21
d.
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih satu orang atau lebih dari satu
fungsi
Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatakan lebih dari
satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Dengan menggunakan unsur
pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan
tercipta internal check
yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang
satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain. Oleh karena
itu, dalam penjualan kredit harus dirancang unsur pengendalian intern
berikut ini: Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi
penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan
fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
2.
Otorisasi dan Prosedur pencatatan
a.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat order pengiriman
Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari pembeli.
Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir
surat order pengiriman untuk
memungkinkan berbagai pihak
melaksanakan pemenuhan berbagai order yang diterima dari pembeli.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk
tanda tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order
pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab
atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman
dalam pemenuhan order yang diterima dari pembeli.
b.
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada surat order pengiriman
Untuk mengurangi resiko tidak tertaguhnya piutang, transaksi
penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit,
sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa
tandatangan kepala bagian kredit dalam dokumen credit copy, yang
merupakan tembusan surat order pengiriman.
c.
Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
“Sudah Dikirim” pada surat order pengiriman
 |