6
2.
Merekam dan menyimpan data-data serta informasi.
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera
mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
rekaman diminta untuk disimpan menurut hokum, atau disimpan untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
perusahaan seperti rincian negoisasi, transaksi, kerespondensi, pesanan,
faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laopran
persediaan, dll.
3.
Mengatur informasi
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama
layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dan
sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan.
Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik
dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi,
penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
4.
Memberi informasi
Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor
memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian
informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.
Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.
Contoh informasi tersebut pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan
perkembangan, laporan keuangan, dll.
5.
Melindungi aset
Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu
mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti
diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang
tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya melaporkan
adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah hutang
yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital
seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus
disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus
berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera
 |