Bab20991

BAB II LANDASAN

TEORI

2.1

Pengertian Proyek

Proyek adalah suatu usaha untuk membuat suatu produk, layanan atau sesuatu yang

dihasilkan

dalam jangka waktu

terbatas

atau

bersifat

sementara

(Schwalbe,

2007).

Berbeda halnya dengan operasi, suatu proyek akan diakhiri

jika

tujuan suatu proyek

tersebut telah tercapai.

Adapun sifat-sifat dari suatu proyek menurut Scwalbe(2007) meliputi:

Suatu proyek memiliki suatu tujuan yang unik.

Suatu

proyek

bersifat

sementara,

memiliki

awal

permulaan

proyek serta

batas

berakhir proyek.

Suatu proyek dapat dikembangkan seiring dengan berjalannya proyek itu sendiri.

Pada

saat

dimulai,

suatu proyek

terkadang

masih

memiliki

definisi

yang

terlalu

luas

(tidak

spesifik), seiring dengan

berjalannya

proses

pengerjaan

maka

detil

spesifik

tersebut

akan terlihat

lebih

jelas,

oleh

karena

itu

suatu

proyek

memungkinkan

untuk

dikembangkan

secara lebih rinci berdasarkan pada

kebutuhan serta informasi baru mengenai proyek tersebut.

Membutuhkan suatu sumberdaya, seperti: manusia, asset dan uang.

Memiliki sponsor, project sponsor biasanya mengarahkan, memonitor

serta

mendanai suatu proyek.

Suatu proyek meliputi ketidak pastian, dikarenakan sifatnya yang unik, sulit untuk

ditentukan secara pasti berapa lama

dapat selesai serta berapa besar alokasi

anggran yang dibutuhkan secara pasti hingga proyek selesai.

Menurut Nicholas (2001) karakteristik suatu proyek meliputi:

Melibatkan suatu tujuan yang dapat dijelaskan, dimana tujuan tersebut

dispesifikasikan dalam bentuk biaya, jadwal dan kinerjanya.

Unik, suatu proyek perlu memiliki sesuatu yang berbeda dari proyek sebelumnya.

Jadi proyek tersebut merupakan suatu jenis aktifitas yang bukan pengulangan dari

aktifitas sebelumnya.

Suatu

aktifitas

yang

bersifat

sementara,

digunakan

untuk

menyelesaikan

suatu

tujuan yang dibatasi oleh periode waktu yang telah ditentukan.

Menggunakan kemampuan dan talenta dari beberapa profesi dan organisasi.

Kemungkinan

tidak

dikenal,

karena

terdiri

dari

beberapa

ide

baru,

pendekatan

baru, atau teknologi baru yang memiliki resiko dan ketidak pastian yang tinggi.

Ada sesuatu yang dipertaruhkan, kegagalan dari proyek dapat

menyebabkan hal-

hal yang beresiko bagi organisasi maupun tujuan dari proyek tersebut.

Proses

pengerjaan

untuk

mencapai tujuan,

selama proses

proyek

melewati

beberapa tahap-tahap yang jelas yang disebut daur hidup proyek.

2.2

Manajemen Proyek

Manajemen Proyek merupakan suatu penerapan dari pengetahuan, keahlian

menggunakan tools serta teknik-teknik atau metode dalam aktifitas suatu proyek agar

dapat memenuhi kebutuhan dari suatu proyek (Schwalble, 2007).

Menurut Nicholas

(2001)

Manajemen

Proyek

adalah

suatu

pendekatan

sistem

kepada organisasi dan manajemen yang menerapkan elemen tradisional dan

kemampuan untuk mengelola (behavioral management) serta memiliki pola

organisasi dan kebijakan manajemen yang paling sesuai untuk diterapkan pada

lingkungan proyek yang unik.

Menurut Nicholas (2001) karakteristik Manajemen Proyek yaitu:

Manajer

proyek

mengepalai

organisasi

proyek.

Organisasi

mencerminkan

lintas

fungsi organisasi (cross functional), berorientasi pada tujuan proyek yang bersifat

sementara.

Manajer proyek merupakan suatu bagian penting untuk mengikut sertakan seluruh

usaha untuk mencapai suatu tujuan proyek.

Karena

setiap

proyek

memerlukan

berbagai

macam

keahlian

dan

sumber

daya,

pengerjaannya

mungkin

dapat

dilakukan

oleh orang berasal dari wilayah

fungsioanal yang berbeda atau dari pihak luar organisasi.

Manajer proyek bertanggung jawab

untuk

mengintegrasikan orang dari beberapa

wilayah fungsi yang berbeda untuk bekerja dalam suatu proyek.

Manajer proyek bernegosiasi langsung

untuk

mencari dukungan dengan

manajer

fungsional.

Proyek

terfokus

pada

penyediaan

suatu

produk

atu

jasa

pada

waktu dan

biaya

tertentu.

Suatu proyek

mungkin memiliki dua rantai perintah,

yang

pertama vertical dan

fungsional, yang lainnya horizontal

dan proyek serta anggota proyek dapat

melaporkan kepada manajer proyek maupun manajer fungsional.

Pengambilan

keputusan,

pertanggung

jawaban, hasil

dan

penghargaan

dibagikan

kepada anggota tim proyek dan unit fungsional yang mendukung.

Walaupun organisasi proyek itu bersifat sementara, unit fungsional dari organisasi

tersebut bersifat tetap (permanent).

Proyek

dapat

dijalankan

pada

beberapa

tempat

yang

berbeda

baik

itu

didalam

ataupun diluar organisasi.

Dalam

suatu

manajemen

proyek

memiliki

tiga

batasan utama

atau

yang

lebih

dikenal dengan

istilah triple

constraint

yaitu: scope, time serta cost. Dimana dalam

manajemen proyek yang sukses ketiga batasan tersebut semuanya dapat di sesuaikan

atau diatur dengan baik sesuai dengan kapasitas yang ada tetapi tetap dapat

memuaskan project sponsor serta memenuhi tujuan proyek.

Gambar 2.1 Triple Constraint dari Manajemen Proyek.

Sumber: Schwalble (2007)

Pada suatu proyek, manajer proyek tidak hanya berusaha mempertemukan

spesifikasi scope, time, cost serta kualitas dari suatu proyek tetapi

juga

harus dapat

memfasilitasi

atau memudahkan

seluruh

proses serta

komponen-komponen

yang

terlibat dalam proyek tersebut (Schwalble, 2007).

2.2.1 Kerangka Manajemen Proyek

Gambar 2.2 Kerangka Manajemen Proyek

Sumber: Schwalble (2007)

Kerangka

manajemen

proyek atau yang

lebih

dikenal

dengan

istilah

project

management framework pada gambar 2.2 tersebut akan membantu mengilustrasikan

tentang ruang lingkup di dalam suatu manajemen proyek, yang terdiri dari:

Stakeholder proyek

Stakeholder adalah orang-orang

yang terlibat atau berpengaruh terhadap aktifitas

suatu

proyek,

contoh

seperti:

pihak

sponsor,

tim proyek,

orang-orang

yang

mendukung atau menentang jalannya proyek, pelanggan, pengguna serta

pemasok.

Para

stakeholder

tersebut

sering memiliki

harapan dan

tingkat

kepentingan yang berbeda-beda terhadap suatau proyek (Schwalble, 2007).

Area pengetahuan manajemen proyek

Area ini merupakan kompetensi-kompetensi utama yang harus dimiliki serta

dikembangkan oleh seorang manajer proyek, yaitu:

Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project scope management)

Meliputi

proses

yang

pendefinisian dan

pengontrolan

apa-apa

saja

yang

termasuk

dan

yang

tidak termasuk

dalam suatu

proyek.

Menurut Schwalble

(2007) ada lima proses utama dalam manajemen ruang lingkup:

1. Perencanaan ruang lingkup

Memutuskan

bagaimana

ruang

lingkup di

definisikan,

diferifikasi,

serta

dikendalikan dan juga memutuskan bagaimana struktur rincian kerja atau

work breakdown structure (WBS) akan dihasilkan.

2. Pendefinisian ruang lingkup

Mengecek kembali project charter dan persiapan membuat scope

statement selama proses awal dan pengumpulan data-data yang diperlukan

selama proses perencanaan.

3. Membuat WBS

Meliputi pembagian dari gambaran proyek secara umum kedalam

beberapa sub proyek atau proses yang lebih rinci secara hirarki.

4. Verifikasi ruang lingkup

Meliputi penerimaan lingkup proyek, jika tidak disetujui biasanya

pelanggan atau sponsor meminta perubahan yang menghasilkan suatu

permintaan untuk dilakukan koreksi terhadap lingkup yang telah

didefinisikan.

5. Pengendalian ruang lingkup

Meliputi

pengendalian

terdahap

perubahan suatu lingkup proyek, yang

mencakup identifikasi, evaluasi serta

implementasi

perubahan

terhadap

suatu lingkup proyek.

Manajemen Waktu Proyek (Project time management)

Meliputi proses-proses yang dilakukan agar

suatu

proyek

dapat diselesaikan

tepat

pada

waktu

yang

telah

ditentukan.

Ada

enam proses

utama

didalam

manajemen waktu proyek:

1. Mendefinisikan aktifitas

Mengidentifikasi aktifitas secara

sepesifik yang harus dilakukan oleh

anggota

tim

proyek

serta

para stakeholder

agar

proyek

mudah

diselesaikan.

2. Mengurutkan aktifitas

Meliputi identifikasi serta mendokumentasikan hubungan atar setiap

aktifitas proyek.

3. Mengestimasi sumberdaya

Meliputi bagaimana

memperkirakan besarnya kebutuhan akan sumber

daya manusia, peralatan serta material.

4. Mengestimasi kebutuhan waktu (durasi)

Meliputi pengestimasian berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan setiap aktifitas proyek.

5. Membuat jadwal

Meliputi analisa terhadap urutan aktifitas, perkiraan sumberdaya serta

estimasi kebutuhan waktu untuk menghasilkan suatu jadwal proyek.

6. Mengendalikan jadwal

Mencakup pengendalian dan pengaturan

terhadap

perubahan-

perubahan serta tidakan koreksi terhadap jadwal proyek.

Manajemen Biaya Proyek (Project cost management)

Mencakup proses yang diperlukan pada suatu proyek sampai dengan selesai

yang telah di sesuaikan dengan alokasi dana yang telah disepakati dan telah

disetujui. Ada tiga proses utama dalam manajemen biaya proyek:

1. Perkiraan biaya

Membuat pendekatan atau pengestimasian besarnya anggaran yang

dibutuhkan sampai proyek selesai dilaksanakan.

2. Penganggaran biaya

Meliputi

alokasi seluruh perkiraan biaya

terhadap

setiap

elemen

proyek yang membutuhkan.

3. Pengendalian biaya

Meliputi

pengendalian terhadap

perubahan

biaya

yang

dibutuhkan

terhadap suatu proyek.

Manajemen Kualitas Proyek (Project quality management)

Melakukan

tindakan-tindakan yang

dibutuhkan untuk memberikan

kepercayaan dan kepuasan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa

semua

tindakan

yang

diperlukan

dalam mencapai

kualitas

yang

diinginkan

telah dilaksanakan dengan baik. Manajemen kualitas proyek meliputi tiga

proses utama:

Perencanaan kualitas

Mencakup identifikasi terhadap standar kualitas yang relevan dengan

proyek dan bagaimana menyesuaikannya dengan standar tersebut.

Penjamin kualitas (Quality assurance)

Meliputi evaluasi secara periodik terhadap seluruh kinerja proyek

untuk meyakinkan bahwa proyek akan sesuai dengan standar kualitas

yang relevan serta memuaskan.

Pengendalian mutu (Quality control)

Meliputi pemantauan terhadap hasil-hasil proyek secara spesifik untuk

meyakinkan bahwa hasil-hasil telah memenuhi standar kualitas yang

diterapkan.

Manajemen Sumber Daya Manusia (Project human resource management)

Adalah suatu tindakan yang terkait dengan langkah-langkah efektif yang perlu

diambil dari orang-orang yang terlibat (stakeholder) dalam suatu proyek.

Manajemen sumber daya manusia mencakup empat proses:

1. Perencanaan sumber daya manusia

Meliputi identifikasi serta dokumentasi terhadap

peranan,

tanggung

jawab

serta

hubungan

antara

pihak-pihak

yang

terlibat

dalam suatu

proyek.

2. Mendapatkan tim proyek

Meliputi perekrutan serta penugasan personil yang terlibat dalam suatu

proyek.

3. Mengembangkan tim proyek

Meliputi

membangun

kemampuan

individu serta kelompok untuk

meningkatkan kinerja proyek.

4. Mengatur tim proyek

Meliputi

penelusuran

kinerja

dari

anggota

tim,

memotivasi

anggota

tim,

memecahkan

masalah serta

konflik

dan

mengkoordinasikan

perubahan dalam membantu meningkatkan kinerja proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek (Project communications management)

Meliputi bagaimana menghasilkan, mengumpulkan, menyebarkan serta

menyimpan informasi suatu proyek. Dalam manajemen komunikasi juga perlu

dipahami dengan atau untuk siapa komunikasi dibutuhkan, bagaimana serta

seberapa sering komunikasi harus dilakukan (Baca and Jansen, 2003). Tujuan

dari

manajemen komunikasi

proyek

adalah

untuk

memperkokoh

hubungan

antar personil,

serta

mendapatkan

gagasan dan

informasi penting

untuk

mencapai keberhasilan. Ada empat proses utama didalam komunikasi proyek:

Perencanaan komunikasi

Meliputi penetapan kebutuhan-kebutuhan akan informasi dan

komunikasi pada para stakeholder, mencakup informasi apa yang

dibutuhkan, kapan mereka membutuhkan serta bagaimana informasi

dapat secara tepat disampaikan.

Pendistribusian informasi

Meliputi

usaha agar

informasi yang diperlukan oleh para stakeholder

dapat terpenuhi.

Laporan kinerja

Meliputi pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk

laporan status kinerja serta perkiraan kapan perkerjaan yang

bersangkutan akan dapat diselesaikan.

Pengaturan stakeholder

Meliputi

bagaimana

melakukan komunikasi

yang tepat

terhadap para

stakeholder agar

harapannya

dapat

terpenuhi

terhadap

keberhasilan

suatu proyek.

Manajemen resiko proyek (Project risk management)

Merupakan suatu proses

identifikasi, analisis,

serta jawaban terhadap

resiko-

resiko yang berpotensi menghambat atau dapat menggagalkan jalannya suatu

proyek. Ada enam proses utama yang termasuk didalam manajemen resiko:

Perenacanaan manajemen resiko

Meliputi keputusan bagaimana

melakukan pendekatan terhadap resiko

dan perencanaan nya didalam aktifitas suatu proyek.

Identifikasi resiko

Menentukan resiko-resiko mana saja yang mungkin memilki

perngaruh terhadap proyek serta mendokumentasikan karakteristik

dari

setiap

resiko

yang

ada agar

mudah

diantisipasi

jika

ada

resiko

yang serupa dikemudian hari.

Analisa resiko

Memprioritaskan

resiko berdasarkan kemungkinan terjadi serta

dampak yang diakibatkannya.

Kuantifikasi resiko

Meliputi

perkiraan

secara

kuantitatif

atau derajat

ketidak pastian

terhadap tingkat pengaruh yang ditimbulkan oleh sutu resiko.

Perencanaan tanggung jawab resiko

Meliputi langkah-langkah yang dilakukan

untuk

menghasilkan

atau

meningkatkan kesempatan dan

mengurangi ancaman dari suatu resiko

terhadap tujuan suatu proyek.

Memantau dan mengendalikan resiko

Melakukan tindakan korektif serta aksi pencegahan dari resiko-resiko

baru yang teridentifikasi serta tindakan penanganannya. Kemudian

melakukan evaluasi terhadap efektifitas penyelesaian tersebut didalam

suatu proyek.

Manajemen Pengadaan Proyek (Project procurement management)

Meliputi bagaimana

mendapatkan barang dan pelayanan dari pihak

luar atau

(rekanan). Ada enam proses utama dari manajemen pengadaan proyek:

1. Perencanaan pembelian

Meliputi penentuan apa yang harus dibeli, kapan serta bagaimana

dilakukan.

2. Perencanaan mengenai kontrak

Meliputi penjelasan kebutuhan terhadap produk atau layanan yang

diinginkan. Hasil dari perencanaan kontrak ini berupa dokumen-

dokumen pengadaan seperti proposal permintaan (request for

proposal), kriteria evaluasi serta pembaruan terhadap kontrak kerja.

3. Permintaan tanggapan dari penyedia

Meliputi perolehan informasi, penawaran serta proposal dari para

penyedia.

4. Pemilihan penyedia

Meliputi pemilihan dari seluruh penyedia (seller) atau supplier melalui

suatu proses evaluasi dan negosiasi kontrak.

5. Administrasi kontrak kerja

Meliputi pengaturan seluruh kesepakatan serta hubungan dengan pihak

penyedia yang terpilih.

6. Penutupan kontrak

Meliputi penyelesaian dari setiap kontrak yang telah disepakati.

Kompetensi diatas tersebut harus bisa diintegrasikan dengan baik agar

komponen-komponen kegiatan proyek dapat berfungsi sebagai satu kesatuan guna

mencapai tujuan proyek secara efektif dan efisien.

Alat Bantu serta teknik-teknik dalam manajemen proyek

Alat

batu

serta

metode-metode

dalam manajemen

proyek

digunakan

untuk

membantu para

manajer proyek dan anggota tim proyek dalam mempermudah

mereka

dalam menerapkan

sembilan

area

pengetahuan

diatas,

seperti

penggunaan gantt charts, project network diagram, serta critical path analysis

didalam manajemen waktu (project time management).

Manajemen portfolio proyek

Manajemen portfolio proyek dilakukan ketika suatu perusahaan atau organisasi

memiliki banyak proyek dan mengelola proyek-proyek

yang dijalankan seperti

layaknya

sebuah

portfolio

investasi yang

memberikan

kontribusi

terhadap

kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

2.2.2

Manajer Proyek

Menurut Olson (2003)

manajer

proyek

adalah

seseorang

yang dipekerjakan

berdasarkan tanggug jawabnya yang tinggi dalam menyelesaikan proyek.

Manajer proyek merupakan pimpinan tim yang membuat rencana dan keputusan,

mengatur

dan

memberikan

arah

dalam mengerjakan

proyek,

memotivasi,

berjiwa

kepemimpinan,

memiliki

tanggung

jawab

yang

tinggi

dan

mengendalikan

praktisi

yang mengerjakan proyek tersebut.

10 keterampilan dan kompetensi penting yang harus dimiliki oleh seorang

manajer proyek (Schwalble, 2007):

1. People skills.

2. Leadership.

3. Listening.

4. Memiliki integritas, berprilaku etis serta konsisten.

5. Dapat membangun kepercayaan yang kuat.

6. Memiliki kemampuan komunikasi verbal yang baik.

7. Dapat membangun tim yang kuat.

8. Bisa mengatur serta mengatasi konflik.

9. Berpikir kritis dan memecahkan masalah.

10. Understand, balances priorities.

2.2.3 Kriteria-kriteria dari Suatu Proyek Sukses

Dalam menjalankan suatu

proyek

suatu

perusahaan

perlu

menentukan

kriteria-

kriteria seperti apa yang dimiliki

suatu proyek agar proyek tersebut dapat dikatakan

sukses,

menurut

Schawalbe (2007) pada

umum

nya

ada

tiga

kriteria

suatu

proyek

dapat dikatakan sukses yaitu:

Proyek dapat memenuhi scope, time serta cost yang dapat disesuaikan atau diatur

dengan

baik

sesuai

dengan

kapasitas

yang

ada

tetapi

tetap

dapat

memuaskan

pihak sponsor.

Proyek dapat memuaskan pelanggan atau sponsor.

Hasil

dari

proyek

yang

dijalankan sesuai

dengan

tujuan

utama

proyek,

seperti:

bisa mengembalikan investasi dalam rentang kurun waktu yang telah ditentukan,

bisa membuat pihak sponsor merasa puas.

Sedangkan

menurut Olson (2003)

tiga faktor yang diyakini menentukan

keberhasilan suatu proyek adalah:

Keterlibatan klien dalam proyek

Dukungan dari manajemen tingkat atas

Objektifitas dari proyek yang jelas

Menurut Olson (2003) Pinto dan Slevin telah menyelidiki lebih dari 400 proyek

dan menemukan critical success factor (CSF) berdasarkan urutannya berikut ini:

Misi proyek

Dalam proyek harus memiliki tujuan dan arah yang jelas.

Dukungan dari manajemen tingkat atas

Untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan.

Perencanaan atau Penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan meliputi spesifikasi yang terperinci.

Konsultasi dengan pemilik proyek

Semua pihak yang terlibat memberikan pendapatnya.

Anggota (personil)

Dibutuhkan personil dengan kemampuan

yang baik

untuk diikutsertakan dalam

tim proyek.

Kemampuan teknis

Memiliki kemampuan

teknis dan betul-betul

mengerti proyek

yang sedang

dikerjakan.

Penerimaan dari pihak pemilik proyek

Pemilik proyek menerima produk yang dihasilkan tersebut.

Pengawasan, pengendalian dan umpan balik

Melakukan pengawasan secara berkala terhadap setiap tahap-tahap dalam proyek.

Komunikasi

yang

baik

merupakan

faktor

utama

dari

keberhasilan

manajemen

proyek.

Penyelesaian masalah

Menangani krisis dan penyimpangan yang terjadi.

2.3

Teknologi Informasi

Teknologi

informasi

adalah

suatu

istilah

yang

menunjukkan

berbagai

macam

hal

dan kemampuan yang digunakan dalam pembentukan, penyimpanan, dan penyebaran

informasi,

yang

mencakup

komputer,

jaringan komunikasi serta penggunaan

kecanggihan teknologi informasi untuk memecahkan masalah dan memanfaatkan

peluang yang diciptakannya.

2.3.1 Komponen Teknologi Informasi

Informasi

Informasi adalah intepretasi data yang terorganisir dan mempunyai arti dan

kegunaan.

Manusia

Merupakan orang yang menggunakan teknologi informasi dalam melakukan

pekerjaan atau kehidupan sehari-hari.

Prosedur

adalah

langkah-langkah proses

atau

sekumpulan

instruksi

yang

harus

dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas atau hasil tertentu.

Perangkat Lunak

Suatu program komputer yang memungkinkan hardaware untuk memproses data.

Perangkat Keras

Perangkat

keras

adalah

komputer dan

perlengkapan

yang

terhubung

pada

komputer tersebut.

2.4

Sistem Informasi

Data

dan

informasi

merupakan kelompok jenis-jenis

sumber

daya

dalam sebuah

sistem. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi

pemakai sedangkan

Informasi

merupakan

data yang

telah

diproses,

atau

data

yang

memiliki arti. Perubahan data

menjadi informasi dilakukan oleh pengolah

informasi

(information

processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam

sistem konseptual.

Pengolah

informasi

dapat

meliputi

elemen-elemen

komputer,

elemen-elemen non komputer atau kombinasi keduannya.

Sistem informasi adalah suatu kesatuan yang terdiri dari manusia, perangkat keras,

priranti lunak, jaringan komunikasi dan

sumber daya data yang mengumpulkan,

mentransformasikan

dan

mendistribusikan

informasi

didalam suatu

organisasi

(O’Brein, 2003).

2.5

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Proyek tidak dapat dilakukan dengan cara mengisolasi diri. Proyek harus dilakukan

dalam lingkungan organisasi yang luas. Manajer proyek memerlukan system thinking

yaitu

menggunakan

sudut

pandang

yang menyeluruh

mengenai proyek

yang

dikerjakannya

dan

memahami

bagaimana kaitannya dengan

organisasi

secara

luas.

Proyek haruslah dilakukan untuk mendukung / memenuhi kebutuhan dari bisnis.

Menurut Schwalble (2007)

System

approach

adalah

pendekatan analitis

dan

menyeluruh untuk menyelesaikan masalah yang kompleks. Ada tiga bagian dalam

system approach yaitu;

Systems philosophy: memandang segala hal sebagai suatu

sistem;

Systems analysis:

pendekatan

pemecahan

masalah; Systems management:

mengarahkan

isu

bisnis,

teknologi

dan

organisasi

dalam merubah

sistem.

System

approach digunakan oleh manajer proyek untuk mengerjakan proyek agar sesuai

dengan tuntutan organisasi, bisnis dan memenuhi ekspektasi stakeholder.

Three-Sphere Model untuk manajemen sistem meliputi aspek bisnis, organisasi dan

teknologi. Sebuah proyek harus meliputi ketiga aspek tersebut untuk dapat mencapai

keberhasilan.

Organisasi dapat dipandang dalam empat frame yang berbeda yaitu:

Struktural

Structural frame: fokus pada peran dan tanggung jawab, koordinasi, dan

kontrol. Bagan organisasi dapat membantu memahami frame ini.

human resource

Human

resources

frame

fokus

pada

mempertemukan

kebutuhan

organisasi

dan kebutuhan semua orang.

Political

frame

mengasumsikan

bahwa

organisasi

adalah

campuran

koalisi

dari berbagai kepentingan individu dan kelompok. Isu utama adalah konflik

dan kekuasaan.

Symbolic

Symbolic frame fokus pada simbol dan arti beberapa peristiwa / kejadian yang

saling berhubungan.

Menurut

Schwalble

(2007)

Proyek

akan berhasil

dengan baik

pada

kultur

organisasi dengan karakteristik identitas anggota, penekanan pada grup, integrasi

unit, toleransi resiko, kriteria penghargaan, toleransi konflik, fokus pada open-system

yang semuanya telah umum dan seimbang dengan karakteristik lainnya.

Menurut Schwalble (2007) Salah satu faktor utama suksesnya manajemen proyek

adalah adanya komitmen dari manajemen puncak karena manajemen puncak dapat

membantu manajer proyek memberikan sember daya yang memadai, memberikan

persetujuan untuk

suatu proyek

yang unik dan sensitif terhadap

waktu,

memperoleh

hubungan

kerjasama

dengan

semua

orang

di organisasi dan dengan bimbingan

manajemen puncak seorang manajer proyek dapat belajar bagaimana menjadi

pemimpin yang lebih baik.

Menurut Schwalble (2007) Komitmen yang baik dari organisasi sangat dibutuhkan

dalam manajemen proyek. Jika suatu organisasi memiliki perilaku negatif terhadap TI

misalnya

maka

akan

sangat

sulit

untuk mencapai

keberhasilan

dalam proyek

TI.

Adanya CIO di posisi puncak akan membantu suksesnya proyek TI dan memasukkan

orang

non

TI dalam proyek TI juga dapat

menghasilkan komitmen

yang

lebih baik

terhadap proyek TI.

Standar dalam organisasi juga

harus diperhatikan oleh

manajer proyek. Standar dan

acuan dapat membantu manajer proyek menjadi lebih efektif.

2.5.1 Tahap-tahap Proyek dan Daur Hidup Proyek

Menurut Schwalble (2007)

Suatu

daur

hidup

proyek

(project

life

cycle)

adalah

kumpulan

dari

project phase. Project phase tradisional

terdiri

dari concept,

development, implementation, dan close-out. Proyek sering kali menghasilkan produk

yang mana mengikuti life cycle.

Phase-phase project life cycle, yaitu:

1. Initiation

Pada tahap ini , lingkup proyek di definisikan dengan pendekatan untuk bisa

men-deliver hasil yang diinginkan. Beberapa tool atau metodologi yang biasa

digunakan

dalam tahap

ini

adalah

Project

Charter,

Business

Plan,

Project

Framework

(or

Overview),

Business Case Justification, and Milestones

Reviews.

2. Planning

Tahap kedua melakukan identifikasi secara detil serta penugasan bagi setiap

pekerjaan sampai proyek berakhir. Di dalam tahap

ini juga dilakukan analisa

resiko serta mendefinisikan kriteria-kriteria suksesnya suatu proyek yang

dijalankan.

3. Executing and controlling

Mengeksekusi proyek meliputi pengambilan tindakan seperlunya untuk

memastikan bahwa aktivitas dalam project plan telah lengkap. Termasuk juga

berbagai

pekerjaan

yang

diperlukan untuk memperkenalkan hardware,

software dan prosedur baru hingga pada tahap pengoperasian yang normal.

Monitoring

and

Controlling adalah

proses

pengukuran

kemajuan

proyek

berdasar tujuan

yang telah ditetapkan, melihat deviasi dari project plan dan

melakukan

tindakan

koreksi

untuk

menyesuikan kemajuan yang dicapai

dengan

project

plan. Output-nya

berupa

performance

reports

dan

revisi

terhadap project plan.

5. Clousure

meliputi

penerimaan

oleh stakeholder

dan customer

terhadap

produk

atau

layanan akhir. Kalaupun proyek tidak terselesaikan maka secara formal tetap

harus di tutup dengan tujuan untuk perefleksian dan mengetahui apa yang

dapat diambil sebagai pelajaran untuk mengembangkan proyek lain di masa

depan. Output dari proses ini adalah dokumen – dokumen proyek dan

pelajaran yang telah dipelajari yang merupakan bagian dari aset proses

organisasional. Selain itu juga termasuk

laporan

akhir

dan presentasi untuk

sponsor dan manajemen senior.

2.5.2 Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem

Informasi

Menurut Indrajit (2000) secara umum proyek-proyek sistem informasi dalam

perusahaan atau organisasi dapat dikatagorikan dalam tiga kelompok besar, yaitu:

Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi,

menyangkut

hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai

dengan perencanaan dan pengembanagan infrastruktur jaringan.

Proyek

yang

bersifat

implementasi

dari

paket

program

aplikasi

yang

dibeli

dipasaran dan diterapkan di perusahaan.

Proyek

yang

bersifat

perencanaan

dan

pengembangan

aplikasi

yang

dibuat

sendiri

secara

khusus

(customized software),

baik

oleh

internal

perusahaan

maupun kerja sama dengan pihak luar seperti konsultan dan software house.

Menurut Indrajit (2000) Secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan

sebagai

batu pijakan

atau

metodologi

dalam melaksanakan aktifitas pengembangan

proyek sistem informasi:

1. Tahap perencanaan

Langkah ini merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak

ide

pertama

yang melatar belakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal

terhadap kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut,

penyusunan proposal,

penentuan

metodologi

dan

sistem manajemen

proyek

yang digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk

mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan.

2. Tahap analis

Secara

prinsip

ada

dua

aspek

yang menjadi

fokus

analisis, yaitu

aspek

bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis dimulai

dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan, mulai dari

aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan

usaha

(critical

success

factors),

ukuran

kinerja,

strategi,

program-program,

dan hal terkait lainnya.

3. Tahap Desain

Pada

tahap

desain,

tim teknologi

bekerja

sama

dengan

tim

bisnis

atau

manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait.

4. Tahap Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan

sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Dari

semua tahapan

yang

ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber

daya terbesar terutama dalam hal SDM, biaya dan waktu.

5. Tahap implementasi

Tahap

implementasi

merupakan

tahap

yang

paling

kritis karena

untuk

pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan.

6. Tahap pasca implementasi

Pasca implemetasi adalah bagaimana manajemen memelihara sistem yang

akan

dikelola

(maintenance,

supports,

dan

service

management). Seperti

halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami

perkembangan dikemudian hari.

2.6

Hasil Penelitian Proyek Teknologi Informasi saat ini

Yayuk

(2007)

Berdasarkan

data

dari Standish

Group,

mereka

telah

melakukan

penelitian parameter keberhasilan proyek perangkat

lunak

dengan

mengidentifikasi

alasan-alasan yang menyebabkan kegagalan proyek perangkat lunak. Untuk

keperluan tersebut, proyek perangkat lunak diklasifikasikan ke dalam 3 tipe resolusi

yaitu resolusi tipe 1 untuk proyek sukses, resolusi tipe 2 untuk proyek challenged dan

resolusi tipe 3 untuk proyek yang rusak (gagal).

Aspek yang paling penting dari penelitian yang dilakukan Standish Group adalah

menemukan sebab-sebab mengapa proyek gagal. Untuk keperluan ini jajak pendapat

dilakukan pada manajer eksekutif IT untuk

ditanyai

pendapatnya

tentang

mengapa

proyek bisa sukses. Ada tiga alasan utama yang bisa menyebabkan proyek perangkat

lunak sukses,

yaitu keterlibatan pengguna

(user involvement), dukungan

manajemen

eksekutif

(executive management

support)

dan

pernyataan

jelas dari kebutuhan (a

clear statement of requirement). Memang ada beberapa kriteria yang lain, namun jika

tiga elemen

tersebut sudah

pada

tempatnya,

maka

kesempatan

proyek

akan

sukses

jauh lebih besar. Sebaliknya, bila hal tersebut tidak terpenuhi potensi gagal bisa

meningkat tajam.

Tabel 2.1 Kriteria Proyek Sukses

Dalam

jajak pendapat tersebut,

responden juga diminta pendapatnya

tentang

faktor

apa saja yang menyebabkan proyek challenged, hasilnya seperti terlihat dalam Tabel

2. 2.

Tabel 2.2 Kriteria Proyek Challanged

Hasil jajak pendapat tentang opini mengapa proyek menjadi rusak dan terancam

dibatalkan, faktor terbesar dikarenakan daftar kebutuhan yang kurang lengkap serta

terlalu sedikitnya keterlibatan pengguna.

Tabel 2.3 Kriteria Proyek Impaired

Sebagai

gambaran betapa

masih tingginya tingkat kegagalan proyek perangkat

lunak

negara

yang

telah

maju sekalipun,

tabel

berikut

menunjukkan

perkembangan tingkat keberhasilan proyek pengembangan perangkat lunak

(software development project) di Amerika Serikat dari tahun ke tahun :

Tabel 2.4 Tingkat Keberhasilan Proyek Perangkat Lunak