Penyusunan sebuah
jadwal kegiatan akan menjadi pedoman bagi pihak pelaksana
acara, sehingga acara yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan keinginan dan
mencapai tujuan.
g. Mengevaluasi
Pada tahapan terakhir ini maka kita akan menentukan metode evaluasi seperti apa
yang ingin digunak an. Hal ini bertujuan untuk dapat melihat sejauh mana tingkat
kesuksesan acara.
Dari beberapa hal diatas yan g berkaitan dalam penyusunan suatu konsep
acara, ada salah satu hal yang penting yaitu melakukan uji kelayakan atau testing
the feasibility.
Melakukan uji kelayakan atau disebut sebagai testing the feasibility terhadap
konsep acara serta melakukan pemantauan terhadap proses peren canaan acara akan
membantu kita dalam menentukan level sukses pelaksanaan acara tersebut.
Ketika melakukan perencanaan dan membentuk sebuah konsep acara, orang-
orang yang bekerja di Event Organizer tersebut haruslah mempertimbangkan
mengenai hal-hal apa saja yang akan mempengaruhi proses berjalannya acara.
Terdapat dua hal yang dapat di pertimbangkan ketika akan menyusun sebuah
konsep acara, yaitu macro environmental scanning dan micro environmental
scanning (McCartney, 2010:138).
a. Macro Environmental Scanning
Macro Environmental berkaitan den gan menganalisis lingkungan makro
yang berhubungan d engan pihak penyelenggar a acara. Hal ini biasanya disebut
dengan PEST analysis (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi).
Analisa politik berkaitan dengan melihat bagaimana keadaan politik yang
ada di lingkungan sekitar tempat dilaksanakannya acara. Hal ini dapat mencegah
hal-hal buruk yang akan terjadi ketika acara berlangsung seperti kerusuhan politik.
Analisa ekonomi melihat bagaimana keadaan ekonomi yang ad a di
masyarak at. Hal-hal yan g dilihat adalah seperti jarak antara tempat acara dengan
tempat tinggal para tamu undangan apakah akan memakan biaya yang banyak
jikalau melakukan perjalanan untuk mencapai tempat acara. Selain itu, berapa
besar biaya yang harus dikeluarkan oleh para tamu undangan yang akan
menghadiri acara tersebut.
Analisa sosial berk aitan dengan melihat bagaimana lingkungan sosial tempat
dimana acara akan diselenggarakan. Hal ini bisa dilihat dari sisi demografis seperti
 |