31
Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat.
Jika suatu peristiwa perlu dicatat,
maka diperlukan formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan
perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari.
Untuk itu perusahaan tersebut perlu menciptakan formulir faktur penjualan
tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
Jika Suatu Informasi Tertentu Harus Dicatat Berulang Kali. Jika suatu
informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi
waktu penulisan informasi tersebut. Sebagai contoh, jika setiap kali
mengajukan permintaan pembelian, Bagian Gudang harus menuliskan nama
barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau
mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk
menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan
informasi yang harus disampaikan oleh Bagian Gudang kepada Bagian
Pembelian.
Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan
dalam Tempat yang Sama. Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian
yang diajukan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian memerlukan
informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi
kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut
perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan Bagian
Pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar. Untuk
memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi
tentang barang yang diminta oleh Bagian Gudang, maka formulir surat
permintaan pembelian harus digunakan.
Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi.
Seperti telah disebutkan di atas, formulir digunakan untuk menetapkan
 |