marquardt (1996) juga memberikan aktifitas-aktifitas yang

dapat menghasilkan pengetahuan seperti :

Action Learning

Pemecahan masalah secara sistematik

Pengalaman

Belajar dari pengalaman – pengalaman masa lalu

2.5. Penyimpanan Pengetahuan

Agar suatu pengetahuan dapat diambil dan

digunakan kembali pada

saat

dibutuhkan

maka

perlu

dilakukan

penyimpanan terhadap

pengetahuan

tersebut

dalam

suatu

memori

organisasi.

Sedikitnya ada

tiga

proses

utama

untuk

menyimpan

suatu

pengetahuan

yang

dapat

dilihat

pada

gambar

2.2

(Probost,

2000). Pertama memilih (select) pengetahuan yang perlu untuk disimpan. Kedua

menyimpan

(store)

pengetahuan

dalam bentuk

yang sesuai. Ketiga

memastikan

bahwa memori organisasi diperbaharui (update).

Memilih

Menyimpan

Memperbarui

Gambar 2.3 Proses utama penyimpanan pengetahuan (Probst, 2000,p.221)

Marquardt (1996, p.137) menyatakan bahwa pengetahuan

yang disimpan

harus :

Terstruktur dan disimpan sehingga sistem dapat menemukan dan

menyampaikan pengetahuan tersebut dengan cepat dan benar

Dibagi kedalam kategori-kategori seperti fakta, kebijakan, atau

prosedur pada suatu dasar keperluan pembelajaran

Terorganisasi sehingga dapat disampaikan dalam suatu cara yang jelas

dan kepada pemakai

Akurat,

tepat

waktu

dan

tersedia

kepada

siapa

saja

yang

membutuhkan.

Pengetahuan

organisasi

dapat

disimpan

dalam tiga

jenis

medium

penyimpanan (Probost, 2000), Yaitu :

1. Memori Individu

Pengetahuan

disimpan

dalam memori

atau

ingatan

setiap

individu

dalam organisasi.

Bentuk

pengetahuan

yang

disimpan

adalah

pengetahuan

tacit.Medium penyimpanan

ini

cenderung

sangat

rapuh.

Perusahaan

dapat

mengalami kehilangan pengetahuan ini jika individu tersebut keluar, pensiun,

mengalami gangguan ingatan atau meninggal. Untuk mencegah kehilangan

tersebut

maka

perlu

dilakukan

pembentukan

pengetahuan

explicit dari

pengetahuan tacit atau melalui cara eksternalisasi

2. Memori kolektif

Memori kolektif merupakan suatu memori yang digunakan secara

kolektif.

Medium yang digunakan

adalah

ingatan

individu

itu

sendiri

yang

menyimpan

pengetahuan

tacit

dan

catatan

(records) yang

menyimpan

pengetahuan

explicit.

Walaupun

disimpan

dalam ingatan

individu

memori

kolektif dapat dibedakan dari memori kolektif. Kadang untuk mengingat suatu

pengetahuan secara menyeluruh yang pernah diperoleh seseorang memerlukan

orang lain yang juga terlibat didalam dalam pengetahuan tersebut

3. Memori elektronik

Memori

elektronik

merupakan

medium elektronik

yang

dapat

digunakan untuk menyimpan pengetahuan yang berbentuk explicit. Oleh

karena itu sebelum suatu pengetahuan tacit perlu diubah menjadi pengetahuan

explicit

sebelum disimpan

didalam memori

elektronik.

Seluruh

pengetahuan

explicit yang ada diterjemahkan kedalam bentuk digital agar dapat disimpan

dalam medium ini.

Pengetahuan yang disimpan dalam memori elektronik dapat dibedakan

atas dua kelompok besar: pengetahuan yang terstruktur dan pengetahuan yang

tidak terstruktur. Penyimpanan pengetahuan terstruktur biasanya lebih mudah

dan disimpan dalam bentuk bank data. Sedangkan menyimpan pengetahuan

yang tidak terstruktur relatif

lebih sulit untuk dilakukan dan disimpan dalam

bentuk dokumen.

2.6.

Penyebaran dan Pemanfaatan Pengetahuan

Pengetahuan yang dimiliki perusahaan atau sering disebut sebagai memori

perusahaan akan sangat berguna jika bias diakses oleh atau disebarkan pada setiap

orang dalam perusahaan.

Penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan melibatkan perpindahan

mekanik, elektronik dan interpersonal dari informasi dan pengetahuan secara

disengaja dan tidak disengaja (Marquardt, 1996).

Ada empat faktor

yang

membatasi penyebaran pengetahuan dalam suatu

organisasi dan dapat mengakibatkan ketersediaan, bentuk, akurasi dan arti dari

pengetahuan dalam organisasi

: (1) biaya, (2) kapasitas kognitif dari

unit

penerima, (3) penundaan pesan akibat dari prioritas pengiriman pengetahuan dan

(4) modifikasi pesan atau distorsi arti baik secara disengaja atau tidak.