17
berlomba menurunkan harga. Pemenangnya adalah yang bisa menawarkan harga
yang paling rendah.
Walaupun mungkin ada variasi di dalam prakteknya, secara umum proses tender
mengikuti langkah-langkah berikut (Pujawan, 2005, p144) :
1.
Bagian yang membutuhkan barang atau jasa (biasanya juga disebut user)
mendefinisikan kebutuhan secara umum.
2.
Bagian yang bersangkutan (user) mengirimkan sejenis Purchase Requisition
(PR) ke bagian pengadaan.
3.
Bagian pengadaan akan mengirimkan Request for Quotation (RFQ) atau Request
for Proposal
(RFP) ke supplier yang potensial. Perlu juga dijelaskan disini
bahwa ada perbedaan antara RFQ dan RFP. Untuk barang atau jasa yang sudah
cukup jelas spesifikasinya biasanya
perusahaan memnta penawaran harga
(RFQ). Sedangkan untuk barang / jasa yang spesifikasinya belum jelas, RFP lah
yang dikirim oleh perusahaan (Proposal yang berisi spesifikasi yang diajukan
oleh supplier).
4.
Secara parallel dengan langkah di atas, bagian pengadaan dan bagian yang
membutuhkan barang / jasa tadi membuat kriteria penilaian penawaran
(quotation) atau proposal yang masuk.
5.
Untuk kasus-kasus tertentu, perusahaan terkadang harus mengundang calon-
calon supplier
untuk menjelaskan secara rinci tentang barang / jasa yang
dibutuhkan.
6.
Setelah penawaran / proposal terkumpul, perusahaan akan melakukan proses
seleksi.
7.
Setelah pemenang
ditentukan, bagian pengadaan akan menindaklanjutinya
dengan membuat kontrak degan supplier.
8.
Bagian pengadaan selanjutnya akan mengirimkan PO untuk secara formal
meminta pasokan barang atau jasa sejumlah tertentu dengan harga dan waktu
yang disepakati.
9.
Proses selanjutnya berupa pemantauan pengiriman atau penyampaian jasa,
pembayaran, dan lain-lain tidak jauh berbeda dengan pembelian rutin.
 |