|
7
BAB 2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Menurut Ward & Peppard (2002, p3), sistem informasi didefinisikan
sebagai cara dari orang-orang dan organisasi-organisasi memanfaatkan teknologi,
mendapatkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebar informasi.
Menurut O’Brein dan Marakas (2007, p4) sistem informasi adalah kombinasi
teratur dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi.
Menurut Ward & Peppard (2002, p3), teknologi informasi khusus merujuk
pada teknologi, misalnya: hardware, software, dan jaringan telekomunikasi, baik
yang terlihat (tangible), misalnya: server, PC, router, dan kabel jaringan maupun
yang tidak terlihat (intangible), misalnya: software dan lain lain. Teknologi
Informasi menyediakan sesuatu untuk melakukan pemrosesan, penyimpanan,
pengiriman dan berbagi konten digital lainnya, dengan pengertian lainnya bahwa
teknologi merupakan alat yang mendukung aktivitas sistem informasi. Menurut
O’Brien (2003, p9), teknologi informasi merupakan perangkat keras, perangkat
lunak, jaringan komunikasi, manajemen basis data dan pemrosesan teknologi
informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer.
2.2 Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi
Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah
strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan perusahaan
terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang
dimiliki organisasi tersebut.
Menurut O’Brien (2007, p46), peranan strategi sistem informasi mendukung
penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan produk, jasa, dan
kapabilitas yang dapat memberikan manfaat yang lebih bagi perusahaan dalam
menghadapi kompetisi di pasar global. Strategi sistem informasi dapat berupa
berbagai macam sistem informasi (seperti sistem informasi manajemen dan
|
|
8
decision support system (DSS)) yang membantu sebuah organisasi
mengembangkan kompetitif mereka atau menuju tujuan strategis organiasis.
Menurut Ward dan Peppard (2002, p44) adalah menyimpulkan kebutuhan
informasi dan sistem suatu organisasi yang didukung oleh teknologi. Sehingga
teknologi informasi dirancang agar teknologi tersebut dapat diaplikasikan dalam
mengirimkan informasi dan bagaimana sumber daya teknologi diatu sehinggan
sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2.3 Perencanaan Strategis SI / TI
Perencanaan Strategis SI/TI pada suatu perusahaan yang memfokuskan
kepada outline visi dari esensi kebutuhan informasi dan sistem yang di dukung
oleh teknologi dalam sebuah perusahaan tersebut dengan kata lain lebih kepada
“IT Supply” (John Ward and Joe Peppard, 2002). Penerapan SI tentunya sangat
bermanfaat apabila sesuai dengan tujuan, visi, dan misi organisasi(John Ward and
Joe Peppard, 2002). Secara umum, terdapat tiga sasaran utama dari upaya
penerapan Sistem Informasi dalam suatu organisasi yaitu sebagai berikut:
1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi berbagai proses
yang mengelola informasi.
2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi
dengan merubah cara berbisnis.
Perencanaan strategis sistem informasi yang digunakan mengadopsi
metodologi yang dicetuskan oleh Ward & Peppard, sehingga langkah pertama
diawali dengan melakukan analisis eksternal dan internal baik pada lingkungan
bisnis maupun lingkungan SI/TI. Hasil analisis lingkungan bisnis dan SI/TI
tersebut kemudian digunakan sebagai dasar penyusunan strategi SI/TI yang terdiri
dari IS/IT Management Strategy,Business IS Strategi, dan IT Strategy.
|
 9
Gambar 2.1 Perencanaan Strategis SI/TI Ward & Peppard
Pada gambar 2.1 menunjukkan framework ini terdapat bagian-bagian penting
dalam penyusunan IS/IT Strategic Plan (John Ward and Joe Peppard, 2002) yaitu:
A. Input
Pada komponen input, dilakukan identifikasi dan analisis terhadap lingkungan
bisnis dan lingkungan SI/TI, baik dari sisi internal maupun eksternal perusahaan.
Dari
komponen input meliputi beberapa aspek adalah:
1. Internal Business Environment (Lingkungan BisnisInternal)
Analisis dan identifikasi terhadap lingkungan bisnis internal meliputi
beberapa hal yaitu, strategi bisnis pada saat ini, sasaran atau target, sumber
daya, proses-proses, dan kebudayaan, serta nilai-nilai bisnis dari perusahaan.
Hal-hal yang perlu dianalisis dalam analisis lingkungan bisnis internal
perusahaan, adalah:
|
|
10
a. Strategi bisnis perusahaan, bukan hanya sekedar tujuan atau sasaran dari
bisnis melainkan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan tujuan
dan sasaran itu.
b. Proses dan aktivitas bisnis, informasi-informasi utama dari setiap unit
bisnis dan bagaimana satu unit bisnis berhubungan dengan unit bisnis
lainnya dalam perusahaan.
c. Lingkungan dari perusahaan, mencakup struktur, asset-aset, kemampuan
dan intangible assets seperti, knowledge, kompetensi, nilai-nilai, style dan
kebudayaan.
2. External Business Environment (Lingkungan BisnisEksternal)
Yang menjadi perhatian dari analisis dan identifikasi terhadap lingkungan
bisnis eksternal adalah, aspek-aspek ekonomi, industri, kondisi persaingan
dalam dunia bisnis. Analisis ini dilakukan dengan maksud agar dapat
mengetahui perubahan yang terjadi di lingkungan luar perusahaan. Faktor-
faktor di luar perusahaan yang memberikan pengaruh bisnis terhadap
perusahaan. Dengan begitu perusahaan dapat mencari peluang yang nantinya
dapat memunculkan competitive advantage bagi perusahaan dalam
menghadapi persaingan dengan perusahaan lainnya. Serta mengetahui posisi
perusahaan terhadap pesaing perusahaan.
3. Internal IS/IT Environment (Lingkungan SI/TIInternal)
Pada analisis terhadap lingkungan SI/TI internal mencakup beberapa hal
yaitu, perspektif SI/TI yang sedang berjalan terhadap bisnis, kematangan dari
SI/TI itu sendiri, kontribusi dari sisi bisnis, kemampuan dari man power, dan
infrastruktur dari teknologi. Aplikasi portofolio dari sistem yang berjalan dan
juga pengembangan dari sistem, pembiayaan perancangan sistem, juga
termasuk dalam lingkungan SI/TI internal.
4. External IS/IT Environment (Lingkungan SI/TIEksternal)
Dari lingkungan SI/TI eksternal, mencakup trend dan peluang-pelua
penerapan teknologi, serta bagaimana pemanfaatan SI/TI oleh pihak
seperti, customers, perusahaanpesaing, dan para suppliers.
B. Output
|
|
11
Dari komponen input yang mengalami proses strategi SI/TI maka dihasilkan
beberapa komponen output sebagai berikut:
1. IS/IT Management Strategy(Strategi Management SI/TI)
Pada strategi manajemen SI/TI, mencakup elemen-elemen umum yang
diterapkan melalui perusahaan, memastikan konsistensi kebijakan yang
dibutuhkan. Informasi yang ada harus dapat dialirkan ke seluruh strategic
business unit (SBU) yang merupakan bagian dalam perusahaan. Dengan
strategi manajemen SI/TI, dapat menggabungkan strategi bisnis dari satu
SBU dengan SBU lainnya. Strategi managemen SI/TI terdiri dari strategi SI
dan strategi TI dari masing-masing SBU.
2. Business IS Strategy(Strategi SI Bisnis)
Pencapaian utama dari proses strategi bisnis SI adalah memberikan fokus
perhatian pada pemenuhan kebutuhan bisnis, menghasilkan strategi bisnis
yang mempertimbangkan peluang dengan menjadikan teknologi sebagai
elemen yang memegang peranan penting. Teknik utama yang dipakai dalam
hal ini adalah dengan melakukan identifikasi dan analisis dampak dari critical
success (or failure) factor secara detail.
3. IT strategy(Strategi TI)
Pada strategi TI terdapat kebijakan dan strategiuntuk mengelola teknologi dan
sumber daya para tenaga kerja ahli. Strategi TI menentukan bagaimana
mendapatkan dan mengelola sumber daya teknologi, serta
mengembangkannya untuk mendukung strategi bisnis SI dalam framework
strategi manajemen. Yang menjadi fokus utama dari strategi TI adalah di area
yang membutuhkan perubahan karena adanya kebutuhan bisnis, mencari
alternatif-alternatif baru yang dibutuhkan karena adanya perubahan teknologi,
menemukan kapabilitas perusahaan yang memang sebelumnya mungkin
belum diajukan atau dikenali.
2.4 Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) adalah suatu jenis
manajemen yang berkaitan secara khusus tentang penanganan hubungan antara
perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di
|
 12
Gambar 2.2 Customer Relationship Management
2.5 Teknik Analisis
Pada setiap langkah atau fase pada metodologi perancangan strategis system
informasidigunakan satu atau lebih alat bantu untuk melakukan analisis. Alat
bantu atau teknis analisis yang digunakan dalam metodologi tersebut adalah:
2.5.1 PEST (Politic, Economy, Social, Technology)
mata para pelanggannya. Sumber lain menerangkan bahwa CRM adalah sebuah
sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan,
menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan
|
|
13
Analisis PEST merupakan analisis eksternal makro-lingkungan yang akan
mempengaruhi semua perusahaan. P.E.S.T. merupakan akronim untuk Politik,
Ekonomi, Sosial, dan Teknologi faktor eksternal makro-lingkungan.
2.5.2 Porter’s Five Forces
Analisis yang dilakukan dengan mempertimbangkan lima hal untuk
bersaing:
1. Pesaing (competitor)
Faktor ancaman pesaing dipengaruhi oleh perubahan harga, meningkatkan
diferensiasi produk, memanfaatkan saluran distribusi dan memanfaatkan
hubungan dengan pemasok. Jika ancaman competitor tinggi maka kekuatan
produk menjadi tersaingi oleh produk competitor.
2. Produk pengganti (subtitutes)
Faktor produk pengganti dipengaruhi oleh perubahan harga, jumlah alternatif
dan kemudahan ketersediaan dari produk pengganti. Jika banyak produk
pengganti di pasar maka kekuatan produk akan menurun.
3. Pembeli (buyer)
Faktor kekuatan pembeli dipengaruhi oleh kemudahan pasar menyerap
produk. Jika jumlah pembeli sedikit maka kekuatan pembeli tinggi sehingga
pembeli dapat menetapkan harga.
4. Pemasok(Bargaining power of suppliers)
Faktor kekuatan pemasok dipengaruhi oleh kemudahan mendapatkan bahan
baku. Jika jumlah pemasok sedikit maka kekuatan pemasok tinggi sehingga
posisi produk tersebut di pasar tinggi dan pemasok dapat menetapkan harga.
5. Ancaman pendatang baru (Threat new entry barrier)
Faktir ancaman pendatang baru dipengaruhi dari besar kecilnya hambatan
yang dihadapi oleh pendatang baru untuk memasuki sektor bisnis tertentu.Jika
banyak pendatang baru, maka akan banyak perusahaan yang memasuki pasar
dan mengambil keuntungan.
2.5.3 Analisis Value Chain
|
 14
Analisis value chain menggambarkan kegiatan didalam organisasi dan
sekelilingnya dan menghubungkan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam analisis
kekuatan organisasi yang kompetitif. Oleh karena itu value chain mengevaluasi
bagian mana dari setiap aktfitas yang bisa menambah keunggulan organisasi
dalam hal produk atau jasa. Ide ini dibuat berdasarkan pemahaman bahwa
organisasi lebih dari kompilasi random dari mesin-mesin, peralatan, orang-orang
dan uang. Hanya jika beberapa kumpulan itu disusun menjadi sistem dan aktifitas
yang sistematik yang kemungkinan akan menghasilkan sesuatu yang akan
dihargai oleh konsumen (Porter, 1985).
Gambar 2.3Model Value Chain oleh Porter
2.5.4 SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)
Menurut Rangkuti (2006, p18-19), Analisis SWOT adalah metode
perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi faktor internal
berupakekuatan organisasi (strengths) dan kelemahan organisasi (weaknesses)
serta faktor externalberupa peluang yang organisasi dapatkan (opportunities), dan
ancaman dari luar organisasi (threats).
Strengths
Weaknesses
Opportunities Strategi SO
Strategi WO
memanfaatkan kekuatan untuk
pemanfaatan peluang dengan
mendapatkan peluang
meminimalkan kelemahan
Threads Strategi ST
Strategi WT
Menggunakan kekuatan untuk
Meminimalkan kelemahan dan
|
 15
menghindari ancaman menghindari ancaman
Gambar 2.4Matrik SWOT
2.5.5 McFarlan’s Application Portofolio
Menurut Ward dan Peppard (2002, p42), portfolio aplikasi menampilkan
sebuah analisis dari keseluruhan aplikasi perusahaan, baik yang ada saat ini,
potensial ataupun yang masih direncanakan. Portfolio aplikasi adalah cara untuk
me mbawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direnc anakan dan
potensial kemudian menilai kontribusi bisnisnya, umumnya berupa matrik 2x2,
yang merupakan metode yang sangat popular untuk menjelaskan dampak dari
variabel yang tidak berkaitan namun saling mempengaruhi. Dalam portfolio
aplikasi, sebuah aplikasi dapat dikategorikan sebagai strategic, high potential, key
operational dan support tergantung dari peranannya dalam mendukung strategi
bisnis perusahaan, baik saat ini maupun disaat mendatang. Kategori dalam
portfolio aplikasi adalah sebagai berikut:
Strategic
High Potential
Aplikasi yang kritikal untuk kelanjutan
Aplikasi yang mungkin penting dalam
bisnis di masa depan
mencapai kesuksesan di masa depan
Key Operational
Support
Aplikasi yang pada saat ini dipakai
Aplikasi yang berharga tetapi tidak
perusahaan
kritikal untuk kesuksesan
Gambar 2.5Analisis McFarlan
•
Strategic, adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap
keberhasilan bisnis perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah
aplikasi yang mendukung perusahaan dengan memberikan keunggulan
bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suatu aplikasi
strategis atau tidak, dampaknya pada bisnis perusahaanlah yang menentukan.
•
Key Operational, adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis
perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal
dan ini akan mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan.
•
Support, adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan
efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen nnamun tidak me mberikan
keunggulan bersaing.
|
 16
•
High Potential, adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang
keunggulan bagi perusahaan di masamendatang, tapi masih belum terbukti.
2.5.6 Critical Success Factor (CSF)
Rockart (Ward dan Peppard, 2002, p209) mendefinisikan CSF sebagai
area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan,
maka menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing.Area tersebut adalah
area kunci dimana sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar, sehingga
keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Sebagai contoh:
Tabel 2.1Critical Success Factor
Objective/Goal
Critical Success Factors
Mendapatkan pangsa pasar lokal 25% •
Meningkatkan daya saing terhadap toko-
toko lokal lainnya
•
Menarik cutomers baru
Meraih pasokan baru dari “farm to
customer” dalam 24 jam untuk 75% dari
produk
• Mempertahankan hubungan bagus
dengan pemasok lokal
Mempertahankan tingkat kepuasan
pelanggan 98%
• Mempertahankan staf dan mengikuti
pelatihan yang berfokus pada pelanggan
Memperluas jangkauan produk untuk
menarik lebih banyak pelanggan
• Sumber produk baru secara lokal
Memperluas ruang toko untuk
mengakomodasi produk baru dan
pelanggan
• Pembiayaan aman untuk ekspansi
• Mengelola tempat kerja dan tiap
gangguan pada bisnis
2.5.7 FishboneAnalysis
Fishbone diagram (diagram tulang ikan) sering juga disebut Cause-and-
Effect Diagram, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools).
Fishbone diagram digunakan ketika ingin mengidentifikasi kemungkinan
penyebab masalah dan terutama ketika sebuah organisasi cenderung jatuh berpikir
pada rutinitas. Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah
dilakukan jika masalah dan akar penyebab masalah sudah ditemukan.
|
 17
Gambar 2.6 Kerangka Fishbone Analysis
2.5.8 GapAnalysis
Analisis gap adalah metode membantu suatu organisasi membandingkan
ketercapaian saat ini dengan potensi harapan optimis yang diinginkan. Analisis
gap membantu organisasi dalam mengungkapkan faktor yang harus diperbaiki.
GAP
Harapan
Kondisi Saat Ini
Hal-hal yang telah
Faktor yang harus
tercapai pada saat ini
diperbaiki
Gambar 2.7 Kerangka Gap Analysis
|
 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Terdahulu
Hasil
Perencanaan strategi sistem
informasi yang tepat dan
sesuai agar sumber daya
informasi dan teknologi yang
dimiliki dapat dimanfaatkan
sebaik mungkin
Togaf (The Open
Group Architecture
Framework)
Fase – fase dalam TOGAF :
1. Fase Preliminary
2. Fase A : Architecture Vision
3. Fase B : Business Architecture
4. Fase C : Information Systems
Perencanaan strategi sistem
informasi yang tepat melalui
analisis yang matang dalam
mendukung tercapainya visi
dan misi organisasi secara
optimal, serta dihasilkannya
alternatif solusi yang strategis
untuk menyelesaikan berbagai
permasalahan yang dihadapi.
Sistem Informasi
Pada Bank BCA
(2013)
Architectures
5. Fase D : Technology Architecture
6. Fase E : Opportunities and Solutions
Pengembangan SI/TI di PT.
BPR Bumi Asih saat ini belum konsep dasar
mempunyai acuan atau arah
yang jelas, perencanaan atau
implementasi SI/TI
seringkali tidak sejalan dengan Martin, Wetherbe,
rencana bisnis perusahaan.
Data yang tidak akurat dan
tidak cukupnya informasi
membuat manajemen sukar
mengambil keputusan bisnis
secara cepat dan tepat.
Ward dan Peppard
perencanaan strategis
SI, dan
metodologi James
Tozer dan Be
Vissta Planning.
• Tahap input dilakukan identifikasi visi,
Model kombinasi antara
terpusat (centralized) yakni
fungsi yang bersifat kebijakan
dan strategis, dan tersebar
(decentralized) yakni
operasional SI/TI yang
dilakukan di masing-masing
unit kerja SI/TI.
sistem informasi pada
lembaga keuangan
mikro
studi kasus: PT. Bank
Perkreditan rakyat
Bumi Asih Grup
(2012)
misi dan pengumpulan data.
• Tahap analisis dilakukan analisis
lingkungan bisnis dan analisis
lingkungan sistem informasi.
• Terakhir tahap output dilakukan
perumusan misi dan strategi SI/TI serta
strategi manajemen informasi sistem.
BPR Mega Artha Sejahtera Metodologi
Untuk menentukan prioritas proyek SI
digunakan metode Information
Economics dari Marylin Parker yang
hanya mencakup analisis business
domain dan technology domain untuk
mendapatkan hasil perhitungan skor
masing-masing proyek.
SI pemasaran, SI Research
and Development dan SI
kepegawaian.
Sistem dan Teknologi
Informasi pada BPR
Mega Artha Sejahtera
(2011)
perencanaan strategis
SI value business be
vissta planning (BVP),
analisis SWOT, value
chain, Mc Farlan
strategic grid dan
analisis porter five
forces.
|
 1
Studi mempelajari SISP
(Strategic Information System
Plan) dan imple mentasinya di
beberapa universitas top di
shanghai yang berada di
distrik Yangpu. Secara
spesifik 3 konten yang
dipelajari adalah status saat
ini, keunggulan, dan masalah.
Menggunakan data dan Menggunakan MAMPU Guideline
material yang tersedia
didalam kombinasi
elemen pendukug
penelitian seperti
survey kuisioner dan
wawancara.
sebagai sumber referensi didalam
kuisioner, dimana dibuat beberapa
modifikasi penam bahan sesuai situasi
yang ada disetiap distrik. Kuisioner
dibagi 2 sesi: Sesi A untuk menggali
informasi dari uni versitas sedangkan
sesi B dibuat untuk menilai presepsi res
ponden terhadap pentingnya setiap poin-
poin dari outline MAMPU.
Semua universitas yang diteli
adalah unive sitas yang telah
berdiri selama lebih dari 50
tahun. Dan sudah
dipertimbangkan kema
tangannya. Dari hasil
penelitian, 3 dari 5 institusi ts
telah menyelesaikan imple
mentasi SISP. 1 institusi
masih dalam tahap
implementasi dan yang
lainnya masih dalam tahap
perencanaan.
information systems
planning in Shanghai
key universities in
Yangpu District
(2011)
Smartfren sebagai perusahaan Metodologi
CDMA yang telah berhasil
menggunakan teknologi
EVDO Rev.B dan enyedia
layanan pblackberry di
Indonesia, sebagai salah satu
strategi untuk memenangkan
persaingan melalui inovasi
produk.
Ward dan Peppard.
Identifikasi proses bisnis yang ada dalam Perencanaan SI/TI yang
lingkungan internal maupun eksternal
perusahaan.
Review kondisi SI/TI Smartfren, dengan
identifikasi teknologi informasi, sistem
informasi, infrastruktur dan teknologi
komunikasi.
Identifikasi kebutuhan informasi
sehingga terjalin keselarasan strategi
bisnis dengan strategi SI/TI, dengan
melakukan beberapa analisis yang
dibutuhkan.
selaras dengan perencanaan
strategis yang dimiliki oleh
Smartfren.
Kemampuan bersaing dengan
perusahaan provider lainnya
melalui competitive advantage
Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi
untuk Menghasilkan
Keunggulan Bersaing
(Studi Kasus PT.
Smartfren, Tbk)
(2012)
yang dihasilkan oleh SI/TI.
|
|
21
Berdasarkan atas penelitian-penelitian terdahulu yang telah dijabarkan di
atas, terdapat perbedaan dan persamaan antara penelitian yang dilakuk
penelitian-penelitian terdahulu. Kesamaan dengan penelitian terdahulu
dalam menganalisis faktor strategis dengan metode Ward and Peppard
memperkuat daya saing bagi perusahaan. Sedangkan perbedaannya ad
menganalisis pada beberapa sektor bisnisperbankan danselain perbank
|