2. Memberikan tan ggapan secara konstan untuk menyesuaikan den gan tujuan
acara.
Den gan kita memp erhatikan hal-hal diatas maka akan membantu kita untuk
menyusun sebuah konsep yang dapat mencapai tujuan dilakukannya sebuah acara.
Selain itu, di dalam penyusunan sebuah konsep acara kita harus mengetahui
bagaimana tahapan penyusunan rencana kegiatan acara yang akan dilakukan. Hal
ini dilakukan agar kegiatan yang akan dijalankan memiliki pedoman yang jelas
sehingga acara tersebut d apat berjalan secara sistematis dan tidak berantakan.
Menurut
Jefkins (Pudjiastuti, 2010:10-13) tahapan perencanaan sebuah
penyelenggaraan acara adalah sebagai berikut :
a. Menganalisa situasi
Pada tahapan ini yang harus dilakukan adalah mendefinisikan tujuan acara,
menentukan audiens, merancang dan menetapkan pesan, menentukan strategi
media dan event , serta mengevaluasi kegiatan sebelumnya. Disini teknik yang bisa
digunakan adalah seperti analisa SWOT, dan, bertan ya kepada pihak klien.
b. Menentukan tujuan
Pada dasarn ya tujuan
dilaksanakannya sebuah special event adalah untuk
mempengaruhi kognitif, afektif dan konatif khalayak sasaran. Disini maka kita
harus dengan teliti dan detail menentukan apakah tujuan diselenggarakannya
sebuah acara.
c. Menentukan khalayak
Tahapan ini sangat penting k arena diperlukan untuk melakukan segmentasi yang
tepat untuk dijadikan sasaran, menciptakan skala, prioritas, memilih teknik dan
media yang tepat d an mempersipkan atau mengemas pesan yan g mudah diterima.
Jadi jikalau khalayak tidak ditentukan maka dana akan terbuang sia-sia, pesan tidak
dimengerti, atau tidak sesuai karakteristik khalayak dan tujuan tidak tercapai.
d. Memilih media dan bentuk program
Dalam pemilihan media dan bentuk program harus ditentukan dengan khalayak.
e. Menyusun anggaran
Penyusunan an ggaran acara sangat penting jadi harus dilakukan secara teliti dan
detail. Sebab hal ini akan berdampak terhadap k onsep acara. Misalnya dekorasi,
jikalau anggarannya kurang maka dekorasi yang akan digunakan tidak dapat
disesuaikan dengan keinginan atau mengalami penurunan kualitas.
f. Menyusun jadwal kegiatan
 |