|
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem
Informasi
2.1.1
Pengertian
Informasi
Informasi
adalah
suatu
hasil
pengolahan dalam
bentuk
agregat
untuk
menghasilkan pengetahuan
dan
kemampuan.
Informasi
adalah
sesuatu
yang
dapat
menambah pengetahuan penerimanya jika
dibangun dari data
yang tepat dan
sesuai
dengan permasalahan yang dihadapi (Jhon Burch, 1974).
2.1.2
Pengertian Sistem
Informasi
Robert
A
Szimanski
dkk,
dalam
bukunya
“computer
and information
systems” (Robert Szymanski, 1995) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut:
Sistem Informasi adalah sekumpulan fungsi
yang bekerja secara bekerja sama dalam
mengelola pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi.
Simkin Mark G dalam bukunya yang berjudul “Computer Information System
for
Bussines”
(Mark
Simkin,
1987)
bahwa
:
Sistem Informasi adalah
sekumpulan
elemen
yang
bekerja
secara
bersama-sama baik
secara
manual
ataupun
berbasis
komputer
dalam
melaksanakan pengolahan
data
yang
berupa
pengumpulan
penyimpanan
pemrosesan
data
untuk
menghasilkan informasi
yang
bermakna
dan
berguna bagi proses pengambilan keputusan.
|
|
8
2.1.3
Jenis-jenis Sistem
Informasi
Szymanski (Robert Szymanski, 1995) membagi sistem informasi menjadi enam
kategori, yaitu :
1. Sistem Informasi Operasional (Operational
Information System)
Informasi
yang
dihasilkan
oleh
sistem
informasi
operasional adalah
informasi yang
menggambarkan aktivitas organisasi
yang
telah berjalan.
Sistem
ini
menghasilkan informasi
kejadian
rutin
dan
harian
yang
dibutuhkan
oleh
manajer
operasional
dalam
melaksanakan tugasnya.
Fungsi-fungsi
yang dikerjakan oleh sistem
informasi operasional adalah:
pengumpulan data,
validasi
data
yang
masuk,
pengolahan data
menjadi
informasi, peremajaan data serta penyajian informasi.
2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang
bertujuan
untuk
menghasilkan informasi
bagi
kebutuhan
para
manajer
dalam
mengevaluasi dan
mengambil
keputusan
dalam
rangka
mengendalikan seluruh
aktivitas
organisasi
(William
Shorde,
1970)
(Herbert Simon, 1980).
3. Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System)
Menurut Mariam Alafi dan H. Albert Napier memberikan definisi sebagai
berikut:
Sistem
Penunjang Keputusan adalah
sistem
interaktif,
yang
membantu
pengambilan
keputusan
melalui
penggunaan data dan
model-
model keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi
terstruktur dan tidak terstruktur.
|
|
9
4. Sistem Penunjang Eksekutif (Executive Support System)
Sistem
Penunjang Eksekutif
memiliki
tanggung
jawab
sebagai
penentu
kebijakan pada tingkat
strategis, penanggung jawab rencana jangka
panjang serta
penentu
arah
dan
tujuan
organisasi
masa
depan.
Data
dan
informasi
yang
dikelola
oleh
Sistem
Penunjang Eksekutif
kebanyakan
adalah data dan informasi yang berasal dari luar organisasi.
5. Sistem Pakar (Expert System)
Sistem
Pakar bisa juga disebut
dengan
knowledge-based
system
yaitu
suatu
aplikasi
komputer yang
ditujukan untuk
membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan persoalan dalam bidang yang spesifik (Turban,
1995)
6. Sistem Informasi Ketatausahaan (Office Information System)
Sistem Informasi Ketatausahaan adalah sistem
yang
mengatur
lalu
lintas
komunikasi antara
pelaku
organisasi
dan
juga
berkaitan
dengan
pengelolaan arsip serta office clarical
work atau kesekretariatan lainnya.
2.2. Konsep dasar Sistem
Penunjang
Keputusan
2.2.1. Pengertian Sistem
Penunjang Keputusan
Menurut Keen dan Morton, Sistem Penunjang
Keputusan adalah perpaduan
antara
sumber
daya
intelektual
manusia
dan
kemampuan komputer
yang
berbasis
komputer
untuk
meningkatkan kualitas
keputusan
dalam
mendukung
pengambilan
keputusan yang berhubungan dengan masalah semi terstruktur. (Turban,1993,p12).
|
|
10
Turban
dalam
bukunya
mengemukakan
bahwa
“A
DSS is
an
interactive,
flexible, and adaptable CBIS,
specially
develop
for
supporting the
solution of
a
particular
management problem for improved decision making.”
Sistem
Penunjang Keputusan adalah
sistem
informasi
berbasis
komputer
interaktif, flexible, dan disesuaikan, dikembangkan secara khusus untuk
mendukung
dalam
memecahkan masalah, dari
masalah manajemen
tertentu
untuk
meningkatkan
pengambilan keputusan yang lebih baik (Turban,1993,p87).
Sistem Penunjang Keputusan merupakan sistem yang berbasis komputer yang
mudah
dalam
penggunaannya,
lebih
memfokuskan
dalam
pengambilan
keputusan
agar lebih efektif dan dapat memecahkan masalah semi terstruktur.
2.2.2. Tujuan Sistem Penunjang Keputusan
Menurut Peter G.W. Keen dan
Scott
Morton
ada
tiga
tujuan
yang
harus
di
capai oleh sistem Penunjang keputusan, yaitu :
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi
terstruktur.
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba untuk menggantikannya.
3. Meningkatkan
efektivitas
pengambilan
keputusan
manajer
dari pada
efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini
berhubungan
dengan tipe
prinsip
dasar
dari
konsep
SPK-
struktur
masalah,
dukungan
keputusan, dan
efektivitas keputusan
(McLeod,1996,p60).
|
|
11
2.2.2.1. Struktur
Masalah
Struktur masalah dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Decision Support
Sytem diarahkan
untuk
mendukung
terhadap
pemecahan
masalah
semi
terstruktur.
Untuk
melihat
secara
jelas
mengenai
masalah
ada tiga pengelompokan
masalah,
yaitu:
1. Masalah terstrutur
Masalah ini
merupakan masalah yang pemecahannya lebih besar, dapat
diselesaikan dengan menggunakan solusi komputer.
2. Masalah tidak terstruktur
Merupakan
masalah
yang pemecahan
masalahnya
lebih besar dengan
menggunakan solusi manajer.
3. Masalah semi terstruktur
Merupakan masalah yang pemecahan masalahnya dapat menggunakan solusi
manajer dan komputer.
|
 12
Solusi
Komputer
Solusi Manajer
Komputer
Solusi
Manajer
Terstruktur
Semi Terstruktur
Tidak Terstruktur
Tingkat Struktur Masalah
Gambar 2.1. SPK Berfokus pada Masalah-Masalah Semi Terstruktur
(Mcleod, 1996, p61)
2.2.2.2. Dukungan Keputusan
SPK
tidak
dimaksudkan
untuk
menggantikan manajer.
Komputer
dapat
diterapkan
pada
bagian
masalah
yang
terstruktur, tapi
manajer bertanggung
jawab
atas bagian yang tidak terstruktur, menerapkan penilaian atau
intuisi dan melakukan
analisis.
Manajer
dan
komputer
bekerja sama sebagai
tim
pemecah
masalah
dalam
memecahkan masalah yang ada
di area semi terstruktur yang luas.
2.2.2.3. Efektivitas Keputusan
Tujuan
SPK
bukanlah
untuk
membuat
proses
pengambilan keputusan
se-
efisien
mungkin. Waktu
manajer berharga dan
tidak boleh terbuang, tetapi
manfaat
utama menggunakan SPK adalah keputusan yang lebih baik. Peranan manajer dalam
|
|
13
mengambil
keputusan
sangat
penting
karena
manajerlah
yang
akan
menentukan
keputusan mana yang terbaik (McLeod,1996,p61).
2.2.3. Karakteristik dan
Kemampuan Sistem Penunjang Keputusan
Karakteristik Sistem Penunjang Keputusan adalah :
1. Merupakan sistem informasi berbasis komputer.
2. Digunakan oleh para manajer (knowledge worker).
3. Digunakan dalam pengambilan keputusan.
4.
Digunakan
untuk
membantu
(mendukung)
manajer,
dan
bukan
menggantikannya.
5.
Digunakan untuk keputusan yang semi terstruktur.
6.
Mendayagunakan model untuk menganalisis keputusan.
7.
Mendayagunakan database.
Beberapa kemampuan yang terdapat dalam Sistem Penunjang Keputusan, yaitu :
1. Mendukung dalam pengambilan keputusan
untuk masalah-masalah semi
terstruktur.
2. Mudah digunakan.
3. Mendukung efektivitas pengambilan keputusan sehingga yang diambil
lebih
berkualitas.
4. Tersedia untuk para manajer dalam tingkat yang berbeda-beda.
5. Mendukung gaya dan proses pengambilan keputusan.
|
 14
6. Dapat digunakan oleh individual dan kelompok atau grup dalam pengambilan
keputusan.
7. Mendayagunakan suatu model untuk menganalisis suatu keputusan.
8. Mendukung semua tahap dalam proses pengambilan keputusan.
11.Konstruksi
tergantung
End-User
12.Pemodelan
dan Analisis
1.Program Semi
Terstruktur
10.Manusia
mengatur
mesin
2.Kepada
Manajer dalam
Tingkat yang
Berbeda
9.Efektif tapi
tidak efisien
DSS
3.Kelompok
dan Individu
4.Ketergantun
gan
8.Interaktf
7.Mampu
beradaptasi
dan Fleksibel
6.Mendukung
berbagai
macam jenis
keputusan
dan proses
5.Desain
Dukungan
Kecerdasan
Gambar 2.2. Karakteristik dan Manfaat SPK (Turban, 1998, p79)
2.2.4. Pengambilan
keputusan
Pengambilan keputusan merupakan sebuah proses pemilihan diantara
beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan (Turban,1993,p40).
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha untuk
memecahkan masalah,
pemecah
masalah
mungkin
membuat
banyak
keputusan.
Keputusan
merupakan
rangkaian
tindakan
mengurangi dampak
negatif,
atau
untuk
memanfaatkan kesempatan (McLeod, 1996,p56).
|
|
15
Tahap-tahap pengambilan keputusan dan model :
Sebelum
memahami
modelling (pemodelan),
ada
baiknya
untuk
mengikuti
suatu
proses
pengambilan keputusan
sistematis,
yang,
menurut
simon(1977),
melibatkan
tiga tahap utama: kecerdasan/intelligence, keputusan,
dan pilihan. untuk
tahap keempat adalah implementasi, telah ditambahkan. Kemudian Monitoring dapat
dipertimbangkan menjadi
tahap
yang
ke
lima,
bagaimanapun,
kita
memandang
monitoring
seperti
tahap
kecerdasan/intelligence yang
diberlakukan
untuk
tahap
implementasi. Model
Simon's
adalah
model
yang
paling
singkat,
namun
model
tersebut dapat melengkapi peranan pembuat keputusan secara rasional.
Ada suatu arus aktivitas yang merupakan kelanjutan dari kecerdasan/inteligen
yang
menggambarkan dalam
bentuk
gambar
(model),
arus
tersebut
menggunakan
umpan
balik
yang
akan
mengarahkan
langkah-langkah pengambilan
keputusan.
Modeling (pemodelan) adalah salah satu bagian penting dari proses yang secara alami
akan
menggambarkan tahap-tahap dari penemuan
masalah sampai
kepada
solusinya
untuk membantu dalam pengambilan keputusan melalui umpan balik.
1. Intelligence
Adalah
ilmu
yang
dapat
digunakan
untuk
mengidentifikasikan
masalah
dan
menggambarkan masalah masalah tersebut menjadi suatu bentuk yang mudah
dimengerti.
2. Design
Adalah
suatu
model
yang
menghadirkan sistem
secara
terstruktur.
Ini
dilakukan
dengan
pembuatan
asumsi
yang
akan
menyederhanakan
masalah
dengan
mencatat
hubungan antar
semua variabel. Model
tersebut akan
|
|
16
dipertimbangkan,
dan ukuran-ukuran
akan diatur untuk dievaluasi
supaya
dapat
mengenal
berbagai
macam
tindakan
alternatif
yang dihasilkan. Sering
sekali dalam proses konstruksi model ini akan mengidentifikasi potensial dari
alternatif solusi.
3. Choise
Meliputi pemilihan suatu solusi dari model yang telah diusulkan tetapi bukan
kepada
masalah yang
utama.
Solusi
ini
akan
diuji
untuk
menentukan
kelangsungan model. Apabila solusi
yang
diusulkan
layak
untuk digunakan,
kita akan siap untuk tahap yang terakhir.
4. Implementation
Implementasi
yang
sukses
dapat
menyelesaikan atau
memecahkan
masalah
secara
nyata. Kegagalan
dari
implementasi akan
mengarahkan kita
melalui
feedback (umpan balik) kembali kepada tahap awal dari process.
2.2.5. Jenis-jenis keputusan
Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon ada 2 jenis, yaitu:
1. Keputusan terprogram
Keputusan ini bersifat berulang atau rutin terjadi, sedemikian hingga suatu
prosedur
pasti
telah
dibuat
untuk
menanganinya sehingga
keputusan
tersebut tidak perlu diperlakukan sebagai sesuatu yang baru.
2. Keputusan tak terprogram
Keputusan ini bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsisten. Tidak
ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah
|
 17
ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau
rumit atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang
sangat khusus. (McLeod, 1996, p56)
2.2.6. Keuntungan Penggunaan Sistem
Penunjang Keputusan
Penggunaan SPK dapat memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
1. Kemampuan untuk mendukung terhadap pemecahan masalah-masalah
yang kompleks.
2. Respon yang cepat terhadap suatu situasi yang tidak terduga karena hasil
dari perubahan kondisi.
3. Meningkatkan pengendalian manajemen dan performance (prestasi).
4. Menghasilkan keputusan-keputusan
yang subjektif
dan lebih konsisten
daripada keputusan-keputusan yang dibuat oleh intuisi.
5. Meningkatkan efektivitas manajerial.
6. Meningkatkan produktivitas analisa.
7. Cost
Saving, penghematan
biaya
dapat
terjadi
karena
menghindari
keputusan yang salah.
2.2.7. Komponen-Komponen Sistem Penunjang Keputusan
Data Management Subsystem
Berisi data-data yang
relevan terhadap situasi dan dikelola oleh
software
yang disebut Database Management System (DBMS).
|
 18
Model
Management
Subsystem
Paket software ini berisi finansial, statistik, management
sience, atau
model kuantitatif yang mentediakan kemampuan sistem analisis dan
sesuai dengan
software management.
Knowledge Management
Subsystem
Susbistem
ini
mampu
menyediakan banyak
subsistem
lainnya atau
yang
sesuai dengan independent components.
User Interface
Subsystem
Subsistem
ini
mampu
membuat sistem
ini
berkomunikasi
dengan
user
(pengguna sistem) melalui perintah-perintah.
Pengguna sistem
akan
menjadi
bagian
dari
sistem.
Para
peneliti
menyimpulkan bahwa keunikan dari Sistem Penunjang Keputusan berasal dari
interaksi antara komputer dengan si pembuat keputusan.
2.3 Konsep Dasar
Manajemen Sumber
Daya
Konsep
dasar
manajemen
sumber
daya
adalah
serangkaian keputusan-
keputusan
yang
terintegrasi
yang
membentuk
relasi
kepegawaian yang
mempengaruhi efektifitas
para
pekerja
dan
organisasi
karyawan
tentang
hubungan
karyawan
yang
mempengaruhi efektifitas
karyawan
dan
organisasi
(Milkovich
Boudreu,1997,p2).
Manajemen
sumber
daya
manusia
adalah
semua
kegiatan
yang
dilakukan
mulai dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian,
|
|
19
sampai pengendalian semua nilai yang menjadi kekuatan manusia
tadi,
untuk
dimanfaatkan kemaslahatan hidup manusia itu sendiri. (Gauzali,1996,p9).
Manajemen sumber daya
manusia merupakan pengeloalaan terhadap sumber
daya
yang
berasal
dari
manusia sehingga
dengan
adanya pengelolaan
yang
efektif
dapat dicapai sasaran organisasi
2.3.1. Kegiatan Utama
Sumber
Daya
Manusia
Sumber
daya
manusia
mendukung
area
fungsional lain
dengan
membantu
mendapatkan personal baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya dan
menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan rantai pegawai.
Dalam
memenuhi tanggung
jawabnya,
sumber
daya
manusia
melakukan empat
kegiatan utama : (Mc Leod,1996,p276-277).
1. Perekrutan dan penerimaan
Sumber
daya
manusia
membantu
membawa
pegawai
baru kedalam
perusahaan dengan memasang
iklan
lowongan kerja,
memberitahukan posisi
yang
diminta
kepada
agen
kerja
swasta
maupun
pemerintah, melakukan
wawancara pemilihan dan mengurus tes bagi pegawai.. Sumber daya manusia
selalu
mengikuti
perkembangan terakhir
dalam
peraturan
pemerintah
yang
mempengaruhi praktek
kepegawaian
menasehati
manajemen
untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
|
|
20
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama
periode
kepegawaian, manajemen
sumber
daya
manusia
dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan
yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan.
3.
Manajemen Data
Sumber
daya
manusia
menyimpan
database
yang
berhubungan dengan
pegawai, dan
memproses data
tersebut
untuk
memnuhi kebutuhan informasi
pemakai.
4.
Pemberhentian dan Administrasi Tunjangan
Pada
saat
pegawai
berhenti
bekerja,
Manajemen Sumber
Daya
Manusia
memproses kertas kerja yang diperlukan
dan
kadang
melakukan wawancara
keluar. Salah satu tujuan wawancara ini
untuk belajar bagaimana perusahaan
memberikan pelayanan
yang
lebih baik bagi pegawainya dimasa
mendatang.
Setelah
penghentian, manajemen
sumber
daya
manusia
mengurus
program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak itu.
2.3.2 Pengertian Perekrutan,
Pelatihan, dan
Penilaian Kinerja
2.3.2.1 Perekrutan
Perekrutan adalah Proses mencari, dan menarik para pelamar yang memiliki
kemampuan untuk dipekerjakan oleh suatu organisasi. (Siagian, S. P, 1997,p102).
Proses perekrutan dimulai
saat
kebutuhan
akan
sumber
daya
manusia
diperlukan. Keputusan
untuk
mencari
orang-orang yang
akan
mengisi posisi
yang
|
|
21
kosong
tersebut dapat
dilakukan dengan
memilih
karyawan
yang
lama atau
mengambil posisi baru dari luar.
Proses perekrutan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1. Internal
Proses perekrutan yang terdapat dalam internal perusahaan. Sumber penarikan
SDM yang bersifat internal adalah SDM yang akan ditarik berasal dari tenaga
yang sudah ada dalam perusahaan itu sendiri. (Gauzali,1996,p45).
Hal ini dapat dilakukan, karena SDM yang bersangkutan : (Gauzali,1996,p45-
46)
a.
Mempunyai
potensi
yang
lebih
baik
untuk
melaksanakan
pekerjaan
baru
yang
tersedia
dibandingkan dengan
mengerjakan
pekerjaan
sebelumnya.
Hal
ini
merupakan hasil pengamatan yang dilakukan
terus menerus terhadap yang bersangkutan.
b. Telah mengikuti pelatihan-pelatihan
khusus sehingga dapat ditarik
untuk melakukan pekerjaan baru yang tersedia
c.
Sudah
memenuhi
persyaratan untuk
memperoleh promosi
dalam
pekerjaan
atau
jabatan.
Hal
ini
tentu
didasarkan beberapa
fackor,
penilaian
prestasi, kerja
yang
baik,
wawasan kepemimpinan,
kerjasama, disiplin, dan sebagainya.
Kelebihan perekrutan internal adalah:
a. Dapat menimbulkan suasana berlomba diantara para karyawan dalam
menghasilkan prestasi kerja.
|
|
22
b. Dapat meningkatkan gairah untuk lebih mendalami ilmu pengetahuan
di kalangan SDM.
c. Rasa memiliki terhadap perusahaan semakin tinggi bagi yang mengisi
lowongan.
d. Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk recruitment lebih murah.
e. Tidak perlu susah payah memperkenalkan perusahaan.
f.
Proses dan prosedur penarikan akan lebih efisien dan efektif.
Kelemahan perekrutan internal adalah :
a. Kurang siapnya mental SDM untuk kedudukan yang baru.
b. Perusahaan kurang
mendapat masukan atau
gagasan baru
untuk
pengembangan perusahaan.
c. Kemungkinan terjadi kekosongan pada
unit kerja yang ditinggalkan
oleh SDM yang dapat promosi atau alih tugas.
d. Dapat menimbulkan keresahan dikalangan SDM lain yang lebih
senior atau bagi SDM
lain yang
memang
menginginkan posisi
tersebut.
2. Eksternal
Proses
perekrutan dengan
mengambil
orang-orang yang
terdapat
di
luar
perusahaan. Cara-cara
yang
dilakukan
untuk
perekrutan
eksternal
ini
yaitu
dengan
mengunakan iklan,
informasi
yang
disampaikan
melalui
karyawan
(referensi karyawan), lembaga tenaga kerja, dan pelamar langsung.
|
|
23
Kelebihan perekrutan eksternal, yaitu
:
a. Banyak ide atau gagasan baru.
b. Mengurangi konflik intern.
c. Alternatif karyawan lebih variasi.
2.3.2.2. Pelatihan
Pelatihan
adalah
suatu
proses
secara
sistematis untuk
membantu
pengembangan
akuisasi
keterampilan,
peraturan-perturan, konsep
atau
sikap
yang
merupakan
hasil
untuk
meningkatkan
karakteristik
karyawan
dengan kriteria
yang
diinginkan oleh kepegawaian (Milkovich and Boudreau, 1997, p408).
Pelatihan
merupakan komponen
yang
akan
digunakan untuk pengembangan
semua
pegawai
yang
ada
dalam
suatu
organisasi. Hal
ini
berarti
semua
tingkat
manajemen, posisi
penyedia
dan
non
penyedia,
dan
dalam
semua
keahlian,
pengetahuan
dan
sikap
yang
diperlukan
untuk
pelaksanaan yang
dapat
menunjang
pelaksanaan kegiatan operasional.
Pelatihan
ini
diberikan
agar
setiap
karyawan
diperlengkapi dalam
menjalankan tugasnya
dengan
baik.
Pelatihan
ini
juga
merupakan
suatu
strategi
perusahaan
untuk
mempersiapkan pekerja-pekerja sehingga
mampu
bekerja dengan
efektif dan efisien.
|
|
24
Ada tiga metode pelatihan, yaitu : (Milkovich and Boudreau, 1997)
1. Apprentice training
Pegawai
baru
ditempatkan di
bawah
asuhan
pegawai
lama
yang
berpengalaman.
Pegawai lama
mengajarkan
bagaimana
cara
melaksanakan tugas kepada pegawai baru.
2. On the job training
Pelatihan ini dilaksanakan dengan cara menempatkan pegawai baru untuk
memangku
jabatannya
tetapi
didampingi oleh
pegawai
lama
yang
berpengalaman.
Orang
itulah
yang
akan
memberi
petunjuk
bagaimana
cara melaksanakan tugasnya.
3. Of the job training
Pelatihan ini diadakan di luar aktivitas organisasi, yaitu pada lokasi
tertentu
yang
disediakan
untuk
kepentingan tersebut.
Pergawai
baru
dibebaskan dari tekanan dan desakan yang terus menerus di tempat kerja,
sehingga
mereka
dapat
memanfaatkan perhatihan
sepenuhnya
pada
pengalaman belajar.
2.3.2.3. Penilaian Kinerja
Proses
penilaian
yang
membandingkan antara prestasi
kerja
karyawan
yang
diharapkan dengan prestasi yang sesungguhnya terjadi.
Penilaian
prestasi
kerja
merupakan bagian
penting
untuk
dapat
menilai
kemampuan,
ketrampilan
yang
dimiliki
oleh
pegawai
dan
melihat
sampai
sejauh
mana peranan manajemen Sumber Daya Manusia telah maksimal melakukannya.
|
|
25
Proses
penilaian
kinerja
dilakukan
agar
pegawai
termotivasi
dalam bekerja
dan
meningkatkan produktivitas kerja
yang
baik.
Penilaian
prestasi
kerja
pegawai
berorientasi pada dua
hal,
yaitu orientasi
masa
lalu dan
masa depan. Orientasi
masa
lalu sangat bermanfaat dalam pengambilan keputusan tentang segi tertentu
manajemen Sumber Daya Manusia seperti dalam
menentukan sistem
imbalan
yang
akan
diberikan
untuk
meningkatkan produktivitas serta prestasi kerja
para pegawai.
(Siagian S. P., p223-230)
Sebaliknnya, penilaian
yang
berorientasi
ke
masa
depan
terutama
dimaksudkan untuk mengidentifikasikan potensi para pegawai yang perlu digali yang
pada
gilirannya
merupakan bahan
informasi
yang
sangat
penting
dalam
promosi
pegawai
ke
tingkat
yang
lebih
tinggi
atau
untuk
kepentingan
alih
tugas
di
masa
depan.
“Appraising
is
the
process
of estimating
or
judging
the
value,
excellence,
qualities or status
of some object,
person, or thing”.
Penilaian adalah
suatu
proses
mengestimasi atau
menetapkan nilai, penampilan, kualitas atau
status
dari beberapa
objek, orang atau benda. (Andrew F. Sikula)
“Employee appraising
is
the
systematic
evaluation
of
a
worker’s
job
performance and potential
for development”. Penilaian prestasi kerja adalah evaluasi
yang
sistematis terhadap
pekerjaan yang
telah
dilakukan oleh
karyawan dan
ditunjukan untuk pengembangan. (Andrew F. Sikula)
Menurut Dale
Yoder,
“Personnel
appraisals
refer to
the
formal
procedures
used
in
working
organizations to evaluate
the personalities and contributions
and
potential of
group member”. Penilaian
prestasi
kerja
merupakan
prosedur yang
|
|
26
formal dilakukan di dalam organisasi untuk
mengevaluasi pegawai dan sumbangan
serta kepentingan bagi pegawai.
2.3.2.3.1. Tujuan dan
Kegunaan Penilaian Prestasi
Karyawan
Penilaian prestasi karyawan berguna untuk perusahaan serta harus bermanfaat
bagi karyawan. Tujuan dan kegunaan penilaian prestasi karyawan sebagai berikut :
1. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi,
demosi, pemberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa.
2. Untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam
pekerjaannya.
3.
Sebagai
dasar
untuk
mengevaluasi efektivitas
seluruh
kegiatan
di
dalam
perusahaan.
4. Sebagai dasar
untuk
mengevaluasi program
latihan
dan
keefektifan
jadwal
kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengewasan, kondisi kerja, dan
peralatan kerja.
5. Sebagai
indikator
untuk
menentukan kebutuhan
akan latihan bagi karyawan
yang berada di dalam organisasi.
6. Sebagai
alat untuk
meningkatkan motivasi kerja karyawan
sehingga dicapai
tujuan untuk mendapatkan performance kerja yang baik.
7.
Sebagai
alat
untuk
mendorong
atau
membiasakan para
atasan
untuk
mengobservasi perilaku
bawahan
supaya
diketahui
minat
dan
kebutuhan-
kebutuhannya.
|
|
27
8. Sebagai alat
untuk
bisa
melihat
kekurangan
atau
kelemahan-kelemahan
di
masa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya.
9. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan.
10. Sebagai alat
untuk
mengidentifikasi kelemahan-kelemahan personel
dan
dengan demikian
bisa sebagai
bahan
pertimbangan
agar
bisa
diikutsertakan
dalam program latihan kerja tambahan.
11. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan.
12. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian perkerjaan (job
description).
2.3.2.3.2. Dasar
Penilaian dan
Unsur-unsur yang
Dinilai
a. Dasar Penilaian
Dasar penilaian adalah uraian pekerjaan dari setiap individu karyawan karena
dalam
uraian
pekerjaan
inilah
ditetapkan tugas
dan
tanggung
jawab
yang
akan
dilakukan oleh setiap karyawan.
Tolak
ukur
yang
akan
digunakan untuk
mengukur
prestasi
kerja
karyawan
adalah standar. Secara
umum standar berarti
apa yang akan dicapai sebagai ukuran
untuk penilaian. Secara garis besar standar dibedakan atas dua, yaitu :
1. Tangible Standart, yaitu
sasaran
yang
dapat ditetapkan
alat
ukurnya
atau
standarnya. Standar ini di bagi atas :
a)
Standar dalam bentuk fisik yang terbagi atas: standar kualitas, standar
kuantitas, dan standar waktu. Misalnya kilogram,
meter, baik-buruk,
jam, dan bulan.
|
|
28
b)
Standar dalam bentuk uang yang terbagi atas standar biaya, standar
penghasilan, standar investasi.
2. Intangible Standart,
yaitu sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukur atau
standarnya. Misalnya, standar perilaku, kesetiaan, partisipasi, loyalitas, serta
dedikasi karyawan terhadap perusahaan.
b. Unsur-unsur yang dinilai
1. Kesetiaan terhadap pekerjaannya, jabatannya, dan organisasi. Ini dicerminkan
oleh
kesediaan karyawan dalam
menjaga
dan
membela
organisasi dari
rongrongan orang yang tidak bertanggung jawab.
2. Prestasi kerja baik kualitas maupun kuantitas yang dapat dihasilkan karyawan
tersebut dari uraian pekerjaannya.
3. Kejujuran dalam melaksanakan tugas-tugasnya memenuhi perjanjian baik
bagi dirinya sendiri maupun terhadap orang lain.
4. Kedisiplinan dalam
memenuhi peraturan-peraturan yang
ada dan
melakukan
perkerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan kepadanya.
5. Kreatifitas
dalam
mengembangkan
kreatifitasnya
untuk
menyelesaikan
pekerjannya.
6. Kerja sama dan berpartisipasi dengan karyawan lainnya secara vertikal
maupun horisontal.
7. Kepemimpinan
mempunyai
pribadi
yang
kuat,
dihormati,
berwibawa,
dan
dapat memotivasi orang lain atau bawahannya untuk bekerja secara efektif.
|
|
29
8. Kepribadian,
sikap
dan
perilaku, kesopanan,
memberikan
sikap
yang
baik,
serta berpenampilan simpatik dan wajar.
9. Prakasa, kemampuan berpikir
yang rasional dan berdasarkan
inisiatif sendiri
untuk menganalisis, menilai,
menciptakan, membuat keputusan penyelesaian
masalah yang dihadapinya.
10. Kecakapan dalam
menyatukan dan
menyelaraskan bermacam-macam elemen
yang
semuanya
terlibat
di
dalam
penyusunan
kebijaksanaan dan
di
dalam
situasi manajemen.
11. Tanggung jawab.
2.4. Tahap Analisis Sistem
2.4.1. Data Flow Diagram
(DFD)
Bagian
ini
menguraikan
secara
detil
tentang
teknik
aliran
arus
data
(Data
Flow Diagram)
.
Ini dimaksudkan sebagai suatu pedoman untuk
memandu pembaca
dalam mengembangkan ketrampilan tentang aliran arus data (DFD).
Diagram
Arus
Data
adalah
suatu
diagram
yang
menerangkan arus
data,
penyimpanan data, proses mengenai data, dan sumber-sumber data pada suatu
jaringan sistem tertentu (Kenneth A. Kozar, 1997).
Penggunaan
DFD sebagai
modeling tools
dipopulerkan
oleh
Tom
DeMarco
(1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis
sistem terstruktur (structured system analysis method).
DFD
dapat
digunakan
untuk
merepresentasikan suatu
sistem
yang otomatis
maupun manual melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik.
|
|
30
Tujuan diagram arus data adalah untuk menyediakan suatu jembatan semantik
antara para pemakai dan pengembang sistem. Ciri-cirinya yaitu:
a. Berbentuk grafis, dan menghemat dalam pemakaian kata.
b. Dalam penyajiannya bersifat logis, memperagakan apa (what) yang
dikerjakan
oleh
sebuah
sistem.
Tidak
memperagakan dalam
bentuk
fisik
melainkan
melainkan
mengungkapkan
bagaimana
suatu
sistem
bekerja
melalui suatu model.
c. Berbentuk hirarkis dan menunjukkan tingkatan-tingkatan sistem secara detil.
d. Membolehkan pemakai (user) untuk memahami dan meninjau ulang.
Tujuan dari
diagram
arus
data
adalah
untuk
mempunyai suatu
model
yang
memudahkan untuk memahami suatu sistem. Diagram adalah basis dari analisa
sistem yang tersusun melalui sebuah model. Diagram arus Data didukung oleh teknik
tentang analisa sistem yang tersusun
seperti struktur data diagram, kamus data, dan
procedure-representing teknik
seperti
tabel
keputusan, alur keputusan, dan
susunan
bahasa.
Diagram Arus Data dapat mengurangi pengeluaran biaya, seperti:
a. Kesalahpahaman antara user (pengguna) dengan developer-nya mengenai
sistem yang diinginkan oleh user. Sehingga memerlukan biaya untuk merevisi
sistem sesuai dengan keinginan user.
b. Mengubah-ubah perancanaan sistem
baik
logis maupun
fisik karena
adanya
perubahan teknologi yang mengakibatkan pengeluaran biaya.
c. Pemborosan
atau
ketidakcakapan
sistem
sebab
suatu
sistem
dikategorikan
"terkomputerisasi" sebelum mendapatkan "teratur".
|
 31
d. Menjadi tidak mampu untuk mengevaluasi batasan-batasan proyek sistem atau
derajat tingkat otomasi, menghasilkan suatu proyek dari lingkup tidak sesuai.
2.4.1.1. Uraian Data Flow Diagram (Diagram Arus
Data)
Diagram Arus
Data adalah terdiri atas yang empat simbol basis dasar
menunjukkan di bawah ini :
1. External Entity; Entitas yang berada di luar sistem, yang memberikan data kepada
sistem
yang
disebut
source
atau
yang
menerima
informasi
dari
sistem
disebut
sink. Simbol
ini tidak
termasuk bagian dari sistem.
Bila sistem
informasi
dirancang untuk satu bagian (departemen), maka bagian lain
yang masih terkait
menjadi external entity.
Gambar 2.3. Simbol External Entity atau Terminal
Pedoman pemberian nama pada external entity:
1)
Nama external entity berupa kata benda.
2)
External
entity tidak
boleh
memiliki
nama
yang
sama
kecuali
memang
objeknya
sama
(digambarkan dua
kali,
dimaksudkan
untuk
membuat
diagram lebih jelas).
Biar demikian, maka terminal ini perlu diberi
garis
miring pada pojok kiri atas. *)
Gambar 2.4. Simbol External Entity atau Terminal *)
|
 32
2. Data
Flow (aliran data); menggambarkan aliran data dari suatu entity ke entity
lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data. Aliran data tersebut antara lain:
1)
Antara dua process yang berurutan.
2)
Dari data store ke process dan sebaliknya.
3)
Dari source ke process.
4)
Dari process ke sink.
Gambar 2.4. Simbol Data Flow
Pedoman pemberian nama pada data
flow:
1)
Nama
aliran data
yang
terdiri dari
beberapa
kata dihubungkan
dengan
garis sambung.
2)
Tidak
boleh
ada
aliran data
yang
namanya sama
dan
pemberian
nama
harus mencerminkan isinya.
3)
Aliran data
yang terdiri dari
beberapa elemen dapat dinyatakan dengan
grup elemen.
4)
Hindari
penggunaan
kata
‘data’
dan
‘informasi’
untuk
memberi
nama
pada aliran data.
5)
Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.
3. Data Stores (penyimpanan data); Merupakan tempat penyimpanan data. Process
dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store.
Gambar 2.5. Simbol Data Store
|
 33
Pedoman pemberian nama data store:
1)
Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.
2)
Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung (“_”).
4. Process (proses);
Menggambarkan apa
yang
dilakukan oleh
sistem. simbol ini
berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau
beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi
yang diinginkan. Setiap proses
memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa
data keluaran. Proses sering juga disebut bubble.
Gambar 2.6. Simbol Process
Pedoman pemberian nama process:
1)
Nama
proses
terdiri dari
kata
kerja
dan
kata benda
yang
mencerminkan
fungsi
proses
tersebut,
misalnya:
Hitung
Gaji,
Pendataan Order,
cetak
Laporan Penjualan, dll.
2)
Jangan
menggunakan kata
‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu
process (bubble).
3)
Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
4)
Proses
harus
diberi
nomor.
Urutan
nomor
sedapat
mungkin mengikuti
aliran/urutan proses;
namun
demikian,
urutan proses
tidak
berarti
secara
mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
|
|
34
5)
Penomoran proses
pada
tingkat pertama
(Diagram Nol) adalah 1.0, 2.0,
3.0, dst.
6)
Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses
1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.
7)
Context Diagram
(Diagram Konteks) tidak perlu diberi nomor.
8)
Apabila dalam pemberian nomor diikuti dengan tanda bintang (‘*’),
proses tersebut adalah level terendah, dan tidak dirinci lagi.
Sistem apapun dapat diwakili pada manapun tingkatan detil oleh empat
lambang ini .
2.4.1.2. Ketentuan Lain
Data Flow Diagram (Diagram Arus
Data)
Ketentuan
lainnya
diluar
pedoman
untuk
memberikan
nama
pada
simbol-
simbol Diagram Arus Data yaitu:
1. Nama aliran data yang
masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan
nama aliran yang keluar dari proses tersebut.
2. Data Flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila:
a. Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami.
b. Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record
utuh).
3. Tidak
boleh ada aliran data dari terminal ke data
store
atau sebaliknya
karena
terminal
bukan bagian dari sistem.
hubungan
terminal
dengan
data
store
harus
melalui proses.
|
|
35
2.4.2. Analytic Hierrachy Process (AHP)
Metode
Analytic Hierarchy
Process
(AHP)
merupkan teori
umum
mengenai
pengukuran. Empat
macam
skala
pengukuran
yang
biasanya
digunakan
secara
berurutan adalah skala
nominal, ordinal,
interval, dan rasio. Skala
yang
lebih tinggi
dapat
dikategorikan menjadi
skala
yang
lebih
rendah,
namun
tidak
sebaliknya.
Pendapatan
per
bulan
yang
berskala
rasio
dapat
dikategorikan menjadi
tingkat
pendapatan
yang
berskala
ordinal
atau
kategori
(tinggi,
menengah, rendah)
yang
berskala
nominal. Sebaliknya jika pada saat dilakukan pengukuran data
yang
diperoleh
adalah
kategori
atau
ordinal,
data
yang
diperoleh adalah
kategori
atau
nominal,
data
yang
berskala
lebih
tinggi
tidak
dapat
diperoleh. AHP
mengatasi
sebagian permasalahan itu.
AHP
digunakan
untuk
menurunkan
skala
rasio dari
beberapa perbandingan
berpasangan
yang
bersifat
diskrit
maupun
continue.
Perbandingan berpasangan
tersebut dapat diperoleh melalui pengukuran actual maupun pengukuran relative dari
derajat kesukaan, atau kepentingan atau perasaan. Dengan demikian metode ini
sangat berguna
untuk
membantu
mendapatkan skala
rasio dari
hal-hal
yang
semula
sulit diukur seperti pendapat, perasaan, prilaku, dan kepercayaan.
Pendapatan AHP dimulai dengan membuat struktur hirarki atau jaringan dari
permasalahan
yang
ingin diteliti.
Di
dalam
hirarki
terdapat tujuan
utama,
kreiteria-
kriteria,
subkriteria-subkriteria dan
alternatif-alternatif
yang
akan
dibahas.
Perbandingan
berpasangan
dipergunakan untuk
membentuk
hubungan
di
dalam
strutur.
Hasil
dari
perbandingan berpasangan
ini akan
membentuk
matrix dimana
|
 36
skala
rasio
diturunkan
dalam bentuk eigenvector
utama
atau
fungsi-eigen,
matrix
tersebut berciri positif dan berkebalikan, yakni aij = 1/ aji
2.4.3. Perhitungan
AHP
2.4.3.1 Langkah-Langkah Penghitungan Weight dan ?
maks
Jabarkan penilaian
yang diperoleh dari kuesioner dalam bentuk
matriks
yang
disusun
menurut
kriteria
yang
ada, kemudian cari
weight atau
priority
vectornya.
Langkah-langkah penghitungan weight dan
?
maks
adalah sebagai berikut.
•
Hitung
v
i
untuk setiap baris dengan rumus:
n
v
i
=
n
?
a
ij
=
n
a
i1
a
i
2
...a
in
, lakukan untuk setiap baris i = 1,...,n
j
=1
•
Normalisasikan nilai vi untuk mendapatkan weight ( w
i
)
w
i
=
v
i
v
1
+
v
2
+
... + v
n
Lakukan untuk setiap baris i = 1,...,n
•
Selesaikan persamaan berikut untuk
?
i
untuk setiap baris i = 1,..., n
A
i
w = ?
i
w (dimana A
i
adalah baris ke-i dari matriks A)
atau a
atau
i1
w
1
+
a
i
2
w
2
+
... + a
in
w
n
=
?
i
w
i
?i =
a
i
w
w
i
•
Setelah
didapatkan
?
i
untuk setiap baris,
maka rata-ratakan nilai
?
i
pada
setiap baris untuk mendapatkan
?
maks
, dengan rumus :
|
 37
?
maks
?
+
?
+
... +
?
=
1
2
n
n
•
Melakukan uji konsistensi atau keseragaman dari matriks perbandingan
Untuk
melakukan
hal ini,
harus dilakukan perhitungan terhadap CI
dan
CR dari matriks tersebut, yaitu :
?
-
n
CI =
maks
n
-
1
Keterangan :
?
maks
=
nilai maksimum
dari nilai eigen matriks yang
bersangkutan
n
=
jumlah elemen dalam matriks
Rumus dari CR adalah :
CR =
CI
RC
Keterangan :
CI
=
Consistency Index
RC = Random Consistency
RC didapat dari tabel dibawah ini menurut nilai n.
n
1
2
3
4
5
6
7
8
9
RC
0,00
0,00
0,58
0,90
1,12
1,24
1,32
1,41
1,45
Tabel 2.1 Random Consistency
|
 38
Ketika
CR <
0,10,
maka
matriks
perbandingan
dapat
dilihat
memiliki
keseragaman
yang
memuaskan.
Hal
ini
berarti
vektor
weight dapat
diterima
atau
diandalkan. Jika tidak, maka matriks perbandingan harus dibuat ulang.
2.4.4. Critical Success Factor (CSF)
Critical
Success Factor
(CSF)
adalah
faktor-faktor
yang
mendukung
kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Dalam Analisis CSF
ada 3 hal
yang harus diperhatikan, yang diperhatikan
dalam CSF, yaitu :
1. Informasi yang bersifat kritis dapat diperoleh dengan melakukan analisis
CSF.
2. Asumsi kritis, anggapan yang digunakan untuk
mengetahui sejauh
mana
tujuan dan Critical Success Factor suatu perusahaan tercapai.
3. Keputusan kritis, digunakan sebagai dasar membangun sistem pengendali
keputusan.
Menurut
Martin,
CSF
merupakan
faktor-faktor yang
sangat
berpengaruh
terhadap
kemampuan perusahaan
dalam
mencapai
sasarannya,
dan
sangat
berpengaruh
bagi eksekutif,
yaitu Membantu
eksekutif
dalam
aktifitas
yang
sangat
penting dan membantu menentukan informasi yang benar-benar dibutuhkan.
|