Pembelian
barang
umumnya
dilakukan
oleh
departemen
pembelian.
Tetapi,
pada perusahaan-perusahaan tertentu, kepala suatu departemen atau seorang
supervisor
memiliki kewenangan untuk memesan barang yang dibutuhkan untuk
menunjang
suatu
proses
produksi.
Prosedur pembelian ini umumnya dilakukan
secara tertulis agar dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak terkait dan
dalam rangka menyediakan informasi tentang jumlah barang yang telah
digunakan. Tugas dari departemen pembelian ini meliputi: (Hammer, et. all.,
1994, 210)
1. Menerima permintaan
untuk
melakukan pembelian atas suatu barang
tertentu
dari departemen lain;
2.
Menginformasikan kepada departemen terkait mengenai harga dan jadwal
pengiriman barang yang dipesan;
3. Menyiapkan purchase order; dan
4. Menghubungkan
departemen
pembelian
dengan
departemen
penerimaan
dan
departemen accounting untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi
sehubungan dengan proses pembelian suatu barang tertentu.
Selain
itu,
departemen
pembelian sering kali juga bertugas untuk
memverifikasi dan menyetujui pembayaran atas tagihan yang diterima dari
pemasok. Hal ini akan memberikan keuntungan kepada perusahaan karena
departemen pembelian memiliki seluruh informasi yang berhubungan dengan
pemesanan barang. Akan tetapi,
itu juga akan
mengurangi kontrol secara internal
karena pihak
yang menyetujui dilakukannya pembayaran atas tagihan adalah
pihak yang sama dengan pihak yang melakukan pemesanan.
 |